Soluciones posibles Gestión para el cambio Comunicación Porqué hacerlo con un externo?

Transcripción

1 EL ROL DE RRHH EN LOS PROCESOS DEL CAMBIO TRABAJO EN CONJUNTO CON LOS FACILITY MANAGEMENT

2 INDICE Qué es el Facility Management? Relación entre FM y RH Desafío conjunto El cambio en el espacio El rol del Facility Management El rol de Recursos Humanos RH / FM y Dirección General Pasos a seguir para el trabajo en conjunto Etapas del diagnóstico organizacional Modelos de cambio Soluciones posibles Gestión para el cambio Comunicación Porqué hacerlo con un externo?

3 QUÉ ES EL FACILITY MANAGEMENT (SEFM) Modelo de Gestión de inmuebles OBJETIVO Adecuación a la organización Adecuación al equipo humano Lograr el menor costo INTEGRACIÓN

4 QUÉ ES EL FACILITY MANAGEMENT (IFMA) COORDINACIÓN Gente Del lugar de trabajo Trabajo de la organización Integración Disciplinas Arquitectura Ingenierías Ciencias del comportamiento Administración Empresas

5 RELACIÓN ENTRE FM y RH GESTIÓN DE RECURSOS DE LA EMPRESA RH FM HUMANOS INMOBILIARIOS INMOBILIARIOS HUMANOS

6 DESAFÍO CONJUNTO RH Armar un modelo de negocios FM Planificar la gestión para estar preparado para el cambio permanente

7 EL CAMBIO EN EL ESPACIO a. La empresa cambia sus espacios cuando: - no es necesario. - cuando ya es tarde. - a medias. - están años pensando como cambiar y pretenden luego hacerlo en un minuto.

8 EL CAMBIO EN EL ESPACIO Quién lo implementa? LAS PERSONAS

9 EL CAMBIO EN EL ESPACIO POR QUÉ? Natural crecimiento de la compañía Nuevas generaciones Un nuevo enfoque de la relación productividadproductividad calidad (control de precios) Aumento de la complejidad del entorno Cambios de estrategias de negocios.

10 EL CAMBIO EN EL ESPACIO POR QUÉ? Mejorar el clima de trabajo y/o aumentar la motivación Fusiones y adquisiciones Mejorar la imagen corporativa por cambio en el lenguaje de comunicación Reducción de costos

11 EL ROL DEL FACILITY MANAGEMENT Asegurarse que todo esté disponible y en buen funcionamiento para que nada afecte el trabajo de la gente.

12 EL ROL DEL FACILITY MANAGEMENT Mantenimiento Limpieza Seguridad Cambios de lay-out lay Contratos de alquiler Liquidación de gastos Control de costos Gestión Capacitación

13 EL ROL DE RECURSOS HUMANOS Trabajar sobre las personas. Ocuparse de las personas. Crear compromiso a través de la participación y la previsibilidad. Ser un brazo facilitador. Trabajar con la Resistencia al cambio. Es un mito? Equiparar edades. Trabajar con la Dirección General para ser escuchado y valorizado. Insertarse en el Modelo de Negocios. Comunicar. Unificar lenguajes. Retener talentos

14 RH/FM y DIRECCIÓN GENERAL RH es escuchada? es valorizada? NO NO es vista como amenaza? SI se alinea con los intereses de la empresa? se preocupa por el control de los costos? FM NO NO se ocupa de la gente? NO comunican? se alinea con los intereses de la empresa? NO es escuchado? SI SI

15 RH FM COMPLEMENTACIÓN

16 PASOS A SEGUIR PARA EL TRABAJO EN CONJUNTO Diagnóstico organizacional Diseño de un modelo Planeamiento y Gestión para el cambio

17 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL A.Conocer Conocer la organización B.Entender Entender la cultura organizacional C.Detectar Detectar las causas de los problemas D.Evaluar cada una E.Encontrar Encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas

18 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL A.Conocer Conocer la organización 1. Está formada por personas. 2. Todos los sectores son importantes. 3. Cada organización se caracteriza por el tipo de interacción. 4. Cómo la conocemos? Metiéndose adentro 5. Hay un código de procedimientos para la relación entre las personas? NO 6. La comunicación es la base de las interacciones que sostienen los sistemas sociales.

19 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL B.Entender Entender la cultura organizacional Factores que hacen a la cultura: La historia del país de origen. La historia de la organización, su creación y su evolución. Relación con la sociedad. La relación de los empleados con el resto de la sociedad. Valores: qué es bueno y qué es malo. Qué se valora. El estilo de vida inducido por la organización.

20 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL B.Entender Entender la cultura organizacional La composición de la estructura y su evolución. El respeto por la gente. Los símbolos de status. Quién tiene el poder. El estilo de management. El estilo de comunicación.

21 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL B.Entender Entender la cultura organizacional El uso del tiempo. Está bien visto quedarse hasta tarde? La forma de manejar los conflictos. La motivación del personal y la política de RRHH. El clima laboral. El concepto de ecología y su veracidad.

22 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL C+D. Detectar la causa de los problemas Evaluar cada uno Qué se pone en juego en el proceso? Los conflictos entre la gente son por: Bienes: armarios, cajoneras, estantes, computadoras. Principios: interpretación de los valores, creencias y políticas de la empresa. Por el territorio: tamaño de oficinas, etc. Desterrar el mi. Relaciones interpersonales (vinculación). La manera de percibir el entorno (distinto para cada área). Culturas de papel, café, insumos de comida, derechos adquiridos y cómo se llegó a eso.

23 MODELOS DE CAMBIO E. Encontrar soluciones Mejorar el clima de trabajo. Adaptar el manual corporativo a la realidad del país Racionalizar los insumos a través de nuevos sistema de centro de costos. Reorganizar y racionalizar los archivos. Modernizar las instalaciones de aire acondicionado. Modificar las instalaciones sanitarias. Fomentar el uso de áreas recreativas. Modelos realistas

24 EL ESPACIO ES EL ESPEJO DE LA EMPRESA

25 SOLUCIONES POSIBLES SOLUCIÓN Diseño de un modelo adaptado a cada empresa

26 SOLUCIONES POSIBLES SPACE PLANNING VEHÍCULO DE PENSAMIENTO

27 SOLUCIONES POSIBLES LUEGO DEL SPACE PLANNING Mudarse No mudarse. Buscar un espacio más eficiente. Establecer una relación entre la organización y el espacio. Dividir algún sector. Verificar procesos. Mejorar los flujos de trabajo. Cambiar el mobiliario.

28 GESTIÓN PARA EL CAMBIO PROYECTO COMUNICACIÓN LOGÍSTICA PARA EL CAMBIO

29 COMUNICACIÓN El proyecto debe ser parte del Plan de Comunicación. Hay lay-outs outs que fomentan la comunicación y otros que la dificultan.

30 COMUNICACIÓN QUÉ DEBE COMUNICARSE Por qué se necesita el proyecto de reingeniería Cuál es su alcance Qué resultados espera la empresa. Quiénes fueron elegidos para figurar en el equipo de reingeniería y por qué? Qué ocurrirá durante el proyecto y cuándo? Qué participación tendrán las personas en el proyecto? Qué se puede decir desde ahora sobre la manera como la reingeniería afectará a todos los interesados? Las personas apoyan aquello de lo que son partícipes.

31 COMUNICACIÓN RECURSOS HUMANOS DEBE SER: La voz de la gente El facilitador del proceso El intérprete El implementador de la flexibilidad en el cambio. El motivador.

32 PORQUÉ HACERLO CON UN EXTERNO? Tiempo = Dinero Mejor apreciación y mayor objetividad de la problemática Mayor capacidad de cambio de culturas y actitudes corporativas existentes Expectativas realistas Menos problemas internos Metodología eficaz Visión de costumbres locales Adecuación a los standars del lugar Conocimiento del mercado inmobiliario y de equipamiento El consultor es un facilitador. El grado de autoridad del facilitador define el alcance del proyecto de Reingeniería. Mejor evaluación de la inversión

33 EXPERIENCIAS NEGATIVAS Etapa relevamiento Etapas de entrevistas Etapa de proyecto Etapa de obra - posibles despidos - invasión - resistencia al cambio - falta de información - hasta donde se interviene - compras excesivas o deficientes - mayor cantidad de cambios - lobby - no participación - modificaciones - costo por cambios - mal clima laboral - desprecio y no preocupación

34 EXPERIENCIAS NEGATIVAS Post cambio - problemas gremiales - problemas de procesos no previstos - tiempos improductivos por cosas que funcionan mal. - meses hasta terminar todo. - mayor costo. - imprevistos. - deterioro de las instalaciones. - stress.

35 EXPERIENCIAS EL CASO NOBLEZA PICCARDO

36 EXPERIENCIAS METAMORFOSIS

37 EXPERIENCIAS LOS PERSONAJES

38 EXPERIENCIAS LA INTRANET

39 EXPERIENCIAS LOS COMUNICADOS PREVIOS

40 LA LOGÍSTICA

41 Si querés tener un año de prosperidad, Cultivá semillas. Si querés tener 10 años de prosperidad, Cultivá árboles Si querés tener 100 años de prosperidad, Cultivá personas Proverbio Chino