CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.

3 Menú Mantenimiento: Departamentos de Inventario: Departamento es el área donde una empresa ofrece sus productos o servicios, En el sistema a2 Los departamentos del inventario son la clave para el buen funcionamiento de la aplicación, es por esto que en esta sección se explican varios tópicos que deberán de ser analizados con detenimiento para así poder lograr cumplir los objetivos requeridos. Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de Características Similares, según las necesidades de la empresa. Código pueden ser números o letras, en orden correlativo. Descripción es el nombre del registro, en este caso el nombre del departamento de inventario Descripción detallada refiere a los productos o servicios que en el departamento ofrece.

4 Clasificaciones: Existen 3 tipos de clasificaciones de productos bien diferenciados al momento de implementarlos: Producto Simple: Son todos aquellos artículos del inventario que no están conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo. Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario. Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que están conformados por productos simples y/o servicios. Tipos de Costos: Para poder identificar la selección del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde el cambio de su costo en el tiempo, hasta la forma de presentación de los artículos. Costo Promedio: Si los productos o artículos varían de costo de manera esporádica, lo cual no implica el no tomarlo en cuenta para hacer ajustes en los precios, y además no son identificables Costo por Lotes: Si los artículos a manejar varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de algún tipo de señal llamase lote, producción, etc.; indica que nuestro tipo de costo es por lotes. Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más extenso. Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras. Nota: La utilización de costos por lotes, hace que todos los procesos involucrados sean más complejos, por lo tanto se debe tener mucho cuidado al utilizarlo. Otras Opciones (Departamentos):

5 Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para sacar toda una línea de productos de los procesos de ventas. Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan creados. Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno sea a través de un número o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único. Obsérvese que para este caso la opción no esta disponible ya que el departamento se creo inicialmente indicándole que no manejaría seriales, esto es muy importante recalcarlo ya que se debe tener la precaución de analizar bien si los artículos que conformaran el departamento manejaran seriales. Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificación se indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos. También se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo en el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación. Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de esta opción debe ser con productos por lote. Funciones de las herramientas (Departamentos): Menú Mantenimiento.- (Departamentos) Productos de inventario y servicios: Productos y Servicios que conforman ese departamento. Una vez ingresado en esta opción podrá visualizar todos los ítems de inventario que contiene el archivo de ese departamento específico: Ejemplo:

6 Departamento: Línea blanca Una vez seleccionado algún Ítem de los que presenta la ventana la opción Detalle se activa y podrá visualizar la siguiente información: Costos y Precios Existencias Sustitutos Ofertas y Presentaciones Seriales Proveedores Operaciones Estadísticas y Proyecciones Código Único Asociado Menú Mantenimiento: (Departamentos) Márgenes de Utilidad y Descuentos por Defecto:

7 Los márgenes de utilidad se establecen para todo el departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes. Recuerde que puede colocar el valor en monedas o el valor en porcentaje. Ejemplo: 5 Bs. o 5 Paso a Paso: 1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún 2. Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes escritos. 3. Haga clic en el botón de aceptar para continuar. Menú Mantenimiento: (Departamentos) Comisiones: Las comisiones por departamentos para vendedores se establecen en función del precio de venta definido en esta ficha, es decir que al vender con el Precio 1, la comisión será de un 5%, pero si es con el Precio 2 será de 4%, Aplican para el personal de ventas que esté configurado para ganar comisiones de este tipo.

8 Se recomienda que las comisiones del menú departamento se usen cuando no se está usando las comisiones sobre las ventas ubicadas en el menú mantenimiento vendedor. Menú Mantenimiento: (Departamentos) Tallas y Colores: Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el caso de Tallas y Colores, para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica.

9 Si desea cambiar las palabras Tallas y colores por otro contenido realice los siguientes pasos: Títulos y Correlativos (Archivo de Configuración): En la casilla Nombre Matrices escriba el nuevo contenido, Ejemplo Colores y tallas o Ancho y Largo según sea el caso. ANTES

10 AHORA Los nombres de las matrices se pueden modificar por cualquier otro, para los casos en que sea necesario hacerlo. Pudiendo ser utilizadas como Perfiles (ancho y largo). Es decir matriz de que esta formado por dos ejes X y Y. Se recomienda utilizar como primera descripción la que posea menos tipos o sea más fácil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores. Paso a Paso: 1. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente. 2. Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y presione ENTER o haga clic en el botón Incluir. 3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el ítem a borrar y presione el botón de Borrar. 4. Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de: Menor a Mayor o Menor a Mayor. 5. Para terminar haga clic en el botón Salir. Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Muestra todas las operaciones realizadas con los ítems o productos. Visualiza las siguientes variables: Código, Descripción, Existencia, Tipo de Operación, Documento, Fecha del documento, Cantidad de ítems, Monto, Total, Utilidad y el Código del detalle y clasificado por categorías y estatus. En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final. Según el orden, muestra 4 reportes: Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

11 Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos. Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código. Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos. Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos. En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los ítems o productos del inventario. Vista preliminar del reporte de operaciones de inventario

12 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio a2softway\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Botón Filtrar: Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla. Filtros Básicos: Si requiere de ser mas especifico en la información que el listado generará puede utilizar las siguientes opciones: Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto. Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos). Incluir Ítems sin existencia, Detallar, Incluir Seriales

13 Filtros Básicos Filtros Avanzados Filtros Avanzados: Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado.

14 Deberá seleccionar que tipo de operaciones de Inventario desea visualizar en el listado, esta posibilidad extiende el manejo de la información de una manera amplia y completa. Ejemplo: Si solo desea obtener las ventas y dentro de las mismas solo facturas y devoluciones entonces deberá marcar esas dos únicamente y las demás deberán estar desmarcadas. Inventario: transferencia, cargos, descargos y ajustes de existencia Compras: ordenes de compra, ordenes de servicio, compra de mercancía, devoluciones en compra, nota de entrega proveedor. Ventas: presupuestos, pedidos, facturas, devoluciones en ventas, notas de entrega y apartados. Estatus de los Documentos: a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro: Tipos de Documentos Estatus

15 Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura. Pendientes: Son todos los documentos guardados. Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado. Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas. Tipos de documentos que manejan Status: Presupuestos Facturas Devoluciones Notas de Entrega Apartados Pedidos Presupuestos Pueden Manejar: Pendientes. Este Status indica que no esta completado que fue guardado sin haberlo totalizado. Transito. Totalizado pero no facturado. Procesadas. Presupuesto totalizado y Facturado Anuladas. Facturas pueden Manejar: Pendientes. Transito Procesadas Los Pedidos, Apartados y las Notas de Entrega pueden Manejar: Pendientes Transito Procesadas Anuladas

16 Clientes: Posibilidad de emitir el listado por un cliente especifico Clasificación: Este campo podemos clasificar las retenciones del IVA 75% por pagar y retenido. Documento: Posibilidad de emitir el reporte por un documento especifico Usuario: Por un usuario especifico. Centro de Costo: Por un centro de costo específico Menú Mantenimiento:(Departamentos) Estadísticas y Proyecciones: El Módulo de Estadísticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas variables disponibles por la aplicación y del comportamiento de cada ente en cuestión. Entes que poseen Estadísticas y Proyecciones: Departamentos Depósitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de Crédito Monedas Proveedores Bancos Conceptos Beneficiarios

17 Estadísticas y Proyecciones Las Variables Disponibles para los Departamentos son: Inventario Inicial (Moneda): Cantidad de productos introducidos al momento de crear el producto. Compras Unidades: Cantidad de ítems de inventario comprados. Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras. Ventas Unidades: Cantidad de ítem de inventario vendidas. Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas. Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Ventas realizadas. Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido. Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas. Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario. Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario. Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario.

18 Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario. Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depósitos. Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depósitos. Configuración de Valores: En la ventana de valores esta dividida en 5 sectores los cuales son: Años: Muestra los últimos tres años para así poder seleccionar cual de ellos desea graficar. Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, según la configuración hecha a los mismos en la opción de Títulos y Correlativos. Operaciones Disponibles: Listado de variables según el ente seleccionado. Escala: Relación de la escala a utilizar en el gráfico. Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce Periodos Posibilidad de manejar 3 años de Estadísticas y Proyecciones, si se utiliza la opción de cierre mensual serian 36 períodos (Meses para este caso), pero si se manejan los períodos anuales manejaría 36 años. Esta en una de las características más resaltantes de a2, la posibilidad de definir los períodos como le sea más adecuado al usuario, si el manejo de transacciones no es tan elevado es recomendable los cierres anuales pero si son de un alto número es necesario el cierre mensual. También es importante recalcar que existe la posibilidad de tener los períodos anuales y hacer cierres de estadísticas mensuales esta posibilidad la ampliaremos mas adelante. Estadísticas y Proyecciones (Operaciones Disponibles) Acumulado por: Posibilidad de acumular la información en: Un Período, Trimestre, Semestre, Doce Periodos La descripción de los períodos se puede modificar pudiendo de esta manera ponerles el nombre adecuado para su operación, este cambio lo podrá efectuar en la opción Títulos y Correlativos.

19 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Estadísticas y Proyecciones: Tipos de Gráficos: Barra Barras Horizontales Área Torta Línea Puntos El gráfico de tipo Área, representa las barras en forma de cintas, no es un gráfico de torta o pie. Barra: Menú Varios: Guardar: Almacena el gráfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp. Imprimir: Envía a la impresora el gráfico actual. Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del gráfico.

20 Herramientas: Cuadro de Verificación 3D: Activa o desactiva la visualización 3D, es decir la profundidad del gráfico. Las siguientes opciones no están disponibles si está desactivada esta opción. %3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del gráfico. Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificación aplica el estado del zoom a los textos del gráfico, de lo contrario los mismos son mostrados en un solo tamaño. Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parámetros de Rotación, Elevación y Perspectiva. En caso contrario los valores están preestablecidos. Rotación: Gira el gráfico en sentido de las agujas del reloj. Elevación: Gira el gráfico en el eje Z. Perspectiva: Aleja o acerca el gráfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.

21 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Consolidado: Reporte que le permite visualizar en un consolidado toda la información de cada uno de los departamentos: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costos de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio. Posibilidad de Exportar la información: (ASCII, Documento, Excel y Html). Raíz directorio donde indica la ubicación del archivo exportado (ASCII, Documento, Excel y Html).