DIAGNÓSTICO Y PROPUESTAS DE MEJORA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE FORSA S.A.

Transcripción

1 PRESENTACIÓN TRABAJO DE GRADO DIAGNÓSTICO Y PROPUESTAS DE MEJORA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE FORSA S.A. AUTORES: ADRIANA MARÍA GÓMEZ CASTRO JESÚS ANTONIO GÓMEZ CASTRO DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO: SILVIO BORRERO CALDAS, PHD

2 DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE MEJORA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE FORSA S.A

3 AGENDA 1. Introducción Conociendo la compañía en FORSA S.A Formulación del problema 2. Desarrollo Identificación de oportunidades Desarrollo de propuestas Implementación de propuestas 3. Conclusiones 4. Preguntas

4 AGENDA 1. Introducción Conociendo la compañía en FORSA S.A Formulación del problema 2. Desarrollo Identificación de oportunidades Desarrollo de propuestas Implementación de propuestas 3. Conclusiones 4. Preguntas

5 INTRODUCCIÓN Conociendo la compañía UBICACIÓN UNIDADES PRODUCTO DE NEGOCIO ANTES FORMALETA DESPUÉS 23 oficinas comerciales

6 INTRODUCCIÓN en FORSA S.A ESTRUCTURA MISIÓN - Presidencia Casa Matriz Controlar, ejecutar y administrar el abastecimiento de productos y servicios de forma eficiente Vp para Operaciones toda la organización basado en negociaciones, contribuyendo así al alcance de los objetivos corporativos. Directas Coordinador Auxiliar Jefe de Estudiante en práctica Indirectas In House Aviatur

7 INTRODUCCIÓN en FORSA S.A ESTRUCTURA Jefe de Coordinador Auxiliar Estudiante en práctica In House Aviatur Directas Indirectas

8 INTRODUCCIÓN en FORSA S.A ESTRUCTURA Jefe de Coordinador Auxiliar Estudiante en práctica In House Aviatur Directas Indirectas

9 INTRODUCCIÓN en FORSA S.A ESTRUCTURA Jefe de Coordinador Auxiliar Estudiante en práctica In House Aviatur Directas Indirectas

10 INTRODUCCIÓN en FORSA S.A ESTRUCTURA Jefe de Coordinador Auxiliar Estudiante en práctica In House Aviatur Directas Indirectas

11 INTRODUCCIÓN Formulación del problema Alta rotación en la dirección Teoría proceso administrativo Fayol, 1916 Control Coordinación Cambio Estructural Cambio de área de dependencia Ausencia de dirección Dirección Planeación Organización

12 AGENDA 1. Introducción Conociendo la compañía en FORSA S.A Formulación del problema 2. Desarrollo Identificación de oportunidades Desarrollo de propuestas Implementación de propuestas 3. Conclusiones 4. Preguntas

13 DESARROLLO Identificación de oportunidades FACTORES MATRIZ ANÁLISIS RESULTANTE CRUZADO DE DECISIÓN DOFA FORTALEZAS Y DEBILIDADES OPORTUNIDADES OPORTUNIDADES Y AMENAZAS AMENAZAS Perfil de desempeño Sustitutos - - N + + Atractivo del mercado Factores externos - - N + + Poder de negociación Recurso Humano X Factores externos X Compatibilidad cultural con el entorno Procesos X Sustitutos X Compatibilidad tecnológica Capital FORTALEZAS de trabajo X ESTRATEGIA Poder FOde negociación ESTRATEGIA FA X Recurso Infraestructura Humano Administración X de ordenes Compatibilidad de compras cultural a Generar con reportes el entorno con filiales X Infraestructura través del sistema de información. Sentido de pertenencia X Compatibilidad tecnológica X Sentido de pertenencia Credibilidad ante terceros X Velocidad de respuesta Innovación Velocidad de respuesta X Capacidad de investigación X DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA Estructura lógica X Procesos Controlar las compras indirectas de la Innovación X Credibilidad ante terceros compañía Capacidad de investigación Redistribución de tareas Estructura lógica ANALISIS DOFA Incremento de provisiones que mitigen el riesgo cambiario PROPUESTAS DE MEJORA

14 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 1. CONTROLAR LAS COMPRAS INDIRECTAS DE LA COMPAÑÍA. DIAGRAMA CAUSA EFECTO

15 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 1. CONTROLAR LAS COMPRAS INDIRECTAS DE LA COMPAÑÍA. ALTERNATIVA 2 - PROPUESTA Creación comité de compras EVIDENCIA Exceso de autonomía de áreas Falta de control presupuestal Objetivo Control presupuesto gasto Control requerimientos Priorización Flujo de caja ALTERNATIVA 1 Control total compras indirectas Proceso Fuente: Base de datos. ERP FORSA S.A Comité de Frecuencia Reunión semanal Integrantes Vp Operaciones Gerente RRHH Gerente Tesorería Jefe de Fuente: Base de datos. ERP FORSA S.A

16 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 2. GENERAR RÉPORTES CON FILIALES. Consolidado compras directas 18 meses CATEGORIA Total USD (x) SKU (y) f(x) F(x) f(y) F(y) PERFILERIA ALUMINIO $ 15,187, % 36.47% 3.32% 3.32% ACCESORIOS $ 10,991, % 62.87% 11.96% 15.28% LAMINA ALUMINIO $ 7,633, % 81.20% 0.24% 15.51% HIERROS Y ACEROS $ 2,486, % 87.17% 6.39% 21.91% CONSUMIBLES $ 1,292, , % 90.28% 59.56% 81.47% SOLDADURA ALUMINIO $ 876, % 92.38% 0.18% 81.65% ABS $ 814, % 94.34% 0.06% 81.71% INSUMOS ACCESORIOS $ 650, % 95.90% 2.90% 84.61% GASES $ 436, % 96.95% 0.53% 85.14% ACCESORIOS PLASTICO $ 402, % 97.91% 1.42% 86.56% REPUESTOS SOLDADORES $ 336, % 98.72% 9.35% 95.91% SEGURIDAD INDUSTRIAL $ 212, % 99.23% 3.79% 99.70% PIGMENTO $ 194, % 99.70% 0.12% 99.82% NYLON $ 124, % % 0.18% % TOTAL $ 41,639, , % 100% Fuente: Base de datos ERP FORSA S.A Fuente: Base de datos ERP FORSA S.A SE ADICIONAN: Soldadura aluminio Gases Seguridad industrial

17 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 2. GENERAR RÉPORTES CON FILIALES. ligadas a la actividad productiva de FORSA S.A 6 CATEGORÍAS DE COMPRAS SITUACION no ligadas a la actividad Marzo MRP - MP productiva de FORSA S.A M2 a Producir 1st W 2nd W 3rd W 4th W TOTAL MAR 3,750 3,750 3,750 3,750 15,000 SKU Descripción U.M Moneda Reporte semanal MRP: CONTROL INSUMOS NEGOCIADOS Negociación Precio Precio Inventario Negociado inicial Anterior $ Consumo $ proyectado $ Inventario $ en tránsito $ 56, Inventario final Filial Mexico Año 2012 Mes Febrero realizadas Cantidad Precio Ahorro FILTRO P/GASES 3M REF.2097 UND MXN $ 500 $ $ 6, RESPIRADOR MEDIA CARA 3M UND MXN $ 250 $ $ 10, CARETA P/SOLDAR AUTOMATICA UND MXN $ 315 $ $ 26, FILTRO P/POLVILLO DE ALTA REF:7093B 3M UND MXN $ 500 $ $ 12, JUEGO D CUCHILLAS CIZALLA DURMA HGS 3006 JGO MXN 54, $ 10 $ 54, $ 28, MONOGAFA ANTIEMPANANTE EVEREST UND MXN $ $ $ $ 5, MXN USD RESUMEN DE AHORRO TRM $ $ 89, $ 7, Factores de análisis: Inventario inicial SKU (TON) Consumo SKU (TON) P.O Pareto por P.O categoría Ordenes en transito SKU (TON) P.O Determinación Total transito compras 40 globalizadas Inventario final SKU (15.00) 2.50 (15.00) (30.00) globalizadas: SOLUCION MRP - MP M2 a Producir Marzo 1st W 2nd W 3rd W 4th W TOTAL MAR 3,750 3,750 3,750 3,750 15,000 Negociación por Casa Matriz Validación cumplimiento mediante reporte ERP Inventario inicial SKU (TON) Consumo SKU (TON) P.O P.O P.O Ordenes en transito SKU (TON) NUEVA P.O no globalizadas: NUEVA P.O Total transito Inventario final SKU Negociación por cada Filial Pedidos reprogramados Pedidos nuevos Validación cumplimiento mediante reporte ERP

18 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 3. REDISTRIBUCIÓN DE TAREAS Factores PROPUESTA de análisis: SOLUCIÓN: Redistribución Determinación de tareas listado con funciones, base a: periodicidad, responsable de cada tarea. Clasificación de cada tarea enfoque Carga de trabajo en horas de cada colaborador % OCUPACIÓN MANO DE OBRA ENFOQUE POR CARGO Tiempo empleado (horas / mes) Enfoque tipo de actividad por cargo PROPUESTA Tiempo empleado (horas Cargo Responsable Directas Indirectas Total % Ocupación Cargo / Responsable mes) Enfoque 1 Enfoque 2 Enfoque 3 Cargo Responsable Directas Indirectas Total % Ocupacion propuesta % Ocupacion actual Var ptos % Jefe Estratégico Funcional Operativo Jefe Jefe % % 102% -10% Coordinador Funcional Estratégico Operativo Coordinador Coordinador % % 87% -5% Auxiliar Auxiliar % 107Auxiliar 84% Operativo 77% Funcional 7% Estratégico Estudiante en Estudiante práctica en practica % 103Estudiante en 80% práctica Operativo 72% Funcional 8% Estratégico Oficina de Aviatur Oficina de Aviatur % 66Oficina de Aviatur 52% Operativo 52% Funcional 0% Estratégico

19 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 4. ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS Etapa 1 Anteriormente Propuesta Elaboración PO por medio del sistema ERP Formato OC COMPRAS Formato PO Diseño Nuevo Formato PO Inconvenientes - Errores manuales - Ineficiencia en proceso de solicitudes - Trazabilidad (seguimiento) - Controles de inventario - Planeacion de flujo de caja - Causación de impuestos

20 DESARROLLO Desarrollo de propuestas 4. ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS Etapa 2 Homologación de códigos MP importada Base de datos Proveedor Código FORSA A B C PURCHASE ORDER PERSONALIZADA CON CODIGOS PROVEEDOR

21 DESARROLLO Implementación de propuestas Propuestas Realizado En proceso Tiempo implementación 1. Control Indirectas Diseño de propuesta Presentar ante comité de gerencia Segundo semestre de Reportes con Filiales Diseño de MRP (Asociado Socializar nuevo procedimiento con las filiales, Abr-12 a producción) asignar roles y responsabilidades Diseño de reporte en ERP Realización negociaciones para compras Abr-12 (No asociado a producción) globalizadas y no globalizadas 3. Redistribución de tareas Diseño de propuesta Discutir propuesta con la Vicepresidencia de Ago-12 Operaciones 4. Ordenes de compra bajo Diseño y implementación Estabilización, seguimiento y control al proceso Ejecutado ERP OC importaciones en ERP Homologación items / Reunión y definición Segundo semestre de 2012 plan de trabajo con Dpto de Sistemas.

22 AGENDA 1. Introducción Conociendo la compañía en FORSA S.A Formulación del problema 2. Desarrollo Identificación de oportunidades Desarrollo de propuestas Implementación de propuestas 3. Conclusiones 4. Preguntas

23 CONCLUSIONES Análisis sistemático Teoría académica Continuidad en la dirección

24 AGENDA 1. Introducción Conociendo la compañía en FORSA S.A Formulación del problema 2. Desarrollo Identificación de oportunidades Desarrollo de propuestas Implementación de propuestas 3. Conclusiones 4. Preguntas

25 PREGUNTAS GRACIAS!!!