Manual de Procedimientos

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1 1 de 23 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Oficina de Control Disciplinario Interno Secretaria General Profesional Oficina de Control Disciplinario Interno Secretario General TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Acervo Probatorio Alegatos de Conclusión Apelación Archivo Definitivo C.D.U Confesión Control Disciplinario Control Disciplinario Interno Empleados públicos no docentes Fallo Disciplinario Falta Disciplinaria Ignorancia Supina Indagación Preliminar Pliego de Cargos... 6

2 2 de Probidad Servidor Público Sujetos Procesales Temeridad de la Queja Trabajadores Oficiales Vía Contenciosa Administrativa POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Funciones Indagación Preliminar (opcional) Apertura de Investigación Informe de Inicio de la investigación de la Procuraduría General de la nación Cierre de Investigación Pliego de Cargos Descargos Pruebas de descargos Alegatos de Conclusión Fallo Primera Instancia Apelación Fallo Segunda Instancia De los No Docentes y Trabajadores Oficiales Intervenciones... 18

3 3 de DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 22

4 4 de OBJETIVO Establecer los procedimientos y actividades necesarias para la aplicación del Régimen Disciplinario Interno para el personal administrativo en la Universidad del Valle, garantizando la efectividad de los principios y fines previstos en la Constitución Política y La Ley. 2. ALCANCE Este manual de procedimiento aplica para los Servidores Públicos activos y retirados no docentes, trabajadores oficiales de la Universidad del Valle, y particulares que hayan desempeñado funciones públicas con la Universidad. Inicia con la actividad de enviar comunicación por escrito de los hechos, adjuntando en el caso que se pueda las pruebas del caso y finaliza con proyectar sanción y aplicarla. 3. DEFINICIONES 3.1. Acervo Probatorio Es el conjunto de medios de prueba que se pretenden hacer valer dentro del proceso Alegatos de Conclusión Oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo de primera instancia o de única instancia Apelación El recurso de apelación es un medio de impugnación, a través del cual se pide que se revoque, anule o enmiende una providencia de una autoridad judicial, este recurso a diferencia de la reposición no lo resuelve el mismo funcionario que emitió la decisión, sino su superior jerárquico Archivo Definitivo Decisión que da por terminado el proceso disciplinario cuando se presentan las circunstancias contempladas en el articulo 73 de la ley 734 de 2002.

5 5 de C.D.U Código Disciplinario Único, Ley 734 de Confesión Es un medio de prueba mediante el cual el investigado reconoce la propia responsabilidad y la participación personal en la comisión de la falta disciplinaria, es un acto voluntario y rendido ante autoridad competente y dentro de una investigación, y dependiendo de la etapa procesal en que se surta, puede el encartado obtener beneficios Control Disciplinario Es el poder jurídico de que está dotada la administración pública para investigar hechos que atenten contra la probidad administrativa en orden a identificar a los responsables y aplicarles la sanción que legalmente les corresponde Control Disciplinario Interno Es la potestad que tiene el Estado de garantizar la función pública, internamente a través de las oficinas destinadas para el efecto Empleados públicos no docentes Son aquellos servidores públicos que están vinculados a la universidad por una relación legal y reglamentaria en esencia de una actividad diferente a la docencia Fallo Disciplinario Es el acto administrativo por medio del cual se decide de fondo una investigación disciplinaria, previo el agotamiento del trámite respectivo. Los fallos pueden ser sancionatorios o absolutorios, de primera y segunda instancia Falta Disciplinaria Es el incumplimiento por parte del servidor publico de deberes, abuso y extralimitación de derechos y funciones, incursión en prohibiciones, inhabilidades y conflictos de interés. En consecuencia genera las correspondientes sanciones.

6 6 de Ignorancia Supina Es la negligencia en aprender y/o conocer lo que puede y debe saberse sobre la competencia propia del cargo Indagación Preliminar Etapa opcional, con la cual se inicia la investigación disciplinaria con el fin de establecer la procedencia de la apertura de la investigación disciplinaria, verificando la ocurrencia de la conducta, determinando si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizando al autor de la misma Pliego de Cargos Es un acto administrativo que procede la imposición de sanciones mediante resolución independiente, en el cual, Control Disciplinario detalla las faltas o infracciones en que supuestamente ha incurrido el investigado Probidad Honradez, honestidad, integridad y rectitud de comportamiento Servidor Público De acuerdo al artículo 123 de la Constitución política, son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, y los particulares que ocasionalmente ejercen funciones públicas (vinculados a la Universidad del Valle) Sujetos Procesales Son el investigado y su defensor Temeridad de la Queja Ocurre cuando una persona acusa a otra solo con especulaciones personales sin tener pruebas o argumentos sólidos en contra de ella. El hecho de presentar una queja temeraria es causante de multas si el investigador advierte la temeridad de la queja.

7 7 de Trabajadores Oficiales Son trabajadores oficiales aquellas personas vinculadas a la Universidad por una relación de carácter contractual laboral, así prevista por la normatividad interna de la Universidad Vía Contenciosa Administrativa Mecanismo para reclamar ante la justicia administrativa (Juzgados, Tribunal Contencioso y Consejo de Estado) por actos, hechos, omisiones, operaciones administrativas, contratos administrativos o circunstancias emanadas de entidades públicas o privadas con funciones públicas. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Funciones Acuerdo 004 del Consejo Superior. Julio 5 de "Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo" Funciones de la Unidad de Control Interno Disciplinario: Conocer, tramitar y fallar en primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelanten contra el personal administrativo, asegurando su autonomía e independencia y el principio de segunda instancia. Ejercer vigilancia sobre la conducta oficial del personal administrativo y adelantar de oficio, por queja o por información de terceros, las indagaciones o Investigaciones disciplinarias, notificando en todo caso al afectado o investigado. Realizar el seguimiento a las investigaciones disciplinarias que por competencia se asignen a otras instancias o a la Procuraduría General de la Nación. Recomendar al Rector la adopción de un Reglamento para el funcionamiento de la Unidad. Asesorar, formular, desarrollar, dirigir y coordinar con el Rector de la Universidad, las políticas institucionales sobre el régimen disciplinario. Elaborar informes a la Procuraduría General de la Nación, en lo relacionado con los procesos disciplinarios y adelantar los trámites ante la misma instancia, necesarios para la iniciación de las investigaciones de fondo, es decir, los que no sean de carácter preliminar en los casos que conozca la Procuraduría

8 8 de 22 General de la Nación, así como del registro de las sanciones disciplinarias o de las decisiones de archivo de los procesos. Adoptar un manual de procedimientos internos que garantice que los procesos disciplinarios se tramiten con observancia de principios de economía, celeridad, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, buscando salvaguardar el debido proceso. Diseñar un mapa de riesgo e implementar acciones para la prevención de las conductas disciplinarias y responsabilidades de los servidores públicos. Rendir semestralmente al Rector un informe sobre el estado de los procesos disciplinarios. Funciones del Coordinador de la Unidad de Control Disciplinario Interno: Velar por la legalidad en los trámites de los procesos disciplinarios. Designar a un miembro de la Unidad para iniciar la investigación preliminar y la investigación disciplinaria. Evaluar (de acuerdo con el procedimiento que se determine para el funcionamiento de la Unidad de Control Disciplinario), proferir y suscribir los autos de fondo y los fallos que deban producirse con motivo de los procesos disciplinarios seguidos contra el personal administrativo. Coordinar y supervisar las actividades que se desprendan del desarrollo de los procesos disciplinarios. Emitir los conceptos que solicite el Rector para la toma de decisiones frente a los procesos disciplinarios. Convocar a reuniones de estudio de los asuntos que sean de conocimiento de la Unidad de Control Interno Disciplinario. Asegurar la conservación de los documentos que conforman el expediente disciplinario en los términos de la Ley. Funciones de los investigadores de la Unidad de Control Disciplinario Interno: Proyectar las providencias a proferir en los procesos disciplinarios Practicar las diligencias de recaudación de pruebas y las de impulso del proceso a que haya lugar en los diferentes asuntos. Proyectar los informes internos que se soliciten y los externos que requieran las autoridades públicas, de acuerdo con lo que ordene la Unidad de Control Disciplinario.

9 9 de 22 Suscribir los autos de trámite dentro de la actuación procesal, de acuerdo con lo que ordene la Unidad de Control Disciplinario. Realizar las funciones que contribuyan al fortalecimiento de la Unidad del Control Disciplinario Interno, a solicitud de su Coordinador. Se adelantará procedimiento verbal contra los servidores públicos en los siguientes casos: Cuando el sujeto disciplinario sea sorprendido en el momento de la comisión de la falta o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de la ejecución de la conducta. Cuando haya confesión. En todos los casos de falta leve. También se aplicará el procedimiento verbal para las faltas gravísimas contempladas en los siguientes numerales: 1. Obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las autoridades administrativas, jurisdiccionales o de control, o no suministrar oportunamente a los miembros del Congreso de la República las informaciones y documentos necesarios para el ejercicio del control político. 2. Omitir, retardar y obstaculizar la tramitación de la actuación disciplinaria originada en faltas gravísimas cometidas por los servidores públicos u omitir o retardar la denuncia de faltas gravísimas o delitos dolosos, preterintencionales o culposos investigables de oficio de que tenga conocimiento en razón del cargo o función. 3. Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad y conflicto de intereses, de acuerdo con las previsiones constitucionales y legales. 4. Nombrar, designar, elegir, postular o intervenir en la postulación de una persona en quien concurra causal de inhabilidad, incompatibilidad, o conflicto de intereses. 5. Contraer obligaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones oficiales en razón del cargo que desempeña violando el régimen de inhabilidades e incompatibilidades señalados en las normas vigentes.

10 10 de Amenazar, provocar o agredir gravemente a las autoridades legítimamente constituidas en ejercicio o con relación a las funciones. 7. Autorizar u ordenar la utilización indebida, o utilizar indebidamente rentas que tienen destinación específica en la Constitución o en la ley. 8. Autorizar o pagar gastos por fuera de los establecidos en el artículo 346 de la Constitución Política. 9. Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuéstales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. 10. Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). 11. Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la Ley para ello. 12. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la Ley. 13. Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo. 14. No instaurarse en forma oportuna por parte del Representante Legal de la entidad, en el evento de proceder, la acción de repetición contra el funcionario, ex funcionario o particular en ejercicio de funciones públicas cuya conducta haya generado conciliación o condena de responsabilidad contra el Estado. 15. Utilizar el cargo para participar en las actividades de los partidos y movimientos políticos y en las controversias políticas, sin perjuicio de los derechos previstos en la Constitución y la Ley. 16. No declararse impedido oportunamente, cuando exista la obligación de hacerlo, demorar el trámite de las recusaciones, o actuar después de separado del asunto. 17. Violar la reserva de la investigación y de las demás actuaciones sometidas a la misma restricción.

11 11 de Consumir, en el sitio de trabajo o en lugares públicos, sustancias prohibidas que produzcan dependencia física o síquica, asistir al trabajo en tres o más ocasiones en estado de embriaguez o bajo el efecto de estupefacientes. 19. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz. 20. No resolver la consulta sobre la suspensión provisional en los términos de Ley. 21. El abandono injustificado del cargo, función o servicio. 22. Suministrar datos inexactos o documentación con contenidos que no correspondan a la realidad para conseguir posesión, ascenso o inclusión en carrera administrativa. 23. No enviar a la Procuraduría General de la Nación dentro de los cinco días siguientes a la ejecutoria del fallo judicial, administrativo o fiscal, salvo disposición en contrario, la información que de acuerdo con la Ley los servidores públicos están obligados a remitir, referida a las sanciones penales y disciplinarias impuestas, y a las causas de inhabilidad que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas en ejercicio de la acción de repetición o del llamamiento en garantía. 24. Omitir, alterar o suprimir la anotación en el registro de antecedentes, de las sanciones o causas de inhabilidad que, de acuerdo con la Ley, las autoridades competentes informen a la Procuraduría General de la Nación, o hacer la anotación tardíamente. 25. Ejercer funciones propias del cargo público desempeñado, o cumplir otras en cargo diferente, a sabiendas de la existencia de decisión judicial o administrativa, de carácter cautelar o provisional, de suspensión en el ejercicio de las mismas. 26. Incurrir injustificadamente en mora sistemática en la sustanciación y fallo de los negocios asignados. Se entiende por mora sistemática, el incumplimiento por parte de un servidor público de los términos fijados por Ley o reglamento interno

12 12 de 22 en la sustanciación de los negocios a él asignados, en una proporción que represente el veinte por ciento (20%) de su carga laboral. En todo caso, y cualquiera que fuera sujeto disciplinario, si al momento de valorar sobre la decisión de apertura de investigación estuvieren dados los requisitos sustanciales para proferir pliego de cargos se citará a audiencia Indagación Preliminar (opcional) Ley 734 de Febrero 5 del Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Art Procedencia, fines y trámite de la indagación preliminar En caso de duda sobre la procedencia de la investigación disciplinaria se ordenará una indagación preliminar. La indagación preliminar tendrá como fines verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad. En caso de duda sobre la identificación o individualización del autor de una falta disciplinaria se adelantará indagación preliminar. En estos eventos la indagación preliminar se adelantará por el término necesario para cumplir su objetivo. En los demás casos la indagación preliminar tendrá una duración de seis (6) meses y culminará con el archivo definitivo o auto de apertura. Cuando se trate de investigaciones por violación a los Derechos Humanos o al Derecho Internacional Humanitario, el término de indagación preliminar podrá extenderse a otros seis meses. Para el cumplimiento de éste, el funcionario competente hará uso de los medios de prueba legalmente reconocidos y podrá oír en exposición libre al disciplinado que considere necesario para determinar la individualización o identificación de los intervinientes en los hechos investigados. La indagación preliminar no podrá extenderse a hechos distintos del que fue objeto del informe, queja o iniciación oficiosa y los que le sean conexos.

13 13 de 22 Cuando la información o queja sea manifiestamente temeraria o se refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de imposible ocurrencia o sean presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa, el funcionario de plano se inhibirá de iniciar actuación alguna. Advertida la falsedad o temeridad de la queja, el investigador podrá imponer una multa hasta de 180 salarios mínimos legales diarios vigentes. La Procuraduría General de la Nación, o quienes ejerzan funciones disciplinarias, en los casos que se advierta la temeridad de la queja, podrá imponer sanciones de multa, previa audiencia del quejoso, por medio de resolución motivada contra la cual procede únicamente el recurso de apelación que puede ser interpuesto dentro de los dos días siguientes a su notificación Apertura de Investigación Ley 734 de Febrero 5 del Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Art Procedencia de la Investigación Disciplinaria (Obligatoria) Cuando, con fundamento en la queja, en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de la falta disciplinaria, el funcionario iniciará la investigación disciplinaria. Art Término de la Investigación Disciplinaria Ley 1474 de Julio 12 de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Artículo 53. Termino de la investigación disciplinaria. El término de la investigación disciplinaria será doce meses, contados a partir de la decisión de apertura. En los procesos que se adelanten por faltas gravísimas, la investigación disciplinaria no podrá exceder de dieciocho meses. Este término podrá aumentarse hasta en una tercera parte, cuando en la misma actuación se investiguen varias faltas o a dos o más inculpados.

14 14 de Informe de Inicio de la investigación de la Procuraduría General de la nación. Vencido el término de la investigación, el funcionario de conocimiento la evaluará y adoptará la decisión de cargos, si se reunieren los requisitos legales para ello o el archivo de las diligencias. Con todo si hicieren falta pruebas que puedan modificar la situación se prorrogará la investigación hasta por la mitad del término, vencido el cual, si no ha surgido prueba que permita formular cargos, se archivará definitivamente la actuación Cierre de Investigación Ley 1474 de Julio 12 de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Artículo 53. Termino de la investigación disciplinaria. Cuando se haya recaudado la prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, el funcionario de conocimiento, mediante decisión de sustanciación notificable y que sólo admitirá el recurso de reposición, declarará cerrada la investigación. En firme la providencia anterior, la evaluación de la investigación disciplinaria se verificará en un plazo máximo de quince (15) días hábiles Pliego de Cargos Art. 161, Art Decisión de Evaluación Cuando se haya recaudado prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, dentro de los quince días siguientes, el funcionario de conocimiento, mediante decisión motivada, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos contra el investigado u ordenará el archivo de la actuación, según corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 156 de la Ley 734 de Descargos Art Término para presentar descargos Notificado el pliego de cargos, el expediente quedará en la Secretaría de la Unidad, por el término de diez días, a disposición de los sujetos procésales, quienes podrán aportar

15 15 de 22 y solicitar pruebas. Dentro del mismo término, el investigado o su defensor, podrán presentar sus descargos Pruebas de descargos Art Término probatorio Vencido el término de los diez días, el funcionario ordenará la práctica de las pruebas que hubieren sido solicitadas, de acuerdo con los criterios de conducencia, pertinencia y necesidad. Además, ordenará de oficio las que considere necesarias. Las pruebas ordenadas se practicarán en un término no mayor de noventa días. Las pruebas decretadas oportunamente dentro del término probatorio respectivo que no se hubieren practicado o aportado al proceso, se podrán evacuar en los siguientes casos: 1. Cuando hubieran sido solicitadas por el investigado o su apoderado, sin que los mismos tuvieren culpa alguna en su demora y fuere posible su obtención. 2. Cuando a juicio del investigador, constituyan elemento probatorio fundamental para la determinación de la responsabilidad del investigado o el esclarecimiento de los hechos Alegatos de Conclusión Vencido el término probatorio, el disciplinado o su defensor tiene el término de diez días para presentar alegatos de conclusión, antes del fallo de primera o única instancia Fallo Primera Instancia Intervención de la C.O.P. y/o C.P.A. Dentro de los 10 días siguientes la C.O.P. o C.P.A. según sea el caso, debe emitir el concepto correspondiente. Par. 1, artículo 3,4 Resolución 2894 de 2004, plazo que se incluye dentro de los 20 días para el fallo de primera instancia.

16 16 de 22 Art Término para fallar Si no hubiere pruebas que practicar, el funcionario de conocimiento proferirá el fallo dentro de los veinte días siguientes al vencimiento del término para presentar descargos, o al del término probatorio, en caso contrario. Art Contenido del fallo El fallo debe ser motivado y contener: 1. La identidad del investigado. 2. Un resumen de los hechos. 3. El análisis de las pruebas en que se basa. 4. El análisis y la valoración jurídica de los cargos, de los descargos y de las alegaciones que hubieren sido presentadas. 5. La fundamentación de la calificación de la falta. 6. El análisis de culpabilidad. 7. Las razones de la sanción o de la absolución, y 8. La exposición fundamentada de los criterios tenidos en cuenta para la graduación de la sanción y la decisión en la parte resolutiva Apelación Art. 111, Art Oportunidad para Interponer los Recursos Los recursos de reposición y apelación se podrán interponer desde la fecha de expedición de la respectiva decisión hasta el vencimiento de los tres días siguientes a la última notificación. Si la notificación de la decisión se hace en estrados, los recursos deberán interponerse y sustentarse en el curso de la respectiva audiencia o diligencia. Si las mismas se realizaren en diferentes sesiones, se interpondrán en la sesión donde se produzca la decisión a impugnar. Art Recurso de Apelación El recurso de apelación procede únicamente contra las siguientes decisiones: la que niega la práctica de pruebas solicitadas en los descargos, la decisión de archivo y el fallo de primera instancia. En el efecto suspensivo se concederá la apelación de la decisión de archivo, del fallo de primera instancia y de la decisión que niega totalmente la práctica de pruebas, cuando

17 17 de 22 no se han decretado de oficio, caso en el cual se concederá en el efecto diferido; en el devolutivo, cuando la negativa es parcial Fallo Segunda Instancia Art Trámite de la Segunda Instancia El funcionario de segunda instancia deberá decidir dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la fecha en que hubiere recibido el proceso. Si lo considera necesario, decretará pruebas de oficio, en cuyo caso el término para proferir el fallo se ampliará hasta en otro tanto. El recurso de apelación otorga competencia al funcionario de segunda instancia para revisar únicamente los aspectos impugnados y aquellos otros que resulten vinculados al objeto de impugnación De los No Docentes y Trabajadores Oficiales Acuerdo 004 del Consejo Superior. Julio 5 de "Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo", modificado el Titulo VII Régimen Disciplinario del Estatuto del Personal Administrativo, según el Acuerdo 005 de julio 9 de 2004 del Consejo Superior. La acción disciplinaria se entenderá como la facultad de que está dotada la Universidad para investigar hechos violatorios consagrados en el Código Único Disciplinario previsto en la Ley y en el Acuerdo 004 de 1984 y en otras normas internas de la Universidad. Constituye falta disciplinaria el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, y la incursión en prohibiciones, impedimentos, inhabilidades y conflictos de intereses determinados en la Constitución, la Ley y los reglamentos de la Universidad. El personal administrativo que incurra en las faltas disciplinarias propias de sus deberes previstos en la Ley y demás normas internas de la Universidad, será objeto, según su gravedad, de las sanciones previstas en el Régimen Disciplinario, sin perjuicio de la responsabilidad civil, fiscal o penal a que hubiere lugar. Se entiende como personal administrativo los servidores públicos no docentes al servicio de la Universidad aunque se encuentren retirados del servicio. Corresponden a la categoría de servidores públicos los empleados públicos no docentes y los trabajadores oficiales, así como los empleados de libre nombramiento

18 18 de 22 y remoción, los de carrera administrativa, y los supernumerarios o provisionales, cualquiera que sea el nivel al cual corresponda el empleo. En los procesos disciplinarios es competente en segunda instancia el Rector de la Universidad quien escuchará previamente a Sindicato en representación de los empleados no docentes y trabajadores oficiales, antes de proferir la decisión a que haya lugar. La posibilidad de acudir ante la segunda instancia o instancias judiciales externas es un derecho exclusivo del disciplinado. Cuando se trate de hechos que contraríen en menor grado el orden administrativo al interior de cada Unidad Académica sin afectar sustancialmente los deberes funcionales, el jefe inmediato llamará por escrito la atención al autor del hecho sin necesidad de acudir a formalismo procesal alguno. Este llamado de atención se anotará en la hoja de vida y no generará antecedente disciplinario. En el evento de que el servidor público respectivo incurra en reiteración de tales hechos habrá lugar a formal actuación disciplinaria Intervenciones Antes del fallo de primera instancia De conformidad con el parágrafo del articulo 3 y el Articulo 4 de la Resolución 2894 de 2004 de la Rectoría, se establece que antes del fallo de primera instancia se dará traslado a la Comisión de Personal administrativo o a la Comisión Obrero patronal según sea el caso o calidad del empleado publico u oficial y emitirán el concepto correspondiente Antes del fallo de segunda instancia De conformidad con el artículo 165 del Acuerdo 005 de 2004 del Consejo Superior, se establece que antes del fallo de segunda instancia el Rector de la Universidad escuchara previamente al sindicato en representación de los empleados no docentes y trabajadores oficiales.

19 19 de DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

20 20 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Solicitud de la Investigación A- Enviar comunicación por escrito de los hechos, adjuntando en el caso que se pueda las pruebas del caso. Usuarios, Estudiantes, Servidor Público, Anónimos Informe de los hechos 2. Indagación Preliminar B- Analizar y evaluar el caso, radicar con fecha. Profesional de la Unidad de Control Disciplinario Interno C- inhibir el inicio de la investigación si no se amerita. D- Abrir indagación preliminar si existe duda para determinar la falta o el autor. A- Analizar caso y designar investigador del caso. Profesional de la Unidad de Control Disciplinario Interno Coordinador y Profesional de la Unidad de Control Disciplinario Interno Coordinador Unidad B-Avocar conocimiento y aceptar designación. Profesional designado C-Realizar las citaciones correspondientes. Profesional de la Unidad de Control Disciplinario Interno D- Notificar citación al disciplinado. Secretaria Control disciplinario Interno E- Realizar diligencia respectiva. Profesional designado Cartas Citación (en el SABS) F- Analizar y evaluar pruebas, emitir concepto, y proyectar la decisión de fondo. G- Entregar proyecto de fondo y documentación al Coordinador de la Unidad. Profesional designado Profesional designado

21 21 de 22 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3. Apertura de Investigación Disciplinaria A- Evaluar el proyecto de fondo y realizar el Auto de Apertura de Investigación Disciplinaria. Coordinador Unidad B- Si es necesario, realizar nuevas pruebas. Profesional designado C- Informar a la Procuraduría General de la Nación la apertura de investigación al funcionario Coordinador Unidad no docente. A- Finalizar la etapa de investigación. Coordinador Unidad 4. Cierre de investigación 5. Pliego de Cargos A- Formular pliego de cargos, con base en la información. 6. Alegato de conclusión 7. Fallo en Primera Instancia Unidad de Control Disciplinario Interno B- Notificar el pliego de cargos al investigado. Secretaria Control disciplinario Interno C- Presentar los descargos. Investigado D- presentar las pruebas de los descargos. Investigado E- Resolver Incidentes Unidad de Control Disciplinario Interno A- Realizar el auto de alegatos de conclusión. Profesional y Coordinador Unidad B- Notificar el auto de alegatos de conclusión. Secretaria Control disciplinario Interno A- Proyectar ó emitir fallo sancionatorio. Profesional y Coordinador Unidad B- Emitir concepto sobre el fallo de la Comisión de investigación para empleados públicos no Personal docentes y trabajadores oficiales. Ver política Administrativo o la 4.12 Comisión Obrero Patronal 8. Apelación A- Interponer recurso de apelación. B- Evaluar la procedencia de la Apelación en caso de presentarse la misma. Investigado Profesional Informe escrito Notificación por estado Documento de Pliego de Cargos 9. Segunda Instancia A- Generar auto concediendo procedencia del recurso en alzada (petición). B- Traslado al Rector para que falle en segunda instancia. Profesional y Coordinador Unidad Secretaria Control Disciplinario Interno C- Fallo en segunda instancia. Rector Acto Administrativo

22 22 de 22 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 10. Ejecución del fallo A- Proyectar y tramitar actuaciones para Aplicar sanción e informar a la División de Recursos Humanos. Profesional y Coordinador Unidad B- Informar a la Procuraduría General de la Nación sobre la sanción al funcionario. 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión de Talento Humano 8. FORMATOS Secretaria y Coordinador Unidad Informe escrito No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO 10. ANEXOS No Aplica CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Noviembre Versión Inicial del Manual 2010 Se realizaron cambios de forma en el documento, como el nombre: Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo Se realizaron cambios en las definiciones y se añadieron algunas más. Noviembre Se modificó diagrama de flujo 2013 Se realizaron modificaciones a etapas y actividades del procedimiento de Control Disciplinario a no Docentes y personal administrativo. F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional