Gobierno en línea: los procesos y las herramientas

Transcripción

1 Gobierno en línea: los procesos y las herramientas IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de

2 Índice de la sesión Contexto: documentación en las Universidades Administración sin papeles Marco legal y tecnológico en Colombia Implantación de un modelo de gestión de documentos electrónicos

3 Acervo documental de las Universidades La Gestión Documental es una disciplina crucial en el mundo universitario: Obligación de preservación de la documentación académica Producción documental de carácter científico Custodios y difusores de conocimiento y cultura Las Universidades como pioneras en innovación Instituciones descentralizadas y vocación expansiva Por todo ello, las Universidades gestionan grandes volúmenes de documentación, en formatos diversos, y requieren de una estrategia sólida en este ámbito.

4 Administración sin papeles: ventajas La introducción del expediente electrónico como columna vertebral de la gestión de la Universidad puede comportar múltiples beneficios: Eliminación del uso del papel: reducción de costes directos (producción, traslado y almacenamiento). Eficiencia en la gestión y facilidad de acceso: Compartición de documentación en línea, acceso simultáneo, disponibilidad inmediata. Aplicación de políticas de gestión sistemáticas: relacionadas con la generación, clasificación, custodia y acceso de los documentos. Potencial de Interoperabilidad y compartición de datos y documentos Automatización de procesos. Mayor seguridad tecnológica y jurídica. Reducción detareas sin valor añadido. Mejor servicio, y mejora de la imagen institucional

5 Administración sin papeles: ventajas Estudios realizados por la Unión Europea y por la Administración Pública española ponen de relieve los costes ocultos de la gestión en papel (pérdida de eficiencia, inversión de tiempo en tareas improductivas), así como los costes directos. Acreditan que la inversión en un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos se amortiza en entre 4 y 6 años gracias a estos ahorros. Concepto Metro lineal de custodia Transferencia de expediente Préstamo/Consulta de documento Destrucción de documentos Generación de documentos Servicio finalista 100% automatizado Coste / Ahorro estimado 100 USD/año 40 USD/transf. 30 USD/prest. 30 USD/Expediente 0,20 USD/hoja 200 USD/procedimiento

6 Administración sin papeles: advertencia La consecución de estas ventajas requiere de una adecuada planificación y la definición de una estrategia corporativa. La ejecución de proyectos aislados de digitalización o desmaterialización de documentos conduce a una situación de descontrol en relación con: Multiplicidad de sistemas no integrados Criterios de Gestión Documental no homogéneos Crecimiento desmedido del volumen almacenado Riesgos en relación con el valor jurídico de los documentos Incapacidad para localizar la documentación cuando se requiere Frustración para los usuarios

7 Marco legal y tecnológico en Colombia El contexto legal en Colombia es particularmente favorable a la implantación de sistemas de gestión basados en el uso extensivo de documentos electrónicos. Ley 1437 de 2011, de Procedimiento Administrativo, prevé la promoción de la Administración sin papeles y el uso de documentos y firmas electrónicas. Prevé también su aplicación a las entidades privadas, cuando ejerzan funciones públicas. Ley 1712 de 2014, de Transparencia y Acceso Decreto 2609 de 2012, de Documentos Electrónicos Decreto 2364 de 2012, de Firma Electrónica Resolución 8934 de 2014, sobre Gestión Documental Otras: Ley 1266 de 2008, de Hábeas data, Ley 594 de 2000 de Archivos

8 Marco legal y tecnológico en Colombia La Red de Transparencia y Acceso a la Información ha publicado en 2015 su Guía de la Administración Electrónica, que desarrolla algunos de los aspectos que aquí se comentan. Por otra parte, las empresas de tecnología, con OCU a la cabeza, están dando cada vez mayor peso a resolver las necesidades de Gestión Documental, que históricamente se habían considerado ajenas a lo tecnológico. En Colombia y en toda Iberoamérica hay en marcha diversos proyectos en relación con Firma electrónica Gestión de expedientes electrónicos Gestión documental y archivo Digitalizacióny desmaterialización de documentos

9 Implantación de la gestión de documentos electrónicos La implantación de la gestión de documentos electrónicos es un cambio organizativo que abarca a toda la organización. Es crucial evitar el error de circunscribirlo exclusivamente al ámbito tecnológico o archivístico.

10 Implantación de la gestión de documentos electrónicos La planificación de un proyecto de implantación corporativo permite prever el impacto del cambio organizativo en los distintos niveles: Definición de Políticas de Gestión Documental y Archivo acordes al nuevo contexto: clasificación y descripción de documentos, criterios de preservación o eliminación, responsabilidades de archivo, etc. Planificación de una arquitectura tecnológica que garantice la integración entre las aplicaciones de negocio y los sistemas de gestión de documentos Implantación de sistemas de firma electrónica que aseguren la validez jurídica de los documentos y transacciones. Adecuación de las metodologías de trabajo y procedimientos al nuevo modelo Estrategias de difusión, formación y gestión del cambio

11 Implantación: Pasos a seguir Los ejemplos de éxito en la implantación del documento electrónico suelen coincidir en una secuencia de pasos clave: Creación de un comité pluridisciplinar que lidere el proyecto. Definición de una estrategia a largo plazo que incluya los aspectos mencionados. Establecimiento de una Hoja de Ruta o plan de actuaciones detallado. Asignación de responsables individuales a cada acción, supervisión conjunta del progreso y evaluación de indicadores de éxito.

12 Plan Director del Documento Electrónico Entre los aspectos que es necesario definir cuando se establece la estrategia de cambio, están todos aquellos relativos a la Gestión Documental: Política de Gestión de documentos electrónicos. Criterios de clasificación, descripción, almacenamiento, acceso a los documentos electrónicos. Atribución de responsabilidades y identificación de agentes en materia de Gestión Documental. Política de firma electrónica Política de digitalización, impresión y copia de documentos electrónicos Estrategia de preservación a largo plazo de documentos electrónicos Todos estos contenidos se pueden desarrollar conjuntamente mediante la construcción de un plan que les otorgue cohesión.

13 Piezas clave de una arquitectura tecnológica Los pilares de una arquitectura de sistemas que se encare al documento electrónico son: Aplicaciones verticales de gestión: Gestionan los datos pero son capaces de generar documentos Sistema transversal de tramitación de procedimientos (BPM): Permiten la ejecución de tareas administrativas de forma ordenada Sistema Gestor de Documentos Electrónicos (SGDE): Agrupa los documentos en expedientes y permite procesos archivísticos descripción, clasificación, control de acceso. Sistemas de generación y gestión de firmas electrónicas: Gestiona la seguridad y la criptografía Soluciones de Archivo electrónico: Garantizan la custodia a largo plazo

14 Ejemplo de planificación Arquitectura Tecnológica

15 Ejemplo de Integración Unive rs ita s XXI Modulo de Integración API CREAR_EXP ASOCIAR_DOC Conector CMIS Otros...

16 Implantación de la Gestión de Documentos Electrónicos: Casos de éxito Ocho Universidades en Cataluña han trabajado conjuntamente durante los últimos 6 años para definir una estrategia común de implantación del expediente electrónico, que ha incluido la definición de políticas y la compartición de herramientas. La UPF ha sido la que más ha avanzado en el despliegue de este sistema de gestión de documentos electrónicos que abarca toda la gestión administrativa y académica de la Universidad. Actualmente, una parte importante de la documentación administrativa de la Universidad se genera y almacena exclusivamente en soporte electrónico, en un modelo que garantiza: Disponibilidad: Quien está autorizado puede acceder fácilmente al documento Confidencialidad: Nadie puede acceder al documento sin autorización Integridad: No se producen alteraciones indebidas en estos documentos

17 Implantación de la Gestión de Documentos Electrónicos: Casos de éxito La UA ha desplegado un sistema de gestión de documentos electrónicos que no sólo permite la gestión y almacenamiento de los mismos, sino que incorpora mecanismos para poder generar automáticamente certificados y otras documentos de consulta frecuente por parte de los alumnos: Certificados de matriculación, notas y programas Certificados de docencia y otros documentos relevantes para el personal y el profesorado. Todos estos documentos se generan de manera automática, incorporan una firma electrónica, se pueden imprimir y validar contra el sistema mediante un Código Seguro de Verificación y, por tanto, permiten el ahorro del trabajo burocrático que requería su generación en papel.

18 Implantación de la Gestión de Documentos Electrónicos: Casos de éxito Durante los últimos 9 meses hemos trabajado con la Universidad de los Andes en la definición de su estrategia de gestión de documentos electrónicos, con el objeto de coordinar: Incorporación de la tecnología apropiada Definición de Políticas de Gestión Documental y Archivo Actuación sobre los procedimientos de trabajo Acciones de formación y difusión El proyecto se encuentra actualmente en fase de ejecución, pero ha gozado de una gran aceptación interna.

19 Implantación de un Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos

20 Gobierno en línea procesos y herramientas GRACIAS POR SU ATENCIÓN Raül Rabionet i Janssen AGTIC rrabionet@agtic.com

21 Gracias por su atención ESPAÑA COLOMBIA CHILE ECUADOR NICARAGUA PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA URUGUAY VENEZUELA