Lecciones Aprendidas durante la administración

Transcripción

1 Lecciones Aprendidas durante la administración de un proyecto Compartir la experiencia de cómo documentarlas y usarlas. Blanca Vega, PMP

2 Practicas: Los administradores de proyectos astutos pueden extraer sabiduría muy valiosa de la experiencia. Mejores prácticas Si esto lo hubiera sabido antes, seguramente hubiera hecho las cosas diferentes o hubiera tomado otras decisiones Capturan la experiencia de forma incremental a través del proyecto, mientras los problemas u oportunidades aún están frescos. Lámina 2

3 Mejores prácticas Definición: Es un procedimiento o método que a través del tiempo ha probado dar mejores resultados que otros que se han usado con el mismo propósito. Lo ideal es estandarizar las mejores prácticas para que la organización las siga. Incorporarlas en las políticas y/o procedimientos Ponerlas accesibles. Almacenadas, no sirven! Los repositorios de buenas prácticas pueden ayudar a reducir considerablemente los efectos negativos de la rotación de personal. Lámina 3

4 Guía del PMBOK Creación: Grupo de Procesos de Cierre Área de conocimiento de la Integración del proyecto En el Proceso 4.6 Cerrar el proyecto o fase Utilización inicia: Entradas del proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Se colectan a través de toda la ejecución del proyecto Lámina 4

5 Proceso de Desarrollo de Productos en IBM División STG- System Storage & Networking Documentación en la Fase de Lanzamiento del Producto (Launch) Utilización en la Fase de Concepto del Producto (Concept) Es un Entregable requerido para todo proyecto Se ejecutan auditorías trimestrales Lámina 5

6 Formato de Lecciones Aprendidas Categorías: Procesos 1. Cambios o mejoras al proceso 2. Actividades que se hicieron BIEN 3. Actividades que NO SE HICIERON BIEN, incluye las recomendaciones de mejora Cambio en Contratos 1. Documentar la razón de los cambios 2. Acciones correctivas/preventivas que se deben tomar para minimizar/eliminar los cambios Plan de Acciones 1. Incluir fechas actuales y de compromiso cuando las acciones serán revisadas para comprobar que fueron efectivas. Lámina 6

7 Formato -Sumario Categoría Area Lección Apendida Plan de Acción Responsable Estatus En la columna de Lección Aprendida es muy útil describir el impacto. Lámina 7

8 Auditorías periódicas Ejecución trimestral Selección de proyectos fases principales Entregables completos Verificación de documentación de Lecciones aprendidas El propósito es identificar desviaciones y oportunidades para corregir o mejorar el proceso. Se da retroalimentación a los equipos en las reuniones quincenales programadas Lámina 8

9 6 básicos a recordar Sumario de las seis elementos básicos que hay que retomar y enfocarse cuando el proyecto se está saliendo de lo planeado. 1. Cuidar a la gente 1. Las personas hacen exitoso al proyecto. Hay que asignar la persona correcta al proyecto y a la posición correcta en el mismo. 2. Seguir los procesos y metodologías 1. Ayudan a asegurar la mejora continua a través de utilizar las mejores prácticas, tecnologías, manejo de recursos humanos, calidad, tiempo, riesgo, etc. 2. Dedicar tiempo para aprender del proyecto y documentarlo para su posterior utilización. Ver referencias Lámina 9

10 6 básicos a recordar 3. Compromiso de la alta Gerencia 1. Comunicar adecuadamente las estrategias dentro de la organización. 2. Asegurar que la visión y las metas son claras para todos 4. Mantener un buen modelo de comunicación 1. Quién comunica? A quién? Qué? 2. Frecuencia, foro, formato 3. PMBOK Gestión de las Comunicaciones del proyecto Lámina 10

11 6 básicos a recordar 5. Implementar procesos de monitoreo y control robustos 1. Identifica desviaciones a tiempo, implementa correcciones 2. Determina como evaluar el comportamiento del proyecto y revisar las prioridades del mismo. 6. Documentar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas 1. Son activos muy valiosos al utilizar en proyectos futuros las estimaciones de tiempo y costo, modelos de comunicación efectivos, listas de riesgo, etc., que se han aprendido. Lámina 11

12 Por qué no aprendemos de las lecciones aprendidas? Conclusiones Lo más común es que los equipos son muy optimistas y confiados en su experiencia. A las personas no les gusta planear. Planear, es no hacer y lo que les gusta es hacer. Hacer las cosas mal, toma más tiempo y dinero, es mejor utilizar más tiempo para planear, pensar o comunicarse adecuadamente. Lámina 12

13 Referencias Why Are My Projects Struggling? Six Basics You Must Never Forget by Suresh Malladi, PMP Lessons Learned Lámina 13

14 Muchas Gracias! Blanca Vega - Blanca@mx1.IBM.com