GERENCIA ESTRATEGICA DE COSTOS PROYECTO DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES - ABC

Transcripción

1 GERENCIA ESTRATEGICA DE COSTOS PROYECTO DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES - ABC

2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES ABC

3 ANTECEDENTES Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000;2009) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005). Requerimientos legales derivados de informes de entidades externas. (Ministerio de Educación Nacional Contraloría General de la República). Marco de Referencia para la Implementación de Sistemas de Costos en las Entidades del Sector Público. (Contaduría General de la Nación).

4 POR QUÉ LOS COSTOS?

5 VIABILIDAD ORGANIZACIONAL META = RENTABILIDAD SOCIAL FINANCIERA RENTABILIDAD = INGRESOS - COSTOS

6 AMBIENTE COMPETITIVO LOS MÁRGENES DE RENTABILIDAD SE ESTRECHAN MODELO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA

7 QUE SE REQUIERE? IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE REALMENTE NECESITAN LAS ORGANIZACIONES DE HOY. CREAR UNA CULTURA DEL COSTO PARA ENTENDER QUE ESTE ES UN MECANISMO DE SUPERVIVENCIA. CONTAR CON UNA ESTRUCTURA DE COSTOS DINÁMICA QUE GARANTICE EFICIENCIA, VALOR AGREGADO, COMPETITIVIDAD, GESTIÓN Y RENTABILIDAD.

8 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES - ABC

9 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES - ABC Surge a mediados de los 80 como un mecanismo para viabilizar la rentabilidad. Utilidad = Precio Costos (se constituyen en la variable más discrecional). Sus promotores fueron: Cooper Robin Kaplan Robert

10 GESTIÓN DE COSTOS La internacionalización de la economía, un ambiente competitivo, la escasez de recursos, las políticas de austeridad, la venta de productos o servicios, el deseo de medir la eficiencia, obligan a construir un MODELO DE GESTIÓN DE COSTOS. No basta con conocer los costos, es necesario gestionarlos. En el mundo de hoy todos tenemos un compromiso con la eficiencia.

11 QUE ES UN SISTEMA DE COSTOS ABC? Herramienta gerencial orientada a la toma de decisiones, bajo una metodología de asignación de costos que identifica y analiza los recursos asociados con actividades y los vincula a bienes y servicios u otros objetos de costeo.

12 RECURSOS ACTIVIDADES OBJETOS DE COSTO QUE SE CONSUME? CENTROS DE COSTO

13 DIRECCIONADORES DE RECURSOS RECURSOS ACTIVIDADES OBJETOS DE COSTO QUE SE HACE? PROCESOS ADMINISTRATIVOS, DE APOYO Y MISIONALES

14 DIRECCIONADORES DE ACTIVIDAD RECURSOS ACTIVIDADES OBJETOS DE COSTO QUE SE ENTREGA? PRODUCTOS O SERVICIOS

15 POR QUE UN SISTEMA DE COSTOS ABC? Muestra la contribución de las áreas de apoyo en el cumplimiento de los objetivos misionales. Facilita una mayor precisión en la asignación de los costos y gastos indirectos. Permite un mejor análisis de la utilización de los recursos frente a las actividades, procesos y servicios que entrega la entidad. Posibilita la medición del costo desde diferentes perspectivas: actividades, procesos, áreas de responsabilidad, productos y/o servicios, zonas, clientes, entre otros. Soporta decisiones estratégicas como: definición de políticas de tarifas, descuentos, balance de portafolio de productos, redefinición de procesos, contratación con terceros entre otros.

16 DESVENTAJAS Su implementación puede resultar una inversión inoficiosa sino se adopta como un sistema de gestión. No acertar con adecuados direccionadores o conductores del costo, sería aceptar las inconsistencias de los métodos tradicionales. Trabajar con ABC y no con ABM es sacrificar los beneficios de esta filosofía. Requiere una logística que le de mantenimiento, pues es un sistema dinámico producto del mejoramiento continuo.

17 CARACTERÍSTICAS DEL MODELO SISTEMICO GESTIONABLE FLEXIBLE CONFIABLE

18 PROPUESTA COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES: ABC (Activity Based Costing). ADMINISTRACIÓN BASADA EN ACTIVIDADES: ABM (Activity Based Management).

19 Qué es ABC y ABM? ABC Método para distribuir los costos indirectos Cálculo más razonable de costos Confiabilidad en los márgenes de rentabilidad MÉTODO DE CÁLCULO PROPUESTA ABM Disminución de costos Mejoramiento continuo Eficiencia Valor Agregado Ventajas competitivas Rentabilidad MODELO DE GESTIÓN GEC

20 COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES ABC Por qué actividades? Si fabricar un producto o prestar un servicio es costoso, es porque las actividades que se desarrollan son costosas; y son costosas porque no se usa la tecnología precisa, porque el recurso humano no tiene el perfil que se requiere, o porque consume muchos recursos. Si se quiere reducir el costo es necesario intervenir las actividades.

21 ADMINISTRACIÓN BASADA EN ACTIVIDADES - ABM SER MEJORAMIENTO CONTINUO DEBER SER COSTO ACTUAL VALOR AGREGADO EFICIENCIA RACIONALIDAD DESPILFARRO CERO COSTO IDEAL Esto puede salvar una institución o garantizar el logro de los objetivos

22 QUE SE PUEDE MEDIR? Todo lo que la Universidad tiene y desarrolla: Un crédito Un estudiante Una asignatura Una reunión académica Un programa académico Una Facultad, Escuela e Instituto Las Bibliotecas Los Auditorios Las Granjas La Imprenta La Carpintería El cese de actividades El Museo de Arte Una investigación Un proyecto Una consultoría Una asesoría Un diploma Un posgrado La deserción Una prueba de laboratorio Un medicamento Un huevo Etc.

23 CONCEPTOS BASICOS EN ABC RECURSOS CENTROS DE COSTO ACTIVIDADES PROCESOS OBJETOS DE COSTO DIRECCIONADORES

24 RECURSOS Son todos los costos y gastos necesarios para la elaboración de productos o la prestación de los servicios. Se encuentran básicamente en el sistema contable. Ejemplo: Salarios, depreciaciones, servicios públicos, etc.

25 CENTROS DE COSTOS Son áreas de responsabilidad que acumulan costos, generalmente responden a las dependencias de la organización. Cada centro de costo es responsable de los recursos necesarios para realizar sus actividades.

26 ACTIVIDADES Las actividades son conjuntos de tareas que emplean una serie de recursos humanos y físicos dirigidos a satisfacer un cliente interno o externo y que tienen un objetivo específico.

27 CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Primarias: Son las que contribuyen directamente a la misión de una unidad organizativa. Secundarias: Son las que sirven de apoyo a las actividades primarias. Son de carácter general y esencial para la ejecución de las actividades primarias como: administración, supervisión, planeación, etc.

28 PROCESO Es un conjunto de actividades que utilizan recursos, y que se gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados con un objetivo en común.

29 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Centrales u operativos: Están orientados al desarrollo del producto o prestación del servicio. Contribuyen de manera directa al crecimiento y fortalecimiento de la organización. Administrativos: Sirven de apoyo a los procesos internos. Ejemplo: La dirección, contabilidad, tesorería, etc.

30 OBJETOS DE COSTO Es todo lo que se desea costear, representan la razón de ser de la organización. Generalmente están definidos por el portafolio de productos o servicios. Los objetos de costo pueden ser internos o externos.

31 DIRECCIONADORES Son criterios lógicos de aplicación y/o distribución de los recursos de un nivel a otro dentro del modelo de costos. Son el factor que determina la carga de recursos que asume un nivel en el sistema de costos. Condiciones: Relación de causalidad Independencia Económico y fácil manejo

32 CLASES DE DIRECCIONADORES Primarios: Se utilizan para distribuir los recursos a las actividades. Generalmente son el resultado de las encuestas realizadas al personal de la empresa. Secundarios: Se utilizan para distribuir los costos de las diferentes actividades a los objetos de costo, están relacionados con los productos o servicios. Ejemplo: Número de productos vendidos, número de ordenes de clientes, Número de estudiantes matriculados, etc.

33 Recursos Sueldos de personal Contribución ICFES Aportes a salud Aportes al ICBF Subsidio familiar Cesantías Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica Dotación y suministro a trabajadores R N Centros de Costo Contables CC1 CC2 CC3 CC4 CC5 CC6 CC7 CC8 CC9 CCN Especiales Recursos C de C Administrativos consolidados CC1 CC2 CC4 CC5 Actividades Administrativas AA1 AA2 AA3 AA4 AA5 AA6 AA N Procesos administrativos PA1 PA2 PA3 C de C Operativos consolidados CC6 CC7 CC8 CC9 CC N Actividades operativas AO1 AO2 AO3 AO4 AO5 AO6 AO N Objetos de costo intermedios ECC3 ECC4 Prog. IDA ICC5 ICC6 Objetos de costo misionales Pregrado Posgrado Extensión Und Académica Extensión Universitaria Investigación Und Académica

34 OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Diseñar e implementar la Gerencia Estratégica de Costos Costeo Basado en Actividades para todas las áreas de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia.

35 FASES DEL PROYECTO FASE PRELIMINAR : ESTABLECIMIENTO DEL PROYECTO FASE 1: SENSIBILIZACION GENERAL DEL PERSONAL DE LA UPTC UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA. FASE 2: ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTO. FASE 3: DETERMINACION DE LOS OBJETOS DE COSTO. FASE 4: ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION. FASE 5: ANALISIS DEL SISTEMA FINANCIERO.

36 FASES DEL PROYECTO FASE 6: DETERMINACION DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS Y ACTIVIDADES. FASE 7: DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL MODELO DE COSTOS. FASE 8: DETERMINACIÓN DE DIRECCIONADORES A TODO NIVEL. FASE 9: SOFTWARE DE ENCUESTAS. FASE 10: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA COMPUTARIZADO. FASE 11: CÁLCULO Y ANÁLISIS DE LOS COSTOS.

37 REQUERIMIENTOS COMPROMISO DE GRUPO. COMITE COORDINADOR. COMITE OPERATIVO. COLABORACION PERMANENTE DE TODOS LOS FUNCIONARIOS. DEFINICION DE METAS. MEJORAMIENTO CONTINUO. CONTINUIDAD DEL PROYECTO.

38 MUCHAS GRACIAS JUNTOS PODREMOS HACERLO MEJOR