EL EMPLEO POR CUENTA PROPIA: DE LA IDEA A LA CONSTITUCIÓN

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1 EL EMPLEO POR CUENTA PROPIA: DE LA IDEA A LA CONSTITUCIÓN La mayoría de las personas ocupadas trabajan por cuenta ajena, realizando su actividad para otra persona o entidad. Otra posibilidad consiste en tomar la iniciativa de trabajar por cuenta propia, bien como trabajador autónomo, bien constituyendo una empresa. En este último supuesto, puede optarse por empresario individual, comunidad de bienes o sociedad. La opción de trabajar por cuenta propia plantea, como principales inconvenientes, el riesgo que se asume y la incertidumbre respecto al futuro éxito o fracaso del proyecto empresarial, incertidumbre que en la actualidad es muy grande debido a la alta competencia existente en todos los sectores. El objetivo inicial del empresario no es crear su empresa, sino la viabilidad y el futuro de la misma, al objeto de evitar que los recursos invertidos en su puesta en funcionamiento se pierdan. No obstante, existen también indudables ventajas, como es la posibilidad de crear un proyecto propio, flexibilizar el horario de trabajo, etc. Fases de la creación de una empresa La creación de cualquier empresa incluidas las digitales o de comercio exclusivo online ha de pasar por varias fases o etapas, alguna de ellas imprescindible, que son las siguientes: Evaluar la idea de negocio: definir la actividad de producción, comercio o servicio que se va a llevar a cabo, definiéndola con la mayor claridad posible. Análisis previo: consiste en realizar un estudio del entorno (mercado, sector y competencia), con el objetivo de comprobar la existencia de un hueco de mercado para la empresa y para su producto o servicio. Realización de un plan de negocio: en él se analizan aspectos comerciales, técnicos, de recursos humanos y económico- financieros. El plan de negocio, también llamado proyecto de empresa, se elabora con el objetivo de determinar la viabilidad técnica y económica de la empresa. Elección de la forma jurídica: en caso de que el análisis previo y el plan de negocio ofrezcan expectativas positivas, se procederá a la creación de la empresa mediante la elección de la forma jurídica que sea más adecuada en función del riesgo, del capital que se va a aportar, del número de personas que van a participar... Constitución formal: realización de todos los trámites necesarios para ponerla en marcha. 1

2 La idea de negocio Puede surgir de la invención, de las aficiones o hobbies, de la observación del entorno, del examen de nuevas necesidades, de la investigación de nuevos usos, de la experiencia en el trabajo, de la formación... La idea del negocio debe cumplir dos características fundamentales: Que se trate de un producto o servicio que satisfaga necesidades de los posibles o futuros clientes. Los cambios que experimenta la sociedad generan oportunidades de negocio, campos en los que puede salir adelante un proyecto empresarial. El desarrollo del comercio electrónico ha dado lugar a una mayor demanda de profesionales especializados en desarrollo de páginas web para la venta online, expertos en seguridad electrónica, especialistas en campañas de Marketing móvil, etc. Que haya un factor diferenciador. La idea ha de ir acompañada o implicar un algo innovador, distinto a los demás productos o servicios que se ofrecen en el mercado. Este aspecto original puede estar en el propio producto o servicio o en otros factores como pueden ser la forma de presentarlo (uso de animaciones, posibilidad de acceso a subastas digitales, opiniones de otros clientes o usuarios...), la forma de atender al cliente (asistentes virtuales, utilización de blogs o boletines electrónicos para crear un vínculo con el cliente...), la rapidez o calidad del servicio, etc. El estudio de mercado Una vez definida la idea de negocio, habrá que prever y comprobar si efectivamente existe la posibilidad de introducirse en la actividad económica, con posibilidades reales de hacerse un sitio en el mercado. Para ello, ha de recabarse información sobre: El propio producto. La competencia. Los destinatarios del producto (clientes). La promoción y distribución del producto. El producto y el precio Se entiende como producto aquello que puede ofrecerse en un mercado para su consumo y que sirve para satisfacer una necesidad material. Por lo tanto, puede ser un producto, un servicio, una idea... La idea sobre el nuevo producto ya se tiene; ahora es el momento de entrar más al detalle en lo que se refiere a sus características concretas, composición, cualidades, etc. Según su naturaleza, los productos pueden clasificarse en bienes y servicios; según su finalidad, los productos se clasifican en bienes de consumo y bienes industriales. Los bienes son objetos tangibles y los servicios son actividades que satisfacen una necesidad. Los bienes de consumo sirven para el uso personal de quien los adquiere o para 2

3 quien son adquiridos, mientras que los bienes industriales son adquiridos por las empresas para emplearlos en su proceso de fabricación, comercialización o prestación de un servicio. La fijación del precio de los productos o servicios que van a ser la base de la actividad de la empresa en cuestión ha de tener en cuenta, principalmente, dos cuestiones: los costes, puesto que con la venta habrá que recuperar el esfuerzo económico que se haya realizado, y la competencia, que va a condicionar a la empresa en función de su política comercial, de la posibilidad que tiene de reducir sus costes, etc. El mercado En sentido estricto, el mercado es para la empresa el conjunto de compradores reales (los que compran) o potenciales (los que pueden llegar a comprar) del producto. Para medir el éxito de las empresas en el correspondiente mercado se utiliza, principalmente, un indicador: la cuota de mercado, que es la cantidad, expresada en porcentaje, resultante de comparar el mercado actual de una empresa con el mercado actual total del producto. Cuota de mercado = Mercado actual de una empresa Mercado actual total X 100 El mercado actual o tamaño del mercado de un producto es la cantidad vendida durante un período de tiempo determinado, en un área geográfica concreta, medida en unidades físicas o económicas. En principio, una empresa no va a dirigirse al mercado en general, sino a una parte de ese mercado, constituido por un conjunto de compradores con una determinada capacidad adquisitiva, estilo de vida, hábitos de consumo, edad, etc. A partir del estudio de mercado, en el que se diferencia a los grupos de posibles compradores, se realiza la segmentación de mercado, que permite a la empresa o a quien realiza ese estudio de mercado determinar el mercado objetivo o mercado meta: aquel segmento cuyas características lo hagan más atractivo para el proyecto de esa empresa. La competencia Competencia es la concurrencia de dos o más empresas o entidades que ofrezcan un mismo producto o servicio en un mismo mercado. En el estudio que hay que llevar a cabo para estudiar las verdaderas posibilidades del proyecto de negocio, es muy importante conocer a las empresas competidoras, cómo trabajan, qué productos ofrecen, qué precios fijan a sus productos, qué aceptación tienen por parte de los consumidores, etc. Y todo ello debido al alto grado de competitividad que existe actualmente en todos los sectores de la actividad, lo que en muchos de ellos supone el mayor obstáculo a la hora de crear una empresa y hacerla viable económicamente. Promoción y distribución La promoción consiste en dar a conocer la empresa y, sobre todo, los productos o servicios que ofrece. Las principales formas de comunicación e información son la promoción de ventas y la publicidad. 3

4 La promoción de ventas la constituyen todas aquellas actividades destinadas a estimular la venta de un producto, ofreciendo ventajas, regalos, descuentos..., tanto al consumidor final como a los intermediarios. La publicidad proporciona una información sobre los productos o la actividad de la empresa, con el objetivo de modificar la conducta de la audiencia, de modo que compre ese bien. La distribución incluye todo el proceso a través del cual el producto llega hasta el consumidor. Puede realizarse mediante un canal de distribución en el que estén sólo el productor y el consumidor, o mediante un canal más amplio en el que intervengan intermediarios (mayoristas y minoristas). Una vez que se haya llevado a cabo todo este análisis se estará en condiciones de saber si existe un hueco en el mercado para la empresa y su actividad. El plan de negocio Este plan analiza aspectos técnicos, de recursos humanos y económico-financieros, además de valorar los aspectos comerciales ya analizados en el estudio de mercado, con el objeto de determinar la viabilidad económica y técnica del proyecto. Una primera parte de este plan estaría formada por el plan de producción, en el que se organizan todos los aspectos técnicos relativos a la actividad de fabricación, incluyendo el volumen de producción estimado, el plan de inversiones y el plan de gastos, la gestión del almacén, el cálculo de tiempos, el cálculo de costes fijos y variables, el umbral de rentabilidad, el período medio de maduración, etc. Otro apartado del plan sería el relativo a las personas que van a ser necesarias para llevar a cabo el proyecto, las funciones que van a desempeñar, las formas de seleccionar a los candidatos, los tipos de contratación más adecuados, etc. Esto constituye el plan de recursos humanos. También se incluye en el plan de negocio el plan económico-financiero, que se fundamenta en la previsión de la liquidez, la rentabilidad y el equilibrio financiero de la empresa, mediante la elaboración de tres documentos principales previsionales: la previsión de tesorería, el balance previsional y la cuenta de resultados previsional: La previsión de tesorería es un documento en el que se anotan las salidas y entradas de dinero que se considera que van a producirse mensualmente, con el fin de determinar la liquidez disponible para hacer frente a los pagos que haya que realizar en un momento determinado y poder actuar para adelantarse a la falta de líquido, en caso de que se produzca. El balance es la representación contable del patrimonio de la empresa, que indica si está en una situación de equilibrio desde el punto de vista financiero o si, por ejemplo, tiene una situación de excesivo endeudamiento. La cuenta de resultados previsional indica la previsión anual respecto a los beneficios o pérdidas que se obtendrán en el ejercicio, conforme a los ingresos y gastos que se generen. Analizados todos estos aspectos se estará en condiciones de saber, o de poder prever con cierta fiabilidad, si técnicamente este proyecto de empresa puede llevarse a la práctica y si es económicamente viable. En cualquier caso, la viabilidad económica no implica obtener beneficios el primer año sino, más bien, tener expectativas de cubrir los gastos en el primero o en los dos primeros 4

5 ejercicios, comenzando a obtener beneficios a partir del tercero, aunque esto depende del sector, de la competencia, del margen de beneficios, etc. Elección de la forma jurídica Una vez que se considera que puede existir un hueco en el mercado para la idea y la empresa, y que el proyecto es viable, hay que decidir el medio que se va a utilizar para darle forma, es decir, qué tipo de empresa se va a presentar al mercado. La elección de la forma jurídica no es algo que haya que tomarse a la ligera; no es un mero trámite. Se trata de una decisión que va a determinar aspectos de gran importancia, como la responsabilidad o las obligaciones fiscales de la empresa o de los dueños o socios de la misma. Se habla de tipo de empresa puesto que es el término que se emplea habitualmente, pero realmente se trata de determinar la forma del empresario, del titular de esa actividad, ya sea una persona física o una persona jurídica. Entonces, qué se entiende por empresa? La empresa es un conjunto organizado de elementos humanos y materiales que tiene por objeto la producción de bienes o la prestación de servicios para satisfacer necesidades humanas, con el fin último de obtener un beneficio. Se puede decir que la empresa es un objeto sobre el que recaen los derechos y obligaciones de los que es titular el empresario. Es la organización que necesita el empresario para desarrollar su actividad. El empresario es una persona física, jurídica o comunidad de bienes que ejercita y desarrolla en nombre propio, por sí mismo o por medio de delegados, una actividad constitutiva de empresa, adquiriendo la titularidad de las obligaciones y derechos nacidos de esa actividad. Las formas que se pueden adoptar para ser empresario son las siguientes: La de empresario individual, persona física que ejerce la actividad con su propio nombre y apellidos. Crea y pone en funcionamiento una empresa, actuando por sí mismo y siendo el propietario o dueño de la empresa. En este caso, normalmente el empresario está al frente de su empresa, dirigiendo personalmente la misma. Se trata de pequeñas empresas. La comunidad de bienes, sistema de copropiedad entre varias personas físicas que ponen en común dinero o bienes para desarrollar una actividad empresarial, sin crear una persona jurídica ni constituir una sociedad. La sociedad, entidad con personalidad jurídica propia, independiente de la de los socios que la constituyen. Al tratarse de una actividad realizada por una entidad ficticia, no puede actuar por sí misma; ha de hacerlo a través de personas concretas que la representan, dirigiendo, contratando, administrando y desarrollando su actividad. A la hora de tomar la decisión sobre la forma jurídica que se adoptará, hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes requisitos: Requisitos legales, es decir, qué legislación general y sectorial es aplicable. Responsabilidad, es decir, quién asume las obligaciones que se derivan de la actividad de la empresa. Recursos económicos, o lo que es lo mismo, si existe o no un capital mínimo necesario para el inicio de las actividades de la empresa. 5

6 Número de personas que, como mínimo, deben configurar la empresa. Aspectos fiscales. La obligación fiscal más importante de los empresarios es la de contribuir con el pago del impuesto que grava sus beneficios (Impuesto sobre o IRPF), y que es diferente según el tipo de forma empresarial elegido. Por lo tanto, han de considerarse todos estos aspectos para ir eliminando opciones, bien por imposibilidad de incumplir los requisitos fijados por la normativa, por imposibilidad física o material, o por la responsabilidad que se asumiría al optar por esa fórmula en la que se había pensado inicialmente. TIPOS DE EMPRESA Y DIFERENCIAS MÁS APRECIABLES TIPO DE EMPRESA Nº SOCIOS CAPITAL MÍNIMO EXIGIDO RESPONSABILIDAD FRENTE A TERCEROS TRIBUTACIÓN DE BENEFICIOS Empresario individual Sociedad de responsabilidad Limitada Sociedad Limitada Laboral SLL Sociedad Anónima Sociedad Anónima Laboral SAL Sociedad Colectiva Comanditaria Simple Comanditaria por Acciones 1 No existe Ilimitada IRPF Mínimo Mínimo Mínimo Mínimo Limitada al capital aportado Limitada al capital aportado Limitada al capital aportado Limitada al capital aportado Mínimo 2 No existe Ilimitada Mínimo 2 No existe Mínimo Socios colectivos: ilimitada Socios comanditarios: limitada Socios colectivos: ilimitada Socios comanditarios: limitada Sociedad Civil Mínimo 2 No existe Ilimitada IRPF Comunidad de bienes Mínimo 2 No existe Ilimitada IRPF Agrupación de Interés Económico Mínimo 2 No existe Subsidiaria de la responsabilidad de la AIE Subsidiaria de la responsabilidad de la AIE Sociedad de Garantía Recíproca Entidades de Capital-Riesgo Mínimo 150 socios partícipes Consejo de Administración: Mínimo ,31 de capitalriesgo: Fondos de capitalriesgo: Limitada Limitada sociedades Exención parcial 6

7 Trámites de constitución Dentro del proceso de creación de la empresa, el apartado de trámites administrativos ocupa un lugar importante, ya que su realización es indispensable para que la empresa pueda iniciar su actividad. Estos trámites administrativos pueden ser: De carácter general, que son aquellos que no están relacionados con la actividad concreta a desarrollar y que, en principio, van a afectar a todo tipo de empresa. Específicos. No todas las empresas deben cumplimentar todos y cada uno de los trámites que se incluyen, ya que en función de la personalidad del titular de la empresa, de que se necesite o no contratar personal, de que se compre o alquile el local, etc., habrá que realizar unos trámites u otros. Trámites necesarios para la constitución Si se opta por la constitución de una sociedad mercantil como forma jurídica para la empresa, habrán de tenerse en cuenta los trámites correspondientes. Estos trámites son: Solicitud y obtención del certificado de denominación social, que acredita que no existe ninguna sociedad ya constituida que tenga la misma denominación social que la que se quiera constituir. Este certificado se obtiene en el Registro Mercantil Central y debe incorporarse a la escritura de constitución. Es un paso importante, puesto que la denominación social será el nombre que identifique a la empresa en la actividad mercantil. Solicitud del NIF. En relación con la solicitud del NIF provisional por las personas jurídicas hay que señalar que el plazo es de 30 días desde su constitución, aunque también existe la posibilidad de solicitarlo durante el proceso de constitución. El NIF provisional tiene una validez de seis meses. El NIF definitivo se solicitará después de que la sociedad haya sido inscrita en el Registro Mercantil y/o en los registros correspondientes. Escritura pública. Se trata de un documento que recoge información sobre la empresa a constituir y que, además, posibilita que la sociedad adquiera personalidad jurídica propia tras su inscripción en el Registro Mercantil. Liquidación del ITP y AJD. Una vez constituida la sociedad, mediante contrato privado o escritura pública, se debe acudir a la Consejería de Hacienda de la Comunidad Autónoma en la que la empresa tenga el domicilio para liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, en su modalidad de operaciones societarias. No obstante, las sociedades limitadas y las sociedades limitadas nueva empresa pueden realizar la constitución y puesta en marcha de la sociedad mediante un sistema de tramitación telemática. A diferencia de algunas sociedades, el autónomo no necesita inscribirse en el Registro Mercantil (es voluntario), por lo que los trámites administrativos son mucho más sencillos. 7

8 Es conveniente recordar que en el caso de profesionales individuales (sin revestir forma jurídica societaria) no existe la obligación de aportar el capital a la empresa. Trámites fiscales Los trámites que, con carácter previo, deben realizar los empresarios en la Agencia Tributaria, son: Declaración censal. Una de las primeras obligaciones que tiene toda persona, física o jurídica, que se proponga realizar una actividad económica en España es comunicarlo a la Administración tributaria a través de la declaración censal. Mediante ésta, que se tiene que presentar antes del inicio efectivo de la actividad, se pueden ejercer las opciones de tributación previstas en la ley (IRPF o Impuesto sobre, régimen en IVA, obligatoriedad de realizar pagos fraccionados, retenciones...). Impuesto sobre Actividades Económicas. Se trata de un impuesto cuya gestión corresponde a los ayuntamientos y en el que sólo están obligados a presentar el alta, antes del transcurso de un mes desde el inicio de la actividad, las personas jurídicas que no estén exentas del impuesto. Están exentas del impuesto las personas jurídicas que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a un millón de euros. El empresario individual, como todas las personas físicas, está exento de este impuesto, por lo que no será necesario que cumplimente este impreso. Trámites laborales Los trámites más importantes en materia laboral que los empresarios y empresas deben realizar al iniciar una nueva actividad son los siguientes: Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. El empresario o la empresa que por primera vez vaya a contratar personal incluido en el Régimen General de la Seguridad Social, deberá solicitar su propia inscripción a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Siempre ha de hacerlo con anterioridad al alta de aquellos trabajadores. Mediante la inscripción, la Tesorería asigna al empresario un número único de inscripción, considerado el primero y principal Código de Cuenta de Cotización, en cada provincia. Por lo tanto, debe inscribirse tantas veces como provincias en las cuales tenga centros de trabajo o, incluso, dentro de la misma provincia tantas veces como actividades realice. La inscripción del empresario en el sistema de la Seguridad Social es única para todo el territorio español y válida durante la existencia de la empresa. Además, el empresario individual o autónomo deberá darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Comunicación de apertura del centro de trabajo. El empresario está obligado a comunicar a la autoridad laboral correspondiente de la Comunidad Autónoma la apertura de un centro de trabajo o la reanudación de su actividad después de alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia. La comunicación se realizará dentro de los 30 días siguientes a la apertura del centro de trabajo o reanudación de la actividad, y sólo ha de realizarse en los casos en que el empresario tenga trabajadores a su cargo. Libro de visitas. De acuerdo con la legislación laboral, los empresarios deberán adquirir y sellar el Libro de visitas en la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo e Inmigración. Este libro deberá estar a disposición de la autoridad laboral en cada centro de trabajo, con independencia de que tenga o no trabajadores a su servicio. 8

9 Otros trámites Por último, para desarrollar su actividad por cuenta propia, el gestor puede optar por: Arrendamiento de local. En muchas ocasiones, el ejercicio de la actividad de la empresa se desarrollará en locales que no pertenecen a la misma y cuyo derecho de uso se obtiene mediante el correspondiente contrato de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento de viviendas, locales de negocio, oficinas, almacenes, etc., se encuentran regulados por la Ley 29/1994, de 24 de noviembre, de Arrendamientos Urbanos. El contrato de arrendamiento podrá celebrarse de forma verbal o por escrito, siendo aconsejable celebrarlo por escrito y formalizarlo en escritura pública. Al formalizar un contrato de arrendamiento de local de negocio el arrendatario debe entregar un importe equivalente a dos mensualidades de renta en concepto de fianza. Compra de local. La compra de locales o terrenos se formalizará mediante el correspondiente contrato de compraventa, que será elevado a escritura pública e inscrito posteriormente en el Registro de la Propiedad, debiendo abonarse el IVA, cuando se trate de la primera transmisión, o el ITP y AJD si se trata de la segunda o posteriores. Al optar por la adquisición del local, hay que tener en cuenta que anualmente se debe hacer frente al pago del IBI. Los empresarios que construyan o adquieran locales o edificios de nueva construcción deberán presentar la declaración de alta en este impuesto dentro los dos meses siguientes a la fecha de finalización de las obras. En cualquier caso, en este sentido, el desarrollo de las Nuevas Tecnologías ofrece la ventaja entre otras de poder establecer un negocio o constituir una empresa de comercio electrónico sin necesidad de contar con un local en el que recibir al público. 9

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