IP Office 4.0 Guía del usuarion 4400 y 6400

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1 IP Office 4.0 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007)

2 2006 Avaya Inc. Reservados todos los derechos. Aviso Si bien es cierto que se hizo todo lo posible para garantizar que la información en este documento fuera completa y exacta al momento de su impresión, Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por ningún tipo de error. Es posible que se incorporen cambios y correcciones a la información en este documento en ediciones futuras. Renuncia sobre la documentación Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por modificaciones, adiciones ni anulaciones que se realicen en la versión original publicada de esta documentación, a menos que dichas modificaciones, adiciones o anulaciones fueran realizadas por Avaya. Renuncia relativa a los enlaces o vínculos Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por el contenido o la fiabilidad de ningún sitio web vinculado y al que se haga referencia en esta documentación. Avaya tampoco respalda necesariamente los productos, servicios o información que éstos describen u ofrecen. 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Procesador designado significa un solo dispositivo informático autosoportado. Servidor significa un Procesador designado que hospeda una aplicación de software a la que accederán usuarios múltiples. Software significa los programas de computadora en código objeto, originalmente bajo licencia de Avaya y en última instancia utilizado por el Usuario Final, ya sea como Producto autosoportado o preinstalado en el Hardware. Hardware significa los productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y en última instancia utilizados por el Usuario Final. Tipo(s) de Licencia: Licencia de Sistema(s) Designado(s) o "DS". El Usuario Final podrá instalar y utilizar cada copia del Software en solamente un Procesador designado, a menos que un número diferente de Procesadores designados se indique en la Documentación o en otros materiales a disposición del Usuario Final. Avaya podrá requerir que el o los procesadores se identifique(n) por tipo, número de serie, función clave, ubicación u otra designación específica, o a ser proporcionada por el Usuario Final a Avaya mediante medios electrónicos específicamente establecidos para este propósito. Derechos de autor Excepto donde se estipule expresamente lo contrario, el Producto está amparado por los derechos de autor y otras leyes referentes a los derechos de propiedad exclusiva. La reproducción, transferencia y/o uso no autorizado podrá considerarse una ofensa tanto criminal como civil, de acuerdo con la ley pertinente. Componentes de otros fabricantes Ciertos programas de software o partes del mismo incluidos en el Producto pueden contener software distribuido bajo acuerdos de terceros ("Componentes de terceros"), lo que puede contener términos que amplíen o limiten los derechos de utilizar ciertas partes del Producto ("Términos de terceros"). 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A menos que se estipule de otra manera en este documento, las marcas identificadas con, y SM son marcas registradas, marcas comerciales y marcas de servicio, de Avaya Inc. El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Información sobre la documentación Para obtener las versiones más actuales de la documentación, visite el sitio web de asistencia de Avaya ( o IP Office Knowledge Base ( Asistencia al cliente de Avaya Avaya proporciona un número telefónico que podrá usar para comunicar problemas o hacer preguntas sobre el centro de contactos. El número telefónico de asistencia es en los Estados Unidos. Para otros números de teléfono de la asistencia, consulte el sitio Web de Avaya, en Página ii Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

3 Contenido Teléfonos 4400 y Acerca de esta guía...1 Teléfonos 4400 y TransTalk MDW Teclas de indicación de llamada...2 Símbolos de códigos del teléfono...3 La pantalla...4 Hacer llamadas...5 Hacer una llamada...5 Usar el directorio...6 Redial...6 Hacer una llamada de búsqueda...7 Dejar un mensaje...7 Programar un retorno de llamada...8 Dejar un mensaje en el correo de voz...8 Responder llamadas...9 Responder una llamada...9 Respuesta automática interna...9 Captura directa...10 Responder un indicador de mensajes...11 Responder una llamada de búsqueda...11 Retener transfer de estacionamiento...13 Retener llamadas...13 Estacionar llamadas...13 Transferir una llamada...14 Otros controles de llamada...15 Llamadas de conferencia...15 Códigos de cuenta...16 Grabar una llamada...16 Altavoz...17 Finalizar una llamada...17 Silenciar una llamada...17 Visualizar historial de llamadas...18 Desviar llamadas...19 Activar desvío/remisión...19 Remitir llamadas...20 Enviar todas las llamadas (No interrumpir)...20 Configurar texto de ausencia...21 Controles del teléfono...23 Visualizar la fecha y la hora...23 Visualizar información sobre las llamadas...23 Cronómetro de llamadas...23 Cambiar el volumen...24 Cambiar el sonido de timbre...24 Hot Desking...25 Habilitar/Inhabilitar un grupo...25 Bloquear/Desbloquear el teléfono...26 Cambiar el código de inicio de sesión...26 Cambiar el nombre de la extensión...26 Cambiar el idioma del teléfono...27 Cambiar la fecha y hora del sistema...27 Guía del usuarion 4400 y 6400 Página iii IP Office Número 12 (23/02/2007)

4 4400 and 6400 Series User Guide Funciones de tecla DSS...29 Descripción general de la tecla DSS...29 Programar funciones en teclas DSS...30 Programar usando el Menú Admin...31 Funciones Admin...32 Cta...32 AD...32 Admin...32 Apariencia...32 AutoCB...32 Reenv...33 Estac...33 Capt...33 Dir...33 CAPTD:...33 Fin...33 LocGrup...34 HdSet...34 CAInt...34 NoctA...34 Estacionar...34 Prog...34 TimAb...34 Envío...34 Supr...35 Cronómetro...35 HoraD...35 Programar usando el menú ProgA...36 Almacenar números de marcado abreviado en tecla DSS...37 Funciones del sistema...39 Introducción...39 Llamada en espera...39 Remitir llamadas...39 Sígueme...40 No interrumpir...40 Correo de voz...41 El administrador de sistemas...41 Marcado rápido predeterminado y códigos de acceso...42 Índice...43 Página iv Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

5 Teléfonos 4400 y 6400 Acerca de esta guía Esta guía describe cómo utilizar todas las funciones del teléfono Avaya IP Office, series 4400 y Para saber más sobre la configuración y la funcionalidad, consulte la Guía de referencia rápida correspondiente a su teléfono IP Office. Podrá encontrar información adicional sobre IPOffice en y también en Teléfonos 4400 y 6400 Esta guía cubre el uso de la mayoría de teléfonos de la serie 4400 y 6400 que se ejecutan en modo Tecla e Indicador en los sistemas de teléfono IP Office. Nota Los siguientes teléfonos tienen sus propios manuales de usuario IP Office separado: 2402, 2410, 2420, 4601, 4602, 4610, 4620, 4621, 5402, 5410, 5601, 5602, 5610, 5620 y Tenga en cuenta que la guía presupone que el teléfono que está utilizando está configurado con valore predeterminados. El administrador del sistema puede reprogramar el sistema y/o extensiones individuales para ofrecer diferentes grupos de funciones. Póngase en contacto con el administrador del sistema en caso de duda. Botones predeterminados Cada teléfono está configurado con 3 botones predeterminados de indicación de llamada. Estos botones se hallan en los 3 botones superiores de la columna situada más a la izquierda. Sirven para hacer y recibir llamadas. Consulte Teclas de indicación de llamada. Teclas DSS En esta guía se describe el acceso a varias funciones presionando Menú. La mayoría de estas funciones pueden asignarse a las teclas DSS del teléfono. Consulte Funciones de tecla DSS. Nota Los modelos 4406D+ no tienen Menú. En este caso, el usuario puede programar un botón a través de Manager (contacte al administrador del sistema) o utilizar los códigos de acceso. Cuando utilice estos teléfonos, utilice los códigos de acceso. Esta operación se describe en Características del sistema. Módulo 4450 DSS Ciertos teléfonos tienen un puerto DSS para la conexión de un módulo DSS, que aumenta el número de teclas DSS disponibles. El módulo 4450 DSS está disponible para uso con los teléfonos 4412D+ y 4424D+. Si utiliza el módulo 4450, asegúrese de que el teléfono esté conectado a una fuente de alimentación. El módulo 4450 DSS mejora la funcionalidad gracias a una serie de botones que permiten realizar un seguimiento de los campos de extensiones, usuarios o estacionamientos de llamadas, o bien programarlos con otras funciones que ayudan al usuario a administrar las llamadas con mayor eficacia. Códigos de acceso del sistema y del usuario El sistema presenta una amplia gama de funciones que pueden activarse marcando una secuencia específica. Estos códigos de acceso pueden estar dados para todo el sistema o ser específicos para un usuario individual. Contacte al administrador del sistema si desea más información sobre los códigos de acceso disponibles. Para detalles de los códigos de acceso predeterminados normales, consulte Códigos predeterminados de funciones y marcado rápido. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 1 IP Office Número 12 (23/02/2007)

6 Guía del usuarion 4400 y 6400 TransTalk MDW 9040 El teléfono TransTalk MDW 9040 es un aparato inalámbrico que puede utilizarse con el sistema. Se conecta a un puerto DS de la unidad de control de la base o a un módulo de expansión DS. Cuando esté por utilizar el aparato, el usuario debe configurarlo para que interactúe con el sistema. Para hacerlo, defina la asignación de botón que desee utilizar. Esto se puede hacer al presionar Menúen el teléfono y luego utilizar el botón de flecha para seleccionar Configuración, luego Mapa de botones y luego seleccionar Merlin Magix. A pesar de que el modelo TransTalk MDW 9040 tiene Menú, este botón es específico al aparato que se utiliza para las funciones propias de dicho teléfono. Por este motivo, si utilizará este teléfono, necesitará que un administrador del sistema programe los botones. Consulte Funciones de tecla DSS. Las características también pueden ser accedidas aquí a través de los códigos de acceso. Para detalles de los códigos de acceso predeterminados normales, consulte Códigos predeterminados de funciones y marcado rápido. Teclas de indicación de llamada Cada teléfono se configura con 3 teclas predeterminadas de indicación. El administrador del sistema puede cambiar un tecla de indicación de llamada con: Un diseño de puente Una tecla de diseño de puente coincide con el estado y operación de la tecla de Indicación de llamada en el teléfono predefinido de un colega. Así se podrá capturar, hacer y recibir llamadas a favor de su colega. Una línea de llamada Se le puede asignar una línea de intercambio de IP Office (pero no líneas IP) de modo que el estado de esa línea aparezca y usted pueda utilizar la tecla de indicación de línea para hacer y recibir llamadas. Indicación de cobertura de llamada Una tecla de indicación de cobertura de llamada le advierte cuando un colega predefinido recibe una llamada. El usuario cubierto no necesita utilizar teclas de indicación de llamada. Por lo tanto, usted puede capturar las llamadas a favor de su colega. Todo lo anterior sólo puede ser asignado a usted a través del administrador del sistema. Para detalles de la configuración y operación de las teclas de indicación de puente, línea y cobertura de llamada, consulte el manual operativo de teclas e indicadores de IP Office. PRECAUCIÓN Aunque el administrador del sistema puede reemplazar las teclas de indicación con: Un diseño de puente Una línea de llamada Indicación de cobertura de llamada Funciones del sistema Esto podría restringir seriamente el uso de las funciones, tales como conferencia y transferencia. Es por este motivo que recomendamos seriamente que todas las teclas de indicación de llamada permanezcan en su configuración predeterminada. Página 2 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

7 Símbolos de códigos del teléfono Su teléfono puede utilizar marcas de texto o íconos para algunas teclas. Spkr: El indicador encima de la tecla se ilumina cuando está en altavoz. Consulte Altavoz. Teléfonos 4400 y 6400 Mute: El indicador situado sobre la tecla se ilumina o parpadea cuando esta función está activada. Consulte Silenciar una llamada. Hold: Consulte Retener llamadas. Redial: Consulte Redial. Trnsfr: Consulte Transferir una llamada. Conf: Consulte Llamadas de conferencia. Indicador de mensajes: Consulte Responder un indicador de mensajes. Menú: Se utiliza para acceso a las funciones y características. (No disponible en los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040). Siguiente/Prev: Utilizado para hacer selecciones de pantalla e introducir datos. (No disponible en los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040). Salir: Utilice esta tecla para salir de los menús de administración y regresar a la operación de teléfono norma. (No disponible en los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040). Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 3 IP Office Número 12 (23/02/2007)

8 Guía del usuarion 4400 y 6400 La pantalla B D G H N O P Teléfono bloqueado: Sólo se admiten llamadas internas. Consulte Bloquear/Desbloquear el teléfono. Remisión de llamadas activa: Consulte Remitir llamadas. En grupo: Consulte Habilitar/Inhabilitar un grupo. Llamada retenida: Muestra la cantidad de llamadas retenidas. Consulte Retener llamadas. Función No interrumpir activa: Consulte Enviar todas las llamadas (No interrumpir). Fuera de horario: Esto aparece si uno o más de los Grupos de búsqueda está en modo "Fuera de horario". Llamadas estacionadas: Muestra la cantidad de llamadas estacionadas. Consulte Estacionar llamadas. 01 Llamadas en el historial de llamadas: Consulte Visualizar historial de llamadas. DESCO CONEC CONF Retenida LOCALIZ Desconectado: Para finalizar la llamada, presione Conectado: Se encuentra activo en una llamada. Spkr. Llamada de conferencia: Forma parte de una llamada de conferencia que aparece en el sector izquierdo de la pantalla. Consulte Llamadas de conferencia. Retenida: Usted ha sido puesto en retenido por el el interlocutor conectado. Llamada de búsqueda: Consulte Responder una llamada. Hora & fecha: Consulte Visualizar la fecha y la hora. Cronómetro: Consulte Cronómetro de llamadas. Indica que el elemento mostrado es el elemento seleccionado actualmente. Para ver hasta 12 funciones programables, presione Menú. Para mostrar las funciones, presione y Siguiente/Prev y luego presione la tecla de pantalla debajo de una opción para seleccionarla. Para ver funciones adicionales presione Menú dos veces. Para más detalles consulte Funciones de tecla DSS. Página 4 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

9 Hacer llamadas Hacer una llamada Todos los teléfonos en las series 4400 y 6400 disponen de un altavoz que les permite una operación manos libres de forma que puede marcar y escuchar el progreso de la llamada sin necesidad de levantar el auricular. Para hacer una llamada: 1. Levante el auricular o, si su teléfono es compatible, presione Spkr (consulte Altavoz). 2. Marque el número que desee. Si aparece ENTRE N CUENTA se le pedirá que introduzca un código de cuenta antes de hacer las llamadas (consulte Códigos de cuenta). 3. Para finalizar la llamada o bien cuelgue el auricular o si usa un altavoz presione Spkr. Para hacer una llamada con el auricular manos libres: Marque el número que desee. Para finalizar la llamada, presione la tecla de Fin DSS programada (consulte Programar funciones con las teclas DSS.) o presione Menú y luego presione Fin. Para hacer una llamada con el teclado numérico (0-9): 1. Levante el auricular o presione Spkr. 2. Presione un botón AD programado y luego presione la tecla numérica de marcado programado (consulte Almacenar números de marcado abreviado en una tecla DSS.). 3. Para finalizar la llamada, cuelgue el auricular o presione Spkr. Para hacer llamadas externas: Para hacer una llamada externa: o bien Marque el número (con código de acceso como prefijo, de requerirse). Use un código de marcado rápido. Contacte al administrador del sistema para obtener una lista de los códigos de marcado rápido. Nota Si oye un tono de ocupado mientras marca, es posible que la llamada no pueda realizarse. El administrador del sistema puede prohibir ciertas llamadas, como las llamadas a números de servicios especiales e internacionales. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 5 IP Office Número 12 (23/02/2007)

10 Guía del usuarion 4400 y 6400 Usar el directorio El teléfono puede mostrar un directorio de nombres de grupos, nombres de extensión o nombres de directorios que se pueden seleccionar y luego marcar. Si el Menú es compatible, Menú será visualizado. Nota Esta función puede operar en dos modos: Classic (Clásico) o la opción predeterminada Dial Name (Marcar nombre). Póngase en contacto con el administrador del sistema sin no estuviera seguro sobre el modo que su sistema telefónico utiliza. Para usar el directorio: 1. Presione Menú y luego presione Dir. O sino presione Menú dos veces. Presione Siguiente y luego presione Dir. 2. Presione o bien Índice (extensiones internas), Grupo (grupos de búsqueda) o Extrn (números en el Directorio IP Office). 3. Si el sistema está utilizando Modo Marcar nombre: a. Utilice las teclas de letras para marcar el nombre que desea. Por ejemplo, para nombres que comienzan con John, marque Ignore todos los espacios en el nombre. b. El visor mostrará la primera entrada con las letras que se han indicado. y así sucesivamente. Continúe introduciendo letras, o bien: Para transferirse por las entradas coincidentes, presione y Siguiente/Prev a ambos lados del nombre actual para mostrar las otras coincidencias encontradas hasta el momento. Si aparece el mensaje SIN COINC presione Prev para volver al paso anterior. c. Cuando aparezca el nombre que desee, presione Llamar. d. Si no encuentra el nombre que desea, presione Salir dos veces. O, si el sistema está usando el Modo Clásico: a. Presione el botón del teclado numérico que coincida con la primera letra del nombre que desee. Por ejemplo, para seleccionar L, deberá presionar la tecla 5, tres veces. b. Para trasladarse por las entradas guardadas presione y Siguiente/Prev. Puede presionar otra tecla del teclado numérico para seleccionar una inicial diferente. c. Cuando aparezca el nombre que desee, presione Llamar. Si no encuentra el nombre que desea, presione Salir dos veces. Redial El teléfono guarda un registro de los números que ha marcado. Usted puede visualizar y seleccionar un número de este registro. Los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden utilizar redial. Cuando se presiona el botón, se utiliza el último número que se marcó. Para volver a marcar un número marcado: 1. Presione Redial. Aparecen los números que ha marcado recientemente. 2. Para trasladarse por los números guardados presione y Siguiente/Prev. 3. Presione la tecla que esté situada debajo de un número para volver a realizar la llamada o presione Salir para salir de la pantalla sin hacer una llamada. Página 6 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

11 Hacer llamadas Hacer una llamada de búsqueda Puede hacer llamadas de búsqueda a cualquier extensión o grupo de extensiones que dispongan de altavoces con función de manos libres adecuados. La llamada sólo se escuchará en las extensiones que se encuentren libres. Los usuarios de 4406D+ pueden hacer una llamada de búsqueda a través de los códigos de acceso. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener el código indicado. Los usuarios del sistema TransTalk MDW 9040 pueden hacer llamadas de búsqueda, pero no recibirlas. Para hacer una llamada de búsqueda: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Llamar. Introduzca la extensión o el número del grupo (utilice la tecla superior izquierda para retroceder). 3. Presione Page. Dejar un mensaje Si realiza una llamada a otra extensión que no contesta puede dejar una indicación de mensaje. Si su teléfono tiene un indicador de mensaje, se iluminará. Si el teléfono dispone de una pantalla, aparecerá también su nombre y número para regresar la llamada. El indicador en su teléfono se ilumina cuando tiene mensajes, consulte Responder un indicador de mensajes. Para enviar una indicación de un mensaje: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Llamare introduzca el número de la extensión (utilice la tecla superior izquierda para retroceder). 3. Presione Msj.. 4. Presione Salir. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 7 IP Office Número 12 (23/02/2007)

12 Guía del usuarion 4400 y 6400 Programar un retorno de llamada Si una extensión está ocupada o no contesta cuando realiza una llamada es posible programar un retorno de llamada en vez de dejar un mensaje. Si ha configurado un retorno de llamada, después de que esa extensión se utilice otra vez, se escuchará un tono y al contestar se volverá a llamar a la extensión. Para configurar un retorno de llamada durante una llamada: o, Si, cuando hace una llamada no le responden o si la terminal está ocupada, presione la tecla AutCB DSS y finalice su intento de llamada. 1. Presione Menú. 2. Presione y Siguiente/Prev para buscar y luego elija AutCB. Finalice su intento de llamada. Después de que la extensión a la que se llamaba haya sido utilizada otra vez, su teléfono timbrará y al contestar se llamará a la extensión. El teléfono llamará el número de veces que se haya especificado en el Intervalo de respuesta asignado (tanto para el sistema como para una configuración personalizada para su identificación de usuario). El número de timbres predeterminados es tres. 3. Presione Salir. Para realizar un retorno de llamada sin hacer una llamada: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Llamar e introduzca el número de la extensión (utilice la tecla superior izquierda para retroceder). 3. Presione Siguiente y luego presione RgrLl.. 4. Presione Salir. Cuando la estación se quede libre llamará a su teléfono; si usted contesta escuchará entonces la otra extensión. El teléfono llamará el número de veces que se haya especificado en el Intervalo de respuesta asignado (tanto para el sistema como para una configuración personalizada para su identificación de usuario). El número de timbres predeterminados es tres. Dejar un mensaje en el correo de voz Puede dejar un mensaje directamente en el correo de voz para una extensión sin necesidad de llamarla. Esto iluminará el indicador de mensaje de la extensión si existe algún mensaje. Los usuarios de 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden capturar una llamada para una extensión mediante los códigos de acceso. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener el código indicado. Para dejar un mensaje directamente en el correo de voz: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Llamar e introduzca el número de la extensión (utilice la tecla superior izquierda para retroceder). 3. Presione Siguiente y luego presione CoVoz. Debería escucharse el mensaje de bienvenida y la invitación a dejar un mensaje. Página 8 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

13 Responder llamadas Responder una llamada En la pantalla aparecerá la información que el sistema disponga de la llamada entrante. Para responder una llamada: Levante el auricular. Si ya está en una llamada, retenga la otra llamada. Para responder una llamada utilizando el altavoz: Presione Spkr. Para responder una llamada usando el auricular: Presione el botón de vista de llamada asociado con la llamada. Notas Las llamadas internas tienen un tipo de timbre único y las externas tienen un tipo de timbre doble. Observe que si el teléfono llama por más tiempo del especificado (15 segundos de manera predeterminada), cualquier función de redireccionamiento que haya activado, activará, a su vez, otras funciones tales como el correo de voz o la remisión de llamadas. Respuesta automática interna La respuesta automática interna conecta las llamadas internas después de sólo un timbre. Esta función también se aplica cuando está en el modo de auricular manos libres. Nota TransTalk MDW 9040 no tiene una respuesta automática interna. Para configurar/cancelar una respuesta automática interna: Presione la tecla CAInt DSS programada. o, 1. Presione Menú. 2. Presione CAInt 3. Presione Salir. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 9 IP Office Número 12 (23/02/2007)

14 Guía del usuarion 4400 y 6400 Captura directa Si sabe el número de la extensión, podrá capturar una llamada en otra extensión. Los usuarios de 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden capturar una llamada para una extensión mediante los códigos de acceso. Póngase en contacto con el administrador del sistema para saber el código correcto o consulte Códigos predeterminados de funciones y marcado rápido. Para hacer una captura directa: Presione la tecla CAPTD DSS programada. o, 1. cuando escuche el timbre de la extensión, presione Menu. 2. Para buscar presione y SiguientePrev y luego presione CAPTD. 3. Introduzca el número de la extensión y a continuación presione Hecho. Nota Las teclas DSS no se pueden utilizar para introducir el número de extensión. Para hacer una captura directa utilizando los códigos de acceso, marque: *30, para atender una llamada desde cualquier sitio. *31, para atender una llamada dentro de su grupo. *32*201# para atender la llamada de una determinada extensión, en este ejemplo la extensión 201. Página 10 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

15 Responder un indicador de mensajes Si otra extensión le ha dejado un mensaje o tiene correo de voz, se iluminará. Nota Responder llamadas Si el timbrado de correo de voz está activado, el sistema lo llamará cuando acabe de utilizar el teléfono cada vez que haya mensajes de vo nuevos. Los usuarios de los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden escuchar sus mensajes de correo de voz mediante los códigos de acceso para recoger el correo de voz. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener el código correspondiente. Si utiliza los códigos de acceso predeterminados, consulte Correo de voz. Para responder una indicación de un mensaje: o, Presione la tecla Voz DSS programada. En la pantalla verá cuántos mensajes de correo de voz tiene en el buzón de correo. Si pertenece a un grupo de búsqueda con mensajes pendientes, aparecerá también el nombre del grupo correspondiente. Para verificar el buzón, presione la tecla de pantalla. Siga las instrucciones del sistema para verificar los mensajes. 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Msgs. Una arriba de Voz indica que tiene mensajes de correo de voz. Una arriba de Recib indica que otra extensión ha encendido su indicación de mensajes. Consulte Cómo dejar un mensaje. También indica que un operador de IP Office SoftConsole le ha enviado un mensaje de texto. 3. Seleccione el tipo de mensaje que desea responder. 4. Para verificar los indicadores de mensajes y los mensajes de texto, presione Recib. En la pantalla aparecerá la hora, la fecha y el número de extensión de la persona que ha realizado la llamada. También aparecerá el número de mensaje y el número total de mensajes. Para trasladarse por los mensajes guardados, presione y Next/Prev. Para borrar los mensajes mostrados, presione la tecla de pantalla en la parte superior derecha. 5. Para verificar los mensajes de correo de voz, presione Voz. Responder una llamada de búsqueda Otros usuarios podrán llamarlo a Usted o a un grupo al que Usted pertenezca. Escuchará la señal de búsqueda a través del altavoz y en la pantalla aparecerá el mensaje de localización Loc. Consulte Hacer una llamada de búsqueda. Para responder una llamada de búsqueda: Presione Conf. Nota Los usuarios del sistema TransTalk MDW 9040 pueden hacer llamadas de búsqueda, pero no recibirlas. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 11 IP Office Número 12 (23/02/2007)

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17 Retener transfer de estacionamiento Retener llamadas Todas las llamadas retenidas se escucharán en su teléfono. En la pantalla aparecerá H para indicarle que tiene una llamada retenida. Para visualizar las llamadas retenidas: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione AdmLl (retenida, conferencia y estacionada). 3. El que aparece arriba de Reten indica que hay llamadas retenidas. Presione Reten.. 4. Si tiene varias llamadas retenidas puede presionar y Siguiente/Prevpara mostrar los detalles de las distintas llamadas retenidas. Para borrar una llamada retenida: Presione Drop. Para reconectar una llamada retenida: Presione OpRem. Estacionar llamadas Es posible estacionar una o varias llamadas. Así podrá seguir haciendo y recibiendo otras llamadas. También puede disponer que otra extensión recupere la llamada estacionada. Nota Tenga en cuenta que el sistema sólo permite un estacionamiento de llamada breve; el valor predeterminado es de 5 minutos. Cuando estaciona una llamada el número dado basado en su extensión está seguido de un 0. Si estaciona luego otra llamada el número de extensión dado está seguido de un 1. Si Usted informa otra extensión del número dado para una llamada estacionada entonces luego se podrá quitar del estacionamiento esta llamada (véase abajo). Los usuarios de 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden utilizar el código de acceso o un botón programado para esta operación. Para estacionar una llamada: Marque *37*N# - donde N es el id espacio. Para cancelar el estacionamiento de una llamada: Marque *38*N# - donde N es el id espacio. Para estacionar una llamada en otra extensión: Marque *37*N# - donde N es el número de extensión con el cual la llamada será estacionada y el sufijo como se describe anteriormente. Informe a la persona que Usted ha estacionado una llamada a esta extensión dando el número id del espacio. Para cancelar el estacionamiento de una llamada en otra extensión: Marque *38*N# - donde N es el número de extensión y el sufijo asignado a la llamada como se describe anteriormente. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 13 IP Office Número 12 (23/02/2007)

18 Guía del usuarion 4400 y 6400 Transferir una llamada 1. Durante la llamada presione Transfr. La llamada es pasada a ser retenida. 2. Marque el número al que desea transferir la llamada: Si esa extensión no existe, no contesta o no acepta la llamada, presione el botón de indicación de llamadas para volver a la llamada original. Si la extensión responde y acepta la transferencia, presione Transfr otra vez. Para realizar una transferencia en ciego, cuelgue la llamada o presione Transfr otra vez. Página 14 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

19 Otros controles de llamada Llamadas de conferencia El número de personas que pueden participar simultáneamente en una conferencia depende del sistema del teléfono. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener más información. Para agregar otra persona a una llamada o conferencia: 1. Durante la llamada o conferencia existente presione Conf. 2. Marque el otro interlocutor. Si éste no contesta presione o bien la tecla Fin DSS o Hold, luego presione Conf. Si contesta presione Conf nuevamente. Toda llamada retenida ahora pasa a llamada de conferencia. Para visualizar las llamadas en una conferencia: CONF en la pantalla indica que se encuentra en una llamada en conferencia. 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione AdmLl (retenida, conferencia y estacionada). 3. El situado arriba de Conf indica una llamada de conferencia. Presione Conf. 4. Para ver los detalles de distintas personas que llaman en la conferencia, presione y Siguiente/Prev. Notas Para eliminar un participante de la conferencia, cuelgue: Si la conferencia contiene sólo dos partes, presionando la tecla Fin DSS para eliminar a la otra persona y esto finalizará la conferencia. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 15 IP Office Número 12 (23/02/2007)

20 Guía del usuarion 4400 y 6400 Códigos de cuenta Usted puede ingresar un código de cuenta durante una llamada. Algunas extensiones pueden requerir que se ingrese un código de cuenta antes de poder hacer una llamada. Los usuarios de los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040 deben introducir el código de cuenta a través de un código de acceso. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener el código de acceso indicado. Nota En el sistema se encuentra almacenado una lista válida de códigos de cuenta. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener sus códigos de cuenta. Para ingresar un código de cuenta: Podrá hacer esto antes o durante una llamada. Si lo hace antes entonces escuchará un tono de discado con el que usted podrá marcar el número deseado. o, Presione la tecla Cta. DSS programada. 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Func y luego presione Cta. ENTRE N CUENTA aparecerá en la pantalla. 3. Introduzca el código de cuenta que debe asociarse con la llamada y seleccione Establ.. 4. Si en la pantalla aparece REPITA CUENTA entonces el sistema no ha reconocido el código introducido. Ingrese un código válido. 5. Si ya está en una llamada, podrá continuar con la llamada. Si entra el código de cuenta antes de hacer una llamada, aparece Marca y usted debería escuchar un tono de marcado. Grabar una llamada Esta función sólo está disponible si tiene Voic Pro en el sistema. Si tiene problemas con esta función consulte al administrador del sistema sobre el paquete de Voic que está utilizando. Según el valor predeterminado, la grabación se realiza en el buzón de correo de voz, pero el administrador del sistema la podrá cambiar. Para grabar una llamada: 1. Durante la llamada presione Menú dos veces. 2. Presione Func y luego presione Graba. Página 16 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

21 Otros controles de llamada Altavoz El altavoz integrado de dos vías permite hacer y responder llamadas sin levantar el auricular. Recuerde que es posible que los altavoces bidireccionales no funcionen perfectamente en todos los entornos (por ejemplo, en ambientes muy ruidosos). Para hacer o responder una llamada sin levantar el auricular, o para usar el altavoz sin ninguna característica: 1. Presione Spkr. El indicador LED junto al botón se ilumina. 2. Realice o conteste la llamada o acceda a la función seleccionada. Ajuste el volumen del altavoz de ser necesario. Para cambiar el volumen, presione o. Se muestran los niveles de ocho volúmenes. Para cambiar de altavoz a auricular de manos libres: Levante el auricular y hable. Para cambiar del auricular al altavoz: Presione Spkr y cuelgue el tubo. Para finalizar una llamada por altavoz: Presione Spkr nuevamente. Finalizar una llamada Usted puede usar esta función para desconectar con la persona que llama. Esta función también se puede usar con conferencia. Consulte Llamadas de conferencia. El modelo 4406D+ debe tener un botón de finalización en el teléfono. Para hacer esto, comuníquese con el administrador del sistema. Para finalizar una llamada:. Presione la tecla Fin DSS. o, Presione Menú y luego presione Fin. o bien 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Func y luego presione Fin. Silenciar una llamada Mute permite que la persona que lo llamó deje de oírla mientras que Usted sí puede continuar oyéndola. Mientras una llamada esté silenciada se ilumina la luz arriba del botón Mute. Nota Cuando se activa el modo auricular manos libres, el botón Mute funciona para el auricular manos libres. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 17 IP Office Número 12 (23/02/2007)

22 Guía del usuarion 4400 y 6400 Visualizar historial de llamadas El número que aparece en el extremo derecho de la pantalla del teléfono durante un periodo de inactividad corresponde con el número de llamadas entrantes almacenadas en el historial. Éstas son las llamadas (contestadas o no) para las que existía un CLI disponible. El teléfono puede almacenar las 32 llamadas más recientes. La función de rellamada le permite ver un registro de las llamadas salientes marcadas desde el teléfono, consulte Redial. Los teléfonos 4406D+ y TransTalk MDW 9040 no ofrecen la función de historial de llamadas. Para visualizar el historial de llamadas: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione Hist. 3. En la pantalla aparecerán la hora, la fecha y el número de la persona que realiza la llamada. Para mostrar los detalles de las diferentes llamadas, presione y Siguiente/Prev. 4. Puede seleccionar a continuación devolver la llamada o eliminarla del historial de llamadas. Para borrar la llamada del historial de llamada: Presione Borrar. Para llamar a la persona que llama: Presione Llamar. Página 18 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

23 Desviar llamadas Activar desvío/remisión Los usuarios de 4406D+ y TransTalk MDW 9040 deben utilizar los códigos de acceso para activar estas funciones. Para configurar el desvío de todas las llamadas (incondicional) números y modos: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione OpRem. Para retroceder presioe la tecla de pantalla izquierda y establezca el número de desvío requerido, de ser así. 4. Presione Siguiente. 5. Para activar o desactivar Grupo (remitir llamadas de grupo de búsqueda) y/o OpRem (remitir llamadas personales) presione las teclas de pantalla. Cuando se activa, un símbolo V aparece arriba de la opción. El desvío de las llamadas de grupo de búsqueda sólo se utiliza cuando Desviar todas las llamadas también está activado y sólo funciona para llamadas a grupos circulares o lineales. 6. Presione Hecho y luego presione Salir. Para configurar el desvío de las llamadas números y modos ocupados o inexistentes: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione SOcup. Para retroceder, presione la tecla de pantalla izquierda y establezca el número de desvío requerido, de ser así. 4. Presione Siguiente. 5. Para activar o desactivar SOcup (Desviar si ocupado) y/o NoResp (Desviar si no responde activado), presione las teclas de pantalla. Cuando se activa, un símbolo V aparece arriba de la opción. 6. Presione Hecho y luego presione Salir. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 19 IP Office Número 12 (23/02/2007)

24 Guía del usuarion 4400 y 6400 Remitir llamadas Puede remitir sus llamadas a otra extensión. Durante la remisión de llamadas en el teléfono aparece el mensaje D en el extremo derecho de la pantalla. Si la estación a la que está reenviando o remitiendo las llamadas también tiene activada la función de remisión de llamadas las llamadas irán al destino final. Para configurar la remisión de llamadas: o, Presione la tecla Reenv DSS programada. 1. Presione Menú. 2. Presione y Next/Prev para buscar y luego presione Reenv. 3. Configure el número de desvío que desee. Para retroceder, presione la tecla de pantalla izquierda. Si ha activado Desviar, el número de remisión se configura automáticamente como número de desvío. Presione Hecho. 4. Presione Salir. Para borrar la remisión de llamadas: Presione la tecla Reenv DSS programada. o, 1. Presione Menú. 2. Para buscar presione y Next/Prevy luego presione Reenv. 3. Presione Salir. Enviar todas las llamadas (No interrumpir) Cuando esta función está activada, las personas que llamen escucharán el tono de ocupado o serán desviadas al correo de voz si éste estuviera instalado. El administrador del sistema puede configurar una lista de números de excepción que sí podrán realizar llamadas cuando usted se encuentre en el modo No interrumpir. Los usuarios del modelo 4406D+ pueden activar esta función a través de un código de acceso o de un botón programado. Los usuarios del modelo TransTalk MDW 9040 pueden activar esta función a través de un código de acceso. Para activar/desactivar Enviar todas las llamadas: Presione la tecla Envío DSS programada. o, 1. Presione Menú. 2. Presione y Next/Prevpara buscar y luego presione Envío.A V arriba indica que está activada. 3. Presione Salir. Página 20 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

25 Desviar llamadas Configurar texto de ausencia Es posible configurar el texto de los mensajes de ausencia que aparecen en la pantalla del teléfono. Este texto aparecerá también en otra extensión con las pantallas adecuadas cuando lo llamen. Con la configuración del texto de ausencia no se produce ningún desvío de las llamadas. Para ello deberá utilizar las funciones Remitir llamadas, Desviar llamadas o No interrumpir. Los usuarios de los modelos 4406D+ y TransTalk MDW 9040 pueden activar esta función a través de un código de acceso. Para configurar su texto de ausencia: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione Ausen.. 4. Para elegir un texto de ausencia, presione CMBIA. 5. Presione HECHO cuando aparezca el texto de ausencia que desee. 6. Presione EDIT si desea personalizar el texto del mensaje; si prefiere dejarlo como está presione NINGUNO. 7. Si desea personalizarlo, utilice las teclas de marcado y Rotar para introducir los caracteres. Por ejemplo, para introducir la L, presione 5 y luego presione Rotar hasta que aparezca la L. Una vez completado el texto que desea, presione Hecho. Para retroceder, presione la tecla superior izquierda. 8. Para visualizar el mensaje seleccione ESTABL. 9. Presione Salir. Para borrar su texto de ausencia: Repita el proceso de arriba y presione Borr (cuando esté disponible). Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 21 IP Office Número 12 (23/02/2007)

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27 Controles del teléfono Visualizar la fecha y la hora Podrá cambiar la pantalla del teléfono para mostrar la fecha y hora utilizando la función TmDay. Notas Esta función sobreescribe toda información mostrada. Los usuarios de TransTalk MDW 9040 no tienen acceso a esta función. Para programar/cancelar la pantalla de fecha y hora: Presione la tecla HoraD DSS programada. o, 1. Presione Menú. 2. Para buscar presione y Sig./Prev y luego presione HoraD. Visualizar información sobre las llamadas Usted puede visualizar la información acerca de un número que está llamando a otra extensión. Para visualizar la información de las llamadas: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Llamar. Introduzca la extensión o el número del grupo (utilice la tecla superior izquierda para retroceder). 3. Presione Sig.y luego presione Escuchar. 4. Presione Salir. Cronómetro de llamadas Usted puede usar un cronómetro de llamadas. Si lo inicia antes de hacer una llamada, el temporizador se pondrá a cero cuando marque y de nuevo cuando lo conecten. Nota Después de finalizar una llamada, el temporizador se desactiva. Los usuarios de TransTalk MDW 9040 no tienen acceso a esta función. Para iniciar el cronómetro de llamadas: Presione la tecla CronoDSS programada. o, 1. Presione Menú. 2. Presione Crono. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 23 IP Office Número 12 (23/02/2007)

28 Guía del usuarion 4400 y 6400 Cambiar el volumen Puede modificar el volumen del altavoz con función de manos libres, el altavoz del auricular y el timbre. Para cambiar el volumen del timbre: Sin levantar el teléfono, pulse el extremo correspondiente del botón de volumen. Para cambiar el volumen del altavoz: 1. Levante el auricular para ajustar el volumen o presione Spkr para ajustar el volumen del altavoz con función de manos libres. 2. Presione cualquier fin de Volumen. Para subir o bajar el volumen, presione o bien o. Cambiar el sonido de timbre IP Office utiliza 'timbres específicos' para distintos tipos de llamadas, un solo timbre repetido para llamadas de Internet, un timbre doble continuo para llamadas externas y un solo timbre seguido de dos timbres cortos para llamadas de timbrado. IP Office fija estas opciones. Para modificar el sonido del timbre: 1. Sin levantar el tubo, presione Conf. 2. Oirá un timbre. Para escuchar otro tipo de timbre, presione Conf otra vez. 3. Siga presionando Conf hasta oír el timbre que desee. Espere hasta oír el timbre nuevamente y luego un tono: El timbre queda guardado. Esto altera el tono y el estilo del timbre que utiliza el teléfono, el modelo de timbre todavía queda bajo el control de IP Office según el tipo de llamada. Página 24 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

29 Controles del teléfono Hot Desking Con esta función es posible conectarse a cualquier teléfono del sistema manteniendo los valores de configuración de su teléfono hasta que se desconecte. Notas Para poder utilizar esta función, el administrador del sistema debe haberle asignado la categoría de usuario Hot Desking. Esta función sólo está disponible cuando usted hubiera definido una contraseña definida. Para iniciar una sesión en el sistema: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Sig. y luego presione Hdesk. 3. Presione Conect. 4. Introduzca el número de la extensión y a continuación seleccione Sig. 5. Introduzca la contraseña y seleccione Hecho. Para cancelar la sesión: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Sig. y luego presione Hdesk. 3. Presione Descon. Ningún usuario aparece. Habilitar/Inhabilitar un grupo Puede habilitar o inabilitar su pertenencia a un grupo. Si habilita su pertenencia estará disponible para recibir llamadas. En los aparatos 4406D+ deben utilizarse los códigos de acceso. Para activar/desactivar Enviar todas las llamadas: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione y Sig./Prevpara buscar y luego presione Grupo. Un arriba indica que un miembro del grupo está habilitado. 3. Presione Salir. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 25 IP Office Número 12 (23/02/2007)

30 Guía del usuarion 4400 y 6400 Bloquear/Desbloquear el teléfono Mientras está bloqueado, el teléfono muestra una B sólo se pueden hacer llamadas internas a otras extensiones. Si intenta hacer otros llamadas aparecerá el mensaje RESTRINGIDO. Para bloquear/desbloquear el teléfono: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione Restr. 4. Para alternar entre bloqueado y desbloqueado, presione Cambiar y luego presione Hecho. 5. Presione Salir. Cambiar el código de inicio de sesión El código de inicio de sesión se puede cambiar para funciones tales como Hot Desking (consulte Hot Desking). Para configurar su contraseña del teléfono: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione Ctrsñ. 4. Introduzca la contraseña existente si el sistema se la solicita y presione Hecho. 5. Introduzca la nueva contraseña y presione Hecho. 6. Presione Salir. Cambiar el nombre de la extensión Al hacer y recibir llamadas, podrá cambiar el nombre de la extensión que el sistema de teléfono hubiera almacenado. Esto no cambia el nombre completo utilizado dentro de la función de directorio ni mediante la aplicación Phone Manager. Para modificar el nombre de extensión: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione Siguiente y luego presione Nombre. 4. Ingrese el nuevo nombre. Para introducir caracteres, presione las teclas de marcado y Rotar. Por ejemplo, para introducir la letra L presione la tecla 5 y luego presione Rotar hasta que aparezca una L. Para retroceder, presione la tecla superior izquierda. 5. Una vez completado el texto que desea, presione Hecho. 6. Presione Salir. Página 26 Guía del usuarion 4400 y Número 12 (23/02/2007) IP Office 4.0

31 Controles del teléfono Cambiar el idioma del teléfono Esto cambiará el idioma utilizado en el visor del teléfono. En algunos sistemas de correo voz esto cambiará también el idioma del correo de voz cuando escuche al levantar sus mensajes. Para cambiar el idioma de su teléfono: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Siguiente y luego presione ProgA. 3. Presione Siguiente y luego presione Idiom. 4. Para buscar opciones de idioma diferentes presione y Sig/Prev. PREDET es el idioma que el sistema usa de forma predeterminada. 5. Una vez completado el texto que desea, presione Hecho. 6. Presione Salir. Cambiar la fecha y hora del sistema El administrador del sistema puede designar un teléfono con una tecla Menu como un "Teléfono del sistema". El usuario de ese teléfono de inmediato puede cambiar la fecha y la hora mostrada en todos los teléfonos. Nota Habrá una breve demora antes de que ciertos teléfonos actualicen la hora y fecha mostradas. Para cambiar la fecha/hora: 1. Presione dos veces Menú. 2. Presione Func. 3. Presione Siguientey luego presione Config. 4. Presione o bien Fecha u Hora. Ingrese el nuevo valor en el siguiente formato: La fecha debe tener 2 dígitos para el mes y el día y 4 dígitos para el año. Utilice la tecla # para ingresar una /. Por ejemplo: 06/04/2006. Una vez ingresados todos los diez caracteres, aparecerá Sig.. Para seleccionar el día de la semana, presione y Next/Prev. La hora debe tener 2 dígitos para la hora y 2 dígitos para los minutos. Utilice la tecla * para ingresar una :. Por ejemplo: 10: Después de introducir el día o la fecha, presione Hecho. 6. Presione Salir. Guía del usuarion 4400 y 6400 Página 27 IP Office Número 12 (23/02/2007)