TUTORIAL SOLUCIÓN RECEPCIÓN Proveedores. Código: FX-TUT-ADMIN-01 Versión: 1.0 Revisión: 1 Fecha Elab: Página 1 de 25

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3 Página 3 de 25 ESTIMADO USUARIO, Agradecemos la confianza depositada en nuestro equipo al utilizar nuestras soluciones, las cuales le aseguramos que ayudarán a la mejora de sus procesos haciéndolos más eficientes. En este momento, su organización ya cuenta con una increíble herramienta para enviar y validar comprobantes fiscales, cumpliendo totalmente con el esquema de Comprobantes Fiscales establecido por el SAT, obteniendo con ello beneficios como agilizar la revisión de sus facturas, recibir su pago con mayor prontitud además de visualizar el estatus de sus comprobantes fiscales en tiempo real. Además usted también podrá utilizar nuestro servicio gratuito de generación de comprobantes fiscales. A través de este documento usted descubrirá porqué la solución Recepción de FACTURAXION es la más sencilla y amigable del mercado, aprendiendo la manera correcta de utilizar todas las funcionalidades y características que la convierten en la mejor solución para su organización. Nuestro tutorial lo guiará paso a paso y de manera detallada a través de cada uno de las etapas necesarias para efectuar un correcto proceso de envío de comprobantes fiscales a sus clientes, de tal manera que logre integrarse de manera natural a las actividades de su organización. Para cualquier duda sobre este proceso, a partir de Enero 2013 que inicia con él envió de sus facturas, ampliamos nuestros canales de comunicación con las siguientes opciones: 1. Número telefónico: Correo electrónico: basf.styrolution@facturaxion.com 3. Chat en línea: Sin más por el momento, le damos la más cordial bienvenida al universo de la facturación electrónica, esperando cumplir sus expectativas. ATENTAMENTE EL EQUIPO DE FACTURAXION 3

4 Página 4 de 25 ÍNDICE OBJETIVO... 5 INTRODUCCIÓN... 5 UTILIDAD... 5 ALCANCE VALIDACIÓN ENVÍO AGREGAR COMPROBANTES ELIMINAR BUSCAR ACTUALIZAR CONSULTAS CONSULTA CFDI RECIBIDOS ADMINISTRACIÓN AGREGAR RAZONES SOCIALES AGREGAR SUCURSALES ASPECTOS DE SEGURIDAD FUNCIONALIDADES ADICIONALES GLOSARIO DE TÉRMINOS

5 Página 5 de 25 Objetivo El siguiente documento tiene como objetivo facilitar el conocimiento y uso del sistema de Facturaxion para el envío de comprobantes a sus clientes, el cual servirá como guía para el buen funcionamiento del sistema. Introducción Los estándares del Comprobante Fiscal Digital (definidos por el SAT), emplean tecnologías que permiten detectar cualquier cambio en el documento, verificar la identidad del emisor, el emisor no podrá negar la generación del mismo, y garantiza no ser violado, falsificado o repetido al validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el que fue sellado el comprobante. Este documento contiene la descripción detallada de cada uno de los procesos y funcionalidades que el sistema permite efectuar. El usuario podrá descubrir el proceso adecuado para las diferentes funcionalidades de nuestro sistema, desde como cargar un comprobante fiscal, hasta la visualización final de su factura ya validada para su envío al área correspondiente, entre otras actividades que deben seguirse para el correcto uso de la solución Recepción de Facturaxion. Utilidad Le permitirá conocer el funcionamiento de la solución Recepción, con la que adquirirá grandes beneficios, ya que en la solución se validarán automáticamente los comprobantes fiscales siguiendo los estándares de validación del SAT, además de ser una guía que lo auxiliará en cualquier etapa de su proceso de envío de comprobantes a sus clientes. Alcance La intención de este documento es proporcionar una guía exhaustiva, que permita al usuario un mejor entendimiento del sistema. 5

6 Página 6 de 25 FUNCIONALIDADES DE LA SOLUCIÓN RECEPCIÓN El presente tutorial de Recepción se ha realizado tomando en cuenta los siguientes procesos que usted visualizará al estar dentro de la aplicación: Validación Esta función le permitirá enviar comprobantes fiscales a sus clientes, los cuales serán validados, permitiéndole visualizar las notificaciones realizadas a cada comprobante enviado. Dentro del menú de Validación usted tendrá funciones como: Agregar comprobantes Eliminar comprobantes Realizar Búsquedas de los comprobantes enviados a sus clientes Visualizar Estatus de los comprobantes enviados a sus clientes Consultas Mediante esta funcionalidad, usted podrá realizar consultas de todos los comprobantes recibidos, de manera ordenada, funcional y práctica, donde se pueden efectuar búsquedas de manera fácil y veloz. Información Consulta CFDI Recibidos Descubra un breve documento con los beneficios más importantes de la solución TELMEX- FACTURAXION, así como una serie de preguntas frecuentes que le serán de utilidad durante su proceso de facturación. Usted encontrará dentro del menú Información dos funcionalidades: Administración Facturaxion Avisos En la aplicación de Administración usted podrá agregar razones sociales además de agregar sucursales a cada razón social que desee. 6

7 Página 7 de 25 Salir Encontrará el acceso para salir de la aplicación mediante la opción: Cerrar Sesión 1. VALIDACIÓN El módulo de validación tiene la función de cargar, validar y enviar los comprobantes fiscales a un área determinada de su cliente. 1.1 ENVÍO En el Menú de Validación, seleccione la opción Envío (Figura 1.1.0). Figura En esta opción usted podrá visualizar los datos de cada comprobante fiscal cargado, ya que la ventana le proporciona la fecha de envío, notificaciones, mensajes de validación, datos del emisor, datos del receptor, además de incluir serie, folio, versión y fechas de cada uno de los comprobantes previamente enviados. En la parte superior derecha se mostrarán las diferentes opciones de Agregar, Eliminar, Buscar y Actualizar comprobantes fiscales (Figura 1.1.1). Figura Pantalla Envío de comprobantes Agregar comprobantes 7

8 Página 8 de 25 Para cargar comprobantes, sus colaboradores deberán elegir la opción Agregar como se muestra en la figura Figura Agregar comprobante Al elegir el botón Agregar se desplegará la ventana de Carga, validación y envío de comprobantes fiscales, como se puede visualizar en la imagen Figura Ventana Carga, validación y envío de comprobantes fiscales Deberá hacer clic en el icono con el símbolo de (+) y elegir los archivos que desee enviar a su cliente. Figura En esta ventana usted cargará los comprobantes que desee enviar a su cliente. Usted tendrá la posibilidad de cargar los comprobantes en dos diferentes maneras. Carga ilimitada de archivos XML Carga ilimitada de archivos XML y PDF (Nota: Ambos Archivos deberán llevar el mismo nombre Ejemplo: Comprobante 1. XML / Comprobante 1.PDF) 8

9 Página 9 de 25 Después de seleccionar los comprobantes a cargar, deberá hacer clic en el botón Cargar, como se muestra en la figura Figura Si desea eliminar un comprobante haga clic en el símbolo (-), como se muestra en la figura Figura Al cargar los archivos se visualizará la ventana en la cual le indicará si los comprobantes fueron cargados de manera exitosa, es decir que han sido validados de forma exitosa. Figura Figura Figura En caso de que la ventana le muestre un alerta de carga incorrecta, deberá verificar el error que se muestra en la ventana para modificar su comprobante. (Figura 1.1.8), Dé Clic en Aceptar. 9

10 Página 10 de 25 Importante: los comprobantes no validados, no podrán ser enviados a su cliente. Al finalizar la carga de sus comprobantes haga clic en Continuar, de lo contrario, verifique los archivos. (Figura 1.1.9) Figura Después de cargar los archivos se abrirá la ventana Estado de carga de los comprobantes fiscales, en donde se mostrarán los comprobantes que han sido cargados previamente, es importante indicar que estos comprobantes ya pueden ser consultados por su cliente en el portal de validación. En esta ventana usted tendrá la opción de enviar la notificación por correo electrónico a las diferentes áreas de la empresa en la que se indicará que ha recibido un nuevo comprobante de su parte. Para enviar la notificación de estos comprobantes a su cliente, usted deberá seleccionar la casilla de verificación ubicado en la parte izquierda, como se muestra en la figura Figura Nota: Sólo podrán seleccionarse los comprobantes que hayan sido validados de forma exitosa. 10

11 Página 11 de 25 Después de elegir los comprobantes que desee enviar, deberá elegir el Área Administrativa de la empresa a la que desea enviar el comprobante, de igual manera se mostrarán los correos electrónicos definidos previamente para cada una de las áreas. Haga clic en Área y seleccione el departamento correspondiente, de inmediato aparecerá el correo del área seleccionada, después haga clic en Seleccionar Área, como se muestra en la figura Figura Nota: Las áreas y correos electrónicos que se muestran, son elegidas previamente por su cliente. Una vez seleccionada el área y correo correspondiente haga clic en Enviar, como se muestra en la figura Figura Al instante le aparecerá una Ventana de aviso para corroborar el envío del comprobante fiscal. Haga clic en Sí. Figura Después de enviar el comprobante aparecerá una ventana especificando que su comprobante ha sido enviado de forma correcta, haga clic en Aceptar, como se ve en la figura

12 Página 12 de 25 Figura Una vez cargados los archivos se visualizará en la ventana el Estatus de comprobante, la fecha de envío, y observaciones que serán visualizadas en el apartado de Notificación Envío/Recepción. Como se observa en la figura Figura En esta sección usted podrá visualizar el Estatus del comprobante y las notificaciones que ha realizado su cliente en torno al comprobante previamente enviado, como se muestra en la figura Figura Ventana Validación y Envío ELIMINAR 12

13 Página 13 de 25 Si usted desea eliminar algún comprobante de la ventana Envío de comprobantes fiscales, deberá seleccionar el comprobante a eliminar y hacer clic en el apartado de Eliminar ubicado a la derecha de la ventana, como se muestra en la imagen 1.2 Figura 1.2 Nota: La función de eliminar sólo aplica para comprobantes NO aprobados por el cliente BUSCAR Si desea realizar una búsqueda específica de algún comprobante cargado, haga clic en, a continuación se abrirá la ventana de Filtrar comprobantes fiscales. En ella, usted podrá realizar una búsqueda personalizada, brindándole opciones de filtros, como se muestra en la figura. Figura 1.3 En la búsqueda por estatus de comprobante, usted seleccionará la opción en la que se encuentra la factura que se desea buscar. (Figura 1.3.1) 13

14 Página 14 de 25 En espera de validación Leído y en espera de validación Aceptado Rechazado Figura De igual manera podrá indicar la serie del comprobante, también podrá seleccionar el folio del comprobante, como se muestra en la figura Figura Podrá indicar el RFC del receptor, al igual que la Razón Social del Receptor. Figura Finalmente también podrá buscar sus comprobantes eligiendo la Fecha de Envío, indicando Fecha inicial, Fecha final y fecha del CFDI. Figura A continuación haga clic en Buscar. Figura ACTUALIZAR 14

15 Página 15 de 25 Si desea saber si ha cambiado el Estatus de alguno de sus comprobantes, haga clic en Actualizar, este botón le permitirá visualizar una actualización de su lista de comprobantes. Como se muestra en la figura 1.4 Figura

16 Página 16 de CONSULTAS Mediante la función Consultas usted podrá efectuar las búsquedas que considere necesarias en su proceso de facturación electrónica, es una herramienta, a través de la cual, de manera fácil y práctica se encuentran almacenados todos y cada uno de sus comprobantes de manera ordenada y funcional. Las funcionalidades que usted encontrará dentro del combo Consultas son las siguientes: Consulta CFDI Recibidos 2.1 Consulta CFDI Recibidos Ingrese al menú Consultas y seleccione la opción Consulta CFDI recibidos, en la siguiente pantalla podrá observar una serie de criterios de búsqueda (RFC Emisor, Nombre Emisor, Fecha Inicial, Fecha Final, Serie, Folio y Moneda), complete los que considere necesarios para optimizar su búsqueda y confirme con el botón Buscar, como se muestra en la Figura 2.1 Figura 2.1 Pantalla Consulta CFDI Recibidos De manera inmediata le mostrará la información solicitada como en la Figura 2.2, haga clic en el registro de su interés y lo llevará a una ventana donde aparece la información detallada de ese comprobante, brindándole la posibilidad de obtener tanto su versión PDF(1) como XML(2), tal y como puede visualizar en la Figura

17 Página 17 de 25 Figura 2.2 Búsqueda CFDI recibidos. Figura 2.3 Ventana de Detalle CFDI Recibido 17

18 Página 18 de ADMINISTRACIÓN En el modulo de Administración usted podrá agregar razones sociales, además de añadir sucursales a las razones sociales ya agregadas. El menú de Administración le desplegará las siguientes funciones: Agregar Razones sociales Agregar Sucursales Contraseña Agregar Razones Sociales Para agregar una nueva razón social, usted deberá ingresar al Menú Administración y hacer clic en el botón Administración como se muestra en la Figura Figura Después de seleccionar el botón Administración le aparecerá en la pantalla la ventana Figura

19 Página 19 de 25 Haga clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla de Administración (Figura ) Figura Ventana para Agregar Se desplegará la ventana de Agregar Empresa, dónde tendrá que completar los datos correspondientes. (Figura ) Tipo de persona: Física o moral El RFC del tipo de persona La Razón Social El correo electrónico de la empresa Figura Al cargar los datos, haga clic en el botón Siguiente (Figura ) Figura

20 Página 20 de 25 En seguida le aparecerá la ventana Agregar Dirección Fiscal, dónde le proporcionará la opción de cargar el logotipo de la empresa correspondiente, así como agregar los datos de la sucursal y domicilio fiscal. Figura Al finalizar, deberá hacer clic en el botón Siguiente. Figura La aplicación solicitará la carga de los certificados de sello digital. (Figura ) Figura Una vez cargados los certificados quedará agregada la razón social. 20

21 Página 21 de Agregar sucursales Para agregar una determinada sucursal, haga clic sobre la razón social, se desplegarán las diversas sucursales asignadas a esa razón social. Usted tendrá la opción de Agregar o Eliminar sucursales tal como se muestra. (Figura 3.2) Figura 3.2 Cuando desee agregar alguna sucursal, a una razón social deberá hacer clic en el botón, la aplicación le ofrecerá una ventana como en la Figura Únicamente necesita llenar la información de la nueva sucursal, incluyendo el nombre, logotipo, correo electrónico y dirección. Figura Ventana para Agregar Sucursal Una vez cargados los datos de la nueva sucursal, haga clic en Siguiente. Figura

22 Página 22 de 25 La aplicación le solicitará realizar la carga de los certificados de sello digital. (Figura 3.2.3) Figura Una vez cargados los certificados quedará agregada la sucursal. 22

23 Página 23 de 25 ASPECTOS DE SEGURIDAD Funcionalidades Adicionales El sistema TELMEX-FACTURAXION cuenta con parámetros de alta seguridad para proteger su información, los cuales le mencionamos a continuación: Políticas de cuentas El sistema TELMEX-FACTURAXION bloquea su sesión en automático después de 30 minutos de inactividad. El sistema quedará bloqueado si no se utiliza por un mes. Después de tres intentos fallidos de ingreso, la cuenta se bloquea, y sin dejar de mencionar nuestro proceso de desbloqueo. 23

24 Página 24 de 25 GLOSARIO DE TÉRMINOS RFC Registro Federal de Contribuyentes SAT Servicio de Administración Tributaria CFD Comprobante Fiscal Digital CFDI Comprobante Fiscal Digital a través de Internet CBB Código de barras bidimensional PAC Proveedor Autorizado de Certificación CBB Código de Barras Bidimensional XML Lenguaje Extendido de Modelado UUID Identificador Universalmente Utilizado RFC Es la cadena de caracteres que, de tratarse de una persona física, se compone de 4 letras, 6 dígitos numéricos y 3 dígitos alfanuméricos, que el contribuyente obtiene en el momento de realizar su inscripción ante la Secretaría de Hacienda. Si el contribuyente es persona moral, la cadena se compone de 3 letras, 6 dígitos numéricos y 3 dígitos alfanuméricos. Comprobante Fiscal Digital Mecanismo alternativo de comprobación fiscal de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos, el cual se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera 100% digital. Los comprobantes fiscales digitales (CFD) son documentos electrónicos que permiten comprobar las operaciones realizadas entre los contribuyentes, bajo estándares tecnológicos y de seguridad internacionalmente reconocidos. Comprobante Fiscal Digital a través de Internet Es el mecanismo obligatorio de comprobación fiscal de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos, el cual hace referencia el artículo 29, primer párrafo y fracción IV del CFF vigente a partir de Enero de 2011, cuya particularidad es la remisión del mismo a un proveedor de certificación de CFDI autorizado, para su validación, asignación del folio e incorporación del sello digital del SAT. 24

25 Página 25 de 25 Código de Barras Bidimensional Es un dispositivo de seguridad proporcionado por el SAT una vez aprobada la asignación de folios al contribuyente, el cual deberá ir adherido al comprobante fiscal impreso, deberá incluir los siguientes datos: 1. Clave en el RFC del contribuyente emisor. 2. El número de aprobación. 3. Rango de folios asignados. 4. Fecha de la asignación de los folios. 5. Vigencia, la cual será de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios. PAC Proveedor Autorizado de Certificación Aquella persona moral que cuenta con la autorización del Servicio de Administración Tributaria, para validar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del SAT. Asimismo, tienen como obligación enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. Código de Barras Bidimensional Es un dispositivo impreso útil para albergar información, que en el caso de la comprobación fiscal, es usado en la impresión de: CFIs: Proporcionado por el SAT CFDIs: Generado por el sistema que genera los comprobantes. XML Lenguaje Extendido de Modelado Guarda información en forma de árbol, basado en etiquetas similares a las de HTML, tiene reglas de sintaxis estrictas y es útil en el almacenamiento de la información. XSD Definición de Esquema XML, se trata de una forma de definir las reglas para conformar un determinado XML; es un lenguaje en texto, pero se interpreta mejor con formas gráficas 25