PHC Proyecto CS. La gestión de todos los aspectos de una obra

Transcripción

1 PHC Proyecto CS La gestión de todos los aspectos de una obra La solución que permite ejecutar y seguir todos los procesos de una obra: presupuesto, planificación, emisión/facturación de las mediciones y control de la obra. BUSINESS AT SPEED Visite Posibilidad de planificar y controlar las diversas tareas relacionadas con la ejecución de cada proyecto/obra. Destinatarios Empresas de construcción civil y obras públicas Empresas que necesitan enviar presupuestos complejos a clientes Empresas de montajes eléctricos o mecánicos Solución Emisión y control de presupuestos Planificación de obra Medición y facturación Control financiero de obras Importación de fichero BC3 Beneficios Fácil de utilizar Elevado potencial para abarcar todas las necesidades de una empresa de construcción civil Adoptado por cientos de empresas de construcción civil Controla y mejora la gestión de todas las obras que la empresa está ejecutando

2 Características principales Integración de diferentes departamentos de la empresa en una única solución integrada. Toda la información de cada expediente (obra) en desarrollo, independientemente del departamento donde se ha generado. Control de las diferentes fases de cada expediente (obra), de una forma sencilla y directa. Extrema facilidad en la elaboración de informes personalizados, para el control de las diversas fases de cada expediente (obra). Control detallado de los costes y rentabilidad de cada expediente. Gestión de todo el equipo involucrado en un plan de trabajo común. Herramientas de análisis y planificación para concretar plazos y tiempos. Facilidad de planificación y desarrollo de proyectos. Informes específicos para el área de construcción, por ejemplo Listados de subcontratas y Listados de necesidades por capítulo. Mayor productividad de los colaboradores gracias al trabajo en equipo. Mejor apoyo en la toma de decisiones, con base en información centralizada. Integración con el Microsoft Project. Varios módulos integrados Con esta aplicación, basada en el módulo PHC Gestión CS, podrá controlar de forma totalmente integrada las diferentes actividades relacionadas con la ejecución de proyectos, ya sean obras de construcción civil, proyectos para promocionar u otros. Presupuesto: ejecución de una propuesta a un cliente (con precios de venta); ejecución del presupuesto con precios de coste; ejecución de presupuestos adicionales con conexión a presupuestos ya en desarrollo (trabajos adicionales); control de los avales bancarios asociados a la obra. Planificación: ejecución del plan de trabajos a realizar con plazos; definición de la cantidad de mano de obra a utilizar y equipamientos; elaboración de consultas, evaluaciones y adjudicaciones de subcontratas y materiales específicos; integración con el software Microsoft Project. Medición: emisión de mediciones, trabajos adicionales y trabajos contratados no ejecutados; facturación de las mediciones efectuadas. Control: control de costes de la obra y su respectiva rentabilidad; gestión financiera de cobros y pagos por obra; cronograma financiero. Se puede acceder a todos los expedientes desde una única pantalla que permite consultar todos los datos de la obra, introducir documentos (medición y presupuestos), planificar la obra y ver los análisis. Desde este monitor puede seguir el historial completo de los presupuestos creados hasta la adjudicación y los trabajos posteriores presupuestados en la obra, así como las subcontratas, tanto en la consulta de precios como para adjudicación. Puede ejecutar toda la planificación de la obra viendo el cronograma de trabajos, con la distribución de los tiempos de ejecución, personal en la obra y equipamiento, hasta el detalle indicado por el usuario (días/semanas/meses). El desarrollo del expediente se integra de forma automática en el módulo de PHC Gestión CS. Si posee el módulo PHC Ocupación CS, se integrará la gestión de la mano de obra y de otros equipamientos existentes. p. 2

3 Workflow integrado EXPEDIENTE El expediente reunirá toda la información. CONSULTAS SUBCONTRATAS Actualiza Presup. PRESUPUESTO Actualiza Presup. CONSULTAS DE PRECIOS Emitir las consultas a proveedores para subcontratas. Presupuestos, trabajos adicionales, avales bancarios. Emitir las consultas para proveedores con los precios de materiales. ADJUDICACIÓN DE SUBCONTRATAS Adjudicación a subcontratistas. ADJUDICACIÓN FACTURACIÓN DE ADJUDICACIÓN/ AVAL Facturación inicial. PLANIFICACIÓN Planificar la coordinación y duración de las diferentes tareas. Necesidades, pedidos de materiales, compras y subcontratas Calcular las necesidades y emitir los documentos. Necesidades, pedidos de materiales, compras y subcontratas Calcular las necesidades y emitir los documentos. FACTURACIÓN Facturación de mediciones. MEDICIONES Introducir las mediciones. PRESUPUESTO DE TRABAJOS ADICIONAL Si las mediciones exceden el Presupuesto. CRONOGRAMA FINANCIERO En cualquier momento podrá consultar el cronograma financiero de costes y beneficios. FACTURACIÓN Varios modos de facturación: por medición, por plazo, por porcentaje de la obra, etc. REVISIÓN DE PRECIOS BALANCE Ver qué se ha facturado y qué falta por facturar. PREVISIÓN DE COBROS Previsión en cualquier momento de los cobros y sus respectivos plazos. BALANCE FINAL Análisis final para ajustes con el cliente. p. 3

4 Presupuestos Este módulo base, obligatorio en PHC Proyecto CS, permite la elaboración de presupuestos, diferentes versiones de presupuestos, control de costes directos e indirectos, impresión en diferentes formatos, importación directa de la estructura desde ficheros externos preparados para administrar los ítems definidos como subcontratas y mucho más: Creación de presupuestos con precios de coste y precios finales. A partir de toda la facturación y coste de la obra, permite tener dos tipos de presupuesto, uno para el cliente y otro para costes de la posible obra. Importación (Excel, texto o tabla) de información para facilitar la respuesta a los diversos presupuestos o concursos. Definir las formas de pago por presupuesto en mediciones y/o valores porcentuales del total del presupuesto. Definir los márgenes de beneficio individuales o por presupuesto con tabla asociada de obligaciones definidas porcentualmente, con uso línea a línea o por valor global en el presupuesto. Definir las obligaciones administrativas, financieras o de obra. Puede definir las obligaciones por ítem o por valor global igual que la definición de beneficio. Definir la situación del presupuesto. Paso a paso, en todo el expediente, puede obtener la información de quién aprueba, de la adjudicación, de la obra en curso y cualquier otro dato que desee. Definir las fórmulas específicas de cálculo del precio de coste del artículo/equipamiento/servicio, ajustando el valor lo máximo posible a la realidad. Agrupación de la estructura de ítems que componen el presupuesto en capítulos, categorías y subcategorías. Permite la negociación con diferentes alteraciones de precios o trabajos, por totalización del presupuesto, descuentos o valores individuales. Posibilidad de tener diferentes consultas, precios de materiales o subcontratistas, para lograr precios más apropiados para suministro o realización de trabajos. Permite elaborar listados comparativos entre subcontratistas y/o proveedores solicitados. Con el módulo Presupuesto puede controlar los avales de los contratos. Ese control será efectuado en dos vertientes: financiera y planificación de obra. En las entidades emisoras la vertiente financiera, puede registrar los límites y comisiones utilizadas, lo que permite efectuar una mejor planificación de la obra. Los análisis y funcionalidades que están contemplados son: análisis de avales bancarios; propuesta del aval; registro del aval; conferir costes; plan de comisiones; hsitorial de movimientos. Puede ver el historial de los movimientos y asignar los costes en el historial de costes.. Vista de los avales bancarios (activos) existentes para cada entidad emisora. Facilidad de uso de la estructura del presupuesto con valores con medición para recibir propuestas de subcontratistas para adjudicar contratos o compra de materiales. Planificación Con este módulo del PHC Proyecto CS puede planificar el tiempo de la ejecución de cada tarea de cada presupuesto, creando así los mapas de trabajo y los cálculos de necesidades relacionados con los presupuestos adjudicados. El listado de necesidades presenta una imagen de las necesidades de los presupuestos adjudicados, en un determinado espacio de tiempo, según las tareas planificadas para ese mismo espacio de tiempo por capítulo. Una vez calculadas las necesidades, podrán ser emitidos, de forma automática, pedidos a los proveedores. Las áreas principales que abarca el módulo Planificación son: Posibilidad de obtener listados de planes de trabajo con información del nivel pretendido en el presupuesto, según su estructura, lo que permite organizar el trabajo para realizarlo por categorías principales pero con facilidad de ejecutar por elemento del presupuesto para totalizar las categorías. Distribución del personal y/o equipamiento en las obras. Siguiendo la lógica del punto anterior, este proceso se realiza de forma similar para la mano de obra y equipamientos necesarios. Preparación de pedidos de material para entregar en las p. 4

5 obras definidas con los respectivos plazos, atribuyendo un estado a los pedidos efectuados (En espera para entrega; Entrega probable el día x, Para entregar en la obra el día y ; Entregado; En aprobación, y Visto bueno/ OK para pago). Pueden existir varias planificaciones por expediente (obra), por ejemplo, una planificación provisional y una real. Todas las planificaciones creadas en PHC Proyecto CS se pueden exportar a Microsoft Project. Al cerrar los nodos puede ver tareas virtuales, es decir, una única tarea por capítulo que sustituye a todas las otras y abarca las fechas que estas comprendian. Puede planificar una tarea virtual, es decir, planificar un conjunto de tareas del capíutlo en simultáneo. Presentación gráfica del tipo cronograma, para planes de obra y distribución de mano de obra y equipamientos. Se pueden definir colores por tipo de tarea y festivos, puede optar por ver los festivos en la planificación. Si posee el módulo PHC Ocupación CS puede ejecutar la distribución de los recursos en las distintas tareas planificadas, sea mano de obra o equipamientos. Cronograma del plan de obra. Medición En este módulo puede introducir las mediciones del trabajo ya ejecutado, controlando trabajos de más y de menos, y emitiendo su respectiva facturación de forma automática. Las principales funcionalidaes disponibles son: A partir del presupuesto y de su estructura de ítems, capítulos, categorías y subcategorías, se puede hacer la medición del trabajo realizado para cobrar al cliente. El control de mediciones es importante para la forma de pago por mediciones mensuales. En cualquier forma de pago que utilice el presupuesto como base, siempre es posible cuantificar trabajo ya realizado, teniendo de esta forma como objetivo la medición mensual. Uso de la forma de pago definida en el presupuesto adjudicado, con la realización de su respectivo cálculo. Estos valores se utilizan en la ejecución de la factura de cada medición y también el tipo de pago por valores porcentuales definidos como forma de pago. De esta forma, no se hacen las mediciones, se hacen recibos de anticipo para crear posteriormente una factura final. Control de avales y su disolución en las mediciones mensuales, es decir, identificación de los mismos. Una vez realizada la medición se puede emitir el documento de facturación con el valor detallado y la modalidad de pago. Control del trabajo realizado de medición a medición, para elaborar las mediciones futuras y ver los acumula- dos de mediciones y de valores. Esto permite cuantificar y valorar la siguiente medición y verificar los desvíos presupuestarios. Las mediciones permiten facturar automáticamente al cliente el trabajo realizado. Control El módulo Control permite tener una visión global de cada obra, sobre su ejecución, su cronograma financiero, el análisis de desvíos entre lo previsto y lo que realmente se ha llevado a cabo, tanto en cantidades como en costes y mucho más. Los análisis y funcionalidades incluidos son: El cronograma financiero de la obra se define utilizando el plan de obras existente, añadiendo la previsión de entrada de dinero en el transcurso de la obra, es decir, es el listado resultante de la unión entre el preparador de obra y el departamento financiero de empresa. No es más que el plan de obra, los costes presupuestados y los costes reales de la obra. A través del plan de cobros y ventas puede determinar el beneficio y el flujo de caja por obra. Puede utilizar precios de coste, precios de venta, facturación, compras, previsión de cobros y el flujo de caja. El cronograma financiero porcentual presenta valores mensuales, semanales y desvíos diversos. La presentación de estos valores se realiza por columnas o en forma de gráfico del tipo cronograma y permite introducir líneas con fórmulas para calcular desvíos. Puede obtener listados de previsión de cobros de acuerdo con los plazos de las obras y fases de los trabajos, activados por las mediciones con la previsión de trabajos para ejecutar o definidos por porcentaje de trabajos para realizar, cuando el método de pago no es por mediciones mensuales. Los desvíos deben tener ajustes finales para regularizar el valor de adjudicación correctamente. Para eso es necesario permitir el balance en cualquier momento, para averiguar trabajos adicionales y trabajos contratados no realizados, para los valores y deducciones de adjudicación. El control de obras en curso y adjudicadas para planificación de trabajos se realiza para permitir la entrada de adjudicaciones y la realización de obras con la respectiva perspectiva de valores. Se puede llevar control sobre las compras y la introducción en las diversas obras. La distribución por obra de las diferentes compras se realiza a partir del coste de materiales y el control de exigencia de los mismos. Análisis de costes y listado de desvíos. Estos análisis p. 5

6 permiten controlar los costes previstos tanto de mano de obra, de subcontratistas, como de materiales utilizados, para confrontar la previsión presupuestada con la realidad de la obra. También permitirá ajustar futuros presupuestos y verificar el beneficio previsto. Estos análisis tienen en cuenta: los precios de coste del presupuesto, la previsión realizada a través de la distribución de mano de obra y equipamientos en la planificación de obra y lo que en realidad se ha gastado en material, es decir, subcontratistas y mano de obra. Elaboración de análisis de costes final por obra con la posibilidad de averiguar el beneficio o las pérdidas finales. Para este análisis, tiene que existir siempre, una definición de obra para cualquier documento y presupuesto. Los valores se pueden totalizar por categorías (subtotales) de mano de obra, materia prima, subcontratistas, presupuestos y trabajos extras, lo que permite confrontar los subtotales de coste inicial, subtotal de costes administrativos, financieros y de obra previstos, para sacar beneficio de las pérdidas. Este módulo también permite exportar como documentos de Excel los analisis mencionados. Para cada expediente (obra) puede consultar todos los documentos emitidos, desde presupuestos hasta las mediciones. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 6

7 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

8 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. PHC Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 8