GESTIÓN DE TESTAMENTARÍAS

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Paula Villalobos Vidal
hace 8 años
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2 GESTIÓN DE TESTAMENTARÍAS DE SGAIM Situación de partida Los expedientes testamentarios que tramitan las entidades financieras contienen documentos de diferente naturaleza que tienen que ser tratados, lo que dificulta y alarga en el tiempo su tramitación. Para la gestión de dichos expedientes se producen constantes intercambios y solicitudes de información dentro de las entidades financieras, a través de: valijas internas, reclamación de documentación, distribución a terceros prestadores de servicio, etc. Tratar toda la información en formato papel supone elevados costes y tiempos de consulta, que unidos a la complicación de lectura e interpretación de los documentos convierte a la gestión de testamentarías en una de las asignaturas pendientes de las entidades financieras. La creación del expediente testamentario se produce con el fallecimiento de una persona, en ese momento los herederos tienen que entregar en el banco una documentación muy variada: Certificado de últimas voluntades. Recoge el último testamento en vigor y los seguros de vida contratados. Cuaderno particional e Inventario. Documento en el que el notario acredita y certifica quienes son los herederos y levanta acta del reparto de los bienes conforme a lo que se detalla en el testamento. Escritura de aceptación de herencia. Documento otorgado por el notario que se presenta en la oficina de hacienda de la comunidad autónoma correspondiente. Esta se entrega al banco junto con los certificados de todas las cuentas corrientes del difunto, donde deben figurar los saldos que había a la fecha del fallecimiento, así como las copias de las escrituras de propiedades o la búsqueda en los registros de propiedad de toda España. En el caso de que el fallecido hubiera contratado algún seguro de vida, los herederos deberán solicitar a la compañía un certificado de situación del contrato de seguro y solicitar el rescate de este, hay veces que el propio banco puede realizar esta solicitud. Esta información debe aparecer en la escritura de aceptación de la herencia. Documentos acreditativos de los herederos. Fotocopia de los documentos acreditativos de los herederos para certificar que son las personas que deben heredar, contrastando que figuran sus nombres en la escritura de aceptación de herencia. Acuerdos privados de los herederos reflejados en acta notarial. Si hubiera entre los herederos algún acuerdo privado, este debe quedar certificado por el notario y se presentará en el banco (si hubiera diversas entidades se presentará lo mismo en cada una de ellas). La heterogeneidad de documentos y sus variados formatos supone a los bancos una importante inversión en recursos y tiempo para poder gestionarlos.

Para la gestión de dichos expedientes se producen constantes intercambios y solicitudes de información dentro de las entidades financieras, a través de: valijas internas, reclamación de

3 La solución SGAIM Ante esta situación SGAIM ha desarrollado una solución basada en la digitalización, captura y clasificación automática de toda la documentación relacionada con las testamentarías. Una vez el banco tiene toda la documentación entregada por los herederos, se digitaliza, o bien en las propias sucursales del banco a través de la solución de SGAIM, Digitalización distribuida web o bien se envía a los centros de gestión de SGAIM para su digitalización. Los documentos de cada testamento pasan a formar parte del Expediente Testamentario Electrónico que se pone a disposición de la Asesoría Jurídica a través de la plataforma web de SGAIM TTID. Este documento debe ser bastanteado para lo que SGAIM realizará la captura de la información necesaria por cada uno de los tipos documentales: datos de los herederos, cantidades a ingresar, etc. que se registrarán, de forma automática, en el formulario que acompaña al Expediente Testamentario. Una vez realizada esta labor el banco debe solicitar a los beneficiaros del testamento los datos bancarios donde deben ingresar su herencia. SGAIM pone a disposición de los bancos su solución de envío certificado de s con depósito notarial, para que de forma automática y con garantías de entrega se solicite dicha información a los herederos. CLIENTES DEL BANCO Entrega de documentos: - Acreditativos - Escritura de declaración de herencia - Escritura de testamento BANCO Envío de documentos que forman el expediente testamentario Solicitud de documentos faltantes o incompletos Consulta del expdiente electrónico testamentario Digitalización Captura de datos para la cumplimentación del informe testamentario TTID Validación de la disponibilidad de todos los documentos necesarios, debidamente firmados Publicación del expediente testamentario electrónico creado

bien se envía a los centros de gestión de SGAIM para su digitalización.

4 El proceso se puede resumir en los siguientes pasos: 1. Digitalización web distribuida o en las instalaciones de SGAIM. 2. Diseño de un formulario de testamentarías estructurado en el que se incorporarán todos los datos necesarios para la tramitación del expediente testamentario. 3. Validación automatizada de los datos que componen los documentos de cada uno de los expedientes y garantía de que están todos los documentos requeridos debidamente cumplimentados. 4.Cumplimentación automática del formulario de testamentarías informe a través de la captura automática de los datos (OCR, ICR). 5. Entorno web de colaboración para: a) Aceptación y/o rechazo de documentos entregados por los herederos. b) Solicitud de nueva documentación a incorporar expediente. c) Publicación y/o distribución del informe testamentario cerrado Beneficios de Gestión de Testamentarías de SGAIM Optimización de los tiempos en la tramitación de la documentación testamentaria gracias a la automatización y a la digitalización distribuida de la información. Ayuda a la interpretación de los diferentes documentos entregados mediante la localización en los textos de los datos relevantes como: herederos, cantidades, etc. Categorización de los documentos y extracción automática de datos para incluirlos en el formulario del expediente testamentario. Disponibilidad online inmediata para todos los departamentos que lo requieran de la información electrónica del expediente testamentario, lo que evita riesgos de extravío y demora en los tiempos de intercambios de información.

Validación automatizada de los datos que componen los documentos de cada uno de los expedientes y garantía de que están todos los documentos requeridos debidamente cumplimentados. 4.

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