PROYECTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ERP BUSINESS LEVEL2

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1 PROYECTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ERP BUSINESS LEVEL2

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCION 1.1 ANTECEDENTES Pagina MISION VISION VENTAJAS COMPETITIVAS 4 2. DESCRIPCION 2.1 INTRODUCCION OBJETIVO PRINCIPAL OBJETIVOS ESPECIFICOS INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA SISTEMA DE INFORMACION 6 3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE 3.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE 8 4. IMPLEMENTACION: SERVICIOS Y METODOLOGIA 4.1 SERVICIOS Y RESPALDO TOTAL CONSULTORIA E IMPLEMENTACION FASE DE PRE-IMPLEMENTACION FASE DE IMPLEMENTACION FASE DE ENTRENAMIENTO FASE DE AFINACION Y CIERRE RESUME DE FASES CAPACITACION SOPORTE Y SERVICIOS DE ASISTENCIA CRONOGRAMA Y TIEMPO 5.1 CRONOGRAMA Y TIEMPO RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR 6.1 RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE 7.1 RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE CONFIDENCIALIDAD Y GARANTIAS 8.1 CONFIDENCIALIDAD Y GARANTIAS PROPUESTA ECONOMICA 9.1 PROPUESTA ECONOMICA COTIZACION 19

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4 1. INTRODUCCION 1.1 Antecedentes Actualmente no cuentan con una solución tecnológica satisfactoria, por lo cual han tenido problemas como: falta de integración entre las distintas aéreas de negocio ( islas ), necesidad de soporte permanente, falta de control, falta de información confiable, al igual que falta de información al día, información gerencial y estadísticas, entre otros. Con estos antecedentes y además por ser una empresa líder en el mercado y con visión de crecimiento constante se encuentra en la necesidad de encontrar una solución tecnológica integral que le permita sostener sus procesos operativos de una forma más eficiente y eficaz y de esta manera evitar las inconsistencias de datos y problemas técnicas de su actual situación. A esto hay que adicionar lo importante de manejar la información en línea en forma oportuna y eficaz para une buena toma de decisiones y así permitir el crecimiento necesario de la empresa. 1.2 Misión Ser socios estratégicos de nuestros clientes agregando constante valor a sus actividades, aportando una solución de calidad, en forma oportuna y a un precio justo, orientada al progreso y desarrollo de sus clientes, guiándonos por principios de honestidad, lealtad y respeto con nuestros clientes. La misión de MicroTec Software es proporcionar a la compañía a cual dirigía esta cotización y propuesta de implementación la mejor y más completa herramienta de software integral Administrativa, financiera, contable y de producción y comercialización de manera que pueda cumplir con todo el ciclo de operación de la misma y pueda dirigir la empresa con una visión de crecimiento constante. 1.3 Visión Ser una empresa de soluciones informáticas reconocidas por sus clientes y aliados estratégicos, su innovación y liderazgo tecnológico, la calidad de sus productos y servicios, su solidez financiera, su profesionalismo y sobre todo por su personal.

5 1.4 Ventajas competitivas Varios clientes y proyectos integrados y implementados exitosamente Metodología certificada ISO 9001 y estándares de calidad del más alto Nivel Más de 9 años de experiencias en Alemania y en el Mercado de Latino América Tecnología avanzada y conocimiento, logrado mediante constante inversión en herramientas tecnológicas y capacitación de nuestro personal. Compromiso con nuestros clientes, proveedores, socios tecnológicos, socios de negocios, personal y comunidad en general. Implementaciones en empresas con operaciones de alto nivel de complejidad y riesgo. Operaciones y soporte local e internacional Todos los personalizaciones son posibles al ERP Business Level2 No cobramos por Usuarios. Los Usuarios siempre son ilimitados al ERP. Pagos en varias exhibiciones sin cobros adicionales. Propuestas económicas de Financiamientos con Tasas bajas fijas Base de datos abiertos por sus conexiones a Internet, propios desarrollos de sus sitios web, como tienda virtual, registros de nuevos clientes, datos por clientes y/o proveedores etc. Servicios en estas maneras únicas mundiales en el Giro de Software ERP. Presencias en varios países mundiales y crecimiento de nuestra empresa constante. Contabilidad libre por cualquier Contador y preciso en sus funciones automatizadas. Nominas incluidos por los Leyes con Cálculos del IMSS y Infonavit con todas las tablas por actualizaciones anuales. Cualquier forma de Nominas por Leyes.

6 2. Descripción del Proyecto 2.1 Introducción De las entrevistas efectuadas se han identificado un conjunto de necesidades respecto a la optimización de procesos críticos de la empresa, de modo que se logre un mejor aprovechamiento de los recursos, de la infraestructura y del personal, generando valor agregado al manejo y utilización de la información Por todo eso, el ámbito de nuestra intervención va desde la definición de un Plan de Proyecto que abarca actividades como: evaluación del proyecto, evaluación técnica, análisis de información, carga y configuraciones de datos, desarrollo de laboratorios, hasta la definición de las condiciones de uso y políticas de mantenimiento y soporte del Sistema ERP Business Level2 2.2 Objeto Principal Implementar y optimizar la utilización del sistema ERP Business Level2 en la Empresa a cual se dirija este proyecto de la implementación. 2.3 Objetivos Específicos Definición de un Plan de Proyecto; Evaluación de la información existente y disponible por parte del cliente; Definición de un cronograma formal de actividades; Definición y parametrización de los procesos del ERP Business level2 en la función de los procesos y controles requeridos por el negocio.

7 2.4 Infraestructura Tecnológica Es importante que las empresas vean los sistemas de información NO como un costo, si no como una inversión en una herramienta que facilite la gestión, el control y la toma de decisiones. Es por esto muy importante que el cliente cumpla con las recomendaciones de dotar a la empresa de una infraestructura tecnológica totalmente adaptada y sus objetivos de negocio, y totalmente capaz de respaldar su operación, así como crecimiento y adecuada operación del ERP Business Level Sistema de información ERP Business Level La Empresa Proveedora de la Solución de Software MicroTec Software es una compañía internacional dedicada al desarrollo de aplicaciones empresariales, enfocadas a facilitar la toma de decisiones y el control de las organizaciones. MicroTec Software, mantiene una visión de negocio de constante crecimiento que le permite estar dentro de las más importantes empresas de software, con el respaldo del Grupo Corporativo al que pertenece, la calidad de su profesionalidad, y la administración basada en el conocimiento que genera. MicroTec Software, desarrolla productos y servicios que representan valor agregado a sus clientes, otorgándoles herramientas que solucionan problemas críticos de sus organizaciones y adicionalmente les permite tener las bases de crecimiento del negocio con bases tecnológicas. Esto no seria posible sin un enfoque de consultoría de negocio desde el momento de definir la estrategia de desarrollo de las aplicaciones hasta la estrategia de soporte permanente que mantiene, pasando por una acertada metodología de implementación. Mantiene centros de operaciones y atención a sus canales/clientes en varios países Globales: México, Perú, Alemania y aproximadamente en Inglaterra

8 2.5.2 La Solución ERP Business Level2 es un ERP de fácil uso con interface grafica que permite el manejo de la información totalmente integrada con la contabilidad, permitiendo generar información confiable y a tiempo real para la oportuna toma de decisiones. Incorpora todas las herramientas que requeriré una organización para manejar sus procesos clave, dentro de un mismo software. Cuenta con todas las aplicaciones empresariales que permiten administrar y controlar la empresa en todos los niveles. El alcance de esta solución incorpora un concepto piramidal integral, con soluciones basadas en: Nivel de organización: Herramientas de productividad y eficiencia interna. Nivel operativo: Eficiencia en la generación e integración de los procesos diarios de las aéreas operativas de la empresa Nivel de gestión: Uso y explotación de datos para la toma de decisiones. Nivel consultor: Gestión integral de indicadores y estadísticas ERP Business Level2, ha sido desarrollado bajo tecnológica cliente servidor de última generación, de arquitectura cerrada, Base de datos abierta, con conceptos Multi empresa, multiusuario, operaciones en línea o tiempo real.

9 REQUERIMIENTO DE HARDWARE SERVIDOR CPU procesador Dual o Quad Core SISTEMA OPERATIVO Server MEMORIA MINIMA MEMORIA RECOMENDADA Intel Xeon ( Ghz ) o superior, de preferencia de Windows 2003 Server configurado COMO Aplication 2 GB 3 GB DISCO DUROS 120 GB POR DOS DISCO DUROS EN SISTEMA SATA CON SISTEMA RAID (ESPEJO) ESTACION DE TRABAJO CPU PENTIUM IV O SUPERIOR SISTEMA OPERATIVA WINDOWS XP O SUPERIOR CON TODOS LOS PATCHES Y ACTUALIZACIONES MEMORIA MINIMA MEMORIA RECOMENDADA RESOLUCION DE PANTALLA 1 GB 2GB 1024 X 768 PX ADICIONALES IMPRESORA RED COMPATIBLE CON LASERJET, POSTSCRIPT O SIMILAR ETHERNET CABLEADO O INALAMBRICO, INTERNET O VPN COMUNICACIONES REMOTAS DEBIDAMENTE CONFIGURADOS Y ENLACE DE ANCHO DE BANDA ANCHA PARA EL NUMERO DE CONEXIONES REQUERIDAS

10 4. Implementación: Servicios y Metodología 4.1 Servicios y Programa Respaldo Total El compromiso con la satisfacción de nuestros clientes involucra nuestra responsabilidad de preparación y entrega del más alto concepto de servicio, desde la instalación de las herramientas tecnológicas hasta el aprovechamiento máximo de las herramientas según las necesidades del cliente. MicroTec Software Enterprise Consulting Es la división de consultoría y asesoría de Productos que ha desarrollado su propia metodología de implementación basada en técnicas de reingeniería de procesos y mejores prácticas de proyectos de software, completamente documentada y ejecutada por expertos en consultoría de negocios asegurando la confidencialidad de su información y la entrega del proyecto dentro del cronograma y costos establecidos. MicroTec Software Enterprise Support Center Es la división de Soporte a nuestros Clientes, el cual mantiene recursos y técnicas de alta disponibilidad de atención al cliente. El Call Center y Portal mantienen una primera línea de servicio y apoyo, el cual se complementa con un eficiente sistema automatizado de gestión de casos y necesidades en el que se registra prioridades, se asignan recursos, y se miden los tiempos de solución a inconvenientes. MicroTec Software Enterprise Development MicroTec Software Enterprise Development es una Empresa filial del Grupo MicroTec software Enterprise, dedicada al diseño, desarrollo, e integración personalizada de aplicaciones de software que pueden ser adaptadas a las necesidades de cada empresa, según sea su requerimiento particular. Si su empresa es actualmente usuario de las aplicaciones MicroTec Software Enterprise, puede optar con los Servicios de MicroTec Software Enterprise Development para incorporar modificaciones personalizadas a los sistemas instalados para sus procesos especiales, reportes, y consultas específicas.

11 4.2 Consultaría e Implementación La metodología de implementación tiene como objetivo instalar, configurar, y poner en marcha el sistema a nivel de los procesos operativos de la empresa (facturación, cobranzas, manejo de inventarios, tesorería, despachos, pagos a proveedores, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y los procesos contables, más todos los otros procesos y módulos integrados). Consta de cuatro fases claramente definidas, con sus respetivas especificaciones de objetivos a cumplir, participantes, documentos a utilizar y entregables de cada etapa. El tiempo estándar de implementación operativa de nuestro proyecto es de aproximadamente 4 meses con 320 horas asignadas de apoyo y asesoría. Al finalizar el proyecto, el cliente podrá optar por capacitación y asesoría adicional en aéreas analíticas, de planificación, control y organización etc., según las necesidades y requerimientos de su estructura y nivel empresarial. 4.3 Fase de Pre Implementación y Diagnostico Durante esta fase se definen principalmente las expectativas y requerimientos esenciales del cliente, en función de su cadena de valor con los objetivos de negocio que se haya planteado y que el sistema aportara en el cumplimiento de ellos. Se define el plan a seguir y se conforme la correcta instalación del sistema. También incluye un plan de inducción que consiste principalmente en introducir los servicios de consultoría a los conceptos clave del sistema con sus respectivas incidencias de parametrización. 4.4 Fase de Implementación Una vez especificados los requerimientos y factores de éxito del proyecto, se procede a modelar y configurar los procesos identificados conforme al nuevo sistema, incluyendo la parametrización y configuración del mismo. Las actividades se especifican a continuación: 1. Análisis de información 2. Configuración y parametrización 3. Carga de datos estáticos y definición de seguridades 4. Definición de formularios y documentos de impresión

12 4.5 Fase de Entrenamiento y Laboratorios de Aplicación En esta fase se procede a entrenar a los usuarios finales del sistema, sean operativos, gerenciales y/o técnicos Este entrenamiento se realiza en función del sistema ya configurado con los procesos propios del cliente. Una vez configurado el sistema y entrenado al personal se procede a una etapa de pruebas en la que se verifica la integridad de las aplicaciones, la validez de las interfaces. Durante esta etapa se utilizan escenarios tipo y también se ejecutan pruebas en paralelo. Las actividades se especifican a continuación: 5. Capacitación operativa 6. Laboratorio de pruebas 7. Afinamiento 8. Aprobación 9. Instalación base definitiva 4.6 Fase de Afinación y Cierre (Salida y vivo) Esta última fase confirma la correcta configuración del nuevo sistema y se fijan las bases para el mantenimiento y soporte durante el tiempo de uso y explotación del sistema. Incluye el manejo de cambio en los usuarios y la finalización formal del proyecto. 10. Preparación fecha de salida y vivo 11. Carga de saldos iníciales 12. Soporte salida y vivo 13. Capacitación Gerencial 14. Cierre del Proyecto

13 4.7 Resumen de Fases Inicio con información de Saldos y luego se avanza con procesos operativos Pre Implementación Implementación Entrenamiento y Pruebas Cierre 1: Evaluación de riesgos 6: Análisis de información 10: Capacitación operativa por área 15: Preparación fecha salida y vivo 2: Expectativas y requerimientos 3: Planeación del Proyecto 4: Instalación 5: Inducción 7: Carga de datos estáticos y definición de seguridades 8: Configuración y parametrización 9: Definición de formularios y documentos de impresión Laboratorio de pruebas por área / proceso 12: Afinamiento 13: Aprobación 14: Recuperación base definitiva 16: Carga saldos iníciales 17: Soporte salida y vivo 18: Capacitación Gerencial 19: Cierre del proyecto Gestión del cambio y administración

14 Equipo del proyecto El equipo del proyecto está conformado tanto por personal de la empresa cliente como de MicroTec Software y/o sus Distribuidores Certificados. Los miembros del equipo trabajan en conjunto para lograr un objetivo común, que es la correcta y oportuna implementación del nuevo sistema, por tal razón, la responsabilidad es compartida. Equipo del cliente Por parte del cliente se define el equipo de proyecto con el perfil y las responsabilidades para cada uno: Sponsor del proyecto Es un alto Directivo de la empresa quien ha formado parte del equipo de evaluación del software, que tiene poder de decisión y autoridad en todos los niveles de la organización, de gran influencia en la dirección general de la empresa y como parte de sus responsabilidades son el tener el más alto nivel de dirección del proyecto y la responsabilidad del éxito en la compra e implementación del software. Líder de proyecto Ejecutivo parte del equipo de evaluación del software quien conoce todos los flujos de información de la compañía con capacidades administrativas y liderazgo, su responsabilidad, asegurar y dirigir la ejecución del proyecto en su totalidad. Líder Tecnológico Responsable de la administración de los sistemas en la empresa y de la línea de soporte al usuario interno con conocimientos de administración de bases de datos, aplicaciones y redes cuya responsabilidad es configurar el ambiente tecnológico apropiado para la instalación del sistema: hardware, software, redes.

15 4.8 La Capacitación La implementación del proyecto y la capacitación es para nosotros lo más importante de todo, pues define el éxito o fracaso del sistema. Por eso, ponemos una atención muy especial en esta fase. La experiencia nos muestra que la capacitación conjuntamente con la implementación es mucho más eficaz desde el punto de vista de usuario. Y como son los usuarios quienes van a operar el sistema, la forma como lo aprendan a hacer, va a determinar la correcta y eficiente utilización del sistema. Así ponemos que la capacitación sea efectuada departamento por departamento durante el proceso de implementación. De esta forma los usuarios trabajaran con datos y situaciones reales, y estarán en condiciones de arrancar con el sistema en un corto espacio de tiempo. El detalle de nuestra intervención a este nivel, está disponible en el plan de implementación y capacitación que será evaluado conjuntamente, en el periodo preliminar al arranque del proyecto. 4.9 Soporte y Servicios de asistencia (Respaldo total o RT) Servicios de Asistencias Los servicios de asistencia, concebidos bajo del modelo de Respaldo total son los siguientes: Programa de respaldo total o RT Servicio de apoyo (Help Desk) Acceso al Portal (Portal del Soporte Técnico) Servicio de actualización de Software (frecuentemente) Este programa le asegura el más completo y alto nivel de soporte a su empresa.

16 5. Cronograma y Tiempo El cronograma del proyecto permite el redimensionamiento de la empresa y la oportunidad de mejorar los procesos y las operaciones internas para lo cual se utiliza una metodología completamente documentada y CERTIFICADA, para conseguir el cumplimiento de tiempos y presupuestos asignados. El cronograma se ejecuta con una consultoría presencial en las instalaciones del cliente por parte de nuestros Asesores y consultores por el propio Personal de MicroTec Software. El objetivo fundamental de esta metodología permite potenciar la satisfacción del cliente, de acuerdo a los siguientes criterios: Enfoque estratégico de negocio: Estrategia, Procesos, Tecnología Factores críticos de éxito: Manejo de cambio, Documentación, Comunicación, Alineación Negocio / Tecnología, Plan adecuada, Equipo competente, Manejo de riesgo, Administración de las expectativas, Tiempo y costos. Plan de trabajo, Pre Implementación, Implementación, entrenamientos, Pruebas, Aceptación La Implementación del Proyecto esta normada bajo estándares internacionales de calidad que permite asegurar el cumplimiento de objetivos. El tiempo estimado para el desarrollo de este proyecto esta detallado en la Propuesta Económica.

17 6. Responsabilidades del Proveedor Entregar el Programa de forma compatible con la oferta de producto, debidamente instalado, implementado, funcionando y concluido de proceso de capacitación para usuarios en el uso de programa. Prestar los servicios de asistencia post-venta conforme se detalla en la Lista de Servicios adicionales Entregar al cliente la información, instrucciones de uso y Manuales de usuario para el manejo adecuada del sistema ERP Business Level2. Suministrar una garantía de Soporte Correctivo por 12 meses a partir de la entrega del sistema para solución de problemas atribuibles al código y sus mejoras incorporadas sobre la versión que adquirió el cliente. Brindar los servicios de mantenimiento, siempre que no haya quebrantamiento de una o más de las obligaciones aceptadas por la empresa cliente. Entregar los Servicios contratados con la calidad ofertada y convenida con la empresa cliente, para lo cual ocupara tecnología y mano de obra calificada.

18 7. Responsabilidades del cliente Aplicar a cuidar que se aplique la prohibición expresa de copia o reproducción, total o parcial del Programa de acuerdo a lo dispuesto en el/los Artículos de la Ley de Propiedad Intelectual y a Leyes Internacionales de Registros, Marcas y Derechos de Autor que rigen el desarrollo y la comercialización del Software. Respetar la limitación de uso exclusivo del Programa por parte del cliente a las personas autorizadas. En tal virtud, acepta la seguridad anti-copia que MicroTec Software implemente en el Sistema a la fecha o que llegue a implementar en el futuro, relativa a controles de fecha, candados etc. Evitar toda alteración o hecho atentatorio contra la integridad del Programa, que incluye reproducción, copia o cualquier acto tendiente a conocer los elementos o contenido del programa fuente. Implementar el Programa en el lapso acordado formalmente en el cronograma aprobado por ambas partes. Si, en el plazo máximo de seis meses contados de la fecha de adquisición, el Cliente no ha concluido el proceso de implementación y / o a facturar cualquier servicio adicional requerido para los conclusión del mismo. Disponer del servicio de conexión y acceso a Internet, para el equipo servidor sobre el que se ejecutara el Programa y los Servicios de monitoreo remoto. Contar con la infraestructura básica de redes en condiciones óptimas y según las especificaciones técnicas mencionadas en el formulario de Requerimientos Técnicos mínimos de Hardware para el Sistema. El cliente debe de brindar todas las facilidades del caso para que MicroTec Software o su Distribuidor Certificado pueda realizar su trabajo con normalidad. Cabe señalar que el trabajo de implementación es labor conjunta entre el Cliente y MicroTec Software y / o sus Distribuidores Certificados. Es de responsabilidad del cliente proveer de toda la información necesaria para la adecuada implementación tal como base de clientes, catalogo de cuentas contables, catalogo de proveedores, catalogo de inventarios, y saldos iníciales verificadas a la fecha acordada. No es causal de limitación para el cierre del proyecto aquellas actividades que tengan control directo por parte del cliente como: Igualación de información histórica, presentación de saldos iníciales a la fecha acordada, recapacitación a nuevos funcionarios, elaboración de informes específicos no contemplados dentro del software, y la verificación y validación de información digitada por parte de los usuarios.

19 8. Confidencialidad y Garantías 8.1 Confidencialidad MicroTec Software y / o sus Distribuidores Certificados aseguran la absoluta y estricta confidencialidad sobre cualquier información, secreta o practica de negocio, que sus colaboradores vengan a tener acceso, en el desarrollo de las actividades del presente proyecto. 8.2 El Servicio MicroTec Software y / o sus Distribuidores Certificados, garantizan totalmente la calidad de los servicios prestados a nuestro cliente 8.3 Garantía de Soporte Correctivo MicroTec Software ofrece una garantía de Soporte Correctivo por 12 meses a partir de la entrega del sistema para la solución de problemas atribuibles al código y sus mejoras incorporadas sobre la versión que adquirió el cliente 8.4 Los Empleados El cliente acepta expresamente la prohibición de emitir pagos directos o indirectos, de contratar directa p indirectamente con empleados, técnicos o ejecutivos de MicroTec Software y / o sus Distribuidores Certificados, o empresas filiales o relacionadas con el fin de obtener asistencia técnica o cualquier beneficio o servicio relacionado con el uso del programa y si así lo hiciere perderá automáticamente la licencia de uso. Esta prohibición pierde su vigencia a partir de los 6 meses que el trabajador hubiere renunciado o dejado de laborar para el Proveedor o en una fecha anterior, salvo que medie el previo consentimiento del Proveedor.

20 9. PROPUESTA ECONOMICA DETALLADA 9.1 Propuesta Económica y Cotización Por el caso el cliente cuenta con Sucursales en varios Estados, Ciudades en el País en cual el cliente adquirir el programa y no cuenta con el personal adecuada por la realización de las instalaciones en dichas Sucursales, MicroTec Software realizar las instalaciones al costo adicional por parte del cliente. MicroTec Software cuidar en la realización de las viajes los gastos de transporte y de las viáticos. Al último, MicroTec Software presentar todas las Facturas y Documentaciones al cliente por la documentación y Facturación. Por cada Sucursal del cliente ocupamos en unos promedios dos días por las instalaciones, configuraciones y pre capacitaciones al personal, a cual cobramos aparte de la siguiente tabla: LISTA DE PRECIOS POR SOPORTE TECNICO A: Soporte Técnico General Precio por Hora: Precio por día: M/N (1 hasta 7 horas) 3, M/N (por un día completo) 2, M/N (por cada día entre 2 a 5 días) 2, M/N (entre 6 a 7 días o más) Precios son más I.V.A (Esta tabla de precios puede sufrir cambios futuros) B: Soporte Técnico de especialistas en el Código Fuente Precio por Hora: Precio por día: M/N (1 hasta 7 horas) 5, M/N (por un día completo) 8, M/N (por cada día entre 2 a 5 días) 7, M/N (entre 6 a 7 días o más) Precios son más I.V.A. (Esta tabla de precios puede sufrir cambios futuros)