"Rendición telemática de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares: formulario RENDCOM"

Transcripción

1 "Rendición telemática de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares: formulario RENDCOM" Institución: Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares Autores: Mª Antonia Gui March Jefa de la Sección de Informática de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares magui@sindicaturaib.org Eva Ortín Pina Auditora de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares eortin@sindicaturaib.org Grupo de la ponencia: Administración electrónica: experiencias prácticas con e-administración en rendición de cuentas. Resumen: En la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares surge la necesidad de automatizar en la medida de lo posible la rendición de cuentas y el tratamiento de los datos recogidos de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma que quedan fuera del ámbito de la plataforma de rendición del Tribunal de Cuentas. Por este motivo, se diseña el formulario RENDCOM utilizando la herramienta de tramitación (SISTRA - Sistema de tramitación telemática), ya implantada en la Sindicatura. La utilización de dicho formulario permite automatizar el análisis de datos económicofinancieros que antes no estaban disponibles en formato electrónico y ha supuesto una reducción de las tareas manuales de recopilación y de introducción de datos en archivos Excel además de permitir la implantación del registro de entidades del sector público autonómico de la Sindicatura con información actualizada proporcionada por las propias entidades. El formulario RENDCOM permite recoger el balance, cuenta de pérdidas y ganancias, ejecución del presupuesto y la opinión de auditoría. La información recogida es almacenada automáticamente en una aplicación de backoffice que la trata y genera listados en formato Excel que pueden ser utilizados posteriormente para la elaboración de los informes de auditoría. 1

2 Antecedentes El año 2012 la Sindicatura inicia la implantación de herramientas de administración electrónica: registro telemático, firma electrónica (integración y trámites telemáticos con la plataforma SISTRA. La Sindicatura disponía de dos trámites telemáticos implantados con SISTRA. Se plantea la necesidad de automatizar el proceso de recopilación e introducción de datos de rendición de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la CAIB que se realizaba de manera manual. Requisitos Recogida de datos del trámite a través de formularios web que se integren con el registro telemático de la Sindicatura. Almacenamiento de los datos recogidos sobre la base de datos de registro de entidades GESENT sobre Microsoft SQL Server, el SGBD corporativo de la Sindicatura. Integración de la autenticación de los usuarios de los diferentes módulos con Microsoft Active Directory. Certificados admitidos por la para autentificarse para el acceso a los trámites y firmarlos. Formularios multidioma. Plataforma de administración electrónica: esquema 2

3 Plataforma de tramitación (SISTRA): Componentes: Zona personal ROLFORMS (para la creación de los formularios) Repositorio de trámites Bandeja telemática Notificaciones telemáticas Realización de un trámite: consideraciones generales Para completar un trámite se tiene que navegar de manera secuencial por las pantallas que lo forman. La plataforma de tramitación ofrece la posibilidad de salir de un trámite sin acabarlo: A través de la Zona Personal se puede acceder a los trámites pendientes de finalizar. Si no se finaliza el trámite en el plazo establecido, se elimina automáticamente del sistema. Una vez finalizado el trámite, las entidades pueden realizar el seguimiento del estado de sus envíos a través de la Zona Personal. Pantallas de un trámite: Paso 1 Debe saber: información inicial sobre el trámite y ayuda para poder completarlo. 3

4 Paso 2 Rellenar: contiene los formularios que se tienen que rellenar. Paso 3 Registrar: Resumen de los datos proporcionados y los documentos adjuntos para comprobar si toda la información es correcta También permite registrar la solicitud Paso 4 Finalizar: una vez enviada la solicitud, desde esta pantalla se puede descargar el justificante del trámite y finalizar el proceso de tramitación. 4

5 Zona personal de la entidad: Mis datos: consulta y modificación de los datos personales Mis trámites: gestión de los trámites enviados y sin enviar Mis delegaciones: gestión de les delegaciones y bandeja de firma de documentos pendientes Bandeja de firma: Delegado: cualquier persona con acceso al sistema de tramitación. Cuando un delegado tiene documentos pendientes de firma en su bandeja, este módulo le ofrece las opciones de firmar, rechazar y abrir el documento. 5

6 Trámites telemáticos Hasta el 2013 teníamos dos trámites telemáticos: 1. Datos generales: Nombre, régimen jurídico, datos de contacto, partícipes, etc. (Formulario DABA) 2. Datos específicos sobre: a) Endeudamiento al cierre del ejercicio, identificando cada una de las operaciones. b) Contratos tramitados. c) Datos sobre las subvenciones concedidas. d) Ingresos recibidos de la administración central 6

7 (Formularios TRAIN). El resultado de estos trámites aportaba información para las auditorías, si bien, la misma no se podía exportar a Excel, con lo que el manejo de la información era complicado y poco eficiente. Novedades : - Se ha desarrollado la herramienta GESENT, aplicación para la gestión de los datos, desde la que se pueden realizar consultas de toda la información y exportarlas a Excel. - Se ha añadido un nuevo trámite: TRÁMITE RENDCOM (trámite de introducción de los datos sobre cuentas anuales). - Posibilidad de incluir archivos adjuntos: Documentación soporte de cambios de régimen jurídico, constituciones, disoluciones, fusiones, extinciones, estatutos, etc. en PDF. Balance de sumas y saldos en Excel. Desgloses de las cuentas de proveedores y acreedores en Excel. Trámite RENDCOM Trámite con cinco formularios: Solicitud: Rendición de cuentas 7

8 Anexo 1: Balance Anexo 2: Cuenta de pérdidas y ganancias Anexo 3: Ejecución del presupuesto Anexo 4: Auditoría Justificante de registro: Bandeja telemática Una vez finalizado el proceso de tramitación, los datos recogidos se vuelcan en la aplicación del registro de entidades, GESENT. La bandeja telemática permite comprobar el estado e información de los trámites. Posibilidad de ver la información en formato PDF. Justificante de registro. 8

9 Backoffice: aplicación para la gestión de los datos GESENT Mantenimientos básicos Listados y consultas (se pueden exportar a Excel para su tratamiento). Ejemplos: Inventario del sector instrumental de la Administración Autonómica de las Islas Baleares. Información individualizada general de cada ente instrumental: régimen jurídico, órgano de adscripción, tipo y subtipo, fecha de alta y fecha de baja, datos de contacto, etc. 9

10 Información sobre el cumplimiento de la rendición de información por años. - Información específica de revisión de subvenciones. Datos históricos y actuales sobre subvenciones concedidas. 10

11 - Información específica para la revisión de contratos tramitados. Datos históricos y actuales sobre contratación realizada. - Información específica sobre operaciones de endeudamiento. Datos históricos y actuales sobre contratación realizada. 11

12 - Datos de cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y opinión de auditoría. Datos acumulados de todas las entidades y datos individuales. 12

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14 Otras consultas: - Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. - Identificación de los ingresos procedentes de la Administración central de la Comunidad, saldo inicial, movimientos, saldo final, etc. Resultados Estudio y análisis de información histórica y actual automatizada. Agilidad en la elaboración de cuadros sobre datos económicos que venían haciéndose introduciendo los datos manualmente de los soportes en papel. Futuros proyectos sobre la plataforma de tramitación: Migración a la última versión del sistema de tramitación SISTRA Posibilidad de anexar el informe de auditoría Notificaciones telemáticas a través de la plataforma SISTRA Posibilidad de enviar las alegaciones telemáticamente 14

15 Rendición telemática de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares: formulario RENDCOM Mª Antonia Gui March Jefa de la Sección de Informática Eva Mª Ortín Pina Auditora

16 Antecedentes El año 2012 la Sindicatura inicia la implantación de herramientas de administración electrónica: registro telemático, firma electrónica (integración y trámites telemáticos con la plataforma SISTRA. La Sindicatura disponía de dos trámites telemáticos implantados con SISTRA. Se plantea la necesidad de automatizar el proceso de recopilación e introducción de datos de rendición de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la CAIB que se realizaba de manera manual.

17 Requisitos Recogida de datos del trámite a través de formularios web que se integren con el registro telemático de la Sindicatura. Almacenamiento de los datos recogidos sobre la base de datos de registro de entidades GESENT sobre Microsoft SQL Server, el SGBD corporativo de la Sindicatura. Integración de la autenticación de los usuarios de los diferentes módulos con Microsoft Active Directory. Certificados admitidos por la para autentificarse para el acceso a los trámites y firmarlos. Formularios multidioma.

18 Plataforma de administración electrónica: esquema

19 Plataforma de tramitación Componentes: Zona personal ROLFORMS (para la creación de los formularios) Repositorio de trámites Bandeja telemática (SISTRA) Notificaciones telemáticas

20 Plataforma de tramitación: SISTRA Realización de un trámite: consideraciones generales Para completar un trámite se tiene que navegar de manera secuencial por las pantallas que lo forman. La plataforma de tramitación ofrece la posibilidad de salir de un trámite sin acabarlo: A través de la Zona Personal se puede acceder a los trámites pendientes de finalizar. Si no se finaliza el trámite en el plazo establecido, se elimina automáticamente del sistema. Una vez finalizado el trámite, las entidades pueden realizar el seguimiento del estado de sus envíos a través de la Zona Personal.

21 Plataforma de tramitación: SISTRA Pantallas de un trámite: Paso 1 Debe saber: información inicial sobre el trámite y ayuda para poder completarlo.

22 Plataforma de tramitación: SISTRA Pantallas de un trámite: Paso 2 Rellenar: contiene los formularios que se tienen que rellenar.

23 Plataforma de tramitación: SISTRA Pantallas de un trámite: Paso 3 Registrar: Resumen de los datos proporcionados y los documentos adjuntos para comprobar si toda la información es correcta También permite registrar la solicitud

24 Plataforma de tramitación: SISTRA Pantallas de un trámite: Paso 4 Finalizar: una vez enviada la solicitud, desde esta pantalla se puede descargar el justificante del trámite y finalizar el proceso de tramitación.

25 Plataforma de tramitación: SISTRA Zona personal de la entidad: Mis datos: consulta y modificación de los datos personales Mis trámites: gestión de los trámites enviados y sin enviar Mis delegaciones: gestión de les delegaciones y bandeja de firma de documentos pendientes

26 Plataforma de tramitación: SISTRA Bandeja de firma: Delegado: cualquier persona con acceso al sistema de tramitación. Cuando un delegado tiene documentos pendientes de firma en su bandeja, este módulo le ofrece las opciones de firmar, rechazar y abrir el documento.

27 Plataforma de tramitación: SISTRA Bandeja de firma:

28 Trámites telemáticos Hasta el 2013 teníamos dos trámites telemáticos: 1. Datos generales: Nombre, régimen jurídico, datos de contacto, partícipes, etc. (Formulario DABA) 2. Datos específicos sobre: a) Endeudamiento al cierre del ejercicio, identificando cada una de las operaciones. b) Contratos tramitados. c) Datos sobre las subvenciones concedidas. d) Ingresos recibidos de la administración central (Formularios TRAIN).

29 Trámites telemáticos El resultado de estos trámites aportaba información para las auditorías, si bien, la misma no se podía exportar a Excel, con lo que el manejo de la información era complicado y poco eficiente.

30 Trámites telemáticos Novedades : - Se ha desarrollado la herramienta GESENT, aplicación para la gestión de los datos, desde la que se pueden realizar consultas de toda la información y exportarlas a Excel. - Se ha añadido un nuevo trámite: TRÁMITE RENDCOM (trámite de introducción de los datos sobre cuentas anuales).

31 Trámites telemáticos Novedades (continuación): - Posibilidad de incluir archivos adjuntos: Documentación soporte de cambios de régimen jurídico, constituciones, disoluciones, fusiones, extinciones, estatutos, etc. en PDF. Balance de sumas y saldos en Excel. Desgloses de las cuentas de proveedores y acreedores en Excel.

32 Trámite RENDCOM Trámite con cinco formularios:

33 Trámite RENDCOM Solicitud: Rendición de cuentas

34 Trámite RENDCOM Anexo 1: Balance

35 Trámite RENDCOM Anexo 2: Cuenta de pérdidas y ganancias

36 Trámite RENDCOM Anexo 3: Ejecución del presupuesto

37 Trámite RENDCOM Anexo 4: Auditoría

38 Trámite RENDCOM Registro

39 Bandeja telemática Una vez finalizado el proceso de tramitación, los datos recogidos se vuelcan en la aplicación del registro de entidades, GESENT. La bandeja telemática permite comprobar el estado e información de los trámites. Posibilidad de ver la información en formato PDF. Justificante de registro.

40 Bandeja telemática

41 Bandeja telemática

42 Backoffice: aplicación para la gestión de los datos GESENT Mantenimientos básicos Listados y consultas (se pueden exportar a Excel para su tratamiento): Inventario del sector instrumental de la Administración Autonómica de las Islas Baleares. Información individualizada general de cada ente instrumental: régimen jurídico, órgano de adscripción, tipo y subtipo, fecha de alta y fecha de baja, datos de contacto, etc.

43 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

44 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

45 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

46 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas Información sobre el cumplimiento de la rendición de información por años.

47 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

48 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

49 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas - Información específica de revisión de subvenciones. Datos históricos y actuales sobre subvenciones concedidas.

50 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

51 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

52 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas - Información específica para la revisión de contratos tramitados. Datos históricos y actuales sobre contratación realizada.

53 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

54 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas - Información específica sobre operaciones de endeudamiento. Datos históricos y actuales sobre contratación realizada.

55 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

56 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas - Datos de cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y opinión de auditoría. Datos acumulados de todas las entidades y datos individuales.

57 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

58 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

59 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas

60 Aplicación para la gestión de los datos GESENT. Consultas Otras consultas: -Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. -Identificación de los ingresos procedentes de la Administración central de la Comunidad, saldo inicial, movimientos, saldo final, etc.

61 Resultados Estudio y análisis de información histórica y actual automatizada. Agilidad en la elaboración de cuadros sobre datos económicos que venían haciéndose introduciendo los datos manualmente de los soportes en papel.

62 Proyectos Migración a la última versión del sistema de tramitación SISTRA. Posibilidad de anexar el informe de auditoría. Notificaciones telemáticas a través de la plataforma SISTRA. Posibilidad de enviar las alegaciones telemáticamente.

63 Muchas gracias Mª Antonia Gui March Jefa de la Sección de Informática Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares Eva Mª Ortín Pina Auditora Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares