UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO MARZO DE 2014.

2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El procedimiento Control Indicadores es transversal a todos los procesos l Sistema Integral Gestión Calidad la Universidad Córdoba (SIGEC). Los procesos misionales l SIGEC la Universidad Córdoba, ben tener establecidos por lo menos un indicador efectividad. 1 El Proceso Planeación Institucional realiza semestralmente, seguimiento a los indicadores establecidos por todos los procesos l SIGEC. Sin embargo, si es pertinente el Lír cada Proceso pue hacerlo en el término y periodo que consire conveniente. Los líres procesos son responsables la medición y análisis los indicadores. Cuando no se alcancen los resultados planificados, ben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas según sea conveniente, para asegurar la conformidad l servicio que se presta.

3 RESULTADOS Del total indicadores finidos por el Sistema Integral Gestión Calidad SIGEC, para el período 2014 I, se midieron 21, los cuales 12 reportaron un nivel satisfactorio o sobresaliente sempeño, entre tanto, 5 fueron medidos por encima l nivel mínimo cumplimiento especificado y otros 4 indicadores no alcanzaron el nivel mínimo especificado en la meta. Estos resultados muestran una baja en los resultados respecto a la medición obtenida para el período 2013 I, pasando un resultado positivo l 89% a un 81%. Lo anterior se be a que varios procesos no reportaron la información sus indicadores y a la dificultad presentada en algunos procesos para recoger completamente la información necesaria para medir el indicador. No reportaron para esta medición los procesos Gestión Legal, Infraestructura, Gestión l Desarrollo Tecnológico y Gestión financiera. 1 Con el propósito continuar con la mejora l Sistema Gestión Calidad se sugiere a los diferentes líres procesos que revisen las metas finidas para los indicadores y ajusten las mismas para que cada vez sean más ambiciosas conforme a los resultados que se han venido obteniendo. Así mismo, los procesos que aún no alcanzan la meta mínima, o bien apenas la superan, ben finir acciones correctivas y preventivas que conlleven al cumplimiento las metas satisfactorias o sobresalientes especificadas para cada indicador. El Proceso Planeación Institucional seguirá acompañando a los procesos en la revisión los indicadores con el objetivo medir más acertadamente el logro los objetivos l SIGEC.

4 GRÁFICA 1. RESULTADOS DE LA MEDICIÓN DE INDICADORES 2014-I 2 Fuente: Unidad Planeación y Desarrollo

5 CONSOLIDADO DE RESULTADOS DE LOS INDICADORES DEL SIGEC PROCESO INDICADOR FÓRMULA Planeación Institucional Ejecución l Plan Operativo Anual (N actividas ejecutadas a satisfacción / total actividas programadas)*10 0% 85% 95% 100% % Semestral 61,00% Se obtuvo un valor por bajo la meta mínima establecida, esto se be a que a la fecha la medición aún no se había completado en su totalidad el seguimiento, ya que hubo que reprogramar varias visitas. Como acciones preventivas para evitar que a fin año se tenga un cumplimiento tan bajo, control interno y planeación revisaron las actividas críticas los procesos y se les envío oficio control interno solicitando tomar las medidas respectivas para cada acción retrasada o sin información reportada. 3

6 Primera medición realizada al indicador, una vez fue oficializado ntro l proceso. 4 Gestión la Calidad (N acciones Cuantificar la Preventivas y mejora los Mejora procesos l implementadas / SIGEC al Total implementar Acciones acciones Correctivas, preventivas y Preventivas y mejora producto Mejora l l control SIGEC ejercido en sus implementadas) actividas x % 50% 80% % Semestral 13,33% Para obtener un mejor resultado se finió una política operación en el Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora don se exige a los Procesos reportar acciones mejora productos aspectos por mejorar producto una auditoría, cuya política empieza a regir a partir la auditoria interna a realizarse en la vigencia, lo que berá influir en un mejor resultado l indicador. Así mismo se analizó con el equipo mejoramiento l Proceso que se be replantear las metas l indicador Gestión la Calidad Acciones (N acciones mejora finidas implementadas e la Revisión implementadas por la Dirección / en la Revisión Total por la Dirección Acciones % Semestral 55,56% Se evincia un mayor cumplimiento por parte los Procesos.

7 Gestión la Calidad Gestión la calidad Comunicación Porcentaje Peticiones reclamos tramitados ntro tiempo establecido y l mejora finidas e implementadas en la Revisión por la Dirección) x 100 (N solicitus respondidas ntro l tiempo establecido/n solicitus tramitadas) x 100 Promedio l porcentaje Satisfacción Satisfacción obtenido por los los Usuarios l Procesos en la SIGEC Encuesta Satisfacción l SIGEC Número noticias positivas que se divulgan Medición imagen a través positiva en medios medios impresos, comunicación radiales y virtuales acuerdo a las actividas 70% 80% 100% % Semestral 88,75% 82,45% 50% 70% 90% % Anual 60,88% 80% 90% 100% % Trimestral 81 Los procesos no cumplen con los tiempos respuesta, durante el primer semestre, por lo cual se han venido implementando estrategias con el fin mejorar los tiempos respuestas, según se evincia en la proyección los tiempos respuestas, la tenncia es a mejorar estos porcentajes El indicador se mi anualmente, no aplica el reporte información para este seguimiento 5

8 Comunicación Comunicación Gestión Documental sarrolladas por la Universidad / Total noticias que se divulgan a través medios impresos, radiales y virtuales. Sumatoria noticias que se divulgan a través medios Visibilidad la impresos, Universidad en radiales y medios virtuales comunicación acuerdo a las actividas sarrolladas por la Universidad. (Total encuestas Índice con puntuación Satisfacción l mayor a 27/Total Cliente encuestas)*100 No. penncias Cumplimiento con TRD la tabla implementada + retención 100 / No. documental penncias la Institución Noticias Trimestral % 70% 85% % Semestral % Semestral 93% El indicador nos muestra un nivel sobresaliente en la medición, 6

9 Gestión Documental Gestión Documental Gestión Documental Cumplimiento transferencias respuesta satisfactoria solicitus documentos radicación entrega documentos No. transferencias realizadas en el semestre *100/ No. transferencias programadas en el semestre No. solicitus atendidas a a satisfacción * 100 / No. solitus realizadas No. documentos radicados y y entregados en el tiempo estipulado *100/ No. documentos recibidos % Semestral 6% % Semestral 97% % Semestral 97% Como consecuencia no tener el espacio físico para recibir las transferencias documentales, este indicador tiene tenncia a la baja. Lo cual es muy preocupante para el proceso. El indicador nos muestra un nivel sobresaliente en la medición, El indicador nos muestra un nivel sobresaliente en la medición y se observa una mejora significativa en comparación con los periodos anteriores, 7 Docencia % estudiantes matriculados en programas académicos pregrado acreditados alta calidad (No estudiantes matriculados en programas pregrado acreditados / Total estudiantes matriculados) * % Semestral 20% Cuando se diseñó este indicador el Programa Licenciatura en Informática tenia acreditación alta calidad, por esta razón el indicador no alcanza el nivel satisfactorio. Los programas académicos

10 con registro alta calidad son: MVZ, Enfermería, Ingles, Ingeniería Alimentos e Ingeniería Agronómica. El análisis capacidad admisión se hace comparando los respectivos periodos cada año, en este caso contra Docencia Gestión bienestar institucional Gestión bienestar institucional l l Selección Admisión estudiantes Grado cumplimiento Grado satisfacción las usuarios y Número aspirantes admitidos en período académico / Total inscritos *100 Número actividas realizada/número actividas programadas Número usuarios satisfechos/total población encuestada % Semestral 43% % semestral % semestral 83 la capacidad admisión aumentó en un 2%, sobrepasando el nivel sobresaliente. Este incremento se be a que la Institución está recobrando la confianza ante la sociedad en general, factores como la nivelación semestral y la excelente gestión académicoadministrativa sus proceso han contribuido nuevo al posicionamiento la Universidad en la región. El indicador superó la meta establecida l 80% cumplimiento. El indicador superó la meta establecida l 70% la población satisfecha.

11 Gestión l bienestar institucional Gestión y sarrollo l talento humano Gestión Adquisición y Contratación Gestión Adquisición y Contratación Nivel cobertura Índice Cumplimiento l plan Institucional Capacitación Satisfacción l Cliente Elaboración Ornes Número usuarios atendidos /población objeto (No. funcionarios capacitados según PIC/Total funcionarios proyectados el PIC)*100 el en Sumatoria las encuestas satisfacción al cliente con calificación satisfactoria / Total encuestas realizadas No. De ornes generadas en el tiempo asignado por cada tipo orn / Total Ornes Realizadas % semestral 81 El indicador superó la meta establecida l 70% la población atendida y/o beneficiada con los servicios Bienestar Institucional. A la fecha se están haciendo modificaciones al PIC, sugeridas por la alta dirección, sin embargo se están realizando capacitaciones a los 80% 85% 90% % semestral 50% servidores públicos la institución, se han capacitado (137) funcionarios en: Gestión meteorológica, Documentación l sistema gestión la calidad, Declaración Renta y Retefuente. 80% 85% 90% % Semestral 80,7% 80% 85% 90% % Semestral OP:100% OS:100% PROM: 100% A pesar que este indicador está por encima la meta mínima es importante mejorar este resultado. Se recomienda que mientras más rápido los clientes entreguen la totalidad los 9

12 Gestión Adquisición y Contratación Calificación Proveedores No. De Proveedores con calificación superior a 60 / No total proveedores calificados 80% 85% 90% % Semestral 100% documentos, el trámite generación la orn será mucho más rápido. El 100% las evaluaciones hecha a los contratistas, arrojaron resultados excelentes. Ningún Proveedor evaluado registro una calificación ficiente. Se be continuar con la evaluación a proveedores cada vez que este ofrezca un producto o preste un servicio 10