Manual para el participante. Excel I

Transcripción

1 Manual para el participante Excel I

2 USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO...4 Descripción de los elementos de la ventana de Excel...4 Concepto de libro de trabajo...9 Insertar y eliminar hojas de cálculo...10 Dar nombre a hojas de cálculo...11 ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE TRABAJO...14 Abrir y buscar archivos...14 Guardar y Guardar Como...14 ESCRIBIR FORMULAS Y USAR FUNCIONES...18 Operadores y precedencia de operadores Paleta de Fórmulas...18 Operadores Aritméticos...18 Operadores de Comparación...19 Orden de ejecución de Operaciones en Fórmulas...19 Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales...20 Estilo de referencia A Estilo de referencia F1C Referencias absolutas...21 Referencias relativas...22 Referencias Mixtas...22 Referencias tridimensionales Uso del asistente de funciones EDITAR HOJAS DE CALCULO...30 Copiar...30 Mover...35 Pegado especial...35 Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas...36 Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas...40 Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas...41 Ir a Buscar...45 Reemplazar

3 Autocorrección y Ortografía DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DE LOS LIBROS DE TRABAJO...50 Formato de Celdas...50 Formato de Filas...56 Formato de columnas...56 Formato de hoja de cálculo...58 Autoformatos...61 INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS DE CALCULO...63 Filas, celdas y columnas...63 Nombres...64 Comentarios...64 CREAR Y DAR PRESENTACIÓN A GRAFICOS...66 Creación de gráficos...66 Formato de gráficos...73 Selección del Gráfico...74 Configurar página...76 Imprimir hoja

4 USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán el uso de los libros de trabajo. Descripción de los elementos de la ventana de Excel Iniciar Microsoft Excel 2000 Para iniciar Excel 2000 haga clic en el botón Inicio, seleccione Programas, busque Microsoft Excel, otra opción es utilizar el icono de acceso directo, ubicado en el escritorio de Windows. 4

5 Ventana Principal de Excel 2000 Cuando inicie Excel 2000, se muestra en la pantalla un documento en blanco, como se observa en la siguiente figura. Barra de Herramientas Nombre de la Ventana Barra de Menús Botones de control Cuadro de Nombres Celda activa Titulo o encabezado de Fila Titulo o encabezado de Columna Ayudante de Office Barra de Formulas Botones de Desplazamiento de las etiquetas de hoja Barras de Desplazamiento Etiquetas de hojas Barra de Estado Barra de Dibujo 5

6 Menús y Barra de Menús Los menús se encuentran organizados por grupos, subgrupos y dispuestos en una barra en la parte superior de la pantalla. Un menú muestra una lista de comandos que incluyen imágenes para asociar rápidamente su función. Conjunto de Menús Barras de herramientas Situadas en la parte superior de la ventana de la aplicación. Una barra de herramientas puede contener botones con imágenes, menús o una combinación de ambos, los cuales permiten un acceso rápido a los comandos de Excel. Barra de Herramientas Estándar Barra de Herramientas Formato 6

7 Active o desactive las barras de herramientas utilizando el menú Ver, comando Barras de Herramientas, como se muestra en la siguiente figura: Barras de herramientas Barra de fórmulas Situada en la parte superior de le ventana, esta formada por: Cuadro de Nombres: que presenta la referencia o el nombre de la celda activa (aquella en que está posicionado el cursor) Barra de fórmulas: Muestra el valor constante o formula utilizada en la celda activa, permite escribir o modificar valores o fórmulas. Cuadro de Nombres Barra de Formulas Encabezado de columna y fila Identifica las columnas por medio de letra y las columnas por un número consecutivo, permitiendo a su vez, la ubicación de cada celda dentro del plano de coordenadas columna-fila. Encabezado de Fila Encabezado de Columna 7

8 Botón Seleccionar todo Rectángulo gris de la esquina superior izquierda de una hoja de cálculo donde se encuentran los encabezados de filas y columnas. Botón seleccionar todo Etiquetas de Hojas y Botones de desplazamiento Las etiquetas son identificadores para cada hoja de cálculo. Los Botones de desplazamiento permiten moverse rápido a través de las hojas de un libro. Barras de Desplazamiento Barras situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana, se emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro de la hoja de cálculo a otra parte del archivo. Barra de Estado Situada en la parte inferior de la pantalla muestra información del estado de algunas funciones de teclado y del comando en curso. 8

9 Concepto de libro de trabajo Qué es Excel? Excel es un programa que permite trabajar con hojas o planillas de cálculo, las cuales se pueden asimilar a una hoja de cuaderno cuadriculado, en que las filas tienen identificación numérica de uno en uno, mientras que las columnas se identifican por letras. Un cuadrado de esta planilla se denomina celda y se la referencia por la columna y fila a la que pertenece. Así, la celda C10 es la que está en la intersección de la columna C con la fila 10 de la planilla. Los archivos se llaman libros de trabajo, en ellos se puede guardar varias hojas de cálculo, hojas de gráfico y módulos de Visual Basic. Contiene plantillas que pueden ser fórmulas, formatos, textos y macros, además de proporcionar las herramientas comerciales automatizadas necesarias para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos. Libros de Trabajo Libro: Es el archivo en el se trabaja y almacenan los datos. Un libro contiene una o varias hojas de cálculo y/o gráficos. Titulo del libro Hojas de cálculo 9

10 Hojas de cálculo : Se utilizan para capturar, procesar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutar operaciones basadas en los datos de varias hojas. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico. La hoja esta compuesta por filas y 256 columnas. Hoja de gráficos : Hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico. Las hojas de gráfico están vinculadas a los datos de la hoja de cálculo y se actualizarán cuando cambien los datos de ésta. Un grafico puede ser pegado en una hoja de cálculo. Manejo de Archivos En Excel los documentos o archivos son llamados libros. Cuando inicia Excel, de manera predeterminada abre un libro nuevo. Para abrir un libro basado en una plantilla, realice lo siguiente: En el menú Archivo, ejecute Nuevo. En la ficha Soluciones de hoja de cálculo. Haga clic en la plantilla del tipo de hoja de cálculo que desee crear. Insertar y eliminar hojas de cálculo INSERTAR Para insertar una hoja de cálculo deberá posicionar su cursor en cualquier parte de la hoja a insertar y con el menú contextual elegir el comando Insertar, automáticamente la hoja se insertará y proporcionará el número consecutivo de su última hoja activa. ELIMINAR Hojas Elimina permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del libro de trabajo. Antes de eliminar las hojas seleccionadas, Microsoft Excel pedirá que se confirme la eliminación. Procedimiento: 10

11 Seleccionar la hoja u hojas que se desea eliminar. En el menú Edición, elige Eliminar hoja. Este comando no se puede deshacer. Dar nombre a hojas de cálculo Puede proporcionar un nombre a una hoja de cálculo, el procedimiento es el siguiente: 1. Posicione su cursor en la hoja.que desea cambiar 2. Pulse el botón derecho del mouse para ver el menú contextual 3. De clic en el comando Cambiar nombre 4. El nombre actual de la hoja activa se seleccionará como se observa en la gráfica siguiente: 11

12 5. Capture el nombre deseado para esta hoja. 12

13 13 Curso de _Excel I

14 ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE TRABAJO Abrir y buscar archivos Para abrir un archivo ya existente, solo siga una de las siguientes opciones: Utilizando la Barra de Herramientas Estándar. Abrir 1. Haga clic en Abrir. 2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el archivo que desee abrir. 3. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botón Abrir. Utilizando el comando Abrir menú Archivo. 1. Haga clic en el Menú Archivo, comando Abrir 2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el archivo que 3. desee abrir. 4. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botón Abrir. Guardar y Guardar Como Guardar Para guardar un documento activo con el nombre de archivo, ubicación y formato actuales, sólo ejecute alguna de las dos siguientes opciones: 1. Haga clic en el botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar. 2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar. 14

15 Guardar como Cuando se guarda un libro por primera vez, se le asigna un nombre de archivo y se indica el lugar en que desea almacenarse en el disco duro del equipo o en otra ubicación. Para guardar un archivo realice lo siguiente: 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En la lista Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta en la cual desee almacenar el libro. 3. Para guardar el libro en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el libro. 5. Pueden utilizarse nombres de archivos largos y descriptivos para simplificar la búsqueda de los libros. 6. Haga clic en Guardar. NOTA: Los nombres de archivo largos y descriptivos, contienen la ruta de acceso completa del archivo, incluida la letra de unidad, el nombre del servidor, la ruta de acceso a la carpeta, el nombre del archivo y la extensión del nombre de archivo de tres caracteres teniendo como máximo 218 caracteres. Cerrar En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo. Salir de Excel Cierra este programa tras solicitar que guarde todos los archivos que no haya guardado. Para salir de Excel siga uno de los siguientes pasos: 1. Ejecute el comando Salir del Menú Archivo. 15

16 2. Haga clic en el icono, que se encuentra en la parte superior de la ventana. En ambos casos si se hicieron modificaciones al documento presente, Excel preguntará si desea guardar los cambios, si hace clic en el botón NO cierra automáticamente el documento. Si presiona el botón Cancelar continúa en el documento activo sin salir. Si presiona el botón SI aparece la ventana guardar como, donde pedirá el nombre que llevará su documento así como la ubicación donde se almacenará (Siempre y cuando sea un documento nuevo, de lo contrario guardará los cambios en el documento activo). Para cerrar todos los documentos abiertos sin salir del programa, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en Cerrar todo del menú Archivo. 16

17 17 Curso de _Excel I

18 ESCRIBIR FORMULAS Y USAR FUNCIONES Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán como usar fórmulas y funciones para realizar cálculos matemáticos. Operadores y precedencia de operadores. Operadores de Cálculo de las Fórmulas Una fórmula es un conjunto de operandos, (valores, referencias de celda o rango, cadenas, nombres, funciones y aritméticos, nombres de funciones, etc.), que generan un valor nuevo como resultado de operaciones aritméticas de modelos complejos de números. Paleta de Fórmulas Referencia de Celda Constante numérica Cuadro de funciones Introducir Fórmula Función de la hoja de cálculo Cancelar Fórmula Operador de Suma Operador de división Referencia del rango La Paleta de fórmula se encuentra integrada por: Un cuadro de funciones, área de edición, botón para introducir fórmula, botón para cancelar fórmula. Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores Aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, decisión o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos. 18

19 Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma (signo menos) Resta Negación * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3) Operadores de Comparación Permiten cotejar dos valores dentro de una condición a fin de determinar si el resultado es VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado Ejemplo = (igual) Igual a A1=B1 > (mayor que) Mayor que A1>B1 < (menor que) Menor que A1<B1 >= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de A1<>B1 Orden de ejecución de Operaciones en Fórmulas Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Operador Descripción : (dos puntos) (un espacio), (coma) Operadores de referencia - Negación (como en -1) % Porcentaje ^ Exponente * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta 19

20 Operador & Descripción Conecta dos cadenas de texto (concatenación) = < > <= >= <> Comparación Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales Una fórmula puede hacer referencia a valores constantes o bien a valores contenidos en otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel la ubicación de los valores que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de la misma hoja de cálculo, otras hojas del mismo libro o bien de otros libros (referencias externas). Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Para hacer referencia a La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. Utilice A10 A10:A20 B15:E15 Todas las celdas de la fila 5 5:5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H Todas las celdas de las columnas H a la J H:H H:J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20 20

21 Estilo de referencia F1C1 En el estilo de referencia F1C1, se numeran tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. Referencia F[-2]C F[2]C[2] F2C2 F[-1] R Significado Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna. Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha. Una referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna. Una referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa Una referencia absoluta a la fila actual Referencias absolutas. En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no se ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas. Ejemplo. En el siguiente ejemplo usamos referencias absolutas; para sacar el total vendido por día multiplicamos el total de litros vendidos diario por el precio de la gasolina que se encuentra en B1, la fórmula que estamos viendo es =B7*$B$1 el signo de pesos es para que nuestra referencia se quede fija al momento de tener que copiar la fórmula, en cambio la referencia B7 se incrementará a medida que se copia la fórmula. 21

22 Referencias relativas. Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula =A5; Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencias relativas. Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el ejemplo, la fórmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la fórmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda B7. Referencias Mixtas. Una referencia mixta contiene una parte relativa y otra absoluta. Al copiarse, Excel ajustará automáticamente la parte relativa, manteniendo la parte absoluta. Para mantener como posición absoluta se debe anteponer el signo de pesos ($) al título de la columna o de la fila; así, en la referencia $A1, la parte que se mantendrá sin cambio al ser copiada será la correspondiente a la columna. En cambio, en la referencia A$1, la parte que se mantendrá será la correspondiente a la fila, al momento de copiarse a otra celda. 22

23 23 Curso de _Excel I Referencias tridimensionales. Este tipo de referencias sirve para realizar cálculos con datos que se encuentran en hojas de cálculo diferentes. Para escribir una fórmula tridimensional o 3D, siga el procedimiento que se describe a continuación: 1. Haga clic en la celda en la que desee introducir la función. 2. Escriba un signo igual (=) o escriba el nombre de la función y un paréntesis de apertura. 3. Haga clic en la ficha de la primera hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia. 4. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia. 5. En caso de ser necesario, escriba el operador de la fórmula. 6. Haga clic en la ficha de la última hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia. 7. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia. 8. Complete la fórmula. Ejemplo. En la hoja 3, se obtendrá la sumatoria de los valores contenidos en las celdas A1 de las hojas 1 y 2 de un libro de trabajo. Para ello siga el procedimiento que se describe a continuación: 1. En la hoja 1 de un libro de trabajo, escriba 123 en la celda A1. 2. En la hoja 2 de un libro de trabajo, escriba 25 en la celda A1. 3. Haga clic en la celda A1 de la hoja Escriba el signo igual (=). 5. Haga clic en la ficha de la hoja Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto: =Hoja1!A1 7. Escriba el signo más (+). 8. Haga clic en la ficha de la hoja Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto: =Hoja1!A1+ Hoja2!A Pulse la tecla Enter para finalizar. En la hoja 3 deberá aparecer el resultado de la fórmula en la celda A1. También puede escribir directamente la fórmula anteponiendo el nombre de la hoja de cálculo con el signo de admiración (!) a las celdas o rangos que intervienen en la fórmula.

24 Uso del asistente de funciones. El asistente para funciones nos permite realizar cálculos automáticos con referencias de las hojas, o bien se capturan las operaciones directamente en el asistente. Para activar el asistente de funciones :haga lo siguiente: Elija el comando función del Menú Insertar El Asistente se activa, y usted elige la categoría y nombre de la función que necesita 24

25 Dé clic en el botón Aceptar.y obtendrá el siguiente cuadro 25

26 26 Curso de _Excel I

27 27 Curso de _Excel I

28 Elabore la función que se especifica a continuación : Capture en las celdas los siguientes números en el orden que observa y, en las celdas que se especifican. La celda activa ubíquela en la columna A renglón 4 Siga los pasos Paleta de fórmulas para introducir y modificar fórmulas Introducir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. 28

29 En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de fórmulas. El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el cuadro de edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la derecha del cuadro de edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece debajo de la lista de argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a 5.000, el resultado es 0.05 ó 5%. Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función. 29

30 EDITAR HOJAS DE CALCULO Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán los procedimientos para editar el contenido de las hojas de cálculo. Copiar Al elegir el comando copiar, después de seleccionar uno o más rangos, una celda, toda la hoja, etc., la información se duplica y se coloca en el portapapeles, esperando a que usted indique el lugar en el que pegará dichos elementos. Esta información se puede pegar en la misma hoja de cálculo o en cualquier otra, dentro del mismo libro de trabajo o en uno nuevo. Cuando se copian celdas, Excel copia su contenido, formato y cualquier comentario adjunto a las mismas; por lo que posteriormente, usted podrá pegarlo usando cualquiera de las opciones a continuación indicadas. Barra de herramientas: Puede auxiliarse con la barra de herramientas para copiar y pegar información. 1. Seleccione el rango o rangos que desea copiar 2. Elija el botón copiar de la barra de herramientas 3. Coloque el cursor en el área en que desea pegar la información 4. haga clic en el botón pegar Ejemplo: COPIA PEGA Suponga que el rango A1:A6 tiene que ser copiado al rango B1:B6 seleccione usted la información como se observa en la figura y haga clic al botón copiar de la barra de herramientas. 30

31 Coloque el cursor en la celda B1 y haga clic al botón pegar de la barra de herramientas. Observe cómo se duplicó la información. Nota: Si existe información en el área de pegado, ésta será reemplazada automáticamente. Arrastrando una selección: Para copiar celdas arrastrando: Seleccione la celda o celdas que desee copiar. Coloque el puntero del ratón sobre el borde. El puntero cambiará a una flecha. Presione la tecla CTRL y sin soltarla, arrastre la selección hacia donde desea pegar la información. Primero suelte el botón del ratón y posteriormente la tecla Ctrl. Si el área de pegado está fuera de la posición visible de la hoja de cálculo, arrastre la selección hasta el extremo de la ventana para desplazarse a través de la hoja de cálculo. Copiar y Pegar desde el menú edición o menú contextual 1. Seleccione la celda o las celdas que desee copiar. 2. Elija Copiar en el menú Edición o en el menú contextual. 3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o seleccione toda el área de pegado. 31

32 4. Elija Pegar del menú Edición o del menú contextual. 5. Para copiar las mismas celdas en otro lugar, repita los pasos 3 y Para cancelar el borde en movimiento después de terminar de copiar, haga clic en la barra de fórmulas, elija un comando o presione la tecla ESC. Copiar e insertar celdas entre otras ya existentes 1. Seleccione la cela o celdas que desee copiar 2. Elija copiar del menú contextual, barra de herramientas, menú edición, presione las teclas Ctrl C, etc 3. Coloque el cursor en la celda en que se insertará la información 4. Vaya al Menú insertar, y seleccione el comando celdas copiadas 5. Elija de la caja de diálogo la forma en que desea se desplacen las celdas vecinas. Si elige esta opción el 45 se insertará entre el 25 y el 30 Reunir y pegar varios elementos Podrá copiar hasta doce elementos y mantenerlos en el portapapeles de office para posteriormente pegar uno a uno o todos al mismo tiempo. Si el portapapeles no está disponible, localícelo en el menú ver, barras de herramientas, o bien si utiliza el comando copiar dos veces consecutivas, automáticamente éste se presentará. Cuando usa el Portapapeles para copiar y pegar una fórmula en Excel, solo se pega el valor, no la fórmula. Si copia varios elementos en Excel y, a continuación, hace clic en el botón Pegar todo, éstos se pegan en una columna, de arriba abajo. 32

33 Para copiar y pegar utilizando el portapapeles: 1. Seleccione el valor, dibujo o gráfico que desee copiar. 2. En la barra de herramientas del Portapapeles, haga clic en el icono Copiar 3. Si el siguiente elemento que va a copiar está en otro programa (Word, Power Point, etc.), pase a ese programa. 4. Seleccione cada uno de los elementos que desea copiar y repita el paso dos. Recuerde que solo podrá pegar 12 elementos como máximo, si excede esa cantidad, se comenzarán a reemplazar los ya existentes, según el orden en que fueron copiados. 5. Haga clic en el punto en que pegará los elementos y seleccione de la barra de herramientas portapapeles el que desea pegar. 6. Para pegarlos todos, de clic en el icono Pegar todo de la misma barra de herramientas. Debido a que se copiaron imágenes, la opción pegar todo no está disponible y sólo podrá pegarlos uno a uno. Nota: Aunque no activara el portapapeles de Office, los elementos que copie se reunirán automáticamente en el mismo. Copiar hojas a otro libro Además de poder copiar hojas (con toda la información que contenga) dentro del mismo libro, también puede copiarlas de un libro a otro. Para copiar hojas dentro del mismo libro: Seleccione la etiqueta de la hoja que desea copiar Presione la tecla Ctrl y sin soltarla arrastre la hoja que copiará hacia la posición en que desea colocarla. Mientras arrastra la hoja, este triángulo le irá indicando la posición en que quedaría la hoja si soltara el botón del ratón y la tecla Crl. 33

34 Si necesita mover la hoja y no duplicarla, solamente de un clic a la etiqueta de la hoja y arrástrela hacia la posición deseada. Cómo copiar hojas a otro libro: Si desea copiar hojas a otro libro, éste deberá abrirse antes de copiar las hojas. Seleccione la hoja que desea copiar Active el menú contextual y elija el comando mover o copiar, o del menú edición seleccione el comando mover o copiar hoja Al seleccionar cualquiera de los comandos antes mencionados se activará la siguiente caja de diálogo: 1. En el cuadro Al libro, seleccione el libro en que colocará las hojas copiadas. Para copiar las hojas seleccionadas en un libro nuevo, haga clic en nuevo libro. 2. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar las hojas copiadas. 3. La casilla de verificación Crear una copia deberá activarse, pues de lo contrario la hoja u hojas seleccionadas se moverán en lugar de copiarse. Cuando termine con la elección haga clic en aceptar y su hoja se copiará o moverá al lugar que usted indicó. Nota: También podrá copiar o mover hojas de un libro a otro, arrastrándolas con el ratón, siempre y cuando ambos estén visibles. 34

35 Recuerde que si desea copiar la hoja y no moverla, deberá mantener pulsada la tecla Ctrl mientras la arrastra. Mover Al igual que con Copiar para utilizar la opción Mover podrá elegir de entre varias opciones, entre ellas: menú edición, barra de herramientas, arrastre del mouse, etc. Después de seleccionar uno o más rangos, una celda, toda la hoja, etc., la información se corta y se coloca en el portapapeles, esperando a que usted indique el lugar en el que la pegará. Cómo Mover información: 1. Seleccione la información que desea mover 2. Seleccione el icono de la barra de herramientas, o vaya al menú edición y seleccione la opción cortar ; también puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + X, o bien active el menú contextual y seleccione la opción cortar. 3. Coloque el cursor en el punto al que quiere llevar la información cortada y péguela utilizando el icono, Ctrl + V, etc. Arrastrando una selección: Para mover celdas arrastrando: Seleccione la celda o celdas que desee mover. Coloque el puntero del ratón sobre el borde. El puntero cambiará a una flecha. Arrastre la selección hacia donde desea colocar la información (no necesita presionar ninguna otra tecla). Si mueve la selección hacia un área que contenga información, ésta se reemplazará. Pegado especial En algunas ocasiones deseamos copiar solo determinado contenido de las celdas; por ejemplo, el valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula, el formato, los comentarios, etc., por lo que resulta necesario utilizar el comando Pegado Especial del menú Edición. 35

36 Con este comando podremos elegir entre pegar todos o sólo uno de los atributos de la información copiada (fórmulas, valores, formatos, etc). Esta imagen muestra algunas de las opciones que presenta la caja de diálogo: pegado especial. El procedimiento a seguir es el mismo: 1. Seleccionar la información, ya sean valores, fórmulas, texto, etc. 2. Utilizar cualquiera de las opciones que tenemos para copiar 3. Ir al menú edición y seleccionar la opción Pegado Especial 4. Activar la opción que desea utilizar: - Todo Pega el contenido de la celda (fórmulas, valores, texto) con el formato que le haya dado. - Fórmulas Pega la fórmula y no el resultado, dependiendo del lugar en que se pegue, será el resultado que se obtendrá. Valores - Si lo que está pegando es el resultado de una operación, solo se pegará el valor y no la fórmula utilizada para obtenerlo. Formatos - Pega el formato de la información contenida en la celda copiada, por ejemplo: color del texto, color de relleno, fuentes, bordes, etc., Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas. Excel permite suprimir filas, columnas, celdas u hojas completas de un libro de trabajo, a continuación se indica el procedimiento a seguir. Es importante considerar que al eliminar filas, columnas, etc., automáticamente se borrará la información contenida en las mismas, incluyendo formatos, comentarios, etc. 36

37 Hojas Cuando desee eliminar permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del libro de trabajo, deberá llevar a cabo cualquiera de los siguientes procedimientos:!"podrá eliminarla desde el Menú Edición, donde deberá seleccionar la opción eliminar hoja!"o bien, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja y al activarse el menú contextual, seleccione la opción eliminar Para su seguridad, después de utilizar cualquiera de las opciones anteriores, se presentará la siguiente caja de diálogo, solicitando que se confirme la eliminación. Nota: Si previo a la elección de este comando había seleccionado un grupo de hojas, todas serán eliminadas. Este comando no se puede deshacer. Filas Qué ocurre cuando se elimina una fila? Se elimina el contenido de esa fila y los datos de la fila siguiente son desplazados hacia arriba y por lo tanto, ocupan el espacio liberado. Es importante mencionar que el número de filas de la hoja, no disminuye. Haga clic sobre el encabezado de la fila que desea eliminar, si desea eliminar varias filas a la vez, deberá seleccionarlas y elegir cualquiera de los siguientes procedimientos.!"con el botón derecho del ratón active el menú contextual y seleccione el comando eliminar.!"en el menú edición, haga clic en el comando eliminar. 37

38 Encabezad o de filas Esta imagen muestra cómo las filas 4 y 5 serán eliminadas permanentemente. Columnas Para eliminar una columna puede seleccionar el encabezado de la columna o columnas a eliminar, activar el menú contextual y seleccionar la opción eliminar. También puede colocar el cursor en cualquier celda de la columna que desea eliminar, ir al menú edición eliminar. Encabezado de columna Si pretende eliminar una fila o columna y activa la opción eliminar del menú edición sin haber seleccionado el encabezado de cualquiera de éstas, será necesario indicar la acción que desea realizar, tal como se muestra en la siguiente imagen, en esta deberá indicar si desea eliminar toda la fila o toda la columna. 38

39 Celdas Cuándo deberá utilizar las primeras dos opciones que muestra la caja de diálogo anterior? Desplazar las celdas hacia la izquierda: Deberá seleccionar esta opción cuando necesite que el contenido de las celdas de la derecha se recorra hacia la izquierda. Observe cómo estos valores se recorren hacia la izquierda, tal como se muestra en la siguiente imagen. Desplazar las celdas hacia arriba: El contenido de las celdas que se encuentran después del cursor, se recorrerán hacia arriba, como se muestra en el siguiente ejemplo. Antes de indicar que las celdas se desplazarán hacia arriba Las celdas ya se han desplazado hacia arriba y ahora el rango que ocupa la información es menor. 39

40 Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas Para borrar el contenido de una celda, basta con seleccionarla y oprimir la tecla SUPR; sin embargo, solo se borrará la información pero no el relleno de la celda, los comentarios, etc., si es que los presenta. Si desea borrar el contenido junto con el formato y los comentarios, proceda como sigue: 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar. 2. En el menú Edición, seleccione Borrar; enseguida se presentará la siguiente caja de diálogo: 3. Elija cualquiera de las siguientes opciones: Todo Formatos Contenido Comentarios: Se borrará la información junto con los comentarios y el formato. Con esta opción se borrará el formato, pero el contenido y los comentarios no se afectan. La celda vuelve a presentar el formato general La información se borra, pero el formato continúa al igual que los comentarios. Esta opción equivale a utilizar la tecla SUPR. Elimina los comentarios (notas) asociados a la celda, pero deja el contenido y el formato intactos. 40

41 Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas. Rellenar Excel permite rellenar rangos con números, texto o fechas de forma automática. El contenido de la primera celda de la selección se utiliza como valor inicial de las series. El siguiente procedimiento nos muestra cómo se puede rellenar una serie de números lineales 1. Introduzca un valor en la primera celda (A1) del rango que desee rellenar. En la celda siguiente (A2) introduzca el segundo valor. La diferencia entre el primer y el segundo valor indicará el incremento o decremento que tendrá la serie. 2. Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales (A1:A2). 3. Arrastre hacia abajo (también puede ser hacia la derecha) el controlador de relleno hasta llegar a la celda A9. Haga clic en el cuadro de llenado y arrástrelo hacia abajo Así quedará cuando se suelte el ratón. Nota: Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha para rellenar ascendentemente. Para rellenar en orden descendente, deberá arrastrarlo hacia arriba o hacia la izquierda. 41

42 Si va a rellenar con el mismo valor pruebe los siguiente métodos: a) 1. Capture el valor 1. Selecciónelo, incluyendo el rango a rellenar 2. Vaya al menú Edición rellenar 3. Seleccione hacia abajo b) 1. Capture el valor 2. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha Curso de _Excel I Series Si desea llenar un rango con una serie de valores, puede utilizar el menú edición Series teclee los valores iniciales para cada serie que necesite crear. Series en Deberá indicar el modo en que desea se presente la serie, ya sea horizontalmente (Filas) o verticalmente (Columnas) Incremento En este espacio se indica la cantidad en que aumentará o disminuirá una serie. Un número positivo hace que la serie aumente y uno negativo hace que disminuya. Tipo Lineal: El incremento se suma al valor inicial y, a continuación, a cada valor posterior. 42

43 Geométrica El valor inicial se multiplica por el incremento indicado. El producto resultante y cada producto posterior se multiplican, a su vez, por dicho incremento. Límite Escriba el valor en el que finalizará la serie. Este cuadro puede dejarse en blanco solamente si usted seleccionó el rango a llenar antes de entrar a esta opción. Ejemplo: 1. Seleccione la celda en donde iniciará la serie y capture el número Vaya al menú Edición, rellenar, series 3. En el espacio series en elija columna 4. En Tipo elija Lineal 5. En incremento escriba En límite escriba Haga clic en el botón aceptar El resultado se presenta en la siguiente imagen: Menú Contextual: También puede hacer uso del menú contextual para rellenar series; solamente capture el primer valor, arrastre el controlador de relleno con el botón derecho del ratón sobre el rango a rellenar y, a continuación, haga clic en el comando deseado. Si el valor inicial es una fecha, podrá optar por llenar con días, meses o años. Ir a... Las teclas de dirección desplazan el cursor hacia arriba, abajo, a la izquierda y a la derecha respectivamente. Sin embargo, si necesitara ir a la Celda AZ3000, imagínese cuánto tiempo gastaría para poder llegar a ella. El comando Ir a, permite desplazar el cursor a través de la hoja de cálculo y seleccionar las celdas o los rangos especificados, sin importar su posición. Para activar este comando podrá pulsar la Tecla F5 o entrar al menú Edición y seleccionar "Ir a", con lo que se presentará la siguiente caja de diálogo. 43

44 En el cuadro de texto "Referencia", deberá indicar la celda a la que desea desplazarse, por ejemplo si quiere ir a la Columna Z, Fila 2000, deberá indicar Z2000; después de hacer clic sobre el botón aceptar, el cursor se posicionará inmediatamente en esa celda. Cada vez que usted utiliza esta opción, Excel guarda la dirección de donde partió y del lugar al que se trasladó, por lo que podrá regresar fácilmente a ellas, si es necesario. Referencia En este espacio deberá especificar la celda o el rango a donde desea trasladarse. Si previamente definió un nombre a una celda o a un rango (Menú Insertar, Nombre, Definir), la caja de diálogo presentará los nombres definidos; por lo que podrá elegir el que desee y al hacer clic sobre el botón "aceptar", Excel seleccionará la celda o el rango correspondiente. Nombres definidos Especial Muestra el cuadro de diálogo Especial, que permite seleccionar las celdas que cumplan con alguno de los siguientes criterios. 44

45 Debe seleccionar casilla verificación la de La selección determina las celdas que Excel buscará, por ejemplo: Comentarios Si activa esta casilla de verificación, Excel seleccionará todas las celdas que contienen un comentario. Constantes Selecciona todas las celdas cuyos valores no empiezan con el signo igual. Celdas con Fórmulas Selecciona todas las celdas que contienen fórmulas, según las casillas de verificación seleccionadas. Buscar Se puede buscar un determinado dato dentro de la hoja de cálculo y reemplazarlo por otro. Se puede buscar información por filas o columnas como lo muestra la figura anterior. 45

46 Buscar dentro de Esta barra desplegable nos permite buscar dentro de fórmulas, valores o comentarios. Reemplazar Este cuadro busca y reemplaza caracteres en las celdas seleccionadas o en toda la hoja de cálculo. A menos que seleccione un rango de celdas, el comando Reemplazar hace una búsqueda en toda la hoja de cálculo. Si se selecciona un grupo de hojas, el comando Reemplazar buscará en todas las hojas del grupo, excepto en los módulos de Visual Basic. El comando Reemplazar mostrará un mensaje si no encuentra los caracteres que coinciden. Los caracteres buscados y los de reemplazo pueden incluir texto, números y fórmulas o parte de las mismas. Autocorrección y Ortografía. Verificar ortografia Excel cuenta con una herramienta que le permite revisar el texto capturado en sus hojas de cálculo, incluyendo aquel que se encuentra en los encabezados y pies de página, comentarios, cuadros de texto, etc. Si desea revisar el contenido de un rango, deberá seleccionarlo antes de activar la caja de diálogo ortografía. Si lo que desea es revisar toda la hoja, basta con hacer clic en cualquier celda y utilizar cualquiera de las siguientes opciones: 46

47 1. Barra de herramientas estándar, botón 2. Ir al menú Herramientas, ortografía 3. Presionar la tecla F7 Si selecciona más de una hoja, entonces se verifica el contenido de todas las hojas seleccionadas, incluyendo las celdas ocultas. Cambiar por Si dentro de la selección que hizo se encuentran errores ortográficos o bien palabras que para Excel sean desconocidas, le indicará que esa palabra no se encuentra en el diccionario y le sugerirá que la cambie por la que considere apropiada. Si la palabra que le presenta en Cambiar por : no le parece la adecuada, puede elegir alguna otra de las que se encuentran en el espacio de sugerencias, o bien corregirla usted mismo sin salir de la caja de diálogo y posteriormente deberá elegir el botón cambiar o bien cambiar todas si esta palabra se encuentra varias veces dentro de su hoja. Agregar palabra a Seleccione el diccionario en el cual desee agregar las palabras que están bien escritas pero que no se encuentran en el diccionario principal. La primera vez que usa el comando Ortografía, aparece el diccionario PERSONAL.DIC en la lista "Agregar palabra a". Este diccionario estará vacío hasta que le agregue palabras. 47

48 Omitir Cuando usted considera que la palabra es correcta, aunque no sea reconocida por el diccionario de Excel, puede hacer clic en Omitir para que ésta no sea modificada. Omitir todas Cuando Excel le marque un error en una palabra que se encuentra varias veces en su hoja y desea que se mantenga tal como está, es recomendable utilizar esta opción para que la ignore cada vez que la encuentre al hacer una revisión ortográfica. 48

49 49 Curso de _Excel I

50 DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DE LOS LIBROS DE TRABAJO Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán las herramientas para dar presentación al contenido de los libros de trabajo. Formato de Celdas Aplicar formato de celdas Al aplicar formato el usuario cambia las características de los datos modificando la presentación de números (distintas categorías), de texto (fuente, estilo, tamaño, etc), alineación, bordes, tramas (sombreado de celda) y protección de celdas. Para aplicar formato a una celda o rango de ellas realice lo siguiente: 2. En el menú Formato seleccione Celdas. 1. Seleccione la celda o rango de ellas. 50

51 Elementos de la ficha Número 4. Cambie los parámetros deseados 3. En la ventana formato de celdas seleccione la ficha 5. Presione Aceptar Categoría General Número Moneda Contabilidad Fecha y Hora Porcentaje Fracciones Notación científica Texto Especiales Descripción El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos los datos se muestran tal como son capturados. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes. Presentación de números en general, permite elegir el número de decimales, la forma en que se presentaran los números negativo. Define el tipo de moneda (peso, dollar, peseta, libra, etc), presentación de los números negativos, y numero de dígitos que se van a mostrar a la derecha del signo decimal. Coloca símbolos de moneda, puntos y comas. Ambos presentan números que representan la fecha y hora en diferentes formatos. Los datos del porcentaje multiplican el valor de la celda por 100 y muestran el resultado con un símbolo porcentual Muestra el número de dígitos que necesita representar en fracciones. Las celdas de formato de texto son tratadas como tal, aun cuando se encuentre un número en la celda. Son útiles para hacer un seguimiento de valores de listas en bases de datos, representa números como código postal, telefónico, del Seguro 51

52 Personalizados Social. Permite crear formatos, tomado en cuenta el código de formato, utilizando uno de los ya existentes. Ficha Alineación Elementos de la ficha alineación Alineación del Texto Horizontal Cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De manera predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los valores de error y lógicos en el centro. Vertical Cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas. De manera predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. Sangría Aplica una sangría al contenido de las celdas en el lado izquierdo. Cada incremento en el cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter. Orientación Control del Texto Ajustar Texto Reducir hasta Ajustar Establece la proporción de giro de texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado de la parte inferior izquierda a la parte superior derecha en la celda. Utilice grados negativos para girar el texto de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en la celda seleccionada. Ajusta el texto en la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. Reduce el tamaño de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de forma automática si cambia el ancho de la columna. El tamaño de fuente aplicado permanece inalterado. 52

53 Combinar Celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda de una celda combinada es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente seleccionado. Ficha Fuente Elementos de la ficha Fuente Opción Descripción Fuente Estilo de Fuente Tamaño Subrayado Color Fuente Normal Efectos Vista Previa Opción para seleccionar un tipo de fuente o de escritura. Cambia el estilo de fuente del texto seleccionado. Cambia el tamaño del texto seleccionado. Los tamaños disponibles dependen de la impresora y de la fuente seleccionadas. Seleccione subrayado para dar formato de subrayado al texto seleccionado. Seleccione un color de la lista para cambiar el del texto u objeto seleccionado. Seleccione la casilla de verificación Fuente normal para establecer el tipo de fuente, el tamaño y los efectos del estilo Normal. Seleccione la casilla de verificación Tachado, superíndice o subíndice para dar formato de al texto o a los números seleccionados. Muestra el aspecto que tendrá el contenido de las celdas con las opciones seleccionadas. 53

54 Ficha Bordes Elementos de la ficha Bordes Opciones Descripción Preestablecidos Borde Línea Color Conjunto de bordes preestablecidos para formato rápido. Conjunto de líneas para personalizar los bordes. Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y, a continuación, haga clic en los botones situados abajo y a la izquierda. Opción Estilo para especificar el tamaño y el estilo de la línea del borde. Presenta una gama de colores para el borde. Ficha Tramas 54

55 Elementos de la ficha Tramas Opción Color Trama Muestra Descripción Cambia el color del fondo de la selección. Cambia el nivel de tejido o solidez del color. Vista preliminar de la apariencia del documento con las opciones seleccionadas. Ficha Proteger Elementos de la ficha Proteger Opción Descripción Bloqueada Evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de tamaño o eliminadas. El bloqueo de las celdas no será efectivo a menos que se proteja la hoja. Oculta Oculta una fórmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de fórmulas al seleccionar la celda. 55

56 Formato de Filas Este comando cambia el alto de las filas seleccionadas,. Es necesario tener la selección de una fila para que automáticamente este cambio se refleje en las líneas elegidas. A continuación las gráficas que se observan le indicará el procedimiento a seguir: Seleccione la fila que va a modificar Seleccione el comando Fila del Menú formato. El cuadro de dialogo que a continuación se observa indica que pueden cambiar la opción del alto de fila.. Formato de columnas El formato de columnas le permite tener las opciones necesarias para la mejor vista, distribución y mejor manejo de la información. Dentro del menú Formato columnas tenemos las siguientes opciones. 56

57 Formato Columnas Ancho: Esta opción cambia el ancho de las columnas seleccionadas, solo es necesario elegir una celda de una columna, para cambiar el ancho de toda la misma. En Excel este comando no está disponible si la hoja esta protegida.. Formato Columnas Autoajustar a la Selección. Ajusta automáticamente el ancho de columna con el valor mínimo necesario, para que se muestre el contenido de las celdas seleccionadas, si posteriormente se cambia el contenido de la celda se deberá volver a ajustar la selección, es posible que este comando no este disponible si la hoja se encuentra protegida. Formato Columnas Ocultar. Oculta las filas o columnas seleccionadas, este comando no las elimina. Formato Columnas Mostrar. Una vez que alguna fila o columna se haya ocultado con este comando volverá a mostrar lo oculto, se tiene que seleccionar la primera y la última columna visible para poder mostrar la que está oculta. Formato Columnas Ancho Estandar. Definir el ancho de columna predeterminado 1. Para definir el ancho de columna predeterminado de todas las hojas de cálculo de un libro, seleccione todas las hojas de cálculo. 2. En el menú Formato, elija Columna y, a continuación, haga clic en Ancho estándar. 3. Introduzca una nueva medida. El número que aparece en el cuadro Ancho estándar de columna es el promedio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que cabe en una celda. 57

58 Formato de hoja de cálculo. Este comando le permite opciones de formato para su hoja de cálculo tales como: cambiar el nombre de su hoja e insertar imágenes como fondo. Formato Hoja Cambiar Nombre. Este comando le permite cambiar el nombre de la hoja activa, el procedimiento es el siguiente: 1. Elija con un clic la hoja que desea cambiar el nombre 2. De clic en el comando Cambiar Nombre del menú Formato 3. Cuando el nombre actual de la hoja elegida se seleccione capture el nuevo nombre para esta hoja. En la siguiente gráfica le indicará el procedimiento: Esta es la hoja De clic en el comando La hoja se selecciona y está lista para capturar el Formato Hoja Ocultar comando. Formato Hoja Mostrar Una vez que se haya ocultado alguna hoja, este comando la(s) vuelve a mostrar. Pasos que debe seguir para mostrar una hoja oculta 58

59 1. Elija la hoja que desea ocultar de la pantalla, esta se ocultará automáticamente cuando elija el comando ocultar del menú formato. 2. Cuando ya no se observe la hoja en el libro activo, De clic en el comando Mostrar del menú Formato. Y este ejecutará el siguiente cuadro de diálogo. 3. El cuadro que observa le muestra la(s) hoja(s) oculta(s) que tenga en ese libro. 4. Tiene que dar clic en la hoja que desea mostrar y dé Aceptar, la hoja oculta se verá nuevamente en el libro activo. Formato Hoja Fondo. Este comando le permite crear una hoja de cálculo con imágenes de fondo para su hoja. Siga los siguientes pasos: 1. En la hoja activa De clic en el comando Fondo del menú Formato. 59

60 2. En el cuadro que observa a continuación busque algún archivo de imagen. 3. Una vez localizada la imagen que desea poner de fondo en su hoja, dé clic en el botón Insertar. La imagen ocupará el fondo de la hoja como objeto independiente de las celdas, ya que podrá capturar toda la información en la hoja sin que las imágenes se pierdan. Si desea eliminar el fondo que usted insertó, solo vuelva a elegir el comando Fondo del Menú Formato hoja, este comando se convierte automáticamente en Eliminar fondo. 60

61 Autoformatos Este comando le permite al usuario disponer de formatos establecidos por Excel, pero es necesario contar con información en la hoja para ejecutar este comando. Los pasos a seguir son: Abra su libro de trabajo con la información que desea darle un formato predeterminado de Excel. 61

62 Dé clic en el comando Autoformatos del menú Formato. Le proporcionará el siguiente cuadro de opciones. Elija la opción mas adecuada a su documento. Cuando tome la decisión dé clic en el recuadro que haya elegido y después oprima el botón Aceptar. En su documento se reflejará los cambios que usted eligió. 62

63 INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS DE CALCULO Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán los procedimientos para insertar elementos en las hojas de cálculo. Filas, celdas y columnas Este comando Inserta el número de celdas, filas o columnas que se seleccionen. El procedimiento es el siguiente: Para insertar toda una fila, columna o celda. 4. Elija el número de fila o columna o celda que desee insertar, la selección puede ser desde el encabezado de la fila o de la columna o si lo prefiere desde el área de trabajo Se debe elegir desde aquí. Para el caso de Si lo prefiere puede seleccionar 5. Elija el comando fila columna o celda según sea el caso del menú Insertar. Automáticamente las filas, columnas o celdas seleccionadas se insertarán desplazando las filas o columnas: para las columnas será el desplazamiento hacia un lado o hacia abajo en caso de la fila. Si se ha elegido la fila entonces la columna permanecerá inactiva dentro del menú hasta que las filas se inserten, lo mismo en caso de que sean las columnas las elegidas para insertar entonces las filas quedarán inactivas en el menú. 63

64 Nombres Crea un nombre para una celda, rango, constante o valor calculado que puede utilizarse para hacer referencia a ellos. Los nombres sirven para representar un valor o constante que identifique la secuencia de una función. Comentarios Este comando inserta un comentario alusivo en el punto de inserción. Procedimiento: Elija la celda en la cual usted quiere hacer referencia a algún comentario de la misma Elija el comando comentario del menú Insertar 64

65 Se crea un cuadro de texto en el cual se debe capturar la información. Cuando damos un clic en cualquier parte de la hoja, fuera del comentario que se estipuló, la celda en donde se encuentra el comentario insertado se define por una pequeña flecha roja ésta se muestra en el borde superior derecho Esta es la flecha roja que se observa nos indica en donde está el comentario 65

66 CREAR Y DAR PRESENTACIÓN A GRAFICOS Objetivo particular: Al finalizar el tema, los participantes conocerán la forma de crear y dar presentación a los gráficos. Creación de gráficos Qué es un Gráfico? Es la representación gráfica de la información de una hoja de cálculo, son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios de comparar, tramas y tendencias de los datos. Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en otra. Así como también, puede publicarlo en una página Web. Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. Partes de un Gráfico 66

67 Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. Escala de los ejes Excel genera la escala de los ejes a partir de los datos de las series. Observe en el ejemplo anterior n el rango va de 0 a , abarcando desde el valor mínimo y el máximo de las series. Salvo que indique lo contrario, Excel utiliza el formato de la celda superior izquierda del rango de valores como formato de número para el eje. Nombres de categoría Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas de la hoja de cálculo para asignar nombres y valores a los ejes de las categorías. Nombres de series de datos del gráfico Excel también usa los encabezados de las columnas o de las filas de los datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres se muestran en la leyenda del gráfico. Marcadores de datos Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de datos. Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo. Asistente para gráficos El Asistente para gráficos crea un gráfico nuevo a través de una serie de cuadros de diálogo que le permiten definir las características básicas del gráfico. 67

68 Tipos de gráficos Los gráficos de Microsoft Excel se basan en 14 tipos estándar, los cuales son: Área Barras Columna Líneas Circular Anillo Radial XY (Dispersión) Superficie Burbujas Cotizaciones Cono, Cilindro y Pirámide Cada uno de ellos tiene al menos un subtipo como variantes del tipo original. De esta forma, se puede elegir el más adecuado para la presentación de los datos. Gráficos incrustados Los gráficos incrustados se crean como un objeto más en una hoja de cálculo, utilice gráficos incrustados con informes y otros documentos en los que conviene presentarlo junto con los datos de la hoja de cálculo. 68

69 Si desea mostrar un gráfico separado de los datos a los que está asociado, ubíquelo en otra hoja. Esto resulta útil cuando desea utilizar trasparencias de sus gráficos como parte de una presentación. Procedimiento para crear un gráfico 1. Seleccione las celdas que contienen los datos. 2. Haga clic en el icono del 69

70 3. En el paso 1 del asistente para gráficos seleccione el tipo y subtipo de gráfico de la ficha estándar, o bien uno de la ficha de tipos personalizados. Haga clic en siguiente. 70

71 4. Especifique las celdas de la hoja de cálculo que contiene los datos para las series y los rótulos, Pulse siguiente. 71

72 5. Modifique las opciones del gráfico. 72

73 6. En este paso, decidirá el destino del gráfico. Puede colocar el gráfico como objeto en una hoja de cálculo o bien en una hoja de gráfico nueva. 7. Finalice el proceso. Formato de gráficos 73

74 Formato al texto Es posible cambiar la fuente predeterminada del texto en el gráfico, para esto se debe realizar lo siguiente: Seleccione su gráfico Los cambios realizados se aplican a todo el texto del gráfico. Para dar formato al texto en un elemento del gráfico, haga doble clic en el elemento y efectúe los cambios en la ficha Fuentes. También puede utilizar los botones de la barra de Formato para cambiar el texto de un gráfico, el tamaño de la fuente, el color de la fuente, la alineación del texto etc. Para cambiar la alineación de un texto, por ejemplo para colocar el título del eje Y verticalmente en lugar de horizontalmente, haga doble clic en el elemento para que parezca el cuadro de diálogo, seleccione la ficha Alineación y efectúe los cambios deseados. Agregar rótulos de datos, títulos y otros elementos a un gráfico Selección del Gráfico Usted puede dar diferentes efectos, cambio de fuentes, colores, líneas etc. a su gráfico seleccionándolo y con doble clic en el gráfico seleccionado las posibilidades de cambio aparecerán mediante cuadros de opciones en donde usted podrá darle el formato que desee o bien cambiar el gráfico de su apariencia totalmente. 74

75 Procedimiento: Después de realizar el gráfico sólo debe dar clic en cualquier borde del gráfico y este se seleccionará para que haga los cambios deseados. Para agregar o modificar elementos a un gráfico realice lo siguiente: 1.- Haga clic en el gráfico. 2.- Haga clic en Opciones de gráficos del menú Gráfico 3.- Elija la ficha que desee de Opciones de gráfico, realice sus cambios y haga clic en aceptar. 75

76 Configurar página Esta opción se aplica a hojas individuales dentro de un libro de trabajo. Cuando esté trabajando con un grupo de hojas seleccionadas, cualquier cambio que haga mediante el cuadro de diálogo Configurar página afectará sólo a las hojas seleccionadas que son del mismo tipo que la hoja activa. Por ejemplo, si es una hoja de gráfico, los cambios afectarían sólo a las incluidas en el grupo de hojas seleccionadas. 76

77 Para ver este cuadro de diálogo necesita realizar lo siguiente: En el menú Archivo seleccione C fi Se muestra el cuadro de diálogo Configurar página Este cuadro de diálogo contiene fichas con las cuales puede preparar las hojas que desea imprimir, y son las siguientes: Página: Controla la orientación de la página, la escala, el tamaño del papel, la calidad de impresión y el número de la primera página. 77

78 Márgenes: Controla los márgenes de las páginas, de los encabezados, de los pies de página, el centrado vertical y horizontal. Encabezado y pie de página: Seleccione un encabezado o un pie de página entre los incorporados. También puede personalizar los encabezados y pies de página. 78

79 Hoja: Controla el área y los títulos de impresión, el orden de las páginas, la impresión en blanco y negro, la calidad de borrador, la impresión de notas de celdas, líneas de división de celdas, así como los encabezados de filas y columnas. La ficha Hoja se muestra si la hoja activa es una hoja de cálculo o una de macros. 79

80 Gráfico: Controla el tamaño, el color y la calidad final de los gráficos impresos. La ficha Gráfico aparece solamente si la hoja activa es una hoja de gráficos. Vista preliminar Presenta cada página de la manera como se verá cuando esté impresa. La barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla muestra el número de página actual y el número total de páginas de la hoja seleccionada. Para tener una Vista preliminar de un grupo de hojas lo puede hacer de dos formas, las cuales son: 1.- Haga clic en el botón Vista preliminar de la 2.- En el menú Archivo seleccione Vista preliminar 80

81 La forma en que las páginas aparecen en la ventana de presentación preliminar puede variar dependiendo de las fuentes disponibles, la resolución de la impresora y los colores disponibles. Si la hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la Presentación preliminar mostrará tanto la hoja de cálculo como el gráfico. Antes de usar la presentación preliminar, puede mover o ajustar el tamaño del gráfico arrastrándolo. 81

82 La vista preliminar de una hoja se muestra con las siguientes opciones: Curso de _Excel I Siguiente: Muestra la siguiente página. También utilice las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas preliminares mientras se encuentre en presentación de página completa. Anterior: Muestra la página anterior. También puede usar las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas anteriores mientras se encuentre en presentación de página completa. Zoom: Alterna entre una vista ampliada y una vista de página completa. El zoom no afecta el tamaño de impresión. Hacer clic con el botón del mouse en cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botón Zoom. Use las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de la página en presentación de página completa. Si desea trabajar con una hoja seleccionada en una escala diferente de ampliación, pero no en la ventana preliminar, elija el comando Zoom del menú Ver y seleccione un porcentaje. Esto no afectará el tamaño de la página impresa. Imprimir hoja Imprimir: Al hacer clic en este botón se muestra el cuadro de diálogo Imprimir. Si elige el botón Vista previa del cuadro de diálogo Imprimir, se imprimen las páginas en presentación preliminar. 82

83 Configurar: Al hacer clic en este botón se muestra el cuadro de diálogo Configurar página, el cual ya vimos anteriormente. Márgenes: Activa o desactiva los cuadros para los márgenes de página, encabezados y pies de página, ancho de columnas. Arrastrar los cuadros es una forma fácil de ajustar los márgenes o los anchos de las columnas. Si el controlador de la impresora no permite que se imprima en el borde de la página, es posible que no pueda mover los cuadros a dicho lugar. Cuando arrastra un cuadro, la dimensión de dicho elemento se muestra en la barra de estado. Notas: Si usted mantiene presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras hace clic en el botón Preliminar, funciona como el botón Imprimir. Para ver determinadas páginas, elija el comando Imprimir, especifique el rango de impresión en los cuadros Desde y Hasta, luego elija el botón Preliminar. 83