ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE CONTRATO REF: COMPRAVENTA ELEMENTOS DE OFICINA E INSUMOS DE PAPELERIA, SEGUNDO SEMESTRE 2014.

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1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE CONTRATO REF: COMPRAVENTA ELEMENTOS DE OFICINA E INSUMOS DE PAPELERIA, SEGUNDO SEMESTRE IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN De conformidad a lo establecido en el Acuerdo No. 021 del 2003, modificado mediante el Acuerdo No. 30 del 27 de noviembre de 2012, la E.S.E. MARIA AUXILIADORA de Mosquera, Cundinamarca, es una Entidad de primer nivel de atención y constituye una categoría especial de Entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaria de Salud Municipal e integrante del Sistema de Seguridad Social en Salud y sometida al régimen jurídico previsto en el Capítulo III, Artículo 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. En estas condiciones la E.S.E. MARIA AUXILIADORA de Mosquera, Cundinamarca, resulta ser una Entidad prestadora del servicio público de salud, que sirve a la población que habita en el Municipio, con énfasis, en la población pobre que no se encuentra cubierta con subsidios a la demanda y a la población afiliada a las administradoras del régimen subsidiado. Atendiendo adicionalmente a la población de régimen contributivo, población afiliada a administradoras de riesgos profesionales o beneficiarias de algún tipo de seguro (SOAT, seguros estudiantiles, entre otros). Así como personas sin ningún tipo de afiliación al SGSSS y que requieran atención en salud. La entidad ESE MARIA AUXILIADORA, tiene entre sus fines primordiales: Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la empresa mediante la aplicación de técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de sus recursos, capacidad de competir en el mercado y rentabilidad social y financiera. Por lo tanto para llegar al cumplimiento del fin anteriormente enunciado la E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, requiere contratar la compra de insumos de papelería e implementos de oficina, requeridos para el normal funcionamiento de las diferentes áreas y servicios de la entidad, con el fin de facilitar y coadyuvar de forma eficiente los servicios que se prestan a la comunidad en general y así generar calidad en los servicios prestados. La adquisición de los elementos de oficina e insumos de papelería debe ser oportuna, para garantizar el normal y eficiente funcionamiento de las actividades administrativas de la entidad, coadyuvando en la ejecución de las labores que son propias del área, de tal manera que le permita operar de una manera adecuada, eficiente, oportuna y eficaz.. Por lo anterior y para el cumplimiento de los procesos administrativos, asistenciales y de soporte de la E.S.E, se requiere contar con los elementos de papelería y oficina, necesarios para cumplir a cabalidad con sus funciones. 2. OBJETO A CONTRATAR 2.1 Tipo de contrato: compraventa elementos de oficina e insumos de papelería. 2.2 Objeto: Compraventa de elementos de oficina e insumos de papelería, para el segundo semestre 2014, para las diferentes áreas y servicios de la E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, Cundinamarca. 3. CONDICIONES DE CONTRATACION: 3.1 Plazo: El plazo de ejecución, es decir, el tiempo durante el cual el CONTRATISTA se compromete a cumplir con el objeto del contrato, será de UN (01) MES. 3.2 Valor estimado del contrato: Para estimar el valor a contratar se realizaron previamente cotizaciones, de los elementos de oficina e insumos de papelería, requeridos para la entidad conforme a las especificaciones, tamaño y cantidades. 1

2 Una vez estimado su costo, la Entidad dispuso un presupuesto por la suma de: DIECINUEVE MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ M/cte.), conforme a certificado de disponibilidad presupuestal número del 4 de julio de El respectivo contrato de compraventa de elementos de oficina e insumos de papelería, requeridos para las diferentes áreas y servicios asistenciales y administrativos de la E.S.E., se pagará con recursos propios, respaldado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido para tal efecto. 3.3 Forma de pago: El costo de la compra de los elementos de oficina e insumos de papelería, se cancelara en forma total, un solo pago previa la presentación de la respectiva factura donde estén descritos los elementos requeridos por la entidad, enunciados en las especificaciones técnicas, dicho valor será cancelado treinta (30) días después, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes. 3.4 Lugar de ejecución: El objeto de lo contratado se prestara en las instalaciones de la E.S.E. MARIA AUXILIADORA ubicada en el Municipio de Mosquera, Cundinamarca, en la Calle 2 No y/o Calle 3 No Este, zona centro. 3.5 Supervisión: El supervisor del cumplimiento estricto del objeto de la contratación es el Subgerente de la Entidad. 4. ASPECTOS TÉCNICOS: La compraventa de elementos de oficina e insumos de papelería, requeridos por la entidad para las diferentes áreas y servicios, en todas sus sedes, se describen a continuación: ITEMS PRODUCTOS UNIDAD DE MEDIDA CANT. 01 BANDAS DE CAUCHO BANDA ELASTICA RESISTENTE PARA SUJETAR, ARCHIVAR Y AMARRAR, COLOR CREMA. KILO 2 02 BOLSA PLASTICA PARA CD UNIDAD BORRADOR NATA MEDIANO UNIDAD FOLDER LEGAJADOR HORIZONTAL, TAMAÑO OFICIO, EN CARTON DE 280 GRAMOS. UNIDAD CARTULINA OCTAVOS PAQUETE. X 10 UN CD REGRAVABLE UNIDAD CINTA DE ENMASCARAR UNIDAD CINTA TRANSPARENTE ANCHA UNIDAD CUADERNO ARGOLLADO GRANDE UNIDAD COSEDORA, DISEÑO COMPACTO Y LIVIANO, CAPACIDAD COSIDO 20 HOJAS, GRAPAS ESTANDAR. 11 ESFEROS NEGROS 12 GANCHO LEGAJADOR PLASTICO UNIDAD 12 CAJA X 12 CAJA X GANCHOS CLIP CAJA GANCHOS COSEDORA CAJA X GANCHOS MARIPOSA CAJA X LIBRO 3 COLUMNAS PASTA DURA 200 F. UNIDAD 15 2

3 17 MARCADOR BORRABLE MARCADOR PERMANENTE (ROJA, VERDE, AZUL, NEGRO, AMARILLO) RESMA DE PAPEL PARA FOTOCOPIA, 75 gr. TAMAÑO CARTA, COLOR BLANCO, PAPEL LIBRE DE PELUSA, TEXTURA QUE PERMITA UN PERFECTO ANCLAJE DEL TÓNER Y NO EXPANDA EL PUNTO DE IMPRESIÓN. RESMA DE PAPEL PARA FOTOCOPIA, 75 gr. TAMAÑO MEDIA DE OFICIO, COLOR BLANCO, PAPEL LIBRE DE PELUSA, TEXTURA QUE PERMITA UN PERFECTO ANCLAJE DEL TONER Y NO EXPANDA EL PUNTO DE IMPRESIÓN. RESMA DE PAPEL PARA FOTOCOPIA, 75 gr, TAMAÑO OFICIO, COLOR BLANCO, PAPEL LIBRE DE PELUSA, TEXTURA QUE PERMITA UN PERFECTO ANCLAJE DEL TONER Y EXPANDA EL PUNTO DE IMPRESIÓN. CAJA X 10 CAJA X 10 CAJA X 10 RESMAS 65 CAJA X 20 RESMAS 15 CAJA X 10 RESMAS PAPEL FAX UNIDAD PEGASTIC UNIDAD POSTS-ITS GRANDES PAQUETE REGLAS METALICA UNIDAD RESELTADOR VARIOS COLORES CAJA X SACAGANCHOS UNIDAD SHARPEI MICROPUNTA NEGRO UNIDAD SOBRE DE MANILA OFICIO UNIDAD STICKERS VERDES, AMARILLOS BOLSA TAJALAPIZ PEQUEÑO UNIDAD OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 5.1 El Contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones que en el ejercicio de las actividades que dentro del desarrollo del contrato, se cumplan cuando con ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros. 5.2 Entregar puntualmente los bienes en los términos y horarios establecidos enunciados en las especificaciones técnicas. 5.3 Acatar las instrucciones que imparta el supervisor del contrato, en relación con la correcta ejecución del contrato. 5.4 Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos de la propuesta y el contrato que se suscriba. 5.5 Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y entrabamientos. 5.6 Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato. 5.7 Cumplir con los aportes a los Sistemas Generales de Seguridad Social y aportes Parafiscales, en los términos de la Ley 789 de 2002, el Decreto 1703 de 2002 y demás normas concordantes. 5.8 Designar una persona de la empresa debidamente facultada para resolver de forma inmediata cualquier inquietud y/o inconveniente que se presente dentro de la ejecución del contrato; para ello deberá entrar en contacto con el supervisor del contrato. 5.9 Proporcionar las condiciones mínimas de seguridad industrial dentro de sus instalaciones a fin de evitar cualquier tipo de accidente, atentado y/o atender cualquier tipo de emergencia. 6. OBLIGACIONES DE LA E.S.E MARIA AXILIADORA 6.1 Tramitar las apropiaciones presupuestales que requiera para solventar las obligaciones que hayan surgido como consecuencia de la suscripción del contrato. 6.2 Cancelar al CONTRATISTA el valor del contrato, en la forma y plazos estipulados. 3

4 6.3 Ejercer el control de la ejecución del contrato por intermedio del Supervisor. 6.4 Verificar la afiliación y pago oportuno y completo de los aportes a los sistemas de seguridad social integral en salud y pensión. 7. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta la naturaleza y valor del objeto que se pretende contratar, se debe acudir al procedimiento de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Manual Interno de Contratación, Acuerdo No. 004 de REQUISITOS Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los proponentes personas naturales o del representante legal de la persona jurídica. R.U.T. de la persona natural o representante legal de la persona jurídica en el caso de consorcios o uniones temporales se deberá aportar el RUT de cada integrante. Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona natural, o del representante legal de la persona jurídica o representante legal e integrantes del consorcio ó unión temporal, según sea el caso. Antecedentes fiscales de la persona natural o representante legal de la persona jurídica, o representante legal de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Certificado de antecedentes judiciales de la persona jurídica, o del representante legal de la persona jurídica. Los demás requeridos en la invitación. 9. EXPERIENCIA El proponente deberá acreditar haber ejecutado y terminado un (1) contrato cuyo objeto haya consistido en la compraventa o suministro de elementos de oficina e insumos de papelería, cuyo valor a la fecha de terminación sea igual o superior al 100% del valor estimado como presupuesto oficial del presente proceso expresado en SMMLV. 10. GARANTIAS Atendiendo lo estipulado en el artículo 40 del Acuerdo No. 004 de 2014, Manual Interno de Contratación, en los estudios previos y pliegos de condiciones que elabora la Empresa y en los contratos que la misma celebre deberá pactarse de manera expresa que el contratista se obliga a constituir a favor de la Empresa Social del Estado María Auxiliadora de Mosquera, las pólizas de garantía expedida por una Compañía de Seguros debidamente autorizada para operar en Colombia. De conformidad con lo anterior la garantía o amparo, duración y cuantías se indica a continuación: Cumplimiento del Contrato: Para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales incluidas las multas y la cláusula penal que se pacten en el contrato. Su cuantía no será inferior al 10% del valor del contrato y su vigencia será igual a la del plazo total del contrato y seis (6) meses más. 11. RIESGOS 11.1 Riesgos previsibles Se consideran como riesgos previsibles para el cumplimiento del contrato: El incumplimiento con el desarrollo de las actividades contratadas El desarrollo de actividades que se alejen del marco legal vigente, o del lleno de los requisitos exigidos por la ley. El posible cambio de condiciones para la prestación del servicio o que exijan modificación y/o suspensión parcial o total de las actividades contratadas. Daños a terceros por parte del contratista en el desarrollo de las actividades contratadas. 4

5 Sanciones recibidas por la institución por el incumplimiento de los requisitos legales exigidos, y no gestionados dentro del plazo de ejecución del contrato Riesgos no Previsibles: La E.S.E. no contempla como riesgo previsible el incumplimiento por causas de fuerza mayor demostrables por parte del contratista, de eventos adversos de tipo natural o humano ocurridos en la zona geográfica de ejecución del contrato. RIESGO ECONOMICO sociales o políticos Operacionales Financiero OBSERVACIONES Son aquellos que se derivan del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros. Aquellos que se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean probables y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambio en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato. También suelen presentarse por fallas en la manera en que se relacionan entre sí, el Gobierno y la población, grupos de interés o la sociedad. Por ejemplo los paros, huelgas, actos terroristas Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato. Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por la posibilidad de no obtención del objeto del contrato como consecuencia de la existencia de inadecuados procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras. El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros PROBABILIDAD DE OCURRENCIA MEDIO - IMPACTO EFECTO ASIGNACIÓN Alto bienes bienes y retraso de las mismas Retraso en la entrega, mayor costo de la mismas y desfinanciamiento del proyecto y no ejecución del contrato desfinanciamiento del proyecto y no ejecución del contrato 60% el contratista y 40% la empresa, lo anterior teniendo en cuenta que los contratistas cuentan con la experiencia que les permite mitigar el riesgo 100% empresa 70% el contratista y 40% la empresa lo anterior teniendo en cuenta que el contratista, es el que cuenta con mayor experiencia y conocimiento de las variables que determinan el valor de la inversión y tendrá a su cargo las actividades propias del contrato 100% el contratista, ya que en el recae la responsabilidad de analizar si cuenta con los recursos suficientes y con la capacidad financiera que le permita ejecutar el objeto del contrato y llevarlo a un feliz termino 5

6 Regulatorio De la naturaleza Ambiental Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual. Por ejemplo, cambios en las tarifas, mercados regulados, cambios en los regímenes especiales (regalías, pensional), designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros. Son los eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes. éstos se refieren a los hechos de la naturaleza que puedan tener un impacto sobre la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequias, entre otros, siempre y cuando los mismos puedan preverse Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias ambientales, de los planes de manejo ambiental, de las condiciones ambientales o ecológicas exigidas y de la evolución de las tasas retributivas y de uso del agua. Por ejemplo, cuando durante la ejecución del contrato se configuren pasivos ambientales causados por mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental o el costo de las obligaciones ambientales resulte superior al estimado no siendo imputables a las partes MEDIO - MEDIO - Bajo Bajo bienes y retraso de las mismas Retraso en los bienes y mayor costo bienes y pasivos ambientales 100% la empresa 50% la empresa y 50% el contratista, siempre y cuando existan formas que permitan demostrar que el contratista pudo mitigar el riesgo. 30% la empresa y 70% el contratista, teniendo en cuenta que en este último recae la responsabilidad de los planes de manejo ambiental 12. ESTUDIO JURIDICO Conforme a lo plasmado en el artículo 29 del Acuerdo No. 004 del 29 de mayo de 2014 Manual Interno de Contratación la modalidad de contratación será la de mínima cuantía, debido a que estamos frente a la contratación de servicios de características técnicas uniformes cuyo valor no excede los cincuenta (50) SMLMV. Se procederá a publicar una invitación en el portal y se recibirán las ofertas por escrito teniendo en cuenta la cronología del proceso. De otro lado, el numeral 6 del artículo 195 la Ley 100 de 1993, el artículo 16 del Decreto No de 1994, LA LEY 1122 DE 2007, y demás normas vigentes establecieron el régimen jurídico aplicable a la Empresas Sociales del Estado en materia contractual donde la Entidad se debe regir por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. Así mismo, dentro de los contratos se podrán incluir las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la constitución, la ley o el orden público. En consecuencia la Empresa Social del Estado podrá suscribir todos aquellos contratos o actos previstos en el derecho privado, en las disposiciones civiles y comerciales, en disposiciones especiales, o aquellos derivados del ejercicio y autonomía de la voluntad, encaminados al cumplimiento de sus fines sociales y de manera directa cuando se den los presupuestos arriba anotados. 6

7 6. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO: Con el propósito de contar con los elementos requeridos de papelería e implementos de oficina, para el normal funcionamiento de las diferentes dependencias y áreas tanto asistenciales como administrativas, el Técnico Operativo de la E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, hace constar que es necesario y oportuno realizar la adquisición de los útiles e implementos de oficina y papelería con lo cual se coadyuva al normal funcionamiento de la institución. Mosquera, Cundinamarca, 10 de julio de Atentamente, MARIA LUISA TORRES Técnico Operativo Reviso. Dr. JUAN CARLOS GÓMEZ G. Asesor Jurídico Externo. 7