PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL~ ALMACEN. 1.0BJETIVO y ALCANCE NOTACIONES y DEFINiCiONES 2 3.DESARROLLO 3

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1 ININ N : P.AA-1 REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: 1 AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. índice PÁGINA 1.0BJETIVO y ALCANCE. 2 2.NOTACIONES y DEFINCONES 2 3.DESARROLLO 3 4. RESPONSABILIDADES 8 5.REFERENCIAS 8 6.ANEXOS 9.f GARANIIA DE CALIDAD E DOCUME.NTO VERIFlC.A.D.O y. LlB t' V.G( 89 (LAVE?.. fecha: FIRMA., Iv L2oo5, PREPARADO POR: ENRIQUE HERNÁNDEZ TAPIA. ; ;{f FECHA: Abrl/2005 REVISADO POR: LIC. GUSTAVO ENRIQUE FLORES RAM)ífE../ APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXTL ;7#/? r=: f " FECHA:./ PECHA: Abrl/2005 Abrl/2005

2 ínstituto NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3."--..,.; Abrl/2005 HOJA: 2 1. OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1 OBJETIVO. Tenen como fn lograr la efectvdad y uso óptmo del patrmono nsttuconal a través de la recepcón, custoda, control y Jntrega de los benes muebles y de consumo requerdos por las dferentes áreas del ININ., 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES. 2.1 DEFINICIONES Benes Muebles Instrumentales. Los consderados como mplementos o medos para el desarrollo de las actvdades que realza el ININ, sendo susceptbles de la asgnacón de un numero de nventaro y resguardo de manera ndvdual, dada su naturaleza y fnaldad en el servco Benes Muebles de consumo. Los que por su utlzacón en el desarrollo de las actvdades que realzan el ININ, tenen un desgaste parcal o total y son controlados a través de un regstro global en sus nventaras, dada su naturaleza y fnaldad de servco Nota de Regstro de Uso Drecto. Documento que se utlza para dar entrada a los benes muebles de consumo que no pasan a formar parte de las exstencas en el área de servcos de Almacén Notas de Entrada de Almacén. Documento que se utlza para dar entrada a los benes muebles de consumo que pasan a formar parte de las exstencas en el área de servcos de Almacén Nota de Regstro de Actvo Fja. ;:; e a: LL GIIAHTIA DE CALIAD IHIH Documento que se utlza para dar entrada a los benes muebles nstrumentales que se ntegran como parte del patrmono Insttuconal.

3 rnstituto NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: Cedula de Regstro SIIA. Formato elaborado por cada uno de los benes muebles nstrumentales para conocer su ubcacón y responsable. Sstema Integral de Informacón Admnstratva. 3. DESARROLLO. El área de servcros de Almacén realza la recepcón y entrega de los benes muebles nstrumentales y de consumo en el dagrama de flujo (Anexo 1), se esquematza la secuenca de actvdades que se realzan. 3.1 Almacén General Lugar donde se hace la recepcón de los benes adqurdos medante contrato o peddo, elaborando la Nota de Entrada de Almacén (Anexo 11), la cual certfca el ngreso de los benes, se almacenan temporalmente y se dstrbuyen al usuaro solctante y en su caso documentacón que acredte la donacón del ben mueble que se va a adqurr Abrr expedente por cada contrato o peddo Recbr del proveedor el ben mueble solctado en el contrato o peddo con una copa de estos documentos y el orgnal de la factura correspondente con 5 copas Tomar del archvo el expedente del contrato o peddo correspondente Requerr la presenca del solctante en el área de servcos de Almacén, para que conjuntamente se verfque que la documentacón y el ben mueble presentado reúna las especfcacones ndcadas en el contrato o peddo. GII-AtTlA te CALIDAD IHll En el caso de benes de mportacón, solctar la presenca de un representante del área de Seguros del ININ, para levantar el acta admnstratva y en caso de que el ben mueble llegue en mal estado, hacer la reclamacón correspondente a la aseguradora. a) S la documentacón o el ben mueble presentado por el proveedor no cumple con lo especfcado en el contrato o peddo, rechazar el ben mueble al proveedor, notfcando al Jefe del Departamento de Adquscones y Almacenes.

4 lnstituto NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3, " Abrl/2005 HOJA: 4 b) En caso contraro, contnua con el procedmento Marcar en el contrato o peddo cada una de las partdas recbdas, ndcando s la entrega es completa o parcal Clasfcar el ben mueble de acuerdo a la partda presupuestal ndcada en el contrato o peddo, como USO DIRECTO, ACTIVO FIJO O ENTRADA DE a) S el ben mueble es clasfcado como entrada de almacén, elaborar Nota de Entrada de Almacén (Anexo 11)en orgnal y 4 copas, archvar la prmera copa de su control consecutvo. b) S el ben mueble es clasfcado como uso drecto, elaborar Nota de Regstro de Uso Drecto (Anexo 111)en orgnal y 4 copas, archvar la prmera copa en su control consecutvo c) S el ben mueble es clasfcado como actvo fjo, elaborar Nota de Regstro de Actvo Fjo (Anexo IV) en orgnal y 6 copas, archvar la prmera copa en su control consecutvo; estos casos pueden presentar en: ) Los benes muebles fabrcados en el ININ se realzan a través de una orden de trabajo, que tene el msmo trato de un contrato o peddo. ) Los benes muebles donados por el OIEA aiinin, la recepcón y entrega se realza a través del área de Asuntos Internaconales, quen turna al área de servcos de Almacén la documentacón correspondente para darlos de alta y controlarlos, dándole el msmo trato de un ben mueble adqurdo por medo de contrato o peddo Nota: El' valor del ben donado para efectos contables será el declarado en aduana o el avaluó respectvo, en ambos. casos mas gastos de mportacón, fletes y demás gastos que se hayan regstrado contablemente en la Gerenca de Recursos Fnanceros. B11Allr11 DI CILICID 11II Anotar en ía factura el número de la nota de entrada de almacén de la nota de regstro de uso drecto o de la nota de regstro de actvo fjo correspondente Formar un juego con el orgnal de la nota de entrada de almacén, nota de regstro de uso drecto o nota de regstro de actvo fjo y el orgnal de la factura y cnco juegos más con las copas.

5 NSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES,, fev.: 3 Abrl/200S t-ioja: 5 I Sellar y frmar de recbdo todos los juegos Entregar al proveedor el juego orgnal de la nota de entrada de almacén, nota de regstro de uso drecto o nota de regstro de actvo fjo y factura, ndcándole lo turne a la seccón de cuentas por pagar en el Departamento de Contabldad General para el tramte de su cobro S el ben mueble es consderado entrada de almacén. a) Acomodar el ben mueble en el anaquel correspondente. b) Codfcar el ben mueble, marcar en la factura el número de dcha codfcacón. c) Aplcar el movmento de entrada úncamente por undades en la tarjeta de Kardex. d) Aplcar el movmento de entrada por undad y por costo, en eiisiia" S el ben mueble es consderado actvo fjo: " u o a: u, a) Determnar el tpo de ben mueble. b) Codfcar el ben mueble. e) Marcar en la factura el número de códgo. d) Elaborar cédula de resguardo (Anexo V) en formato establecdo en orgnal y dos copas. e) Aplcar el movmento de entrada por undades y por costo en eiisiia" El ben mueble es consderado de uso drecto, acomodarlo en el área de servcos de Almacén, para entregar posterormente Archvar los cnco juegos de la nota de entrada de Almacén, nota de l regstro de uso drecto o nota de regstro de actvo fjo y de factura o, daramente en formato establecdo en orgnal y dos copas y I 81lAlfll relaconar DI dstrbur de la sguente manera: CALIID l11h

6 lnstituto NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES Abrl/2005 REV.: 3 HOJA: 6 a) Orgnal de la relacón y un juego de la nota de entrada de almacén, de la nota de regstro de uso drecto o de la nota de regstro de actvo fjo y de la factura al Departamento de Contabldad General. b) Una copa de la relacón y un juego de la nota de entrada de almacén, de la nota de regstro de uso drecto o de la nota de regstro de actvo fjo y de factura al Departamento de Adquscones y Almacenes. e) Una copa de la relacón y un juego de la nota de entrada de almacén, de la nota de regstro de uso drecto o de la nota de regstro de actvo fjo y de factura o, como acuse de recbo, archvar para control del área de servcos de Almacén. d) Los dos juegos restantes de la nota de entrada de almacén, de la nota de regstro de uso drecto o de la nota de regstro de actvo fjo y de factura, se utlza para dar la salda correspondente. 3.2 Entrega de Benes Benes con nota de regstro de actvo fjo. La solctud de este tpo de benes la hace el usuaro a través de una requscón, solcta al Departamento de Adquscones y Almacenes, quen elabora contrato o peddo. a) Recabar en la factura, nombre, frma, clave y centro de costos de la persona que se responsablzará del ben mueble, anotando en la cédula el resguardo la ubcacón del msmo. b) Entregar el ben mueble y copa de la nota de regstro de actvo fjo, así como de la factura y de la cédula de resguardo al responsable para su control. c) Capturar en el "S 11 A", la ubcacón del ben, así como la clave del responsable., '::---\ : ; t o o, 'IJ.. SAIANTIA DI CALlAD lnin,} d) Archvar en el expedente del contrato o peddo, la nota del regstro de actvo fjo y la factura en el control consecutvo.

7 lnstituto NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES,, REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: Benes con nota de regstro de uso drecto. La solctud de este tpo de benes la hace el usuaro, a través del Departamento de Adquscones y Almacenes. a) Recabar en la factura, nombre, frma clave y centro de costos de la persona que se responsablzará del ben mueble. b) Entrega el ben mueble y copa de la nota de regstro de uso drecto, así como de la factura al responsable para su control. c) Archvar en el expedente contrato o peddo, la nota de regstro de uso drecto y la factura Benes con nota de entrada de almacén. a) Recbr "solctud de materales al área de servcos de Almacén" (Anexo VI) por escrto del ben mueble requerdo por el usuaro. b) Verfcar en la tarjeta de Kardex que se tenga en exstenca el ben mueble. e) Elaborar nota de "Salda de Almacén" (Anexo VII) por medo del "SIIA", afectando automátcamente las exstencas del sstema en mencón, en undades y costos. d) Verfcar que la solctud este autorzada de acuerdo al catálogo de frmas autorzadas del ININ, en caso contraro, entregar la nota de salda al solctante para recabar la frma autorzada. e) Recabar en la nota de salda el nombre, frma y la clave de la persona que recbrá el ben mueble. f) Aplcar el movmento de salda úncamente por undad en la tarjeta de Kardex y retrar el ben mueble del anaquel correspondente. GIIAHTIA DE CALIDAD I H I N g) Entregar el ben mueble al solctante, acompañado de una copa de la nota de salda para su control. h) Archvar una copa de la nota de salda para el control.

8 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3 /'-... Abrl/200S HOJA: 8 ) Envar al Departamento de Contabldad General los orgnales de las notas de salda elaboradas. 4. RESPONSABILIDADES. 4.1 Gerente de Recursos Materales. a. Implantar el procedmento. 4.2 Jefe del Departamento de Adquscones y Almacenes. a. Supervsar que se cumpla el procedmento. 4.3 Personal del área de servcos de Almacén. a. Aplcar el procedmento b. Recbr, custodar y controlar los benes muebles de consumo hasta que sean entregados a los usuaros respectvos. c. Recbr, custodar y controlar los benes muebles nstrumentales hasta que sean desncorporados del patrmono del Insttuto. d. Verfcar que la solctud de materales o las notas de salda estén autorzadas. 5. REFERENCIAS Lneamentos Generales para la Admnstracón de Almacenes de las Dependencas y Entdades de la Admnstracón Publca Federal, publcado en el Daro Ofcal de la Federacón el 11 de novembre del "'--./, '" ;S e a: LL GAIAHTIA DI CALIUID lnim Manual para la Admnstracón de Benes Muebles y Manejo de Almacenes del Insttuto Naconal de Investgacones Nucleares, aprobado según acuerdo NO de la 1 ra., reunón ordnara del 2005 del H. Consejo Drectvo del ININ, celebrada el 18 de marzo del 2005.

9 r: INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES,, REV.: 3 Abrll2005 HOJA: 9 6. ANEXOS. ANEXO 1. Dagrama de Flujo. ANEXO 11.Nota de Entrada de Almacén. ANEXO 11I.Nota de Regstro de Uso Drecto. ANEXO IV. Nota de Regstro de Actvo Fjo. ANEXO V. Cédula de Resguardo. ANEXO VI. Solctud de Materales al área de Servcos de Almacén. ANEXO VII. Salda de Almacén. y GAllltlA DI CILICID lhih

10 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3 HOJA: 10 Abrl/2005 Área de servcos de Almacén ANEXO lo Dagrama de Flujo. 9 Recbe contrato o peddo. Recbr del ben. solctud Requerr al solctante y al representante de seguros en el Almacén para verfcar el ben. r: Clasfcar y elaborar nota de entrada de acuerdo a su clasfcacón: Entrada de Almacén, Uso drecto, Actvo fjo. Entregar el ben según el tpo: Uso drecto: Recabando en factura, la frma, clave y centro de costos del responsable. Entrada de Almacén: Elaborando nota de salda, verfcar frma autorzada, recabando frma y clave de quen recbe en factura. Actvo fjo: Recabando en factura y cedula de resguardo, nombre, clave y centro de costos del responsable capturar en el sstema de control de benes. Ubcar el ben mueble: Uso drecto en área de servcos para entrega; Entrada de almacén, ubcar en el anaquel, codfcar, regstrar y aplcar su entrada. Actvo fjo, codfcar, marcarlo, elaborar cedula de regstro y regstrar su entrada. Archvar en el expedente de contrato o peddo. SIIAIIII DI CALlnAD IHIH Elaborar relacón dara de notas de entradas. Entregar relacón dara a TC y AA Y Archvar Acuse.

11 I N S T I T U T O N A e ION A L DE' N V E S T,.G A e,o N E S N U e L E A R E S REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: 11 ANEXO 11. Nota de Entrada de Almacén. /8 ININ Insttuto Naconal de Investgacones Nuclear, s Dreccón de Admnstracón Gerenca de Recursos Materales Departamento de Adquscones y Almacé nes ENTRADA DE ALMACEN No. Control í 4/ :59:38 a.m. Entrada Proveedor Peddo Moneda Centro de Costos Requscón Tpo Factura de Cambe Fecha Tpo de Cambo # Artículo Descrpcón Undad Cantdad Costo F CostoMN Total Totales Total en Moneda Extranjera I '...J :l o.. u.. GAANTlA DE CALIDAD 11tH ENRIQUE HERNANDEZ TAPIA Elaboró '.:' Sello de Almacén P;\ona 1

12 --- \..J INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, Abrll2005 REV.: 3 HOJA: 12 ANEXO 11I. Nota de Regstro de Uso Drecto. -IN IN Entrada Peddo Moneda C. Costos Insttuto Naconal de Investgacones Nucleares Dreccón de Admnstracón Gerenca de Recursos Materales Departamento de Adquscones y Almacénes Nota de Entrada de Uso Drecto Requscón No. Control._...] 1/9/ :11:27 p.rn. Proveedor # Artículo Descrpcón Undad Cantdad Costo F CostoMN Total Totales I oe a: u. GjlAHtlA DI CALIDAD IHIH ENRIQUE HERNANDEZ TAPIA Elaboró Sello de Almacén

13 .0- _ INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES,, REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: 13 ANEXO IV. Nota de Regstro de Actvo Fjo. einin Insttuto Naconal de Investgacones Nucleares No. Control,._----, Dreccón de Admnstracón Gerenca de Recursos Materales Departamento de Adquscones y Almacénes Nota de Entrada de Actvo Fjo : 1 1/9/ :10:53 p.m. Entrada Ofco Moneda C. Costos Orgen Factura -_.._--- # Artículo Descrpcón Undad Cantdad Costo F CostoMN Total Totales I I GAIIITlI DI CILICID 1 H IM ENRIQUE HERNANDEZ TAPIA. Elaboró Sello de Almacén.4. I

14 I N S T I T U T O N A e ION A L DEI N V E S T I G A e ION E S N U c', E A R E S REV.: 3 HOJA: 14 Abrl/200S ANEXOV. Cédula de Resguardo. DIRECCION DE ADMINISTRACION GERENCIA DE RECURSOS MATERIAlES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES AREA DE SERVICIOS DE ALMACEN NOTA DE ENTRADA: TAR./ETAS DE CONTROL Y RESGUARDO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES "'"-I NUMERO DE INVENTARk): ---' r'edldo: FECHA DE ADQ.:, _ UNIDAD: _ FACTURA: COSTO DE ADQ.: _ localizacion CENTRO DE COSTOS EDIFICIO PISO LOCAL PROYECTO NOMBRE CLAVE NOMBRE CLAVE 4 - _ RESGUARDO DEL BIEN: FECHA CVE. RESP. NOMBRE DEL RESPONSABLE FIRMA DEL RESPONSABLE. EJECUTO EN EL AREA DE SERVICIOS DE MOVIMIENTO ARCHIVO REGISTRO EN EL SISTEMA NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA NOMBRE E!B!M,"'1 :?! u el LL I DI SAlAN rui CALIDAD.111 oo(), _"""._, CO"lc-.T t O"OO:_DlS< 'O.,...--.OI'o.o.:ut._,O"'". ""'-'O.-..DlfK_OII...,..co.' oo-'o --..oo_... o '*.. '-,.

15 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3 HOJA: 15 Abrl/2005 ANEXO VI. Solctud de Materales al área de Servcos de Almacén. einin Insttuto Naconal Ga Investgacones Nucleares No. Control Dreccón de Admnstracón I I Gerenca de Recursos Materales 04/04/2005 Departamento de Adquscones y AJmacénes Impresón Solctud de Salda de Almacén 04/04/2005 Centro de Costos Partda Presup. Artículo Descrpcón Solctado Undad --,,, uel n: 1L SAIAlflA DI CALIDAD IBI. ÁVO.ENRIQUE FLORES ENRIQYé'HERNANDEZ TAPIA RAMIREZ Autorza Solcta P \nm 1

16 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES REV.: 3 Abrl/2005 HOJA: 16 ANEXO VII. Salda de Almacén. (1 ININ Insttuto Naconal de Investgacones Nucleares Dreccón de Admlrlstnclón G«et1cla de Recursos Mltertales Dep3/Úmento de Adquscones y Almacnes Salda de Almacén No. Control 1 c- 1 Fecha 29/ Centro' de Costos Partda Preso ClaveArt. Artículo!;ollcltada Entregada Undad I,l> e a: u. GAIANTIAl "",.."",UE HERNAJDEZ TAPIA. Cllh=.- I H I N,A,lrr.a :o?n..ospa,:no Rclt>e :05 bef"'.5