PROCEDIMIENTO RAPIDO PARA IMPORTACIONES MARITIMAS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO RAPIDO PARA IMPORTACIONES MARITIMAS Objetivo General del Módulo: Explicar de una forma rápida y precisa los pasos elementales en la preparación de los documentos para realizar una importación marítima, finalizando el proceso con la transferencia al modulo de puente contable para la generación de reportes y estadísticas. Pasos del Módulo y sus objetivos específicos 1-Archivo Es la base para comenzar a confeccionar el conocimiento de embarque. Se genera automáticamente el número de referencia del embarque. 2-Conocimientos de Creación de la guía aérea e impresión de formatos. Embarque 3-Cerrar Archivos Cierre de Archivos. 4-Reporte de Análisis de Reporte para chequear la venta y los costos antes de transferir la información al Archivo módulo de Puente Contable. 5-Actualizacion a Puente Cierre del proceso de importación marítima con la transferencia de la información al Contable módulo de Puente Contable. Ocean Import Module Workflow 1

2 1- Archivo Cuando seleccionamos este paso, si no es su primer Archivo de Importación Marítima creado en el sistema, aparecerán en la pantalla una relación de todos los que hayan sido previamente generados hasta la fecha, los cuales se pueden organizar ascendente o descendentemente, con sólo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaña Import Ocean File como se muestra en la ventana#1. Ventana # 1 La creación del Archivo se inicia con la ventana#2 que se muestra a continuación, luego de hacer clic en Nuevo dentro de la pestaña Inicio como fue señalado en la ventana#1. Para este procedimiento rápido solamente llenaremos la información elemental para confeccionar el BL. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podrá auxiliarse de la misma para realizar búsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la información. 2

3 Ventana #2 Importacion Maritima-Nuevo record ( ) 1-Tipo de Archivo Seleccionar del cuadro desplegable si el embarque es directo o consolidado. 2-# de Archivo No es ingresado por el usuario, el sistema lo genera automáticamente. 3-# de BL El numero de BL recibido. 4-Carrier Con ayuda del elemento lupa, seleccione la naviera correspondiente. 5-Vessel /Voyage Nombre de la Embarcacion y numero de viaje 6-Totales BL(s) Recibido, Piezas, Peso, Peso Cobrable. 7-Origen Origen del embarque. Con ayuda del elemento lupa encuentre: puerto de origen y punto de recibimiento. 8-Destino Lugar de Destino del Embarque. Con ayuda del elemento lupa encuentre el puerto de destino y último punto de Entrega 9-Embarcador Nombre del vendedor que aparece en la factura. 10-Consignatario Nombre de la persona o entidad que recibirá la carga en destino. 3

4 11-Broker 11-Informacion de Importación & localización de la carga Cont. Ventana #2 Información del Broker. Información de los documentos de entrada del Embarque y detalles de donde podrá ser recogido el embarque. Import Ocean File Una vez adicionado los datos requeridos para la creación de Archivos, hacer clic en el Icono señalado (Guardar y Cerrar) para actualizar la información del archivo creado y será generado su número. 2-Bill of Lading Entry Aparecerá una pantalla que muestra una relación de todos los BLs previamente creados. Hacemos clic en Nuevo dentro de la solapa Inicio mostrando la ventana#3. Una vez dentro de la pantalla de Import Bill of Lading debe teclear el # Archivo que se genero en el Paso #1, este puede ser tecleado manualmente o auxiliarse del elemento lupa ( ), luego la información adicionada en el archivo actualizara el Bl que está siendo creado. 4

5 Ventana #3 Import Bill of Lading Ventana #4 Import BL Nuevo Record ( ) 1-BL Class Seleccionar del cuadro desplegable la clase de BL que está siendo creado, se debe empezar por el MBL y luego proceder con el house(s). 2-Shipment #/Archivo # Con ayuda del elemento lupa seleccione el # de embarque creado durante el paso 1. Luego el BL será actualizado con la información que fue previamente incluida durante la creación del embarque. 3-Shipper/Embarcador Nombre de la persona o entidad que manda la carga en origen. 4- Consignatario/Consignee Nombre de la persona o entidad que recibirá la carga en destino. 5-Informacion Adicional. Dentro de esta sección podrá ser añadida información adicional referente al manejo de la carga. 5

6 Cont. Ventana #4 A través de las siguientes ventanas se explicara la pestaña de Detalles de Carga. 1-Mark & Descriptions 2-Cargo Details Dentro de esta pestaña serán entradas marcas y descripción del contenedor. Dentro de esta pestaña pueden ser especificados los detalles de la carga que está siendo importada, también si esta es un vehículo. Véase la ventana a continuación para mas detalles Cont. Ventana # 4 6

7 Cont. Ventana # 4 Cont.Window#4 7

8 Cont. Ventana #4 1-Invoice 2-Print 3-Save & Close Con esta opción el usuario podrá generar facturas para aquellos detalles de cobro que fueron ingresados en el BL. Podrán ser Impresos los diferentes formatos y formas que pueden ser generados desde el BL. Salva la información cerrando la ventana del Conocimiento de Embarque. 3-Cerrar Archivo Durante esta sección se cerraran aquellos archivos que serán transferidos al Puente Contable. 8

9 Ventana #5 1-File 2-Nuevo Status 3-Cambiar Status Con la ayuda del elemento lupa seleccione o entre manualmente el numero del archivo que se desea cerrar, luego de presionar la tecla TAB los Bl(s) incluidos en el Archivo serán mostrado en la ventana.. Seleccionar del cuadro desplegable el Nuevo estatus que le será asignado al Archivo, debe tener en cuenta que para ser transferido al Puente Contable, su estatus debe ser Cerrado. Luego de seleccionar los documentos a los que le será aplicado el Nuevo estatus, hacer clic en Cambiar Estatus para hacerlo efectivo. 4 - Reporte de Análisis de Archivo Este reporte facilita chequear la venta y los costos antes de transferir la información al modulo de Puente Contable. En caso de existir algún error se vuelve al paso#2-entrada de Conocimientos de Embarque, se busca el número de Archivo y se realizan los ajustes correspondientes para finalmente volver a regresar a este Reporte y revisar nuevamente. Ventana #6 9

10 5 - Actualización a Puente Contable Se cierra y se transfiere toda la información de la Importación Maritima al Modulo de Puente Contable. Ventana#7 Transaction Posting 10