TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Área elección y Novedades de Personal-- oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 001 AA Actas Comisión de Personal Convocatorias Actas Anexos al Acta 08 Actas Comité Convencional Citaciones a Comité Actas de comité Convencional Anexos al Acta olicitudes para studio de Comité Convencional PROCDIMINTO l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia / AA/ubserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarán digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarán en expedientes físicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrós. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación) CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 1 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

2 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 061 LCCIÓN D RPRNTANT lección de Representantes Comisión de Personal Convocatorias a a lección Inscripciones de Candidatos Formato de Verificación de Candidatos inscritos Instructivo lectoral Modelo de Voto Designación de Jurados Avisos de Invitación a Comisiones lectorales Acta de Instalación de Mesa Registro General de Jurados Actas de Comisión scrutadora Formato de Recibo y/o Devolución de documentos lectorales Registro de ufragantes Registro General de Votantes Actas de scrutinio General PROCDIMINTO l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /LCCION D RPRNTANT/ubserie/Tipos es. Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no soporta valores primarios o secundarios y porque los actos administrativos o comunicaciones mediante los cuales se formalizó la elección quedan registrados en el aplicativo OnBase CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 2 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

3 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO Lista General de Votantes Comunicación de Notificación de lección CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Resolución de Conformación Oficial de la Comisión de Personal por Regional 066 VALUACIÓN l soporte electró en gestión se organiza por vigencia y tipo de valuación en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /VALUACION/ubserie/Tipos es. l soporte físico se organiza con la misma estructura. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminació 04 valuación del Desempeño e conservan en la Historia Laboral del funcionario olicitudes de Formatos de valuación Remisorio de valuaciones de Funcionarios Notificación de Resultados Recursos de Reposición o Apelación Resolución Mediante la cual se Resuelve el recurso Diligencia de Notificación -Impedimentos para realizar la evaluación- olicitud de Impedimento Resolución de Impedimento y Designación de Nuevo valuador Comunicación Remisoria de la Resolución Grupo de Relaciones Laborales 3 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

4 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central CONVNCION PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla 191 RLACIONAMINTO CON ORGANIZACION INDICAL 02 Permisos indicales olicitudes de Permiso Autorizaciones de Permiso Grupo de Relaciones Laborales 4 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos PROCO MRITOCRATICO Proceso Meritocrático Directores de Área Registro General de Vacantes Certificado de Disponibilidad Presupuestal Remisión de Listado de Vacantes a Proveer a la Comisión Nacional del ervicio Civil Manual de Funciones Requerimientos y Perfiles Avisos Públicos de Convocatorias Inscripciones a Concurso oportes de Inscripción Informe de Admitidos y no Admitidos Reclamos Respuestas a Reclamos Registro de Citación a Pruebas l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /RLACIONAMINTO CON ORGANIZACION INDICAL/ ubserie/tipos es. Los actos administrativos se registran y conservan permanentemente en el aplicativo OnBase Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación).

5 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central CONVNCION PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Informe de Resultados de Pruebas Consolidado de Resultados de Pruebas Conformación de lista de legibles Reclamos Contestación de reclamos Notificación de legibilidad 02 Proceso Meritocrático Directores Regionales Registro General de Vacantes Certificado de Disponibilidad Presupuestal Remisión de Listado de Vacantes a Proveer a la Comisión Nacional del ervicio Civil Manual de Funciones Requerimientos y Perfiles Avisos Públicos de Convocatorias Inscripciones a Concurso oportes de Inscripción Informe de Admitidos y no Admitidos Reclamos Respuestas a Reclamos Registro de Citación a Pruebas Informe de Resultados de Pruebas Consolidado de Resultados de Pruebas Conformación de lista de legibles Reclamos Contestación de reclamos Notificación de legibilidad y Conformación de Terna Remisión de Terna a Gobernadores Grupo de Relaciones Laborales 5 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

6 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL elección de Candidato y Remisión a Dirección General 03 Proceso Meritocrático ubdirectores de Centro Registro General de Vacantes Certificado de Disponibilidad Presupuestal Remisión de Listado de Vacantes a Proveer a la Comisión Nacional del ervicio Civil Manual de Funciones Requerimientos y Perfiles Avisos Públicos de Convocatorias Inscripciones a Concurso oportes de Inscripción Informe de Admitidos y no Admitidos Reclamos Respuestas a Reclamos Registro de Citación a Pruebas Informe de Resultados de Pruebas Consolidado de Resultados de Pruebas Conformación de lista de legibles Reclamos Contestación de reclamos Notificación de legibilidad oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 201 LCCIÓN D PRONAL 1 4 PROCDIMINTO e organiza expediente por vigencia y por Convocatoria. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 6 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

7 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL 202 UB- DOCUMNTAL 01 elección y Vinculación de Trabajadores Oficiales Aviso de Traslado Horizontal Convocatoria a Concurso para Personal Vinculado Certificado de Disponibilidad Presupuestal Convocatoria para Personal no Vinculado Inscripción para Concursar Registro de Concursantes Inscritos Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos Análisis de Requisitos Informes de Admitidos Reclamaciones Informe de Resultados Respuesta a Reclamaciones Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Acta de Concurso Lista de legibles Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Lista de legibles Notificación de legibilidad ITMA D VALUACIÓN D GRNT PUBLICO oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 1 4 PROCDIMINTO e organiza expediente por vigencia. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 7 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

8 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO 01 Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos e conserva en la Historia Laboral del Gerente publico Instrumentos de Formalización de Acuerdos de Gestión para la valuación Instrumento de Concertación y valuación de Acuerdos de Gestión olicitudes de valuación Notificación de Resultados de la valuación Recurso de Reposición Respuesta a Recursos 02 Indicadores de Gestión de Gerentes Públicos Indicadores Informes - Área MI AA 1 9 l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia / AA/ubserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarán digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarán en expedientes físicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrós. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación) CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 8 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

9 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL 13 Actas Comité istema alarial valuación por Meritos (MI) Acta Anexos al Acta Consolidado MMI oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 038 CONCPTO Conceptos Técs Consultas de Funcionarios Consultas de Gestión Humana de Regionales Respuestas a las Consultas PROCDIMINTO l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia / CONCPTO/ubserie/Tipos documentales y sus soportes. Cumplido el tiempo de retención se elimina el soporte electró en la dependencia porque no soporta valores primarios ni secundarios para la ntidad, teniendo en cuenta que la informacion queda registrada en el Aplicativo OnBase. CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 9 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

10 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 066 VALUACIÓN valuaciones istema alarial por Méritos para Instructores (MI) Comunicaciones Resoluciones Planillas de Puntaje MI Actas de Comité MI Regionales PROCDIMINTO l soporte electró en gestión se organiza por vigencia y tipo de valuación en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /VALUACION/ubserie/Tipos es. l soporte físico se organiza con la misma estructura. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). e conservan en la Historia Laboral del funcionario CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 10 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

11 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 162 PTICION, QUJA Y RCLAMO 0 5 Derechos de petición de Instructores PROCDIMINTO e conserva electrónicamente a travès del aplicativo ONBA. Por ningún motivo se conservarán soportes físicos en las dependencias. stos documentos solamente reposarán en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y en las Unidades de correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional. e exceptúan las peticiones que formen parte de un proceso Judicial, disciplinario, contractual, coactivo, pensiones u otro. Cumplido el tiempo de retención se Conservará permanentemente en soporte electró. Las notificaciones de Onbase se pueden organizar en un expediente electró en Outlook, con el mismo nombre y estructura de la TRD, como otra opción de consulta durante la vigencia. Comunicación de Derecho de Petición Comunicaciones de olicitud de oportes a las Regionales Respuesta a los Derechos de Petición Derechos de petición de T.O. Comunicación de Derecho de Petición Comunicaciones de olicitud de oportes a las Regionales Respuesta a los Derechos de Petición -Reclamaciones- CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 11 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

12 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Comunicaciones de Reclamación Anexos a las Reclamaciones Respuestas a Reclamaciones oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 006 ACNO TRABAJADOR OFICIAL 5 0 olicitudes de Ascenso Planillas de valuación de T.O. Contrato PROCDIMINTO e organiza expediente por vigencia y por convocatoria. Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no soporta valores primarios ni secundarios para la ntidad. Copia de esta documentacuión debe reposar en el expediente del contrato del Trabajador Oficial respectivo. - Historias Laborales- CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 12 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

13 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 040 CONTRATO Contratos Prestación de ervicios Personales de Apoyo a la Gestión Formato Ú de Hoja de Vida studio Previo de conveniencia y Oportunidad Certificación de Gestión Humana Certificaciones de studio Certificado de Antecedentes Disciplinarios PROCDIMINTO e conserva expediente en soporte físico y en soporte electró través del aplicativo ONBA. e entrega la documentación de las etapas preparatoria y precontractual al momento de radicar el contrato y toda la documentación que se produce o recibe en desarrollo del contrato, se entrega permanentemente al Grupo de Administración de Documentos o a los Grupos de Apoyo Administrativo para ser conservada en el expediente ú electró y físico. Por ningún motivo podrán existir soportes físicos de esta serie, en las dependencias. stos documentos solamente reposarán en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y en los Grupos de Apoyo Administrativo tanto de las Regionales, como de los Centros de Formación Profesional. La consulta del expediente se realizará a través del aplicativo OnBase. A los supervisores de Contratos se les remitirá por correo electró la designación de upervisión, junto con la minuta del contrato, el registro presupuestal y copia de la póliza aprobada. Terminado el tiempo de retención se elimina el soporte físico y se conserva únicamente el soporte electró (aplicativo OnBase) CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 13 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

14 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Certificado de la Contraloría Régimen Ú Tributario (RUT) Certificaciones Laborales Antecedentes Disciplinarios Oferta de ervicios Fotocopia de la Cédula Afiliación P y Pensiones Contrato Certificación de Disponibilidad Presupuestal oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 092 HITORIA LABORAL Capítulo I. Trayectoria Laboral- olicitud empleo Formato Ú de Hoja de Vida Constancias de Trabajo Antecedentes Disciplinarios Resultados Concurso olicitud xamen Médico Resultado xamen Médico y Renuncias Médicas Resolución de legibilidad Contrato o Resolución de Nombramiento Acta de Posesión en ncargo Adición a Contrato Inscripción en Carrera Administrativa Resolución Inscripción Carrera Administrativa PROCDIMINTO Una vez cumplido el tiempo de retención, se seleccionan aquellas Historias Laborales que por sus valores históricos y culturales sean de importancia para la Institución CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 14 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

15 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO Notificación de Resolución Inscripción Constancia ntrega Carné de Identificación Constancias de Asistencia a Capacitación Felicitaciones olicitudes de Permisos y Autorizaciones Resoluciones de Ascenso Récord de Viáticos Ocasionales Resolución de Incorporación a Planta de Personal olicitudes de Traslado Resolución MI Notificación Resolución MI Resoluciones de ncargo Acta de Posesión de ncargo Resolución de Terminación de ncargo Resoluciones de Asignación Funciones Resolución de Terminación de Nombramiento Provisional Certificaciones laborales Declaración de Bienes y Rentas Resoluciones de Traslado Actualización Carrera Administrativa Autorizaciones mbargos Comunicación y Resolución de anciones Llamadas de Atención olicitudes y Autorizaciones de Permiso Resolución de Insubsistencia o Aceptación renuncia CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 15 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

16 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO Aceptación Renuncia Notificación Insubsistencia xamen Médico de greso Paz y alvo Administrativo Devolución de Carné -Capítulo II. ducación- Capacitación- Desempeño Certificados de studio y Diplomas valuación del Desempeño olicitudes Inscripción Cursos de Capacitación Notificación Resultado valuación Recursos Contra valuación del Desempeño Acumulados Puntaje Individual para MI Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitación Permisos de Capacitación Resoluciones de Apoyo de Capacitación Postgrado y Postgrado Resoluciones de Comisiones de studio olicitudes de Beca de studios -Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos- Resoluciones de Vacaciones Notificación Resoluciones Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas olicitudes Licencias Resoluciones de Licencias olicitudes Permiso Autorizaciones Permisos CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 16 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

17 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO -Capítulo IV. Pagos y Deducciones- Liquidaciones de Cesantías Formularios Declaraciones de Renta olicitudes Liquidación y Pago Cesantías Resolución y Pago Cesantías Libranzas ervicio Medico Afiliación Fondo de Vivienda Afiliación Fondo de Cesantías Afiliación Fondo de Pensión Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad Liquidación y Pago Fondo Nacional de Vivienda Liquidación aldos Hipotecarios olicitud de cuota parte Pensional Respuesta a olicitud de Cuota Parte Pensional -Capítulo V. Bienestar ocial e Incapacidades- Inscripción y Retiro eguro ocial o P Recomendaciones Médicas y Tratamientos speciales Informes Accidentes Laborales Incapacidades Laborales Auxilios ducativos Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 17 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

18 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL olicitudes Préstamos de Vivienda Resoluciones Préstamos de Vivienda Formato de Auxilio ducativo Reembolso ervicio Médico Resoluciones Auxilio Funerario Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 104 INFORM Informes de Gestión Informe Anexos Informe de Planta de Personal Informe Comunicaciones con Inconsistencias Informe Nacional Consolidado PROCDIMINTO l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /INFORM/ubserie/Tipos es. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). - Área de Nómina- CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 18 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

19 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central 009 AUTOLIQUIDACION MNUAL D APORT 1 9 Comprobante de Pago Recibo de Incapacidades P Comprobante de Pago de Pensiones Planilla Resumen Detallado de Pago por ucursal Listado de Pagos P, Pensiones y ARP Reportes de Cajas de Compensación Reportes sobre Diferencias de Nomina y istema de eguridad ocial 032 CRTIFICACION Certificaciones laborales para Bonos Pensionales olicitud de Certificación Certificación Remisión de la certificación PROCDIMINTO e organiza expediente por vigencia y cumplido el tiempo de retención se elimina porque no soporta valores primarios ni secundarios para la ntidad. l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia / CRTIFICACION/ubserie/Tipos es. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 19 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

20 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO 141 NÓMINA Listado de Resumen de Nómina Resumen de Nómina Anexos al Resumen de Nómina 02 Listado de verificación de bancos Listado de Verificación Resumen de Nómina 03 Planillas de Nómina oportes de Nomina e organizan por vigencia tanto en soporte físico como electró. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). e registra en el aplicativo que para tal fin maneja la ntidad y se conserva a través de los informes del Área Financiera que se microfilma. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). Reporte de Nómina y Recargo Nocturno Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios Contratos de Aprendizaje Contratos de Trabajador Oficial Resoluciones de Novedades de personal, Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos Calamidad, Vacaciones en dinero CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 20 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

21 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO Traslado entre Fondos de Pensiones y P Libranzas con ntidades Financieras Libranzas de ervicio Médico Asistencial Autorizaciones de descuento Fondo de Ahorro olicitud de Auxilio ducativo T.O. olicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. olicitud de Prima de Nacimiento Planillas de Nóminas olicitud de Prima de Matrimonio mbargos Autorización de Descuento por Préstamos de Vivienda Listado de bonificaciones Novedades de nomina Resolución MI Ascensos T.O Resolución licencias no remuneradas Resolución Auxilio Funerario Primas coordinación Reducciones de suspensiones Auxilio ducativo P Resumen de nómina por conceptos Anexos al resumen de nomina por conceptos CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 21 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos

22 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central PROCDIMINTO Listado General de Bancos Relación de Descuentos de Pagos a Terceros Aportes Voluntarios a Pensión Reporte de Pensionados 192 RPORT Reporte de Viáticos para Acumulados Orden de Viaje Reporte Acumulado de Viáticos por Funcionario l soporte electró en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia/rport/ubserie/tipos es. Cumplido el tiempo de retención se presentará ante el Comité Nal de Administración de Documentos la propuesta de disposición final (conservación, selección por muestreo o eliminación). CONVNCION oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla Grupo de Relaciones Laborales 22 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos