PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DEL DERECHO DE PETICIÓN NTC ISO 9001: VERSIÓN No Fecha:

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DEL DERECHO DE NTC ISO 9001: 2000 Fecha: Técnico Julio Roberto Suárez Pineda ELABORADOPOR: Dirección Apoyo al Despacho FIRMA Director Sector REVISADO POR: Desarrollo Local y Pedro Nel Pineda Rojas FIRMA Ciudadana Director APROBADO POR: Técnico Planeación Fernando Rabeya Cárnas FIRMA COPIA No. FOLIOS: (41)

2 1. OBJETIVO: Estandarizar las actividas necesarias para recepcionar, radicar, direccionar y hacer seguimiento hasta resolver y contestar al petente el recho petición formulado ante la Contraloría Bogotá D.C. con el propósito garantizar el efectivo ejercicio l recho petición. 2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción l recho petición formulado por el ciudadano y termina con la aplicación las medidas sancionatorias a los funcionarios responsables por la extemporaneidad en la resolución y cisión fondo las pretensiones los DPC competencia la Contraloría Bogotá D. C. 3. BASE LEGAL: Constitución Política Colombia, artículo 23. Código Contencioso Administrativo, artículo 5º. Ley , artículo 258. Reglamento l Congreso la República. Ley , artículo23. Publicidad los actos y documentos oficiales. Ley , artículo 55. Estatuto anticorrupción. Ley Código Disciplinario Único. Decreto Ley l artículo 69, numeral 11. Estatuto Orgánico Bogotá. Decreto , artículo 5 parágrafo. Consejos ciudadanos control gestión y resultados la inversión pública. Acuerdo 24 l 2001 Concejo Bogotá, artículo 10º. Estructura Orgánica la Contraloría Bogotá. PÁGINA 2 DE 41

3 4. DEFINICIONES: Acto Administrativo: manifestación voluntad la administración manera unilateral, que goza presunción legal y produce efectos jurídicos. Allegar: adjuntar o acercar una cosa a otra. Anónimo: escrito l que se sconoce la intidad l autor por falta firma o otro signo que lo revele inequívocamente y que por tanto, lo haga responsable él y que tiene por objeto amenazar, inculpar, latar o acusar a alguna persona. Asunto: pleito, negocio, acto o contrato don existe algún interés. Autoridad: recho y por mandar y hacerse obecer. Avocar: acción y efecto conocer terminado asunto. AZ: abreviatura para signar el recho petición que presenta un ciudadano ante otros organismos gubernamentales diferentes a la Contraloría Bogotá, remitiendo copia a esta última. C. C. A: abreviatura para signar el Código Contencioso Administrativo. Coareas: Aplicativo corresponncia que se utiliza l en cada una sus penncias, don se registran los diferentes documentos que se tramitan en la entidad. Competencia: atribución un terminado órgano o autoridad para conocer un asunto; pue ser con exclusividad o con preferencia. Concepto Técnico: el que es emitido por un especialista o científico bidamente sustentado y por escrito sobre un elemento probatorio cualquier índole. Consulta: lo que es presentado por la ciudadanía a las autoridas para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones. Denuncia: manifestación conocimiento que hace una persona ante un funcionario competente que pone a la justicia en movimiento por ser el hecho revelado constitutivo infracción legal, para su investigación y sanción. Depenncia: oficina pública o privada pendiente otra superior. PÁGINA 3 DE 41

4 DPC: abreviatura para signar el recho petición los ciudadanos, formulado ante la Contraloría Bogotá D.C., y que son su competencia. Derecho petición: facultad que tiene toda persona acudir ante las autoridas competentes para reclamar la resolución fondo una solicitud presentada ntro los términos previstos en la ley, con el objeto obtener éstas, una pronta y completa respuesta sobre el particular. En el recho colombiano se le da el nombre petición a toda solicitud por medio la cual son formuladas ante las autoridas, manifestaciones, quejas, reclamos consultas o mandas. El hecho que terminada solicitud no tenga como título "recho petición", no quiere cir que se exima a la entidad pública l ber dar una pronta solución. Razón por la cual, no sólo be tramitarla, sino comunica en forma oportuna la respuesta a los interesados. Derecho petición en interés general: acción que tiene toda persona acudir ante las autoridas públicas para reclamar la resolución fondo una solicitud presentada que afecta los intereses colectivos y pue formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa. Derecho petición en interés particular: acción que tiene toda persona acudir ante las autoridas públicas para reclamar la resolución fondo una solicitud presentada que afecta los intereses individuales y pue formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa. Derecho petición información: facultad que tienen las personas solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones rivadas l cumplimiento las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas penncias. La Contraloría Bogotá D.C. dispondrá los mecanismos tecnológicos (pagina web y aplicación) necesarios para garantizar el acceso los usuarios sus servicios a la normatividad vigente, así mismo a la doctrina y jurispruncia relativas al ejercicio la actividad fiscal con sus diversas connotaciones. Derecho petición consulta: acción que tiene toda persona acudir ante las entidas públicas para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones. Derecho consulta documentos y expedición copias: facultad que tienen las personas formular consultas y obtener acceso a la información sobre las actuaciones en general, rivadas l cumplimiento las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas penncias. Toda persona podrá formular consultas verbales o escritas sobre temas competencia la Contraloría Bogotá D.C. PÁGINA 4 DE 41

5 En consiración la materia específica sobre la consulta formulada, las verbales serán atendidas lunes a viernes en horario atención al público por el funcionario la penncia competente, acuerdo con la instrucción particular su jefe inmediato. Cuando las consultas no puedan ser resueltas verbalmente, se harán por escrito, en los plazos y condiciones previstos en el presente procedimiento. En los términos previstos por el artículo 25 l Código Contencioso Administrativo, las respuestas dadas por los funcionarios la Contraloría Bogotá D.C. a las consultas formuladas, no comprometen la responsabilidad la entidad ni serán obligatorio cumplimiento o ejecución. Derecho petición acceso a los documentos públicos: acción que tienen todas las personas accer a los documentos públicos y obtener copia los mismos, salvo los casos expresamente señalados por la ley. Derecho que está estrechamente vinculado al recho fundamental petición, puesto que el hecho recibir las copias es una manifestación concreta l recho a obtener una pronta resolución la solicitud formulada que hace parte l llamado núcleo esencial l recho petición. Derecho turno: en el trámite las peticiones radicadas ante la Contraloría Bogotá D.C. se berá respetar el orn su presentación. Sólo por razones orn público, el jefe la entidad podrá modificar dicho orn, jando constancia en la actuación. En todo caso, se podrán terminar categorías asuntos que se consirarán manera separada para efectos la aplicación l recho turno. Desistimiento: acto abandonar la instancia, acción o cualquier otro trámite l procedimiento. Pue ser expreso o tácito. Detrimento: terioro, pérdida o strucción parcial l patrimonio público. Formalidad: Condición necesaria para la valiz un acto público. Fuente: sitio don el grupo auditor sarrolla el ejercicio l control fiscal sobre las actividas los sujetos control. Indagación Preliminar: etapa procesal que tiene lugar cuando quiera que exista duda sobre la apertura la instrucción, buscando terminar: la procedibilidad la acción fiscal sí realmente ha tenido ocurrencia el hecho nunciado sí es típico. Intificación e individualización los autores l hecho. PÁGINA 5 DE 41

6 Inspección: diligencia mediante la cual el funcionario percibe y constata manera directa con sus propios sentidos, principalmente el la vista, el estado personas, lugares y otros objetos que fueren utilidad, verificando la ocurrencia los hechos, características y más circunstancias. Invocar: alegar una ley o circunstancia para justificar terminada acción o actitud. Justicia Ordinaria: sistema Control judicial las leyes propio l Estado Derecho, que tiene su fundamento en la concepción la Constitución Política como norma jurídica fundamental, mediante el cual se verifica el respeto las leyes por parte la sociedad. Ministerio Público: institución estatal encargada fenr los rechos la sociedad y l Estado. Notificación: acto por el cual se dan a conocer formalmente las cisiones que se profirieren ntro un proceso. Observatorio: Órgano interno carácter consultivo, cuyo objeto es efectuar el seguimiento y análisis a las pretensiones formuladas a través los rechos petición interpuestos y su impacto en ejercicio l control fiscal, fijar lineamientos auditoría, finir criterios que permitan mayor efectividad y celeridad en el trámite interno l recho petición competencia la entidad, amás los que son trasladados a otros organismos gubernamentales por no ser nuestra competencia. Oficinas externas: Se entien por oficinas externas las que se encuentran ubicadas fuera l edificio central la entidad. (Oficina Asesora Control Interno, Oficina Asesora Asuntos Disciplinarios, Dirección Generación Tecnologías y Capacitación, unidas locales y Archivo central). Plazo: periodo tiempo futuro y cierto ntro l cual se be cumplir una obligación. Precepto: cada artículo o disposición un texto constitucional, legal o reglamentario. Proferir: emitir actuaciones diferente índole. Protección la reserva documental: para la consulta y expedición copias documentos que reposen en penncias la Contraloría Bogotá D.C., ben observarse las normas que protegen la reserva según la Constitución y la ley. El carácter reservado un documento no será oponible a las autoridas que lo soliciten para el bido ejercicio sus funciones. Correspon a dichas autoridas asegurar la reserva los documentos que lleguen a conocer en sarrollo lo prescrito en este artículo. PÁGINA 6 DE 41

7 La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años su expedición. Cumplido este término, el documento adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, con la obligación para la entidad expedir copias o fotocopias l mismo. Pronta resolución: acción o efecto dar solución a un problema o conflicto en un terminado tiempo. Queja: acción dar a conocer a las autoridas conductas irregulares servidores públicos o particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación un servicio público. Reclamo: noticia que dan los ciudadanos a las autoridas sobre la suspensión injustificada o la prestación ficiente un servicio público. Requisitos las peticiones: el recho petición es informal en la medida que pue ser invocado por cualquier persona, sin que sea indispensable el cumplimiento requisitos formales ni fórmulas exactas diferentes a la sola presentación una solicitud respetuosa (Sentencia T -204/96 Corte Constitucional). Respuesta fondo: resolución todas y cada una las pretensiones l quejoso. Sanción disciplinaria: consecuencia jurídica sfavorable que el incumplimiento un ber produce en relación con el obligado. La falta atención a las peticiones que trata este procedimiento, la inobservancia los principios consagrados en el artículo 3º l C. C. A. y la los términos para resolver o contestar, constituirán causal mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes. Art. 7 y 76 l Código Contencioso Administrativo y en la Ley Sesiones: reuniones en las que se baten y adoptan acuerdos en el Observatorio para tratar asuntos relacionados con el recho petición. Solicitud: pretensión o petición presentada en forma verbal o escrita. Silencio administrativo: aquel en que transcurre un plazo dos (2) meses contados a partir la interposición l recursos reposición o apelación sin que se haya notificado cisión expresa sobre ellos. Silencio administrativo negativo: ante el silencio la administración spués tres (3) meses haberse radicado la petición se entenrá que la petición ha sido negada. Se aplica cuando la ley no asigna al silencio una consecuencia positiva. Es la regla general. Silencio administrativo positivo: cuando la administración guarda silencio, equivale a una aceptación lo que se solicitó. Sólo se expresa o aplica en los casos que señale la ley. Ej. numeral 16, artículo 25, Ley 80/93. Es la regla especial. PÁGINA 7 DE 41

8 Civigep: convenio interinstitucional vigilancia y control a la gestión pública, integrado por la Personería, Procuraduría, Veeduría Distrital, Fiscalía General la Nación y Contraloría Distrital. Término: fecha fija que se coloca para cumplir o exigir una obligación. Términos días, meses y años: los términos días se contarán como hábiles y los meses y años se tomarán corridos conforme al calendario. Tiempo aproximado para la resolución l trámite: el término para resolver o contestar las pretensiones l recho petición interés general y particular es quince (15) días; para el información y expedición copias es diez (10) días y para el consulta es treinta (30) días. Trámite Preferencial: garantía que gozan ciertos servidores públicos para que la entidad resuelva las pretensiones formuladas a través l recho petición, ntro un término menor al establecido en el ornamiento legal colombiano. Utilidad: provecho material o beneficio cualquier índole. Valoración: cálculo o apreciación l valor los hechos como medio probatorio. Vulneración: acción y efecto hacer daño o perjuicio a alguien. 5. REGISTROS: 1. Coareas 2. Planilla Coareas 3. Sistema DPC 4. Hoja ruta l sistema DPC. 5. Formato recho petición verbal. 6. Memorando direccionamiento 7. Planilla corresponncia enviada. 8. Oficio al peticionario informando sobre el trámite dado a su solicitud 9. Oficio rechazo al peticionario 10. Papeles trabajo 11. Oficio respuesta parcial o finitiva 12. Oficio traslado por incompetencia 13. Memorando traslado por competencia 14. Memorando remisorio l DPC. 15. Edicto 16. Memorando solicitud para la ampliación términos 17. Memorando aceptación o rechazo ampliación términos PÁGINA 8 DE 41

9 18. Recibo pago 19. Libro radicador DPC Localidas 20. Memorando traslado GAE 21. Actas Observatorio 6. ANEXOS: Formato recho petición verbal (ver anexo No. 1). Molo edicto (ver anexo No. 2) 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: TRÁMITE EN LA OFICINA DE RADICACIÓN 1 Auxiliar administrativo o técnico la Oficina Radicación Recepciona las peticiones escritas que en ejercicio l recho petición se presenten en la ventanilla la Oficina Radicación la Contraloría Bogotá D.C., asignando número radicación, fecha y hora. Registra en la base datos l coareas el nombre l peticionario, relación sucinta la petición, número folios anexos, observaciones, tramitando ante la Dirección Apoyo al Despacho la planilla generada por el aplicativo. Coareas y planilla corresponn cia externa. Si la petición se recibe en una oficina externa se realizan las actividas No. 59 a 81. PÁGINA 9 DE 41

10 2 Secretaria Dirección Apoyo al Despacho TRÁMITE EN LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO Recepciona la planilla generada por la Oficina Radicación y la traslada inmediatamente a la secretaria l spacho para registro en el sistema DPC. 3 Secretaria l Despacho 4. Profesional universitario, técnico o secretaria la Dirección Apoyo al Despacho 5. Secretaria l Despacho Recepciona el recho petición trasladado por otros organismos gubernamentales, lo registra en el Coareas, asignando hoja ruta y entregando a la secretaria l spacho para registro en el sistema DPC. Registra la información necesaria en el sistema DPC asignando hoja ruta por colores, numerada en orn consecutivo y cronológico así: concejales - amarillo, ediles - fucsia, congresistas - ver, magistrados - rojo y ciudadanos - azul. Clasifica el recho petición, teniendo en cuenta la competencia o incompetencia la entidad para resolver. Similar trámite surtirán las copias los rechos petición elevadas ante otros organismos gubernamentales. Registra en el sistema DPC el recho petición competencia la entidad, generando proyecto memorando para la firma l Director (a) Apoyo al Despacho. Hoja ruta. Sistema DPC. Sistema DPC PÁGINA 10 DE 41

11 6. Director (a) Apoyo al Despacho, técnico, secretaria o auxiliar administrativo 7. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria l spacho. 8. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria l spacho. 9. Profesional universitario, técnico o secretaria la Subdirección C. DIRECCIONAMIENTO Direcciona la documentación objeto l recho petición ntro l día hábil siguiente a su recepción hacia las direcciones sectoriales, oficinas asesoras y más penncias la Contraloría, informando simultáneamente al peticionario, el trámite dado por la Dirección Apoyo al Despacho e indicándole el término la respuesta. Remite el memorando direccionamiento a las direcciones sectoriales, oficinas asesoras y más penncias la Contraloría, junto con la fotocopia l recho petición y los soportes correspondientes adjuntados por el peticionario, entregando a la Oficina Radicación el oficio dirigido al peticionario sobre el trámite dado por la Dirección Apoyo al Despacho. Entrega a la Subdirección Ciudadana el original l recho petición, copias l memorando direccionamiento y l informe enviado al peticionario sobre el trámite surtido en la entidad para efectos control y monitoreo. Recibe la documentación correspondiente a la actividad objeto l ítem 9 este procedimiento para efectos control y monitoreo, procediendo a la apertura l expediente l DPC. Hoja ruta l sistema DPC. Memorando direccionamiento y oficio al peticionario informando sobre el trámite dado a su solicitud. Planilla corresponn cia enviada. Planilla corresponn cia enviada. Los ejecutores esta actividad son los administradores l archivo. Los ejecutores esta actividad son los administradores l archivo. PÁGINA 11 DE 41

12 10. Secretaria l spacho. 11. Director (a) Apoyo al Despacho 12. Auxiliar administrativo o técnico l spacho. 13. Auxiliar administrativo o técnico l spacho. 14. Auxiliar administrativo o técnico l spacho. INCOMPETENCIA PARA RESOLVER Registra en el sistema DPC el recho petición que no es l resorte misional la entidad, generando proyecto oficio para la firma l Director (a) Apoyo al Despacho, dando traslado al organismo estatal competente. Remite en forma inmediata a la autoridad competente, informando paralelamente dicha circunstancia al interesado o peticionario. En todo caso, berá enviarse copia lo actuado a la Subdirección Entrega a la Oficina Radicación la Contraloría, el oficio traslado a la entidad competente, junto con el original l recho petición y los soportes correspondientes adjuntados por el peticionario, para efectos surtir el trámite correspondiente. Entrega a la Oficina Radicación, el oficio dirigido al peticionario sobre el trámite dado por la Dirección Apoyo al Despacho. Entrega a la Subdirección Ciudadana, fotocopia l recho petición, copia l oficio traslado y l informe enviado al peticionario sobre el trámite surtido en la entidad competente para efectos control y monitoreo. Oficio traslado incompetenci a por Planilla corresponn cia enviada. Planilla corresponn cia enviada. Planilla corresponn cia enviada. Cuando el recho petición no es l resorte misional la entidad. Cuando el recho petición formulado no es competencia la Contraloría Bogotá D.C. Los ejecutores esta actividad son los administradores l archivo. Los ejecutores esta actividad son los administradores l archivo. PÁGINA 12 DE 41

13 15. Profesional universitario, técnico o secretaria la Subdirección Recibe la documentación correspondiente a la actividad objeto l ítem 14 este procedimiento, para efectos control y monitoreo, procediendo a la apertura l expediente l DPC. COPIAS DE DERECHO DE 16. Director Apoyo al Despacho. Direcciona las copias los rechos petición, conforme a su naturaleza a la dirección sectorial correspondiente para que efectúe la valoración su utilidad como elemento juicio frente al ejercicio l control fiscal y su análisis se efectuará únicamente en cumplimiento las funciones asignadas al Órgano Control Fiscal. Memorando direccionamiento. Cuando a la Contraloría Bogotá D.C. lleguen copias rechos petición que hubieren sido elevados frente a otras autoridas RECHAZO DE LAS PETICIONES 17. Director (a) Apoyo al Despacho, jefes oficinas asesoras externas y jefes unidad local. Rechaza las peticiones, cuando en ejercicio la potestad a que se contrae este reglamento se formulen peticiones irrespetuosas, scorteces o injuriosas contra las personas o la entidad, no continuando su trámite e informando en tal sentido al interesado. Oficio rechazo al peticionario Entiéndase por oficinas externas las siguientes: Oficina Asesora Asuntos Disciplinarios, Oficina Asesora Control Interno, Dirección Generación Tecnologías y Capacitación, Unidas Locales y Archivo Central. PÁGINA 13 DE 41

14 18. Secretaria dirección técnica sectorial, oficinas asesoras TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA INTERNA COMPETENTE jefes y asesores GAE. 19. Profesional técnico las direcciones sectoriales oficinas asesoras 20. Asesor, profesional u Técnico la l penncia que contesta el DPC. Deja constancia la fecha y hora recibo la documentación rivada l direccionamiento l recho petición. Avoca conocimiento las pretensiones objeto l recho petición directamente en la fuente, las cuales serán resueltas y/o contestadas a los peticionarios, cumpliendo con los principios, términos y procedimientos dispuestos por el Código Contencioso Administrativo. Prepara proyecto respuesta parcial o finitiva para el peticionario, con base en los papeles trabajo bidamente signados y referenciados, los cuales constituyen el soporte técnico y jurídico l proyecto, lo registran en el sistema DPC, generando oficio para la firma l director sectorial, jefe oficina asesora y más penncias la Contraloría, según el caso. Hoja ruta. Sistema DPC Papeles trabajo 21. Director técnico, jefe oficina asesora, asesor jurídico o asesor GAE Conoce la petición fundamentada en papeles trabajo, bidamente signados y referenciados, procediendo a examinar, rechazar o aprobar el proyecto respuesta por escrito al peticionario. Oficio respuesta parcial finitiva. o Los papeles trabajo bidamente signados y referenciados constituyen el soporte técnico la respuesta. PÁGINA 14 DE 41

15 22. Profesional universitario, técnico o secretaria la penncia que resuelve el DPC. 23. Auxiliar Administrativo o Técnico la Oficina Entrega a la Oficina Radicación, una vez aprobada la respuesta parcial o finitiva el oficio respuesta dirigido al peticionario para el trámite correspondiente. Asigna número oficio, fecha y efectúa el trámite envío al stinatario, registrando la información en el Coareas. Radicación. 24. Profesional Recibe la copia la respuesta dada al peticionario y la registra en universitario, el sistema DPC, archivando la copia técnico o junto con los papeles trabajo y secretaria la envía copia a la subdirección penncia que resuelve el DPC. 25. Profesional técnico la Subdirección 26. Director técnico, jefe oficina asesora, asesor jurídico, asesor GAE o profesional especializado la penncia que resuelve el DPC. Recibe la copia la respuesta dada al peticionario, verifica el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente l DPC. Sí observa la existencia un posible trimento al patrimonio distrital, se inicia el procedimiento indagación preliminar y paralelamente envía copia la actuación respectiva a la Subdirección Si las actuaciones ejercidas por la Contraloría Bogotá D. C., se terminan indicios que hagan Planilla corresponn cia enviada. Coareas Sistema DPC Una vez asignado el número y fecha por parte la Oficina Radicación. Memorando traslado por competencia. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 l artículo 52 l Acuerdo PÁGINA 15 DE 41

16 27. Profesional universitario o técnico la Subdirección 28. Director técnico, jefe oficina asesora, asesor jurídico o asesor GAE. 29. Profesional técnico la Subdirección 30. Asesor, asesor GAE, profesional Técnico. presumir una conducta punible o falta disciplinaria, dará traslado a la justicia ordinaria y/o al ministerio público distrital, lo cual se remitirá copia a la Subdirección Recibe copia la actuación objeto l ítem número 26, verifica el registro en el Sistema DPC y proce al archivo la copia dura en el expediente. Corre traslado la petición direccionada a la penncia interna correspondiente, a más tardar ntro l día hábil siguiente a su recibo, jando constancia su envío y remitiendo copia a la Subdirección Recibe la documentación correspondiente a la actividad objeto l ítem 28 este procedimiento para efectos control y monitoreo, procediendo al archivo la copia dura en el expediente l DPC. Memorando traslado por competencia. Sistema DPC Memorando redirecciona - miento PETICIONES ANÓNIMAS EN OFICINAS INTERNAS Avoca conocimiento las pretensiones objeto l recho petición en interés general presentado en forma anónima, la penncia competente lo resolverá, cumpliendo con los principios y términos dispuestos por el Código Contencioso Administrativo, registrando lo pertinente en el sistema DPC y notificando la respuesta mediante la Sistema DPC Hoja ruta. Edicto En el evento en que no corresponda por competencia interna. Las peticiones que se eleven en interés particular y en forma anónima no tendrán trámite alguno. PÁGINA 16 DE 41

17 31. Profesional universitario o técnico la Subdirección 32. Director técnico, jefe oficina asesora. 33. Director técnico, jefe oficina asesora. 34. Directores Técnicos, jefes oficinas asesoras o jefes unidas locales. fijación edicto en lugar público la respectiva penncia por el término diez 10 días. Copia esta actuación be enviarse paralelamente a la Subdirección Recibe la copia l edicto y verifica el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. Resuelve o contestan las pretensiones l recho petición interés general y particular ntro los quince (15) días. Para el información y expedición copias ntro los diez (10) días y para el consulta ntro los treinta (30) días. Resuelve o contestan las pretensiones l recho petición carácter preferencial ntro los cinco (5) días para congresistas, magistrados, periodistas y concejales. Para ediles ntro los diez (10) días. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS Sustenta los argumentos expresados por escrito, para que sean autorizados por el Contralor Auxiliar en calidad Presinte l Observatorio, respecto la resolución o contestación fuera l término ley previa valoración dichos argumentos. Debe informarse al peticionario por escrito antes l vencimiento l término máximo previsto en el Memorando solicitud ampliación términos. En el evento en que sea necesario la complementación información, práctica pruebas, concepto técnico relacionado con el ejercicio l control fiscal para dar respuesta en bida forma y no PÁGINA 17 DE 41

18 presente procedimiento para su contestación. En todo caso, se entenrá que el término total para la realización la respectiva contestación no podrá excer tres (3) meses, contados a partir la radicación l recho petición. Toda solicitud ampliación términos, la autorización o negación por parte l Contralor Auxiliar y el informe al peticionario, paralelamente berán registrarse en el sistema DPC y enviarse copia a la Subdirección fuere posible resolver o contestar las pretensiones objeto la petición ntro l término establecido en la ley (15 días) 35. Profesional universitario, técnico l Despacho l Contralor Auxiliar Valora el contenido la solicitud ampliación términos, aprobando o improbando a través memorando y registrando dicha actuación en el sistema DPC. Paralelamente envía copia dura la cisión a la Subdirección Ciudadana para efectos control y monitoreo. Memorando aceptación o rechazo ampliación términos. 36. Profesional técnico la Subdirección Recibe copia la solicitud ampliación términos, la autorización o negación por parte l Contralor Auxiliar y el informe dado al peticionario, verifica el registro en el Sistema Información para la Gestión y Control l Derecho Petición y proce al archivo las copias duras en el expediente l DPC. PÁGINA 18 DE 41

19 SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL 37. Director técnico, jefe oficina asesora o penncia interna. 38. Director técnico, jefe oficina asesora o penncia interna. Requerirá por una sola vez con toda precisión y en forma verbal o escrita, el aporte lo que haga falta, requerimiento que interrumpirá los términos establecidos para que las penncias cidan. Des el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos. Pero en alante, las direcciones o penncias no podrán solicitar más complementos y cidirán con base en aquello que dispongan, conforme al Art. 12 Código Contencioso Administrativo. Entenrá que ha sistido sus pretensiones, si el peticionario no da respuesta ntro los dos (2) meses siguientes a la fecha l recibo l requerimiento. Acto seguido se archiva la petición, sin perjuicio que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. TRAMITE PREFERENCIAL Memorando solicitud para ampliación términos y memorando aceptación o rechazo ampliación términos. Si la información que proporcione el interesado es insuficiente para avocar conocimiento las pretensiones objeto l recho petición, cidir. para TRÁMITE PREFERENCIAL A CONGRESISTAS EN OFICINAS INTERNAS 39. Director técnico y/o jefe oficina asesora. Resuelven las pretensiones objeto l recho petición formulado por los congresistas y proyectan respuesta para la firma l Contralor ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción en la Oficina Radicación la Contraloría. Una vez firmada la repuesta por el Contralor, registran la respuesta en el sistema DPC y envían copia a la Sistema DPC Con base en el artículo 258 la Ley PÁGINA 19 DE 41

20 40. Profesional universitario técnico la Subdirección Subdirección Recibe copia la actuación respectiva y verifica el registro en el o sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. TRÁMITE PREFERENCIAL A PERIODISTAS EN OFICINAS INTERNAS 41. Director técnico, jefe oficina asesora. 42. Profesional universitario o técnico la Subdirección Resuelve las pretensiones objeto l recho petición formulado por los periodistas, proyectando respuesta para la firma l Contralor ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción en la Oficina Radicación la Contraloría. Una vez firmada la respuesta por el Contralor, la registrarán en el sistema DPC y paralelamente envían copia a la Subdirección Recibe copia la actuación respectiva y verifica el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. Sistema DPC Con base en el artículo 23 la Ley TRÁMITE PREFERENCIAL A CONCEJALES EN OFICINAS INTERNAS 43. Director técnico, jefe oficina asesora o penncia. Resuelve las pretensiones objeto l recho petición formulado por los concejales Bogotá y proyectan respuesta para la firma l Contralor ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su Oficio respuesta parcial finitiva. (copia) o Por ser nuestro cliente externo. PÁGINA 20 DE 41

21 44. Profesional técnico la Subdirección recepción en la Oficina Radicación la Contraloría. Una vez firmada la repuesta por el Contralor, la registran en el sistema DPC y paralelamente envía copia a la Subdirección Recibe copia la actuación respectiva, verificando el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. TRÁMITE PREFERENCIAL A MAGISTRADOS DE LAS ALTAS CORTES EN OFICINAS INTERNAS 45. Director técnico, Resuelve las pretensiones objeto l Sistema DPC Entiéndase jefe oficina recho petición formulado por asesora o los magistrados las altas cortes, penncia. proyectan respuesta para la firma l Contralor ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción en la Oficina Radicación la Contraloría. 46. Profesional universitario o técnico la Subdirección Una vez firmada la repuesta por el Contralor, se incorpora en el sistema DPC y envían copia a la Subdirección Recibe copia la actuación respectiva, verificando el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. por altas cortes: Corte Constitucional, Corte Suprema Justicia, Consejo Estado y Consejo Superior la Judicatura. PÁGINA 21 DE 41

22 TRÁMITE PREFERENCIAL A EDILES LOCALES EN OFICINAS INTERNAS 47. Director técnico, jefe oficina asesora o penncia. 48. Profesional universitario o técnico la Subdirección 49. Director (a) Apoyo al Despacho. 50. Profesional especializado o universitario la Asesora Jurídica. Resuelve las pretensiones objeto l recho petición formulado por los ediles locales, proyectando respuesta para la firma l Contralor ntro los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción en la Oficina Radicación la Contraloría. Una vez firmada la respuesta por el Contralor, la registra en el sistema DPC, enviando copia a la Subdirección Recibe copia la actuación respectiva, verificando el registro en el sistema DPC, procediendo al archivo la copia dura en el expediente. Sistema DPC Con base a lo estipulado en el numeral 11 l artículo 69 l Estatuto Orgánico Bogotá. Sistema DPC PETICIONES QUE TRAMITA LA OFICINA ASESORA JURÍDICA Oficina Envía directamente a la Oficina Asesora Jurídica, las peticiones relacionadas con la formulación consultas carácter jurídico elevadas por particulares, relacionadas con las funciones la Contraloría Bogotá D.C. Avoca conocimiento l asunto objeto l ítem anterior y una vez resuelto, registra la actuación en el Sistema DPC, notificando al peticionario y paralelamente envía copia la respuesta a la Subdirección Ciudadana para efectos registro y control. Memorando direccionamiento Sistema DPC y Oficio respuesta parcial finitiva. o Conforme al artículo 31 l Código Contencioso Administrativo. PÁGINA 22 DE 41

23 51. Profesional técnico la Subdirección Recibe copia la respuesta dada al peticionario, verificando el registro en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. PETICIONES QUE TRAMITA LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 52. Director (a) Apoyo al Despacho. 53. Director, subdirector, profesional técnico la Dirección Administrativa. 54. Profesional universitario o técnico la Subdirección Envía directamente a la Dirección Administrativa las peticiones relacionadas con la solicitud información, consulta documentos y expedición copias relativas a la naturaleza, estructura, funciones y más aspectos administrativos la Contraloría Bogotá D. C. Atien en coordinación con la Dirección Apoyo al Despacho y la Oficina Comunicaciones, las peticiones scritas en el ítem anterior. Una vez resuelto el asunto por parte la Dirección Administrativa, registra la respuesta en el sistema DPC, notificando al peticionario y enviando paralelamente copia la respuesta a la Subdirección Ciudadana para efectos registro y control. Recibe copia la respuesta dada al peticionario, verifica el registro en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. Sistema DPC Oficio respuesta parcial o finitiva. PÁGINA 23 DE 41

24 EXPEDICIÓN Y COSTO DE FOTOCOPIAS 55. Profesional técnico las direcciones sectoriales, oficinas asesoras y más penncias. Realiza el cobro ciento cincuenta pesos m/cte ($150.oo) por cada fotocopia cuando el número copias solicitadas sea superior a tres (3), suma que se actualizará conforme a la meta inflación, acuerdo con lo establecido en el artículo 3o. la Ley El valor respectivo berá ser cancelado previamente por el interesado en la Tesorería la Contraloría Bogotá D.C. y el correspondiente recibo pago se exhibirá para materializar la entrega. Recibo pago La expedición fotocopias se hará por el medio más eficiente y su valor correrá a cargo l peticionario, conformidad con lo establecido en la R. R. 017 julio Profesional técnico las direcciones sectoriales, jefes unidad, oficinas asesoras más penncias. y Registra la entrega en el sistema DPC, notificando al peticionario y enviando paralelamente copia la respuesta a la Subdirección Ciudadana para efectos registro y control. Sistema DPC Una vez resuelto el asunto por parte las direcciones, oficinas asesoras, jefe unidas locales o penncias. 57. Profesional técnico la Subdirección Recibe copia la entrega al peticionario, verificando el registro en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. PÁGINA 24 DE 41

25 LUGAR Y HORARIO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS 58. Profesional técnico las direcciones sectoriales, jefes unidad, oficinas asesoras más penncias. y Facilita la consulta documentos a la ciudadanía, la cual se llevará a cabo en la secretaría cada penncia en horas hábiles oficina, bajo la responsabilidad l servidor público que termine el titular o encargado la penncia. El usuario podrá obtener fotocopias, a su costa, conforme a las tarifas fijadas por la Contraloría Bogotá D.C. TRÁMITE EN LAS OFICINAS EXTERNAS COMPETENTE 59. Profesional universitario técnico oficinas externas. o 60. Profesional universitario, técnico o secretaria las oficinas externas. Recepciona las peticiones escritas que se presenten en ejercicio l recho petición, asignando número radicación, fecha, hora y hoja ruta, entregando al funcionario encargado para registro en el libro radicación l recho petición. Deja constancia la fecha, día y hora recibo la documentación objeto l recho petición respectivo que le será entregada al jefe la penncia externa, según el caso, quienes la distribuirán inmediatamente entre los funcionarios a su cargo, acuerdo con la naturaleza la Libro radicador DPC localidas. Libro radicador DPC localidas. Memorando remisorio l DPC. Entiéndase por oficinas externas las siguientes: Oficina Asesora Asuntos Disciplinarios, Oficina Asesora Control Interno, Dirección Generación Tecnologías y Capacitación, Unidas Locales y Archivo Central. PÁGINA 25 DE 41

26 61. Jefe oficina externa. 62. Profesional técnico la Subdirección 63. Profesional universitario o técnico la Subdirección 64. Profesional técnico la Subdirección petición, hecho l cual jarán constancia, éstos junto con el funcionario encargado dar trámite a la petición, serán responsables hasta la respuesta que en forma finitiva se dé al peticionario, y paralelamente comunicarán vía teléfono, el contenido la petición a la Subdirección Ciudadana, para efectos incorporar su contenido en el sistema DPC. Envía Paralelamente el original la petición a la Subdirección Ciudadana para su respectivo control y monitoreo. Recibe el original l recho petición enviado por los jefes oficinas externas, registrando el objeto la petición en el sistema DPC, procediendo a la apertura l expediente. Asigna hoja ruta por colores, numerada en orn consecutivo y cronológico así: concejales - amarillo, ediles - fucsia, congresistas - ver, magistrados - rojo y ciudadanos - azul. Direcciona la documentación objeto l recho petición a las respectivas oficinas externas, según el caso, informando simultáneamente al peticionario sobre el trámite dado por la Subdirección Ciudadana e indicándole el término la respuesta. Vía telefónica informa el número otorgado por el sistema DPC. Sistema DPC Una vez registrado el recho petición en el sistema para efectos darle plena intificación a los DPC. Hoja ruta. Memorando direccionamiento. Copia oficio al peticionario. El trámite se hará ntro l día hábil siguiente a la fecha radicación en la respectiva oficina receptora externa. PÁGINA 26 DE 41

27 65. Subdirector participación 66. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección 67. Profesional técnico la Subdirección 68. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección 69. Profesional técnico la Subdirección Dirige copia la petición a cada una las penncias para que resuelvan lo pertinente y signa la oficina que be consolidar la información, con el propósito dar respuesta al peticionario en un solo documento. Remite a los jefes oficinas externas, según el caso, el memorando direccionamiento, entregando paralelamente a la oficina radicación el oficio dirigido al peticionario sobre el trámite dado por la Subdirección Entrega al administrador l archivo la Subdirección Ciudadana el original l recho petición, copias l memorando direccionamiento y l informe enviado al peticionario sobre el trámite surtido en la entidad para efectos control y monitoreo. Recibe la documentación correspondiente a la actividad objeto l ítem anterior para efectos control y monitoreo en el sistema DPC, procediendo a la apertura l expediente. Registra en el sistema DPC el recho petición, generando proyecto oficio para la firma l Subdirector Ciudadana, dando traslado al organismo estatal competente. Memorandos direccionamie nto. Planilla corresponn cia entregada Cuando por razones competencia una petición ba ser resuelta por varias penncias externas la Contraloría Bogotá D.C. El ejecutor esta actividad es el administrador l archivo. El ejecutor esta actividad es el administrador l archivo. Si el recho petición no es l resorte misional la entidad. PÁGINA 27 DE 41

28 70. Profesional técnico la Subdirección 71. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección 72. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección 73. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección 74. Jefes oficinas externas. Remite en forma inmediata el oficio firmado por el Subdirector Ciudadana a la autoridad competente, informando paralelamente dicha circunstancia al interesado o peticionario. Entrega a la Oficina Radicación la Contraloría el oficio traslado a la entidad competente, junto con el original l recho petición y los soportes correspondientes allegados por el peticionario para efectos surtir el trámite correspondiente, entregando paralelamente a la Oficina Radicación, el oficio dirigido al peticionario sobre el trámite dado por la Subdirección Archiva fotocopia l recho petición, copias l oficio traslado y l informe enviado al peticionario, sobre el trámite surtido en la entidad competente en el expediente l DPC para efectos control y monitoreo. Entrega el memorando direccionamiento a los jefes oficinas externas, según el caso, para lo su competencia. Corre traslado la petición a la penncia correspondiente ntro l día hábil siguiente a su recibo, jando constancia su envío y remitiendo copia a la Subdirección Memorando traslado por incompetenci a Planilla corresponn cia. Hoja ruta. Libro radicación. Memorando traslado por competencia. En todo caso, berá jarse copia lo actuado en la Subdirección Ciudadana para efectos control. Administrador archivo. l El ejecutor esta actividad es el administrador l archivo. Una vez oficializado el direccionamiento l recho petición respectivo. En el evento en que el recho petición recepcionado no corresponda por competencia. PÁGINA 28 DE 41

29 75. Auxiliar administrativo, técnico o secretaria la Subdirección Ciudadana 76. Profesional técnico las oficinas externas. 77. Profesional técnico oficinas externas. 78. Jefes oficinas externas. 79. Profesional universitario, técnico o secretaria oficinas externas. Recibe la documentación correspondiente a la actividad objeto l ítem anterior, dando apertura al expediente l DPC para efectos control y monitoreo. Avoca conocimiento las pretensiones objeto l recho petición, las cuales serán resueltas y/o contestadas directamente a los peticionarios, cumpliendo con los principios, términos y procedimientos dispuestos por el Código Contencioso Administrativo. Prepara proyecto respuesta parcial o finitiva para el peticionario, pasando para la firma l jefe oficina externa, según el caso. Conoce la petición, procediendo a examinar, rechazar o aprobar el proyecto respuesta por escrito al peticionario. Notifica al peticionario, enviando copia su contenido a la Subdirección Ciudadana ntro l día hábil siguiente surtida dicha notificación para efectos control. Hoja ruta. Copia oficio al peticionario sobre trámite. el El ejecutor esta actividad es el administrador l archivo.. Con fundamento en los papeles trabajo bidamente signados y Planilla corresponn cia referenciados. Una vez aprobada la respuesta parcial o finitiva. PÁGINA 29 DE 41

30 80. Profesional técnico la Subdirección Recibe copia la respuesta dada al peticionario, registra la información en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. Sistema DPC 81. Jefe oficina externa, profesional técnico. Aplica lo establecido en el ítem No. 26, cuando en el ejercicio l control fiscal tecten la existencia un posible trimento al patrimonio distrital. Memorando traslado al Grupo Actuaciones Especiales. En el evento tectarse trimento patrimonial. PETICIONES ANÓNIMAS EN LAS OFICINAS EXTERNAS. 82. Profesional técnico oficina externa. Aplican el trámite establecido en los ítems 30 y 31 este procedimiento. Para las peticiones anónimas recepcionadas en las oficinas externas. 83. Jefe oficina externa. 84. Jefe oficina externa. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS Dará aplicación a los ítems 34, 35 y 36 este procedimiento. Aplica el ítem 37. En el evento en que sea necesaria la complementación información para dar respuesta a la petición ntro la oportunidad legal. Cuando sea necesaria información adicional para resolver las peticiones en las oficinas externas. PÁGINA 30 DE 41

31 TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS PETICIONES EN LAS OFICINAS EXTERNAS. 85. Jefe oficina externa. Resuelve o contesta las pretensiones objeto l recho petición que formulen las personas naturales o jurídicas, ntro los términos establecidos en el ítem 32 este procedimiento. 86. Jefe oficina externa, profesional técnico. 87. Profesional técnico la Subdirección 88. Jefe oficina externa, profesional técnico. TRÁMITE PREFERENCIAL A CONGRESISTAS Resuelve las pretensiones objeto l recho petición formulado por los congresistas y proyectan respuesta para la firma l contralor ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción en la respectiva penncia. Una vez firmada la respuesta notifica al peticionario y envía paralelamente copia a la Subdirección Ciudadana para efectos registro y control. Recibe copia la respuesta dada al peticionario, registran la información en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. Sistema DPC TRÁMITE PREFERENCIAL A PERIODISTAS Aplica los ítems 41 y 42 este procedimiento. Conforme lo establece el artículo 258 la Ley Conforme lo establece el artículo 23 la Ley PÁGINA 31 DE 41

32 89. Jefe oficina externa, profesional técnico. 90. Jefe oficina externa, profesional técnico. 91. Jefe oficina externa, profesional técnico. 92. Profesional técnico la Subdirección TRÁMITE PREFERENCIAL A CONCEJALES Aplica los ítems 43 y 44 este procedimiento. TRÁMITE PREFERENCIAL A MAGISTRADOS DE LAS ALTAS CORTES Aplica los ítems 45 y 46 este procedimiento. TRÁMITE PREFERENCIAL A EDILES Aplica los ítems 47 y 48 este procedimiento. DERECHO DE FORMULADO VERBALMENTE Atien la recepción l recho petición que se formule verbalmente ante la Contraloría Bogotá D. C. en ejercicio l recho petición. Por ser nuestro cliente externo. Entiéndase por altas cortes: Corte Constitucional, Corte Suprema Justicia, Consejo Estado y Consejo Superior la Judicatura. Conforme lo establece el numeral 11 l artículo 69 l Estatuto Orgánico Bogotá. PÁGINA 32 DE 41

33 93. Profesional técnico la Subdirección 94. Profesional técnico la Subdirección 95. Profesional Universitario o técnico la Subdirección 96. Subdirector ciudadana 97. Profesional técnico la Subdirección Recepciona las peticiones verbales que los ciudadanos presenten ante la Contraloría Bogotá D. C., en ejercicio l recho petición. Escucha, orienta, capacita e informa al peticionario sobre las pretensiones formuladas y la cisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. Diligencia el formato recho petición verbal, registrando: nombres y apellidos, número documento intidad, localidad, barrio, dirección, teléfono, organización social, narración los hechos manera sucinta, etc., siendo firmado por el peticionario y el funcionario que atien la petición. Examina el diligenciamiento l formato la petición verbal, con el propósito corroborar que las pretensiones sean claras. Revisa los documentos anexos a fin verificar que éstos tengan relación con la petición. Si la información o documentos que proporcione el interesado al formular verbalmente la petición, no es suficiente para cidir, se le requerirá por una sola vez en la misma forma (verbal) a fin que aporte lo que haga falta. Formato recho petición verbal. Formato recho petición verbal. De conformidad con lo estipulado en el Art. 6 l C. C. A. PÁGINA 33 DE 41

34 98. Profesional técnico la Subdirección 99. Profesional universitario, técnico o Secretaria la Subdirección 100. Profesional universitario, técnico o Secretaria la Subdirección 101. Profesional técnico la Subdirección Si la cisión se toma en forma verbal, be diligenciar el formato recho petición, registrando la información correspondiente en el sistema DPC y paralelamente envían el formato a la Subdirección Recibe el formato original l recho petición verbal y registra la respuesta dada al peticionario en el sistema DPC, archivando la copia dura en el expediente. Recepciona el formato recho petición verbal, asignando número radicación, fecha y hora. Registran en el coareas, indicando nombre l peticionario, relación sucinta la petición, número folios anexos, observaciones, tramitando ante la Subdirección Ciudadana la planilla generada por el sistema. Recepciona la planilla generada por el coareas en la Subdirección Ciudadana para efectos registro en el sistema DPC. Sistema DPC Sistema DPC Coareas. Formato recho petición verbal. Planilla corresponn cia externa PÁGINA 34 DE 41

35 102. Profesional técnico la Subdirección Registra en sistema y asigna hoja ruta por colores, numerada en orn consecutivo y cronológico, siguiendo los parámetros establecidos en el ítem No. 63. Sistema DPC 103. Profesional técnico la Subdirección Tramita la petición, siguiendo el procedimiento establecido para las peticiones escritas en este procedimiento (ítem No. 64). DERECHO DE FORMULADO A TRAVÉS DE MEDIO DE COMUNICACIÓN MASIVO 104. Funcionarios la entidad stacados para tal efecto. Recibe la petición en la emisión o audiencia, jándola por escrito como constancia l programa respectivo, así como la hora, fecha y lugar don fue recibida. Al día siguiente su recibo enviarán a la Subdirección Ciudadana, penncia que dispondrá lo conducente para su trámite. Formato recho petición. En el evento en que la petición sea formulada a través programas radio, televisión o en audiencia pública. Con relación a la publicación y ejecución las cisiones sobre peticiones que por este medio se hubieren realizado, se aplica lo regulado en este procedimiento en materia peticiones en interés general o en interés particular, según el caso. PÁGINA 35 DE 41