UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA CIUDAD DE MÉXICO LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS EN EMPRESAS FARMACEUTICAS TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE: MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN Presenta: AURELIA AMELIA MONTES CHINO Director: M.A. ROBERTO SÁNCHEZ DE LA VARA Lectores: M.A. MARIA DEL ROCÍO MERCEDES GUTIÉRREZ FERNÁNDEZ M.A. JORGE SMEKE ZWAIMAN México, D. F I

2 AGRADECIMIENTOS A DIOS Por su infinita misericordia, le doy gracias por permitirme llegar aquí, por bendecirme con mis hijos, con mis padres, con mi familia. Gracias señor por vivir. A MELY Por apoyarme, por quererme, por respetarme, por su ayuda. Te amo con todo mi corazón. A RICARDO Por su cariño, su tolerancia y su gran inteligencia, se ha forjado en tiempos difíciles, todo mi amor y mi admiración para ti, se que lograrás metas superiores. A MIS PADRES Por la vida que me dieron, fueron ejemplo de trabajo y superación. En donde quiera que estén se que estarán conmigo y me enviarán una bendición. A MIS HERMANOS Por su ejemplo, han sido un impulso para superarme, para no conformarme y seguir adelante. Los quiero y les agradezco su cariño. A MI DIRECTOR DE TESIS M.A. ROBERTO SÁNCHEZ DE LA VARA Por su gran cátedra, por su paciencia, dedicación, por su guía para asistirme en esta investigación, sin su apoyo no lo hubiera logrado. A LUTERO Por su ayuda incondicional, por su paciencia, este trabajo tiene parte de su buen decir, de su estilo y personalidad, siempre estaré agradecida. Un agradecimiento muy especial a la Universidad Iberoamericana y para mis profesores por compartir sus conocimientos y sus experiencias que ahora forman parte de mi formación profesional. II

3 ACERCA DEL AUTOR La licenciada Amelia Montes Chino actualmente es: Socio director de su propio despacho de Asesoría Fiscal, Administrativa y Contable. Desde hace ocho años, catedrático de la Universidad Tecnológica de México, facultad de administración y contaduría. Expositor de seminarios y talleres a empresas, grupos y departamentos del sector privado. Sus actuales conocimientos tienen apoyo tanto en su formación académica, como en su trayectoria profesional. Es licenciada en contaduría pública, egresado de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México. Tiene el grado de especialidad en Contribuciones obtenido en la Unidad de Estudios de Postgrado de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México. Ha completado los estudios de la especialidad en Habilidades Docentes en la Universidad Tecnológica de México. Ha completado los estudios de Maestría en Administración de la Universidad Iberoamericana. Tiene varios diplomados, seminarios y talleres de superación personal, adicionales al estudio de los idiomas inglés y alemán. En su experiencia laboral de más de 30 años, ha ocupado puestos a nivel gerencial en las áreas de auditoria operacional, gerencia fiscal, gerencia de crédito y cobranzas, subgerente de finanzas en empresas internacionales de capital y tecnología alemana, inglesa y estadounidense, logrando importantes logros y reconocimientos como el primer lugar a nivel mundial en recuperación de cartera y el premio al mérito especial por la reorientación de un departamento de crédito y cobranzas. Ha colaborado en la elaboración de libros didácticos para el Instituto de Investigación de Tecnología Educativa de la Universidad Tecnológica de México, para las cátedras de Presupuestos, Contabilidad Administrativa, Contabilidad de Costos, Contabilidad y Costos para Ingeniería, Sistemas de Control Administrativo y Seminario de Contabilidad Financiera. III

4 LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS EN EMPRESAS FARMACEUTICAS INDICE: Introducción...1 Justificación... 1 Objetivo General y Objetivos Específicos...1 Hipótesis... 2 Metodología... 2 Capitulo I Generales. Antecedentes del crédito... 3 Origen del comercio... 3 El Derecho Mercantil... 3 Las operaciones de Crédito... 5 Las cuentas por cobrar... 5 Los documentos valor... 8 La letra de cambio El Pagaré El cheque La factura Capítulo II La organización del departamento de Crédito y Cobranza Integración a la Misión de la empresa Objetivo Departamental Organigrama General. Ubicación del departamento Organigrama Particular. Ubicación de los puestos El elemento humano en la cobranza Perfiles de Puestos Capacitación Interrelación con otras áreas Motivación para los Empleados del Departamento Reuniones y comunicación IV

5 Auditorías Capítulo III El crédito Políticas de Crédito Criterios para el Otorgamiento de Crédito Establecimiento de límites de crédito Manejo de la información financiera Balance General Estado de Resultados Análisis de la Información Financiera Premisas del Análisis Financiero Tipos de Análisis de la Información Financiera Vertical Horizontal Histórico Estimado Rendimientos Métodos para analizar de la información financiera Integración de porcientos Aumentos y Disminuciones Tendencias Razones Simples Razones Financieras Razones de Rotación Razones Cronológicas Punto de Equilibrio y Modelo de Costo-Volumen-Utilidad Factores de Rendimiento Factoraje Financiero...68 Otros elementos importantes en la evaluación Los contratos Las Garantías Evaluar y Tomar Decisiones Difusión V

6 Capítulo IV La cobranza Las cuentas por cobrar Esquema de la cobranza Ciclo de cobranza Secuencia Operativa Distribución y ventas Clasificación de las Cuentas por cobrar Políticas de cobranza Métodos y procedimientos de cobranza El control Proceso de control Estándares de desempeño El Control de la Información Sistema de Información Administrativa (SIA) Sistema de Información Administra113tiva para la Cobranza Herramientas de cobranza, Manejo de herramientas estadísticas Auditorias a la cartera de clientes Informes respecto a la cobranza Distribución del Reporte Solución de problemas Medición de los ciclos de cobranza Antigüedad de saldos Los presupuestos Las cuentas incobrables Capítulo V Caso Práctico Presentación del caso Presentación de la información financiera Evaluación de los días Cartera VI

7 Por el Total de la Empresa Por Sector Por Área Por Grupo de Clientes Por Producto Integración de antigüedad de saldos por cliente Aplicación de las Razones Financieras Métodos de análisis de la información financiera Integración de porcientos Aumentos y Disminuciones Tendencias Información de la actuación Sector Gobierno Sector Privado Crédito Comentarios de la Gerencia Conclusiones La Administración en el Departamento de Crédito y Cobranzas La Planeación en el Departamento de Crédito y Cobranzas La Organización en el Departamento de Crédito y Cobranzas La Dirección en el Departamento de Crédito y Cobranzas El Control en el Departamento de Crédito y Cobranzas Estrategias de mejora continua Bibliografía VII

8 INTRODUCCIÓN Las empresas que se dedican a la producción de medicamentos presentan serios retrasos en la recuperación de las ventas a crédito, no cuentan con métodos formales para asignar los límites de crédito adecuado para sus clientes y la administración del departamento de crédito y cobranzas es deficiente, por ello no cuentan con bases sólidas de planeación, de organización, de control y entorpece la toma de decisiones, lo que les impide alcanzar sus objetivos de cobranzas y afecta las metas de ventas. En la actualidad es una tendencia general que los clientes de este tipo de industria utilicen los créditos otorgados por sus proveedores, como una fuente de financiamiento que nos les cobra intereses por ello la empresa no logra la recuperación oportuna de los créditos y limita los objetivos de inversión, el cumplimento de los planes y programas de crecimiento y el pago oportuno de las obligaciones a corto plazo. En esta obra se resalta la utilización de las herramientas administrativas que pueden contribuir a una eficiente planeación, organización, dirección y control del departamento de crédito y cobranzas, y, principalmente se pondrá especial énfasis en la toma de decisiones, misma que permitirá incrementar la productividad de este departamento en la recuperación de las ventas a crédito. El método que se utilizará para el desarrollo de este trabajo de investigación será la observación, el análisis de la información y la investigación documental, fundamentalmente será apoyado el trabajo de investigación por los años de experiencia personal de la que suscribe, por ello se presentará un caso práctico que refleje la aplicación de las técnicas administrativas que se plantearán. Justificación Las empresas relacionadas con el ramo farmacéutico sufren de cartera vencida e incremento en las cuentas incobrables, debido a que no cuentan con un esquema de aplicación del proceso administrativo para el departamento de crédito y cobranzas, que les permita desarrollar estrategias formales para el otorgamiento y manejo de créditos a sus clientes y principalmente para la recuperación oportuna de la cartera. Objetivo En este trabajo de investigación, los encargados de los departamentos de crédito y cobranzas de la industria farmacéutica, podrán contar con un manual de consulta que les proporcionará alternativas que les permitan recuperar en forma efectiva la cobranza, asimismo será una guía de acción para otorgar los créditos suficientes y adecuados para cada tipo de cliente. Objetivos específicos. A través del desarrollo de esta investigación se proporcionará al lector alternativas que le permitan determinar las causas por las cuales se esta afectando el ciclo de cobranza. 1

9 Diseñará fuentes de información sintetizada y suficiente para el manejo y administración de las cuentas por cobrar. Mediante un análisis concienzudo de la información histórica se planeará la información futura estableciendo metas y objetivos para el departamento de crédito y cobranzas plenamente cuantificables. Se manejara la información en forma adecuada para prevenir el retraso en la recuperación de las ventas a crédito. Se diseñaran estrategias para el implementar y actualizar el límite de crédito otorgado a los clientes en forma permanente. Se sugerirán diseños de organización para el departamento de crédito y cobranzas para mejorar el desempeño de la labor del personal. Hipótesis. Es frecuente que la industria famaceútica que presenta dificultades en la recuperación de sus ventas a crédito, no considere estrategias administrativas que le permitan agilizar los procesos de cobranza así como mantener actualizados en forma automática, los límites de crédito asignados a los clientes. Diseñando un proceso administrativo adecuado e implementando una administración integral del departamento de credito y cobranzas serán eliminados, en su mayoría, los problemas que causan las deficiencias operativas de este departamento. Metodología. Este trabajo de investigación será realizado conforme al método científico, es decir el modelo general que consta de: Etapa 1. Planteamiento del problema Etapa 2. Formulación de la hipótesis Etapa 3. Recopilación de la información. Etapa 4. Análisis e interpretación de datos. Etapa 5. Comprobación de la hipótesis Etapa 6. Implementación del diseño. 2