DOCUMENTO PAIS: Ecuador, Referencias para la Gestión de Riesgo

Transcripción

1 DOCUMENTO PAIS: Ecuador, Referencias para la Gestión de Riesgo METODOLOGÍA APLICADA PARA LA CONSTRUCCIÓN 1. Objetivos Desarrollar el Documento País de forma participativa con los actores claves de los niveles público, privado e internacional, cumpliendo las expectativas y alcances propuestos por la Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos y con los lineamientos y recomendaciones metodológicas para la elaboración del Documento País. Identificar los requerimientos claves para el fortalecimiento del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos. Constituir el Documento en una fuente referencial clave para la formulación de proyectos y programas relacionados con la Gestión de Riesgo. 2. Equipos y Grupos de trabajo La coordinación general del proceso se realizó por parte del representante de la SNGR y del oficial UNISDR en Ecuador. La redacción y edición tuvo como responsable al oficial UNISDR Ecuador. La revisión final se encontró a cargo del representante de la SNGR y del oficial UNISDR en Ecuador. a. Equipo Técnico. Conformado por las organizaciones seleccionadas en la reunión ampliada inicial de cooperantes y la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgo. Su tiempo de acción es permanente durante todo el proceso. Sus miembros y funciones son: Emilio Ochoa - representante de la SNGR María José Montalvo representante de SENPLADES representante UNISDR Nury Bermúdez representante PNUD Mario Calderón representante ONG s (OXFAM) (Se contó con el acompañamiento de Ivette Velasco de la oficina de ECHO). Funciones equipo técnico: Dar seguimiento a la construcción del Documento Facilitar las consultas y aportes temáticos Desarrollar metodologías para la recopilación y levantamiento de información Supervisar el cumplimiento de los requerimientos Asesorar técnicamente y aplicar una visión crítica en la construcción del Documento Acompañar en la ejecución de las acciones planteadas en la metodología b. Grupos asesores técnico / científicos Conformado por representantes de los Institutos de investigación técnica y científica así como representantes de Sala de Situación de la SNGR. Sus funciones fueron: Asesorar y apoyar en el desarrollo de los requerimientos técnicos / científicos para el documento Validar la información registrada c. Grupos de apoyo Se estructuraron en función de las acciones o por interés de participación para apoyo y construcción del Documento. Su función principal fue realizar de aportes y facilitar procesos en relación a sus competencias y capacidades. 1

2 3. Premisas de trabajo Se establecen las siguientes premisas que delimitan el alcance, cobertura y contenido del Documento: Sin un Sistema fortalecido, la acciones de preparación para desastres a nivel institucional o comunitario tienen dificultad de ser sostenibles, por lo que es necesario identificar las capacidades y limitaciones que se presentan en el Sistema; permitiendo estructurar propuestas de fortalecimiento. El Documento debe constituirse en la fuente base para la planificación de la gestión de riesgo y no solo tener una dirección hacia la formulación de proyectos DIPECHO. La construcción del proyecto debe ser de amplia participación a través de consultas, talleres, reuniones, etc. El proceso de construcción, en sí mismo, debe fortalecer las estructuras de coordinación institucional existentes. 4. Reuniones y talleres 4.1. Reunión para formulación de agenda de talleres El equipo técnico se reúne para determinar el número de talleres y los objetivos para cada uno de ellos; así como el análisis de los contenidos y metodologías propuestas a nivel regional. Resultados obtenidos: a. Diagrama par la formulación. 2

3 b. Matriz de talleres Talleres alcance Producto esperado Participantes Matriz de situacional en relación al MAH Matriz sobre el estado de las plataformas para la RRD Resultados sobre la aplicación de los normas internacionales para la respuesta humanitaria Recopilación de información sobre la GdR y gobiernos locales Taller 1. Analizar el cumplimiento de las prioridades estratégicas relacionadas con la RRD, responsabilidades en GdR de los Gobiernos Autónomos Descentralizados - GAD, y mecanismos de regulación y normatización de la Respuesta Humanitaria. Taller 2. Presentación del estado actual de las acciones que desarrollan las instituciones técnico / científicas relacionadas con el monitoreo de las amenazas en el país. Taller 3. Identificación de las potenciales afectaciones e impactos sectoriales en un desastre o emergencia de gran magnitud en el territorio nacional. Reconocer las principales brechas existentes entre las capacidades institucionales para la respuesta y las demandas poblacionales. Taller 4. Presentación de las instituciones técnico científicas sobre los principales peligros que podrían causar un mayor impacto. Identificar necesidades / vacíos en el monitoreo de peligros, mecanismos para la alerta temprana y transferencia de información. Taller 5. En base a los hallazgos y recomendaciones realizados en el proceso de formulación del Documento, determinar los posibles mecanismos para la gestión de riesgo que pueden desarrollarse en el período Taller Nacional. Presentar y discutir los Mecanismos para la Gestión de Riesgos propuestos en el Documento Bases para la Planificación de la Gestión de Riesgo en el Ecuador Taller 1 Objetivos Identificación de las condiciones y capacidades de las instituciones técnico científicas. Matriz de capacidades y brechas institucionales capacidades Identificación de capacidades y vulnerabilidades para la respuesta en caso de escenarios específicos Escenarios descriptivos sobre potenciales impactos (descripción general) Sinergias entre eventos} Requerimientos institucionales Listado de mecanismos prioritarios relacionados con la gestión de riesgos en el Ecuador Validación de los mecanismos propuestos Revisión de competencias institucionales en relación a los mecanismos propuestos Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes de gobiernos locales Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes institutos técnicos - científicos Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes institutos técnicos científicos, ministerios sectoriales y secretarías nacionales Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes institutos técnicos científicos. Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes institutos técnicos científicos, ministerios sectoriales y secretarías nacionales Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Representantes de la SNGR (subsecretarías) Representantes institutos técnicos científicos, ministerios sectoriales y secretarías nacionales Cooperantes del proyecto DIPECHO Representantes ECHO Otras ONGs Identificar el estado del cumplimiento en el Ecuador de las prioridades estratégicas relacionadas con la RRD. 3

4 Análisis situacional sobre las responsabilidades de los Gobiernos Autónomos Descentralizados en la Gestión de Riesgos. Verificar el nivel de aplicación de los mecanismos de regulación y normatización de la Respuesta Humanitaria. El taller se desarrolla en un día de trabajo que se divide en tres bloques. Los dos primeros tendrán una disertación explicativa sobre el contexto a analizar, la presentación de la ficha preliminar, una ronda de preguntas y la discusión dirigida por facilitadores en mesas de trabajo. El tercer bloque se desarrollará como un conversatorio de especialistas con experiencias en GR y su aplicación con GAD. Los grupos de trabajo para los bloques 1 y 2 deberán estar preestablecidos en función de las responsabilidades, perfiles y capacidades. BLOQUE 1. Marco de Acción de Hyogo y Plataformas. Exposición general sobre el tema. Presentación de la ficha desarrollada. Ronda de preguntas. Explicación de la metodología para análisis. Trabajo general de todos los participantes. Cada participante debe indicar uno o dos grandes desafíos que se tiene como país en relación al MAH. Los aportes se recopilarán y se sistematizarán para presentar al final del trabajo del BLOQUE 1 Constitución de por lo menos 3 mesas de trabajo con un facilitador por mesa. Los facilitadores serán los integrantes del equipo técnico. Cada facilitador guiará al grupo a través de una lluvia de ideas y una sistematización de las mismas en base a las siguientes matrices. Marco de Acción de Hyogo implementación nacional Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3 Prioridad 4 Prioridad 5 Plataformas para la RRD Plataforma Mundial Plataforma Regional Plataformas Nacionales Plataformas Locales Qué se ha hecho? (Avances logrados) Qué se ha hecho? (Avances logrados) Qué se ejecuta? (Procesos actuales) Qué se ejecuta? (Procesos actuales) Qué se realizará? (Proyectos aprobados) Qué se realizará? (Proyectos aprobados) Oportunidades existentes Oportunidades existentes BLOQUE 2. Mecanismos de regulación y normatización de la Respuesta Humanitaria Exposición general sobre la experiencia de inundaciones en los años Problemas y aciertos. Lecciones aprendidas. Presentación de estudio de caso sobre las inundaciones Presentación de la ficha desarrollada. Ronda de preguntas. Explicación de la metodología para análisis. Conformación de grupos de trabajo en dos grandes áreas. Grupo con experiencia en los dos eventos ( y ) Los facilitadores serán los integrantes del equipo técnico. Limitaciones Limitaciones 4

5 Cada facilitador guiará al grupo a través de una lluvia de ideas y una sistematización de las mismas en base a las siguientes matrices. Comparativo inundaciones y Coordinación Procesos de evacuación Agua e higiene Salud Albergues Recuperación Seguridad Alimentaria Manejo de residuos Manejo de información Coordinación con la cooperación internacional Logística Financiamiento Sistema de Alerta Manejo de resgistros Cambios positivos Cambios negativos Aplicación de normas (en los dos procesos) Oportunidades generadas y aprovechadas Limitaciones no superadas Inundaciones Coordinación Procesos de evacuación Mesa 1 Mesa 2 Mesa 3 Mesa 4 Mesa 5 Mesa 6 Mesa 7 Coordinación con la cooperación internacional Logística Financiamiento Sistema de Alerta Recuperación Manejo de residuos Manejo de información Manejo de registros Logros - Aciertos BLOQUE 3. Análisis sobre la GdR y los GAD. Ausencias - Errores Aplicación de normas Oportunidades generadas Exposición general sobre el tema. Presentación de los participantes. Explicación de la metodología. Se plantearán las preguntas detalladas a continuación y la visión personal de cada uno de los participantes sobre el tema de la GdR y GAD, se las consolidará en la siguiente matriz. GdR y GAD Qué se ha realizado? (Avances logrados) Limitaciones Qué no se ha realizado? (Causas) Oportunidades existentes Limitaciones Requerimientos 5

6 4.3. Taller 2 Objetivo Presentar el estado actual de las acciones que desarrollan las instituciones técnico / científicas relacionadas con las amenazas en el país. Por la importancia de los temas relacionados con Cambio Climático se invita al Ministerio del Ambiente, que sin ser una institución con competencias en el monitoreo de amenazas, sus responsabilidades tienen una relación directa con las instituciones técnico-científicas. El taller tiene un día de duración. Cada institución debe realizar una exposición con una presentación digital, con una duración no mayor a 30 minutos. La presentación digital debe tener la siguiente estructura: Acciones que la institución desarrolla en la actualidad (relacionadas con la Gestión de Riesgo de Desastres). Presentación de los productos institucionales relacionados a dicha Gestión Los enlaces institucionales que mantiene. Acciones claves que desarrollarán. Recomendaciones y requerimientos para la optimización de su trabajo. La información se sistematiza en dos tiempos; durante el desarrollo del taller en base a las exposiciones y discusiones, y con la información digital entregada por las instituciones Taller 3 Objetivos Identificar las potenciales afectaciones e impactos que puedan presentarse ante un desastre o emergencia de gran magnitud en el territorio nacional, en función de los riesgos considerados prioritarios para el Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos Reconocer las principales brechas existentes entre las capacidades institucionales para la respuesta y las demandas poblacionales en el caso de un desastre. 1. El taller tiene una duración de dos días 2. Se conforman grupos de trabajo tomando como base las mesas de trabajo técnico del Comité de Gestión de Riesgos 3. Cada grupo de trabajo construye una matriz de afectaciones en función de los factores de riesgo descritos, la información se registra en formatos y es socializada en el grupo. Con la matriz de afectaciones se procede a identificar las capacidades institucionales para responder a los impactos planteados y las brechas existentes. 4. Los resultados se socializan con todos los grupos de trabajo. 5. Al final del segundo día, y como conclusión del taller, se procede a mantener una sesión ampliada para recomendaciones. 6. Cada Mesa tiene un facilitador de la SNGR y un sistematizador(a) por parte de las ONG s. Conformación de grupos Grupo 1 Ministerio Inclusión Económica y Social Ministerio Salud Pública Ministerio Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca Ministerio Educación Secretaría Nacional del Agua Grupo 2 Ministerio Desarrollo Urbano y Vivienda Ministerio Transporte y Obras Públicas Ministerio Telecomunicaciones Ministerio Turismo Instituto Geofísico de la Escuela Politécnica Nacional 6

7 Instituto Oceanográfico de la Armada Plan Internacional (DG) UNICEF UNESCO - sistematizador Save the Children Subsecretario de Respuesta Sala de Situación - sistematizador Cruz Roja Española - sistematizador OPS Oficina DIPECHO Visión Mundial RedHum Subsecretario de Construcción Social Salas de Situación - sistematizador Grupo 3 Ministerio Industrias y Productividad Ministerio Ambiente Ministerio Recursos Naturales No Renovables Ministerio Electricidad y Energías Renovables Instituto Nacional de Meteorología e Hidrología CLIRSEN CARE Plan Internacional - sistematizador CRIC PNUD Director de Ayuda Humanitaria Subsecretario Técnico Sala de Situación - sistematizador Grupo 4 Ministerio Finanzas Ministerio Defensa Ministerio Interior Ministerio Relaciones Exteriores Secretaría Nacional de Planificación OXFAM - sistematizador PNUD (NB) ADRA UNETE Directora de Operaciones Asesora de Cooperación Internacional Director Provincial Pichincha SNGR sistematizador Factores de riesgo considerados: Intensivos: Sismo en la ciudad de Quito Extensivos: Desplazamiento poblacional por conflicto armado en Colombia Frontera Norte Emergentes: Tsunami de origen cercano frente a las costas de Manabí Recurrentes: Estiaje y sequía con afectación regional Enfoque específico: Epidemias pandemias, deslizamientos Para el caso de inundaciones estacionales y en especial las producidas por el Fenómeno de El Niño, se esperará los resultados del taller que desarrollará la SNGR en esa misma semana con la finalidad de no duplicar acciones. No se ha tomado en cuenta los escenarios volcánicos (Tungurahua y Cotopaxi) por disponer de información y escenarios desarrollados como productos del proyecto BID SAT. Matrices para recolección de información de los participantes TERCER TALLER PARA LA FORMULACION DEL DOCUMENTO PAIS (Quito julio /2012) AFECTACIONES Institución Nombre Factor de Riesgo Mesa N Recordar para registro de la información: Daños y pérdidas en la institución, afectaciones o disminución de la funcionalidad. TERCER TALLER PARA LA FORMULACION DEL DOCUMENTO PAIS (Quito julio /2012) CAPACIDADES Y BRECHAS Institución Nombre Factor de Riesgo Mesa N Recordar para registro de la información: Capacidades necesarias para la atención. Capacidades existentes y operativas, por separado registrar las capacidades a ser instaladas a corto y mediano plazo. Brechas entre capacidades necesarias y capacidades existentes Matrices para la sistematización de las mesas 3er taller para la formulación Documento País Ecuador Mesa: Facilitador(a) Sistematizador(a) Escenario: Institución / organismo Potenciales impactos Capacidades para respuesta Brechas en la respuesta Anotaciones / Recomendaciones 7

8 4.4. Reunión de trabajo para consolidar hallazgos Objetivos 1. Consolidar los hallazgos realizados durante los talleres y en la formulación de fichas técnicas. 1. La duración de la reunión es de un día 2. El grupo de trabajo es de 15 personas conformado por cooperantes de DIPECHO y representantes de la SNGR 3. Se estructuran 3 subgrupos que analizan los 355 hallazgos para consolidarlos en base a sectores claves de la Gestión de Riesgo 4. En plenaria se discuten los resultados de cada grupo, con énfasis en aquellos en los que existe una discrepancia para llegar a un acuerdo común. 5. Los datos son reportados por los siguientes sectores: o Amenazas o Comités Locales de GDR o Comunicación o Coordinación o Educación / Formación o Empresa Privada o Estandarización de procesos o Fortalecimiento de Capacidades o GDR (acciones generales) o Información o Inversión en GDR o Marco de Acción de Hyogo o Mapeo o Normativa Nacional para GDR o Ordenamiento territorial o Planes o Plataforma Nacional o Reasentamiento o Recuperación temprana o Respuesta o Recursos humanos o Salud o Sistemas de Alerta Temprana o Sistema Nacional Descentralizado de GDR o Sostenibilidad o Transferencia del riesgo 6. Los sectores a su vez son agrupados en los componentes de la GdR: o Análisis y monitoreo o Sistemas de Alerta Temprana o Reducción de Riesgo Prevención y mitigación o Preparación para la Respuesta o Fortalecimiento institucional o Respuesta Humanitaria o Recuperación o Transferencia de Riesgo 4.5. Taller 4 Objetivos Conocer de los organismos e instituciones técnico científicas del país, los principales peligros (intensivos, emergentes y recurrentes) que según sus sistemas de monitoreo o modelo de predicción podrían causar un mayor impacto en la población ecuatoriana, la infraestructura, líneas vitales, medios de vida, etc. (describiendo de forma general las afectaciones que pueden producirse) 8

9 Identificar necesidades / vacíos en el monitoreo de peligros y seguimiento de eventos por parte de las instituciones técnico científicas, y mecanismos para la oportuna y eficaz transferencia de información a los organismos tomadores de decisión y responsables de planificación de la gestión de riesgos en el país. Sobre los peligros 1. Exposición de las instituciones sobre los principales peligros y posibles impactos. (Evento esperado, magnitud, intensidad, área de influencia, características del evento, impacto sobre la infraestructura, medio ambiente, población, medios de vida, servicios básicos, sistemas / mecanismos actuales de coordinación / intercambio / circulación de información. Cada Institución indicará los cinco mayores impactos y las áreas en las que se pueden presentar. Se utilizarán tarjetas para construcción y discusión. Cada evento se lo identifica con un número. 2. Ronda de preguntas, aportes y aclaraciones sobre los peligros expuestos 3. Análisis de los impactos y agrupar los resultados. Se discute con los participantes los resultados similares y se los agrupa. 4. Identificación de sinergias y efectos secundarios, entre los eventos propuestos. Se pide a cada participante que realice un análisis sobre la posibilidad de que dos eventos se presenten de forma simultánea. Cada participante expone sus razones y es discutida. 5. Los resultados son consolidados para una posterior sistematización. Sobre los mecanismos 1. Presentación de los principales avances, sinergias, del Documento País. 2. Presentación de la SNGR sobre sus necesidades de información y productos esperados. 3. Presentación de las instituciones técnica científicas sobre propuestas - mecanismos, para la gestión de productos y optimización del monitoreo, apoyo a la planificación, y seguimiento de los eventos Taller 5 Objetivos Construir mecanismos ( líneas fuerza ) que engloben las acciones principales de GdR para el período , fundamentadas en los hallazgos y recomendaciones realizadas en el proceso de formulación del Documento País. 1. El taller tiene la duración de un día 2. Se establecen cuatro mesas de trabajo, cada una con un facilitador de los socios DIPECHO (en base a sus experticias y competencias), no se solicitan facilitadores de la SNGR porque es necesaria su completa participación. Las mesas de trabajo se estructuran en función de los sectores de la GdR identificados como claves en los talleres anteriores. Mesa N 1 Análisis / Monitoreo / Sistemas de Alerta Temprana N 2 Prevención / Mitigación N 3 Preparación para Desastres / Repuesta N 4 Recuperación / Transferencia Mesa N 1 Instituto Nacional de Investigaciones Geológicas, Mineras y Metalúrgicas Instituto Geofísico de la Escuela Politécnica Nacional Instituto Nacional de Meteorología e Hidrología Instituto Oceanográfico de la Armada Ministerio Ambiente SNGR - Director Sala de Situación Mesa N 2 Ministerio Justicia y DDHH Sala de Situación SNGR Ministerio Educación Ministerio Recursos Naturales No Renovables Ministerio Telecomunicaciones Secretaría Nacional de Planificación Subsecretario Construcción Social SNGR Consejo Nacional de Electricidad 9

10 Instituto Espacial Ecuatoriano Director Provincial SNGR Subsecretaría Técnica SNGR Asociación de Municipalidades del Ecuador CRIC / UNESCO / Cruz Roja (facilitadores) Mesa N 3 Ministerio Inclusión Económica y Social Ministerio Salud Pública Director de Ayuda Humanitaria SNGR Consejo Nacional de Electricidad Ministerio Defensa Subsecretaría de Respuesta SNGR Oficina DIPECHO RedHum UNETE Plan Internacional /OPS/CARE (facilitadores) Ministerio Electricidad y Energías Renovables Subsecretario de Respuesta - SNGR Dir. Cooperación Internacional SNGR Ministerio Interior Ministerio Deporte UNICEF /PNUD /Plan Internacional /OPS (facili.) Mesa N 5 Ministerio Transporte y Obras Públicas Ministerio Relaciones Exteriores Ministerio Desarrollo Urbano y Vivienda Secretaría Nacional del Agua Ministerio Finanzas Ministerio Industrias y Productividad Ministerio Relaciones Laborales Ministerio Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca Ministerio Turismo OXFAM PNUD CARE (facilitadores) 3. En cada mesa se analizan los hallazgos del proceso, en relación con los temas asignados, y se proponen mecanismos para la GdR; en todas las mesas se considera el fortalecimiento de capacidades como un eje transversal para ser analizado y establecer los mecanismos necesarios. 4. Cada participante se incluyó en una mesa de trabajo durante todo el día con la finalidad de obtener el mayor rendimiento posible. 5. En las mesas de trabajo se ejecutan los siguientes pasos: Paso1. Repaso de los objetivos de trabajo y metodologías. Paso 2. En función de análisis previo los facilitadores pueden establecer subgrupos de trabajo (uso de tarjetas, papelotes, maskin tape, marcadores). Paso 3. Realizar discusiones grupales sobre las propuestas de trabajo y establecer los acuerdos necesarios (uso de matriz de consolidación). Matriz de consolidación Fase Area Descripción Observaciones 6. Plenaria con las mesas al final de jornada Reunión de trabajo preparatoria para Taller Nacional Objetivo Consolidar los resultados de las mesas del taller 5, para el trabajo que se desarrollará en el Taller Nacional. 1. Presentación por cada facilitador de los resultados de las mesas 2. Consolidar y sistematizar los resultados 3. Estructuración de las propuestas para presentarlos en el taller nacional Taller Nacional Objetivo En relación a la construcción del Documento País, el Taller Nacional tiene objetivos: los siguientes 10

11 a. Conocer el proceso de formulación del Documento en base al trabajo coordinado entre las instituciones públicas, privadas y los proyectos de preparación para desastres que tienen el auspicio de la Comisión Europea a través de la Dirección General de Ayuda Humanitaria y Protección Civil ECHO (Plan de Acción DIPECHO ). b. Presentar y discutir los Mecanismos para la Gestión de Riesgos propuestos en el Documento Bases para la Planificación de la Gestión de Riesgo en el Ecuador (en referencia al Documento País) 1. Exposición del proceso para la formulación del Documento País. 2. Presentación de los mecanismos y líneas de acción propuestas. 3. Conformación de mesas de trabajo en la que se discuten las líneas de acción en cuanto a su pertinencia, alcance y responsabilidades. Cada mesa de trabajo tiene un facilitador / sistematizador de los socios DIPECHO. 4. Presentación de resultados en plenaria. 5. Consolidación de resultados que son la base para la propuesta de estrategias y líneas de acción del Documento País como elementos clave para los procesos de planificación en el período Participantes Participan todos las instituciones técnico científicas, ministerios sectoriales, secretarías nacionales, ministerios de coordinación, organismos internacionales, organizaciones no gubernamentales, asociaciones y consorcios de gobiernos autónomos, organismos intergubernamentales; con el liderazgo de la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos y de los socios del Plan de Acción DIPECHO Objetivo del uso de las fichas 5. Fichas Técnicas y para elementos descriptivos Desarrollar temas específicos y claves del Documento País, por parte de personas que tengan la capacidad y conocimiento, y que permitan conocer el estado y requerimientos necesarios para desarrollar una adecuada Gestión de Riesgos Proceso de elaboración Para la construcción de fichas se solicita a las instituciones y organismos que deleguen de forma oficial a personas como puntos focales, con los que se mantienen reuniones de trabajo y se acuerdan fecha para la entrega de productos. Toda ficha de trabajo es analizada para determinar si la información requerida se encuentra completa y es coherente con los objetivos que persigue el Documento. La ficha es reenviada a los responsables para que revisen los cambios realizados Estructura de las fichas La estructura de las fichas de trabajo es: 1. Descriptivo. En este apartado se describe de forma general el tema a tratar, terminología, alcances y si es necesario las relaciones globales del mismo. 2. Situación en el Ecuador. Se presentan las condiciones actuales del tema tratado pero en referencia al Ecuador, los actores claves, situaciones, deficiencias y capacidades, 3. Recomendaciones conclusiones. Desde una perspectiva especializada se indican las acciones que son requeridas con la finalidad de mejorar las capacidades del Sistema. También se pueden mencionar conclusiones que aporten a una adecuada toma de decisiones en el área de Gestión de Riesgos (incluidos los procesos de Respuesta Humanitaria). 4. Referencias bibliográficas. Registro de las herramientas utilizadas para la formulación de las fichas técnicas. 11

12 6. Construcción de escenarios 6.1. Objetivo del uso de escenarios Facilitar la recopilación de información relacionada con las capacidades y brechas que los componentes del Sistema Nacional Descentralizado presentan en sus acciones de Gestión de Riesgo Características de los escenarios Los escenarios son diseñados para el trabajo específico en los talleres de construcción del Documento País. Los eventos que se proponen deben estar relacionadas con situaciones históricas. Todo escenario debe tener un soporte técnico de estudios que se hayan realizado con anterioridad o de especialistas. No se requiere un gran detalle de los escenarios sino un descriptivo de las afectaciones principales. Se pueden incluir situaciones extremas pero que tengan como finalidad identificar las capacidades y brechas de determinados sectores del Sistema. 7. Sistematización y consolidación de la información La consolidación y sistematización de la información se realiza conforme exista la disponibilidad de la misma. La responsabilidad final sobre este proceso recae en el Oficial de Enlace. Toda consolidación y sistematización realizada se envía al equipo técnico con la finalidad de que se valide el documento obtenido. La información revisada es remitida a los responsables de los apartados para su aprobación. La información complementaria requerida es obtenida a través de consultas e investigación por parte del Oficial de Enlace La consolidación es realizada teniendo como guía los lineamientos para la formulación del Documento País emitidos desde la Oficina Regional de la UNISDR. Una vez consolidad la información y estructurado el texto, se procede a la revisión final por parte del responsable de la SNGR y del Oficial de Enlace; el documento obtenido es presentado a la Secretaria Nacional para su publicación. Se proponen dos tipos de publicaciones físicas: 1. Un documento sobre las líneas y acciones estratégicas, acompañado de un CD de información y con la versión completa. 2. La versión completa del Documento con un CD de información adicional. Talleres alcance Fecha Identificación contrapartes y visitas a organizaciones clave 17 de marzo al 20 de abril del 2012 Reunión de formulación agenda 24 de marzo 2012 Inicio de construcción de fichas 27 de marzo 2012 Taller 1. 3 de mayo 2012 Taller de junio 2012 Taller y 27 de julio 2012 Reunión para consolidación de hallazgos 13 al 15 de septiembre 2012 Taller de septiembre 2012 Taller de septiembre 2012 Reunión preparatoria 29 de septiembre 2012 Taller Nacional. 1 de octubre 2012 Presentación de consolidación final 22 de octubre 2012 Taller Regional 25 al 27 de octubre del Línea Temporal 12

13 Talleres alcance Fecha Presentación de ejes y acciones estratégicas 14 de noviembre del 2012 Revisión final A partir del 17 noviembre Documento final para presentación a Secretaria Nacional 17de diciembre 2012 Impresión Enero