FACTURADOR GRATUITO de CFDIs

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SAT FACTURADOR GRATUITO de CFDIs CERTIPASS Page 1

2 CONTENIDO Introducción... 3 Acceso al sistema (Login)... 4 Bloqueo por intento de accesos fallidos Registro... 6 Panel de Control Mi cuenta Actualizar Información (Usuario) Contraseña de acceso Mis CFDIs Generar CFDI Consultar CFDIs Cancelar CFDI Ayuda FAQs (Preguntas Frecuentes) Manual de Usuario Contáctanos Chat en Línea Glosario Anexo A Page 2

3 Introducción Bienvenido al sistema de generación de CFDIs y timbrado gratuito CERTIPASS, gracias por elegirnos. El Facturador Gratuito de CFDIs de CERTIPASS es una solución para cubrir las necesidades de facturación y timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI), que cuenta con los requerimientos vigentes por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). El panel de control está diseñado para que lo utilices fácilmente. En el podrás administrar tu cuenta, generar, timbrar y consultar tus comprobantes fiscales digitales a través de internet. El manual de usuario te proporciona una guía completa. Incluye instrucciones, sugerencias y ejemplos para realizar tus CFDIs. Page 3

4 Acceso al sistema (Login) Para comenzar a usar los servicios del Facturador Gratuito de CFDIs de CERTIPASS deberás estar registrado en el sistema. El acceso a la plataforma lo podrás encontrar en la < A través del icono Facturador Gratuito siguiente liga También se puede ingresar directamente al sitio del Facturador Gratuito usando la siguiente liga: < El sitio también te ofrece la opción de Recuperar el usuario y la contraseña, Registrarte como nuevo usuario, descargar el Manual de uso del sistema y Regresar al sitio principal de CERTIPASS. Page 4

5 Bloqueo por intento de accesos fallidos. Se establece un máximo de intentos para iniciar sesión. El usuario será bloqueado en el caso que no lograr accesar al sistema en tres ocasiones. El sistema automáticamente enviará un correo electrónico a la cuenta de correo principal del cliente con el procedimiento para desbloquear su acceso. Representación muestra del correo electrónico que se envía al cliente para desbloquear su cuenta. Page 5

6 Registro Todo usuario nuevo que requiere usar el servicio Facturador Gratuito de CFDIs de CERTIPASS deberá estar registrado en el sistema. A través del icono de Registro de Usuario podrás proporcionar tus datos y claves de acceso. La ventana de registro de información se divide en 4 secciones: 1. Datos de usuario 2. Datos Fiscales 3. Datos Generales 4. Captcha Sección 1 - Datos de Usuario Consideraciones: El usuario será el identificador (ID) que utilizarás para accesar al sistema. El prefijo fg_ es asignado automáticamente. Page 6

7 Características: Mínimo 8, Máximo 16 caracteres (Incluyendo el prefijo). No permite mayúsculas. Debe estar formado con minúsculas, números y guion bajo (_). Ejemplo: fg_corp1, fg_negocio7, fg_pfisica, etc. Reglas de seguridad para definir una contraseña de acceso. Mínimo 8 - Máximo 16 Caracteres Debe contener al menos una letra y un dígito Debe contener al menos un carácter especial. Ejemplo: #$%&/()= No debe contener el Identificador (ID) del usuario No debe contener el nombre o apellidos del usuario No debe contener el nombre de la empresa No debe contener doble espacio No debe contener espacios al inicio y al final No debe contener el RFC del usuario Sección 2 - Datos Fiscales Sección 3 - Datos generales Page 7

8 Sección 4 - Captcha y Aceptación de Políticas La aceptación de las políticas de uso del Facturador Gratuito CERTIPASS es requisitoria para concluir el registro. Posteriormente recibirás un mensaje de confirmación de registro. Y en la parte superior del lado derecho el botón para iniciar sesión. Las características a detalle del llenado de cada campo durante el proceso de registro se pueden consultar en el Anexo A. Page 8

9 Recuperar usuario En la pantalla de acceso, el sistema te permite recuperar tu usuario en caso de no recordarlo. Ingresando a la opción Olvidé Mi usuario. Te solicitará el correo electrónico que está vinculado a tu cuenta del facturador gratuito. Representación del correo electrónico de prueba para recuperar usuario. Page 9

10 Panel de Control Recepción después de ingresar tu usuario y contraseña en el Facturador Gratuito de CFDIs de CERTIPASS. Dentro del panel de control podrás encontrar un diseño sencillo que te permite encontrar las funciones básicas para administrar tu cuenta y tus CFDIs. Además de obtener algunas formas de ayuda en caso de requerirse. El menú del panel de control se divide en tres módulos: Mi cuenta Mis CFDIs Ayuda 1. Mi cuenta Módulo que te permite actualizar la información de tu cuenta y cambiar la contraseña de acceso. Actualizar Información (Usuario). A través de esta sección se podrá consultar y/o modificar tus datos como cliente, datos fiscales y datos generales. La ruta de acceso para actualizar esta información es a través del Módulo Mi cuenta Opción Actualizar información. Page 10

11 El proceso para modificar los datos se acompaña de los siguientes pasos: 1- Actualizar Información: Datos del cliente, generales y fiscales a modificar. 2- Mensaje de confirmación: Notificación de la Operación. Contraseña de acceso Para minimizar cualquier riesgo, esta sección te permite actualizar la contraseña y proteger tu acceso al sistema. Reglas de seguridad para definir una contraseña de acceso. Mínimo 8 - Máximo 16 Caracteres Debe contener al menos una letra y un dígito Debe contener al menos un carácter especial. Ejemplo: #$%&/()= No debe contener el Identificador (ID) del usuario No debe contener el nombre o apellidos del usuario Page 11

12 No debe contener el nombre de la empresa No debe contener doble espacio No debe contener espacios al inicio y al final No debe contener el RFC del usuario Cambiar contraseña Se recomienda por seguridad actualizar la contraseña regularmente. Para modificar la contraseña de acceso al sistema es necesario ingresar al Módulo Mi cuenta Opción Cambiar Contraseña. El proceso se acompaña de dos pasos antes de ser modificada la contraseña. 1. Datos Contraseña: Actual, Nueva y Confirmar contraseña nueva. 2. Mensaje de Confirmación Notificación de la Operación Recuperar contraseña En la pantalla de acceso al sistema, podrás encontrar la opción Olvidé Mi contraseña. Esto te permitirá restaurarla en caso de no recordarla. Al seleccionar esta opción te llevará al siguiente proceso donde podrás solicitar la regeneración de la contraseña con tu usuario y correo electrónico: Page 12

13 Representación del correo electrónico de prueba para regenerar contraseña. 2. Mis CFDIs Módulo que te permite generar y cancelar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), además de obtener un reporte de todos los comprobantes que se hayan emitido a través del Facturador Gratuito de CFDIs de CERTIPASS. Generar CFDI La ruta de acceso es a través del Módulo Mis CFDIs Opción Generar CFDI El proceso se acompaña de 4 pasos antes de crear un CFDI: 1. Productos o servicios: Información relacionada al producto o servicio. 2. Datos del Receptor: Datos de la persona física o moral que adquiere el producto o servicio. 3. Certificado: Comprobar la identidad y autenticación de la persona física o moral. 4. Confirmación: Versión previa de la factura antes de ser emitida. Page 13

14 Paso 1: Productos o servicios (Agregar). Una vez que agregas el producto o servicio, se desplegará la pantalla completa como se muestra a continuación. A lo largo del paso 1 te será solicitado más información. Paso 1: Productos o servicios (Pantalla Completa). Esta pantalla se divide en 5 secciones Page 14

15 Sección A (Agregar Producto o servicio) En esta sección podrás agregar más productos o servicios. 100 productos o servicios es la cantidad máxima que se pueden agregar en cada CFDI. El numero de identificación es opcional y sirve para expresar el número de serie del bien o identificador del servicio. Listado de unidades ejemplo que facilitan la elaboración de su CFDI. Al seleccionar la opción Otro se habilita un campo para ingresar otra unidad en caso de no encontrarla en el listado. Page 15

16 Sección B (Productos o servicios) En esta sección además de visualizar a detalle cada producto o servicio que ha sido agregado, también se podrá modificar su información o eliminarlos. Botón de Modificar El proceso para modificar los datos de algún producto o servicio se acompaña de los siguientes pasos: 1. Presionar el botón de Modificar del producto o servicio en la Sección B. 2. En la Sección A se mostrará la información del producto y se podrá editar. 3. Presionar el botón Aceptar para actualizar los cambios. El botón Agregar te permitirá adicionar otra línea en la Sección B Esta operación apoya a los casos que se requiere agregar líneas muy similares. Ejemplo: misma cantidad, misma unidad, mismo precio pero distintos productos. Botón de Eliminar Opción que te permite borrar la línea de un producto o servicio. Page 16

17 Sección C (Totales) En esta sección podrás agregar descuentos y los distintos tipos de impuesto. o o o o IVA Impuesto sobre el valor agregado IVA Retenido Impuesto sobre el valor agregado Retenido ISR Impuesto Sobre la Renta IEPS Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios Sección D (Datos Fiscales) En esta sección se podrá agregar el tipo de comprobante (ingreso, egreso o traslado) y el lugar y fecha de expedición del documento. Consideraciones: Los campos de folio y serie son atributos opcionales. Se usan para denominar una secuencia de sus comprobantes y tener un control interno. Al posicionar el puntero sobre Usar Ejemplo se puede utilizar como lugar de expedición el domicilio fiscal del emisor proporcionado al registrarse. Page 17

18 Sección E (Datos de pago). Última sección del paso uno. Aquí podrás seleccionar la forma y el método de pago. El campo Últimos dígitos de la cuenta es un atributo opcional y se usa para especificar el número de tarjeta, cuenta, etc. que pertenece el pago. Forma de Pago Te permite seleccionar de un listado la forma de pago que aplica para este comprobante fiscal digital: En una sola exhibición En parcialidades Otro. Al seleccionar Pagos en parcialidades se despliega una ventana que incluye campos que facilitan la elaboración y administración de pagos. Si se trata de la factura original (también llamada parcialidad 0) activar la opción Factura Origen de lo contrario activar la opción de parcialidad para proporcionar el número de parcialidad a facturar e incluso podrá proporcionar datos que facilitan la vinculación con la factura origen. Page 18

19 Al seleccionar en Forma de pago la opción Otro, se muestra un campo adicional para agregar cualquier otra forma de pago no incluida en la lista. Métodos de Pago Te permite seleccionar de una lista el método de pago de los bienes o servicios amparados por el comprobante, en caso de no encontrarlo en el listado podrá seleccionar Otro, Especifique y determinar el método de pago. Page 19

20 Paso 2: Datos del Receptor En esta sección solo el RFC (Registro Federal de Contribuyente) es el campo obligatorio. Consideraciones: Es posible especificar la dirección del receptor en el CFDI activando el check box Especificar Dirección. Al activar el check box para especificar la dirección, el campo País se convierte en un dato obligatorio. El resto es opcional. Page 20

21 Paso 3: Certificado Para completar este paso deberás contar con tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) o tu certificado de sello digital (CSD) expedido por el SAT y su respectiva llave privada con el que se generó. Además de la contraseña que se definió al momento de crear ambos archivos. Paso 4: Confirmación Ultimo paso para la generación del CFDI. Aquí se presenta una versión previa del CFDI (aun no es una factura electrónica). El objetivo es revisar cada uno de los datos antes de emitirla (timbrarla). Consideraciones: El captcha será el validador para concluir con el proceso de emisión del documento. El CFDI puede ser descargado en formato XML y PDF. También se muestra el botón Cancelar CFDI, al presionarlo será dirigido al módulo de cancelar CFDI. Page 21

22 Consultar CFDIs Todos los CFDIs son almacenados por un periodo de 12 meses. En esta sección podrás consultar todos los comprobantes que se han emitido con tu usuario a través del facturador Gratuito de CFDIs. La ruta para consultar mis CFDIs es a través de módulo Mis CFDIs Opción Consultar CFDIs. El proceso de consulta de acompaña de 2 pasos: 1. Búsqueda Lista de CFDIs disponibles para consulta. 2. Detalle Información relacionada al CFDI seleccionado. Page 22

23 Consideraciones: El CFDI puede ser descargado en formato XML y PDF. También se muestra el botón para Cancelar CFDI, al presionarlo será dirigido al modulo de cancelar CFDI. Cancelar CFDI En esta sección podrás cancelar CFDIs generados a través del Facturador Gratuito de CERTIPASS. La ruta para Cancelar CFDIs es a través de módulo Mis CFDIs Opción Cancelar CFDIs. El proceso para cancelar un CFDI se acompaña de los siguientes pasos: 1- Captura: El folio fiscal (UUID) del CFDI, Certificado de sello digital (CSD), llave privada y su respectiva contraseña serán requeridos. 2- Confirmación: Información relacionada a la operación a realizar. 3- Resultado: Mensaje final de la operación y/o Acuse De cancelación El acuse cancelación puede ser descargado en formato XML. Se podrá visualizar el estatus del CFDI cancelado a través del modulo de Mis CFDIS, opción Consulta de CFDIs con el estatus Cancelado. Page 23

24 3. Ayuda FAQs (Preguntas Frecuentes) En esta sección podrás encontrar una lista de preguntas y respuestas que surgen con frecuencia. Manual de Usuario En esta sección podrás descargar los manuales más importantes y actualizados para la operación del sistema. Contáctanos Si tienes alguna solicitud, duda o comentario, comunícate con nosotros a los siguientes números telefónicos y con gusto te atenderemos: Chat en Línea Correo Electrónico servicios@certipass.mx pagos@certipass.mx soporte@certipass.mx Numero telefónico En Monterrey, México: Tel: (81) Del Interior de la República: Tel: TIMBRADO ó Fax: (81) x.8111 Dirección postal CERTIPASS (Una división de Nic México) Av. Eugenio Gaza Sada 427 L 4 6 Colonia Alta Vista, Monterrey, Nuevo León, México. C.P Chat Horario 9:00 a 17:00 horas Page 24

25 Glosario PAC (Proveedor Autorizado de certificación de CFDI): Persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporales el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. CERTIPASS: División de NIC México con autorización del SAT para ser un PAC. FG (Facturador Gratuito): Servicio de facturación electrónica al público en general de forma gratuita de CERTIPASS CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es el nuevo esquema CFD definido por el servicio de Administración Tributaria. CSD: Los certificados de sello digital son expedidos por el SAT, y para un propósito específico; firmar digitalmente las facturas electrónicas. Folio Fiscal (UUID): Expresa los 36 caracteres de la transacción de timbrado conforme al estándar RFC Captcha: Son las siglas de Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart (Prueba de Turing pública y automática para diferenciar máquinas y humanos). FAQs: Preguntas frecuentes o preguntas más frecuentes (FAQ, acrónimo del inglés Frequently Asked Questions) XML: (Extensible Markup Language) Es un formato de texto que está diseñado para el intercambio de información entre sistemas de información. Es el estándar utilizado para la presentación nativa de los CFDI PDF: (Portable Document Format) Es un formato de archivo diseñado específicamente para la portabilidad de documentos que van a ser impresos o para presentar la vista final de un documento. Es el formato que se utiliza para la generación de representaciones de CFDI impreso. Page 25

26 Anexo A Page 26