GESTIÓN PROCESOS DOCUMENTO INTERNO GENERAL PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS. CP-SIGCT-003

Transcripción

1 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Objetivs: 1.1 Dar cumplimient al numeral 4.1 Requisits Generales de la nrma NTCGP 1000:2009, del Mdel estándar de cntrl intern, de la ISO 9001:2008, 14001:2004, de la NTC OHSAS y del BASC, se determina realizar la presente guía de Caracterización de Prcess. 1.2 Unificar cncepts y facilitar la realización de la caracterización de ls prcess pr parte de ls líderes respnsables de ls misms. A través de la claridad en ls cncepts y en la ilustración de ests se lgra ptimizar tiemp y recurss en la elabración del ejercici vital para el desarrll del Sistema Integrad de Gestión. Cn esta Guía a su vez se quiere establecer una rientación metdlógica que facilite siempre el avance de la implementación del Sistema Integrad. 2. Alcance: La presente Guía aplica para tds ls prcess de la Institución Universitaria ITA, identificads y requerids para el efectiv desempeñ del Sistema Integrads de Gestión, el cumplimient de la Misión y el lgr de la Visión. 3. Definicines y Cndicines Generales: - Qué es una Guía? Una guía es un dcument que direccina cn base a sugerencias de las nrmas nacinales e internacinales y experts. - Qué es un Macr prces y que es un Prces? i. Un Macr prces es aquel que recge un cnjunt de prcess permitiéndle alcanzar el resultad requerid pr la institución. ii. Un prces es un cnjunt de actividades mutuamente relacinadas que interactúan, las cuales transfrman elements de entrada en resultads salidas. Identificar el prces es definir el cóm (perativ) del Macr prces. Ls prcess deben ser secuenciales, cmplementaris y lógics y un macr prcess puede tener más de un prces.

2 -Identificación y selección de ls Macr prcess: N existe un estándar sbre la clasificación de ls Macr prcess, per es imprtante cnsiderar ls principales factres a tener en cuenta para la identificación y selección de ls Macr prcess: Influencia en la satisfacción del cliente. Ls efects en la calidad del prduct/servici. Influencia en Factres Clave de Éxit (FCE). Influencia en la misión y estrategia. Cumplimient de requisits legales reglamentaris. Nta: Ls Macr prcess ya existen dentr de una rganización, de manera que el esfuerz se debe centrar en identificarls y gestinarls de manera aprpiada. Habría que plantearse, pr tant, cuáles de ls Macr prcess sn ls suficientemente significativs cm para que deban frmar parte de la estructura de prcess y en qué nivel de detalle. -Clasificación de ls Macr prcess: Tmand cm referencia la nrma ISO 9001, ls Macr prcess se pueden clasificar de la siguiente frma: a. Macr Prcess de Gestión Estratégics de Planificación: Sn ls prcess estratégics de la rganización, también sn denminads prcess de liderazg de staff, establecen las bases para el crrect funcinamient y cntrl de la rganización. Prveen de infrmación al rest de ls prcess para elabrar planes de mejra. Sn también aquells prcess que están vinculads al ámbit de las respnsabilidades de la dirección. Se encuentran en cnsnancia cn el capítul 5 Respnsabilidad de la Dirección de las nrmas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Mdel Estándar de Cntrl Intern. b. Macr Prcess perativs misinales de realización del servici: Sn ls prcess que transfrman ls recurss en el prduct/servici aprtándles valr, es decir, cnfrme a ls requisits del cliente tant intern cm extern. Sn la razón de ser de la rganización, sin ls cuales esta n tendría sentid. Sn ls respnsables de lgrar ls bjetivs de la empresa. Se encuentran en cnsnancia cn el capítul 7 Realización del Prduct Prestación del servici de las nrmas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Mdel Estándar de Cntrl Intern.

3 c. Macr Prcess de apy de gestión de recurss: Sn ls prcess que prprcinan ls recurss al rest de prcess según ls requisits de ests. Sn también aquells prcess que permiten determinar, prprcinar y mantener ls recurss necesaris (recurss humans, infraestructura y ambiente de trabaj). Se encuentran en cnsnancia cn el capítul 6 Gestión de ls Recurss de las nrmas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Mdel Estándar de Cntrl Intern. d. Macr Prcess de cntrl evaluación y seguimient: Sn ls prcess fundamentales para evaluar la marcha del prces, crregir deficiencias y mejrar cntinuamente, es decir, sn prcess de medición, análisis y mejra cm aquells prcess que permiten hacer el seguimient de ls prcess, medirls, analizarls y establecer accines de mejra. Se encuentran en cnsnancia cn el capítul 8 Medición, Análisis y Mejra de las nrmas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Mdel Estándar de Cntrl Intern. En el siguiente grafic #1 se pueden ver ilustrad ls cncepts anterires:

4 CONCEPTOS Prces de Apy Prces Estratégic Prces Misinal Prces de Evaluación y seguimient Una vez definids, identificads y clasificads ls Macr prcess, pasams a la cnstrucción del mapa de prcess y a su caracterización; antes de abrdar el tema que ns cupa que es el de la caracterización de ls prcess recrdems que es el Mapa de prcess. Un mapa de prcess, viene a ser la representación gráfica de la estructura de prcess que cnfrman el sistema de gestión; Un mapa de prcess es un diagrama de valr; un inventari gráfic de ls prcess de una rganización. Ver gráfic #2 en el cual se evidencia el cncept de mapa de prcess:

5 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS: En cumplimient de las nrmas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Mdel Estándar de Cntrl Intern. Caracterización de Prcess cnsiste en identificar las características de ls prcess en una rganización, y está rientada a ser el primer pas para adptar el enfque basad en prcess. Para caracterizar ls prcess se recmienda hacerl cn base al cicl de mejra cntinua PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Vist según grafic #3 sería l siguiente:

6 Ahra bien la caracterización pdríams de manera resumida ilustrarla en el siguiente grafic #4

7 4. Desarrll de la Caracterización de Prcess: A. Para caracterizar ls prcess primer que td se definió el esquema que permite el cumplimient de la Misión y avanzar hacia el lgr de la Visión, este esquema que va de l general a l particular se puede describir de la siguiente frma: 1 Mapa de Prcess 2 Caracterización de Prcess 3 Dcumentación de ls Prcess

8 (Guías Instructivs) B. Para facilitar el ejercici de la caracterización de ls prcess, se debe tener en cuenta: B.1 La identificación tant de ls Macr prcess cm ls prcess relacinads cn cada un de ells, para ell se debe hacer us de la siguiente tabla: Tabla de identificación y selección de Macr prcess y Prcess Ver ejempl: Códig Descripció n Macr Prces Gestión Talent Human 10 Estratégic Apy X Misina l Evaluación y Seguimient Códig Descripción Prcess Asciads 10.1 Reclutamient y Selección. Cntratación Inducción y Capacitación Seguridad y Salud Ocupacinal B.2 La matriz de Interrelación de Prcess para determinar entradas y salidas. Ver anex 1 MATRIZ DE INTERRELACION DE PROCESOS Versión /00/2013. Igual ejercici se debe hacer cn cada un de ls macr prcess para tener LA RED DE PROCESOS a través de la cual realiza su gestión la institución. Es imprtante para realizar este ejercici tener en cuenta según ls experts: - Cuand identifique un prces determine si de manera general cuenta cn ls sig uientes elements: prveedres, entradas, recurss, cntrles, salidas y usua ri cliente intern de esas salidas; si el prces identificad n cuenta cn ls 6 element s mencinads, n es un prces descártel.

9 - - Un macrprces es un cnjunt de prcess, sin embarg un macrprces pue de llegar a tener un sl prces, cas en el cual pr su jerarquía cmplejidad s e mantendrá cm tal. Cuand se cnsideren varis prcess para un macrprces, ells deben c umplir de manera simultánea, pr l mens ds de las siguientes cndicines: secuenciales, cm-plementaris y lógics. Es muy imprtante para asegurar la eficacia del ejercici realizar la validación de la infrmación para ell: Validar ls resultads que se van alcanzand, cn ls respnsables de cada prces (Discusión de cntenids y cncertación de ajustes). Pr ultim presentación versión final del dcument al equip de mejramient para aprbación. B.3 Caracterización de ls Prcess: Caracterizar ls Macr prcess cn sus respectivs prcess asciads n es tra csa que: Establecer la relación cn ls demás prcess interns externs, ls insums y salidas del prces, ls prveedres y clientes, ls riesgs y cntrles, perm itiend a ls usuaris del sistema clarificar de manera muy sencilla el accinar de l a Entidad y la ges-tión de sus prcess. La caracterización de ls prcess debe cntener cm mínim: Ø Objet del macrprces. Ø Respnsable del mism. Ø Prveedres. Ø Insums entradas. Ø Prducts salidas. Ø Usuaris clientes. Ø Recurss asciads a la gestión del prces. Ø Riesgs y cntrles asciads. Ø Indicadres del prces. Ø Requisits relacinads cn el prces. Ø Dcuments y Ø Registrs del mism.

10 Para facilitar la realización de la caracterización en la Institución ITA se ha definid el frmat anex 2 cn las respectivas instruccines para su diligenciamient denminad Frmat para caracterización de Prcess. Dcuments de Referencia: Ø Nrmas ISO Ø Guía Básica para Caracterización de Prcess de la Universidad Nacinal de Clmbia. Ø Infrmación suministrada pr Planeación ITA. Preparad/Revisad Aprbad Marc Tuli Castañ Calidad Integral Héctr Martínez Luna Rectr ITA