Universidad de Puerto Rico en Bayamón Administración de Empresas Contabilidad RESUMEN PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CICLO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

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1 Universidad de Puerto Rico en Bayamón Administración de Empresas Contabilidad RESUMEN PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CICLO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA CONT 3005 Fundamentos de la Contabilidad Financiera l Prof. Elizabeth A. Serrano-Roldán

2 2 CICLO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA INTRODUCCIÓN El fin u objetivo del ciclo de la contabilidad es preparar los Estados Financieros usando los datos de un sistema de información financiera que procese, clasifique, organice y analice efectivamente las transacciones comerciales de una empresa con fines de lucro. Los Estados Financieros: el Estado de Ingresos y Gastos, El Estado de Capital, El Estado de Situación y el Estado de Flujo de Efectivo (Income Statement, Statement of Owners Equity, Balance Sheet, Statement of Cash Flow) son la fuente de información vital que utilizan los usuarios internos (gerenciales, supervisores y empleados) y los usuarios externos (acreedores, suplidores, inversionistas, agencies gubernamentales entre otros) en el proceso decisional sobre las actividades operacionales, financieras y inversiones de la(s) empresa(s). Los Estados Financieros se preparan al final de cada ciclo de contabilidad con el propósito de resumir el desempeño operacional de las empresas y establecer las estrategias gerenciales de mercadeo de acuerdo a los resultados obtenidos. Por este motivo, es sumamente importante que la información sea precisa, confiable, correcta y sobre todo a tiempo para el proceso decisional gerencial. ANÁLISIS DE TRANSACCIONES El análisis de las transacciones en el mundo de las empresas se realiza con la Ecuación Básica de Contabilidad. El Creador de este modelo financiero es, Luca Paccioli, monje matemático, italiano del siglo XV reconocido como el Padre de la Contabilidad por su aportación significativa para el comercio y la economía. La ecuación clasifica las transacciones como uno de tres elementos: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL (ASSETS = LIABILITIES + EQUITY). La ecuación representa los recursos económicos 2

3 3 de una empresa y la reclamación que exista de terceras personas con respecto a estos recursos económicos. Ahora bien si se quiere registrar o contabilizar el cambio (aumento o disminución de una cifra) de unas categorías o elementos de esta ecuación, se hace con la representación de una cuenta (account). La cuenta se ilustra gráficamente con una T. La cuenta T tiene tres partes. La línea horizontal es para la sección donde se identifica el título de la cuenta; el lado de la izquierda se conoce como débito; y el lado de la derecha se conoce como crédito. Estos términos de débito y crédito provienen de raíz latín debitum y creditum. El debitum y creditum de abrevian como DR. Y CR., respectivamente. ILUSTRACIÓN DE CUENTA T Título de la cuenta Débito Crédito SISTEMA DE DOBLE ENTRADA La cuenta T es la herramienta más simple en la contabilidad y es la base de los fundamentos del sistema de doble-entrada (double-entry system) creado también por Luca Paccioli. El sistema de doble-entrada tiene como principio básico el reconocer el efecto de las transacciones comerciales. Este efecto doble establece el principio siguiente: Cada transacción afectará por lo menos dos cuentas. Ejemplo: supplies y cash, rent expense y cash, withdrawals y cash, cash y capital. Cómo se afectan esta combinación de cuentas? Cuál aumenta o cuál disminuye? Existe alguna regla para los débitos y créditos? Cuál es la regla? 3

4 4 REGLAS DE DÉBITO Y CRÉDITO El tipo de cuenta determina cómo se contabiliza el aumento y la disminución de la transacción. Independientemente del tipo de cuenta, el incremento se contabiliza en un solo lado de la cuenta, y por ende la disminución será en el lado opuesto. La regla general de débitos y créditos es como sigue: Incrementos de los activos (assets) se contabilizan como débitos (la izquierda de la cuenta) y los incrementos de los pasivos (liabilities) y el capital (equity) se contabilizan como créditos (la derecha de la cuenta). Disminuciones de los activos (assets) se contabilizan como créditos (la derecha de la cuenta) y las disminuciones de los pasivos (liabilities) y capital (equity) se contabilizan como débitos. Un resumen del análisis de transacciones con la ecuación de contabilidad y la integración de los de débitos y créditos se ilustra como sigue: ECUACIÓN DE CONTABILIDAD ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL DR. CR. DR. CR. + _ + DR. CR. + La transacción para comenzar un negocio de un solo dueño, donde un empresario(a) invierte $100,000 en efectivo (Cash) y analizamos: la cuenta del activo cash aumenta $100,000 y aumenta el capital (Owner s Equity) por $100,000; esto es un débito a la cuenta del activo cash y un crédito a la cuenta de capital del dueño, con el nombre del dueño; ejemplo: Elizabeth A. Serrano, capital. 4

5 5 Si se invierte $60,000 para la adquisición de un Edificio (Building) Se analiza esta transacción como sigue: aumentan los activos, Edificio ( Building), por $60,000 y disminuye en la cuenta de efectivo (Cash) por $60,000 esto es, se reconoce un debito al activo de Edificio (Building) y un crédito a la cuenta de cash. Si el negocio ofrece un servicio a crédito esta transacción se contabiliza como un aumento al activo Cuentas por cobrar ( ACCOUNTS RECEIVABLE) y un aumento de ingresos por servicios ofrecidos afectando el capital; esto es un débito a la cuenta por cobrar ( ACCOUNTS RECEIVABLE) y un crédito de ingresos (SERVICE REVENUE). DIARIO DE CONTABILIDAD En contabilidad las transacciones se contabilizan en un diario ( journal). El diario es un registro cronológico (orden por fechas) para anotar las transacciones de una empresa (un solo dueño), sociedad o corporación. El proceso para incluir las transacciones en un diario ( journal) requiere cuatro pasos: 1. Identificar las transacciones por los documentos: hojas de depósito, recibos de ventas y talonarios de cheque, por ejemplo. 2. Especificar la cuenta que se usará por transacción y clasificarla como: activo (assets), pasivo (liabilities) o capital (equity). 3. Determinar si la cuenta tiene un incremento o disminución. Se determina usando las reglas de débito y Crédito dependiendo como aumenta o disminuye cada cuenta. 4. Procede hacer el asiento en el diario o entrada en el diario (journal entry) escribiendo la fecha y el débito en la primera línea con el título de la cuenta. En la segunda línea, se escribe la entrada del crédito con el título de la cuenta usando una sangría, como se ilustra: 5

6 6 Date ACCOUNT TITLE REF. DEBIT CREDIT Aug 2 Cash ,000 Elizabeth Serrano, Capital ,000 Es importante recordar que las cifras que aparecen en el diario (journal) nunca llevan signos de dólares ($). Transferir información de débitos y créditos del diario (journal) al mayor (ledger) se conoce como posting. Qué es el mayor (ledger)? Es un libro con todas las cuentas de los activos (assets), pasivos (liabilities), capital (equity), ingresos (revenues) y gastos (expenses). En el libro de contabilidad (ledger) las cuentas están organizadas en orden numérico, esto es todas las cuentas tienen su propio número que lo identifican (no se repite). Esta organización numérica es como sigue: los activos (assets) empezarán con el número uno; pasivo (liabilities) empezarán con el número dos; capital (equity) empezarán con el número tres; las cuentas de ingresos ( revenues) comenzarán con el número cuatro; y por último, las cuentas de gastos (expenses) con el número cinco. Al terminar de transferir lo balances de las cuentas del diario ( journal) al mayor (ledger) se procede a realizar una verificación de balance de cuentas con un Listado de Todas las cuentas con su respectivo balance. Este listado se conoce como Trial Balance. Esta verificación de cuentas sumará todos los balances de débito y sumará todos los balances de créditos, ambos deben tener el mismo total en dólares. 6

7 7 Ilustración de Trial Balance Elizabeth A. Serrano Trial Balance 31 de agosto de 2010 Cash ACCOUNT TITLE DEBIT CREDIT $9,380 Accounts Receivable 700 Accounts Payable Elizabeth A. Serrano, capital $ 0 10,000 Elizabeth A. Serrano, Withdrawals 1,100 Service Revenue 4,200 Rent Expense 900 Salary Expense 1,500 Utilities Expense 620 Total $14,200 $14,200 7

8 8 El proceso de transferir información del diario (journal) al mayor (ledger) conlleva cuatro pasos: 1. Anotar la fecha de la transacción que aparece en el diario al mayor. 2. Anotar el número de la página del diario en el mayor. 3. Anotar la cifra de débito y crédito en la cuenta que corresponde en el mayor. 4. Anotar el número de la cuenta del mayor al diario. RECUERDEN: Las cuentas en el mayor están organizadas en orden numérico. Si se necesita saber cómo aparecen las cuentas, o sea su orden se hace referencia al Chart of Accounts listado de título de cuentas con su número de cuenta. Este se ilustra como sigue: ACCOUNT NUMBER ACCOUNT TITLE 101 Cash 102 Accounts Receivable 103 Furniture and Fixture 104 Building Para poder cuadrar correctamente el balance de las cuentas de débito con el balance de las cuentas de crédito es imprescindible recordar cuál es el balance normal de cada cuenta. BALANCE NORMAL La regla general del balance normal de cada cuenta se resume como: el balance normal de la cuenta es por donde aumenta. Esto es si es un activo, los activos aumentan por el débito y su balance normal es de 8

9 9 debitos. Si es un pasivo, los pasivos aumentan por el crédito y su balance normal es de crédito. Si es una cuenta de capital, este aumenta por el crédito y su balance normal es de crédito. Una clave para memorizar los balances normales sería: A-D-E ASSETS, DRAWING, EXPENSES Aumenta por el débito y su balance normal es débito L-O-R LIABILITIES, OWNWER S EQUITY, REVENUES Aumenta por el crédito y su balance normal es de crédito. ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros se preparan al final del ciclo de contabilidad. Al tener los balances de débitos y créditos verificados, podemos entonces preparar los tres estados Financieros: Estado de Ingresos y Gastos (Income Statement), Estado de Capital (Statement of Ownwer s Equity) y Estado de Situación (Balance Sheet). En el listado de cuentas (Trial Balance) Seleccionamos las cuentas de Ingresos y Gastos para preparar el Estado De Ingresos y Gastos (Income Statement). Se compara la cifra total de ingresos con la cifra total de gastos, y al restarla determinamos si hubo una ganancia neta (net income), cifra es cantidad positiva o una pérdida neta (net loss), cifra es una cantidad negativa. Esta cifra de ganancia neta (net income) o pérdida neta (net loss) se utilizará para preparar el segundo Estado Financiero, esto es Estado Capital ( Statement of Owner s Equity). El estado de capital comenzará con la cifra de capital; se le suma a éste las inversiones adicionales (additional investments) y se le resta los retiros de capital (Withdrawals) luego de haber sumado la ganancia neta o restado la pérdida neta. 9

10 10 El nuevo balance de capital se usará de capital para preparar el Estado de situación (Balance Sheet). El estado de Situación (Balance Sheet) es la ecuación de contabilidad desplazada cuenta por cuenta. Recordando que para la cuenta de capital se usará la cantidad determinada en el Estado de Capital o sea se usara el nuevo balance de capital. Al preparar el Estado de Situación hemos terminado el ciclo de contabilidad. Existen dos procesos adicionales: ajuste y cierre que se discuten en el RESUME 2. 10