Base de Datos en Excel mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 1

Transcripción

1 Base de Datos en Excel 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 1

2 Que es una base de datos Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Ejemplo: una biblioteca en formato digital mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 2

3 Sistema de Gestión de BD Un sistema de gestión de base de datos (SGBD) o DataBase Management System (DBMS) es un software específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos el usuario y las aplicaciones mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 3

4 Propósito de un SGBD El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de manera sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 4

5 Componentes Principales de una BD DATOS USUARIO HARDWARE SOFTWARE PROGRAMADOR USUARIO FINAL ADMINISTRADOR DBA 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 5

6 Componentes Estructurales de una BD La estructura fundamental de una Base de Datos es una tabla, la cual organiza la información en filas y columnas relacionadas entre sí para que su acceso sea más fácil mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 6

7 Clasificación de una Base de Datos Esencialmente, existen dos tipos: -Hoja de datos: tipo Excel, en donde todos los datos relacionados se sitúan en una única tabla. -Vínculos: como Access, en donde se utilizan varias tablas vinculadas mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 7

8 Otra Clasificación: BD Analítica Estas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas para almacenar datos históricos que se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 8

9 Otra Clasificación: BD Operacional Son bases de datos dinámicas, orientadas a almacenar información que es modificada con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 9

10 Microsoft Excel Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha (registro), consultarla y modificarla siempre que se quiera mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 10

11 Ordenar la base de datos Excel puede ordenar según distintos criterios, alfabético o numérico. Seleccionar el rango de celdas a ordenar, luego el comando Ordenar del menú Datos y en el cuadro de diálogo la columna de ordenación mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 11

12 Ordenar la base de datos (cont.) Hay 3 criterios: Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio. Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 12

13 Ordenar la base de datos (cont.) Gráficos Menú Datos y Cuadro de Diálogo Ordenar 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 13

14 Ordenar la base de datos (cont.) Otra opción es usando los botones de la barra de botones sobre una columna previamente seleccionada mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 14

15 Buscar y reemplazar Se selecciona el comando Buscar del menú Edición, esta opción busca y selecciona en la celda u hoja el texto que se le especifique 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 15

16 Extraer registros con filtro El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 16

17 Autofiltro Seleccionar los títulos de los campos y Autofiltro en el menú Datos Filtros mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 17

18 Eliminar un filtro de una lista Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada ir al menú Datos Filtro y elegir Mostrar todo. Para eliminar las flechas del Filtro de una lista se elige el menú Datos Filtros y Mostrar Todo, otra vez Datos Filtros y Filtro Automático para desactivarlo 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 18

19 Opciones Personalizadas Seleccionar Personalizar en un autofiltro 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 19

20 Opciones Personalizadas (Ejem.) 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 20

21 Filtros avanzados (sub bases) Seleccionar Datos/Filtro Filtro avanzado Rango de la lista es el rango original Rango de criterios son los criterios de selección Copiar a otro lugar y Copiar a es el rango de salida mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 21

22 Filtros avanzados (cont.) 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 22

23 Filtros avanzados (Ejem.) 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 23

24 Bibliografía y Cibergrafía Claudio Sánchez. Guías Visuales-Excel 97. Editorial PC Forum S.A Buenos Aires Argentina mipagina/tesis/node35.html 2011 mrl PREP. DOCUMENTACION TÉCNICA 24