PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO SECRETARÍA GENERAL Versión: 01 APROBADO EN SEPTIEMBRE Revisó: Ing. John Morera Oficina de Control interno

2 Contenido 0. INTRODUCCIÓN PLANEACION ESTRATEGICA MISION VISION FUNCIONES CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONES FUNCIONARIOS CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ JEFE DE CONTROL INTERNO SECRETARIO GENERAL TESORERO CONTADOR ALCANCE OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS EQUIPO DE TRABAJO TECNOLÓGICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACION PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN DOCUMENTAL ALCANCE

3 7.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO ALCANCE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES ELABORACIÓN DE ACUERDOS GESTIÓN Y TRÁMITE OBJETIVO GESTIÓN Y TRÁMITE. EN: ATENCIÓN AL CIUDADANO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO ALCANCE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES OBJETIVO ALCANCE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS OBJETIVO ALCANCE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL A LARGO PLAZO OBJETIVO ALCANCE VALORACIÓN DOCUMENTA OBJETIVO ALCANCE

4 0. INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en ámbito de lo público la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, estableció la obligación para todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Así mismo desde el marco de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación'. Es así que un Programa de Gestión Documental (PGD) se entiende como un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. En el Concejo Municipal de Tocancipá el Programa de Gestión Documental, es un mecanismo que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algún tiempo ha venido desarrollando con el fin de salvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los mismos. El presente documento contiene las políticas, directrices y actividades para que la Corporación cuente con documentos debidamente organizados que apoyen su actividad de forma efectiva y eficiente, y sirvan en los casos que aplique como testigos en el tiempo del que hacer de nuestra entidad. 4

5 Considerando que el programa de Gestión documental se establece como requerimiento normativo según lo indicado en: Artículo 23 de la constitución política en el cual se establece que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y obtener pronta resolución. Artículo 209 de la constitución política en el cual se establece La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Ley General de Archivos 594 de La ley de Archivos. Título V: Gestión de Documentos. Artículo 21. Programas de Gestión Documental: Las Entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Decreto 2609 de 2012, Reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Ley estatutaria 1712 de 2014, Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y articulo 17 sistemas de Información. El Concejo Municipal de Tocancipá a través de la Resolución xxx del xx de xxx de xxx, elaborar el programa de Gestión documental. 5

6 1. PLANEACION ESTRATEGICA 1.1. MISION El Concejo Municipal de Tocancipá como Corporación Político-Administrativa, es el espacio de representación democrática de los habitantes, que promueve el mejoramiento de la calidad de vida de la población a través de Acuerdos, generando un desarrollo integral de la sociedad; ejerciendo control político administrativo y asesorando a las comunidades en iniciativas que coadyuven a mejorar su prosperidad, estimulando la participación ciudadana, la democracia local, a través de una organización administrativa autónoma, trasparente, solidaria, eficiente, moderna; integrada por servidores públicos competentes e idóneos con alto sentido de responsabilidad, identidad, imparcialidad y pertenencia VISION En el año 2019 el Concejo Municipal de Tocancipá será reconocido en el contexto nacional como modelo de gestión y supervisión integral por su contribución al liderazgo colectivo fundamentado en la transparencia, solidaridad y equidad social FUNCIONES CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ ARTICULO 313. Corresponde a los concejos: 1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo del municipio. 2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas. 6

7 3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de las que corresponden al Concejo. 4. Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales. 5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos. 6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos; crear, a iniciativa del alcalde, establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta. 7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y controlar las actividades relacionadas con la construcción y enajenación de inmuebles destinados a vivienda. 8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que ésta determine. 9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del municipio. 10. Las demás que la Constitución y la ley le asignen. 7

8 1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Concejo Municipal Comisión Tercera Comisión Segunda Mesa Directiva Comisión primera Jefe de Control Interno Secretario General TESORERO Auxiliar de servicios Generales 8

9 1.5. FUNCIONES FUNCIONARIOS CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ JEFE DE CONTROL INTERNO Dirigir y asesorar la definición, diseño y aplicación de políticas, estrategias, planes, programas y mecanismos de Control Interno, a fin de garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional de acuerdo con la normatividad vigente. Establecer y organizar el Plan de Acción anual de auditoría para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno, la sostenibilidad y el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y control de la entidad, su nivel de desarrollo y el grado de efectividad en el cumplimiento de los objetivos institucionales, de acuerdo con la normatividad vigente. Dirigir el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad formulados con base en los resultados de las evaluaciones internas, externas y de autoevaluación, para evaluar su cumplimiento y consolidar informes de avance para los organismos de control de manera oportuna y de acuerdo con la normatividad vigente. Liderar la evaluación del proceso de administración del riesgo de la entidad, con el fin de emprender las medidas necesarias para mitigarlos de manera oportuna y eficaz. Verificar el cumplimiento de las Leyes, normas políticas, procedimientos, planes y programas, proyectos y metas de la entidad, con el fin de recomendar los ajustes necesarios de manera oportuna. Liderar la evaluación y verificación de la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana establecidos por la entidad en cumplimiento del mandato constitucional y legal. Fomentar la cultura de control y autocontrol a través de mecanismos que contribuyan al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional 9

10 Dirigir la articulación y la verificación de la información proporcionada por las diferentes dependencias y áreas para dar respuesta a los requerimientos de los entes de control de manera oportuna. Definir y dirigir el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia que se adecuen con las políticas y la misión de la entidad. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad, se cumplan por los responsables de su ejecución en todas las dependencias. Contribuir con el diseño e implementación de los Sistemas Integrados de Gestión y MECI, aplicarlo como herramienta de gestión sistemática y transparente, dirigir y evaluar el desempeño en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, enfocados en la optimización, celeridad de los procesos y en las expectativas de los usuarios que se benefician de la labor del Concejo. Desempeñar las demás funciones que sean de su competencia y asignadas por las diferentes normas sobre la materia SECRETARIO GENERAL Dirección y coordinación de los procesos de trámite de los proyectos de Acuerdo, Acuerdos Aprobados y demás actos administrativos conforme al reglamento interno de la Corporación. Dirección y coordinación de las acciones de apoyo a las autoridades y entidades del Municipio en los asuntos de competencia de la Secretaria General, conforme al reglamento interno de la Corporación. Dirección y coordinación de los procesos relacionados con la preparación de informes y demás requerimientos formulados por los organismos de control y vigilancia sobre los asuntos de su competencia y de la Corporación. Organización, dirección y administración de los recursos físicos (muebles e inmuebles), dispuestos para funcionamiento de la Corporación. 10

11 Dirección, coordinación, diseño y aplicación de los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen o se surtan en la Corporación. Dirección, coordinación y resolución de peticiones y el suministro de la información que requieran las comunidades sobre los asuntos de su competencia o los que le sean asignados. Adopción de políticas, planes y programas, formulados por la Mesa Directiva en relación con la organización de la documentación, registro y manejo de la información de la Corporación. Adopción de las políticas establecidas por la Mesa Directiva, relacionadas con las actas de las comisiones y sesiones de la Corporación. Coordinación e Implementación de mecanismos para el desarrollo de las acciones de relatoría, correcto ría, sonido y archivo magnetofónico. Dirección, coordinación de los asuntos relacionados con la publicación de periódicos, gacetas y demás documentos que expida la Corporación y que requieran de este trámite. Dirección, coordinación evaluación y control de proceso relacionados con el desarrollo, operación, mantenimiento y actualización del sistema de información en el Concejo. Planeación, Coordinación, Ejecución y Control de los planes, programas y proyectos relacionados con la administración, bienestar y desarrollo del talento humano, al servicio de la corporación, en aplicación de la ley de Empleo Público, Gerencia Pública y Carrera Administrativa. Dirección, coordinación y ejecución de procesos de elaboración y actualización de los Manuales de Funciones, Procesos, Procedimientos, Programas de Inducción y Reinducción en la Corporación. Coordinación, ejecución, evaluación y control de las políticas relacionadas con los programas de méritos, el régimen disciplinario, los programas de salud ocupacional, la política de seguridad industrial, la evaluación del desempeño e incentivos, los planes de capacitación y los programas de bienestar social dirigidos a los funcionarios de la Corporación bajo la orientación general de la Mesa Directiva. Dirección y coordinación de los procesos relacionados con el sistema de gestión documental de la Corporación. Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. 11

12 TESORERO CONTADOR Organización, coordinación y control del Sistema y de los procesos de liquidación, reconocimientos, registro y pago de gastos, obligaciones y transferencias a cargo del Concejo Municipal. Planeación, dirección, coordinación de métodos, procedimientos, trámites y actuaciones para la recepción, administración, conservación, manejo y custodia de cuentas, documentos y títulos valores propios de la gestión de tesorería. Elaboración y presentación de los informes de rendición oportuna de cuentas a los organismos de control, presentación y sustentación de los mismos. Dirección, coordinación y ejecución de la gestión y relaciones fiscales y parafiscales intergubernamentales. Diseño del Manual de Procedimientos de presupuesto y contabilidad para la dependencia. Proyección, formulación, modificación, ejecución, registro y control del Presupuesto del Concejo, PAC, Plan de acción. Coordinación y participación en el diseño y formulación del plan general de compras del Concejo. Planeación, coordinación, ejecución, evaluación y control de los procesos, procedimientos relacionados con la ejecución activa y pasiva del presupuesto del Concejo. Expedición de documentos, informes, certificaciones y actos administrativos relacionados con el área presupuestal, de tesorería y contable. Ejecución de los procesos de certificación, registro y expedición de disponibilidades presupuestales. Planeación, coordinación, formulación, ejecución, evaluación y control del sistema, plan y procesos de contabilidad pública. Planeación, dirección, coordinación, evaluación y control de los estados contables y financieros del Concejo. Diseño y formulación de los estados financieros así como de los informes, consultas, conceptos y requerimientos en el área contable para los organismos y entidades de control. Planeación, dirección, coordinación y control de procesos de recepción, registro, clasificación, administración, custodia y distribución de bienes para atender las necesidades de la corporación. 12

13 Organización y administración del sistema de almacenamiento, protección, conservación y distribución de bienes y elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Corporación. Rendición de informes sobre la gestión del almacén e inventarios a las autoridades competentes y a los organismos de control. Llevar la contabilidad del Concejo Municipal. Consolidad la contabilidad del Concejo Municipal. 2. ALCANCE El Programa de Gestión Documental del Concejo Municipal de Tocancipá inicia con la consolidación y realización del diagnóstico que permita identificar las necesidades en materia de gestión documental de la Corporación, que mediante un equipo interdisciplinario formule los objetivos, estrategias, planes de mejoramiento y la definición de los recursos que permitan la administración, actualización y modernización de la gestión documental al interior de la Corporación. El PGD y sus versiones de actualización deben ser aprobadas por la Mesas Directiva de la Corporación; la implementación del PGD es responsabilidad de la mesa Directiva del Concejo Municipal de Tocancipá, así como el control de su implementación en coordinación con la Oficina de Control Interno y Será publicado en la página web institucional. 3. OBJETIVO GENERAL Definir el modelo archivístico que formule y documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos y el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación de archivo producida y recibida por la Corporación, desde su origen hasta su destino final con el objeto de 13

14 facilitar su utilización y conservación y como apoyo a la modernización de la gestión documental en el Concejo Municipal de Tocancipá. 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Planear estrategias que permitan la creación y actualización de procedimientos y programas específicos, asignando recursos financieros, administrativos, tecnológicos, normativos, estableciendo las medidas de seguimiento y control, articulándolo con el sistema de control interno de la Corporación. 2. Consolidar el modelo de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá en armonía con las normas vigentes y la planeación institucional convirtiéndolo en un modelo ejemplo de la administración pública para las entidades del Estado Colombiano y la población en General 3. Optimizar y modernizar el modelo de gestión documental del Concejo municipal de Tocancipá incorporando buenas prácticas y estándares de gestión y tecnologías de la información y desarrollo de funcionalidades avanzadas en los procedimientos de la Gestión documental de la Corporación. 4. Garantizar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la información contenida en documentos de archivo que garanticen a su vez la continuidad del negocio, acceso a la memoria institucional en las mejores condiciones de conservación y acceso. 5. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios internos y externos, en cumplimiento de normas que garanticen la seguridad y reserva de la información, institucional y personal generada en cualquier soporte documental. 14

15 6. Gestionar los riesgos administrativos, operativos y de seguridad que se detecten en la creación, tramite, preservación a largo plazo de los documentos de archivo, identificando procedimientos y tecnologías de información. 7. Comunicar la gestión y documentar la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en el desarrollo del Programa de Gestión documental con la intención que permitan retroalimentar los procedimientos en particular del proceso de gestión documental y del sistema en general. 5. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El Programa de Gestión Documental del Concejo municipal de Tocancipá está dirigido a la Alta Dirección, a los honorables Concejales y a todas las dependencias que conforman la Corporación. La oficina de Control Interno junto con la Secretaría General harán parte de su implementación, con el objetivo de evaluar, aprobar, y hacer seguimiento a las estrategias y metas que se establecen en el Programa de Gestión documental de la Corporación, así mismo obtener la asignación de los recursos financieros, jurídicos, administrativos y técnicos que permitan la implementación del PGD. 6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 6.1. NORMATIVOS En el nomograma de la Corporación que se encuentra en la página web del concejo municipal de Tocancipá disponible en la el enlace se incluye la legislación y normativa aplicable a la gestión documental interna, como fuente de transparencia de la administración pública y 15

16 para facilitar el control y la vigilancia al cumplimiento de los requerimientos normativos de la gestión, así mismo está prevista la actualización de la legislación aplicable y de atención al ciudadano, en este caso orientado a promover la participación ciudadana, garantizar los derechos, protección de datos personales, libertad y acceso a la información restricciones de reserva legal y secreto profesional. Igualmente está la inclusión de referentes y estándares acorde con la naturaleza del Concejo municipal de Tocancipá ECONÓMICOS La ejecución, la implementación y el cumplimiento de las estrategias trazadas a corto, mediano plazo en el Programa de Gestión Documental en el Concejo municipal de Tocancipá requiere financiamiento para ello la apropiación de los recursos que garantizan implementación anual de las actividades. El Concejo Municipal de Tocancipá debe asignar los recursos necesarios para el desarrollo y ejecución del Programa de Gestión Documental ADMINISTRATIVOS EQUIPO DE TRABAJO El equipo definido para la construcción e implementación está conformado por las siguientes personas y dependencias: INTEGRANTE Diana Katherine Zambrano Darío Ortiz Rony Mauricio Ramírez Diana Alexandra Suarez DEPENDENCIA Secretaria General Presidente Vicepresidente Segunda Vicepresidente. 16

17 6.4. TECNOLÓGICOS El Concejo municipal de Tocancipá requiere determinar las condiciones tecnológicas y definir los ajustes necesarios para la infraestructura tecnológica y sistemas de información, garantizando con ello el cumplimiento de las características de infraestructura, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios electrónicos. Esta implementación debe estar articulada con el cumplimiento de los lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno. En línea del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones, para ello se realizarán: Análisis de infraestructura tecnológica. Riesgos sobre la seguridad física y del entorno y seguridad informática. Crecimiento de la capacidad de la infraestructura. Identificación en el mercado de herramientas tecnológicas y de infraestructura que aplicando el principio de neutralidad tecnológica permita optimizar, modernizar e incorporar tecnologías de la información, con los servicios que marcan las tendencias en movilidad, software como servicios, inteligencia de negocios y gestión avanzada de software para la gestión documental orientada a facilitar acciones para el acceso, uso, captura, producción, administración, colaboración, entrega, seguridad, control, conectividad y preservación de la información contenida en los documentos de archivo. 7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL En este capítulo se presentan las estrategias de formulación e implementación por cada proceso de la gestión documental, acordes con el decreto 2609 de 2012 artículo 9, los cuales son producto del análisis de las necesidades de la entidad, requerimientos: normativos, administrativo técnicos archivísticos, tecnológicos, 17

18 estándares, buenas prácticas y gestión de información obtenida en el diagnóstico que tendrá que realizarse. Los procesos de la gestión que se deben crear en el marco del sistema de Gestión documental son: Planeación o Planeación estratégica o Planeación Documental. Producción Documental. Gestión y Tramite Documental. Organización Documental. Transferencia Documental. Disposición de Documentos. Preservación documental a largo plazo. Valoración Documental PLANEACION PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Formular los documentos que reflejan la planeación estrategia del proceso de gestión documental, con un enfoque sistémico que requiere desarrollo e implementación de planes para alcanzar los objetivos de la gestión documental y la administración de archivos administrativos institucionales, definiendo la Programación de las acciones requeridas para asegurar implementación de las actividades que le han sido asignadas, así como garantizar que están alineados con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional. 18

19 ALCANCE Este procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos estratégicos, pasando por la difusión, actualización hasta el seguimiento al cumplimiento de los mismos, siendo aplicable a todos los planes, programas, proyectos y procedimientos del proceso de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Elaborar, revisar y publicar el Programa de Gestión Documental - PGD, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando sea necesario. TIPO DE REQUSITO A L F T X Elaboración del documento interno, revisión, divulgación de la Política de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá X X X X Actualizar el plan de administración de riesgos del proceso de gestión documental. X X X Crear o actualizar los procedimientos del proceso de gestión documental, para ello se incluirá todos los requerimientos establecidos en el documento interno Lineamientos para procedimientos de Gestión Documental. X X X Desarrollo de los programas específicos establecidos en el Programa de Gestión Documental. X X X Identificar los requisitos legales, estándares de calidad y buenas prácticas para los procedimientos que conforman el proceso de gestión documental que permita evaluar el cumplimiento de los mismos y fijar los lineamientos que permita crear o actualizarlos de acuerdo a las necesidades de la Corporación. X X X X 19

20 La concertación de objetivos para servidores públicos y contratistas vinculados. Registrar en el Plan de Acción por Dependencia las actividades de seguimiento mensual, en desarrollo de los siguientes documentos manual de funciones, y PGD Establecer los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá x x x x x x x x x PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de archivo del Concejo Municipal de Tocancipá, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico archivístico y tecnológico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental y sistema de Control Interno (Meci) ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo asociados al Sistema de Control Interno (Meci). 20

21 ACTIVIDADES A DESARROLLAR En cumplimiento de la Ley de transparencia, identificar los Registros de Activos de Información, elaborar el índice de Información clasificada y reservada, y diseñar y adoptar el esquema de publicación, acorde con las directrices que emita el Gobierno Nacional a través de las entidades pública que implementan la política de acceso a la información pública. TIPO DE REQUSITO A L F T Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema de Control interno, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la Corporación. Automatización de formas, formatos y formularios en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Establecimiento de las directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión, administración de documentos incluyendo: estructura, forma de producción e ingreso de los documentos, descripción a través de metadatos, mecanismos de autenticación y control de acceso, requisitos para la preservación de los documentos electrónicos, seguridad de la información, protección de datos personales valora, uso dispositivos móviles y de servicios en nube, y gestión ambiental para la producción documental PRODUCCIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Realizar las actividades destinadas a la forma de producción, ingreso, formato, estructura, Códigos de los documentos del Concejo Municipal de Tocancipá 21

22 ALCANCE Este procedimiento comprende desde el ingreso o producción de todos los documentos del sistema de gestión documental. Documentos que se producen en el Concejo municipal de Tocancipá: DOCUMENTOS Resoluciones Acuerdos Contratos REGISTROS Grabaciones en Medios Virtuales. Actas Digitadas Encuestas Informes Recepción de Derechos de Petición Respuestas a Derechos de Petición Recepción de PQR Tramites a PQR Documentos y Hojas de Vida de Funcionarios ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Todos los documentos que se realicen en el concejo municipal de Tocancipá deberán distinguirse e identificarse como documentos de la Corporación, para ello se tendrá en cuenta la siguiente estructura: Todo documento interno del Concejo Municipal de Tocancipá debe llevar el logo de la corporación al lado superior izquierdo. Debe llevar el título REPUBLICA DE COLOMBIA CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ Debe contener el nombre del Documento según corresponda. 22

23 Debe estar codificado bajo los estándares establecidos (ver numeral Codificación de Documentos). Para el caso de manuales, procedimientos e instructivos debe llevar la versión actual del documento para asegurar su vigencia. También se debe indicar la fecha de elaboración y aprobación del documento. (esto para el caso de manuales, procedimientos e instructivos). El cuerpo del documento debe desarrollarse según corresponda. Para el caso de manuales procedimientos e instructivos el documento debe tener los siguientes criterio: Objetivo, Alcance, Responsable de Ejecución y seguimiento, Definiciones, Desarrollo del proceso, control de cambios, anexos o documentos referentes CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Con el Fin de controlar los documentos se crea la necesidad de codificar los documentos producidos en el Concejo Municipal de Tocancipá. La identificación alfanumérica que se le da a cada documento y/o formato generado por el Concejo Municipal de Tocancipá se compone de: Dos primeros caracteres que identifica el tipo de documento, así: Ma: Manual Pr: Procedimiento In: Instructivo: Fo: Formato Mp: Mapa Otros dos caracteres que identifican el proceso al que corresponde el documento, así: Pe: Planeación Estratégica 23

24 Ea: Expedición de Acuerdos Cp: Control Político. Pc: Participación Ciudadana Gf: Gestión Financiera Aj: Apoyo Jurídico Dp: Divulgación y Prensa Ci: Control Interno Y tres caracteres más que identifican el consecutivo del documento en cada área a la que pertenece el documento. Ejemplo de Codificación: Pr-Cp-001 Significa que es un procedimiento del área de Control político con consecutivo CONTROL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS La Secretaría General del Concejo Municipal de Tocancipá es la responsable del control de las resoluciones, acuerdos y circulares generadas al interior de la Corporación por lo tanto alguna consulta relacionada con estos documentos se puede realizar en dicha dependencia. 24

25 ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES Para la elaboración de resoluciones adoptadas por el concejo municipal de Tocancipá tenga en cuenta los Siguientes criterios: Logo de la Corporación. Agregue el encabezado REPUBLICA DE COLOMBIA Agregue el título (Resolución junto con la numeración de la misma) Escriba el Visto propio de la resolución (generalmente se comienza con la frase POR MEDIO DEL CUAL Considerando en el cual se establecen todos los planteamientos posibles y las adopciones de las leyes, decretos aplicables a la solución del tema tratado. Se resuelve: Parte resolutiva en el cual se toman las decisiones finales del tema tratado Comuníquese, Publíquese y Cúmplase: Parte en la cual se describe la fecha el lugar de la elaboración y aprobación de la resolución ELABORACIÓN DE ACUERDOS Para la elaboración de acuerdos adoptados por el concejo municipal de Tocancipá tenga en cuenta los Siguientes criterios: Logo de la Corporación. Agregue el encabezado REPUBLICA DE COLOMBIA Agregue el título (Acuerdo junto con la numeración de la misma y la fecha de expedición) Escriba el visto propio del Acuerdo (Generalmente comienza con la frase POR EL CUAL ) Enuncie el responsable de la emisión del acuerdo junto con la Ley de la constitución política que confiera. 25

26 Acuerda: Redacte las decisiones tomadas sobre el acuerdo de una forma explícita y concreta teniendo en cuenta que por cada decisión debe generar un articulo Comuníquese, Publíquese y Cúmplase: Parte en la cual se describe la fecha el lugar de la elaboración y aprobación del Acuerdo GESTIÓN Y TRÁMITE OBJETIVO Realizar el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones de los documentos así como la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta, el control y seguimiento a los trámites hasta la resolución de los asuntos que gestiona el Concejo Municipal de Tocancipá ALCANCE Este procedimiento comprende desde el registro de los documentos del sistema de gestión documental hasta la resolución de los asuntos del Concejo Municipal de Tocancipá. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Registro, vinculación a un trámite y distribución de documentos. TIPO DE REQUSITO A L F T 26

27 Articular y promover la difusión los instrumentos que facilitan el acceso y consulta de información pública, indicados en la Ley de 1712 de Gestión de multicanales de atención al ciudadano. Consulta de documentos de archivo incluye, difusión, disponibilidad canales de acceso y recuperación de la información. Control y seguimiento a la atención en tiempos de respuesta a los trámites hasta que estén finalizados. Normalización de asuntos institucionales, que permita la parametrización de sistemas de información y el leguaje más accesible y claro al ciudadano. Seguimiento y control a la atención de comunicaciones oficiales. Seguimiento, control y disponibilidad de expedientes en archivos de gestión. Diseño de procedimiento de Gestión y Tramite Documental y su registro en el Sistema de Control Interno Meci. Definir para el Concejo Municipal de Tocancipá el esquema de publicación, relacionarlo con lo requerido en la Ley 1712 de 2014, Acceso a la información y la transparencia GESTIÓN Y TRÁMITE. EN: ATENCIÓN AL CIUDADANO. ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE REQUSITO A L F T Elaborar las evaluaciones técnicas que permitan mejorar el acceso físico y consulta de información a través sistemas de información y canales de atención para los ciudadanos que tiene contacto con el Concejo Municipal de Tocancipá Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional en las secciones asignadas al grupo de archivo y gestión documental. Actualizar periódicamente el contenido de preguntas frecuentes y publicar en la página institucional. Elaborar, aplicar las encuestas de opinión para servicios usuarios internos y externos, hacer divulgación y seguimiento a los resultados 27

28 adoptando medidas de mejoramiento. Diseñar procedimiento de Atención al Ciudadano y su registro en el Sistema de Control Interno Meci de la Corporación. Implementar procedimiento de Manejo de Derecho de petición, Quejas y Reclamos que se tiene documentado en la Corporación ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Realizar el conjunto de operaciones técnicas para declarar, clasificar, ordenar y describir los documentos de archivo en el sistema de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá ALCANCE Este procedimiento comprende actividades de clasificación, ordenación y descripción documental en las etapas de archivo gestión del Concejo Municipal de Tocancipá. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Creación y elaboración de Cuadro de Clasificación documental TIPO DE REQUSITO A L F T Creación de formatos de tablas de retención para definir el ciclo de vida de los documentos. Identificación de zona de archivo Central para organización de archivo. Rotulación e identificación de secciones según documentos. Identificación de carpetas foliadas para archivo central. 28

29 7.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES OBJETIVO Realizar el conjunto de operaciones técnicas para efectuar la transferencia de los documentos durante las fases de archivo en el sistema de gestión documental del Concejo municipal de Tocancipá ALCANCE Este procedimiento comprende las transferencias primarias y secundarias realizando actividades de cotejo de inventarios, validación de: estructura y formato de generación del documento, metadatos así como control de calidad de la técnica aplicada para documentos digitales o electrónicos en las etapas de archivo gestión del Concejo Municipal de Tocancipá. ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE REQUSITO A L F T Indicar el conjunto de operaciones, condiciones y requisitos por tipo de formato: datos, audio, video entre otros para realizar las transferencias documentales primaria. Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes objeto de transferencia así como las condiciones adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales. Documentar proceso de Transferencias Documentales. 29

30 7.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS OBJETIVO Realiza la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su preservación temporal, permanente o su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental del Concejo Municipal de Tocancipá ALCANCE Este procedimiento comprende desde la selección de los documentos de archivos acorde con el periodo de retención establecido en las tablas de retención documental hasta la aplicación de la técnica de disposición final que corresponde aplicar a los documentos físicos, digitales y electrónicos del sistema de gestión documental. ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE REQUSITO A L F T Seguimiento y control de calidad y confidencialidad para la realización de la destrucción documental. x x x Selección de documentación de acuerdo a la finalización del periodo de retención indicado en las tablas de retención documental. x x x Eliminación documental en soporte físico, digital y electrónico, el cual debe: actas de aprobación de eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, garantizar la conservación de los metadatos del procedimiento, integrar la dada de baja de los activos de información, publicación en sitio web de los inventarios y actas de los documentos eliminados x x x Documentar dentro el procedimiento de control de documentos el tema de Disposición final de documentos. 30

31 7.7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL A LARGO PLAZO OBJETIVO Aplicar durante la gestión el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos independientemente de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento dentro del sistema de gestión documental del Concejo municipal de Tocancipá ALCANCE Este procedimiento comprende desde el desarrollo del sistema integrado de conservación, pasando por la preservación de información y conservación documental hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de documentos físicos y digitales. ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE REQUSITO A L F T Elaborar la política de preservación a largo plazo de documentos. x x x Diseñar e implementar plan de conservación documental orientado al Concejo municipal de Tocancipá. x x x Administrar el Plan de Conservación Documental, el cual incluye los programas de conservación preventiva. Diseñar, implementar y administrar un plan de Preservación Digital a largo plazo de la información. Documentar dentro el procedimiento de control de documentos el tema de Conservación Documental. 31

32 7.8. VALORACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Realizar el conjunto22 de operaciones técnicas para determinar los valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final: eliminación o conservación temporal o definitiva ALCANCE Este procedimiento inicia desde la planeación de los documentos, es permanente y continuo durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos del sistema de gestión documental del Concejo Municipal de Tocancipá. ACTIVIDADES A DESARROLLAR TIPO DE REQUSITO A L F T Elaborar fichas de valoración documental por cada agrupación documental. x x x Indicar los lineamientos que se deben seguir para evaluar la autenticidad e integridad de documentos electrónicos de archivo. x x x Valorar la información producida y recibida, e identificar cuando y como se declarara en los instrumentos señalados en la Ley de transparencia Índice de información clasificada y reservada, registro activos de x x x información, esquema de publicación de información, articulado con las Tablas de Retención de Documental y el Cuadro de Clasificación Documental. Documentar dentro el procedimiento de control de documentos el tema de Valoración de Documentos. 32