Microsoft Office Excel 2010

Transcripción

1 Microsoft Office Excel 2010 Carlos Arturo Gallegos Figueroa L.C.P. y M.A.@

2 I N T R O D U C C I Ó N Microsoft Office Excel 2010, es el programa de hoja de cálculo más utilizado en todo el mundo, nos ofrece una nueva edición, Excel 2010, que ha incorporado importantes características a sus ya conocidas y potentes herramientas. Con Excel 2010 podremos realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, y encontraremos que es muy fácil resolver cualquier situación de cálculo, desde simples sumas hasta operaciones más complejas. Cada hoja de cálculo de un libro de Excel 2010 tiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas, lo que nos da un total de 17,179,869,184 celdas. Evidentemente, es un gran espacio para desarrollar nuestras tablas. Sin embargo, podemos ampliar aún más esta capacidad agregando filas y columnas o también eliminar las filas y columnas que no utilizamos. Otros procedimientos que podemos aplicar para modificar la estructura predeterminada de una hoja de cálculo es variar el tamaño de las filas y las columnas (el alto y el ancho, respectivamente), inmovilizar filas o columnas, dividir sectores en una hoja de cálculo y aplicar una imagen de fondo Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos

3 Por qué debo de usar Excel? La respuesta es fácil, Excel es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y gráficas, especialmente creado para Nóminas, Inventarios, Base de datos, etc. Podría seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto por qué no usarlo? A Excel se le da el nombre de súper calculadora, así es más potente que una calculadora científica. En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmético y lógico, así es Excel puede tomar decisiones por si solo si se le programa por medio de funciones y fórmulas, bueno empezare explicándote eso: A Excel se le llama hoja de cálculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. Así es un libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepción. Una hoja está formada por columnas y renglones, las columnas son las que van ordenadas alfabéticamente y los renglones o filas son ordenados numéricamente, entre la inserción de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda sirve para guardar información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por ejemplo si estas en la columna A y estas en el renglón 1, entonces la celda se llama A1.

4 En el siguiente ejemplo se muestra la ventana de Excel: COLUMNAS, RENGLONES Y CELDAS Excel cuenta con columnas y más de un millón de filas o renglones, así que no hay pretexto para decir que no me alcanzo la hoja. Aparte puedes insertar muchas hojas más miles de ellas.

5 OPERADORES ARITMÉTICOS Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los operadores Aritméticos para realizar operaciones. A continuación muestro los operadores Aritméticos Básicos: + Se utiliza para las sumas - Se utiliza para las restas / Se utiliza para las divisiones * Se utiliza para las multiplicaciones ^ Se utiliza para elevar a una potencia Una función muy interesante es la función SUMAR.SI, con la cual podre sumar por medio de una condición, por ejemplo: A B C D 1 FRUTAS COSTO TOTAL 2 FRESAS 54 ******* 3 UVAS 76 4 UVAS 55 5 FRESAS 55 6 UVAS 66 COMO QUEDARIA LA FUNCION PARA SUMAR TODO EL COSTO DE LAS UVAS? =SUMAR.SI(A2:A6, UVAS,B2:B5) La función MAX te devuelve el número más alto y la función MIN el número más bajo, entonces el resultado con la función MAX seria y con la función MIN sería. =MAX(A1:D6) =MIN(A1:D6)

6 FUNCIONES =AHORA() Y =HOY() Estas dos funciones te devuelven la fecha y hora actual de tu sistema, esto quiere decir que si tienes mal la fecha y la hora te dará resultados no adecuados. Así es como se ejecutan: =AHORA() =HOY() COMO TRABAJAR CON PORCIENTOS EN EXCEL Si deseas extraer un porciento de una cantidad, debes de multiplicar, de la misma manera si vas a sumar o restar un porciento, debes de multiplicar. Así es, para las tres cosas se debe de multiplicar. A continuación veremos como sacar, sumar y restar un porciento por medio de una formula. A B C D 1 Cantidad Sacar un Porciento Sumar un Porciento Restar un Porciento * ** *** Donde está un asterisco ahí va a ir la fórmula para sacar un porciento Lo que está en verde no se escribe, es solo un comentario. =A2*.10 Saca el 10% =A2*.05 Saca el 5% =A2*.40 Saca el 40% Recuerda que el sacar un porciento es extraer el porciento de una cantidad Donde están dos asteriscos ahí va ir la fórmula para sumar un porciento =A2*1.10 Suma el 10% =A2*1.05 Suma el 5% =A2*1.40 Suma el 40% Siempre se multiplica por 1. Y el porciento que deseas agregar, cuando desees agregarle un porciento a una cantidad debes de multiplicar de esta forma, sin olvidar poner el 1.

7 Donde están tres asteriscos ahí va la fórmula para restar un porciento =A2*.90 Resta el 10% =A2*.95 Resta el 5% =A2*.60 Resta el 40% DECISIONES CON LA FUNCION =SI Esta función juega un papel muy importante para la toma de decisiones, imagínate si lo haces manual sin esta función, podrías tardar mucho tiempo en resolver tus problemas que lleven decisiones, por ejemplo si una persona llega puntual a su trabajo se le da el bono de puntualidad, pero si llega tarde no se le da, por lo tanto tendrías que usar 2 fórmulas, una para la puntualidad y otra para lo contrario, entonces la función SI me evita estar cambiando la formula una y otra vez. 1 NOMBRE RESULTADO 2 GABY =SI(A2= GABY, ES LINDA, ES FEA ) 3 ALEJANDRA =SI(A3= GABY, ES LINDA, ES FEA ) 4 MARIA =SI(A4= GABY, ES LINDA, ES FEA ) 5 ROSA =SI(A5= GABY, ES LINDA, ES FEA ) 6 LORENA =SI(A6= GABY, ES LINDA, ES FEA ) =SI(A2= GABY, ES LINDA, ES FEA ) AZUL equivale a la condición MORADO equivale si se cumple la condición ROJO equivale si no se cumple la condición La función dice: Si la celda A2 es igual a GABY, entonces que escriba en la celda ES LINDA, si no que escriba ES FEA. EL RESULTADO SERIA EL SIGUIENTE EN EXCEL La mayoría de las veces la condición siempre permanece A 1 NOMBRE RESULTADO 2 GABY ES LINDA 3 ALEJANDRA ES FEA 4 MARIA ES FEA 5 ROSA ES FEA 6 LORENA ES FEA B

8 Este ejercicio nos dice: Si la edad es mayor a 17, entonces que imprima MAYOR, si no que imprima MENOR. Solo los valores numéricos no llevan comillas. El resultado sería así en EXCEL: A B C 1 NOMBRE EDAD RESULTADO 2 GABY 15 =SI(B2>17, MAYOR, MENOR ) 3 ALEJANDRA 22 =SI(B3>17, MAYOR, MENOR ) 4 MARIA 17 =SI(B4>17, MAYOR, MENOR ) 5 ROSA 18 =SI(B5>17, MAYOR, MENOR ) 6 LORENA 33 =SI(B6>17, MAYOR, MENOR ) A B C 1 NOMBRE EDAD RESULTADO 2 GABY 15 MENOR 3 ALEJANDRA 22 MAYOR 4 MARIA 17 MENOR 5 ROSA 18 MAYOR 6 LORENA 33 MAYOR Ahora veremos un ejercicio que aplica resultados reales de formulas en la toma de decisiones: A B C D 1 Nombre Días Pago X Trabajados día Resultado 2 Ramón **** 3 Gaby Javier Lorena Pon mucha atención en el siguiente ejercicio. Si la persona trabajo 15 días que al sueldo se le agreguen 100 pesos, si no que se le resten 100. Como Aplicaría la función SI?

9 Se aplicaría de la siguiente manera: A B C D 1 Nombre Días Pago X Resultado Trabajados día 2 Ramón =SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-100) 3 Gaby =SI(B3=15,B3*C3+100,B3*C3-100) 4 Javier =SI(B4=15,B4*C4+100,B4*C4-100) 5 Lorena =SI(B5=15,B5*C5+100,B5*C5-100) =SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-100) La condición se basa en la columna B, porque ahí se encuentran los días trabajados, ahora la multiplicación de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la maquina tomara la decisión de sumarle o restarle los 100 pesos. Recuerda que la función o fórmula se hace solo una vez y después se copia en EXCEL, para evitar escribirla tantas veces. Realiza el siguiente ejercicio A B C D E F 1 Nombre Español Ingles Computación Asistencia Resultado 2 Ramón Gaby Javier Lorena Si la asistencia es mayor que 4, entonces que al promedio se le sume un punto, si no que se le baje un punto. Como lo realizarías con la función? La función quedaría aplicada de la siguiente manera: =SI(E2>4,PROMEDIO(B2:D2)+1, PROMEDIO(B2:D2)-1)

10 Si observas bien los ejemplos de esta función, te darás cuenta que es difícil aplicarla, pero no imposible. Esta función merece mucha atención y bastante práctica. LAS GRAFICAS EN EXCEL Para poder graficar es necesario saber como colocar los valores antes de accionar la opción Insertar. A B 1 NOMBRE EDAD 2 GABY 12 3 ALEJANDRA 34 4 MARIA 22 Primero los valores EJES, después los valores SERIES y arriba de los valores series las LEYENDA. Los valores EJES son los nombres, los valores SERIES son las edades y la LEYENDA ES lo que identifica a las edades en este caso la palabra EDAD. Y listo la gráfica aparecerá, se ve sencillo, pero debes de acomodar los valores como te lo indique para que no batalles.

11 Existen muchos tipos de gráficos en Excel, tú escogerás el que ocupes, dependiendo de lo que deseas mostrar.

12 Minigráficos Un minigráfico en Excel 2010 es un pequeño gráfico en una celda de una hoja de cálculo que permite mostrar una interpretación gráfica de los datos. Es una forma fácil y rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Puede ver fácilmente la relación entre los datos y el gráfico y al cambiar dichos datos, podrá ver el cambio en el gráfico inmediatamente. Además, puede crear varios minigráficos al mismo tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a celdas subyacentes. Cómo crear un minigráfico? 1. En una nueva hoja de cálculo, digite los valores a los cuales desea agregarle los minigráficos. En nuestro ejemplo, será algo como la imagen a continuación. 2. Agregaremos un minigráfico para cada vendedor de acuerdo a las ventas de los primeros meses Enero hasta Junio. Para ello, seleccione el rango de celdas de los meses para el primer vendedor.

13 3. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en el tipo de minigráfico que desea ver para estos datos. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos el tipo de gráfico de Columna. 4. En la siguiente ventana, en el campo Rango de celdas se mostrará automáticamente el rango de celdas seleccionado previamente en el campo. 5. En el campo Ubicación seleccione la celda donde desea ubicar el minigráfico. Para nuestro ejemplo, será al final de cada vendedor, en la celda H2. Haga clic en el botón y ubíquese en la celda H2. 6. El minigráfico para estos datos se verá como la siguiente imagen 7. Para ver el minigráfico de los demás datos, copie (CTRL + C) el minigráfico ubicado en la celda H2 y péguelo (CTRL + V) en las demás celdas.

14 8. Si desea cambiar el formato, seleccione uno o varios minigráficos y se activará la cinta Diseño. Excel le suministra varios estilos, colores y la forma de presentarlos.

15 Cambio de funciones Dentro de los cambios significativos que tiene Excel 2010, les presentamos a continuación una lista de funciones que cambiaron con respecto a Excel 2007: Función anterior: BUSCARH Nueva función: CONSULTARH Descripción: Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada Función anterior: BUSCARV Nueva función: CONSULTARV Descripción: Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda. Función anterior: CARACTER Nueva función: CAR Descripción: Devuelve el carácter especificado por el número de código. Función anterior: DERECHA, DERECHAB Nueva función: DERECHA Descripción: Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto. Función anterior: ENCONTRAR, ENCONTRARB Nueva función: ENCONTRAR Definición: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)

16 Función anterior: EXTRAE Nueva función: MED Definición: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique. Función anterior: FECHANUMERO Nueva función: VALFECHA Definición: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie. Función anterior: HALLAR, HALLARB Nueva función: HALLAR Definición: Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas). Función anterior: IZQUIERDA, IZQUIERDAB Nueva función: IZQUIERDA Definición: Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto. Función anterior: LARGO, LARGOB Nueva función: LARGO Definición: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. Función anterior: REEMPLAZAR, REEMPLAZARB Nueva función: REEMPLAZAR Definición: Reemplaza caracteres de texto.

17 FILTRO MEJORADO Cuando tiene hojas de cálculo grandes, y necesita filtrar y buscar información entre miles o millones de datos, la opción de filtro es una de las más usadas y efectivas. Al aplicar un filtro a una o varias columnas, tendrá la opción de ver estas novedades: Nuevo filtro de búsqueda: Cuando filtra datos en una tabla, tabla dinámica o gráficos dinámicos, puede usar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar lo que necesita en datos de grandes volúmenes. Empiece a escribir el texto de la búsqueda y los elementos que contenga este texto, empezarán a mostrarse en la lista del filtro.