TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 Pág.1/15 1. OBJETIVO Y ALCANCE Este procedimiento define las actividades a seguir para la recepción, radicación, asignación entrega y trámite de la correspondencia recibida, así como la radicación y trámite de la correspondencia enviada en el COPNIA tanto interna como externa. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Titulo Fecha N.A N.A N.A N.A 3. DEFINICIONES 3.1 CR: Correspondencia recibida 3.2 CE: Correspondencia enviada 3.3 CI: Correspondencia interna (memorandos) 3.3 QJ: Quejas 3.4 MC: Matrículas y Certificados 3.5 PG: Pagos 3.5 PR: Peticiones y reclamos 3.6 PT: Permisos Temporales 3.7 RP: Reposiciones 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Toda comunicación, fax, , memorando, circular, quejas, derechos de petición que recibe el COPNIA Nacional o sus Consejos Seccionales se radica de acuerdo al proceso correspondiente, según las definiciones enunciadas en el numeral 3 del presente procedimiento. 4.2 Ningún funcionario atiende o despacha directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados. 4.3 Los memorandos son comunicaciones internas y los oficios son comunicaciones externas. 4.4 La redacción de documentos reúne las siguientes características: Breves, claras, corteses, estéticamente bien presentadas, con una sintaxis correcta, sin ningún error de ortografía y unificada la identificación del destinatario. 4.5 La radicación de la correspondencia la realiza automáticamente el sistema WorkFlow, generando un consecutivo cuya finalidad es poder realizar el seguimiento del documento, trámite o proceso en cuestión.

2 Pág.2/ La correspondencia relacionada con Derechos de Petición se registra a través del sistema WorkFlow, de acuerdo con lo establecido en el Plan de Calidad de Peticiones y Reclamos AC-pc Las respuestas que se generen para la correspondencia radicada como Derechos de Petición (PR), deben cumplir con la estructura y condiciones dadas en este procedimiento, independientemente de que su notificación sea a través de correo electrónico. (Anexos 6.3 y 6.4). 4.8 El original y la primera copia del consecutivo de la correspondencia enviada interna (CI) y externa (CE) debe imprimirse en papel limpio y de ser posible por cara y cara. La segunda copia de esta correspondencia que deba ir archivada en una serie documental establecida en la Tabla de Retención Documental, deberá imprimirse de acuerdo con lo establecido en las observaciones, Ejemplo: (serie documental de divulgación, establece que las copias deben ir en papel reciclado). 4.9 El tiempo establecido para la oportuna atención del trámite de correspondencia es: Correspondencia recibida externa: 15 días Correspondencia enviada externa: Debe radicarse en el momento que se va a enviar. Memorandos internos: 15 días, a excepción de los memorandos sobre información de competencia de profesionales correspondiente a quejas y procesos disciplinarios los cuales deben ser respondidos por el Nacional en cinco (5) días y enviado el memorando original firmado al Seccional solicitante, para su archivo en el expediente correspondiente. El funcionario asignado debe finalizar la etapa en el sistema Workflow, seleccionando el motivo de cierre y registrando, el número y fecha de radicado de la respuesta. En caso de que el memorando o la correspondencia recibida, supere los plazos establecidos en el presente numeral, el funcionario debe reportar actividad en el Workflow, registrando la causa de la demora en el cierre de la solicitud La correspondencia enviada interna (CI) y externa (CE) debe radicarse una vez el funcionario autorizado para firmar, haya avalado el contenido de la comunicación El Director General, el Jefe de la Oficina de Control Interno, los Subdirectores, los Secretarios Seccionales y los Profesionales de Gestión tienen habilitada la opción de metadato para modificar los radicados en el sistema Workflow, en caso de error de transcripción en la digitación, para ello diligencian un campo de auditoría donde especifican la causa. Esta opción se utiliza únicamente dentro del primer (1) día siguiente a la fecha de radicación. Pasado este plazo la radicación queda en firme En caso de requerimiento de una anulación de una radicación de correspondencia enviada (CE, CI), recibida (CR, PR, QJ, PG, MC, RP) o proceso interno (PD, DI, CT, PT, Resoluciones y Actas), este debe ser comunicado mediante memorando por parte del Director General, Subdirector o Secretario Seccional dependiendo el área donde se haya presentado la situación al área de Gestión de Sistemas para que efectúe el

3 Pág.3/15 procedimiento de registro de causa de anulación, reportando actividad y finalización anormal del proceso.. Para los casos en los que se conservan los consecutivos el físico se archiva con un sello de ANULADO junto con una copia del memorando de solicitud de anulación respectivo Los funcionarios con personal a cargo tienen la opción de consultar y reasignar, si es del caso, los procesos asignados a estos con el fin de garantizar su atención oportuna Toda comunicación (CI y CE) y acto administrativo que se emite en el COPNIA, debe relacionar las radicaciones internas (CI) y externas (CR), a las que hace referencia con el ánimo de garantizar la trazabilidad de los procesos El sistema Workflow genera el libro de correspondencia por proceso y por oficina del COPNIA, este debe ser impreso para control de entrega y gestión de la misma, así como servir de índices de los archivos físicos. Los responsables de su generación y archivo son los Técnicos y Auxiliares de Archivo y Correspondencia y donde no existen estos son las Secretarias de los Seccionales. (Ver anexos 6.6 al 6.9) En las comunicaciones internas (CI), en el campo del destinatario, los cargos de los funcionarios de los Seccionales deben identificar el Seccional al cual pertenecen (Ejemplo: Secretaria Seccional Valle del Cauca, Abogado Regional - Valle del Cauca, Secretaria-Valle del Cauca ). En el COPNIA Nacional en el caso de las Secretarias debe identificar que son del Nacional 4.17 En las comunicaciones externas (CE), la firma del funcionario autorizado debe indicar el nombre y el cargo sin agregar o identificar el Seccional, por cuanto el membrete de la comunicación ya lo identifica (Anexos 6.3 y 6.4) Correspondencia recibida (CR, PR, QJ, PG, MC, RP) 4.18 La documentación recibida, radicada y que debe ser trasladada a otra oficina, no lleva memorando remisorio, el sistema Workflow informa de la asignación y traslado al interesado. Correspondencia enviada (CE) 4.19 La correspondencia externa del Consejo es suscrita oficialmente así: COPNIA NACIONAL: Presidente, Jefe de la Oficina de Control Interno, Director General, Subdirectores y supervisores de contrato, en cumplimiento de sus funciones (Únicamente en el caso específico de respuestas a Peticiones y Reclamos Nivel A y temas de manejo administrativo netamente operativos, se autoriza que el Profesional de Gestión Administrativa suscriba y firme comunicaciones externas). CONSEJOS SECCIONALES: Presidente del Consejo Seccional y Secretario Seccional, en cumplimiento de sus funciones La correspondencia externa de los Consejos Seccionales describe las iniciales del título profesional del firmante (Ejemplo: Ing., Abog., ) como se establece en la descripción del modelo de las cartas y oficios Toda comunicación que se envía por conserva su estructura según anexo 6.1.

4 Pág.4/ Los oficios que se generan en el COPNIA Nacional o en los Consejos Seccionales se elaboran en original y copia, firmadas, de acuerdo con los modelos anexos. La distribución se hace de la siguiente manera: Original: Destinatario de la comunicación 1ª Copia: Consecutivo de correspondencia enviada 2ª Copia (Opcional): Para el folder del asunto si lo hay (Ej. expedientes de procesos disciplinarios, divulgación ) El sistema Workflow tiene la opción de registrar múltiples destinatarios en una misma radicación de correspondencia enviada. Para el archivo se anexa el modelo del oficio con el stiker de radicación (el sistema WorkFlow genera los stiker necesarios con el mismo radicado) y la lista de entidades destinatarias según modelo anexo. Ejemplo: Oficios de divulgación sobre el trámite de tarjetas, comunicación de sancionados, etc. (Ver anexo 6.2). Las comunicaciones que den inicio a un proceso el cual requiera seguimiento se pueden radicar una por una (Ejemplo: Comunicaciones de divulgación dirigidas a empresas o instituciones las cuales sean el primer contacto para iniciar un proceso de seguimiento a cada una de ellas) 4.24 Los informes de Procesos Disciplinarios enviados al Presidente del Consejo Seccional se archivan completos en el expediente correspondiente y en el consecutivo de correspondencia enviada solo se archiva la primera hoja De acuerdo con la norma de Icontec N 3393 las cartas y oficios del COPNIA se elaboran con las siguientes características: (Ver anexos 6.3 y 6.4) ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. Sola en la primera página se hace uso de los logos autorizados como se ve en los anexos. INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 4 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. LUGAR: Datos del nombre de la ciudad de origen, se imprime a cinco interlíneas del margen superior. A partir de la ciudad, se dejan de tres a cinco interlineas según la extensión de la carta. DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se expresan en forma determinada, a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista etc.

5 Pág.5/15 El nombre del destinatario, se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos. En el siguiente renglón se escribe el cargo con mayúscula inicial, cuando los cargos son demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes, no se efectúa separación silábica. Entidad, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Dirección y/o correo electrónico o apartado, solo se utiliza uno, en la comunicación se registra la misma dirección o apartado que en el sobre, entre el número de la calle y el de la puerta se emplea la abreviatura de número (N ). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás, en caso de que la dirección esté errada se deja copia anexa de la guía con la dirección correcta. Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en esta línea. ASUNTO: Síntesis del tema de la comunicación, con mayúscula inicial y en negrilla. Se escribe a tres líneas de los datos del destinatario. SALUDO: Apreciado o Estimado, señor o doctor o ingeniero etc. (en minúsculas). Se escribe a dos interlíneas del asunto. El tratamiento o título debe ser consistente con el que se utilizó en los datos del destinatario. TEXTO: Se escribe en interlineado sencillo y doble entre párrafos. Comienza a tres interlineas del saludo, se utiliza el tipo de letra Arial N 12 del programa Word, y se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque se representa a la entidad, así se trate de un único firmante. Se utiliza tratamiento de usted, no deberá presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cms del borde superior de la hoja. Está constituido por el número de la página contra el margen derecho en letra Arial Nº 10. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cms del borde superior de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo aparezca la

6 Pág.6/15 firma del remitente, se desplaza el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación. Se utiliza la papelería diseñada para páginas SUBSIGUIENTES. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, despedida breve seguida de coma (Atentamente, o Cordialmente, o Sinceramente,); despedidas con frase de cortesía terminada en punto así: Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta., etc. REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida en negrilla. Para cartas y oficios suscritos por Secretarios Seccionales, el nombre va precedido por las iniciales de su título profesional. El cargo se anota en la línea siguiente con Mayúscula inicial al margen izquierdo, sin centrar y sin indicar el Seccional al cual pertenece, ya que el membrete de las comunicaciones de los Seccionales indican la sede a la cual pertenecen (Ejemplo: Secretario Seccional). LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Arial N 10, la palabra Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o ( dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota el apellido con mayúscula inicial de la persona que proyecta y de la persona que transcribe el documento en este orden y separados por una barra oblicua (/), si la persona que proyecta y transcribe es la misma se pone una sola vez el apellido. Esta información se digita en letra Arial N 10. STICKER DE RADICACION: El sticker de radicación se coloca aproximadamente a cuatro centímetros del borde superior de la hoja, conservando el margen lateral izquierdo. Memorandos (CI): 4.27 La correspondencia interna del Consejo es suscrita oficialmente así: CARGO DIRIGIDO A OBSERVACIONES Director General Todos los funcionarios del COPNIA Jefe de Oficina de Todos los funcionarios del COPNIA Control Interno Subdirectores Director General

7 Pág.7/15 Secretarios Seccionales Profesionales Gestión de Subdirectores Secretarios Seccionales Funcionarios a su cargo. Director General Subdirectores Secretarios Seccionales Funcionarios a su cargo Jefe inmediato: Subdirector correspondiente. Secretarios Seccionales. Profesionales de Gestión Personal a cargo. Los memorandos para el COPNIA Nacional según el tema de que se traten se dirigen al Subdirector correspondiente. (Ej. Programas de divulgación al Subdirector de Planeación, envío de expedientes de MC al Subdirector Administrativo y Financiero, envío de expedientes de procesos disciplinarios al Subdirector Jurídico) No podrán emitir memorandos con directrices ni llamados de atención. Abogados Regionales Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Jurídico Secretarios Seccionales Están autorizados para firmar memorandos que tengan que ver exclusivamente con la gestión realizada en cuanto a procesos disciplinarios consultados, es decir, los informes de comisión. Funcionarios que estén obrando como supervisores de contrato Funcionarios que corresponda Comunicaciones relacionadas con las funciones asignadas como supervisor del contrato 4.28 Los memorandos internos se radican automáticamente por el sistema WorkFlow 4.29 Los memorandos generados por el sistema WorkFlow se imprimen para ser firmados y archivados en el consecutivo de memorandos enviados, se expide copia adicional en borrador cuando estos llevan anexos físicos no radicados (Ej. Tarjetas, guías utilizadas, etc.) 4.30 En lo posible no se deben tratar temas de procesos diferentes en los memorandos, esto con el fin de poder garantizar la trazabilidad en el sistema, ejemplo de esto es el envío de copias de listados de universidad con guías de envío, aunque los dos temas tiene que ver con el Área de Gestión Administrativa, las primeras van para el proceso de registro y las guías para el proceso de correspondencia, dado que la asignación en el sistema WF solo puede ser para un funcionario se estaría perdiendo la trazabilidad del funcionario al cual no se le asignó el memorando, en este caso lo recomendable es generar dos memorandos uno con cada tema Todos los funcionarios tienen habilitada la opción de radicar memorandos, estos pueden ser guardados en borrador digitalmente (no impreso), el sistema WF los conserva solo por ocho días, tiempo después del cual desaparecen.

8 Pág.8/ Para los memorandos de múltiples destinatarios, por presentación de los mismos máximo podrán relacionar cinco funcionarios, si se requieren más se hace otra (s) radicación(es) hasta cubrir la totalidad de los funcionarios Los memorandos dirigidos a grupos específicos como Secretarios Seccionales, Funcionarios del Copnia Nacional, Profesionales de Gestión, Abogados Regionales, Secretarias, entre otros, pueden ser elaborados en Word, escribiendo en el campo para : EL NOMBRE DEL GRUPO ; luego del sistema WF se toma el número de radicación, seleccionando todos los funcionarios a los que se les dirige el memorando. Una vez firmado el memorando elaborado en Word, éste es el que se conserva en el consecutivo y se adjunta en el Workflow, el archivo en Word o PDF o TIF Los memorandos sencillos (una página) que contienen solo texto deben ser generados directamente en el sistema WorkFlow y por ningún motivo se puede colocar ver documento adjunto. Los memorandos de más de una página o memorandos sencillos (una página) con tablas o gráficas, son hechos en Word y se ingresa al sistema para asignación de radicación; esta radicación es digitada directamente en el archivo de Word, el cual se adjunta al sistema en formato PDF o TIF Los memorandos informativos son aquellos que van dirigidos a todos los funcionarios y no generan proceso en el sistema; estos son elaborados en el sistema WorkFlow y son consultados por la opción: Gestión - Comunicaciones internas publicadas, esta opción enlaza con la intranet, donde quedan los memorandos para consulta de todo el personal De acuerdo con la norma de Icontec N 3397 los memorandos del COPNIA se elaboran con las siguientes características: (Ver anexo 6.4) HOJA: En blanco ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, a dos interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla. RADICACION: Se escribe a dos interlíneas de la palabra MEMORANDO, en negrilla el radicado, el cual es generado por el sistema WorkFlow. LUGAR Y FECHA: Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se imprime a tres interlíneas de la radicación, en orden de día, mes y año sin separar con punto. ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al

9 Pág.9/15 frente se anota el nombre del funcionario en mayúscula sostenida y negrilla, a renglón seguido, el cargo con mayúscula inicial. A dos interlineas del cargo se ubica la preposición DE al margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) Al frente el cargo del remitente, con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:), al frente se anotará la síntesis del tema del memorando, con mayúscula inicial, o el número de radicación de la comunicación a que se refiere o le dio origen (tabular según el modelo). TEXTO: Comienza a tres interlíneas del ASUNTO. Se escribe en interlineado sencillo entre renglones y a doble entre párrafos. El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se expresa en primera persona del singular. Se utiliza tratamiento de usted, no debe presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas, utilizar hojas en blanco. El encabezado se ubica a 2 cm del borde superior, se copia la radicación generada por el sistema contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cm del borde superior. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación sólo aparezca la firma del remitente, se debe desplazar el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto (Atentamente o Cordialmente o Sinceramente), seguido por una coma. REMITENTE: El nombre del funcionario que envía el memorando se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, se escribe con mayúscula sostenida y negrilla. LINEAS ESPECIALES: Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de folios o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o (dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o de la linea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan uno en cada renglón, los destinatarios, nombre y cargo, las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito se anota el apellido con mayúscula inicial de la persona que proyecta y de la persona que transcribe el

10 Pág.10/15 documento en este orden y separados por una barra oblicua (/), si la persona que proyecta y transcribe es la misma se pone una sola vez el apellido. Esta información se digita en letra Arial N DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1 Correspondencia recibida externa (CR) Nombre de la No. Descripción actividad 1 Inicio del Procedimiento Se diligencia formato de radicación en el sistema WorkFlow: Los 4 bloques: Destino, Información de la comunicación, remitente y anexos. Responsable Radicar correspondencia recibida Asignar correspondencia Trasladar documentos (Opcional) Se radica la correspondencia externa recibida, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. Se selecciona IMPRIMIR ROTULO, para impresión de sticker de radicación en original y copia. Los campos N de Radicación de Origen y N de Radicación Referenciado, se diligencian obligatoriamente cuando el documento recibido los referencie, el primero corresponde a la identificación del documento por parte del remitente, y el segundo campo corresponde a la radicación de correspondencia enviada del COPNIA si es respuesta a una solicitud. Se asigna y reparte la correspondencia a los funcionarios de acuerdo a su ubicación geográfica y competencia sobre el tema. Los Técnicos o Auxiliares de Archivo y Correspondencia o Secretarias generan el libro de correspondencia con responsables de gestión y control de entrega, únicamente con las radicaciones de la oficina correspondiente (Antioquia, Bolívar, Nacional, etc.) a. En la lista de documentos recibidos en WorkFlow se marcan los documentos radicados que requieren ser trasladados a otras oficinas del COPNIA. Recepcionista (Nacional ) Auxiliar Operativo (Seccional Cundinamarca) o Secretaria (los demás seccionales) En COPNIA NACIONAL: El Técnico o Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Asigna),de acuerdo con instrucción del Subdirector Administrativo y Financiero y Auxiliar de Archivo y Correspondencia (reparte), SECCIONAL CUNDINAMARCA: Profesional de Apoyo (Asigna) y Secretaria (reparte) OTROS SECCIONALES: Secretario Seccional a. Secretaria de la Subdirección

11 Pág.11/15 No. 5 Nombre de la actividad Verificar asignación de correspondencia Descripción Se cierra en el sistema WF como traslado por falta de competencia. b. Se registra en el sistema WorkFlow la oficina destino, número de guía si es necesario y la fecha de envío. Se cierra nuevamente la actividad como CORRESPONDENCIA ENVIADA La correspondencia recibida es archivada consecutivamente en las oficinas Seccionales, en el COPNIA Nacional no se archivan los consecutivos solo se conserva el libro de correspondencia recibida y dependiendo del tema del que se trate es probable que se archive en una serie documental diferente (Ej. Listados de universidad, contratos ). No se archivan copias de documentos trasladados, en cambio se conserva la impresión del pantallazo de Gestión de comunicación oficial recibida la cual indica el destino del documento, este reporte se encuentra en el ícono de expediente en el formato de registro de gestión de correspondencia, para conocer la trazabilidad del documento. Esto se hace a través de la consulta en el sistema WorkFlow. Se verifica si la documentación recibida del traslado, es competencia del asignado, si es así pasa a la actividad 6, de lo contrario se realiza una reasignación en el sistema con la opción DELEGAR FUNCIONARIO Se recibe el documento para trámite, se gestiona y se da respuesta Responsable Administrativa y Financiera en coordinación con el Subdirector Administrativo y Financiero (Nacional) Profesional de Apoyo (CND) Secretarios Seccionales (Otros) b. Auxiliar de Archivo y Corresponden cia (Nacional) Secretaria (CND) Auxiliar de Archivo y Corresponden cia (ANT, VLL, STD) Secretaria (Otros Seccionales) Subdirector Administrativo y Financiero (Nacional) Secretario Seccional (Seccionales) 6 Tramitar el documento 7 Fin del procedimiento Se da cierre al proceso como: DOCUMENTO ARCHIVADO o DOCUMENTO TRAMITADO Se reporta actividad en caso de requerirse, con las gestiones realizadas o indicando el lugar de archivo del documento original. El reporte de actividad debe permitir realizar la trazabilidad al proceso por lo tanto deben relacionarse radicados, fechas, actuaciones y/o ubicaciones de documentos según aplique al tema que se está tratando. Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad. 5.2 Correspondencia enviada externa (CE)

12 Pág.12/15 Nombre de la No. actividad 1 Inicio del Procedimiento 2 Radicar correspondencia enviada 3 Enviar correspondencia 4 Archivar 5 Generar libro de correspondencia 6 Fin del procedimiento Descripción Se diligencia en el sistema WorkFlow, bloques de: destinatario, asunto, información remitente y anexos. Se radica la correspondencia enviada externa, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. Se selecciona IMPRIMIR ROTULO, para impresión de sticker de radicación en original y copia (o las que se requieran para múltiples destinatarios). Generar lista de múltiples destinatarios según modelo (Anexo 6.2) y en el formato de Listado de destinatarios en el espacio de Entregado cuando la entrega se realiza por correo certificado se debe relacionar el número de la guía con el que fue remitido. Se registra en el sistema WorkFlow el envío del documento, según medio utilizado: ENTREGA PERSONAL ENTREGA POR ENTREGA CORREO CERTIFICADO ingreso al sistema de número de guía y fecha de envío. PUBLICADO EN CARTELERA únicamente los Seccionales en los casos de fijación de edictos Se cierra la actividad en el sistema WorkFlow como DOCUMENTO ENVIADO Se archiva el consecutivo de la correspondencia enviada externa. Los correos electrónicos enviados se imprimen de forma posterior al envío, para evidenciar que se surtió este proceso y que la persona que debe hacer el cierre en el sistema pueda tener conocimiento de la fecha de envío. Como soporte de los correos electrónicos enviados deben estar las comunicaciones originales firmadas por el funcionario que suscribe la comunicación para garantizar su consentimiento. En el caso de los Seccionales diferentes a Cundinamarca, se genera libro de correspondencia enviada anualmente, para archivo definitivo de correspondencia como índice de las series documentales. En el caso del COPNIA Nacional y el Seccional Cundinamarca, dicho libro se debe generar mensualmente por el volumen. Responsable Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Seccional Antioquia, Santander y Valle), o Secretaria (otros Seccionales) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo y Correspondencia ( ANT, STD, VLL) o Secretaria (otros Seccionales) Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) o Secretaria (Seccionales) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo y Correspondencia (ANT, VLL, STD) o Secretaria (otros Seccionales)

13 Pág.13/ Memorandos internos (CI) Nombre de la No. actividad 1 Inicio del Procedimiento Descripción Se diligencia modelo de memorando en el sistema WorkFlow. Responsable 2 Radicar memorando 3 Imprimir memorando 4 Recibir memorando Se radica el memorando, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. NOTA: Los memorandos internos que se generen de una dependencia a otra se dirigen al responsable de la dependencia, quien reasigna según competencia y cargas de trabajo, según lo establecido en el numeral 4.27 de las condiciones generales. Se imprime memorando y se obtiene la firma autorizada del mismo. Entrega memorando original firmado al responsable en su oficina de la retención de esta serie documental según TRD y en el caso de requerirse enviar anexos, se saca copia de ser posible en papel reciclado como remisión de los anexos. Solo en caso de memorandos de certificaciones que hagan parte de expedientes disciplinarios estos se enviarán con firma original. Una vez recibido se verifica competencia y se asigna al funcionario responsable, si es necesario. El funcionario asignado recibe y realiza la gestión correspondiente. Se cierra la actividad en el sistema como MEMORANDO RECIBIDO Y TRAMITADO una vez se haya realizado la gestión correspondiente, indicando la actividad que se realizó y de ser posible fechas y radicados que evidencien la trazabilidad de la gestión. Funcionario que transcribe el memorando Funcionario que transcribe el memorando Funcionario que recibe el memorando 5 Archivar 6 Generar Libro de Correspondencia Los memorandos que se reciben no se archivan, se consultan por Workflow y se conservan solo por el tiempo que se requiera para su gestión. Los memorandos enviados se archivan en orden de consecutivo. NOTA: Los memorandos son archivados en la oficina que se emiten. En el caso de los Seccionales diferentes a Cundinamarca, se genera libro de correspondencia de memorandos internos anualmente, archivándolos en el consecutivo de memorandos. En el caso del COPNIA Nacional y el Seccional Cundinamarca, dicho libro se debe generar mensualmente por el volumen. Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) o Secretaria (Seccionales) Auxiliar de Correspondencia y Archivo (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o

14 No. Nombre de la actividad 7 Fin del procedimiento 6. ANEXOS TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA Descripción Pág.14/15 Responsable Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Seccional Antioquia, Santander y Valle) o Secretaria (otros Seccionales) 6.1 Modelo, Comunicación enviada por Modelo, Listado de destinatarios 6.3 Modelo, Oficio de una página 6.4 Modelo, Oficio de dos páginas 6.5 Modelo, Memorando 6.6 Modelo, Libro de correspondencia recibida (GD-fr-01) 6.7 Modelo, Libro de correspondencia enviada (GD-fr-08) 6.8 Modelo, Libro de comunicación interna - memorando (GD-fr-09) 6.9 Modelo, Libro de peticiones y reclamaciones (GD-fr-10) 7. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Mar /03 Emisión de Manual de Archivo y Correspondencia 2 Sep /04 Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia 3 Sep /07 Ajuste a estructura de Procedimientos y Sistema WorkFlow 4 Abr /08 Ajustes del proceso según implementación del Sistema WorkFlow 5 Abr/10 Ajustes establecidos en el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno realizado el 4 de noviembre de Se modificó el formato de libro de correspondencia para que este refleje los nombres de los destinatarios, como se informó mediante NAL-CI de febrero de Además se incluyeron los modelos de los libros de correspondencia enviada, memorandos y peticiones y reclamos, los cuales no estaban relacionados ni codificados. Se incluyó la autorización de la firma de memorandos por parte de los Abogados Regionales como se informó mediante NAL-CI de marzo de May/11 Actualización solicitada por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno según acta (establecer en las comunicaciones el registro del radicado interno del documento al cual se hace referencia) y acta (aclarar en las comunicaciones quien transcribe y quien proyecta). Se aclaró que el pantallazo que se debe conservar en los consecutivos de CR en los casos de traslado es el de Gestión de comunicación oficial recibida el cual indica el destino del documento. 7 Mar/12 Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento de control de documentos: con cambio de responsables, Se ajustan los anexos 6.6, 6.7, 6.8 y 6.9 para incluir la columna que permita ver el estado del radicado, en especial, cuando han sido anulados, para el control que debe ejercer el Área de

15 Pág.15/15 8 Sep/12 Gestión Administrativa, dentro del proceso de Gestión Documental. Se actualizan los anexos 6.3 y 6.4 con el membrete que refleja el sello de Certificación de Calidad del COPNIA. Se incluyen las últimas instrucciones dadas por el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno, en especial la del memorando NAL-CI del 13 de febrero de Se incluye la autorización para que el Profesional de Gestión Administrativa firme respuestas a Peticiones y reclamos y la autorización para que el Técnico o el Auxiliar de Archivo y Correspondencia del Copnia Nacional puedan asignar correspondencia. DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa ACTUALIZO LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

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23 ANEXO 6.6 GD pr 01 LIBRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA FECHA DE IMPRESIÓN: :59:47 AM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN ASUNTO REMITENTE FIRMA ESTADO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGANDO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGANDO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Juliet Giraldo Sanabria ASIGANDO BLV CR :28:04 Reinteracion solicitud informacion investigación BLV PD SEGURO SOCIAL eliana margarita roys garzon Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Francisco Jose Granados Parra ANULADO BLV CR :35:28 Envio de certificado SENA luis eduardo chavarriaga villalba Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :01:00 Respuesta de Oficio BLV CE DIAN JAVIER TRESPALACIOS GURUCEAGA Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :11:07 Listado de la Universidad de Cartagena UNIVERSIDAD DE CARTAGENA xiomara rosales de la espriella Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :57:43 Confirmacion de consejeros PERSONA NATURAL consejeros Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :38:38 Profesionales no matriculados 30 dias BLV DI DIAN enith CECILIA CRESPO Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :14:56 Certificacion UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR rosario garcia gonzalez Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO GD fr 01 v.3 Mar.12 Página:

24 ANEXO 6.7 GD pr 01 LIBRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA FECHA DE IMPRESIÓN: :11:05 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN NOMBRE DESTINATARIO ENTIDAD DESTINATARIO CARGO REMITENTE ASUNTO ENTREGA GUIA FECHA ENVIO NAL CE :11:15 VICTOR HUGO PERSONA NATURAL Subdirectora Respuesta a su solicitud con Entrega por GONZALEZ TRUJILLO Administrativa y Financiera radicado NAL PR NAL CE :04:55 JUAN RICARDO ORTEGA ADMINISTRACION DE Subdirectora Tarjeta Profesional Entrega Personal IMPUESTOS Administrativa y NACIONALES DE PASTO Financiera DIAN NAL CE :39:31 ESPERANZA MANCERA PRINTERCOL Subdirectora Respuesta a su comunicación Entrega Personal Administrativa y Financiera radicada con el NAL CR NAL CE :26:21 EDIFICIO EDIFICIO Subdirectora Autorización Entrega Personal INTERAMERICANA DE SEGUROS INTERAMERICANA DE SEGUROS Administrativa y Financiera NAL CE :22:18 JESSICA CASAS PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por solicitud radicada con el ANT PR NAL CE :27:26 WILLIAM MARTINEZ PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por PRIETO. solicitud radicada el día 23 de diciembre de 2010 NAL PR NAL CE :48:57 WILLIAM MARTINEZ PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por ANULADO PRIETO solicitud con radicado NAL PR NAL CE :51:00 JUAN SEBASTIAN PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por RICAURTE GONZÁLEZ solicitud en radicado NAL PR NAL CE :52:11 JORGE ANGULO INVERSIONES GUERFOR Subdirectora Áutorización de ingreso Entrega por S.A. Administrativa y Financiera instalaciones COPNIA cto19 ESTADO GD fr 08 v.2 Mar.12 Página:

25 ANEXO 6.8 GD pr 01 LIBRO DE COMUNICACIÓN INTERNA MEMORANDO FECHA DE IMPRESIÓN: :26:25 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN ASUNTO AUTOR DESTINATARIO ESTADO NAL CI :28:40 Envió Expedientes Septiembre 2006 Profesionales Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO NAL CI :29:39 Envió Expedientes Septiembre 2006 Afines Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO NAL CI :29:49 Envió Expedientes Septiembre 2006 Auxiliares Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO NAL CI :30:04 Envió Expedientes Septiembre 2006 Maestros de Obra Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO NAL CI :31:43 NAL PR Angela Patricia Alvarez Ledesma JUAN GUILLERMO ARBELÁEZ ZAPATA NAL CI :32:55 Actualización procedimiento Angela Patricia Alvarez Ledesma TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL COPNIA NAL CI :33:39 Envio Tarjeta de reposición Fabio Enrique Vargas Perez JUAN GUILLERMO ARBELÁEZ ZAPATA NAL CI :31:06 Envío documento para aprobación Luz Dary Cardona González CESAR AUGUSTO PEÑALOZA PABON NAL CI :41:45 Expedientes Consejo Nacional Septiembre 2006 Olga Lucia Rodríguez Murcia CARLOS AMOR BUENDIA ANULADO NAL CI :43:56 Expedientes Consejo Nacional Septiembre 2006 Olga Lucia Rodríguez Murcia PEDRO ANTONIO VILLADIEGO HAMON ANULADO GD fr 09 v.2 Mar.12 Página:

26 ANEXO 6.9 GD pr 01 LIBRO DE PETICIONES Y RECLAMACIONES FECHA DE IMPRESIÓN: :03:04 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACION ASUNTO FIRMA ESTADO BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR :04:08 Consultas y verificación de registro SOLICITUD DE INFORMACION Ivania Margarita Medina Padilla PERSONA NATURAL GARCIA ALCOCER ARTURO :12:12 Consultas y verificación de registro SOLICITUD DE CONSTANCIA Ivania Margarita Medina Padilla RECIPROCIDAD PERSONA NATURAL LEON STELLIS :37:42 Consultas de normatividad DILIGENCIAMIENTO PARA TRAMITAR Ivania Margarita Medina Padilla LA TARJETA DE TECNOLOGO PERSONA NATURAL NO GREY :21:41 Consultas de normatividad SOLICITUD DE INFORMACION SOBRE Ivania Margarita Medina Padilla REPOSICION DE TARJETA PROFESIONAL PERSONA NATURAL GARCIA ALCOCER ARTURO :22:59 Consultas y verificación de registro Denuncia PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla NATURAL MURILLO TORO MANUEL :56:01 Consultas y verificación de registro Denuncia PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla NATURAL ORDOÑEZ ORDOÑEZ WILLMSTAD LINCOND :01:02 Consultas de normatividad Solicitud de Aclaratoria constancia de Ivania Margarita Medina Padilla reciprocidad. PERSONA NATURAL LEON STELLIS :54:10 Consultas y verificación de registro Respuesta a solicitud Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO PERSONA NATURAL MURILLO TORO MANUEL :19:55 Consultas de normatividad Solicitud de Información PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla NATURAL INFANTE RENDON ENRIQUE DIAZ GD fr 10 v.2 Mar.12 Página: