SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO. INFORME DE AUDITORÍA FECHA 15-may-08

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1 PÁGINA 1 de 8 Auditoría SCI Auditoría de Calidad X X 1. INFORME Auditoria interna al proceso de Gestión del Talento Humano. 2. CRITERIOS DE AUDITORÍA Constitución Política de Colombia, artículos 6, 209, 267, 269, 334. LEY 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones ; Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa ;Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones ; Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Único Disciplinario ; Ley 951 de 2005, Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión ; Directiva 007 de 2006, por medio de la cual se establecen los criterios para los informes de gestión de que trata la ley 951 de Decreto 1567 de 1998, por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y estímulos para los empleados del Estado; Decreto 1950 de 1973, por el cual se reglamentan normas sobre administración de personal; Decreto 2539 de 2005, por el cual se establecen las competencias generales para los empleos públicos para los distintos niveles jerárquicos; Decreto 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales; Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, Decreto 1228 de 2005, por la cual se reglamenta el art.16 de la Ley 909 de 2004 sobre las comisiones de persona; Decreto 607 de 2007, por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la de Integración Social y Decreto 371 de 2010, por el cual se establecen criterios para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción. Resolución 0564 de 2007, por medio de la cual se conforma la comisión de personal dentro de la SDIS y Decreto 133 de 2001, por el cual se modifica el horario de trabajo de los servidores públicos del sector central de la administración distrital. Procedimientos propios del proceso: Bienestar Social, Convocatoria a Encargos y Provisionalidad, Incentivos, y Vinculación y Desvinculación.

2 PÁGINA 2 de 8 3. LÍDER-ESA DEL PROCESO Guillermo Cesar Saray Rico. Director de Gestión Corporativa. 4. EQUIPO AUDITOR Luz Mary Zuluaga Gomez. Pedro Antonio Infante Bonilla. Luis Guillermo Patiño Muñoz Dairo Vladimir Coy Cruz. Se contó con el apoyo para la auditoria in situ, de la profesional Alcira Fonseca Barón, del área de apoyo a la Supervisión de Contratos de Subsecretaría de la SDIS. 5. OBJETIVO Evaluar la conformidad en el Proceso de Gestión de Talento Humano, con los requisitos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, NTCGP , las disposiciones legales, los planes, los programas y procedimientos aplicables y establecer su grado de avance y mejora en el marco del Sistema Integrado de Gestión de la SDIS. 6. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Establecer el nivel de mejora, en el último año, en cada una de las etapas del proceso: 1. Ingresar el talento humano, 2. Desarrollar el talento humano y 3. Llevar a cabo la evaluación, seguimiento y control disciplinario del talento humano. Verificando los diferentes elementos y productos previstos en las normas MECI y NTC GP , a partir de la Herramienta para verificar la sostenibilidad y operación del Sistema de Control Interno elaborada por la Veeduría Distrital, con especiales énfasis en riesgos, procedimientos, flujos de información del proceso, indicadores y acciones de mejora. 7. METODOLOGIA Observación directa, revisión documental y entrevista a los funcionarios miembros del equipo del proceso, con verificación en el Nivel Central y Local, teniendo como muestras las Subdirecciones de Suba y Tunjuelito. Se aplicaron las listas de verificación a: Asesor de Talento Humano. Coordinadores del Área de Talento Humano. Profesionales del Área Talento Humano. Subdirectores Locales Coordinadores Administrativos

3 PÁGINA 3 de 8 Referentes Locales del área de Talento Humano. Se aplicaron encuestas a funcionarios de las Subdirecciones locales, relacionadas con el proceso de Gestión del Talento Humano, para medir el grado de implementación de los procedimientos previstos en el alcance de la auditoria. 8. PERIODO DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Se dio apertura el 06/10/2011 y la reunión de cierre se llevó a cabo los días 10 y 11 de enero de DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO/PROYECTO El proceso de Gestión del Talento Humano, es un proceso administrativo que tiene como objetivo Gerenciar el Talento Humano de la SDIS, a través de la generación de capacidades, valores y motivación, para soportar la gestión de los procesos institucionales. Este proceso comprende las etapas de: 1. Ingresar el talento humano. 2. Desarrollar el talento humano 3. Llevar a cabo la evaluación, seguimiento y control disciplinario del talento humano. 10. HALLAZGOS Se enuncian inicialmente las FORTALEZAS, o sea, aquellas actuaciones relevantes detectadas por el Equipo Auditor en el transcurso de la auditoría; luego, se mencionan la OPORTUNIDADES DE MEJORA, situaciones que no implican incumplimientos de requisitos, pero que deben ser tenidas en cuenta para realizar mejoras en los procesos o mitigar posibles riesgos, y por último se plasman las NO CONFORMIDADES que son incumplimientos de requisitos del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP-1000:2009 y Requisitos Legales. Con base en lo anterior se debe elaborar un plan de mejoramiento, en el cual se incorporen tanto las acciones preventivas en relación con las oportunidades de mejora, como las correcciones y acciones correctivas correspondientes a las no conformidades FORTALEZAS Han cumplido en forma proactiva las acciones de mejora establecidas en los Planes de Mejoramiento con ocasión de auditorias internas y externas La SDIS cuenta con un modelo de capacitación "Aprendizaje en Acción".

4 PÁGINA 4 de Asimismo la SDIS tiene un Programa de Bienestar Social con enfoque de familia (institucionalizado) También tiene un programa de prepensionados De otra parte fue aprobado por la CNSC un sistema propio de Evaluación del Desempeño Un 72% de los encuestados (Instrumento DADE), conocen y comprenden los procedimientos del proceso de Gestión de Talento Humano OPORTUNIDADES DE MEJORA PLANEAR La NTC GP-1000:2009, numeral Control de documentos, indica Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles para: aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión... y el b Control de documentos, establece: Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Así mismo el numeral 3.32, define como Gestión documental, Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. De acuerdo con lo anterior, el grupo auditor evidenció que el Manual de Inducción y Reinducción, documento vigente a la fecha de la auditoria, que es entregado por Talento Humano a todos los servidores y servidoras de la SDIS, presenta inconsistencias en su contenido, tales como: Definir la misión de manera distinta a la aprobada (Filosofía Política); expresar que la GSI busca la construcción de políticas sociales en el Distrito (Gestión Social Integral), diferente a la implementación que aparece en la estrategia del Plan de Desarrollo; incluir la Licencia remunerada por luto (Situaciones Administrativas). Observándose que no se encuentra actualizado dicho documento El literal C, numeral 4.1, de la NTC GP-1000:2009, Sistema de Gestión de la Calidad expresa la entidad debe: determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes,. De otra parte el Control de los Registros, dispone La entidad debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

5 PÁGINA 5 de 8 Sobre estos aspectos se evidenció en la Auditoria que en el manejo del aplicativo de nómina, las claves de acceso son conocidas por el personal de Sistemas que tiene que ver con el aplicativo y por los operarios de SOLREDES, sin implementarse nuevos o adicionales controles La Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, que en su artículo 50 al tratar sobre los Acuerdos de Gestión, expresa: El acuerdo de gestión concreta los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y suscribirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. El Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el decreto-ley 1567 de 1998, artículo 102, prescribe: La evaluación de la gestión gerencial se realizará con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia. HACER. En la auditoria se evidenció que el instrumento e instructivo contienen términos que no facilitan su comprensión, dado que en la muestra evaluada los Gerentes Públicos no tienen claridad al diligenciar los campos, v. gr. A. Objetivo de la dependencia o área, y B. Fijación de compromisos (meta, indicadores, evidencias y condiciones necesarias para el cumplimiento de compromisos), lo que dificulta que el acuerdo de gestión concrete los compromisos, al no permitir que se describa en forma explicita los resultados esperados El elemento MECI 1000:2005, indica que para el diseño y adopción del Manual de Procedimientos se requiere contar entre otros aspectos con el Normograma que recopile la base normativa que permita fundamentar el funcionamiento de la Entidad. No obstante, se evidenció que el normograma en lo referente al proceso de Gestión del Talento Humano, se encuentra desactualizado El Decreto 371 de 2010, por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital, en su artículo 5, numeral 7, prescribe. Las Entidades del Distrito Capital deben garantizar: el mejoramiento de los procesos de entrega y recibo de cargos, ante posibles cambios de sus directivos y servidores públicos en general, con el propósito de mantener la continuidad en la gestión institucional y conservar la memoria documental de la entidad. Al respecto en el ejerció de la auditoria se estableció que la entrega oficial del cargo la hace Talento Humano, mediante documentos soporte; sin embargo no existe un

6 PÁGINA 6 de 8 registro que evidencie que los jefes inmediatos proceden en los puestos de trabajo a hacer o verificar la entrega del cargo a los servidores o servidoras que ingresan o son objeto de traslados El numeral del MECI 1000:2005, identificación de riesgos, prescribe: posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. La NTCGP-1000:2009, numeral 4.1 establece La entidad debe: establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad. Y la Veeduría Distrital a través de la Herramienta para verificar la Sostenibilidad y Operación del Sistema de Control Interno bajo el MECI, incluye en la matriz de seguimiento el interrogante: Existe un plan de contingencia que permita dar respuesta oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas?. Asimismo, el documento Apoyo a la Gestión y Fortalecimiento del Talento Humano, contempla que se deben realizar acciones tendientes a reducir las contingencias y niveles de urgencia en el trabajo cotidiano, y provisión de mecanismos para realizar el trabajo diario programado de manera más eficiente. En el desarrollo de la auditoria se estableció que la SDIS para el Proceso Gestión del Talento Humano no cuenta con un plan de contingencia De acuerdo con la NTC-GP : 1000:2009, numeral 8.1, Medición, análisis y Mejora, La entidad debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. Sobre este aspecto en la auditoria se observó, que existe dificultad en el seguimiento al desarrollo de las acciones de mejora surgidas de la Autoevaluación NO CONFORMIDADES El elemento MECI 1000:2005, señala: que para los acuerdos, compromisos o protocolos éticos, se requiere que su formulación sea explícita para que se convierta en un parámetro del comportamiento que oriente la actuación de todos los servidores, genere transparencia en la toma de decisiones y propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines del Estado. Asimismo, el Decreto 371 de 2010, por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital, en su artículo 5, establece: Las entidades del Distrito Capital deben garantizar: La Promoción de la transparencia y la prevención de la corrupción entre

7 PÁGINA 7 de 8 todos los servidores públicos, en el marco del fortalecimiento de la cultura del control, con la realización de procesos continuos de inducción y reinducción, sensibilización, divulgación normativa, entrenamiento en el puesto de trabajo y despliegue de herramientas e instrumentos para fortalecer el conocimiento sobre los principios constitucionales, el ideario ético del Distrito Capital, los códigos de ética y Buen Gobierno de cada entidad En la Auditoria se evidenció que la SDIS cuenta con la Resolución 354 de 2002, Por la cual se adopta el código de ética del DABS, y que la Entidad asumió el Ideario ético del Distrito Capital como parámetro que oriente la actuación de todos sus servidores públicos, incumpliendo de esta forma con la implementación y socialización del Código de Ética de la Entidad, tal como establece la normativa citada. 11. RIESGOS De los 6 riesgos identificados para el Proceso de Gestión del Talento Humano (Circular No. 012 de 2010), se materializó el RTH-5, Errores en la liquidación de nómina y novedades, evidenciándose la necesidad de revisar y ajustar los controles previstos. El control establecido para el riesgo RTH-2, Deterioro del Clima Organizacional, no apunta a mitigar ni la probabilidad de ocurrencia, ni el impacto de dicho riesgo. El conflicto que afecta el clima laboral persiste, no obstante existan Núcleos de Convivencia Laboral. La existencia de programas fuentes que no son propiedad de la Entidad (aplicativo de nómina), conlleva a una dependencia con tercero para cualquier modificación que se necesite desarrollar. La falta de aseguramiento de recursos informáticos (hardware, software y de comunicaciones) en el Proceso de Gestión del Talento Humano para el manejo de la información y comunicación con las unidades operativas apartadas de las Subdirecciones Locales, ocasiona riesgos de oportunidad y veracidad. 12. CONCLUSIONES El proceso de Gestión de Talento Humano cumple en alto grado los requisitos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, y la Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública - NTCGP Asimismo, cumple con las disposiciones legales, planes y procedimientos. No obstante lo anterior, existen tres situaciones de riesgo que deben ser incluidas en el mapa de riesgos de la entidad y dos riesgos que deben ser revalorados. El proceso no cumple en forma satisfactoria con el elemento Acuerdos, Compromisos

8 PÁGINA 8 de 8 o Protocolos Éticos del Modelo Estándar de Control MECI, toda vez que a la fecha no se ha implementado y socializado el Código de Ética de la Entidad. 13. RECOMENDACIONES Adelantar acciones preventivas a las oportunidades de mejora identificadas tales como: Corregir y aprobar el Manual de Inducción y Reinducción de la SDIS. Valorar la pertinencia de la compra de los programas fuente de nómina o la adquisición de un sistema de planificación de recursos empresariales ERP. Formular estrategias que permitan a los usuarios del Sistema de Evaluación Gerencial de la SDIS cumplir con el cometido de las normas que lo regulan. Elaborar un plan de contingencia para el proceso, que le permita propender por la continuidad del negocio en caso que se materialice uno o varios riesgos. Desarrollar acciones correctivas en la no conformidad detectada, implementando y socializando el código de Ética de la Entidad. De otra parte, se hace necesario que los riesgos identificados en la auditoria y los ya existentes, sean formulados, reformulados, administrados y evaluados de acuerdo con los parámetros definidos por la Entidad. EQUIPO AUDITOR Nombre(s): Firma(s): Luz Mary Zuluaga Gomez Luis Guillermo Patiño Muñoz Pedro Antonio Infante Bonilla Dairo Vladimir Coy Cruz AUDITADO(S) Nombre(s): Guillermo Cesar Saray Rico Esperanza Parra JEFE-A Nombre: Luz Mary Zuluaga Gomez Firma(s): Firma: FECHA DE ENTREGA Enero 16 de 2012