MATERIAL DE APOYO FORMULACIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 MATERIAL DE APOYO FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA COMPLETAR: FORMULARIO DE PROYECTO + LOCAL ESPACIOS PÚBLICOS MONTEVIDEO, AGOSTO 2016

2 INTRODUCCIÓN Este documento ha sido elaborado como material de apoyo para la etapa de diseño de proyectos, en el marco de la convocatoria al Fondo de Iniciativas Municipales +Local- Espacios Públicos. Contiene, en primer lugar, una breve descripción que encuadra el diseño de proyectos (páginas 3 a 5). En segundo lugar, repasa punto por punto, los contenidos para la presentación de los proyectos en el marco de este llamado, y sirve de guía para completar los Formularios de Proyecto, Cronograma y Presupuesto y la documentación anexa del proyecto de obra (páginas 6 a 13). Al final se reseña bibliografía que puede ser de utilidad para ampliar la información al respecto de cada ítem, a modo de referencia para profundizar en el conocimiento de la metodología de proyectos (página 14). 2

3 QUÉ ES UN PROYECTO? Situación A no deseada Situación B deseada Un conjunto de acciones y actividades orientadas a resolver un problema, que tienen una intención, un objetivo claramente definido e implican una organización para su concreción. PARA QUÉ SIRVE? Es una herramienta para el cambio. Una forma efectiva de lograr un objetivo esperado y conseguirlo de una manera eficiente. CÓMO ES EL CICLO DE UN PROYECTO? No es un camino lineal CICLO DE PROYECTO VAMOS A CONCENTRARNOS EN CÓMO IDENTIFICAR Y DISEÑAR UN PROYECTO Cuáles son las etapas en la identificación de un proyecto? 3

4 El principio es una idea básica, problema o tema que se quiere abordar El proyecto surge de un problema Y después es importante análisis de involucrados: mapa de actores Identificar las partes interesadas (afectadas), tomarlas en cuenta e incluso involucrarlas en el proceso de análisis y planificación. Estos actores pueden tener una actitud positiva o de oposición al proyecto y hay que pensar una estrategia para trabajar con ellos. análisis de problemas Es un diagnóstico del estado de situación del tema. Se trata de establecer causas del problema y los posibles efectos. Permite identificar sobre qué aspectos del problema se va a trabajar. análisis de objetivos Se reformulan los problemas en objetivos. Permite identificar el lugar al que se quiere llegar: la resolución del problema o una mejora de la situación actual. selección de alternativas Se eligen los objetivos a alcanzar. Se definen las alternativas de intervención. Aquello más adecuado según las características de la organización. 4

5 Preguntas orientadoras para el DISEÑO de un proyecto Qué problema del Municipio se busca resolver? Cuál es el diagnóstico que se hace de ese problema? cuáles son las causas y efectos que genera? Qué información/datos se tiene de la problemática? Cuál es la idea central, de qué se trata el proyecto? Qué antecedentes hay sobre el tratamiento del problema o la acción que se quiere implementar? Por qué es necesario que se realice el proyecto? Qué objetivo/s se busca alcanzar? Quiénes son los/las destinatarios/as del proyecto? Cuál es la forma de trabajo y qué actividades se van a realizar? Qué recursos humanos son necesarios? Qué presupuesto (costo total) tiene el proyecto? Cómo se evaluará el cumplimiento de lo previsto? Cómo se va a administrar/mantener lo realizado o se van a sostener los resultados del proyecto? 5

6 Pauta guía para completar el Formulario de Proyecto, Cronograma, Presupuesto y anexos del proyecto de obra Nombre del Proyecto El proyecto debe tener un nombre que lo identifique y que permita su reconocimiento por parte de la comunidad y las instituciones asociadas. Es recomendable que el nombre elegido refleje la idea central y tenga un carácter positivo. Que sea fácil de recordar y razonablemente corto. Líneas de proyecto Se trata de identificar el tipo de propuesta dentro de una o más líneas de las que se presentan en el formulario: - Mejora de espacios existentes. - Ampliación de espacios existentes. - Proyectos nuevos. Al momento de pensar la línea que abordará el proyecto es vital que cumpla con las siguientes condiciones: - Que sea compatible con las políticas de desarrollo, los planes y los programas nacionales, departamentales y municipales (lo cual debe explicitarse en la justificación) - Que se enmarque en las competencias establecidas por ley para los Municipios. 6

7 Justificación de la propuesta Los proyectos se realizan para resolver un problema o mejorar una situación, por lo tanto, es fundamental definir con precisión cuál es el problema o la situación no deseada que se busca resolver. Es importante presentar el problema y fundamentar la relevancia de la acción propuesta con relación a las necesidades y limitaciones del territorio. Contar con información o datos precisos sobre la problemática permite tener un diagnóstico más cercano a la realidad y desarrollar una propuesta mejor fundamentada. Es importante identificar si existen acciones anteriores (antecedentes) al tratamiento del problema o la acción que se quiere desarrollar. En caso de que existan, conocer su alcance y resultados, es útil para formular alternativas complementarias o evitar repetir posibles desaciertos. La JUSTIFICACIÓN permite responder POR QUÉ es necesario hacer el Proyecto? POR QUÉ JUSTIFICACIÓN Objetivo general Los objetivos deben ser orientados a resolver el problema planteado. El objetivo general es único, describe la situación deseada a la cual se quiere llegar, indica PARA QUÉ va a servir el proyecto, cuál es la finalidad en una perspectiva amplia de mediano y largo plazo. Muy probablemente el objetivo general no se consiga sólo con el proyecto que se está formulando, sino que éste acumulará en esa dirección junto con otros proyectos e iniciativas. Es importante poder vincular el objetivo general con alguna línea estratégica del plan quinquenal del Municipio. FIN ÚLTIMO OBJETIVO GENERAL 7

8 Objetivo/s específico/s Los objetivos deben ser orientados a resolver el problema planteado. El objetivo específico establece lo que el Proyecto debe lograr por sí mismo para atender la problemática priorizada. Puede ser un solo objetivo específico o varios (acotados), esto depende de cómo se plantee el proyecto. Deben ser claros, medibles, realistas y acotados. En los objetivos no debemos describir la situación pasada o presente sino la situación deseada para el futuro. Describe la situación deseada a la cual se quiere llegar. Indica PARA QUÉ va a servir el proyecto. PARA QUÉ OBJETIVOS Resultados esperados Los resultados esperados son los productos concretos que deja el proyecto. Por medio de ellos es que se alcanza el objetivo específico. En un proyecto por cada objetivo específico debe haber al menos un resultado. Los resultados son tangibles o perceptibles y deben ser cuantificables. La claridad en la definición de los resultados facilitará la planificación de las actividades, y orientará la posterior ejecución del proyecto. PRODUCTOS CONCRETOS RESULTADOS Población a la que se dirige la acción En la formulación de un proyecto, los beneficiarios son la población objetivo a la que están dirigidas las acciones del mismo. Siempre que sea posible, se debe involucrar a los beneficiarios en las distintas etapas del proyecto. Son quienes se benefician directamente de las acciones del proyecto. Es importante identificar, cuántos son, qué características tienen, de qué forma el proyecto los beneficiará. QUIÉNES BENEFICIARIOS 8

9 Participación y relacionamiento con la comunidad Es importante que la iniciativa recoja el interés de la población que se verá afectada por la realización de las acciones del proyecto. Prever los mecanismos y estrategias de involucramiento de la comunidad, propiciando su PARTICIPACIÓN, es central para lograr legitimidad y valoración de los vecinos respecto de los resultados del proyecto. También permite que los vecinos se apropien de estos logros y, por tanto, genera un marco de sostenibilidad de los resultados, manteniendo en el tiempo los efectos positivos del proyecto en la comunidad. Equipo de gestión y organización para la ejecución del proyecto Al pensar en la realización de un proyecto es importante prever que se cuenta con el personal disponible para desarrollarlo. Cuando se piense en organizar el equipo de gestión del proyecto, deberá considerarse dar respuesta a preguntas como: - Qué recursos humanos se tiene para realizar el proyecto? - Quién estará a cargo de la gestión del proyecto? - Qué áreas del Municipio y la Intendencia son vitales para la ejecución del proyecto? - Tenemos el compromiso de trabajo de estas áreas? - Qué papeles y responsabilidades tendrán los miembros del equipo de gestión del proyecto? Y cómo se van a organizar? Sería ideal tener un equipo de trabajo que esté comprometido y sea entusiasta para hacer que el proyecto resulte un éxito. Sin embargo, en el caso de proyectos de organizaciones con múltiples actividades como lo son los Municipios, integrantes del equipo pueden estar ocupados en otras responsabilidades, por ello es necesario consultar y prever estas cuestiones. En este punto es importante explicar cómo se integra el equipo de personas que llevará adelante el proyecto y la distribución prevista de tareas, incluyendo el rol que tendrá el Concejo Municipal. RECUERDE - La importancia de incorporar el rol técnico desde la concepción de la idea. 9

10 Forma de ejecución de la obra La forma en que se ejecuta la obra resulta fundamental para el buen desarrollo de la propuesta. Se debe definir en función de los procedimientos formales que se desarrollan en acuerdo con el gobierno departamental. La elección de la forma más apropiada de ejecución también supone hacer un análisis de costos, de plazos de ejecución, de los recursos con los que se cuenta. Plan de Gestión (sostenibilidad) El esfuerzo de inversión del proyecto valdrá la pena en la medida que logre un impacto (uso deseado) y que éste se sostenga tras la finalización del proyecto. En este punto se trata de identificar cómo será gestionado el espacio público que resulte mejorado o creado en el marco del proyecto. Refiere a los mecanismos de administración y mantención del espacio que se desarrolle, y a los recursos que serán asignados para ello. La gestión del espacio público se debe pensar desde el diseño mismo y puede condicionar la selección de alternativas propuestas. Algunos posibles riesgos de no pensar la gestión del espacio público desde el inicio son: - Generar infraestructuras sin contenido, o sin organización para la gestión, que atenten contra el uso esperado de estos espacios. - Espacios deteriorados por la no previsión de recursos financieros y humanos para su mantenimiento o limpieza. - Generar estructuras costosas de sostener que no puedan ser conservadas por parte del Municipio. Es relevante en este punto distinguir al menos dos dimensiones de la sostenibilidad: Sostenibilidad financiera. La financiación que existirá tras la finalización de las actividades, fuentes de ingresos que cubrirán todos los costos operativos y de mantenimientos futuros, etc. Sostenibilidad institucional. Qué estructuras permitirán, y cómo, que los resultados obtenidos continúen después de finalizada la ejecución del proyecto? 10

11 Cronograma de actividades Para cumplir con los objetivos, se desarrollan una serie de actividades. Estas son los pasos que hay que dar durante toda la ejecución del proyecto. Es muy importante identificar cada actividad que deba emprenderse para producir resultados. Cada resultado se asocia a una serie de actividades que permiten obtenerlo. El nivel de detalle es importante porque lo que NO se describe es posible que NO se haga, lo cual implica un riesgo de atraso durante la ejecución y/o un aumento en los costos. En el cronograma se distribuyen todas las actividades del proyecto tengan o no gastos asociados- y se establecen los meses en las que serán realizadas. Cada actividad tiene un responsable y/o involucrados que deben identificarse. Esto permite organizar el trabajo y dimensionar su volumen. Al calcular el plazo es importante considerar la forma de ejecución de la obra (administración, licitación, etc.), los tiempos administrativos, de ejecución de compras, las coordinaciones con la Intendencia y los socios, además de las actividades de ejecución específicas. RECUERDE - El plazo máximo de ejecución será de 12 meses, por lo que el proyecto que se defina debe ser realizable en ese tiempo. - El cronograma se completa en el formulario: AT CRONOGRAMA v01.xls Presupuesto del proyecto El presupuesto es una herramienta esencial de planificación. Describe CON QUÉ vamos a realizar las actividades y sus costos. Para quien tiene que decidir sobre la razonabilidad del presupuesto es muy importante que el presupuesto comunique claramente la fuente de las cifras, es decir, cómo se llegó a la estimación. Al momento de estimar todas las compras y gastos, tener presente el IVA y las leyes sociales como costos a incorporar en el presupuesto. Se incluyen en el presupuesto todos los costos que tendrá el proyecto, incluyendo la subvención de OPP y otros aportes, como los que realice el Municipio, la Intendencia o los socios. RECUERDE - Para este llamado el monto máximo de la subvención de OPP es de 1. 5 millones de pesos uruguayos. - Sin embargo, el presupuesto total puede ser superior especificando las fuentes complementarias. - El presupuesto se completa en el formulario: AT PRESUPUESTO v01.xls 11

12 Anexos proyecto de obra o Imagen (zona de intervención) Refiere a la ubicación geográfica y características de la zona que se verá intervenida por el proyecto, es decir, dónde el mismo desplegará sus acciones. DÓNDE ZONA DE INTERVENCIÓN RECUERDE - Se presenta foto aérea indicando claramente la zona de intervención del proyecto. o Nota de socios Los socios son aquellas instituciones o grupos que están dispuestos a coordinar acciones o a participar directamente en las actividades. Es necesario que los apoyos o intenciones de coordinación estén expresados por escrito y que se adjunten al proyecto. CON QUIÉNES SOCIOS RECUERDE - Se solicita la presentación de una nota firmada por los socios, con una referencia a los aportes que realizarán para llevar adelante la acción. o Planos de Anteproyecto En los planos se diseñan y comunican las características generales de la obra que se proyecta realizar. Los planos de anteproyecto permiten presentar una idea global de la obra. Implica la participación de un técnico idóneo para su diseño. RECUERDE - Para este llamado se solicita la presentación de: 1) Planta de ubicación escala 1:500 2) Planta de propuesta escala 1:

13 o Memoria Descriptiva La memoria descriptiva presenta una descripción de la solución propuesta desde el punto de vista constructivo. Implica la participación de un técnico idóneo para su elaboración. o Rubrado de obra (incluye costos) En el rubrado se presenta un desglose de precios de los distintos componentes de la obra, incluyendo costos de materiales, mano de obra y leyes sociales. La memoria, junto con los planos y el rubrado son imprescindibles para poder evaluar correctamente la propuesta de obra. 13

14 BIBLIOGRAFÍA Y MATERIAL DE REFERENCIA Cepal División de Desarrollo Social (2004): Formulación, Evaluación y Monitoreo de proyectos sociales. Disponible en: Cepal (2005): Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas, Serie Manuales Nº42 Agosto/2005. Instituto de Promoción Económico Social del Uruguay (abril de 2009): Elaboración y Formulación de Proyectos Participativos, Montevideo. Disponible en: 0y%20formulaci%C3%B3n%20de%20proyectos%20participativos.pdf 14