MANUALES ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA AYUNTAMIENTO DIGITAL

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1 04/01/2010 MANUALES ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA Y AYUNTAMIENTO DIGITAL

2 MENU 04/01/2010

3 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 1/ 6 P1 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 1. PRESENTACIÓN Bienvenido al Ayuntamiento Digital. Esta aplicación informática ha sido concebida con el objeto de facilitar el acceso a las gestiones que un Ciudadano o una Empresa necesitan realizar en el Ayuntamiento, sin necesidad de desplazarse y con todas las herramientas que Internet facilita. Así mismo, nos permite disponer de toda la información que como Ciudadano o Empresa dispone de Uds. el Ayuntamiento, nos permite obtener distintos Certificados, realizar Instancias al Registro General, Autoliquidaciones, Altas o Bajas de servicios, recibir Justificantes o información del Ayuntamiento en su carpeta de ciudadano Disponemos de Cuatro Zonas diferenciadas ZONA 1 Z O N A ZONA 2 4 ZONA 3 Zona 1.- Personalización Perfil del Usuario El Ciudadano puede definir el Perfil que desea: Elegir Idioma Se memoriza en sus datos hasta que lo cambie. Elegir si desea que al envío de información a su carpeta le avisemos por , cuando lo marque la primera vez le pide el Si desea modificarlo lo marca de nuevo y le aparece para modificarlo o borrarlo si no lo desea Sms mismo funcionamiento (puede no estar activado por el Ayuntamiento)

4 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 2/ 6 Zona 2.- Carpeta del Ciudadano/ Empresa Se muestra la Carpeta del Ciudadano/Empresa, contiene toda la información enviada al Ayuntamiento y recibida desde el Ayuntamiento, así como los documentos o archivos que se acompañen. Dispone de botones que al pulsar sobre ellos nos muestran lo Recibido, lo Enviado o Todo, el orden que siempre se muestra es ordenado por fecha desde la más reciente. Dispone de un Filtro de Estado Pendiente, este filtro actúa al pulsar. que nos permite ver Todo, lo Leído o lo Permite filtrar por fechas desde / hasta Con envía a su impresora lo seleccionado en la Carpeta. Con conocemos el número de páginas y la pagina actual y pulsando sobre las flechas Avanzamos o Retrocedemos Pagina. Indica si la información es E Enviada o R Recibida Informa del Texto del Mensaje Nº Registro, Objeto, etc. Indica la situación de la información Leída o Pendiente de leer Nos indica la Fecha y Hora del envió o la Recepción Nos permite al pulsar sobre Nos permite al pulsar sobre leer documentos enviados o recibidos leer los documentos que se adjuntan.

5 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 3/ 6 ZONA 3.- Consulta de Información en el Ayuntamiento del Ciudadano / Empresa Nos muestra los Iconos de información en el Ayuntamiento, muestra en Color los que se dispone de información del Ciudadano o Empresa. Pulsando sobre cada de los Iconos en color o sobre el Titulo, nos indicara las distintas opciones permitidas. Padrón Habitantes o Certificado de Empadronamiento o Certificado de Convivencia Estos certificados disponen de Código de Validación del Certificado, es único y permite la reproducción fiel que garantiza la validez del Certificado y si está vigente. A quien va dirigido este certificado obtiene la validación entrando en la Web que se le indica y digitando los caracteres del certificado. Registro General o Registro Entradas y Salidas o Registro Entradas o Registro Salidas Pulsando muestra todos los años o los años en que existe información Pulsado Buscar nos muestra toda nuestra información del registro de Entradas / Salidas

6 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 4/ 6 Nos muestra los registros de que dispone, 1 al 10 de 11 Permite avanzar y retroceder páginas Permite buscar por Columnas o en todas las columnas Recaudación Consultar Recibos, nos permite ver todos los recibos pendientes de pago y los pagados del año corriente y el año anterior, si desea ver recibos más antiguos pulse Puede ver los Recibos que desea marque el circulo, Ejemplo Pendientes de Pagar y después pulse Seleccionar

7 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 5/ 6 En el caso de los recibos Pendientes de Pagar Puede seleccionar el recibo que desee y sacar un duplicado o pagarlo, imprimiéndose el documento de pago para pagarlo en el banco o en un cajero, o si dispone de Banca electrónica a través de la Banca que se le ofrece o bien a través de Tarjeta de Crédito o Debito por la pasarela de Pagos

8 Prontuario de Uso del Ayuntamiento Digital 04/01/2010 6/ 6 De este mismo modo se obtiene en cada caso la consulta que se necesita ZONA 4.- Es la Zona de Tareas que puede realizar el Ciudadano / Empresa: Permite realizar: Instancias por Registro Telemático Instancias Especiales con Autoliquidación Cambios de Pasword Contactar con el Ayuntamiento, permite realizar consultas, sugerencias o quejas directamente con las personas responsables del Ayuntamiento, podrá también a través de este medio ayudarnos a mejorar este servicio que le ofrecemos. Información del Ayuntamiento, permite al ciudadano tener acceso a la información del Ayuntamiento que es Publica, Plenos, Ordenanzas, etc. El Ayuntamiento Informa, permite servir de Tablón de Anuncios para los ciudadanos de toda aquella información que pueda interesarles, en este caso si el ciudadano tiene marcado que se le avise por Sms o lo hace. Conexión con Otros Programas de Interés. Envío de Sugerencias de mejoras en el Ayuntamiento Digital (Igual a una instancia pero no pasan por registro van directamente a un Buzón de Sugerencias, se trataran y contestaran de modo independiente) * En todas las Instancias, Autoliquidaciones, etc., dispondrán también de la información necesaria para su uso. Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.

9 Manual Uso Instancias al Registro Telemático 04/01/2010 1/ Prontuario Uso Instancias al Registro Telemático Al pedir una Instancia le mostrara la cabecera con sus datos Después se muestra por si la Instancia la realiza en representación de otra Persona o Entidad, entonces deberá marcar el cuadro, y rellenar los siguientes datos: Si no es en Representación de: que es lo más usual Registrar el Asunto, es una descripción corta que identifica el tema de modo que en la Carpeta del Ciudadano le sea fácil identificarlo Rellenamos el SOLICITA y las Observaciones si existen. Si tenemos que adjuntar ficheros con información, tenemos que tener la precaución de si son más de un fichero comprimirlos en un fichero Rar o Zip y que el nombre que le asignemos no tenga blancos ni acentos, Ejemplo: Planos_Vado.rar, el numero de ficheros que se adjunta tiene que ponerlo en Nº Documentos que se adjuntan dentro del fichero comprimido Después examinar para buscar el fichero en su Disco y Solicitar Le preguntara dos veces si es correcto y al aceptar nos aparecerá

10 Manual Uso Instancias al Registro Telemático 04/01/2010 2/ 4 Como informamos debe esperar a que se le muestre el documento Pdf, esto es porque dependiendo de la rapidez de su conexión a Internet puede tardar prácticamente nada o algunos segundos, cuando aparece lo siguiente la transacción ha sido realizada correctamente. Puede Abrirlo e Imprimirlo si lo desea, no necesita guardarlo puesto que siempre lo tendrá en su carpeta de ciudadano. Al ser revisado y registrado por el Ayuntamiento, recibirá en su carpeta de ciudadano el justificante del Registro y si se hubiese detectado por parte del Funcionario del Registro que falte alguna información se le comunica en el justificante.

11 Manual Uso Instancias al Registro Telemático 04/01/2010 3/ 4 Este es el Documento de la instancia, los documentos que se adjuntan y autentificación de firma y fecha

12 Manual Uso Instancias al Registro Telemático 04/01/2010 4/ 4 Justificante remitido por el Registro de Entradas del Ayuntamiento. Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.

13 Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos 04/01/2010 1/ 5 A1.- Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos Al pedir una autoliquidación de vehículos le mostrara la cabecera con sus datos Siempre le aparece como Tipo de Vehículo TURISMO por ser el más usual, Pulsando Le mostrara los distintos tipos de vehículos que se contemplan, al elegir el que necesita se le configura la pantalla para pedirle solo la información que tiene que introducir: y Registre Registre Color si lo desea

14 Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos 04/01/2010 2/ 5 Con el fin de comprobar que no existe error en la potencia debe enviar por Fax al Ayuntamiento la Ficha Técnica o si le es posible y la tiene escaneada como un documento digital marcando en adjuntar y adjuntándola, examinando donde está guardada. Registra la Potencia Pide que le calcule el Importe Le calcula el Importe Depende del trimestre en que realice la autoliquidación le calculara 1, 2, 3 o 4 Trimestres Calculara el importe resultante y si es correcto Pulsara Aceptar o puede modificar. También le permite domiciliar este recibo para el próximo Padrón que se emita de vehículos, simplemente Pulsando en Domiciliar y nos muestra sus domiciliaciones en el Ayuntamiento de modo que le añade el futuro recibo a la domiciliación que elija, si no tiene nada domiciliado se le imprimirá la solicitud el el documento de pago. Al pulsar Aceptar, envía la transacción y le muestra Como informamos debe esperar a que se le muestre el documento Pdf, esto es porque dependiendo de la rapidez de su conexión a Internet puede tardar prácticamente nada o algunos segundos, cuando aparece lo siguiente la transacción asido realizada correctamente. Puede Abrirlo e Imprimirlo. Después IR PAGAR RECIBO

15 Imprimir la Autoliquidación y el Documento de Pago Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos 04/01/2010 3/ 5

16 Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos 04/01/2010 4/ 5

17 Prontuario Uso Autoliquidación Vehículos 04/01/2010 5/ 5 Permite pagar Por Banca Virtual o por Pasarela de Pagos mediante Tarjeta de Crédito Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.

18 Manual de Uso Registrar Facturas Digitalmente 04/01/2010 1/ 3 Prontuario de Instrucciones Entrada de Datos Registro Facturas Vers.1.01 Permite enviar Facturas por Registro General al Ayuntamiento: Las Facturas pueden ser Facturas Electrónicas o Facturas en PDF, firmadas o no. Puede rellenar los Datos de las Facturas una a una (Modo A) Puede enviar una Relación de Facturas (Modo B) Puede enviar las Facturas en formato Factura-e (Modo C) Impreso que se obtiene y guarda en la Carpeta de la Empresa y se envía automáticamente al Registro General del Ayuntamiento, incorporándose al Registro de Facturas del Ayuntamiento.

19 (Modo A) Datos de las Facturas una a una: Manual de Uso Registrar Facturas Digitalmente 04/01/2010 2/ 3 Registrar Numero de Factura Registrar Fecha Factura DD/MM/AAAA (21/07/2009) Los Datos numéricos se registran con Cantidad y dos decimales ( ) Registrar Base Imponible Registrar Retenciones si tiene Registrar IVA si tiene Pulsar sobre Calcular nos mostrara el Importe de la factura para controlarla Si es correcta Aceptar, se puede seguir registrando Facturas siempre nos mostrara el Numero de Facturas Registradas y el Importe Total de las Facturas. Si no es Correcta, se Puede Borrar o situarse encima de lo que se quiere modificar y modificar las cantidades. Se pueden borrar todas las facturas si se desea. Cuando se han registrado todas las facturas, se puede anotar en observaciones si se quiere significar alguna cosa. Se registra el número de facturas que se adjuntan en Pdf en el fichero comprimido. Se seleccionan las facturas en Pdf y se comprimen para adjuntarlas. Se pulsa Finalizar, el sistema muestra un comprobante del envío y lo guarda en la carpeta de la Empresa, a la recepción y proceso en el Ayuntamiento, le enviara el justificante a su carpeta. (Modo B) Datos de las Facturas en Excel o Csv (Texto con campos separados por ;): Descripción de los campos Nombre del fichero= CIFAAMMDD (Cif sin separaciones y Fecha AA envío con 2 dígitos del año, MM 2 del mes y DD 2 del día. Líneas de Factura: o Cabecera= CIF o Tipo= 0, 0 líneas de factura, 1 línea de pie de factura o Nº Factura= Alfa Numerico o Fecha= Formato Fecha DD/MM/AAAA o Base Imponible= Importe Numérico con 2 decimales o Retenciones= Importe Numérico con 2 decimales, si las hay. o Iva= Importe Numérico con 2 decimales, si lo hay. o Total Factura= Importe Numérico con 2 decimales Se repetirá por el número de facturas del envió. o Pie de Factura= o Tipo= o Nº Facturas= o Total Importe= CIF 1, 1 línea de pie de factura Numérico, Nº Facturas del envío Importe Numérico con 2 decimales, suma total del importe de las facturas. Se registra el número de facturas que se adjuntan en Pdf en el fichero comprimido. Se seleccionan las facturas en Pdf y se comprimen junto con el fichero generado en Excel o Csv. Se pulsa Finalizar, el sistema muestra un comprobante del envío y lo guarda en la carpeta de la Empresa, a la recepción y proceso en el Ayuntamiento, le enviara el justificante a su carpeta.

20 Manual de Uso Registrar Facturas Digitalmente 04/01/2010 3/ 3 (Modo C) Datos de las Facturas en formato Factura-e: Las facturas se generan de modo automático desde el sistema informático de la Empresa. Si la Empresa no dispone de esta utilidad puede utilizar de modo gratuito los programas de generar Factura-e que se incorporan a Microsoft Word 2007, si en este aspecto la empresa tiene algún tipo de problema de instalación o uso, puede recurrir a nuestra empresa Ginsa Informatica a través de contactar mediante Contactar con el Ayuntamiento con Informatica. Se registra el número de facturas que se adjuntan en el fichero comprimido. Se seleccionan las facturas y se comprimen en un solo fichero para su envio. Se pulsa Finalizar, el sistema muestra un comprobante del envío y lo guarda en la carpeta de la Empresa, a la recepción y proceso en el Ayuntamiento, le enviara el justificante a su carpeta. Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.

21 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 1/ Gestión Administración Electrónica de la Información en la Web 2.- Gestión Administración Electrónica de la Información en el Ayuntamiento 1.- Gestión Administración Electrónica de la Información en la Web Pulsar en acceso directo Gestión Administración Electrónica, se abre la siguiente pantalla Registrar Usuario: Contraseña: el Usuario y Contraseña los tiene en un fichero externo llamado Usuarios y Contraseñas.txt al Aceptar nos muestra la siguiente pantalla Pulsando en los distintos Menús, podremos realizar: Certificados Digitales Expedir Certificados del Ayuntamiento a Ciudadanos o Empresas Mantenimiento Ciudadanos Realizar introduciendo el Nº del DNI, consultas, modificaciones o borrarlo Mantenimiento Empresas Realizar introduciendo el Nº del CIF, consultas, modificaciones o borrarlo Mantenimiento de la Carpeta del Ciudadano Permite consultar toda la información histórica enviada desde el Ayuntamiento o recibida desde el ciudadano o empresa Mantenimiento Certificados Permite dar meses de plazo a la validez de los distintos certificados que se emitan por el sistema y permite consultar los certificados emitidos Mantenimiento Usuarios Contactar con el Ayuntamiento.

22 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 2/ Certificados Digitales Expedir Certificados del Ayuntamiento a Ciudadanos Operatoria a seguir, primero vemos lo que realiza el ciudadano o la empresa al registrarse EL ciudadano a decidido registrase en el Ayt. Digital, a registrado en la Web toda la información que se le pide, Cuando acepta se le muestra el siguiente mensaje De modo que cuando pasa por el Ayuntamiento para recoger personalmente su certificado, es cuando comienza esta fase.

23 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 3/ 10 Nos muestra los datos registrados por el ciudadano y los que tenemos en el Ayuntamiento, por si procede corregirlos. Se pulsa en imprimir certificado y nos imprime en PDF el original y copia del certificado que contiene los datos registrados, las condiciones y el código de usuario que es el DNI, y el PW con la advertencia de que asignadas las claves de acceso, será absoluta responsabilidad del Ciudadano adoptar las medidas de seguridad necesarias, para mantener la confidencialidad de sus claves y asumirá, por tanto, cuantos daños de todo tipo se deriven como consecuencia de la revelación de estos datos a terceros, o del uso indebido de ella por persona no autorizada, y recordándoles que en el menor tiempo posible se cambie el PW, comentándolo que si lo olvidase puede pasar de nuevo por el Ayuntamiento con su DNI y pedirlo de nuevo. El sistema envía a la carpeta del ciudadano el certificado entregado Expedir Certificados del Ayuntamiento a Empresas El funcionamiento es el mismo que si es una empresa, con la diferencia de definir el tipo de empresa, SA, SL, CB y la clase si están dentro del grupo de Notarios, Gestorías, Venta de Automóviles, Otros, etc.,de modo que puedan realizar gestiones por cuenta de sus clientes. El tipo para controlar en las SA Sociedad Anónima la vigencia de los Poderes del Representante y avisarle antes de que caduquen. La clase para autorizar a empresas que realicen determinadas operaciones como Autoliquidaciones en nombre de terceros.

24 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 4/ Mantenimiento Ciudadanos Realizar introduciendo el Nº del DNI, consultas, modificaciones o borrarlo Permite Consultar, Modificar o marcar como Borrado el registro seleccionado Mantenimiento Empresas Realizar introduciendo el Nº del CIF, consultas, modificaciones o borrarlo Igual que el de Ciudadanos Mantenimiento de la Carpeta del Ciudadano Permite consultar toda la información histórica enviada desde el Ayuntamiento o recibida desde el ciudadano o empresa. Permite seleccionar todos o por cualquier campo.

25 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 5/ Mantenimiento Certificados Permite dar meses de plazo a la validez de los distintos certificados que se emitan por el sistema y permite consultar los certificados emitidos. Permite consultar el histórico de todos los certificados emitidos Y pulsando ver el documento Mantenimiento Usuarios Contactar con el Ayuntamiento. Permite dar de alta todos los Cargos, Alcalde/sa, Secretario/a, etc. Concejales por Área, Funcionarios y/o personal que entienda que puede ser interesante que el ciudadano, tercero o empresa pueda dirigirle consultas, sugerencias o quejas. Mantenimiento de Cargos Cargos Creados Añadir Cargos, pulsar

26 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 6/ 10 Añadir Cargos Permite crear cargos, estos cargos son los que son visibles para que el ciudadano seleccione a quien enviar la información, estos cargos tienen que estar bien escritos, puesto que una vez tengan información remitida no se pueden borrar por estar también en la carpeta del Ciudadano, a este cargo se le añadirá la persona o usuario que dispone del cargo en ese momento, cuando esta persona deja el cargo se le da de baja y este cargo es dispuesto por quien le sustituya, nunca un usuario puede ver la información recibida para otro cargo. Añadir Usuarios. Permite el mantenimiento de Usuarios Solo nos permite modificar: El orden, este numero que podemos cambiar, nos indicara de menor a mayor, el orden que deseamos sean vistos por el ciudadano. El nombre del usuario Resumimos las características principales: No puede haber dos cargos iguales Un cargo solo puede tener un usuario (Nombre) Un cargo + usuario puede bloquearse por ser dado de baja, a partir de ese momento ya no puede acceder a la información, esta seguirá estando pero ya solo es accesible para el ciudadano en su carpeta. Un nuevo usuario puede entonces utilizar este cargo. El usuario recibe un documento con sus datos de usuario y pasword, que debe cambiar por motivos de seguridad la primera vez que se conecte, también puede darse de alta una dirección de si desea que se le avise por este medio

27 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 7/ 10 cuando recibe una consulta, si olvida su pasword puede pedirlo de nuevo a través del , también puede activarse recibir alertas por sms. Puede marcar los dos si lo desea O por SMS Temas para tener en cuenta: Accesos al Ayuntamiento Digital o Los que acceden Mediante certificado del DNI Electrónico, de Hacienda o FNMT, de una Autoridad de Certificación o de Certificado expedido por el propio Ayuntamiento Tiene acceso a ver la información de que disponen en el Ayuntamiento pudiendo utilizarla para obtener certificados, etc. Obtener Certificados de distintos tipos, Duplicados de Recibos Pagados, Pagar, realizar instancias por registro de entradas telemático, autoliquidaciones y pagarlas, etc. Los que acceden Mediante certificado del DNI Electrónico, de Hacienda o FNMT, de una Autoridad de Certificación y no tiene datos en el Ayuntamiento se registran de modo automático como terceros simplemente por realizar una Instancia. o Los que acceden sin ningún tipo de certificado: Se les permite realizar algún tipo de autoliquidaciones, vienen identificadas con un número de autoliquidación distinta de las que se realizan con certificado a efectos de control y estadística. Realizar pagos de recibos o de multas con tarjeta de crédito o con la impresión del documento de pago C60.

28 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 8/ 10 Registro Telemático, o Pasan todas las instancias, autoliquidaciones (las que se designe) y las facturas registradas. o El ayuntamiento en el Registro de entradas dispone de un apartado para el Registro Telemático, un contador de Registros Telemáticos pendientes de registrar y un icono que cambia a color rojo cuando se tienen registros pendientes de registrar Cuando la persona del registro desea registrar lo que tiene en el registro telemático pulsa sobre el botón y por orden de antigüedad se le rellenan los datos en una rejilla del registro, Puede seleccionarlos uno a uno o todos De los seleccionados puede Ver la Instancia que le han enviado y puede ver los datos que le han adjuntado Cuando valida le van apareciendo en el registro como si el mismo lo hubiese rellenado

29 D Manual Gestión Administración Electronica 04/01/2010 9/ 10 Puede ver de nuevo los documentos adjuntos. Si son correctos los acepta y si no hace las observaciones que corresponda, marca si faltan datos o documentación, al aceptar queda registrado como si lo hubiese realizado manualmente y de modo automático envía al remitente comprobante del registro con acuse de recibo y observaciones o defectos si los hubiese.

30 D 10 Manual Gestión Administración Electronica 04/01/ / Autoliquidaciones (Ver Prontuario ) o o Las autoliquidaciones vienen con una instancia por el Registro Telemático, al recibirse la instancia se registra en el Registro General del Ayuntamiento, la autoliquidación que la acompaña, se añade a la rejilla de Liquidaciones de modo que en Liquidaciones sepan las que han recibido y las validen, entonces son incluidas en Liquidaciones, comunica a contabilidad el DR si así quieren funcionar (o se lleva en Recaudación y se contabiliza por aplicación de cobros), se comunica a Recaudación el Recibo para controlar el cobro por el fichero recibido del C60, o si han pagado por tarjeta da el recibo como cobrado en Recaudación y lo comunica a Liquidaciones. Si se trata de un alta de vehículo, además puede anotarlo para el próximo padrón y pedir otras domiciliaciones que tenga en el ayuntamiento para domiciliar los recibos de los próximos padrones. Registro de Facturas (Ver Prontuario ) o o Si se trata de facturas puede registrarlas manualmente si su aplicación de facturación no se lo gestiona, o enviar un fichero con la información de las facturas en Excel o CSV, puede enviar las facturas en formato Factura-e si las gestiona su aplicación o si no el proveedor puede realizarlas en la utilidad gratuita que lleva el Word 7, las facturas quedaran registradas, enviara el correspondiente comprobante a la carpeta de la empresa proveedora, mostrara las facturas a la persona que lleva el registro de facturas para que al validarlas quede actualizado el registro de facturas de modo automático, le añade la factura en pdf a cada registro para que puedan ser utilizadas en el circuito de conformar los concejales, enviar a comisión de gobiernos, e ir cambiando la situación de la factura. El proveedor a su vez, no solo tiene el comprobante de registro de las facturas, si no que en cualquier momento puede.ver el estado de sus facturas en el ayuntamiento. Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.

31 Administrar Contactar con el Ayuntamiento 04/01/2010 1/ Prontuario Uso Administrar Contactar con el Ayuntamiento El objeto de estas aplicaciones es que los usuarios que previamente han sido activados en la Gestión Administración Electrónica puedan acceder a recibir y gestionar las consultas que les envíen los ciudadanos, el acceso es personal mediante un nombre de usuario y un pw que el usuario debe de cambiar y recordar, toda la información que se tramita a través de este modulo solo es visible para el usuario y para el ciudadano. Se accede mediante un acceso directo que tiene en los ficheros que le adjuntamos como _Ayuntamiento Contactar Al establecerse la conexión con el Ayuntamiento Digital, aparece la siguiente pantalla Se registran los datos de entrada de Usuario y Contraseña. Se encuentran en el fichero que adjuntamos Usuarios y Contraseñas.txt Al pulsar Aceptar se accede al acceso privado de este usuario Disponen de momento de tres apartados, Mantenimiento, Modificar Pasword o Contraseña y del Manual o Prontuario de Ayuda.

32 Administrar Contactar con el Ayuntamiento 04/01/2010 2/ 4 Al pulsar en Mantenimiento nos muestra la siguiente pantalla: En esta pantalla tenemos la carpeta de recepción y respuestas entre el Usuario y el Ciudadano o Empresa. Nos parecerán siempre ordenadas empezando por la fecha más reciente. Podemos ver solo los Recibidos, los enviados (contestados) o los Recibidos y Enviados, actúa al pulsar sobre la situación que se desea. Podemos elegir por la situación en que se encuentra Para que actúe el filtro es necesario Pulsar en Filtrar entonces podemos verlo todo, solo lo leído, solo lo que tenemos pendiente o solo lo contestado. También podemos filtrar por fechas Desde Hasta y pulsar filtrar

33 Administrar Contactar con el Ayuntamiento 04/01/2010 3/ 4 Podemos marcar en Alertas por o por Sms, nos permite recibir por o por Sms una alerta cada vez que recibamos una consulta en la carpeta. Nos indica la página en que estamos y el número de páginas, Pulsando retrocedemos paginas. avanzamos o Línea de información en la carpeta de Contactar Nos muestra la situación (Tipo), la Descripción corta para identificar el tema, la referencia de la consulta, la situación y la fecha y hora del envío. Nos muestra en Pulsando en mostrara la consulta que se le ha realizado, pulsando en nos muestra los documentos que han adjuntado, este icono solo existe si hay documentos adjuntos, y si se desea contestar en este momento o cuando se desee se pulsa donde nos permite contestar a la consulta e incluso adjuntarle documentos para enviárselos en la contestación. Al pulsar Responder Sugerencia nos la muestra por si queremos imprimirla y archivarla, aunque siempre queda archivada en la carpeta, con Cerrar envía la respuesta y regresa a la carpeta. Nos mostrara la respuesta enviada Y en el estado pondrá Pendiente hasta que el Ciudadano la reciba y la lea, cambiando entonces a leída.

34 Administrar Contactar con el Ayuntamiento 04/01/2010 4/ 4 Modificar el Password o Contraseña. El usuario puede en todo momento cambiar su password por uno nuevo. Pulsando Manual de Ayuda nos permite ver o imprimir el Prontuario Uso Administración Contactar con el Ayuntamiento. Gracias por ser usuario de nuestras aplicaciones, puede contribuir a que las mejoremos enviándonos sus sugerencias por el Apartado Contactar con el Ayuntamiento enviándolas a Informatica. Gracias de nuevo por sus molestias.