Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial 2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Transcripción

1 Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial 2. Enterprise Resource Planning (ERP) Sesión 4: Procesos y gestión de un ERP

2 Objetivo de la Sesión: Al término de la sesión, el alumno ilustrará un proceso de gestión de un Enterprise Resource Planning (ERP).. Contextualización El funcionamiento de una empresa es el resultado de una secuencia de actividades en las que intervienen los diversos departamentos que conforman una organización o empresa. Cada departamento cumple con alguna tarea especificada; cuando estas actividades fluyen a través de la organización se le conoce como proceso. No existe unanimidad al momento de identificar los procesos de una empresa, según John Sviokla y otros investigadores de Harvard, sostienen que solo hay dos procesos principales, gestionar la línea de producción y gestionar el ciclo de pedidos. Por su parte, John Rockert y James Short del MIT definen que son tres los procesos principales, desarrollo de nuevos productos, entrega de productos a los clientes y gestión de las relaciones con los clientes. La mayoría de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave, cada uno de ellos se pueden subdividir en actividades que son relevantes para la empresa, pero cabe mencionar hay procesos que sí son generales y comunes para cualquier tipo de empresa, pero existen procesos muy particulares en función del giro del negocio. 2

3 Introducción al tema El funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de los clientes no es una secuencia aislada de actividades, más bien es el resultado de una secuencia ordenada y coordinada de actividades en las que intervienen las distintas unidades organizativas (departamento comercial, departamento de producción, departamento de administración, etc.) en otras palabras, dentro de la empresa siempre existe un flujo de actividades, a las que se denominan procesos que tiene la característica de involucrar a diversas unidades organizacionales. Dependiendo el modelo de negocio o giro de negocio al que se dedique la empresa, los procesos agregaran valor al producto y/o servicio, hasta conseguir un resultado óptimo y de calidad, es por esto que, a los procesos de una empresa también se les debe identificar como miembros de una cadena de valor. Hammer y Champy definen un proceso como un conjunto estructurado y medible de actividades que se desarrollan en una organización con el objetivo de conseguir un resultado concreto para algún cliente o mercado específico, por lo que un proceso se caracteriza por una secuencia de actividades con ciertas entradas y salidas medibles. 3

4 Explicación 2.3 Procesos de negocio de un ERP En el momento en que se estudian los procesos que se llevan a cabo en una empresa, es interesante realizar una comparación desde el concepto de la cadena de valor desarrollado por Michael Porter. Se entiende por valor la cantidad que los clientes están dispuesto a pagar por lo que la empresa les proporciona ya la cadena de valor es la secuencia de actividades que general valor para el cliente final. Dichas actividades de valor se pueden dividir en dos grupos: actividades primarias que son las inmersas en la creación física del producto y su venta y entrega al comprador, así como el soporte posterior a la compra, y actividades de apoyo, que sustentan las actividades primarias y se apoyan entre sí (actividades administrativas, de I+D, de sistemas de información, de gestión de recursos humanos, etc.) La cadena de valor de la empresa (M. Porter) 4

5 Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los diversos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor. Es por este motivo que los sistemas ERP incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores SCM (Supply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Management). 2.4 Gestión de un ERP (práctica) La gestión de procesos implica una visión horizontal del funcionamiento de una empresa, donde las unidades organizacionales son consideradas como eslabones de una cadena de prestación de servicios. De esta manera la empresa ya no se centra en sí misma sino en el cliente. Procesos principales Procesos de dirección Procesos de diseño y desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales Procesos de marketing y Subprocesos Investigar el entorno y diseñar la estrategia de la empresa Diseñar las actividades a desarrollar coherentes con la estrategia y sus responsables Establecimiento de objetivos generales y control de la empresa Gestionar la mejora organizacional Investigar mercados y necesidades del cliente Analizar la viabilidad comercial, técnica y financiera Diseño básico productos o mejora de los productos actuales Diseñar, fabricar y evaluar prototipos Medida de la satisfacción de los clientes Planificación comercial 5

6 ventas Producción y entrega para empresas orientadas a producción industrial Ejecución de servicios (empresas orientadas a servicios) Facturación y servicio post-venta Procesos de compra e inventario Procesos de personal Gestión financiera Promoción y publicidad Acciones comerciales Proceso de pedidos de clientes Control de ventas Planificación de recursos necesarios para la producción Transformación de los recursos en productos Entrega/instalación de los productos Control de entregas: seguimiento de pedidos Planificación de recursos necesarios para proporcionar el servicio Desarrollo de las capacidades Entrega del servicio Control de la calidad del servicio Facturar al cliente Suministrar servicio post-venta Responder a las sugerencias o reclamaciones Localizar y seleccionar los proveedores Negociar con los proveedores Realización de pedidos Recepción de pedidos Controlar inventarios Controlar los pedidos realizados Planificación de las necesidades Contratación Formación/Carrera Motivación Retribuciones Planificación financiera 6

7 Procesos de informacióncomunicación Negociación con bancos y otras fuentes Plan de inversiones Gestión de cobros Gestión de pagos Control de tesorería Contabilización Definición de necesidades, tratamiento y proceso de la información y de la comunicación Gestión de los sistemas de información Evaluación de la calidad de la información y de su utilización en la toma de decisiones En función de los módulos definidos en la sesión previa, podemos describir el proceso de negocio implicado en cada uno de ellos. Módulo de aprovisionamiento: este proceso en una empresa comprende la gestión de materiales y la relación con los proveedores. Módulo de producción: se encarga de la gestión de los materiales y servicios empleados en la cadena de producción de una empresa, así como los recursos. Módulo de ventas: se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa y facilita la gestión y configuración de los pedidos, la logística de distribución, la preparación de entregas, la expedición y el transporte. 7

8 Módulo de finanzas: se encarga de la contabilidad y la gestión financiera de la empresa. Se trata de un módulo esencial dentro del sistema ERP, cuenta con herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la contabilidad financiera como la contabilidad analítica o de costos. Módulo de recursos humanos: permite gestionar la información relacionada con los empleados de una empresa (datos personales, formación académica, experiencia, ocupación, salario, historial profesional, vacaciones, incapacidades, premios, sanciones, etc.). Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento: facilita el control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos e integra las funciones empresariales de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales. Para la implementación de un sistema ERP es necesario planificar una reingeniería de procesos, esto se define, según Hammer, M (1994) como: Lal re concepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios, para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño y criticas contemporáneas tales como el costo, calidad servicio y rapidez La reingeniería permite replantear la forma en la que se realizan las actividades en los diferentes departamentos de una empresa, permitiendo corregir las malas prácticas optimizando así la producción y disminuyendo los costos. Es común que los empleados se vean amenazados por estos cambios, pues significa un cambio disruptivo en la forma de trabajo tradicional, pero que, sin embargo, debe realizarse antes de la implementación de un sistema ERP. 8

9 Para la implementación de un ERP dentro de una empresa se debe considerar una metodología, la cual esté diseñada de manera que la empresa, sus departamentos y el personal, no se vean afectados y se incorporen en el orden adecuado. El proceso de implementación no puede hacerse de la noche a la mañana, y mucho menos es una tarea sencilla. Es por esto que se sugiere contratar un especialista, algunas de las empresas que comercializan su sistema incluyen una metodología de aplicación, como lo son el caso de SAP y Oracle, ambos cuentan con una metodología diseñada paso a paso, para garantizar el éxito de su implementación. Metodología de implementación para SAP. El sistema ERP de SAP cuenta con una metodología de implementación conocida como ASAP que ayuda a minimizar los riesgos de implementación, esta metodología se divide en cinco fases: 1. Preparación Inicial: se definen metas, objetivos, roles y responsabilidades. 2. Mapa de procesos: también conocido como blueprint implica la documentación de procesos, soluciones requisitos técnicos y funcionales. 3. Realización: ajustes de procesos, migración de datos e instalación del sistema de producción. 4. Preparación final: Se realizan las pruebas finales de incorporación y se inicia el sistema de producción. 5. Inicio y soporte post-producción: se inician las operaciones y se apoya a los usuarios en los inicios de sus actividades con el sistema, se resuelven dudas y se asesora en el uso de los módulos. Metodología de implementación para ORACLE AIM (Applications Implementation Methodology) 9

10 ORACLE desarrollo la metodología de implementación basado en seis fases en cascada: 1. Definición: se determinan objetivos, 2. Análisis operacional: listado en detalle de requerimientos para la operación. 3. Diseño de la solución: plan de acción para sobre los requerimientos y replanteamiento de actividades. 4. Construcción: diseño de actividades para el proyecto 5. Transición: transferencia de personal involucrado en una actividad en modelo de pruebas, y su paso al modo de producción. 6. Producción: liberación del sistema en la operación. Éstas son algunas de las metodologías para la implementación, como podrás ver, existen fases semejantes entre ambas, y todas ellas terminan con la liberación en producción del sistema. 10

11 Conclusión Los procesos y módulos descritos responden a la estructura tradicional de un sistema de gestión ERP, sin embargo, en el momento actual los ERP cubren funcionalidades adicionales, ofreciendo así opciones que hasta ahora correspondían a otro tipo de aplicaciones. Cabe recordar que la filosofía ERP tiene grandes expectativas de integración, de forma que todo aquello que cae dentro del ámbito empresarial es aceptable dentro de la misma. La gestión de los clientes es por tanto una de las áreas susceptibles de tratamiento dentro de un sistema ERP, no obstante problemas de índole práctica como puede ser la excesiva complejidad del sistema resultante, se por eso que muchas empresas han decidido desarrollar o integrar soluciones CRM aparte del propio software ERP que es el tema que abordaremos en la siguiente sesión. Replantear los procesos en una empresa tras la aplicación de la reingeniería de procesos, puede ser un factor de riesgo para la implementación de sistemas ERP, sin embargo, se pueden tomar medidas preventivas para hacer menos dolorosa la implementación del sistema en las actividades diarias de la empresa, algunas recomendaciones pueden ser: Integrar a los empleados en las actividades de reingeniería de procesos. Identificación de personas claves e influyentes en cada área para hacer que la implementación fluya a través del personal de manera convincente. Comentar el plan y las metas conforme se van logrando, para motivar al personal a seguir los nuevos procesos. Ser firme en cuanto a la implementación de los procesos, sin importar que algunos miembros del equipo se resistan al cambio, el personal se debe acoplar le guste o no a los cambios de procesos que sean necesarios para el bienestar de la operación. 11

12 Para aprender más Existe un programa muy utilizado para la diagramación de procesos de forma gráfica y muy fácil de utilizar, se llama Visio y es de Microsoft Office. Este software nos permite representar gráficamente la cadena de valor de una empresa utilizando iconografía muy amigable. Podrías diagramar procesos que se vean de la siguiente forma: Para conocer un poco más de este software te invito a que visites el sitio oficial de Microsoft Office- Visio, donde podrás ver ejemplos e incluso, descargarte una versión de prueba gratuita. 12

13 Actividad de Aprendizaje Objetivo de la actividad de aprendizaje de la sesión: El alumno ilustrará un proceso de negocio a través de la gestión de un Enterprise Resource Planning (ERP), en un documento en línea. Instrucciones: Qué vas a hacer? Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión: 1. Elige una empresa susceptible de utilizar un ERP para sus procesos de gestión de negocios. 2. Desarrolla un documento en Word donde ilustres de forma general cada uno de los procesos a darse en la empresa elegida. Los procesos se basarán en alguno de los ERP que investigaste en la sesión anterior. Utiliza los recursos gráficos que consideres pertinentes. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte del proceso de implementación de un ERP. Material: Como material inicial de consulta puedes usar la lectura de la sesión, además de aquellas publicaciones especializadas, libros, artículos, materiales universitarios y detalles técnicos de productos que sean pertinentes. También puedes apoyarte de herramientas de diagramación para realizar esquemas de procesos. Cuál es la forma de entrega? 13

14 Elabora un documento en Word de entre 2 y 3 páginas. Nombra tu archivo de la siguiente forma: S04TuNombreTuApellido.doc y colócalo en la plataforma. Cómo serás evaluado? En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Forma Portada con datos generales: Universidad, maestría, asignatura, alumno y fecha. Referencias bibliográficas completas y pertinentes. Ortografía y redacción adecuada. Contenido Introducción. El alumno presenta la idea principal de su escrito de forma clara. Contenido. El alumno: Desarrollo del contenido Utiliza recursos gráficos pertinentes y nítidos. Originalidad del contenido. Total Ponderación Requisito 10 puntos 10 puntos 10 puntos 70 puntos Requisito para evaluación 100 puntos Esta actividad representa el 5% de tu calificación final. Adelante con tu actividad! 14

15 Bibliografía Berenguer, J, Ramos-Yzquierdo, J., (2008) Manual de técnicas del CMP, herramientas para la innovación de procesos, España, EUNSA Chiesa, F. (2004) Metodología para selección de sistemas ERP. Argentina: CAPIS. Consultado en mayo de 2013 de De Pablos et. al. (2001) Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa, España, ESIC Editorial Díaz, A. Gonzales, J. y Ruíz, M. (2005) Implantación de un sistema ERP en una organización. Revista de investigación de Sistemas de información. Consultado en mayo de 2013 de df Gómez, A, Suárez, C. (2012) Sistemas de información, herramientas prácticas para la gestión empresarial, México, Alfaomega Mukwasi, C., Seymour, L. (2012) Enterprise Resource Planning Business Case Considerations: A Review for Small and Medium-Sized Enterprises, Journal of Innovation Management in Small & Medium Enterprises. 15