U.D.4. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

Transcripción

1 U.D.4. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA 4.1. Proceso de dirección. Concepto y funciones Función de planificación.- A. Clasificación de los planes. B. Etapas del proceso de planificación Función de organización.- A. La organización del trabajo. B. La organización formal. C. La organización informal Función de gestión.- A. Funciones del directivo. B. Toma de decisiones Función de control.-

2 4.1. Proceso de dirección. Concepto y funciones.- Combinar factores humanos + factores materiales: consecución objetivos. PLANIFICAR ORGANIZAR GESTIONAR CONTROLAR

3 4.2. Función de planificación.- A. Clasificación de los planes.- - Clasificación de los planes por su naturaleza y características.- - Metas: fin primordial de la empresa. - Objetivos: afectan a toda la empresa. - Subobjetivos: afectan a áreas concretas de la empresa. Criterios para establecer objetivos: - Realistas: en recursos de la empresa, adaptándose al entorno... - Prioridades entre objetivos y subobjetivos: coste oportunidad. - Minimizar los imprevistos y los costes. Características de los objetivos: - Políticas: Principios básicos que guían las decisiones. - Procedimientos para ejecutar la acción. - Reglas de la empresa. - Presupuestos: Contabilidad de los planes.

4 4.2. Función de planificación.- A. Clasificación de los planes.- - Clasificación de los planes por su dimensión temporal.- - Planes a largo plazo: + 5 años (estructurales) - Planes a medio plazo: 1-5 años - Planes a corto plazo: < 1año (ejercicio eº) - Clasificación de los planes por funciones o departamentos.-

5 4.2. Función de planificación.- B. Etapas del proceso de planificación.- 1. Análisis del punto de partida. Necesidades del mercado. 2. Fijación de los recursos. 3. Creación de alternativas / líneas de actuación. 4. Evaluación de alternativas. 5. Elección de una de las alternativas. 6. Control y determinación de desviaciones.

6 4.3. Función de organización.- Etapas de la función de organización.- 1. Jerarquía de los mandos. Control y ejecución tareas. 2. Funciones y objetivos claros y concretos. 3. Delimitación de responsabilidades. 4. Vías de comunicación claras y definidas. La comunicación interna en la empresa.- 1. Comunicación vertical a. Ascendente: a través de quejas, sugerencias, ideas. b. Descendente: a través de órdenes tareas, objetivos 1. Comunicación horizontal 1. Se produce entre individuos del mismo nivel jerárquico. Comunicación empresa oral (mensaje claro) y escrita.

7 4.3. Función de organización.- A. La organización del trabajo.- 1. Escuela de la organización científica del trabajo: - Frederick W. Taylor racionalización del trabajo; eliminación de tiempos muertos; - Oficina técnica: organización de tareas/ sistema rígido. - Principios fundamentales: * Análisis y diseño de cargos y tareas. * Especialización. * Reparto de responsabilidades. * Racionalización del trabajo. * Incentivos salariales según productividad. - Aspectos negativos: monotonía en el trabajo=> fatiga laboral.

8 4.3. Función de organización.- A. La organización del trabajo.- 1. Escuela de la organización científica del trabajo: - Principios del sistema de Fayol: * División del trabajo. * Jerarquía bien definida. * Unidad de mando y dirección. * Remuneración equitativa y satisfactoria. * Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

9 4.3. Función de organización.- A. La organización del trabajo.- 2. Escuela de relaciones humanas (Elton Mayo).- - Aborda el problema del cansancio y la fatiga causados por el taylorismo. - Experimento de Hawthorne de la Cía. Western Electric Co. importancia de las relaciones humanas en la empresa. - Conclusiones del experimento: * Existencia de incentivos distintos a los materiales. * Preocupación de la empresa por los sentimientos del trabajador. * El hombre no es una máquina. - Posteriormente nació una corriente teórica que introdujo el concepto de motivación en el trabajo (Herzberg y Maslow)

10 4.3. Función de organización.- La motivación en el trabajo.- - Motivación necesidades individuales. - Cada empresa: debe buscar incentivos que motiven a sus trabajadores => mayor rendimiento. - Incentivos utilizados: - El dinero: satisface necesidades básicas y de consumo, así como de estatus social. - Expectativas de futuro: posibilidad de ascenso en la empresa. - Reconocimiento del trabajo: independientemente del puesto que se ocupe en la jerarquía de la empresa. - Colaboración en el trabajo: a través de la delegación, otorgando responsabilidades que el trabajador se sienta parte imprescindible del funcionamiento de la empresa.

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12 4.3. Función de organización.- La pirámide de las necesidades de Abraham H. Maslow.- Necs. autorrealizaci ón Necesidades de autoestima Necesidades sociales Necesidades de seguridad Necesidades fisiológicas

13 4.3. Función de organización.- B. La organización formal.- Concepto: estructura definida en la empresa donde se sitúa a cada trabajador en el puesto que más le convenga. - Identificación de su papel y responsabilidad a asumir. Estructura organizativa: Criterios de división de la estructura de la empresa: - División en departamentos por funciones: especialización. - División en departamentos por zonas geográficas: mejor custome carer. - División en departamentos por producto: en empresas que fabrican más de un producto. - División en departamentos por procesos: según las fases de la cadena de producción.

14 4.3. Función de organización.- Modos de relacionarse en la empresa: - Relaciones lineales: orden cumplimiento de la orden. - Relaciones de staff (asesores) por especialistas. - Relaciones funcionales especialistas con autoridad absoluta.

15 4.3. Función de organización.- Modelos de Estructura organizativa: A. Modelo lineal o jerárquico.- - Pº de mando: órdenes de un superior. - Ventajas: simple (para pymes y empresas con un solo producto), un jefe por departamento que da órdenes, rapidez en la toma de decisiones. - Inconvenientes: poca flexibilidad, excesiva concentración autoridad. CONS. ADMÓN Direc. Gral. Direc. Producc. Direc. Financiero Direc. Comercial Direc. Montaje Direc. Acabados Empleados Empleados

16 4.3. Función de organización.- Modelos de Estructura organizativa: A. Modelo funcional.- - Pº de funcionalidad: especialización por tareas. - Ventajas: comunicación directa; decisiones por especialidad. - Inconvenientes: órdenes de diversos jefes; puede crear conflictos. CONS. ADMÓN Direc. Gral. Direc. Producc. Direc. Financiero Direc. Comercial Direc. Comercial Empleados

17 4.3. Función de organización.- Modelos de Estructura organizativa: A. Modelo en línea y de asesoramiento (staff).- - Estructura jerárquica con asesoramiento (sin autoridad). - Ventajas: unidad de mando; decisiones asesoradas. - Inconvenientes: decisiones lentas; conflictos con el staff; incremento de costes de asesoramiento. CONS. ADMÓN Direc. Gral. Staff Direc. Producc. Direc. Financiero Direc. Comercial Direc. Montaje Direc. Acabados Empleados Empleados

18 4.3. Función de organización.- Modelos de Estructura organizativa: A. Modelo en comité.- - Decisión conjunta de los jefes de las diferentes áreas. - Ventajas: decisión elaborada desde varias perspectivas; más implicación de las personas en la empresa. - Inconvenientes: decisiones lentas: hay varios jefes en la toma de decisiones; pueden influir las fobias y filias. A. Modelo matricial.- Propio de grandes industrias (desarrollo de proyectos concretos). Combina mínimo dos variables: funciones y proyectos. Doble autoridad: director del proyecto (horizontal) y director de departamento Ventajas: organización flexible limitada a los proyectos. Inconvenientes: dificultada de coordinación entre áreas; conflictos entre directores.

19 4.3. Función de organización.- Organigramas: A. Concepto: representación gráfica de la estructura de la organización de una empresa. B. Requisitos: Diferenciar los elementos de la empresa. Mostrar los niveles y posición jerárquica. Fácil comprensión. Sencillo: lo indispensable. A. Clasificación según su forma: Organigramas verticales: Las posiciones más elevadas tienen más autoridad. Ejs: los vistos hasta ahora en los modelos de estructura organizativa.

20 4.3. Función de organización.- Organigramas: A. Clasificación según su forma: Organigramas horizontales: Las posiciones más a la izquierda tienen más autoridad. Nivel I Nivel II Nivel III Nivel IV Empleados Director Director montaje Producción Director acabados Director Gral. Director financiero Director I+D Director Director contabilidad Comercial

21 4.3. Función de organización.- Organigramas: A. Clasificación según su forma: Organigramas radiales: Las posiciones más concéntricas tienen más autoridad. Director Gral. Directores de Departamentos Jefes de Áreas departamentales

22 4.3. Función de organización.- Organigramas: A. Clasificación según su finalidad: Organigramas informativos: Información global de la empresa Organigramas de análisis: detalle de toda la estructura de la empresa. A. Clasificación según su extensión: Organigramas generales: estructura departamental de la empresa. Organigramas detallados: departamento concreto de la empresa. A. Clasificación según su contenido: Organigramas estructurales: representan las unidades de la empresa y sus relaciones. Organigramas de personal: indican los nombres de las personas y el cargo que ocupan. Organigramas funcionales: muestran la composición de las unidades de la empresa.

23 4.3. Función de organización.- La organización informal.- Está formada por el conjunto de relaciones personales y sociales surgidas espontáneamente dentro de la empresa. Circunstancias que favorecen el nacimiento de la organizac. Informal: Relacionarse es consustancial al ser humano. Aparición de líderes espontáneos. Necesidad de hacer reivindicaciones a la empresa. Son grupos no predeterminados: generan información (rumores) y modos de actuación no oficiales. Si no existe una buena estructura organizativa formal, la organización informal suple esta deficiencia para poder realizar el trabajo.

24 4.4. Función de gestión.- Gestionar: lograr que las personas que integran la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Alta Dirección Nivel Intermedio Altos Cargos planifican a largo plazo Jefes de Dptos. ejecución y control de Nivel de gestión Directivos asignación y control de tareas a trabajs.

25 4.4. Función de gestión.- A. Funciones del directivo Tareas a realizar: procesos para alcanzar los objetivos. Transmisión de dichas tareas a los trabajadores. Instrucciones sobre cómo realizar las tareas (métodos y procedimientos) Crear un clima laboral adecuado: motivación. A. Estilos de dirección Las técnicas de administración de empresas se aprenden. Estilo autoritario: órdenes imperativas; sin empatía. Estilo democrático: decisiones participativas. Estilo laissez-faire: dejar hacer.

26 4.4. Función de gestión.- A. Estilos de dirección según Douglas McGregor: 1. Teoría X: Hay trabajadores que odian el trabajo (trepalium). No quieren asumir responsabilidades. Prefieren recibir órdenes. No les gustan los cambios; prefieren lo conocido. 1. TeoríaY: Hay trabajadores que les gusta trabajar, les estimula y les realiza. Creen que el esfuerzo desarrollado en el trabajo es como el efectuado en un juego o deporte. Son creativos. Quieren asumir responsabilidades Según el directivo sea de una teoría u otra, tendrá distintas forma de dirigir: autoritario en la Tª X y democrático en la Tª Y. Teoría Z de William Ouchi ( método japonés ): sugiere que los individuos no desligan su condición de seres humanos a la de empleados y que la humanización de las condiciones de trabajo aumenta la productividad de la empresa y a la vez la autoestima de los empleados.

27 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- Forrester: convertir la información en acción 1. Etapas de la toma de decisiones: Definir el objetivo. Anamnesis de información objetivo. Hipótesis sobre el comportamiento variables (previsiones) Diseñar alternativas. Evaluación de alternativas. Selección alternativa: toma de decisión. Ejecutar actuaciones previstas. Control de las previsiones.

28 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: elementos.- Estrategias: alternativas a escoger (variables controladas) Estados de la naturaleza: Situaciones que nos podemos encontrar (variables no controladas) Resultados esperados: en las estrategias, según los estados de la naturaleza (estimaciones, predicciones, estudios, ) Predicciones de la probabilidad de que se produzca en cada uno de los estados de la naturaleza.

29 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: elementos.- Sucesos investigados Estados de la naturaleza Probabilidades Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas Lluvia Frío Calor 30% 45% 25%

30 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: criterios de decisión.- Según el grado de conocimiento de los estados de la naturaleza: Situación de certeza: Cuando hay un estado único. Situación de riesgo: existen diversos estados de la naturaleza y las probabilidades de cada uno. Situación de incertidumbre: se desconoce la probabilidad de cada uno de los posibles estados de la naturaleza. La matriz de decisión: decisiones según la situación de certeza.- -Sólo hay que valorar los diferentes desenlaces y elegir la estrategia más favorable.

31 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de riesgo.- -Calcular la esperanza matemática de cada alternativa y elegir la que presente un valor esperado máximo. -V (abrigos lana)=(0,3*150)+(0,45*600)+(0,25*25)=321,25 -V (gabardinas)=(0,3*300)+(0,45*50)+(0,25*100)=137,5 -V (chaquetas)=(0,3*75)+(0,45*-50)+(0,25*500)=125 -La elección de este criterio condiciona a que si se da el estado de la naturaleza con menos probabilidad (calor), la empresa debe estar preparada para soportar unos pingües beneficios.

32 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- - No saber la probabilidad de los estados de la naturaleza. Criterio pesimista o de Wald: el que elegiría una persona que creyese que una vez escogida una estrategia, se presentaría el estado de la naturaleza más desfavorable. Criterio maxi-min: máx. entre mín.: el valor + alto entre los + bajos de cada estrategia Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas

33 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- Criterio pesimista o de Wald.- Criterio mini-max: mín. entre máx.: el valor + bajo entre los + altos de cada estrategia. Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas

34 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- Criterio optimista.- Elegiría la estrategia que le proporcionase el mejor resultado (maximax/mini-min). Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas

35 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- Criterio de Laplace.- Se asigna a cada estado de la naturaleza la misma probabilidad, se calcula el valor monetario de cada estrategia y se elige el valor esperado más alto. -V (abrigos lana)=(1/3*150)+(1/3*600)+(1/3*25)=258,3 -V (gabardinas)=(1/3*300)+(1/3*50)+(1/3*100)=141,6 -V (chaquetas)=(1/3*75)+(1/3*-50)+(1/3*500)=175

36 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- Criterio de Hurwicz.- -Combina el criterio pesimista y el optimista. -Coeficiente de optimismo, α, entre 0 y 1. (valor subjetivo) -Coeficiente de pesimismo= 1- α Crit. Hurw.= (Mejor resultado* α )+(peor resultado*1- α) -V (abrigos lana)=(600*0,7)+((25*(1-0,7))=427,5 -V (gabardinas)=(300*0,7)+((50*(1-0,7))=225 -V (chaquetas)=(500*0,7)+((-50*(1-0,7))=335 Si otorgásemos un valor 0 al coeficiente de optimismo, la alternativa sería la fabricación de gabardinas

37 4.4. Función de gestión.- A. Toma de decisiones.- La matriz de decisión: decisiones según la situación de incertidumbre.- Criterio de Savage.- - Personas con miedo a equivocarse matriz de oportunidad: lo que se deja de ganar por escoger una estrategia equivocada. - 1º. Al valor más alto de cada estrategia, según el estado, se le asigna 0 (Gabardinas) - 2º. Se resta a este valor más alto los resultados de las demás estrategias= lo que dejamos de ganar en los demás desenlaces. - 3º. Se elige el valor más alto de cada estrategia y de éstos se escoge el más bajo (mini-max) Esto significa escoger el valor más bajos para minimizar las pérdidas en el supuesto de equivocarse con la estrategia.

38 4.4. Función de gestión.- 1º Criterio de Savage.- Asignación 0 al valor + alto (la estrategia con más beneficios según cada estado) Sucesos investigados Estados de la naturaleza Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas Lluvia Frío Calor = = =0

39 4.4. Función de gestión.- 2º Criterio de Savage.- Cálculo de lo que se deja de ganar Sucesos investigados Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor Abrigos de lana = =475 Gabardinas = =400 Chaquetas = (-50)=650 0

40 4.4. Función de gestión.- 3º Criterio de Savage.- Se escoge el valor más alto de cada estrategia y de éstos, el más bajo. Sucesos investigados Estados de la naturaleza Abrigos de lana Gabardinas Chaquetas Lluvia Frío Calor

41 4.4. Función de gestión.- Árbol de decisión.- Para procesos en los que hay que tomar más de una decisión; representa la información disponible y todas las alternativas posibles. 1. Definir meta, acciones posibles, acontecimientos y decisiones. 2. Representación alternativas: árbol. 3. Determinar los resultados y marcar puntos finales. 4. Anotar probabilidad suceda cada acontecimiento. Fases de elaboración de un árbol de decisión.- Elementos.- Puntos de decisión Acontecimientos = estado de la naturaleza Resultados esperados

42 4.4. Función de gestión.- Árbol de decisión.-

43 4.5. Función de control.- Concepto: verificar que todo salga según lo previsto en la planificación. Etapas de control: 1. Fijar estándares: de producción, de tiempos 2. Medir las actividades conforme los estándares. 3. Corregir las desviaciones. Técnicas de control: 1. Auditoría (interna/externa): verifica la planificación en relación a la contabilidad o a la rentabilidad de los recursos. Las auditorías externas pueden ser: de cuentas,operativa y la ecoauditoría. 2. Control de presupuesto: relación costes-ingresos. 3. Estadística: