UNIDAD 5: DEPARTAMENTO COMPRAS-ALMACÉN.

Transcripción

1 UNIDAD 5: DEPARTAMENTO COMPRAS-ALMACÉN. 1. Recuerda tus tareas 2. Relaciones del puesto compras-almacén con otros puestos y con el entorno 3. Documentos y materiales a usar en el puesto de compras 4. Cómo vamos a trabajar en compras-almacén? 1.- RECUERDA TUS TAREAS: Aunque ya en la unidad 2 se vieron las tareas a realizar en este departamento, recordemos qué se hace en él: Cumplimentación y actualización de las fichas de productos, proveedores y acreedores Realización de compras de los bienes y servicios necesarios Análisis del mercado y selección de proveedores Actualización de tarifas de precios de compra Elaboración de pedidos con corrección según órdenes internas de compra recibidas, y registro en el libro Registro de pedidos emitidos para posterior control. Recepción de albaranes y comprobación con el pedido enviado a nuestro proveedor. Recepción y cotejo de las facturas de los proveedores con el pedido y el albarán para posteriormente registrarlos en el libro Registro de facturas recibidas. Envío de la documentación necesaria a otros puestos. Realización de reclamaciones, si procede, a nuestros proveedores con la mayor brevedad posible. Archivo de la documentación en soporte físico e informático Dependiendo del tamaño de la empresa, en este departamento, pueden existir dos puestos de trabajo diferenciados: Compras Almacén Realizándose en cada puesto tareas específicas. En la estructura organizativa de nuestra empresa (unidad 2) hemos decidido unir ambos puestos, de forma que el control de almacén, recepción de pedidos, etc, queda unido dentro del mismo puesto. I.E.S. Extremadura (Montijo) 1

2 2.- RELACIONES CON OTROS PUESTOS DE TRABAJO Y CON EL ENTORNO Con RECEPCIÓN: Toda la documentación que se genere en el proceso de compras con origen en el exterior deberá tener salida y entrada por el puesto de recepción. Además, a través de este puesto, se recibirán las ofertas de nuestros proveedores/acreedores. Con ALMACÉN: Se mantendrá una relación directa para conocer en todo momento el nivel de existencias y evitar riesgos de desabastecimiento. Con VENTAS: Cuando exista alguna reclamación o queja por parte de nuestros clientes, este puesto se pondrá en contacto con nosotros para que reclamemos a nuestros proveedores. Con TESORERÍA: Mantendremos una relación directa con el fin de llevar a cabo una buena gestión de los pagos a los proveedores, negociación de los plazos de pago, etc. Con CONTABILIDAD: Que procederá al registro de la documentación procedente de compras. A nivel administrativo se produce un intercambio de documentos entre los distintos puestos que se detalla a continuación: PUESTO ORIGEN Recepción Ventas Comprasalmacén Comprasalmacén PUESTO DESTINO Comprasalmacén MOVIMIENTO DE DOCUMENTOS Catálogos de proveedores y acreedores Cartas de respuesta de solicitud de información Facturas de proveedores recibidas por correo Orden interna de pedido (OIP) para ser validada Recepción Cartas de solicitud de información de proveedores/acreedores Tesorería Cartas con solicitudes de pedido a proveedores y acreedores Cartas de reclamación a proveedores Cartas con notas de devoluciones Órdenes internas de compra (OIC) para que sean validadas. Contabilidad Original de la factura de los proveedores (en Compras se quedará una copia) I.E.S. Extremadura (Montijo) 2

3 3.- DOCUMENTOS QUE VAMOS A USAR Ficha del producto: En la que se especifican todos los datos relativos al producto: imagen, referencia, unidades por envase,... Ficha del proveedor: En la que figuran todos los datos relativos al proveedor: nombre, dirección, productos que nos sirve, formas de pago,... Ficha de almacén: Para el control de las existencias, usaréis el siguiente modelo de ficha de almacén que os proporcionará el profesor cuando comencéis a trabajar con PAPELEX. Respecto a la ficha de almacén y los niveles de stock, recuerda: El stock de artículos son los artículos que una empresa tiene en el almacén para la venta o para formar parte del proceso de producción. Para saber la cantidad de existencias que se ha de tener en almacén, la empresa fija unos determinados niveles de stock, que son: Stock mínimo: Es la cantidad mínima que puede haber de un producto en el almacén y se determina teniendo en cuenta la probabilidad de que no haya existencias y no se puedan atender los pedidos de los clientes o que se paralice el proceso de producción. Stock máximo: es la cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén y normalmente viene determinado por la capacidad del almacén, el dinero que se puede invertir y los costes que genera el mantenimiento de las existencias. Interesa que este stock cubra la cantidad necesaria para poder atender los pedidos de los clientes entre los periodos de suministro y la cantidad estipulada para mantener el stock de seguridad. I.E.S. Extremadura (Montijo) 3

4 Stock de seguridad: Es la cantidad de existencias que debe haber en el almacén para hacer frente a posibles imprevistos. En muchos casos coincide con el stock mínimo. Lo que la empresa debe tener muy en cuenta a la hora de gestionar y controlar las existencias son las variables: Punto de pedido: Nivel de existencias necesarias para cubrir los pedidos de los clientes durante el plazo de entrega del proveedor. Esto significa que cuando se llega al punto de pedido se ha de realizar un pedido al proveedor, ya que si no la empresa se podría encontrar con dificultades para efectuar el suministro a los clientes. Plazo de entrega: Es el periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías o productos que la empresa ha pedido. Como puedes observar en el modelo de ficha que trabajaréis aparecen sólo el stock de seguridad y el punto de pedido, con lo cual, cuando el nivel de existencias llegue o esté por debajo del punto de pedido, se deberá pedir mercancía, como mínimo hasta el stock de seguridad, si es posible, una cantidad mayor pues hablar de stock de seguridad es hablar de mínimos. Registro de compras: Este será el registro de compras, donde deberás anotar los pedidos, facturas y albaranes en relación con el departamento de COMPRAS. Permanecerá en archivador del departamento de compras junto a la documentación registrada. Orden interna de compra: Cuando el nivel de un producto en almacén llegue al "punto de pedido" establecido se procederá a realizar un pedido de dicho producto y para ello tendréis que confeccionar una OIC un modelo como el siguiente: I.E.S. Extremadura (Montijo) 4

5 De este documento se enviará copia a CONTABILIDAD para que ellos la validen y nos digan si podemos pagar en efectivo o debemos hacerlo a 30, 60 días o incluso más. Amén de indicarnos por medio de qué cuenta deberemos pagar Con ello evitaremos realizar compras al contado cuando no hay líquido para ello, por ejemplo. 3.- CÓMO VAMOS A TRABAJAR EN COMPRAS-ALMACÉN RESPECTO A LOS PEDIDOS SOLICITADOS DESDE VENTAS-MARKETING: Cuando VENTAS-MARKETING recibe un pedido de algún cliente, confecciona una OIP (Orden interna de pedido) y deposita dos copias en la bandeja PENDIDOS PENDIENTES DE SEVIR del departamento de COMPRAS-ALMACÉN. Cuando eso sucede: a. El encargado del almacén comprobará si hay artículos suficientes para poder servir el pedido. Eso se hace comprobando la FICHA DE ALMACÉN de cada uno de los productos solicitados en la orden de pedido. I.E.S. Extremadura (Montijo) 5

6 b. Si el nivel de stocks es suficiente para servir al cliente: 1. Anotaremos las salidas de productos en la correspondiente ficha de almacén. 2. Pondremos el sello de VALIDADO (una cruz en la casilla SI), junto con la fecha, en ambas copias, que depositaremos: Una en la bandeja ÓRDENES DE PEDIDO ACEPTADAS en el departamento de VENTAS-MARKETING. Otra en el archivador ENTRADAS/SALIDAS ALMACÉN Teniendo en cuenta que, los pedidos a los clientes serán confirmados a ventas el mismo día que se generan, si hay existencias suficientes en almacén para servirlos, o el día en que nos llegue la mercancía, si no había existencias suficientes y hubo que hacer un pedido a nuestro proveedor. En la práctica empresarial, cuando VENTAS recibe la validación del pedido, debería confeccionar el albarán y dos copias, de forma que ventas se queda con una y entrega dos al transportista, una para él y otra para el cliente junto con la mercancía RESPECTO A LA EMISIÓN DE PEDIDOS A LOS PROVEEDORES: Cuando se comprueba que un artículo ha llegado al stock mínimo previsto, se procede a confeccionar una ORDEN INTERNA DE COMPRA: Enviaremos dicha orden al departamento de Contabilidad para que la valide Cuando CONTABILIDAD la valida, nos la devuelve, dejándola en la bandeja "pedidos a realizar". Cuando recogemos la ORDEN INTERNA DE COMPRA de la bandeja PEDIDOS A REALIZAR, procedemos a realizar el pedido. El proceso será distinto, dependiendo que el proveedor sea de la central de simulación (recuerda que son aquellos que llevan las siglas CSIP) o sean del entorno de red. SI SE TRATA DE UN PROVEEDOR DE LA CENTRAL DE SIMULACIÓN: En estos casos hay que hacer el pedido a través de la plataforma: ENTORNO DE SIMULACIÓN - CENTRAL DE SIMULACIÓN - MERCADO NACIONAL -CLIENTES/PROVEEDORES- PROVEEDORES -PEDIDOS. En todas las pantallas habrá una opción de ayuda que os explicará el funcionamiento y los datos a introducir. En cualquier caso, deberéis: Elegir el proveedor Indicar el número de pedido, según la relación de pedidos de nuestra empresa. Introducir el código de la cuenta bancaria por donde se quiere realizar el pago de la compra Poner el plazo de pago I.E.S. Extremadura (Montijo) 6

7 No debes olvidar pulsar GRABAR, después de introducir el número de unidades de cada artículo. Para terminar hay que pulsar FINALIZAR PEDIDO y así obtendréis una copia del pedido realizado que podréis imprimir. La copia del PEDIDO se grapa junto con la ORDEN INTERNA DE COMPRA, se anota en el LIBRO REGISTRO DE COMPRAS y se deposita en la bandeja PEDIDOS EMITIDOS en espera de que termine el proceso. Cuando enviáis un pedido a la central de simulación, ésta: Os envía el ALBARÁN al día siguiente. Dicho albarán podemos recogerlo en: ENTORNO DE SIMULACIÓN- CENTRAL DE SIMULACIÓN - MERCADO NACIONAL - CLIENTES/PROVEEDORES DE LA RED -PROVEEDORES -CONSULTA DE ALBARANES O DE PEDIDOS Una vez impreso lo depositaréis en la bandeja de ALBARANES RECIBIDOS hasta que podamos comenzar a trabajar con él. Comprobamos que el albarán coincide con la OIC (Orden interna de compra) que se encuentra en la bandeja PEDIDOS EMITIDOS Anotamos la entrada de mercancía en la ficha de almacén correspondiente Registramos el albarán el LIBRO REGISTRO DE COMPRAS y sellamos el documento con la fecha y las iniciales del alumno. La FACTURA será enviada por la central a los dos días y podréis consultarla para imprimirla (2 copias) en el programa de proveedores, de forma similar a los albaranes. Cuando llegue la factura, la anotaréis en el LIBRO REGISTRO DE COMPRAS y la selláis y le ponéis las iniciales del alumno. Una vez que tenemos todos los documentos relacionados con el pedido se grapan juntos, con el siguiente orden: Factura Albarán, que se encuentra en la bandeja ALBARANES RECIBIDOS Pedido, que se encuentra en la bandeja PEDIDOS EMITIDOS Orden interna de compra que estará junto al pedido Y se archivan en la carpeta ENTRADAS/SALIDAS ALMACÉN. No olvidéis enviar una copia de la factura al departamento de CONTABILIDAD, la dejaréis en la bandeja DOCUMENTOS PENDIENTES DE CONTABILIZAR. SI SE TRATA DE UN PROVEEDOR DE LA RED: El pedido será enviado por o correo postal. El proveedor nos enviará el albarán y la factura, también por o correo postal La forma de actuar será la misma que en el caso anterior: I.E.S. Extremadura (Montijo) 7

8 Registro en el LIBRO REGISTRO DE COMPRAS Archivo en la carpeta ENTRADAS/SALIDAS ALMACÉN. Envío de una copia de la factura al departamento de contabilidad DEVOLUCIONES A LOS PROVEEDORES DE LA RED: Si hubiera que hacer una devolución, lo hará como si hiciera un pedido: Entorno de simulación Central de simulación Mercado nacional - Clientes proveedores Proveedores- Pedidos - Nuevo pedido (señalar la X de devolución) y no olvidar poner la cantidad de artículos con el signo menos. 1. RECORDANDO: control de almacén por el PMP (precio medio ponderado): Confecciona una ficha de almacén para controlar las entradas/salidas del producto "paquetes de folios de 500 hojas DIN-A4". Para dicho producto se ha establecido un stock de seguridad de 300 unidades y un punto de pedido de 100. A continuación tienes las ventas que se han hecho. Cuando las existencias sean inferiores al PUNTO DE PEDIDO debéis hacer un pedido tal que permita llegar al stock de seguridad. Ten en cuenta que los proveedores nos mantendrán un precio de 6 la unidad durante el mes de marzo y de 6,50 durante el mes de abril FECHA OPERACIÓN UNIDADES PRECIO 23/02 Existencias /02 Venta /03 Venta /04 Venta /04 Venta 250 I.E.S. Extremadura (Montijo) 8

9 2. Dispones de la siguiente información sobre las existencias iniciales de nuestra empresa a fecha 01/05/xx. Dichas existencias deberás anotarlas en la ficha de almacén que te proporciona la web. PROVEEDOR COD REF CSIP VALLE MARÍA, SLS CSIP PURNAS SLS PRODUCTO STOCK SEGURID PUNTO PEDIDO EXISTCS ACTUALES PREC EXISTCS PRECIO COMPRAS (A partir 01/05/xx) 01 A001 Cinta adhesiva A009 Marcadores fluorescentes A013 Bolígrafos rojos A015 Cubo notas A017 Paquete 500 folios A018 Sobres de ventanilla M001 Calculadoras sobremesa M004 Destructora de papel CSIP VILLAFRANCA, SAS 32 R001 Juego lápiz y bolígrafo A continuación tienes los pedidos que ha recibido esta empresa durante la primera mitad de mayo. Deberás comprobar si esos pedidos pueden ser servidos, si es así, lo anotarás en la ficha de almacén teniendo en cuenta que, cuando el nivel de existencias de un producto sea igual o inferior al punto de pedido, deberás hacer un pedido tal que se alcance el stock de seguridad. Para ello debes confeccionar la OIC (orden interna de compra) oportuna. Para hacer este ejercicio deberéis tener en cuenta que en caso de que necesitéis hacer un pedido (que se hará el mismo día que se conozca la necesidad de mercancía), vamos a suponer que dicho pedido llega 3 días después de realizarlo I.E.S. Extremadura (Montijo)

10 Las OIP (orden interna de pedido) que se han recibido desde VENTAS-MARKETING son las siguientes: FECHA CLIENTE REF ARTÍCULO UNIDADES FCH ALB FCH FTRA 02/05 CSIC ALMENILLAS, S.A.S A001 A015 M001 03/05 CSIC ALDENAR, S.A.S R001 M004 05/05 CSIC ALMENILLAS, S.A.S A015 A018 06/05 CSIC SAN PEDRO, S.A.S. A009 A /05 04/05 04/05 05/05 06/05 07/05 07/05 08/05 RESUMEN DE LAS TAREAS A REALIZAR POR DEPARTAMENTOS: DEPARTAMENTO DTO DE VENTAS-MARKETING DTO DE COMPRAS-ALMACÉN DTO DE CONTABILIDAD PUESTO DE RECEPCIÓN TAREAS A REALIZAR Confeccionar una OIP (Orden interna de pedido) por cada uno de los pedidos que se han recibido. Enviar dos copias de cada una a COMPRAS-ALMACÉN A medida que van llegando las OIP validadas desde COMPRAS-ALMACÉN, continúa con el proceso: confecciona el albarán Confecciona la factura Redacta una carta y envíala a recepción, junto con una copia de la factura para que allí registren la salida y la envíen por correo Comprobar las fichas de almacén para decidir si se puede o no validar las OIP que envía VENTAS-MARKETING. Si fuera necesario comprar productos para poder servir a los clientes, confeccionar las OIC (Orden interna de compra) necesarias. Pasar una copia de dichas OIC al departamento de Contabilidad para que den su visto bueno e indiquen la forma más conveniente de pago (30 días, contado,...) Escribir las cartas oportunas a los proveedores haciendo el pedido correspondiente Estudiar las OIC recibidas del departamento de COMPRAS-ALMACÉN, revisar los saldos de las cuentas corrientes y validar el pedido al proveedor indicando la forma de pago que más nos interese. Registrar y enviar las cartas con los oportunos pedidos que le lleguen desde el departamento de COMPRAS-ALMACÉN Registrar y enviar las cartas con las oportunas facturas que le lleguen desde el departamento de VENTAS I.E.S. Extremadura (Montijo) 10