FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

Transcripción

1 08/07/015 Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 015 Elaboró Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación Area de Talento Humano Firma de Autorizaciones Revisó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Noviembre de 014 Julio de 015 Control de Cambios Descripción Creación del Procedimiento FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 014 Cambios numerales 4, 6 y 7. Actualización del nombre del procedimiento y actividades generales. (FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 015) 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializada Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario Área de Talento Humano

2 . Objetivo 08/07/015 Describir las actividades a llevar a cabo con la ocurrencia de un accidente y/o incidente laboral que presenten los servidores del IDEP en cumplimiento de su misión dentro y fuera de sus instalaciones. 3. Alcance Inicia con la presentación de un evento para que este sea reportado a la ARL en el caso del accidente o notificado el incidente al Área de Talento Humano y finaliza con el seguimiento del caso. Aplica a todos los servidores del IDEP que presenten un accidente de trabajo en cumplimiento de su misión dentro y fuera de sus instalaciones Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. 4. Base legal Ley 9 de 1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias Ley 156 de 01 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Ley 1610 de 013 Por la cual se regulan algunos aspectos sobre las Inspecciones del Trabajo y los acuerdos de formalización laboral Decreto Ley 195 de 1994 Por el cual determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales Decreto 1530 de 1996 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 100 de 1993 y el Decreto-ley195 de 1994 Decreto 090 de 003 Por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud del trabajador y se modifican y señalan las condiciones, requisitos y beneficios del régimen de pensiones de los trabajadores que laboran en dichas actividades Decreto 943 de 013 Por el cual se modifica el parágrafo 1 del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999 Decreto 135 de 013 Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez y se dictan otras disposiciones Decreto 73 de 013 Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones Decreto 1443 de 014 Por la cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Decreto 1507 de 014 Por el cual se expide el Manual Único para la Calificación de la Pérdida de la Capacidad Laboral y Ocupacional Resolución 400 de 1979 Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Resolución 1016 de 1989 Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el pais Resolución 013 de 1989 Reglamento para la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en lugares de trabajo. Resolución 156 de 005 Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones. Decreto 47 de 015 Por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracción a las Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos, se señalan normas para la aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas y se dictan otras disposiciones. NTC 18001/007 Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS Guía Técnica Colombiana- GTC 45 /010 Guía para la identificación de los peligros y la valorción de los riesgos en seguridad y salud ocupacional

3 Documentos Externos 5. Documentos de Referencia 08/07/015 Documentos Internos Formato de accidentes de trabajo de la ARL a la cual se esté afiliado. Plan de Emergencias del IDEP ACCIDENTE DE TRABAJO ACCIDENTE GRAVE ARL DOCUMENTO EMERGENCIA Término FORMATO DE REPORTE DE ACCIDENTE DE YRABAJO INCIDENTE DE TRABAJO INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE 6. Definiciones Definición Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante laejecución de órdenes del empleador o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, incluso fuera del lugar y horas de trabajo (Adaptada de la Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones). Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. Por sus siglas: Administradora de Riesgos Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud. Instrumento aportado por la ARL en el cual se registran los datos y se informa de la ocurrencia de un accidente sufrido por los servidores del Instituto. Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras. Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integrante del Sistema General de Riesgos. LUGAR DE TRABAJO Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización (NTC-OHSAS 18001). CONFORMIDAD TIFICACIÓN DE INCIDENTE DE TRABAJO ORGANIZACIÓN PELIGRO PROCEDIMIENTO REGISTRO REPORTE DE ACCIDENTE DE TRABAJO STEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO STEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES Información y su medio de soporte No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros. Es informar en los términos establecidos, a la Entidad u organismo distrital la ocurrencia de un casi accidente, que tuvo el potencial de generar daño o lesión al trabajador, por causa o con ocasión del trabajo Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de éstos (NTC-OHSAS 18001). Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Es informar en los términos establecidos por la normatividad vigente, a la ARL, la ocurrencia de un evento que generó lesión al trabajador, por causa o con ocasión del trabajo Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

4 08/07/015 Nro. Descripción de la actividad Actividades Diagrama de Flujo 7. Descripción del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO 1 Informar del evento ocurrido (incidente o accidente) al jefe inmediato, al profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo del área de Talento Humano o quien haga sus veces (dentro de las horas). Todos los servidores públicos del IDEP que pudieren estar involucrados en el evento. El servidor que sufre el accidente informa verbalmente a la profesional del Área de Talento Humano sobre el evento. Si no lo puede realizar por limitación física causada por el evento, cualquier servidor puede brindar la información. Clasificar si el evento es un accidente, incidente o peligro de acuerdo a su definición, las características y la información reportada. Talento Humano Ver definiciones en este procedimiento. El evento es un accidente de trabajo? 8 Talento Humano Ninguna 3 Brindar ayuda al accidentando y verificar si requiere atención médica. Brigadista y/o acompañante Si el accidente es de tránsito, se deberá solicitar a las autoridades de tránsito los siguientes documentos: copia del croquis, comparendo, SOAT, cédula del conductor e informe policial. Para accidentes de tránsito con vehículos de tracción humana o animal (zorras, carretillas, bicicleta) se deberán identificar testigos de la ocurrencia del accidente.

5 08/07/015 4 Informar a la ARL Talento Humano El profesional del Área de Talento Humano debe informar a la ARL telefónicamente los datos del servidor accidentado (Nombres y apellidos, No. identificación, cargo, descripción del evento, nombre de la empresa, NIT). Paralelamente se debe realizar resporte oficial en página web de la ARL o herramienta definida. La ARL informará el sitio en el cual se le prestará la atención médica El accidente es mortal? Cualquier servidor público Ninguna 5 Informar al CTI y salvaguardar cadena de custodia y la modificación de la escena 17 1 Llamar a las autoridades competentes (policia, CTI entre otros) de la fiscalía salvarguardando que no se afecte o modifique de la escena del Llamada telefónica, accidente. Ir Actividad fotografías, videos, 10 de conformidad con lo informe. señalado en el manual de Procedimientos para Cadenas de Custodia. Se podrá dejar registros de la escena (fotográfias, videos, descripción de la escena). El accidente es grave? Oficio radicado a la ARL Formato de Reporte de Accidente de Trabajo de ARL Se envía el reporte del accidente de trabajo mediante oficio y se radica en la ARL

6 6 7 Activar el servicio de emergencias médicas NUSE Trasladar al accidentado al centro asistencial mas cercano Brigadista y/o Brigadista y/o y/o acompañante 08/07/015 Llamada telefónica. Se debe llamar al Numero Único del Servicio de Emergencias - (NUSE) Número 13 desde cualquier teléfono fijo o móvil. Puede llamarse a la ARL solicitando servicio de ambulancia. Trasladar al accidentado con un acompañante al centro asistencial de su EPS. De preferencia usar sitio de red asistencial informado por ARL, presentando el reporte del accidente e informar a familiar. 8 Iniciar la investigación del incidente o accidente PRO- GTH De acuerdo a procedimiento asociado El área de Talento Humano debe remitir información para inicio de la investigación para determinar las causas básicas e inmediatas y determinar las medidas de intervención necesarias 9 Radicar documentos resultado de la atención médica al área de talento humano Oficio/Correo entrega El accidentado este debe de documentos solicitar al centro asistencial Copia de la historia copia de la historia clínica de la clínica completa atención médica completa y el Incapacidad médico certificado de incapacidad laboral médico laboral (cuando aplique). 10 Expedir certificación de las actividades que se encontraba realizando el trabajador en el momento del accidente Jefe inmediato del área del trabajador involucrado en el accidente Expedir comunicación oficial en la cual se certifican las Certificación emitida actividades que se encontraba por jefe inmediato realizando el accidentado, el sitio, fecha y hora del accidente. 11 Remitir documentos a la ARL Oficio incapacidad ante la ARL remisión radicado Se radica certificación de actividades que realizaba el trabajador accidentado mediante oficio dirigido a la ARL adjuntando historia clínica, certificación del cargo, funciones u obligaciones contractuales e incapacidad médica. 1 Reportar accidentes graves y mortales ocurridos a la Dirección Territorial u Oficinas Especiales correspondientes. Oficio reporte radicado en Dirección Se debe realizar dentro de los Territorial u Oficinas dos () días hábiles siguientes al Especiales evento. correspondientes.

7 08/07/ Aplicar las recomendaciones e indicaciones médicas Jefe Inmediato, y trabajador Historial diagnóstico, médica. La Entidad deberá garantizar que el trabajador accidentado cumpla con el tiempo de incapacidad cumpliendo con el 100% de las indicaciones clínico, médicas establecidas para su fórmula recuperación y/o rehabilitación. Posteriormente el trabajador deberá gestionar cita con medicina laboral de su EPS para la emisión de recomendaciones médicolaborales. 14 Tramitar el cobro de incapacidad Para el caso el cobro de Comunicación oficial incapacidad de accidentes de solictud del pago laborales de los contratistas de de las prestaciones prestación de servicios, le radicada a la ARL corresponde a estos gestionar (Con anexos de manera independiente las solicitados por ARL) prestaciones económicas a que haya lugar. 15 Seguimiento a la evolución del caso Área de Talento Humano Profesional de la ARL asignado Actas de reunión de seguimiento del caso A través de mesas de trabajo conformado por el área de talento humano y la ARL, revisar desde el punto de vista clínico, seguimiento a la evolución del caso para que se tomen las medidas pertinentes. El accidente causo Pérdida de Capacidad Laboral? Área de Talento Humano Profesional de la ARL asignado Actas de reunión de seguimiento del caso Una vez cumplidas las indicaciones médicas establecidas para la recuperación y/o rehabilitación del trabajador verifica ante la ARL el porcentaje de pérdida de capacidad laboral generado por el accidente de trabajo. 16 Recibir notificación de la ARL y tomar una desición frente al porcentaje de pérdida de capacidad laboral. Profesional de la ARL asignado La ARL debe notificar al Notificación (Oficio) de trabajador informando del Pédida de Capacidad Porcentaje de Pérdida de Laboral Capacidad Laboral (PCL) El trabajador accidentado se encuentra conforme con el porcentaje asignado por la ARL de la pérdida de Capacidad Laboral PCL? Ninguna

8 08/07/ Realizar el cobro de la indemnización Oficios, De acuerdo a normatividad comunicaciones, vigente aplicable (Ver Numeral 4 formatos, de acuerdo "Base Legal") en Sistema a procedimiento ARL. General de Riesgos 18 Manifestar por escrito la incoformidad a la ARL El trabajador deberá manifestar Comunicación del por escrito su inconformidad trabajador en la que ante ARL (Dentro de los 10 días manifiesta la siguientes a notificación) para inconformidad del que el proceso sea revisado por porcentaje Pérdida de la Junta Regional de Calificación Capacidad Laboral de Invalidez (JRCI). El trabajador accidentado se encuentra conforme con el porcentaje asignado por la JRCI de la pérdida de Capacidad Laboral PCL? Ninguna 19 Manifestar por escrito la incoformidad a la JRCI El trabajador deberá manifestar Comunicación del por escrito su inconformidad trabajador en la que ante JRCI (Dentro de los 10 días manifiesta la siguientes a notificación) para inconformidad del que el proceso sea revisado por porcentaje Pérdida de la Junta Nacional de Calificación Capacidad Laboral de Invalidez (JNCI). 0 Realizar el análisis de la información de los eventos reportados Informe de calificación de los servicios prestados por la ARL Recopilación y análisis de la información de los eventos (accidentes, peligros e incidentes) reportados, con el fin de que se asegure que esta información es insumo para la investigación respectiva. Fin Fin

9 08/07/ Tiempos El procedimiento se debe ejecutar dentro de los dos () días hábiles siguientes al accidente de la actividad 1 a la 11. Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo 9. Políticas de Operación El formulario de Reporte de Accidente de Trabajo es el suministrado por la ARL a la cual se encuentra afiliada el Instituto. La incapacidad debe ser reportada el mismo día o el día siguiente del accidente. Cuando el Instituto reciba peticiones de los servidores y ex servidores públicos, se deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la reclamación y manifestar, si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y expresamente a los peticionarios que están en la situación antes indicada, y que la respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. Para lo anterior se debe consultar a la oficina asesora jurídica. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 00 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.