Manual del usuario: SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office Release 1.1

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1 Manual del usuario: SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office Release 1.1

2 Copyright 2011 SAP AG.Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

3 Contenido Capítulo Acerca de este manual...7 Destinatarios de este manual...7 Perfiles de usuario...7 Acerca del conjunto de documentación...7 Capítulo Introducción...9 Qué es SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office?...9 Trabajo con Analysis en Microsoft Office Trabajo con Analysis en Microsoft Excel Trabajo con Analysis en Microsoft PowerPoint Trabajo con Analysis en Microsoft Excel Capítulo Crear carpetas de trabajo...25 Para insertar una tabla cruzada con datos...25 Definición de conjuntos de estilos para tablas cruzadas...26 Estilos de las celdas de SAP...27 Para aplicar un conjunto de estilos...28 Para crear un conjunto de estilos...29 Para compartir un conjunto de estilos...29 Para eliminar un conjunto de estilos...30 Insertar otros componentes...30 Para insertar un gráfico dinámico...30 Para insertar un campo de información...31 Para insertar un filtro:...31 Trabajar con fórmulas...32 Para crear una fórmula...33 SAPGetData...34 SAPGetDimensionDynamicFilter...35 SAPGetDimensionEffectiveFilter...36 SAPGetDimensionInfo...36 SAPGetDimensionStaticFilter...37 SAPGetDisplayedMeasures

4 Contenido SAPGetInfoLabel...38 SAPGetMeasureFilter...39 SAPGetMember...39 SAPGetSourceInfo...40 SAPGetVariable...41 SAPGetWorkbookInfo...42 SAPListOf...42 SAPListOfDimensions...43 SAPListOfEffectiveFilters...44 SAPListOfMembers...45 SAPListOfMessages...45 SAPListOfVariables...46 SAPSetFilterComponent...47 Conversión de celdas de tabla cruzada en fórmula...48 Convertir una tabla cruzada en fórmula...49 Trabajar con macros...49 SAPAddMessage...50 SAPCallMemberSelector...51 SAPExecuteCommand...52 SAPExecutePlanningFunction...54 SAPExecutePlanningSequence...54 SAPGetCellInfo...55 SAPGetProperty...56 SAPMoveDimension...57 SAPSetFilter...58 SAPSetRefreshBehaviour...59 SAPSetVariable...60 Uso de las funciones de Analysis...61 Uso de rellamadas...63 Sintaxis para introducir valores...65 Capítulo Análisis de datos...69 Para abrir una carpeta de trabajo:...69 Uso de una carpeta de trabajo predeterminada para abrir un origen de datos...70 Analizar datos con el área de diseño...71 La ficha Análisis...72 La ficha Información...72 La ficha Componentes...73 Peticiones...78 Definir valores de petición...79 Para seleccionar propiedades de carpeta de trabajo para peticiones

5 Contenido Filtrar datos...82 Filtrar miembros...83 Filtrar medidas...88 Para mostrar/ocultar ceros en filas y columnas...92 Ordenar datos...92 Para clasificar valores:...93 Clasificar miembros...94 Usar jerarquías...94 Para incluir dimensiones con jerarquías en un análisis...95 Para mostrar dimensiones individuales como jerarquías...96 Calcular nuevas medidas...97 Para calcular una nueva medida basada en medidas disponibles...98 Para agregar una nueva medida basada en una medida disponible...99 Definición de formato condicional Para definir un formato condicional Para editar formatos condicionales Definir la visualización de miembros, medidas y totales Para definir la visualización de miembros Definir la visualización de las medidas Definir la visualización de los totales Para comentar una celda de datos Para guardar una carpeta de trabajo Capítulo Datos de planificación Para planificar datos manualmente Para planificar datos con objetos de planificación Para recalcular los datos de planificación Para guardar datos de planificación Para deshacer cambios a la vez que se planifican datos Para cambiar entre el modo de visualización y el de modificación Capítulo Crear presentaciones Para crear una diapositiva fuera de Microsoft Excel Capítulo Uso de Analysis en otras aplicaciones de SAP BusinessObjects Para guardar una vista de análisis Para insertar una vista de análisis Capítulo Parámetros Configuración de usuario

6 Contenido 8.2 Valores de compatibilidad Capítulo Solución de problemas Para activar el complemento de Analysis tras un bloqueo del sistema (Microsoft Office 2007 y 2010) Para activar el complemento de Analysis tras un bloqueo del sistema (Microsoft Excel 2003) Resolución de problemas relacionados con la creación de diapositivas de Microsoft PowerPoint Apéndice A Más información

7 Acerca de este manual Acerca de este manual 1.1 Destinatarios de este manual Este manual está pensado para los usuarios interesados en crear y analizar carpetas de trabajo mediante SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office. 1.2 Perfiles de usuario Existen tres perfiles de usuario para SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office: Creador de carpetas de trabajo Usuarios que pueden crear y mantener carpetas de trabajo basadas en las consultas de SAP BEx, las vistas de consultas y SAP NetWeaver BW InfoProvider. Analista de datos Usuarios que pueden desplazarse por carpetas de trabajo existentes y analizar los datos que contienen. Asimismo, pueden incluir carpetas de trabajo de una presentación de Microsoft PowerPoint y continuar el análisis allí. Administrador Especialistas de TI que instalan, configuran y administran SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office. También asignan derechos de seguridad y autorizaciones para las personas que crean y analizan las carpetas de trabajo. Si necesita modificar su perfil existente, póngase en contacto con su administrador de TI. 1.3 Acerca del conjunto de documentación El conjunto de documentación para SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office, consta de los siguientes manuales y productos de ayuda en pantalla: 7

8 Acerca de este manual Sugerencia: Los manuales y los programas de aprendizaje se actualizan y mejoran periódicamente. Para asegurarse de que tiene la versión más reciente, consulte de forma regular el portal de ayuda de SAP y la red de la comunidad SAP. Manual del administrador El Manual del administrador contiene información detallada necesaria para que un usuario instale, configure y administre la edición para Microsoft Office. Este manual está disponible en el portal de ayuda de SAP. Manual del usuario El Manual del usuario contiene la información conceptual, procedimientos y material de referencia que un usuario necesita para crear y analizar carpetas de trabajo de Microsoft Excel y diapositivas de Microsoft PowerPoint con la edición para Microsoft Office. Este manual está disponible en el portal de ayuda de SAP. Ayuda en pantalla La ayuda en pantalla contiene la misma información que el Manual de usuario. Se puede obtener pulsando el botón Ayuda en el grupo "Configuración" de la ficha "Analysis". Para acceder a la ayuda con reconocimiento de contexto, desplace el cursor del ratón a un campo de la cinta y seleccione F1. Para los diálogos, puede acceder a la ayuda con reconocimiento de contexto seleccionando F1 cuando el diálogo esté abierto. Manual de novedades El manual de novedades de SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office, proporciona una lista completa de las funciones nuevas y las modificadas desde la versión anterior de SAP BusinessObjects Analysis. Este manual está disponible en el portal de ayuda de SAP. Programas de aprendizaje de elearning En los programas de aprendizaje se le muestra cómo usar SAP BusinessObjects Analysis. Le proporcionan una introducción rápida a diversas funciones, de manera que puede aprender las cuestiones básicas para trabajar con el complemento. También le proporcionan una primera impresión de la apariencia del producto. Los programas de aprendizaje están disponibles en la red de la comunidad SAP en Analysis, Official Product Tutorials. Nota: El producto SAP BusinessObjects Analysis, edición OLAP, a pesar de estar estrechamente relacionado con SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office, tiene su propia documentación, que contiene un manual de usuario y una ayuda en pantalla propias. 8

9 Introducción Introducción 2.1 Qué es SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office? SAP BusinessObjects Analysis, edición para Microsoft Office es un complemento de Microsoft Office que permite el análisis multidimensional de los orígenes OLAP en Microsoft Excel, el diseño de aplicaciones de carpetas de trabajo de MS Excel y la creación intuitiva de presentaciones de BI con MS PowerPoint. El complemento está disponible para las siguientes versiones de Microsoft Office: Microsoft Office 2010 (Excel y PowerPoint) Microsoft Office 2007 (Excel y PowerPoint) Microsoft Office 2003 (Excel) En la edición para Microsoft Office, puede usar como orígenes de datos consultas de SAP BEx, vistas de consultas y SAP Netweaver BW InfoProvider. Los datos se muestran en la carpeta de trabajo en tablas cruzadas. Puede insertar múltiples tablas cruzadas en una carpeta de trabajo con datos de diferentes orígenes y sistemas. Si varios usuarios van a usar la carpeta de trabajo, es útil agregar campos de información con detalles sobre el origen de datos y el estado del filtro. En el área de diseño, puede analizar los datos y cambiar la vista de los datos presentados. Puede agregar y eliminar fácilmente las dimensiones y los indicadores que se van a visualizar con la función de arrastrar y soltar. Para evitar actualizaciones después de cada paso, puede pausar la actualización para crear una tabla cruzada. Tras finalizar la pausa, todos los cambios se aplican a la vez. Puede refinar un análisis con el formato condicional, las peticiones, los cálculos y la visualización de jerarquías. Asimismo, puede agregar gráficos a los análisis. Si desea conservar un estado de la navegación, puede guardarlo como una vista de análisis. Otros usuarios pueden reusar este análisis. Para realizar diseños de carpetas de trabajo más sofisticados, la edición de Microsoft Office contiene un conjunto de funciones especializadas en Microsoft Excel para acceder a los datos y metadatos de los sistemas BW conectados. También existen varias funciones API disponibles que se pueden usar junto con el editor de Visual Basic para filtrar datos y conjuntos de valores para las variables BW. También puede planificar datos empresariales basándose en los datos actuales del origen de datos. Tiene la opción de introducir los datos de planificación manualmente, o bien automáticamente con funciones de planificación y secuencias de planificación de la planificación integrada de SAP NetWeaver BW. Analysis, edición para Microsoft Office, debe instalarse en el equipo local. Para incluir orígenes de datos, puede conectarse directamente a un sistema SAP NetWeaver BW o a través de una plataforma de Business Intelligence (SAP BusinessObjects Enterprise o SAP BusinessObjects Business Intelligence). Normalmente, la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects se usa 9

10 Introducción para almacenar y compartir carpetas de trabajo en los entornos productivos, pero en los sistemas de pruebas también puede conectarse directamente a un sistema BW. Si usa la plataforma de Business Intelligence, puede guardar las carpetas de trabajo y las presentaciones con su estado de navegación en un sistema de administración central y usar estas vistas de análisis en otras aplicaciones, como SAP Crystal Reports o Analysis, edición para OLAP. Para obtener una primera impresión de la apariencia que tiene el complemento, puede consultar los programas de aprendizaje de elearning para Analysis. Están disponibles en la red de la comunidad SAP en Analysis, Official Product Tutorials. 2.2 Trabajo con Analysis en Microsoft Office 2010 En Microsoft Office 2010, Analysis está disponible en la cinta como una ficha independiente para Microsoft Excel y para Microsoft PowerPoint. La ficha de Analysis corresponde a la ficha en Microsoft Office A través del botón de Microsoft Office de Microsoft Office 2007, hay tres opciones disponibles. En Microsoft Office 2010, puede encontrar estas tres opciones en la ficha de la cinta Archivo -> Complementos: Abrir fuente de datos Abrir carpeta de trabajo Guardar carpeta de trabajo Temas relacionados Trabajo con Analysis en Microsoft Excel 2007 Trabajo con Analysis en Microsoft PowerPoint Trabajo con Analysis en Microsoft Excel 2007 En Microsoft Excel 2007, Analysis está disponible en la cinta como una ficha independiente. La cinta es la parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office situada sobre el área principal de trabajo que presenta comandos y opciones. Presente por primera vez en el sistema Microsoft Office 2007, reemplaza a los menús y barras de herramientas. Este manual describe procedimientos usando la cinta. La mayor parte de las opciones están también disponibles a través del menú contextual. La ficha Analysis contiene los siguientes grupos: Origen de datos Deshacer 10

11 Introducción Análisis de datos Presentación Insertar componente Herramientas Planificación Panel de diseño Parámetros Las siguientes tablas describen los grupos y sus opciones. Grupo Origen de datos Icono Descripción Insertar origen de datos Insertar datos desde un sistema de origen en una tabla cruzada. Más información: Para insertar una tabla cruzada con datos Actualizar todo Actualizar todos los orígenes de datos. Más información: La ficha Componentes A través del botón de Microsoft Office, hay tres opciones disponibles: Abrir origen de datos Más información: Uso de una carpeta de trabajo predeterminada para abrir un origen de datos Abrir libro Más información: Para abrir una carpeta de trabajo: Guardar libro Más información: Para guardar una carpeta de trabajo Grupo Deshacer Icono Descripción Deshacer Deshace el último paso de Analysis. 11

12 Introducción Icono Descripción Rehacer Rehace el último paso de Analysis. Grupo Análisis de datos Icono Descripción Peticiones Introducir valores para parámetros de consulta y variables. Más información: Peticiones Filtro Definir los criterios de filtro para los datos. Más información:para filtrar datos por medida / Para filtrar datos por miembro Ordenar Ordenar datos. Más información: Ordenar datos Jerarquía Definir las opciones de jerarquía como el nivel de expansión y las posiciones de los miembros principales. Más información: Usar jerarquías Cálculos Definir cálculos sencillos (+, -, *, /) y cálculos dinámicos (por ejemplo, clasificación y acumulación). Más información: Calcular nuevas medidas Invertir ejes Invertir filas y columnas. 12

13 Introducción Grupo Presentación Icono Descripción Formato condicional Definir las reglas para resaltar valores usando colores y símbolos. Más información: Para definir un formato condicional Visualización de miembros Configurar la visualización de los miembros (clave/texto). Más información: Para definir la visualización de miembros Visualización de medidas Definir las opciones de visualización de las medidas (por ejemplo, decimales, factores de escala y moneda). Más información: Definir la visualización de las medidas Totales Configurar la visualización, posición y cálculo de los totales. Más información: Definir la visualización de los totales Grupo Insertar componente Icono Descripción Gráfico Insertar un gráfico dinámico. Más información: Para insertar un gráfico dinámico Campo de información Insertar información sobre orígenes de datos (por ejemplo, nombre y última actualización). Más información: Para insertar un campo de información Filtro Insertar un componente para el filtrado de datos sencillo. Más información: Para insertar un filtro: 13

14 Introducción Grupo Herramientas Icono Descripción Convertir a fórmula Convertir una tabla cruzada a fórmulas de Excel para recuperar los datos. Más información: Conversión de celdas de tabla cruzada en fórmula Crear diapositiva Crear diapositiva de Microsoft PowerPoint con datos de tablas cruzadas seleccionadas. Más información: Para crear una diapositiva fuera de Microsoft Excel Grupo de planificación Este grupo es opcional. En los parámetros de usuario, puede configurar si quiere que aparezca este grupo en la cinta. Icono Descripción Guardar Guarda los valores de planificación en el InfoSitio. Más información: Para guardar datos de planificación Recalcular Recalcula los valores de planificación. Más información: Para recalcular los datos de planificación Presentación Cambia todos los orígenes de datos al modo de visualización. Más información: Para cambiar entre el modo de visualización y el de modificación Modificar Cambia todos los orígenes de datos al modo de modificación. Más información: Para cambiar entre el modo de visualización y el de modificación 14

15 Introducción Icono Descripción Atrás Restablece las celdas modificadas. Más información: Para deshacer cambios a la vez que se planifican datos Grupo Panel de diseño Icono Descripción Presentación Mostrar/Ocultar panel de diseño Más información: Analizar datos con el área de diseño Detener actualización Activar/desactivar la actualización automática tras cada paso de exploración en el panel de diseño. Más información: Analizar datos con el área de diseño Grupo Configuración Icono Descripción Parámetros Editar configuración. Más información: Parámetros Estilo Administrar estilos de tabla cruzada. Más información: Definición de conjuntos de estilos para tablas cruzadas Ayuda Iniciar la ayuda. 2.4 Trabajo con Analysis en Microsoft PowerPoint

16 Introducción En Microsoft PowerPoint 2007, Analysis está disponible en la cinta como una ficha independiente. La cinta es la parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office situada sobre el área principal de trabajo que presenta comandos y opciones. Presente por primera vez en el sistema Microsoft Office 2007, reemplaza a los menús y barras de herramientas. La ficha Analysis contiene los siguientes grupos: Origen de datos Deshacer Filtrar y ordenar Presentación Insertar componente Parámetros Las siguientes tablas describen los grupos y sus opciones. Grupo Origen de datos Icono Descripción Insertar origen de datos Insertar datos desde un sistema de origen en una tabla cruzada. Más información: Para insertar una tabla cruzada con datos Actualizar todo Actualizar todos los orígenes de datos. Más información: La ficha Componentes Para abrir y guardar presentaciones existentes guardadas en el servidor de la plataforma de Business Intelligence, use las opciones correspondientes que encontrará en el botón de Microsoft Office. Grupo Deshacer Icono Descripción Deshacer Deshace el último paso de Analysis. Rehacer Rehace el último paso de Analysis. 16

17 Introducción Grupo Filtrar y ordenar Icono Descripción Peticiones Introducir valores para parámetros de consulta y variables. Más información: Peticiones Filtro Definir los criterios de filtro para los datos. Más información:para filtrar datos por medidapara filtrar datos por miembro Ordenar Ordenar datos. Más información: Ordenar datos Jerarquía Definir las opciones de jerarquía como el nivel de expansión y las posiciones de los miembros principales. Más información: Usar jerarquías Grupo Presentación Icono Descripción Visualización de miembros Configurar la visualización de los miembros (clave/texto). Más información: Para definir la visualización de miembros Visualización de medidas Definir las opciones de visualización de las medidas (por ejemplo, decimales, factores de escala y visualización de moneda). Más información: Definir la visualización de las medidas Totales Configurar la visualización, posición y cálculo de los totales. Más información: Definir la visualización de los totales 17

18 Introducción Grupo Insertar componente Icono Descripción Gráfico Insertar un gráfico dinámico. Más información: Para insertar un gráfico dinámico Campo de información Insertar información sobre orígenes de datos (por ejemplo, nombre y última actualización). Más información: Para insertar un campo de información Grupo Herramientas Icono Descripción Ajustar tabla Abreviar una tabla para ajustarla a una diapositiva o dividir la tabla en varias diapositivas. Mover a Desplaza el objeto de Analysis seleccionado (tabla, gráfico o campo de información) de su ubicación actual a una diapositiva diferente de la presentación. Grupo Configuración Icono Descripción Parámetros Editar configuración. Más información: Parámetros Ayuda Iniciar la ayuda. 18

19 Introducción 2.5 Trabajo con Analysis en Microsoft Excel 2003 En Microsoft Excel 2003, Analysis está disponible como un elemento independiente en el menú. Puede acceder a todas las opciones con el menú. También puede incluir tres barras de herramientas: Analysis Standard, Analysis Extended y Analysis Planning. Estas barras de herramientas contienen la mayor parte de las opciones disponibles. Para alternar entre mostrar u ocultar una barra de herramientas, elija Ver > Barras de herramientas y seleccione el nombre de la barra de herramientas. La marca de verificación que aparece junto al nombre de la barra de herramientas indica que actualmente se está mostrando. Este manual describe procedimientos usando barras de herramientas. La mayor parte de las opciones están también disponibles a través del menú contextual. Barra de herramientas de Analysis Standard La barra de herramientas de Analysis Standard contiene las siguientes opciones: Icono Descripción Abrir carpeta de trabajo Abre una carpeta de trabajo desde la plataforma de Business Intelligence. Más información: Para abrir una carpeta de trabajo: Abrir fuente de datos Más información: Uso de una carpeta de trabajo predeterminada para abrir un origen de datos Guardar carpeta de trabajo Guarda la carpeta de trabajo en la plataforma de Business Intelligence. Más información: Para guardar una carpeta de trabajo Insertar origen de datos Insertar datos desde un sistema de origen en una tabla cruzada. Más información: Para insertar una tabla cruzada con datos Actualizar todo Actualizar todos los orígenes de datos. Más información: La ficha Componentes 19

20 Introducción Icono Descripción Deshacer Deshace el último paso de Analysis. Rehacer Rehace el último paso de Analysis. Peticiones Introducir valores para parámetros de consulta y variables. Más información: Peticiones Gráficos Insertar un gráfico dinámico. Más información: Para insertar un gráfico dinámico Campo de información Insertar información sobre orígenes de datos (por ejemplo, nombre y última actualización). Más información: Para insertar un campo de información Filtro Insertar un componente para el filtrado de datos sencillo. Más información: Para insertar un filtro: Convertir a fórmula Convertir una tabla cruzada a fórmulas de Excel para recuperar los datos. Más información: Conversión de celdas de tabla cruzada en fórmula Presentación Mostrar/Ocultar panel de diseño Más información: Analizar datos con el área de diseño Detener actualización Activar/desactivar la actualización automática tras cada paso de exploración en el panel de diseño. Más información: Analizar datos con el área de diseño 20

21 Introducción Barra de herramientas de Analysis Extended La barra de herramientas de Analysis Extended contiene las siguientes opciones: Icono Descripción Filtro Definir los criterios de filtro para los datos. Más información:para filtrar datos por medidapara filtrar datos por miembro Ordenar Ordenar datos. Más información: Ordenar datos Jerarquía Definir las opciones de jerarquía como el nivel de expansión y las posiciones de los miembros principales. Más información: Usar jerarquías Formato condicional Definir las reglas para resaltar valores usando colores y símbolos. Más información: Para definir un formato condicional Cálculos Definir cálculos sencillos (+, -, *, /) y cálculos dinámicos (por ejemplo, clasificación y acumulación). Más información: Calcular nuevas medidas Visualización de miembros Configurar la visualización de los miembros (clave/texto). Más información: Para definir la visualización de miembros Visualización de medidas Definir las opciones de visualización de las medidas (por ejemplo, decimales, factores de escala y moneda). Más información: Definir la visualización de las medidas 21

22 Introducción Icono Descripción Totales Configurar la visualización, posición y cálculo de los totales. Más información: Definir la visualización de los totales Barra de herramientas de Analysis Planning Icono Descripción Guardar Guarda los valores de planificación en el InfoSitio. Más información: Para guardar datos de planificación Recalcular Recalcula los valores de planificación. Más información: Para recalcular los datos de planificación Presentación Cambia todos los orígenes de datos al modo de visualización. Más información: Para cambiar entre el modo de visualización y el de modificación Modificar Cambia todos los orígenes de datos al modo de modificación. Más información: Para cambiar entre el modo de visualización y el de modificación Atrás Restablece las celdas modificadas. Más información: Para deshacer cambios a la vez que se planifican datos Menú de Analysis El menú de Analysis contiene todas las opciones que estén disponibles como iconos en las barras de tareas además de las siguientes opciones: Estilos Parámetros Más información: Parámetros 22

23 Introducción Ayuda 23

24 Introducción 24

25 Crear carpetas de trabajo Crear carpetas de trabajo 3.1 Para insertar una tabla cruzada con datos Para agregar una tabla cruzada con datos a una carpeta de trabajo, debe seleccionar un origen de datos en un sistema SAP NetWeaver BW. Necesita las autorizaciones adecuadas para una plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects y los sistemas SAP NetWeaver BW pertinentes para insertar un origen de datos en una carpeta de trabajo. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador de TI. Puede insertar consultas de SAP BEx, vistas de consultas y proveedores de información de SAP Netweaver BW como orígenes de datos. Estos orígenes de datos se almacenan en un sistema SAP NetWeaver BW. Puede agregar varias tablas cruzadas a la hoja de cálculo o la carpeta de trabajo. Las tablas cruzadas pueden contener datos del mismo origen de datos o de diferentes orígenes de datos. También puede usar en una carpeta de trabajo orígenes de datos almacenados en diferentes sistemas. 1. Seleccione la celda en la hoja de cálculo donde se debe insertar la tabla cruzada con los datos del origen de datos seleccionado. 2. Seleccione Insertar origen de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo "Conectar a BusinessObjects Enterprise". 3. Introduzca el usuario, contraseña y Servicio Web URL en la plataforma de Business Intelligence. Nota: Si se selecciona Saltar, puede iniciar sesión en un sistema BW directamente sin usar la plataforma de Business Intelligence. Continúe con el paso 8 si usa este inicio de sesión. 4. Paso opcional: Introducir Sistema y Autenticación. Normalmente no se le solicitará que indique esta información. Sin embargo, si se le solicita que inicie sesión en un Sistema de administración central (CMS) especial, puede agregar estos dos campos adicionales al cuadro de diálogo seleccionando Opciones. Introduzca el nombre del Sistema de administración central en el campo Sistema y el tipo de autenticación en el campo Autenticación. 5. Pulse Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos". 6. Seleccione una conexión de la lista Mostrar conexiones: Si selecciona Todo, se muestran todos los sistemas disponibles, cubos / proveedor de información y consulta / vistas de consultas en SAP BusinessObjects Enterprise. Si selecciona Sistema, se mostrarán todos los sistemas disponibles en la plataforma de Business Intelligence. 25

26 Crear carpetas de trabajo Si selecciona Cubo/InfoSitio, se mostrarán todos los cubos e InfoSitios disponibles en la plataforma de Business Intelligence. Si selecciona Query/Vista de query, se mostrarán todas las query y vistas de query disponibles en la plataforma de Business Intelligence. Si selecciona Sistema local, se muestran todos los sistemas en su "Conexión SAP". 7. Seleccione un sistema y Siguiente. Para seleccionar una consulta, vista de consulta o proveedor de información directamente, haga doble clic en el objeto que desea seleccionar. Aparece el cuadro de diálogo "Iniciar sesión en sistema". 8. Introduzca Cliente, Usuario y Contraseña en los campos y pulse Aceptar. Si desea especificar el idioma del sistema, seleccione Opciones e introduzca el idioma en el campo Idioma. 9. Seleccione un origen de datos en el cuadro Seleccionar origen de datos y pulse Aceptar. En la ficha Carpetas puede examinar las vistas Funciones o Áreas de información para buscar un origen de datos. En la ficha Buscar puede buscar la descripción o nombre técnico de un origen de datos. Para recuperar orígenes de datos que comienzan con una cadena específica, puede escribir * después de una cadena parcial. Una nueva tabla cruzada con los datos del origen de datos seleccionado se inserta en la hoja de cálculo. Ahora puede analizar los datos y cambiar el conjunto de datos visualizado según sus necesidades. También puede agregar otros componentes al análisis como, por ejemplo, gráficos. También puede insertar un origen de datos con la carpeta de trabajo predeterminada. Temas relacionados Uso de una carpeta de trabajo predeterminada para abrir un origen de datos 3.2 Definición de conjuntos de estilos para tablas cruzadas Un conjunto de estilos es una colección de estilos de celda de Microsoft Excel que Analysis aplica para dar formato a las celdas de una tabla cruzada. Cada vez que inserte una tabla cruzada nueva en una carpeta de trabajo, se usan los estilos en el conjunto de estilos predeterminado actual para dar formato a las celdas de la tabla cruzada. Puede cambiar el conjunto de estilos aplicado en el análisis. Con Analysis, se instalan los siguientes conjuntos de estilos y sus estilos de celda: SAP Tradeshow Plus SAP Blue SAP Black&White Al modificar los estilos de celda de estos conjuntos de estilos, puede crear conjuntos de estilos propios y compartirlos con los usuarios. 26

27 Crear carpetas de trabajo Estilos de las celdas de SAP Estilos estándar de SAP Los estilos estándar de SAP están disponibles después de la instalación del complemento. Puede modificarlos en el grupo Estilos de la ficha Inicio de Microsoft Excel. Afectan al formato descrito en la tabla presentada a continuación: Nombre de estilo SAPDimensionCell SAPMemberCell SAPHierarchyCell SAPHierarchyOddCell SAPMemberTotalCell SAPDataCell SAPDataTotalCell SAPExceptionLevel1-9 SAPEmphasized SAPBorder SAPEditableDataCell SAPEditableDataTotal- Cell SAPReadonlyDataCell SAPReadonlyDataTotalCell Descripción Formato para celdas de encabezado de dimensión. Formato para celdas de miembros (dimensiones no jerárquicas). Formato para celdas de miembro de jerarquía (niveles pares 0, 2,...). Formato para celdas de miembro de jerarquía (niveles impares 1, 3,...). Formato para celdas totales de miembro. Formato para celdas de datos. Formato para celdas totales de datos. Formato para celdas resaltadas debido a formatos condicionales (prioridades de regla 1-9). Formato para celdas de datos resaltadas (relacionadas con la definición de consulta). Formato para los bordes alrededor de una tabla cruzada y entre encabezado/miembro y celdas de datos (está definido el formato para el borde izquierdo). Formato para las celdas de datos listas para la introducción en el modo de modificación de la planificación. Formato para todas las celdas listas para la introducción en el modo de modificación de la planificación. Formato para las celdas de datos de sólo lectura en el modo de modificación de la planificación. Formato para todas las celdas de sólo lectura en el modo de modificación de la planificación. Estilos personalizados de SAP Después de la instalación del complemento, no están disponibles los siguientes estilos personalizados de SAP, pero puede crearlos en el grupo Estilos de la ficha Inicio de Microsoft Excel. Afectan al formato descrito en la tabla presentada a continuación: 27

28 Crear carpetas de trabajo Nombre de estilo SAPMemberCellX SAPMemberTotal- CellX SAPHierarchyCellX SAPHierarchyOdd- CellX SAPHierarchy- Cell0-9 SAPHierarchy- CellX0-9 Descripción Formato para las celdas del miembro en las columnas (sustituye a SAPMember- Cell). Formato para las celdas totales del miembro en las columnas (sustituye a SAP- MemberTotalCell). Formato para las celdas jerárquicas del miembro en las columnas, niveles pares (sustituye a SAPHierarchyCell). Formato para las celdas jerárquicas del miembro en las columnas, nivel impar (sustituye a SAPHierarchyOddCell). Formato para las celdas jerárquicas del miembro en un nivel específico (sustituye a SAPHierarchyCell y SAPHierarchyOddCell). Formato para las celdas jerárquicas del miembro en un nivel específico en las columnas (sustituye a SAPHierarchyCellX y SAPHierarchyOddCellX). Ejemplo: SAPMemberCellX Los encabezados de columna se definen como SAPMemberCell. Si desea un formato distinto para estas celdas para diferenciarlas de las celdas de miembro en las filas, puede duplicar SAPMemberCell, llamarlo SAPMemberCellX y cambiar la definición de formato. Si guarda esto como conjunto de estilos, las celdas de miembros en los encabezados de columna se muestran en el nuevo formato definido. Las celdas de miembros de las filas siguen mostrándose como definidas en el estilo SAPMemberCell. Ejemplo: Estilos para los niveles de jerarquía Los estilos estándar diseñados para las jerarquías son SAPHierarchyCell y SAPHierarchyCellOdd. Con estos estilos, los niveles de jerarquía tienen estilos alternos. Si quiere disponer de tres estilos diferentes para los tres primeros niveles de jerarquía de una jerarquía, cree los estilos SAPHierarchyCell0, SAPHierarchyCell1 y SAPHierarchyCell2. El sistema ignora los estilos estándar y aplica los diseñados para estilos específicos. Si una jerarquía tiene más de tres niveles, los niveles posteriores al 2 se muestran con el estilo SAPHierarchyCell Para aplicar un conjunto de estilos Puede aplicar uno de los conjuntos de estilos de SAP o cualquier nuevo conjunto de estilos definidos a una carpeta de trabajo. 1. Elija Estilos > Aplicar set de estilos... Aparecerá el cuadro de diálogo "Aplicar set de estilos". 2. En el cuadro de lista, seleccione el estilo que desee aplicar. 28

29 Crear carpetas de trabajo 3. Seleccione la casilla de verificación Fijar como estándar si debe aplicarse el conjunto de estilos como predeterminado en las carpetas de trabajo. El conjunto de estilos predeterminado se usa al abrir una nueva carpeta de trabajo e inserta un origen de datos. 4. Pulse Aceptar. El conjunto de estilos se aplica a todas las tablas cruzadas de su carpeta de trabajo Para crear un conjunto de estilos Basándose en los estilos de celda disponibles, puede definir un nuevo conjunto de estilos. Cambie los estilos de celda según sus necesidades usando la función de estilos de Microsoft Excel. A continuación, puede guardar los estilos recién definidos en un conjunto de estilos. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda. Nota: En Microsoft Excel 2003, puede buscar los estilos de celda eligiendo Formato > Estilos en el menú. Se mostrarán aquí los estilos de celda disponibles. 2. Modifique los estilos de celda existentes o cree nuevos según sus necesidades. 3. En la ficha Analysis, en el grupo Parametrizaciones, elija Estilos > Grabar set de estilos... Aparecerá el cuadro de diálogo "Grabar set de estilos". 4. Introduzca un nombre de set de estilos. 5. Seleccione la casilla de verificación Fijar como estándar si debe aplicarse el conjunto de estilos como predeterminado en las carpetas de trabajo. El conjunto de estilos predeterminado se usa al abrir una nueva carpeta de trabajo e inserta un origen de datos. 6. Pulse Aceptar. El conjunto de estilos recién definido se crea y estará disponible en la lista de conjuntos de estilos que se puede aplicar a una carpeta de trabajo Para compartir un conjunto de estilos Puede compartir un conjunto de estilos con otros usuarios exportando dicho conjunto de estilos a un recurso compartido local. Otros usuarios pueden importar el conjunto de estilos y usarlo para realizar el análisis. 1. Aplique el conjunto de estilos que desee exportar. 2. Elija Estilos > Exportar set de estilos Guarde el conjunto de estilo como formato XML. El archivo XML contiene los estilos de celdas de los tres conjuntos de estilos de SAP y el conjunto de estilos actualmente aplicados. 29

30 Crear carpetas de trabajo 4. Elija Estilos > Importar set de estilo Seleccione un archivo de estilos del servidor y pulse Abrir. 6. Guarde los estilos importados como un nuevo conjunto de estilos. Se ha exportado un conjunto de estilos que usarán otros usuarios y/o se ha importado un conjunto de estilos para usarlo en el análisis Para eliminar un conjunto de estilos Puede eliminar todos los conjuntos de estilos definidos por los usuarios. No se puede eliminar el conjunto de estilos estándar de SAP instalado con el complemento. 1. Elija Estilos > Eliminar conjunto de estilos del usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo "Eliminar conjunto de estilos del usuario". 2. En el cuadro de lista, seleccione el conjunto de estilos que desee eliminar. 3. Pulse Aceptar. El conjunto de estilos se elimina y deja de estar disponible en la lista de conjuntos de estilos que se puede aplicar a una carpeta de trabajo. 3.3 Insertar otros componentes Además de las tablas cruzadas, puede agregar los siguientes componentes a su análisis: Gráficos para proporcionar una presentación gráfica de los datos de la tabla cruzada. Campos de información para ofrecer información de metadatos. Filtros para suministrar un filtrado simplificado para usuarios finales Para insertar un gráfico dinámico 1. Seleccione una celda de la tabla cruzada que desee visualizar en un gráfico. Al insertar un gráfico con Analysis, los datos de toda la tabla cruzada se visualizarán en el gráfico. Si desea visualizar únicamente un subconjunto de datos de la tabla cruzada, puede usar la funcionalidad de Microsoft Excel. 2. Pulse el botón Gráfico. El gráfico se agrega al análisis. Se puede colocar en la hoja de cálculo usando arrastrar y soltar. 30

31 Crear carpetas de trabajo 3. Modifique el gráfico. Para modificar el gráfico, use las opciones para gráficos de Microsoft Excel. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico o definir un intervalo de datos para el gráfico. 4. Puede mover el gráfico a otra hoja de cálculo de la carpeta de trabajo. En la ficha Componente del área de diseño, seleccione el gráfico que desea mover y abra el cuadro de diálogo Mover a. Seleccione la hoja que debe contener el gráfico y pulse Aceptar. El gráfico se agrega al análisis según su configuración. El gráfico se actualiza automáticamente al modificar los datos mostrados en la tabla cruzada Para insertar un campo de información Puede insertar campos de información para suministrar información adicional en los datos mostrados en las hojas de la carpeta de trabajo. 1. Seleccione una celda vacía en la que desee colocar el campo de información. 2. Seleccione el campo de información que quiera insertar. Seleccione Campo de información y uno de estos valores: Nombre de fuente de datos, Últim.actualiz.datos, Fecha clave, Filtros efectivos y Variables. Si desea insertar otros campos de información, use la segunda opción. El campo de información se agrega a la hoja de cálculo. Si usa más de un origen de datos en el análisis, se le solicitará que seleccione un origen de datos. También puede arrastrar y colocar los campos de información desde la ficha Información del área de diseño a una celda de la hoja de cálculo. Seleccione el origen de datos situado en la parte superior de la ficha, y arrastre y coloque la información que desea insertar como campo de información. Para los campos de información dinámicos (filtros y variables), deberá usar la primera opción. Los campos de información se introducen con etiqueta e información de origen. Las funciones usadas para las fórmulas son SAPGetInfoLabel y SAPGetSourceInfo. Las fórmulas se crean automáticamente Para insertar un filtro: Puede insertar un componente de filtro en su análisis para simplificar el filtrado. Esto le ayuda a cambiar rápidamente la vista de los datos mostrados para, por ejemplo, visualizar periodos de tiempo distintos. 1. Seleccione una celda vacía en la que desee colocar el componente de filtro. 2. Elija Filtrar y seleccione una de las dimensiones enumeradas para insertar un componente de filtro para esta dimensión. 31

32 Crear carpetas de trabajo El nombre de dimensión y una fórmula de componente de filtro se insertan en la hoja de cálculo. Las funciones usadas para las fórmulas son SAPGetDimensionInfo y SAPSetFilterComponent. Las fórmulas se crean automáticamente. 3. Paso opcional: especifique la fórmula del componente de filtro. La fórmula que se inserta automáticamente permite al usuario seleccionar varios miembros para el filtrado. La fórmula tendrá este aspecto: =SAPSetFilterComponent("DS_2"; "0CALYEAR";"ALL"). Puede agregar uno de los siguientes parámetros a la fórmula: SINGLE, MULTIPLE, LOWERBOUNDARY, UPPERBOUNDARY para especificar las opciones de filtrado. Si se agrega el parámetro SINGLE, el usuario sólo podrá seleccionar un miembro para el filtrado. La fórmula tendrá este aspecto: =SAPSetFilterComponent("DS_2"; "0CALYEAR";"ALL";"SINGLE"). También puede insertar componentes de filtro para habilitar la selección de intervalos. Inserte dos componentes de filtro para la misma dimensión y agregue a uno el parámetro LOWERBOUNDARY y al otro el parámetro UPPERBOUNDARY. Ahora puede filtrar por los límites superior e inferior de un intervalo. 4. Paso opcional: formatee el componente de filtro. Puede usar las opciones de formato de Microsoft Excel para dar formato a las celdas del componente de filtro. 5. Seleccione el icono de filtro para definir un filtro. Todas las tablas de la hoja actual que contienen esta dimensión se filtrarán según el filtro seleccionado. En la ficha Componentes del área de diseño, se pueden definir las tablas que deberán verse afectadas si no se filtrasen correctamente todas las tablas. El filtro se agrega al análisis según su configuración. Temas relacionados SAPGetDimensionInfo SAPSetFilterComponent 3.4 Trabajar con fórmulas En Analysis, edición para Microsoft Office, puede usar las funciones estándar de Microsoft Excel para crear formulas. El complemento también contiene un conjunto de funciones propio que puede usar para crear fórmulas. Puede usar estas funciones para incluir en el análisis datos y metadatos de orígenes de datos usados. Por ejemplo, se pueden insertar campos de información en las propiedades del origen de datos, mostrar el filtro de medición o enumerar las variables de un origen de datos. Con la función SAPGetData, también puede definir valores de medidas para ciertas combinaciones de miembros. Una fórmula de Microsoft Excel para Analysis consta de una función y referencias al origen de datos, medidas y/o dimensiones. Es posible usar el texto o la clave de un objeto como referencia. También puede usar como referencia un valor de celda como, por ejemplo, B10. 32

33 Crear carpetas de trabajo Se muestra el alias de fórmula de un origen de datos, y puede cambiarse en las propiedades del origen de datos en la ficha Componentes del área de diseño. Para las medidas, las dimensiones y sus miembros, las referencias de texto son mejores para leerlas, pero si desea crear un análisis en varios idiomas o si hay textos duplicados en los metadatos del origen de datos, debería referenciar estos objetos con sus claves. También puede usar estas funciones en macros VBA. Funciones de Analysis Las siguientes funciones están disponibles en la categoría de Analysis: SAPGetData SAPGetDimensionDynamicFilter SAPGetDimensionEffectiveFilter SAPGetDimensionInfo SAPGetDimensionStaticFilter SAPGetDisplayedMeasures SAPGetInfoLabel SAPGetMeasureFilter SAPGetMember SAPGetSourceInfo SAPGetVariable SAPGetWorkbookInfo SAPListOf SAPListOfDimensions SAPListOfEffectiveFilters SAPListOfMembers SAPListOfMessages SAPListOfVariables SAPSetFilterComponent Temas relacionados Uso de las funciones de Analysis Para crear una fórmula Para crear una fórmula con funciones de Analysis: 1. Seleccione la celda en la que desea introducir la fórmula. 2. Para iniciar la fórmula con una función, pulsa el botón Insertar función que se encuentra en la barra de fórmulas. Aparece el cuadro de diálogo "Insertar función". 3. Seleccione Analysis en el cuadro Seleccionar una categoría. 33

34 Crear carpetas de trabajo 4. Seleccione una función. 5. Pulse Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo "Argumentos de función". 6. Introduzca los argumentos. Para introducir referencias a celdas como un argumento, pulse el botón de contracción de cuadro de diálogo (que ocultará temporalmente el cuadro de diálogo), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, acto seguido, pulse el botón de expansión del cuadro de diálogo. 7. Una vez terminada la fórmula, pulse Aceptar SAPGetData Esta función devuelve el valor de medida de una combinación de miembros de dimensión específica. La fórmula sólo puede devolver valores para las combinaciones de miembros que forman parte del estado de navegación actual del origen de datos. Para formar parte del estado de navegación, las combinaciones de miembros se deben usar en filas, columnas o como un filtro de fondo. Si filtra una dimensión, sólo se devolverán valores para las combinaciones de miembros que contenga el filtro. Por ejemplo, si el estado de navegación del origen de datos muestra la región de la dimensión en filas y el volumen de ventas de las medidas en columnas, puede crear una fórmula para devolver un valor para una región concreta, pero no puede devolver un valor para un cliente especial, aunque la información de cliente estuviera disponible en el origen de datos. Para poder devolver valores para un cliente concreto debe agregar la dimensión al estado de navegación, por ejemplo, como un filtro de fondo. La fórmula consta, como mínimo, de 3 parámetros y está compuesta por los siguientes argumentos: Origen de datos Introduzca el alias de fórmula para el origen de datos. Puede definir el alias al configurar el origen de datos en la ficha Componentes del área de diseño. Medida Introduzca el nombre de la medida, por ejemplo, "Pedidos entrantes". Combinación de miembros Existen dos métodos para introducir la combinación de miembros: Introduzca un parámetro como combinación de miembros, por ejemplo, "Región=Francia;Pro ducto=servicios". Este método se usa para la conversión a una fórmula. Introduzca varios parámetros como la combinación de miembros, por ejemplo, "Región";"Fran cia";"producto";"servicios". Este método se puede especificar manualmente. Se recomienda para combinaciones de miembros que usan referencias a celdas. 34

35 Crear carpetas de trabajo Ejemplo: Fórmula de 3 parámetros Celda H20: =SAPGetData("Proveedor_datos_1", "Pedidos entrantes", "Región=Francia;Producto=Servicios") Los datos para el valor de esta celda proceden del origen de datos Proveedor_datos_1. El nombre de la medida es Pedidos entrantes. La combinación de miembros es Francia y Servicios. Por tanto, la fórmula de la celda H20 usa los datos procedentes de Proveedor_datos_1 para calcular los pedidos entrantes para la región Francia y el producto Servicios. Si cambia Francia por Alemania en la fórmula, se mostrarán en la celda H20 los pedidos entrantes para Alemania y los Servicios. Ejemplo: Fórmula >3 parámetros con referencia a celda Celda H20: =SAPGetData("Proveedor_datos_1", "Pedidos entrantes", "Región";"B10";"Producto";"Servicios") Los datos para el valor de esta celda proceden del origen de datos Proveedor_datos_1. El nombre de la medida es Pedidos entrantes. La combinación de miembros es la región introducida en la celda B10 y Servicios. Por ejemplo, si se introduce España en la celda B10, la fórmula de la celda H20 usa los datos procedentes de Proveedor_datos_1 para calcular los pedidos entrantes para la región España y el producto Servicios. Si cambia España por Francia en la celda B10, en la celda H20 se mostrarán los pedidos entrantes para Francia y los Servicios SAPGetDimensionDynamicFilter Esta función devuelve el filtro dinámico de una dimensión. El usuario define los filtros dinámicos. La fórmula consta de 3 parámetros y está compuesta por los siguientes argumentos: Origen de datos Introduzca el alias de fórmula del origen de datos o de la función de planificación. Puede definir el alias al configurar el origen de datos o la función de planificación en la ficha Componentes del área de diseño. Dimensión Introduzca el nombre técnico de la dimensión. Visualización de miembro Puede introducir TEXT o KEY para definir la forma en la que los miembros filtrados deberán aparecer en la carpeta de trabajo. Ejemplo: Celda F20: =SAPGetDimensionDynamicFilter("DS_1";"0DIVISION";"TEXT") 35