MANUAL DE USUARIO FASE CONTRACTUAL OBRAS

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1 MANUAL DE USUARIO FASE CONTRACTUAL OBRAS DICIEMBRE 2014

2 Tabla de Contenidos 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RLOSNCP Identificación del procedimiento... 9 ENTIDAD CONTRATANTE Fase Contractual Registro del Contrato Registro de por parte del Administrador del Contrato Registro Por Parte De La Entidad Contratante (usuario creador del Proceso)

3 FASE CONTRACTUAL REGISTRO DE CONTRATOS 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el Registro del Contrato hasta la finalización del proceso con el Registro del Acta de Entrega Recepción. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Art Carácter de los Contratos.- Los contratos a los que se refiere esta Ley celebrados por las Entidades Contratante, son contratos administrativos. Art Delegación.- Si la máxima autoridad de la Entidad Contratante decide delegar la suscripción de los contratos a funcionarios o empleados de la entidad u organismo adscritos a ella o bien a funcionarios o empleados de otras entidades del Estado, deberá emitir la resolución respectiva sin que sea necesario publicarla en el Registro Oficial, debiendo darse a conocer en el Portal Institucional. Esta delegación no excluye las responsabilidades del delegante. Para la suscripción de un contrato adjudicado no se requerirá de autorización previa alguna. Art Requisitos de los Contratos.- Son requisitos para la celebración de los contratos, los siguientes: 2

4 1. La competencia del órgano de contratación; 2. La capacidad del adjudicatario; 3. La existencia de disponibilidad presupuestaria y de los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de las obligaciones; y, 4. La formalización del contrato, observando el debido proceso y los requisitos constantes en la presente Ley y su Reglamento. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizaran en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizaran con la orden de compra y el acta de entrega. Las contrataciones de menor cuantía se instrumentarán con la factura correspondiente, sin perjuicio de que se puedan elaborar documentos que contengan las obligaciones particulares que asuman las partes. Los demás contratos se otorgarán por documento suscrito entre las partes sin necesidad de escritura pública. Para la suscripción del contrato, será requisito previo la rendición de las garantías correspondientes. Art Administración del Contrato.- Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato, así como de quienes ejercerán la supervisión o fiscalización. En el expediente se hará constar todo hecho relevante que se presente en la ejecución del contrato, de conformidad a lo que se determine en el Reglamento. Especialmente se referirán a los hechos, actuaciones y documentación relacionados 3

5 con pagos; contratos complementarios; terminación del contrato; ejecución de garantías; aplicación de multas y sanciones; y, recepciones. Art Formas de garantías.- En los contratos a que se refiere esta Ley, los contratistas podrán rendir cualquiera de las siguientes garantías: 1. Garantía incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, otorgada por un banco o institución financiera establecidos en el país o por intermedio de ellos; 2. Fianza instrumentada en una póliza de seguros, incondicional e irrevocable, de cobro inmediato, emitida por una compañía de seguros establecida en el país; 3. Primera hipoteca de bienes raíces, siempre que el monto de la garantía no exceda del sesenta (60%) por ciento del valor del inmueble hipotecado, según el correspondiente avalúo catastral correspondiente; 4. Depósitos de bonos del Estado, de las municipalidades y de otras instituciones del Estado, certificaciones de la Tesorería General de la Nación, cédulas hipotecarias, bonos de prenda, Notas de crédito otorgadas por el Servicio de Rentas Internas, o valores fiduciarios que hayan sido calificados por el Directorio del Banco Central del Ecuador. Su valor se computará de acuerdo con su cotización en las bolsas de valores del país, al momento de constituir la garantía. Los intereses que produzcan pertenecerán al proveedor; y, 5. Certificados de depósito a plazo, emitidos por una institución financiera establecida en el país, endosados por valor en garantía a la orden de la Entidad Contratante y cuyo plazo de vigencia sea mayor al estimado para la ejecución del contrato. No se exigirán las garantías establecidas por la presente Ley para los contratos referidos en el número 8 del artículo 2 de esta Ley. Para hacer efectiva la garantía, la Entidad Contratante tendrá preferencia sobre cualquier otro acreedor, sea cual fuere la naturaleza del mismo y el título en que se funde su pretensión. Las garantías otorgadas por bancos o instituciones financieras y las pólizas de seguros establecidas en los numerales 1 y 2 del presente artículo, no admitirán cláusula alguna que establezca trámite administrativo previo, bastando para su ejecución, el requerimiento por escrito de la entidad beneficiaria de la garantía. Cualquier 4

6 cláusula en contrario, se entenderá como no escrita. En caso de incumplimiento, el banco, la institución financiera o la compañía aseguradora, será inhabilitada en el Sistema Nacional de Contratación Pública por el organismo responsable, hasta el cumplimiento de su obligación. En caso de reincidencia será inhabilitada por dos (2) años. Art Garantía de Fiel Cumplimiento.- Para seguridad del cumplimiento del contrato y para responder por las obligaciones que contrajeren a favor de terceros, relacionadas con el contrato, el adjudicatario, antes o al momento de la firma del contrato, rendirá garantías por un monto equivalente al cinco (5%) por ciento del valor de aquel. En los contratos de obra, así como en los contratos integrales por precio fijo, esta garantía se constituirá para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones contraídas a favor de terceros y para asegurar la debida ejecución de la obra y la buena calidad de los materiales, asegurando con ello las reparaciones o cambios de aquellas partes de la obra en la que se descubran defectos de construcción, mala calidad o incumplimiento de las especificaciones, imputables al proveedor. En los contratos de obra o en la contratación de servicios no normalizados, si la oferta económica adjudicada fuese inferior al presupuesto referencial en un porcentaje igual o superior al diez (10%) por ciento de éste, la garantía de fiel cumplimiento deberá incrementarse en un monto equivalente al veinte (20%) por ciento de la diferencia entre el presupuesto referencial y la cuantía del contrato. Tales cauciones podrán constituirse mediante la entrega de las garantías contempladas en los números: 1, 2; y, 5 del artículo 73 de esta Ley. No se exigirá este tipo de garantía en los contratos de compraventa de bienes inmuebles y de adquisición de bienes muebles que se entreguen al momento de efectuarse el pago. Tampoco se exigirá esta garantía en los contratos cuya cuantía sea menor a multiplicar el coeficiente 0, por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. 5

7 Con cargo a la garantía de fiel cumplimiento se podrá efectivizar las multas que le fueren impuestas al contratista. Art Garantía por Anticipo.- Si por la forma de pago establecida en el contrato, la Entidad Contratante debiera otorgar anticipos de cualquier naturaleza, sea en dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el contratista para recibir el anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del anticipo, que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban provisionalmente las obras, bienes o servicios. Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la entrega - recepción de los bienes u obras materia del contrato. El monto del anticipo lo regulará la Entidad Contratante en consideración de la naturaleza de la contratación. Art Garantía Técnica para ciertos Bienes.- En los contratos de adquisición, provisión o instalación de equipos, maquinaria o vehículos, o de obras que contemplen aquella provisión o instalación, para asegurar la calidad y buen funcionamiento de los mismos, se exigirá, además, al momento de la suscripción del contrato y como parte integrante del mismo, una garantía del fabricante, representante, distribuidor o vendedor autorizado, la que se mantendrá vigente de acuerdo con las estipulaciones establecidas en el contrato. Estas garantías son independientes y subsistirán luego de cumplida la obligación principal. De no presentarse esta garantía, el contratista entregará una de las previstas en esta Ley por igual valor del bien a suministrarse, de conformidad con lo establecido en los pliegos y en el contrato. Cualquiera de estas garantías entrará en vigencia a partir de la entrega recepción del bien. Art Responsable de la Administración del Contrato.- El supervisor y el fiscalizador del contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias para su adecuada ejecución, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos. 6

8 Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal según corresponda. 2.2 Artículos relacionados en el RLOSNCP. Art Documentos integrantes del contrato y normativa aplicable.- El contrato está conformado por el documento que lo contiene, los pliegos y la oferta ganadora. Los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes y que hayan sido expresamente señalados en el contrato, también forman parte de este. El contrato se regula por las normas de la Ley, las disposiciones de este Reglamento General, por la normativa que emita el SERCOP; y, supletoriamente, por las disposiciones del Código Civil en lo que sean aplicables. Art Forma y suscripción del contrato.- En todos los casos en que la ley exija la suscripción de contrato, este se otorgara por escrito; y, en los contratos de tracto sucesivo, en caso de prórroga, para que sea validad, deberá convenirse, también de manera expresa y por escrito. La entidad contratante verificara la aptitud legal del contratista en el momento de la suscripción del contrato, sin que ello signifique un trámite adicional para el contratista. Luego de la suscripción y cumplidas las formalidades del caso, la Entidad entregara un ejemplar del contrato al contratista. Adjudicado el contrato, el adjudicatario o su representante debidamente autorizado, deberá suscribir el contrato dentro del término previsto en los pliegos o en la Ley, para lo cual la entidad contratante le notificara señalando la fecha para hacerlo, que no podrá exceder de quince (15) días término siguientes a la fecha de adjudicación, excepción hecha para el caso de que el adjudicatario sea un consorcio o asociación, en cuyo caso tendrá quince días adicionales para la formalización de dicha asociación. El contratista no estará obligado a presentar documentos que ratifiquen su idoneidad legal si es que la información necesaria para esta certeza consta en registros públicos, será la entidad contratante que verificara esta situación. 7

9 Art Administrador del contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designara de manera expresa un administrador del mismo, quien velara por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velara porque esta actué de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato. Art Contenido de las actas.- Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato. Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. En las recepciones provisionales parciales, se hará constar como antecedente los datos relacionados con la recepción precedente. La última recepción provisional incluirá la información sumaria de todas las anteriores. Art Liquidación del contrato.- En la liquidación económico contable del contrato se dejará constancia de lo ejecutado, se determinarán los valores recibidos por el contratista, los pendientes de pago o los que deban deducírsele o deba devolver por cualquier concepto, aplicando los reajustes correspondientes. Podrá también procederse a las compensaciones a que hubiere lugar. La liquidación final será parte del acta de recepción definitiva. Los valores liquidados deberán pagarse dentro de los diez días siguientes a la liquidación; vencido el término causarán intereses legales y los daños y perjuicios que justificare la parte afectada. 8

10 3. Identificación del procedimiento Para el registro del contrato siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1 se deberá realizar los siguientes pasos: revise el Registro del Contrato Información del Contrato Principal: EJECUCION DEL CONTRATO POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Imagen 3.1 ENTIDAD CONTRATANTE 4. Fase Contractual 4.1 Registro del Contrato Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 4.1 9

11 Imagen 4.1 Ahora ingrese al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono Sistema Oficial de Contratación Pública. Imagen 4.2 Imagen 4.2 Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña, luego haga clic en el botón Entrar. Imagen

12 Imagen 4.3 En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 4.4 Imagen 4.4 Para localizar el proceso diríjase a Consultar y de clic en Mis Procesos. Imagen

13 Imagen 4.5 En la siguiente pantalla, podrá realizar la búsqueda por distintos filtros: Palabras claves: Para encontrar procesos según palabras claves ingresadas; ej: "computador", "camarón". Tipo de Contratación: Que tipo de contratación es el proceso: Licitación, Subasta Inversa o Publicación u otro. Estado del Proceso: Seleccione el Estado en que se encuentren los procesos interesados. Código del Proceso: Ingrese el código del proceso a buscar, ej: INCOP- SI-001 Por Fechas de Publicación: Seleccione el Período de la fecha de Publicación del Proceso. (Periodo válido 6 meses antes y 15 días después de la fecha de publicación). Para una búsqueda más avanzada: Esta opción permite buscar información e inclusive documentos que se encuentren en el Portal. Para acceder puede ingresar en el campo "Palabras claves" lo que necesita buscar y clic en el enlace. Una vez seleccionado el filtro de búsqueda, de clic en Buscar, localice su proceso, y de clic en el mismo. Imagen

14 Imagen 4.6 En esta etapa de clic en el enlace Contrato, para el ingreso de la información del contrato. Imagen 4.7 Imagen 4.7 En la siguiente pantalla ingrese toda la información del contrato, luego de clic en Guardar. Imagen 4.8 Información del contrato Principal Monto Contractual ($): Debe ingresar el monto del contrato suscrito, de acuerdo a la cláusula correspondiente. 13

15 Plazo Contractual (días): Plazo en días calendario, en concordancia con el plazo establecido en la cláusula correspondiente Porcentaje de Anticipo (%): Debe ingresar el anticipo correspondiente Fecha de Suscripción del Contrato: Debe registrar la fecha de suscripción que consta en el contrato que está suscrito Fecha de Notificación de Disponibilidad de Anticipo: Debe registrar la fecha en la que se ha registrado la notificación de anticipo El Contrato inicia en: Debe seleccionar una opción según se prevea que el plazo del contrato inicie a partir de la suscripción de contrato o de la notificación de disponibilidad de anticipo Fecha Prevista de Terminación de Contrato: esto calcula automáticamente el sistema Nombre del Administrador del Contrato: Seleccione el nombre de la persona que administra el contrato del Administrador del Contrato: Dirección electrónica de la persona que administra el contrato. Es Asociación o Consorcio?: Seleccione si es Asociación o Consorcio Imagen

16 En el siguiente mensaje de advertencia, lea detenidamente y de clic en Aceptar. Imagen 4.9 Imagen 4.9 Suba los archivos que comprenden al contrato y la notificación de disponibilidad del anticipo de ser el caso, luego de clic en Continuar. Imagen 4.10 Imagen 4.10 En la siguiente pantalla debe ingresar todas las garantías que para cada procedimiento de contratación pública se debe solicitar. Recuerde que previo a la firma del contrato el adjudicatario deberá presentar las garantías a la entidad contratante. Imagen

17 Imagen 4.11 Una vez ingresada la información de las garantías y subidos los archivos correspondientes de clic en Continuar. Imagen 4.11 Imagen 4.11 Aparece la pantalla que indica que se ha registrado el Contrato, recuerde dar clic en Finalizar. Imagen

18 Imagen 4.12 Una vez que se ha registrado el contrato, el proceso pasará al estado de Ejecución de Contrato, como se muestra a continuación. Imagen 4.13 Imagen 4.13 Hasta esta actividad realiza el gestor de contratación pública o usuario creador del proceso, luego de esta fase el administrador es el encargado de ingresar la información correspondiente a la ejecución del contrato. 4.2 Registro de por parte del Administrador del Contrato Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña, luego haga clic en el botón Entrar. Imagen

19 Imagen 4.14 En la siguiente imagen podrá observar el administrador del contrato, la descripción del proceso de contratación que debe administrar. Imagen 4.15 Imagen 4.15 Ahora deberá dar clic en Planillas, para registrar las mismas. Imagen

20 Imagen 4.16 El administrador deberá dar clic en Registrar, para realizar el registro de las planillas, este procedimiento se realizará de igual manera para todas las planillas que se generen. Imagen 4.17 Imagen 4.17 Ahora deberá ingresar la cantidad de cada uno de los rubros que se hicieron uso, al finalizar de clic en Grabar. Imagen

21 Imagen 4.19 Aparecerá el siguiente mensaje, donde debe dar clic en Aceptar. Imagen 4.20 Imagen 4.20 Ingrese el valor de la planilla reajustada, el valor de las multas y el motivo del incumplimiento, si en un caso existiere. Después suba la planilla la misma que debe ser en formato PDF, no olvide dar clic en Finalizar Imagen

22 Imagen 4.21 Recuerde que si finaliza el registro de la planilla ya no podrá modificar la información, si está seguro debe dar clic en Aceptar. Imagen 4.21 Imagen 4.21 Aparecerá el siguiente mensaje, de clic en Aceptar. Imagen 4.22 Imagen 4.22 En el caso de que hay superado el 25% para exceso en cantidades de obras, se requiere un contrato complementario. Imagen

23 Imagen 4.22 Si el contratista ya realizo la entrega de la obra se procederá a la liquidación, para lo cual el administrador del contrato debe dar clic en Liquidación. Imagen 4.23 Imagen 4.23 En la siguiente pantalla el sistema le preguntara si el contratista ha concluido los trabajos y ha solicitado la recepción provisional de estos, de ser el caso de clic en Si. Imagen 4.24 Imagen

24 Deberá ingresar la fecha de solicitud de recepción provisional y subir el acta de recepción provisional, no olvide dar clic en Enviar. Imagen 4.25 Imagen 4.25 Aparecerá el siguiente mensaje, de clic en Aceptar. Imagen 4.26 Imagen 4.26 Ahora de clic en Planilla liquidación de obra. Imagen 4.27 Imagen

25 Ingrese la fecha de suscipcion el acta entrega recepcion provisional, el plazo previsto para la recepcion definitiva, y cargue el acta de entrega recepcion provisional. Al finalizar de clic en Guardar. Imagen 4.28 Imagen 4.28 El estado del proceso aparecerá En recepción. Imagen 4.29 Imagen Registro Por Parte De La Entidad Contratante (usuario creador del Proceso) 24

26 De clic en Se ha cumplido la fecha para la solicitud de recepción definitiva. Imagen 4.30 Imagen 4.30 Para proceder a la finalización, el sistema le consultará si el contratista ha solicitado la recepción definitiva, de clic en Si. Imagen 4.31 Imagen 4.31 Suba el acta entrega recepción definitiva, y de clic en Finalizar Proceso. Imagen

27 Imagen 4.32 A continuación aparecerá en la Descripción del Proceso Finalizada. Imagen 4.33 Imagen