Auto-registro Proveedor en GESLOP

Transcripción

1 LOPESAN HOTEL GROUP Auto-registro Proveedor en GESLOP Manual de usuario 20/09/2013

2 ÍNDICE Sistema de Auto-registro de Facturas para el Proveedor... 3 Una Breve Descripción... 3 Destinatarios... 3 Acceso... 3 Registro de Proveedor... 4 Simulando registro:... 5 Incidencias:... 6

3 Sistema de Auto-registro de Facturas para el Proveedor Una Breve Descripción El Sistema de Auto-Registro para el Proveedor (Registro de Proveedor), permite a un proveedor inscribirse a sí mismo en la aplicación de Geslop con el objeto de que pueda registrar facturas en el sistema. Para ello será menester que el proveedor facilite su CIF y algunos datos básicos de alguna factura que tenga con Lopesan. Destinatarios La herramienta está destinada a los Proveedores que tengan, hayan tenido o pudieran tener alguna relación comercial con alguna de las sociedades o empresas del Grupo. Acceso Se accederá a través de la URL: que mostrará la siguiente pantalla de login: Pantalla de Inicio

4 Registro de Proveedor Una vez se acceda al Autro-Registro, el proveedor deberá ingresar en el formulario los siguientes campos: Parte del usuario: CIF Proveedor: El CIF del proveedor sin espacios. Por ejemplo: P Correo Usuario: Correo electrónico del contacto que identifica usuarios de la empresa. El introducido será el destinatario de las credenciales de acceso al portal generadas una vez se complete el auto-registro. Pueden haber varios correos asociados al identificador de empresa; esto es, pueden registrarse múltiples usuarios con el mismo proveedor. Datos de factura con Lopesan: Se pedirá el número de la factura tal cual aparece en el papel, la sociedad a la que se facturadel Grupo y el importe total de la factura con impuestos incluídos. Número Factura: Número que aparece en la factura impresa. Por ejemplo: C. Sociedad a la que se le factura: Se elegirá el nombre de la sociedad que consta en la factura mediante un selector. Total factura con impuestos:. Se introducirá la cantidad numérica correspondiente al Importe final con impuestos. Por ejemplo: En caso de que la cantidad no fuera entera, los decimales serán introducidos con puntos o con comas. Una vez se hayan cumplimentados todos los campos requeridos, se procederá a hacer click con el ratón sobre el botón verde Crear : Si todo ha ido bien, un mensaje confirmará que se ha efectuado el registro del usuario y a su vez se enviará automáticamente un mail al correo indicado en el formulario facilitando al proveedor los datos de acceso a Geslop: Creación del usuario OK

5 Simulando registro: 1) Auto - Registro A continuación se pondrá en práctica lo explicado arriba con un ejemplo de registro satisfactorio: El sistema ha comprobado que los datos de su proveedor y factura son correctos, con lo cual se pasa a dar al usuario indicado de alta para usar el Portal del Proveedor. Nota: La información referente a una factura de la pantalla superior no son verídicos. Los campos CIF y correo se han ocultado para mantener la privacidad del proveedor. 2) Recoger credenciales del correo Una vez se registre el proveedor, éste recibirá un correo electrónico con las credenciales de acceso a GESLOP así como el enlace donde deberá acceder para acceder al Portal del Proveedor, que reza GESLOP Gestión de Lopesan (al pié del correo). El siguiente correo es un ejemplo de ello:

6 Incidencias: Faltan campos de la factura: Si olvidase rellenar algún apartado la aplicación alertaría con una ventana indicando el campo obviado y coloreando de amarillo para facilitar su localización en el formulario. Una vez se hayan introducido los datos requeridos pulsaremos nuevamente el botón Crear Sin facturas registradas: Este error se produce cuando el proveedor al que usted representa se encuentra en nuestra lista de proveedores pero, actualmente no dispone de ninguna factura registrada en GESLOP. Entendemos que en principio debe ser un error poco frecuente, ya que si usted tiene relaciones comerciales con Lopesan, a no ser que sus facturas sean muy recientes o antiguas, deberían estar registradas en el sistema. Para tratar este tipo de error, contacte con la Administración o bien pásele alguna de las facturas a ésta para que registre alguna en el sistema y a continuación reintente el autoregistro. Ante este tipo de error, contacte con Administración

7 CIF incorrecto: Si el número de CIF no coincide con el de ningún proveedor registrado en el sistema, éste alertará con el siguiente mensaje: Datos de factura incorrectos: CIF incorrecto Es importante hacer coincidir el número, la sociedad y el importe que intervienen en la factura. De no ser así, el sistema de chequeo no reconocerá los datos como para considerarlos parte de una factura con nosotros. Si a usted se le resiste alguna factura y su empresa dispone de más, pruebe con otra. Datos de factura inválidos del proveedor con Lopesan

8 Usuario ya registrado en proveedor: El sistema permite que múltiples usuarios puedan estar registrados en la aplicación para hacer uso del Portal del Proveedor, no obstante es importante que estas personas utilicen correos diferentes de cara al auto-registro. No puede haber dos mails representando a la misma empresa. Ante esta situación, cambie el mail del usuario en el formulario