PHC Hostelería CS. La gestión total del establecimiento

Transcripción

1 PHC Hostelería CS La gestión total del establecimiento La solución que permite aumentar la profesionalidad en la atención al público, a través de una gestión de todos los procesos y tareas inherentes a la actividad de un establecimiento de hostelería. BUSINESS AT SPEED Visite Seleccione el pedido entre las familias y artículos disponibles para cada área del establecimiento. Destinatarios Restaurantes Bares Industria de hostelería Solución Control de pedidos Gestión de mesas y reservas Facturación Análisis global financiero y más Integración total con el Backoffice Monitor de cocina Beneficios Rápida adaptación de los usuarios, fácil aprendizaje Control de todas las operaciones realizadas Reducción de errores Seguridad y sencillez en la organización y gestión Imagen de modernidad

2 Características principales Gestión de menús y de carta. Gestión gráfica del espacio. Control de reservas y ocupación. Gestión de mesas. Emisión y control de las cuentas de los clientes. Control de descuentos y promociones. Control de movimientos de caja y anulaciones. Envío de pedidos para la cocina y bar, y posibilidad de suspensión. Gestión de consumos. Control de las formas de pago utilizadas. Reducción del número de errores cometidos y facilidad en la identificación de responsabilidades. Análisis desde diversas perspectivas. Control de acceso por trabajador. Análisis global financiero con la situación actual del restaurante. Pantalla táctil de uso extramadamente sencillo. Conexión a los periféricos más comunes: impresoras, pantallas para clientes, caja. Integración con proveedores, tesorería y bancos (backoffice con total integración con el módulo PHC Gestión CS). Si posee el módulo PHC Dashboard CS, tiene acceso a un panel de análisis con la información de este módulo. Control de los pedidos para los centros de preparación con el Monitor de cocina. Diferentes precios de venta por horario. (Util para la Happy Hour ) Le gustaría gestionar fácilmente las reservas de su restaurante? Tener siempre a su disposición información actualizada del estado real de cada mesa? Un restaurante necesita gestionar las mesas y saber siempre cuáles están disponibles. Además, es importante saber lo que ha pedido cada cliente. A veces, el hecho de registrar la información en el sistema impide que el camarero pase más tiempo con los clientes. PHC Hostelería CS proporcionará a sus empleados una herramienta adecuada para mejorar su servicio de mesa y satisfacer a sus clientes. Este módulo simplifica la gestión operativa del servicio de mesas. Su apariencia atractiva y sus múltiples funcionalidades facilitan al usuario el registro de los pedidos de las diversas mesas. Al registrar una reserva puede consultar la ocupación del espacio para la fecha/hora de la reserva. Reservas y ocupación sencillas El primer contacto con cualquier cliente es decisivo para la relación que mantendremos en el futuro. Por eso hemos incluido en PHC Hostelería CS funcionalidades para impresionar a sus clientes desde el que muchas veces es el primer contacto con su restaurante: la reserva. Al efectuar una reserva puede consultar rápidamente qué mesas quedan libres, teniendo en cuenta las reservas ya realizadas y qué mesas están libres con capacidad para el número de personas solicitado. Después registra los datos del cliente y determina el tiempo de espera para la reserva, para que el sistema desbloquee automáticamente la mesa, pasado ese tiempo. Para que pueda gestionar su espacio y las reservas de la mejor forma, puede configurar el tiempo medio de ocupación de la mesa para que la aplicación le informe de cuándo estarán libres las mesas. p. 2

3 Gestión espacial del local Porque es imperativo adaptar su espacio a las necesidades y capacidad del local, hemos creado un editor y un configurador de mesas, que le permite diseñar el esquema de la sala e identificar fácilmente las mesas con iconos de: maceteros, balcones, pisos, entre otros. Mediante este esquema definido por usted se determinará la capacidad del espacio y se presentará la ocupación en cada momento, es decir, los lugares ocupados y disponibles. Cada mesa estará siempre en uno de los 3 estados (libre, ocupado, reservado) que, en este esquema se representan o bien por texto o bien por colores, para gestionar el espacio más rápidamente. Además, puede definir diferentes sectores con mesas, que representan las diferentes zonas de su restaurante, como la terraza o las diferentes salas. Puede personalizar las áreas del restaurante, utilizando sus propias imágenes. Para que nunca tenga que volver a una mesa y dar malas noticias, existe la posibilidad de ver las existencias disponibles de cada artículo, y se sugieren solamente las que están disponibles. Además, siempre puede transmitir los pedidos de sus clientes entre mesas, sin perder todos los datos ya introducidos. Una vez se realice el pedido, se puede imprimir en uno o en varios centros de preparación, una o más copias, por ejemplo, en la barra de preparación de bebidas y en la cocina. El nombre de los artículos para imprimir en los centros de preparación puede ser diferente de aquel que aparece en la cuenta del cliente. Además se pueden suspender los pedidos en el momento de su impresión para los diversos centros de preparación, para que pueda introducir un nuevo pedido, aunque no sea para prepararlo de inmediato. Con un simple vistazo identifica las mesas ocupadas y libres, a través del identificador de estado. La satisfacción de los clientes incluye la atención a tiempo y no esperar por los pedidos. La introducción de los pedidos tiene que ser rápida y fácil. El módulo PHC Hostelería CS simplifica la tarea del usuario que introduce los pedidos y, si lo desea, puede enviarlos directamente a la cocina, agilizando su preparación. Algunos artículos (jerarquías) permiten ver diversas opciones para cada plato y hacer sugerencias a los clientes. Profesionalidad en la atención al cliente La atención en su restaurante es su imagen principal y es determinante en el éxito de su negocio. La rapidez debe estar asociada a un servicio de atención, al conocimiento de la carta e incluso a la capacidad de hacer sugerencias a los clientes. Para potenciar todas estas características se ha incluido en PHC Hostelería CS la posibilidad de predefinir qué productos pueden ser seleccionados, en función del artículo elegido y solicitado. De esta forma, al hacer el pedido de determinado artículo, podrá seleccionar como acompañamiento aquellos que corresponden, o sugerir otros productos complementarios. Además puede configurar si el producto suma precio o no, o si existe la necesidad de introducir la cantidad o no. Un ejemplo son los entrantes en un restaurante, en que el camarero podrá sugerir complementos además de los que la casa ofrece. p. 3

4 Si es necesario anular un pedido, puede gestionar el motivo que ha provocado la anulación e indicar si da lugar a la reposición de existencias o no. Por ejemplo, un error en el pedido repone existencias, pero una botella rota no. Existe la posibilidad de definir los nombres de los artículos en varios idiomas, facilita la atención a los clientes de diferentes nacionalidades y permite imprimir las cuentas/documentos en el idioma del cliente que está en la mesa. Para que pueda ofrecer el mejor servicio a cada cliente hemos creado un sistema de avisos a sus empleados, por ejemplo, puede configurar los intervalos de tiempo para antender mesas y avisar a sus empleados cuando se supere este tiempo. Puede configurar y personalizar las impresiones de la cuenta. Se exige también un control riguroso de los valores vendidos/ cobrados, para ello es necesario que la aplicación nos facilite mecanismos que permitan atender a cada cliente de forma personalizada. Cuestiones como gestión de sectores, pagos parciales, transferencias de pedidos también son frecuentes en este tipo de negocio. Facturación y pagos Para que también en el momento del pago su atención al cliente sea ejemplar, puede definir el pago rápido a través de una única tecla, acelerando la velocidad del pago evitando esperas innecesarias. Al definir para cada producto su nombre en varias lenguas, puede mostrar a cada cliente la cuenta en su propio idioma. Para que la facturación se adapte a su realidad, cada cuenta puede estar regularizada por varios tipos de pagos distintos, es decir, la cuenta se puede dividir por diferentes personas y facturas. También existe la posibilidad de pago en fases, facturando parte de la cuenta sin cerrar la cuenta de la mesa. Y para que esta funcionalidad sea aún más flexible se puede realizar la división artículo por artículo, seleccionando lo que cada cliente paga o indicando el valor que se desea para cada cuenta. En caso de que la cuenta se emita por fases, las operaciones en la mesa se bloquean una vez emitida la cuenta, con opción de reapertura si existe algun consumo que haya que registrar después de ese momento. Para una operación más rápida, los precios pueden ser alterados directamente en el punto de venta, si el operador tiene ese acceso, así como la definición de descuen tos, que se puede realizar por tipo de precio, oferta, x paga y o porcentaje. Se incluye la posibilidad de reimprimir cualquier documento del mismo día o de días anteriores, existe un control real de las cuentas presentadas a los clientes, así como de las formas de pago. Todas las operaciones críticas realizadas se registran para consultar posteriormente: anulaciones, pagos y transferencias de mesas. Todas las impresiones son diseñadas por usted, lo que le per mite utilizar los documentos emitidos como una herramienta más para divulgar la imagen de su marca. Puede seleccionar fácilmente qué va a pagar cada persona y cuál es la forma de pago. p. 4

5 Estadísticas de ventas y hoja de caja Puede obtener las ventas del día en cualquier momento: por punto de venta, por vendedor/usuario, por artículo, por forma de pago, etc., de esta forma controlará al detalle, toda la situación financiera y comercial de su o sus restaurantes. También tiene la posibilidad de analizar la rentabilidad de sus ventas, controlando inmediatamente si el beneficio generado por las ventas está dentro de las previsiones y si permite cubrir los gastos fijos. Puede imprimir todos los listados de ventas, incluyendo aquellos listados habitualmente disponibles en las cajas. También permite imprimir la hoja de caja con el saldo inicial y final, y con la lista de todos los documentos emitidos, listados de cierres de caja configurados por el usuario y arqueo de caja. Gestión diaria facilitada Porque la flexibilidad es imperativa en la hostelería, el módulo PHC para el sector prevé la inexistencia de apertura y/o cierre del día o múltiples aperturas/cierres de caja en el mismo día con la liquidación total de caja por día. Además, se pueden realizar en cualquier momento del día correcciones de caja o introducción de cambio, por operador y por puesto. Interfaces Existe la posibilidad de introducir registros con el teclado, la interfaz está optimizada para ello ya que incluye la creación de atajos con el teclado (teclas de usuario). El módulo Multilingua en PHC Hostelería CS, le permitirá asignar a cada trabajador su idioma de trabajo. Seguridad Es fundamental para usted, pero no siempre puede controlar de cerca su negocio? Esta aplicación permite protección en diferentes niveles mediante el uso de contraseñas. De esta forma, puede limitar los accesos o supervisar las operaciones efectuadas por cada utilizador. Backoffice integrado Teniendo el módulo PHC Gestión CS pasa a tener integración directa con el backoffice, lo que le permitirá tener todo integrado en una única aplicación para sus necesidades de gestión relaciona das con pedidos y compras a proveedores, pasando por un control riguroso de la tesorería y bancos, lo que se traduce en una gestión de clientes y stocks extremadamente completa y eficaz. En PHC Hostelería CS existen varias formas de obtener análisis de forma rápida y configurable. Varios locales La aplicación se ha creado para tener totalmente en cuenta la existencia de una sede y varios establecimientos y transmisión total de datos entre los locales y la sede y viceversa. En la sede, es posible reunir los datos de todos los establecimientos dependientes. Efectuar análisis basados en cada uno de los establecimientos o en toda la red. Análisis Al incluir un análisis global financiero, esta aplicación facilita en cualquier momento una imagen de la situación actual del restaurante, en la que se incluyen valores facturados por artículo, por empleado, por sector, entre muchos otros. Permite consultar la información de cada trabajador y ver de forma grá fica la ocupación de cada mesa (quién está atendiendo, el valor vendido y la hora de apertura de la mesa). Además de este cuadro, incluye numerosos análisis de fácil consulta, como por ejemplo los análisis de ventas por: trabajador, puesto, sector, mesa, tipo y fecha; estadísticas de consumos por horas en gráficos y estadísticas gráficas de consumos medios por personas. También existe un botón en la pantalla de artículos que le permite analizar por inter valo de fecha y hora, cuáles son los artículos más vendidos. Conexiones a periféricos El software permite la conexión a diversos periféricos: cajón con apertura automática cuando se realiza el cierre del documento; lector de códigos de barras para mayor rapidez en la facturación; visor para el cliente que enseña el artículo y su respectivo precio, y permite configurarlo para otra información; impresora propia para documento/ticket. Si estos periféricos están de acuerdo con las normas standard para Windows Standard (OPOS), funcionarán di rectamente tras la instalación. Multioperador o multisesión en simultáneo Puede tener, varios operadores (trabajadores) de forma simultánea, controlar sus ventas y, si lo desea, puede protegerlos con contraseña. Template PHC Dashboard PHC Hostelería La cantidad de datos generada por los sistemas de información, exige a los gerentes una capacidad extra para distinguir lo que es importante de lo accesorio. Por eso se ha desarrollado para este módulo una plantilla de Dashboard cuyo objetivo es complementar el punto de vista de los análisis, transformando los datos en informaciones útiles. De esta forma, permite consolidar una mejor toma de decisiones (más p. 5

6 sencilla y asertiva), contribuyendo al éxito de la empresa. De esta forma, contará con varios análisis de consulta intuitiva, como por ejemplo los análisis de ventas por: persona, puesto, sector, mesa, tipo, año, trimestre, mes, semana, día, hora, familia, marca y artículo; estadísticas de consumos por horas, estadísticas y gráficos de consumos medios por personas. Monitor de cocina Con la nueva opción Monitor de cocina puede organizar y optimizar los centros de preparación, es decir, las cocinas o los bares del restaurante. Con esta función terminan los problemas relacionados con las impresoras, desde la falta de papel hasta los tickets olvidados, por otra parte, permite también una mejor visión y gestión global de los pedidos y al mismo tiempo alguna interacción entre quien atende al cliente y quien prepara los pedidos, haciendo todo el proceso mas eficiente, minimizando los errores y atrasos. Este mecanismo permite ver la evolución de los pedidos en el tiempo con colores, para que los usuarios sepan la antigüedad de los pedidos, solo tendrán que fijarse en los colores. La facilidad de la operación es también una ventaja, ya que con un simple clic, el usuario pone un pedido en espera o preparado. Alertas visuales y sonoras para los nuevos pedidos para la cocina. Terminales externos (opcional) Con su solución PHC Hostelería CS puede utilizar terminales inalámbricos para registrar los pedidos de los clientes directamente en PHC Hostelería CS. Además de su facilidad de uso, la integración de los terminales portátiles X64 en el Software PHC permite registrar y anular pedidos más rápidamente, interactuando directamente con la cocina. Para poder beneficiarse de estas funciones debe adquirir la aplicación PHC Terminales Portátiles CS que le permitirá obtener todas las plusvalías de los terminales X64. Al contar con control total de accesos por usuario, este módulo permite mejorar la atención en las mesas, con toda la seguridad. Puede sincronizar los artículos según diversos criterios, por ejemplo, artículos a partir de un filtro; solamente en determinado sector; solamente los artículos disponibles de un puesto de venta o todos los artículos. Con esta solución reducirá el número de errores en la atención, y aportará mayor movilidad logrando una imágen de rapidez y eficacia, y contribuirá al aumento de la productividad de los usuarios. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 6

7 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

8 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 8