TESIS AUTOMATIZACION DEL PRESUPUESTO DE VENTAS PROCAMPO S.A. Por: Walter Narrea Palacios. Victor Carbajal Alcarraz

Transcripción

1 TESIS AUTOMATIZACION DEL PRESUPUESTO DE VENTAS PROCAMPO S.A. Por: Walter Narrea Palacios Victor Carbajal Alcarraz Estudiantes de Ingeniería de Sistemas de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas Para optar el Titulo Profesional de INGENIERO DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ SEPTIEMBRE 2012 Tesis Dirigida por: MBA Ing. Carlos Zorrilla Vargas

2 Los autores ceden a la UTP los permisos para reproducir esta TESIS de forma total o parcial en cualquier medio conocido o futuro. Agradecimiento Expresamos nuestra mayor gratitud y profundo aprecio a: Nuestras familias, por su paciencia y constante apoyo durante toda esta etapa. A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 1 de 12

3 Dedicatoria A mi adorada Sara, mi hijo Anthony, mi madre Antonia sustentos de mi vida A mi padre, que siempre estará en mis recuerdos invalorables. Walter A Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio. Victor A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 2 de 12

4 Índice General 1. Resumen Ejecutivo 2. Justificación De La Investigación 2.1. Objetivos Objetivos Generales Objetivos Específicos 3. Hipótesis 3.1. Hipótesis General 3.2. Hipótesis Específica 4. Diferenciación con otras investigaciones similares 5. Situación Actual 6. Formulación del Problema 7. Alcances y Limitaciones A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 3 de 12

5 2. Justificación de la investigación Actualmente la empresa Procampo S.A. viene desarrollando los presupuestos de ventas de forma manual el cual toma aproximadamente 100 horas por cada punto de venta (considerar que se realiza por producto, por laboratorio, por cliente), el personal deja de vender y se dedica exclusivamente a la preparación del presupuesto, descuidando la labor de ventas, generando insatisfacción de los clientes y por ende falta de logros de objetivos de venta. Concluido con la elaboración del presupuesto, esta información es comparada con los resultados de las ventas, en forma semanal y mensual, el cual permite evaluar el avance de los presupuestos de ventas. Esta tarea se realizan en forma manual, lo cual demora y está propenso a cometer errores involuntarios. A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 4 de 12

6 3. Objetivos 3.1. Objetivos Generales Automatizar el Presupuesto del Área de Ventas de la empresa Procampo S.A., con la finalidad de optimizar los procesos de elaboración de presupuestos de ventas y obtener información confiable en el momento oportuno Objetivos Específicos 1. Diseñar Sistema informático para el Área de ventas de la empresa Procampo S.A., que permita registrar el presupuesto de ventas por producto, laboratorio y cliente 2. Reducir en 60% el tiempo de Registro del presupuesto de ventas en cada punto de venta 3. Reducir a 0 el tiempo de actualización del avance de la ventas, mediante procesos en Batch 4. Elaborar tablas dinámicas para la explotación de datos de presupuestos, cada punto de ventas generará la información que le corresponde a su zona 5. Elaborar tablas dinámicas para la explotación de datos de ventas comparadas con las presupuestos, cada punto de ventas generará la información que le corresponde a su zona 6. Mitigar la fuga de información mediante el uso de escritorios remotos A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 5 de 12

7 4. Hipótesis 4.1. Hipótesis General Será importante desarrollar un sistema informático de Presupuesto de Ventas en la empresa Procampo S.A.? 4.2. Hipótesis Específica 1. La Implantación del Sistema de Presupuesto de Ventas optimizará el proceso de registro de Presupuesto de ventas por cada punto de venta 2. Generación automática de tablas dinámicas con los avances de ventas por zonas o nivel nacional 3. Mejorar la planificación de compras 4. Reducción de inventarios 5. Información disponible y actualizada en línea, mediante el uso de escritorios remotos 6. Mejorar el clima laboral de los vendedores al contar con herramientas que les facilite su trabajo 7. Mitigar la fuga de información mediante el uso de escritorios remotos A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 6 de 12

8 5. Situación Actual A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 7 de 12

9 A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 8 de 12

10 Situación Propuesta A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 9 de 12

11 6. Alcances y Limitaciones Esta tesis describe el plan general para ser utilizada por el área de venta de Procampo S.A., para el desarrollo del Sistema de Presupuesto de Ventas que se integre al Sistema Integrado SIGEP. Nos hemos basado en la captura de requisitos de información por medio de stakeholder representantes de Procampo S.A. para hacer una estimación aproximada, una vez comenzado el proyecto y durante la fase de inicio posteriormente, el avance del proyecto y el seguimiento en cada una de las iteracciones. Procampo S.A. una de las empresas más importantes del Perú, en el rubro de distribución de insumos agrícolas y asesoría en el uso optimo de los productos que venden; cuenta con 30 puntos de venta a nivel nacional, todas interconectadas a un ERP SIGEP, cuyas sedes son: Piura, Trujillo, Norte Chico, Arequipa y Tacna. El área de Ventas ha incluido nuevas líneas de productos lo que incrementado la carga de trabajo a través del tiempo, toda vez que los presupuestos de ventas se registran manualmente en hojas de cálculo, por cuanto los procesos son lentos generando pérdida de horas hombre dedicadas al ingreso de datos con posibles errores en la digitación y descuida de su función principal, las ventas. Alcance, el desarrollo tiene los siguientes alcances: Portafolio de productos Calendario agrícola por Zonas Prospección de clientes por cultivos Presupuesto por cliente Presupuesto por clase de producto Presupuesto por laboratorio Presupuesto ventas contado y crédito Tablero de control Ventas por Clase Tablero de control Rotación de Inventarios A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 10 de 12

12 Limitaciones Falta de equipos de cómputo para el personal representantes de ventas. A U T O M A T I Z A C I O N D E L P R E S U P U E S T O D E V E N T A S P R O C A M P O S. A. Página 11 de 12