SIMAT 2013 Guía Rápida Retiros, Reprobación y Graduación SED

Transcripción

1 SIMAT 2013 Guía Rápida Retiros, Reprobación y Graduación SED

2 DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS - DUE Las s de Educación Certificadas deben actualizar la información de los establecimientos educativos Oficiales y No Oficiales en el Directorio Único de Establecimientos Educativos - DUE, que el Ministerio de Educación tiene a disposición de las s de Educación para tal Fin: La actualización del DUE se divide en dos partes, de acuerdo con las orientaciones del Ministerio de Educación Nacional relacionadas con la actualización del Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, contenidas en el oficio MEN 2012EE29698 del 23 de mayo de 2012: 1. Las novedades que requieren acto administrativo.- La Secretaria de Educación debe solicitar al Ministerio de Educación Nacional por medio escrito y firmado por el Secretario de Educación, adjuntando una copia escaneada del acto administrativo en la Plataforma del SINEB_DUE - MEN, la información de establecimientos educativos que tengan que ver con los siguientes tipos de novedades de acuerdo con el artículo 9 del Decreto 3433 del 12 de septiembre de 2008: Creación y Cierre de Establecimientos Educativos y Sedes Fusiones y Asociaciones Actualización de establecimientos educativos: Jerarquía, variable licencia, código del establecimiento, nombre o razón social, zona, subsidio, calendario, matrícula contratada y fecha de creación. Conversión de Sede en Establecimiento Revisión actos administrativos adjuntos al sistema Actualización de Sedes: Jerarquía, código de la sede, nombre, zona y fecha de creación.

3 Es imprescindible que el encargado del DUE en cada secretaría cargue en el sistema los actos administrativos por establecimiento educativo que soporten la novedad, de tal forma que el Ministerio de Educación pueda revisarlos y garantizar que los cambios solicitados se ajusten a lo contenido en dicho acto administrativo. 2. La actualización de información no contenida en el numeral anterior y que corresponde a los datos básicos del establecimiento, debe ser actualizada directamente por cada Secretaria de Educación, ingresando directamente en el DUE. Nombre del rector e identificación del mismo Dirección, barrio, teléfono, fax, correo electrónico, página web Idiomas, Discapacidades, talentos y capacidades excepcionales, grupos étnicos, situación de conflicto Niveles, Jornadas, grados, modelos, género Según el artículo 10 del Decreto 3433 del 12 de septiembre de 2008 los establecimientos educativos tienen la obligación de reportar a la secretaría de educación de su jurisdicción los datos de su establecimiento y estudiantes, en la forma y términos que requieran las autoridades educativas territoriales y nacionales, y las secretarías de educación mantendrán en el Directorio Único de Establecimientos Educativos (DUE) y a disposición del público, la información actualizada sobre los establecimientos educativos privados con licencia de funcionamiento vigente en su jurisdicción, incluyendo por lo menos nombre completo, número de identificación DANE, número de la licencia, dirección, teléfono, correo electrónico y niveles autorizados. La información actualizada en el DUE, se refleja automáticamente en el Sistema de Matrículas - SIMAT. Para la actualización de la información de los colegios privados en el DUE, se requiere copia de la licencia de funcionamiento o de creación, la de ampliación si las hubiere y la última resolución de costos para validar a qué régimen pertenece.

4 Ingreso al sistema. ALCALDÍA MAYOR Para ingresar al sistema debe seguir los siguientes pasos: 1. Abra el explorador de su preferencia ( Goole Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer ) Ingrese a la página web se desplegara la siguiente pantalla: Imagen 1. Pantalla de inicio 2. Digite en el campo de usuario el código DANE 12 de la institución y en el campo de contraseña SED De clic en el botón ENTRAR

5 4. Si los datos fueron diligenciados de forma correcta aparecerá la siguiente pantalla: Imagen 2. Pantalla Principal Nota: En caso de error aparecerá el siguiente mensaje: Usuario o clave inválidos. Por favor intente de nuevo. si este error persiste comuníquese con el administrador del sistema de la SED, al correo electrónico sedplaneacion5a@gmail.com.

6 Registro de novedades. ALCALDÍA MAYOR El cambio de estado de un alumno o de su información genera una novedad al sistema, antes de crear alumnos nuevos se debe verificar si estos no se encuentran en el sistema, de encontrarse en él se debe generar una novedad para matricularlo, retirarlo, graduarlo o cambiar información básica del alumno, en estos casos siga los siguientes pasos: 1. De clic en el menú Matrícula 2. De clic en el submenú Novedades 3. Busque el alumno por número de identificación en caso de no encontrarlo buscar por nombres y apellidos. Imagen 6. Pantalla Búsqueda de alumnos. Nota: Es importante si no se encuentra el alumno al buscarlo por el número de identificación verificar buscándolo por sus nombres y apellidos debido a que este pudo cambiar de documento desde la última novedad y no se debe duplicar los alumnos en el sistema. 4. Aparecerán columnas con los alumnos que coinciden con el criterio de búsqueda.

7 5. Si el alumno se encuentra en estado RETIRADO o pertenece a su institución educativa los botones de ver alumno y novedades se encontraran habilitados para poder realizar modificaciones. Imagen 7. Pantalla selección de alumnos Nota: En caso de encontrar el alumno y estar deshabilitado sus opciones hacer lo siguiente: 5. a. Alumno Matriculado en otra institución Educativa No Oficial: Comunicarse con la institución con el fin de ser retirado por medio del SIMAT. 5. b. Alumno Matriculado en otra institución Educativa Oficial: comunicarse con la SED a las extensiones 4207 o 4209 área de Cobertura. 5. c. Alumno Matriculado en otro Ente Territorial: Enviar la fotocopia del documento de identidad, hoja de matrícula y carta del rector certificando que el alumno estudia en la Institución Educativa ** Si el cambio a realizar es en la información básica del alumno realice los siguientes pasos: 6. De clic en el botón de ver alumno. 7. Cambiar la información necesaria 8. De clic en el botón de guardar.

8 Imagen 8. Formulario Información Básica. Si el cambio a realizar es en el estado del alumno (matriculado, retirado, graduado) realice los siguientes pasos: 5. Seleccione el nuevo estado. 6. Llene toda la información solicitada. (en la casilla consecutivo de la sede digitar el código DANE de la Institución Educativa y agregar 01). 7. De clic en el botón de guardar. ** Al realizar un cambio de estado a graduado es importante verificar primero que efectivamente el usuario se graduó debido a que el proceso para devolver el estado es proceso dispendioso.

9 Imagen 9. Formulario Cambio de Estado.

10 Registro de reprobados ALCALDÍA MAYOR Para realizar el registro de alumnos reprobados realice los siguientes pasos: 1. De clic en el Menú Matricula 2. De clic en el submenú Registrar Reprobados 3. Busque la institución Educativa por medio del código DANE o Nombre 4. Aparecerá una columna con la Institución Educativa y un botón de selección 5. De clic en el botón de Selección. 6. Seleccione el grado 7. De clic en el botón de buscar. Imagen 10. Formulario Registro de Reprobados. 8. Seleccione los alumnos a reprobar 9. De clic en el botón de guardar.

11 Ayuda y Soporte Técnico ALCALDÍA MAYOR Si tiene algún inconveniente con el manejo del sistema o su funcionamiento puede contactarse a los siguientes medios de comunicación. 1. Call Center Mesa de ayuda del MEN teléfono ext 1 2. Administración colegios privados SIMAT correo electrónico simatbogota@sedbogota.edu.co, teléfono: a las extensiones Dirección de Cobertura y Oficina a de Planeación 4209.

12 Contenido ALCALDÍA MAYOR Ingreso al sistema Registro de novedades Registro de reprobados Ayuda y Soporte Técnico... 11