Manual de Usuario (Capítulo 2- Menú Transacciones) Tomo 4 - Parte 2.

Transcripción

1 Manual de Usuario (Capítulo 2- ) Tomo 4 - Parte 2

2 .- Transacciones Clientes Cuentas por Cobrar..... Pág.4 o Opciones del Módulo de Cuentas por Cobrar Pág.5 Políticas de Cuentas por Cobrar Pág.5 Ejemplos de Políticas.. Pág.6 Pagos ó Abonos... Pág.9 Cuentas por Cobrar Integrado con Bancos. Pág.12 Notas de Crédito.. Pág.18 Aplicar Nota de Crédito en Diferentes Monedas Pág.20 Opción Monedas. Pág.21 Todo en Moneda Nacional.. Pág.22 Solo en Moneda Nacional Pág.22 Solo en Moneda Extranjera. Pág.23 Pasos para Aplicar una Nota de Crédito Pág.24 Totalizar la Nota de Crédito. Pág.25 Aplicar Devoluciones Pendientes. Pág.28 Emisión de Facturas desde Cuentas por Cobrar Pág.35 Notas de Débito.. Pág.37 Notas de Débito por Cheque Devuelto. Pág.38 Giros. Pág.41 Pagos Adelantados Pág.44 Pagos Adelantados Pendientes. Pág.45 Aplicación de Pagos Adelantados. Pág.46 Pagos Pendientes por Aplicar Pág.48 Aplicación de Pagos Adelantados en Cuentas por Cobrar Pág.49 Ver Detalle de un Efecto por Cobrar... Pág.51 Retenciones. Pág.53 Intereses de Mora Clientes... Pág.55 Notas de Débitos Intereses de Mora. Pág.59 Proveedores Cuentas por Pagar. Pág.60 o Opciones del Módulo de Cuentas por Pagar... Pág.61 Manejo de Monedas Cuentas por Pagar y Cobrar.... Pág.62 Cuentas por Pagar Todo en Moneda Nacional. Pág.63 Cuentas por Pagar Solo en Moneda Nacional.... Pág.65 Cuentas por Pagar Solo en Moneda Extranjera.. Pág.66 Cuentas por Pagar Reexpresadas.... Pág.67 Pagos Pág.72 Políticas Aplicadas a Cuentas por Pagar.. Pág.75 Notas de Débito Cuentas por Pagar.. Pág.76 o Notas de Débito Pendientes Cuentas por Pagar.. Pág.79 Facturas en Cuentas por Pagar. Pág.82 Notas de Crédito Cuentas por Pagar. Pág.83 Giros en Cuentas por Pagar Pág.84 Pagos Adelantados en Cuentas por Pagar.. Pág.85 Retenciones en Cuentas por Pagar.. Pág.87 Retenciones de IVA y los Contribuyentes Especiales (Grandes Contribuyentes).. Pág.90 o Contribuyentes Especiales Configuración. Pág.90 Activando el IVA al 8% como Base Reducida. Pág.91 Activando la Retención del IVA para las Ventas Pág.93 Retenciones Transacciones Generadas en las Cuentas por Pagar Pág.95 o Relación de Retenciones.. Pág.97 Pág. 2

3 o o Opciones del Módulo de Retenciones del IVA.. Pág.98 Impresión Preliminar del Comprobante de Retención.. Pág.98 Imprimir Comprobante de Retención Pág.99 Generar Archivo TXT Requerido por el Seniat Pág.100 Exportar Archivo a Excel. Pág.102 Manejo de Seriales... Pág.103 Comprobantes Contables.. Pág.105 Cómo Configurar un Comprobante Contable?... Pág.106 Configurar Comprobantes Contables.. Pág.113 Comprobante Modelo Transacciones de Ventas... Pág.114 Comprobante Modelo Devoluciones de Ventas. Pág.115 Comprobante Modelo Compras Pág.116 Comprobante Modelo Devoluciones en Compras. Pág.117 Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Cobrar... Pág.118 Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Pagar. Pág.119 Comprobante Modelo Operaciones de Inventario. Pág.120 Comprobante Modelo Apartados del Período. Pág Pág. 3

4 Capítulo 2- Transacciones-Clientes-Cuentas por Cobrar: Módulo de Cuentas por Cobrar Las deudas contraídas con la empresa son de vital importancia y su mantenimiento y visualización oportuna hará posible un proceso de cobranza transparente para el cliente. El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x C) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo click en ubicado al lado del cuadro de texto titulado "Cliente". En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se muestran todos los documentos del cliente como Facturas, Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble click sobre ella. Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente al estado de cuenta del cliente, siempre y cuando estos posean crédito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente se realiza a través del módulo de C x C. Pág. 4

5 Políticas de Cuentas por Cobrar: Se hace necesario conocer cada una de las políticas que afectan al módulo de cuentas por cobrar ya que las deudas contraídas con la empresa son de vital importancia y la alta gerencia tiene la posibilidad de poder parametrizarle al operador encargado de manejar la cuentas que puede hacer y que no. Pág. 5

6 Veamos algunos ejemplos de las políticas que aplican para las cuentas por cobrar: Política #27.- Permitir fechas fuera del período actual: Cuando esta política no está activa, solo son válidas fechas dentro del período en curso. Igualmente las restricciones en días que son asignadas al usuario desde el módulo de sistema son tomadas en cuenta para las operaciones, es decir, si negamos el acceso a los usuarios un día domingo, entonces las cancelaciones tampoco podrán efectuarse los días domingos. Obsérvese que la fecha del periodo para esta política es vital ya que si se esta trabajando en un periodo anual es decir doce meses, toda fecha dentro de ese año será valida, pero si se esta trabajando con periodos mensuales solo permitirá fechas dentro de ese mes. Módulo a2 Sistemas, Configuración de Usuarios, Restricciones. Pág. 6

7 Cuando se intenta efectuar una transacción que se encuentra fuera del periodo en curso que para este caso este esta definido desde el 01/09/2004 al 30/09/2004. Por lo tanto es una transacción no valida y requiere de una autorización. Transacción no Valida. Requiere Autorización. Al oprimir el botón aceptar que nos indica la advertencia la aplicación requerirá una clave valida para poder continuar. Para poder definir esta clave se dispone de una Política #28.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas: De esta forma el sistema permite con la autorización de los usuarios incluir transacciones fuera de la Fecha del periodo. Pág. 7

8 Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Pagina Principal: Posibilidad de ver el detalle de una transacción, reimprimir, modificar ó cambiar el color inverso del fondo del Grid. Cambiar color Inverso del Fondo del grid: Posibilidad de cambiar el color de fondo en el grid del módulo de cuentas por cobrar y pagar. Pág. 8

9 Pagos ó Abonos: Por medio de esta opción recibimos las cancelaciones ó pagos de los documentos pendientes por cobrar. Pudiendo ó no estar vencidos, obsérvese que los resaltados en color rojo nos indica que este esta vencido. La transacción de pago se aplica a los documentos Factura, Giro y Notas de Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Todos los pagos procesados son almacenados y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea cero. Para aplicar un abono haga doble click sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea pagar el total haga doble click en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla. Haciendo clickk con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones: Botón Derecho del Mouse desde la opción Pagos: Marcar: Solo facturas, giros o Notas de débito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos ó simplemente todos los documentos. Desmarcar todos los documentos. Anular intereses de mora a todos los documentos. Anular descuentos pronto pago a todos los documentos. Pág. 9

10 Pagos ó Abonos: Documentos pendientes por cobrar. Posibilidad de Indicar monto del pago. Informe de su Cuenta. Documento Vencido Pág. 10

11 Una de las ventajas que se tiene a la hora de registrar los pagos y que el cliente presente varias cuentas pendientes por cobrar es que podemos colocar el monto a pagar y el sistema si este es mayor el automáticamente asigna los documentos que este pago cubre y los selecciona como se aprecia en la figura: Saldo Pendiente Monto a Pagar Al colocar una cantidad a pagar de ( ) y que supera el saldo del primer documento pendiente por cobrar (factura, # , ), el sistema automáticamente toma el segundo documento pendiente (factura # , ,90) el cual no esta vencido y lo selecciona, quedando un saldo de el cual es abonado al tercer documento pendientes (factura # , Pág. 11

12 Cuentas por Cobrar integrado con el Módulo de Bancos: En esta ventana se desglosa el pago efectuado en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito. Si desea aplicar un pago adelantado presione el botón titulado "Adelantos" en la parte inferior de la pantalla. Si existen, se mostrará el monto total de ellos de donde puede utilizar el monto completo o parcial. Para cerrar el desglose del pago deben coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado en la superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla). Al cumplirse esta condición se activa el botón de Totalizar, el cual al ser accionado finaliza el proceso. Política # 21 Permitir elaborar operaciones bancarias (Cheques o Depósitos desde el mismo Módulo La aplicación tiene la posibilidad de registrar los pagos directamente con el módulo de bancos ofreciéndole una facilidad de uso, así como operación totalmente integrada. Cuando esta política esta activa esta integración es permitida y al totalizar el pago se despliega la siguiente ventana: Tenemos dos Opciones de Integración con el Módulo de Bancos 1) Al colocar el # de Deposito este pago será depositado en el banco seleccionado. 2) Si dejamos este campo # Deposito Banco en blanco quedará pendiente para ser procesado. Pág. 12

13 Veamos el Primer Caso (Colocando el # de Depósito y Banco donde se depositará): Se coloca el concepto y se totaliza. Módulo de Bancos Transacciones: El deposito quedo Registrado Automáticamente en el Banco. Pág. 13

14 Segundo Caso (Pendiente por Procesar en el Módulo de Bancos): Paso a Paso: 1. Entrar en el Módulo de Bancos. 2. Seleccionar el Banco si tienen más de uno registrado. 3. Seleccionar Transacción Nueva opción Depósitos. Seleccionar el Banco. Oprimir y Seleccionar Opción Depósitos 4. Seleccionar opción Depositar Cobranzas. 5. Indicar la fecha de cobro. 6. Oprimir el botón denominado Iniciar Pág. 14

15 7. Se despliegan todas las cobranzas de esa fecha obsérvese que tienen una marca (X) cada transacción, al desmarcarlas estas quedan seleccionadas para ser depositadas en otro banco distinto al que se esta trabajando. Desmarcar y quedará seleccionada 8. Luego de seleccionar los pagos o cobranzas de ese día se debe oprimir el botón Procesar: Procesar el Depósito Pág. 15

16 Procesar depósitos de cobranzas Pág. 16

17 9. Colocar Concepto al Crédito y Totalizar para finalizar. Si está Integrado el Módulo de Bancos con a2 Contabilidad se deberá indicar la cuenta contable a asignar este movimiento, si no lo está solo indique el concepto al crédito. 10. Deposito Cobranzas Procesado: Pág. 17

18 Notas de Crédito: Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o disminuir el saldo deudor del cliente con la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre otros. Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas distintas. Paso a Paso: 1. Haga click en Opciones, Nota de Crédito. 2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el cliente maneja multimoneda. 3. Hay dos vías para elaborar una nota de crédito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble click en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad. 4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un click el cuadro de verificación del documento y luego haga click sobre la opción de menú de Retención. 5. Para procesar la Nota de Crédito haga click en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla. En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como son: Afecta libro de Venta: Cuando se procesa documentos viejos que no corresponden al período actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas. Afectas Ventas: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario. Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla. Pág. 18

19 Se tienen dos opciones: 1. Aplicar Nota de Crédito 2. Nota de Crédito Pendiente Cliente que Presenta Deudas en Moneda Extranjera y en Moneda Nacional. Cuentas por Cobrar en Dólares. Cuentas por Cobrar en Moneda Nacional. Pág. 19

20 Aplicar Nota de Crédito (En Moneda Nacional ó en Moneda Extranjera): La aplicación entre una de sus bondades posee el manejo de Múltiples Monedas para sus procesos administrativos (facturación, cuentas por cobrar y pagar), así como el poder llevar el control de dichas cuentas tanto en Moneda Nacional como en Extranjera ó todo en moneda Nacional. Para el caso de aplicar una nota de crédito podemos de un cliente que se tiene efectos por cobrar en dos tipos de monedas podemos manejarlas de forma separada como se muestran en las figuras: Cuentas por Cobrar en Moneda Nacional. Cuentas por Cobrar en Moneda Extranjera (Dólares). Obsérvese que para el caso de efectos por cobrar en moneda extrajera podemos modificar el factor de cambio y registrar la transacción con un factor diferente a la que tiene registrada la aplicación como el factor del día. Pág. 20

21 Opción Monedas: Todo un concepto de manejo de diferentes monedas por transacción. Tres Posibilidades: Todo en (Bs.) Moneda Nacional. Solo en (Bs.) Moneda Nacional. Solo en ($) Moneda Extranjera. Pág. 21

22 Todo en (Bs.) Bolívares, Moneda Nacional: Todos los Efectos por Cobrar y sus Movimientos expresados en Moneda Nacional. Solo en (Bs.) Bolívares, Moneda Nacional: Solo los efectos por Cobrar elaborados en Monedas Nacional. Pág. 22

23 Solo en ($), Moneda Extranjera: Solo los efectos por cobrar en Moneda Extranjera. Pág. 23

24 Pasos para aplicar una Nota de Crédito: Dentro del menú de opciones del modulo de cuentas por cobrar seleccionar Notas de Crédito y en ella aplicar nota de crédito. Si se manejan efectos por cobrar en otras monedas diferentes a la nacional dentro de la opción aplicar nota de crédito indicar con que moneda se trabajará. Al indicar el monto de la nota de crédito la aplicación automáticamente selecciona la factura o facturas que dicho monto abarque es decir si el monto es mayor selecciona el siguiente documento. Obsérvese que el monto del pago es por y dentro de las facturas pendientes por cobrar estas están conformadas por dos: la primera por y la segunda por ,90. Se aplica la nota tomando el monto de la primera y se le abona el resto como se aprecia en la figura. Obsérvese que el monto del pago es por el cual es el monto completo, por lo tanto se aplica la nota a la primera factura. Pág. 24

25 Totalizar la Nota de Crédito: Si afecta ó No el Libro de Ventas. Posibilidad de definir si la nota de crédito afecta las ventas y las comisiones de ventas. Nota de Crédito Aplicada Pág. 25

26 Reporte de Cierre de Ventas Diario: Estado de Cuenta del Cliente: Pág. 26

27 Libro de Ventas: Pág. 27

28 Aplicar Devoluciones Pendientes: Esta opción le permite aplicar las Notas de Crédito Pendientes por las Devoluciones generadas en el módulo de devoluciones, sobre facturas efectuadas quedando en un estatus denominado pendiente por aplicar: Notas de Crédito Pendientes por Aplicar por Concepto de Devoluciones de Facturas de Ventas. Obsérvese que este cliente posee tres devoluciones Pendientes por aplicar un de ella es por una factura elaborada en Moneda Nacional y las otras dos en Moneda Extranjera. Pág. 28

29 Botón Derecho del Mouse podemos Reimprimir o Modificar una nota de crédito pendiente por aplicar: Modificar una Nota de Crédito. Solo podremos Modificar el Detalle de la Nota más no el valor esto no es permitido. Política # 7, Autorización para aplicar devoluciones pendientes : Política que nos permite tener un verdadero control sobre las notas de crédito generadas, por devoluciones de facturas. Pág. 29

30 Revisemos algunas las Políticas que afectan este Módulo de Cuentas por Cobrar- Notas de Crédito: Política # 2 Autorización para generar notas de crédito. Política # 22 Permitir al usuario reimpresión de documentos. Política # 25 Autorizado para modificar transacciones. Pág. 30

31 Reimprimir Nota de Crédito. Pág. 31

32 Obsérvese El Estado de Cuentas antes de la Aplicación de las Devoluciones Pendientes: Obsérvese que no se han aplicados las devoluciones pendientes pero aparecen ya registradas en el estado de cuenta del cliente. Pág. 32

33 Aplicación de Devoluciones Pendientes: Pág. 33

34 Cuentas por Cobrar - Nota de Crédito Aplicada: Nota de Crédito Aplicada. Factura a la cual se le aplico Devolución. Pág. 34

35 Emisión de Facturas desde el Módulo de Cuentas por Cobrar - Facturas: Se utiliza para generar C x C, con consecutivo de factura válido que no afecta el inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por contabilidad. La opción de elaborar facturas al cliente se utiliza para recrear las cuentas por cobrar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta. Otra aplicación de este documento son para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización. Pág. 35

36 Políticas que afectan la Emisión de Facturas desde el Módulo de Cuentas por Cobrar: Pág. 36

37 Notas de Débito: El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión administrativa, intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la empresa. La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de débito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción puede generar comisiones a vendedores. Su utilización es sencilla, se introduce la fecha del documento y la cantidad de días para su vencimiento, luego seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad en moneda conjuntamente con los impuestos que aplican. El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el vendedor con su respectiva comisión. Las opciones siguientes son: Afecta libro de Venta: Cuando se está procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas. Afectas Ventas del mes: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario. Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla. Cheque Devuelto: Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturación del comportamiento del cliente. Nota de Débito por Cheque Devuelto. Pág. 37

38 Nota de Débito por Cheque Devuelto: Recibo Nota de Débito Pág. 38

39 Políticas Avanzadas Ventas - Facturas Política 22 Mostrar el saldo Pendiente y los cheques devueltos al momento de seleccionar el cliente Política 23 Permitir transacciones con clientes que presenten saldo vencido ó cheques devueltos. Módulo de Facturación Políticas Avanzadas 22 y 23. Cheque Devuelto y Saldo Pendiente (Transacción no Valida). Pág. 39

40 Si la política # 23 está activa podrá efectuar la transacción el no estarlo es decir no esta activa requerirá de autorización ya que la transacción no es valida: Operación Restringida requiere autorización Pág. 40

41 Giros: Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con una periodicidad que puede ir de desde días hasta años según sea el caso. El concepto de giro de la aplicación se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración. El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron. Nota: El vendedor asociado el procedimiento de giros es simplemente referencial, por lo tanto no genera comisiones de ningún tipo. El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior izquierda). Para finalizar haga click en el botón Totalizar. Posibilidad de Elaborar giros en Moneda Nacional ó Extranjera. Indicar Monto Indicar Períodos Indicar Frecuencia Posibilidad de Imprimir los Giros Pág. 41

42 Emisión de Giros en Moneda Extranjera Pág. 42

43 Cuentas por Cobrar Giros: Giros Pág. 43

44 Pagos Adelantados: En esta sección se genera el pago adelantado mas no se aplica como pago o abono a saldo pendiente del cliente. Para aplicar un Pago Adelantado ver Pagos. En la Opción Pagos Adelantados, al ser colocado el número de la planilla del Deposito Bancario automáticamente se registra la transacción en el Módulo de Bancos. Módulo de Bancos, Transacciones, Depósito desde Cuentas por Cobrar Pág. 44

45 Pagos Adelantados Pendientes: Pagos Adelantados Pendientes por Aplicar. Advertencia de Pago Adelantado: Se le incorporó al sistema una advertencia que se activa automáticamente al momento de realizar un pago en los casos en que existan pagos adelantados. De esta manera el sistema evita la posibilidad de que el usuario por error omita la aplicación de un pago adelantado. Pág. 45

46 Módulo de Facturación Aplicación de Pago Adelantados: Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de Facturación (Ventas) al momento de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados. Saldo Adelantos Pendientes por Aplicar ( ). Monto de la Factura , que se le Aplicará el ó los Adelantos Pendientes. Pág. 46

47 Saldo Adelantos Pendientes ( ), después de aplicar la factura cuyo monto fue de Pág. 47

48 Pagos Pendientes por aplicar: Saldo Pendiente de Adelantos. Pág. 48

49 Aplicación de Pagos Adelantados en Cuentas por Cobrar: Para aplicar los adelantos debe oprimir el botón denominado Adelantos. Pág. 49

50 Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Pág. 50

51 Ver Detalle de un Efecto por Cobrar: La posibilidad de poder hacerle un seguimiento a un documento por cobrar que para este caso es una factura a crédito a la cual se le hicieron 4 pagos ó abonos, la opción ver detalle nos permite visualizar cada uno de estos pagos. Poder ver el detalle completo de cada documento hasta su cancelación total, para el departamento de cuentas por cobrar es una opción de mucha utilidad ya que pueden conocer la historia completa de la cuenta. Pág. 51

52 Recuerde que debe indicarle a la aplicación en la opción Títulos y Correlativos que mantenga los estados de cuentas abiertos al momento del cierre. Títulos y Correlativos (Consecutivos). Cerrar Estados de Cuenta al Momento del efectuar el cierre del periodo. Pág. 52

53 Retenciones: Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta. Para aplicar una retención haga click en Opciones, Pagos. Retenciones Ordinarias Botón derecho del Mouse, Imprimir una Retención (Reimprimir), Modificar ó Anular una retención. Pág. 53

54 Manejo de Retenciones: Ficha de Clientes Datos de Crédito. Se debe Indicar el % de Retención. Facturas, Ventas, Retenciones Ordinarias. Pág. 54

55 Intereses de Mora Clientes: El cálculo de intereses de mora a los clientes es muy útil para saber con exactitud la cantidad de dinero que se podría percibir o no por este concepto. Esta pantalla es la forma más fácil de aplicar o simplemente informarse de esto. Primero se estipula el porcentaje a aplicar y la fecha tope para realizar los cálculos, es decir que se obtendrá los días de mora a razón de la cantidad de días que han transcurrido desde la fecha de vencimiento del documento hasta esta fecha, luego haga click en el botón Filtrar donde se despliega la siguiente pantalla: Pág. 55

56 Realice los cambios necesarios según sus requerimientos, puede seleccionar facturas y/o giros y/o Notas de Débito, posteriormente un rango de clientes que puede estar compuesto por uno (coloque el mismo código en desde y hasta) o varios. También se puede usar la clasificación de las operaciones, utilice la lista de opciones (ALT + Flecha abajo) y seleccione uno. El rango de fecha de vencimiento del documento, y por último el vendedor que realiza la transacción. Nota: Al colocar los campos en blanco se establecen como parámetros abiertos. Si desea imprimir las notas de crédito generadas por los intereses de mora, active el cuadro de verificación ubicado a la derecha de la fecha. Pág. 56

57 Luego haga click en el botón de Iniciar, para ver los cambios en pantalla, en la lista mostrada se puede modificar los intereses de mora ya sea por arriba o por debajo (dependiendo de las políticas del usuario). En caso de no aplicar los intereses de mora a un documento mostrado haga click sobre los cuadro de verificación ubicados en lado izquierdo. Días de Vencimiento Saldo Pendiente Posibilidad de Excluir algún Documento Intereses Generados por Mora Total Intereses Mora Pág. 57

58 Para finalizar la operación haga click en Totalizar y confirmar la acción. Pág. 58

59 Notas de Débitos Generadas desde el Módulo de Intereses de Mora: Pág. 59

60 Proveedores - Cuentas por Pagar: Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras realizadas al pool de proveedores las cuales pasan a situación de crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien. Pág. 60

61 Opciones del Módulo: En esta opción podemos visualizar los adelantos y notas de débito pendientes. Nos permite obtener información del documento en cual se esta posicionado en el Grid del Módulo. Pág. 61

62 Manejo de Monedas (Cuentas por Cobrar y Pagar): Una de la particularidad de la aplicación es que podemos elaborar transacciones en diferentes monedas tanto en Nacional como en Extranjera. Pudiendo visualizar en el Grid del Módulo las operaciones en: 1 Todos en Moneda Nacional que para este caso es el Bolívar. 2 Solo en (Bs. ó Moneda Nacional). 3 Solo en ($) ó Moneda Extranjera. Es muy importante cuando un proveedor tiene transacciones (Compras) en diferentes monedas ya que estas no tienen el mismo tratamiento. La aplicación maneja los diferenciales cambiarios que son de mucha utilidad en economías inflacionarias. El saber cuanto se tiene por pagar a proveedores internacionales y poder reexpresar las transacciones al factor de cambio actual nos indica cuanto realmente se debe. Para una mejor compresión de esta capacidad veamos un ejemplo con un Proveedor que tiene efectos por pagar en las dos monedas (Bolívares y Dólares): Pág. 62

63 Cuentas por Pagar Todo en (Bs.) ó Moneda Nacional: Facturas Pendientes por Pagar registradas en Dólares. Al analizar la cuenta seleccionando todo en moneda nacional, el grid presenta un saldo pendiente de ,40 el cual esta conformado por los siguientes documentos: Nota: Al entrar en el módulo de cuentas por pagar y seleccionar un proveedor las transacciones que se presentan en el Grid por defecto es presentada Todo en Moneda Nacional. 1- Factura # de Fecha de emisión 19/08/04 por un monto de con vencimiento el 03/09/04 siendo la fecha del día de trabajo el 19/08/ Luego presenta un pago el cual viene dado que al ser un contribuyente especial ó gran contribuyente como también es denominado, este deberá retener un 75% del IVA pagado por compras, para el caso Venezolano, que aunque este documento no este cancelado esta se debe efectuar según lo estipula la ley sobre esta materia. Pág. 63

64 Pudiendo visualizar todas las retenciones por este concepto en la opción IVA. (Contribuyentes Especiales): Retenciones IVA Contribuyentes Especiales 3- Factura # de fecha 19/08/04 por un monto de ,60 con fecha de vencimiento el 03/09/04: Obsérvese que el documento tiene la condición de haber sido emitido en moneda extrajera (Dólares) y se reflejo a un factor de cambio en referencia a la moneda nacional de por Dólar. 4- Retención 75% IVA contribuyente especial correspondiente a la factura Factura # 8888 de fecha 19/08/04 por un monto de ,40 en Dólares. 6- Retención 75% IVA. Pág. 64

65 Cuentas por Pagar - Solo en (Bs.) ó Moneda Nacional: Cuenta por Pagar solo en Bs. Al seleccionar esta opción el grid presenta dos transacciones una factura # por un monto de y la retención del IVA por ser contribuyente especial. Saldo pendiente por pagar en moneda nacional Pág. 65

66 Cuentas por Pagar - Solo en ($) ó Moneda Extranjera: Cuenta por Pagar solo en Dólares. Solo en $ presenta cuatro transacciones dos facturas y sus respectivas retenciones el monto de la cuenta por pagar en dólares es 3.006,22. Pág. 66

67 Obsérvese la ventaja que se tiene para el manejo de cuentas por pagar en diferentes monedas: Tres Monedas Definidas: Bolívares, Dólares y Pesos. Filtros Pág. 67

68 Cuentas por Pagar solo en Moneda Extranjera (Dólares): Obsérvese que el Factor de Cambio de estas dos facturas por pagar Bs. x Dólar. Efectos por Pagar en Dólares Cuentas por Pagar Solo en Moneda Nacional (Bolívares): Efectos por Pagar en Bolívares Pág. 68

69 Cuentas por Pagar Todo en Moneda Nacional (Bolívares): Efectos por Pagar Todo en Bolívares El factor de cambio registrado en la aplicación es de: Para Activar la Opción de Monedas (Factor de Cambio) el primer usuario en entrar a la aplicación con autorización para modificarlo, con la secuencias de teclas CTRL + M se le despliega la siguiente ventana en la cual podrá modificarlo. Pág. 69

70 La aplicación le permitirá poder visualizar sus efectos por Pagar y Cobrar reexpresados con el nuevo factor de Cambio, para poder visualizar este efecto variamos este de Bs. por dólar a 2.500, recuerde que el monto de la deuda todo en moneda nacional es ,40. Nuevo Factor de Cambio Cuentas por Pagar Nuevo Factor de Cambio Bs. por Dólar. Pág. 70

71 Cuentas por Pagar Reexpresadas a un Factor de Cambio de por Dólar: Cuentas por Pagar a por Dólar, ,40, ahora cambia el factor a y las cuantas por Pagar se incrementan a Pág. 71

72 Pagos - Cuentas por Pagar: La transacción de Pago se aplica a los documentos Facturas, Giros y Notas de Crédito los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Todos los pagos procesados son almacenados, y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea cero. Pagos - Cuentas por Pagar - Documento emitidos en Moneda Nacional. Pág. 72

73 Pagos Cuentas por Pagar Documento emitidos en Moneda Extranjera. Pág. 73

74 Paso a Paso: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. Para aplicar un abono haga doble click sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea pagar el total haga doble click en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla. Nota: Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones: Marcar: Solo facturas o giros o Notas de Crédito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos o simplemente todos los documentos. Desmarcar todos los documentos. Anular intereses de mora a todos los documentos. Anular descuentos pronto pago a todos los documentos. 2. Al finalizar el proceso de Selección de documentos haga click en el botón Totalizar. 3. En esta ventana se desglosa el Pago efectuado en Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito. Si desea aplicar un pago adelantado presione el botón titulado "Adelantos" en la parte inferior de la pantalla, si existen se mostrará el monto total de ellos, de donde puede utilizar el monto completo o parcial. Cuentas Por Pagar Conectada con el Módulo de Bancos. Política # 21 Permitir elaborar operaciones bancarias (Cheques ó Depósitos) desde el mismo módulo. Al incluir el número del cheque e activar la opción elaborar cheque este será procesado e impreso. Posibilidad de aplicar pagos adelantados. Pág. 74

75 4. Para cerrar el desglose del Pago deben coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado en la superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla), además se debe introducir el número del documento a pagar o abonar. 5. Haga click en el botón Totalizar para finalizar el proceso. Políticas aplicadas a Cuentas por Pagar: Pág. 75

76 Notas de Débito - Cuentas por Pagar: Se utilizan para registrar algún descuento realizado por el proveedor al saldo de deudor. Cabe destacar que las notas de débito no son igual a Pagos realizados a la deuda, ya que este último esta soportado por un flujo de dinero sea en efectivo o por depósitos bancarios a manos del proveedor. En las notas de débito no reflejan dinero, sino una disminución de la deuda por otros conceptos. Las Notas de Débito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o disminuir el saldo deudor con el proveedor, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, etc. Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas distintas. Pág. 76

77 Paso a Paso: 1. Haga click en Opciones, Nota de Débito. 2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el proveedor maneja multimoneda. 3. Hay dos vías para elaborar una nota de débito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble click en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad. 4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un click el cuadro de verificación del documento y luego haga click sobre la opción de menú de Retención. 5. Para procesar la Nota de Débito haga click en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla. En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como son: Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de compras de la empresa. Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado. Aplicación de la Nota de Débito. Pág. 77

78 Nota de Débito Aplicada Pág. 78

79 Notas de Débito Pendientes - Cuentas por Pagar: Cuando se requiere aplicar una nota de Débito a la cuenta por pagar que no venga de una devolución efectuada en Devoluciones de Compras se debe aplicar en esta opción y luego poder aplicarla a un documento o factura pendiente por pagar. Ejemplo: Se han aplicado dos Notas de Débitos pendientes, 1) y 2) , estas se pueden visualizar en Pendientes: Pág. 79

80 Notas de Débitos Pendientes. Las dos notas de Débito Suman ( ) Obsérvese que la aplicación automáticamente toma las facturas ó Documentos por orden de vencimiento para poder aplicar las notas de débitos pendientes, que para este caso son dos ( y ) siendo su total , la factura vencida por pagar identificada con el número es la que presenta para ser aplicadas dichas notas. Pág. 80

81 Factura Cancelada. Factura Pendiente por Pagar Vencida. Factura Cancelada Pág. 81

82 Facturas: Su funcionamiento es exactamente igual a las Notas de Crédito, con la diferencia que son utilizadas cuando al costo de la mercancía se anexan costos adicionales no relacionados por el proveedor, pero facturados por terceros, los cuales queremos conjugar como Gastos del proceso de compra y no como otro proveedor. Por ejemplo: Fletes, Casas Gestoras, etc. La opción de elaborar Facturas al proveedor se utiliza para recrear las cuentas por pagar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto debes llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Compras. Otra aplicación de este documento son para hacer facturas sin movimiento de inventario, lo cual genera una cuenta por cobrar que no afecta el inventario, pero si su contabilización. Pág. 82

83 Notas de Crédito - Cuentas por Pagar: Se utilizan con la única finalidad de realizar cargos al saldo deudor, por conceptos no estipulados como bienes o servicios que presta la empresa, un buen ejemplo podría ser Gastos Operativos, Aranceles, etc. Normalmente es el proveedor quien realiza dichos cambios en el estado de cuenta, los cuales al ser notificados al cliente este procederá a realizar los asientos correspondientes en la aplicación. La aplicación de este documento a proveedores puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de crédito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción pueden generar comisiones a vendedores. Su utilización es sencilla, introducimos la fecha del documento más la cantidad de días para su vencimiento, luego seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad de dinero conjuntamente con los impuestos que aplican. El concepto o detalle del documento deben ser coherentes y explicito, además se puede seleccionar o agregar la clasificación al movimiento realizado. Las opciones son: Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de compras de la empresa. Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado. Pág. 83

84 Giros: El concepto de Giros de la aplicación se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al proveedor, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración. El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron. El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior izquierda). Para finalizar haga click en el botón de Totalizar. Pág. 84

85 Pagos Adelantados: Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo o cualquier otra razón donde no este involucrada la figura de una Factura del proveedor hacia la empresa por bienes o servicios prestados. Pág. 85

86 Pág. 86

87 Retenciones y las Cuentas por Pagar: Son utilizadas cuando la empresa cliente es Agente Recaudador de Impuestos (Municipales o Nacionales). Su aplicación causa una disminución al saldo deudor equivalente al porcentaje Retenido según las Tablas de Retenciones usadas. Todas las retenciones a proveedores son relacionadas al final del año fiscal de la empresa y pasadas por escrito a las empresas involucradas para ser usadas como gravables en la declaración de impuestos sobre la renta. Retenciones IVA (Contribuyentes Especiales). Retenciones Ordinarias Pág. 87

88 En la parte superior del formulario se muestra la factura a aplicarle la retención, inmediatamente se pide la información del monto a retener que puede ser introducido en monedas o en porcentajes (escriba el número acompañado por el signo de %). Luego escriba el concepto de la retención y su clasificación. Pagos ó Abonos Retención Ordinaria Archivo ó Ficha de Proveedores Porcentaje de Retención. Pág. 88

89 Para finalizar el proceso haga click en el botón Totalizar. Nota: Recuerde que toda retención a un proveedor genera una disminución del saldo de la factura. Pág. 89

90 Retenciones IVA y los Contribuyentes Especiales (Grandes Contribuyentes): La aplicación incorpora la nueva providencia Administrativa del Seniat con respecto a los contribuyentes especiales y su función como agentes de Retención para el impuesto al valor agregado (I.V.A.). Es importante también resaltar que aquellos contribuyentes ordinarios que les vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el I.V.A. retenido ya que el mismo debe reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidación del impuesto. A continuación se detallan los pasos que deben seguir los contribuyentes especiales para la configuración del sistema: TITULOS Y CORRELATIVOS: Como muestra la Figura debe activarse la empresa como contribuyente especial. Al mismo tiempo para aquellas empresas que venden productos gravados con el I.V.A. en alícuota reducidas al 8%, o el 10% de impuesto al lujo como alícuota adicional, es necesario activar el impuesto dos de la aplicación. De esta manera los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en función de la base reducida o adicional como lo estipula la ley. Pág. 90

91 Como se muestra la Figura en la sección de Proveedores y Compras están disponibles los correlativos para las retenciones de I.V.A., comprobantes generales de Retención para los casos en que se desea entregar una sola relación de retenciones por período. La asignación de una clasificación para las retenciones de I.V.A. permite al momento de la consolidación agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su naturaleza. Posibilidad de imprimir una retención de IVA. Por cada compra. Hasta la versión 2.71 el sistema de forma automática genera una sola retención por todas las compras hechas en el periodo. A partir de esta versión a través de la opción de títulos y correlativos se puede configurar el sistema para imprimir una retención por cada compra. Pág. 91

92 Activando el I.V.A al 8% como Base Reducida: Para aquellos contribuyentes que vendan o Compren productos gravado al 8%( alícuota reducida) o 10% (alícuota adicional) deben configurar las ventanas de totalización de compras y ventas para que refleje este nuevo impuesto. Comprando Mercancía: Una vez realizados los pasos anteriores al momento de realizar compras de mercancía el sistema refleja al momento de la cancelación del documento la retención que corresponde al 75% de I.V.A. como lo muestra la Figura. Pág. 92

93 Activando la Retención del I.V.A para las Ventas: Para aquellos contribuyentes que les venden a contribuyentes especiales están en la necesidad de llevar el control de las retenciones, así como reflejar en el libro de ventas el monto antes mencionado. Los pasos a seguir para activar las retenciones en las ventas son: Módulo de Clientes: Para aquellos clientes que son Contribuyentes especiales es necesario activarlo en su registro como se muestra en la Figura. Pág. 93

94 Títulos y Correlativos:: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las retenciones de I.V.A. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables. Módulo de Ventas: Una vez que los clientes han sido configurados como contribuyentes especiales, al momento de facturar un producto de manera automática aparece la retención al momento de totalizar el documento. Pág. 94

95 Transacciones Generadas desde Cuentas por Cobrar: Al igual que en el módulo de cuentas x pagar, todas las transacciones que se generan: facturas, notas de débito, crédito son registradas con su respectiva retención. El sistema ahora tiene disponible una variedad de reportes que permite de manera resumida o detallada llevar un control de las retenciones que se han aplicado así como aquellas de las que han sido objeto. Igualmente los libros de compras y ventas han sido modificados para tal efecto. Los reportes disponibles son los siguientes: Reporte de retenciones por proveedor Reporte de retenciones del periodo. Formato de Retenciones (corresponde al formato configurado desde el módulo de configuración de formatos). Pág. 95

96 La Figura muestra la ventana del reporte de retenciones con las opciones que tiene disponibles tanto para clientes como proveedores. Tipos de Retención: Todas las Retenciones. Retenciones Ordinarias. Retenciones de I.V.A.(15%). Tipos de Impresión: Retenciones x Proveedor. Retenciones del Periodo. Formato de Retención. Pág. 96

97 Relación de Retenciones de I.V.A. Módulo de Transacciones: El sistema dispone de un nuevo módulo que permite la visualización de todas las retenciones que se hicieron durante el período. Al mismo tiempo para aquellas compañías que tienen un alto volumen de transacciones es posible imprimir un solo comprobante que refleje todas las retenciones del período. Las Figuras permiten visualizar lo antes dicho. Retenciones por Proveedor Retenciones Proveedor 1 Pág. 97

98 Opciones del Módulo de Retenciones de I.V.A.: Impresión Preliminar: Pág. 98

99 Imprimir Comprobante de Retención del Impuesto al Valor Agregado: Pág. 99

100 Generar Archivo.TXT: Desde el módulo de retenciones de I.V.A. es posible también elaborar el archivo texto, el cual puede ser enviado al SENIAT a través de su página Web. El archivo que se genera es grabado en el directorio Empre001\Data\Seniat con el nombre de Retenciones.Txt. El archivo creado en Formato TXT se guarda en el directorio EMPRE001\DATA\SENIAT. Pág. 100

101 Archivo TXT: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Pág. 101

102 Exportar Archivo en Formato EXCEL: Pág. 102

103 Manejo de Seriales: Según la configuración de las políticas de ventas del usuario se pueden realizar transacciones que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción que permite introducirlos posteriormente. Tipo de Documentos: Los documentos que involucran movimientos de inventario son: Cargos, Descargos, Compra de Mercancía, Devoluciones en Compras, Notas de Entrega Proveedores, Presupuestos, Pedidos, Notas de Entrega, Apartados, Facturas y Devoluciones. Si se requiere no hacer este proceso post-transacción debe modificar las políticas del usuario en el módulo de usuarios de a2. Pág. 103