Gestión efectiva de Stakeholders, Cómo integrarlo al proyecto?

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1 Gestión efectiva de Stakeholders, Cómo integrarlo al proyecto? Felipe Meléndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP, PMI RMP, SCRUM Master, PMI Leadership Institute Master Class 2013 Project Management & Business Consulting Group

2 Acerca del Autor Felipe Meléndez, Ing., MBA, PMP, PMI RMP, SCRUM Master, PMI LEADERSHIP INSTITUTE MASTER CLASS 2013 Gerente de Consultoría de PM&B Consulting Group para la Región Latinoamérica. Gerente General PM&B Consulting Group Perú y Chile. Presidente del Capítulo PMI Lima Perú 2010 Presidente Centro Ingeniería Proyectos en Colegio de Ingenieros Lima, Liason PMI EF (Education Foundation) para Perú Experto en Gerencia de Proyectos en las industrias de Minería, Construcción, Energía (Hidroeléctrica y Petróleo), Tecnología y Gobierno. Expositor internacional en Congresos Globales del PMI realizados en Cancún México en 2007, Denver USA en 2008, Florida USA en LIM Turquia Expositor en Congresos Regionales PMI : Lima ( ), Arequipa, Cajamarca, Antofagasta 2010, Santiago , Santa Cruz 2011, Chiapas México 2011, Santo Domingo Miembro activo de los Capítulos del PMI de Cajamarca, Santiago, Lima, Santa Cruz y Madrid. Participo en Leadership Meeting del PMI en Panamá 2010, Washington 2010, Buenos Aires 2012, Marsella Francia 2012, Estambul-Turquia 2013.

3 Agenda 1. Contexto de las Organizaciones en Latinoamérica. 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders. 3. Integración de los Stakeholders al Proyecto. 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders. 5. Lecciones Aprendidas.

4 1. Contexto de las Organizaciones en Latinoamérica Stakeholder es un término inglés utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach (Pitman, 1984), para referirse a «quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa». Hay más conflictos por el medioambiente en número y en intensidad. Por el agua, por la extensión de las concesiones, por la contaminación de los ríos, por el desplazamiento de actividades y de la población, dijo un exviceministro peruano de Medio Ambiente. Fuente:

5 1. Contexto de las Organizaciones en Latinoamérica Las organizaciones legitimadas son aquellas deseables y aceptadas por el entorno dado que sus actividades se encuentran en consonancia con las normas, creencias, valores y principios, dentro del sistema social al que pertenecen. La Legitimidad es necesario para todas las Organizaciones (Privadas, Públicas, No Gubernamentales, etc.) para la Sostenibilidad (Económica, Social, Medioambiental). La Comunicación que realiza la Empresa ayuda bastante a lograr aceptación de los grupos de interés, con una Estrategia de Marketing usando medios como periódico, TV, revistas, Internet (Página web, facebook, linkedin, twitter, etc.).

6 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Modelo de Gerencia de Proyectos integrado con los Stakeholder Gobierno Grupos de interés Intereses Lecciones Aprendidas (Actualiza Plan Estratégico e Intereses de los Grupos de interés) Empresa Plan estratégico Gestión de Stakeholders Gestión de Stakeholders Negociación PMO (Resultados Ex- Post) Grupos de interés Políticas y Estrategia PMO Portafolio de Programas Aceptado (Empresa) Gestión de Stakeholders PMO Metodología de Gestión de Proyectos Gestión de Stakeholders Satisfacción Empresa Éxito Seguimiento y Control LEYENDA: Grupos de interés Intereses Administración y Gestión del Conocimiento Soporte Seguimiento y Control Gerentes de Proyectos Equipo de Proyecto Seguimiento y Control Grupos de interés Intereses Entidad Metodología Negociación SOW Procesos Gestión de Requerimientos

7 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Procesos de Gerencia de Proyectos integrado con los Stakeholders No Plan Estratégico Lecciones Aprendidas Paso 4 Paso 1 Paso 1 Negociaciòn (Empresa-Grupos de Interés) / Matriz de Interés Empresa Stakeholder Color Paso 2 Comité de Portafolio Aprobado Intereses Stakeholders Evaluación de Matriz (PMO) Sí Paso 5 No Aprobado Paso 3 Inicio Planificaciòn Ejecución Plan Project Dirección Acta Charter Proyecto Reuniòn SI SOW Informe de Avance Seguimiento y Control Solicitud de Cambio Paso 6 Caso de Negocio Cierre Informe Cierre Evaluación Post Proyecto Informe Resultados

8 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Flujo de Gerencia de Proyectos integrado con los Stakeholders PASO 1: Plan Estratégico con métricas a corto, mediano y largo plazo. Matriz de relacionamiento entre la empresa y los grupos de interés. Como se llevan? Base de datos de intereses de los Grupos de interés. Plan estratégico PASO 2: Se elabora la Matriz de intereses entre la Empresa y los Grupos de interés (Stakeholders). Negociación de acuerdo a resultados de la Matriz de intereses. La negociación es un proceso, en algunos casos deben establecerse mesas de dialogo. Se debe asegurar la legitimidad y ética durante la negociación. Negociación PASO 3: La PMO debe asegurar la calidad de los datos usados para completar la Matriz de intereses Sí es verde, se elabora el SOW y el caso de negocio. Gestión de requerimientos

9 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Flujo de Gerencia de Proyectos integrado con los Stakeholders PASO 4: Se presenta el SOW y Caso de negocio al Comité de portafolio de proyectos. Se evalúa alineamiento estratégico, se autoriza proyecto y gerente de proyecto. Portafolio de Programas PASO 5: Gerente de proyecto dirige el proyecto aplicando buenas prácticas (inicio, planificación, ejecución, control y cierre). Durante el ciclo de vida del proyecto se continúa realizando gestión de stakeholders (intereses, posición, influencia, poder, estrategia). Metodología de GP PASO 6: PMO realiza la evaluación post-proyecto y se miden los resultados de cumplimiento de intereses de los Grupos de interés y de las métricas de la Empresa. Resultados ExPost Se actualiza la Matriz de relacionamiento Empresa Grupos de interés y lecciones aprendidas (Gestión del Conocimiento).

10 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 1: Matriz de Relacionamiento MATRIZ DE RELACIONAMIENTO EMPRESA - GRUPOS DE INTERÉS Empresa: Área: Responsable: Estados: RB Relación buena RR Relación regular RM Relación mala No existe relación Grupos de Interés Grupos de Interés 1 Grupos de Interés 2 Grupos de Interés 3 Grupos de Interés 4 Grupos de Interés 5 Roles y nombres Rol: Rol: Rol: Rol: Rol: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Empresa Roles y nombres Estado: Causa: Estado: Causa: Estado: Causa: Estado: Causa: Estado: Causa: Rol: Nombre: Rol: Nombre: RR Derrame de Combustible Nombre: Rol: Nombre: RB Rol: Nombre: Rol: Nombre:

11 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Matriz de Interés Empresa Stakeholder MATRIZ DE INTERÉS EMPRESA VS. INTERÉS DEL STAKEHOLDER Interés de la Empresa Interés del Stakeholder Bajo (0 a 1.5) Medio (1.5 a 2.0) Alto (2.0 a 3.0) Alto (2.0 a 3.0) Medio (1.5 a 2.0) Bajo (0 a 1.5) Negociar Aprobar Requerimiento Aprobar Requerimiento Rechazar Requerimiento Negociar Aprobar Requerimiento Rechazar Requerimiento Rechazar Requerimiento Negociar Estados: Aprobar Requerimiento Negociar Rechazar Requerimiento RESULTADOS DE LOS CUESTIONARIOS Interés de la Empresa Interés del Stakeholder Decisión según Matriz Importancia del Proyecto Puntuación Nivel 0,00 Bajo 0,00 Bajo Rechazar Requerimiento 0,00 Baja Nivel de Importancia del Proyecto 1 Bajo 2 Medio 3 Alto

12 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación de la Empresa (Interés de la Empresa) LEGITIMIDAD Preguntas Peso Puntuación 1. El compromiso es resultado de una negociación Legitima? * Legítimo: Cierto, genuino y verdadero en cualquier línea, lo que garantiza mantener relaciones positivas duraderas. 0: No proviene de una negociación legítima 3: Sí proviene de una negociación legítima 10% 2. En qué medida el proyecto es resultado de una negociación transparente? * Transparente: relacionada a la posibilidad de divulgación de la información concerniente a la negociación 0: No se han creado mecanismo para mostrar a la negociación como transparente 3: La negociación es totalmente tranparente. 10% 3. En qué medida se asegura que el proyecto beneficiará al grupo de interés objetivo y no se empleará para otros fines? 0: no se tiene seguridad alguna 1: existe mediana seguridad, por la trayectoria de los stakeholders involucrados 3: existe completa seguridad, por la trayectoria de los stakeholders involucrados 4. La empresa publicará este proyecto como parte de su portafolio y contribuciones al país? 0: No 3: Sí 5. Con la ejecución del proyecto se contribuye a la visión-misión de la empresa? 0: No contribuye 1: Sí se contribuye en parte 2: Sí se contribuye en gran medida 3: Se contribuye completamente 6. En qué medida el proyecto responde a un fin que la sociedad considera justa? 0: El proyecto no se relaciona a responder alguna causa justa. 1: Se responde vagamente al cumplimiento de una causa justa. 2: Se responde parcialmente al cumplimiento de una causa justa. 3: Realmente se responde al cumplimiento de una causa justa. 7. El proyecto genera una relación duradera entre la Empresa con entidades gubernamentales, sociales y/o empresariales para contribuir al desarrollo sostenible? 0: No genera relación 1: Sí genera relación en parte (una entidad) 2: Sí genera relación en gran medida (dos entidades) 3: Se genera relación completamente (más de dos entidades) 10% 10% 10% 10% 10%

13 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación de la Empresa (Interés de la Empresa) LEGITIMIDAD Preguntas Peso Puntuación 8. El proyecto contribuye a la imágen de la Empresa como una organización responsable? 0: No contribuye 1: Sí se contribuye en parte 2: Sí se contribuye en gran medida 3: Se contribuye completamente 10% 9. Por medio del proyecto se asegura cumplir lo dictaminado por las leyes y normas peruanas? 0: Se cumple vagamente con la normativa 1: Se cumple parciamente con la normativa 2: Se cumple realmente con la normativa 3: Se cumple y excede lo dictaminado por la normativa 10% 10. Cuántos son los años restantes o proyectados de las operaciones de la Empresa a realizarse en la zona del proyecto? 0: Menos de 5 años 1: Entre 5 y 10 años 2: Entre 10 y 15 años 3: Más de 15 años 10% Puntuación de Legitimidad 0 Evaluación de la Empresa Bajo Evaluación de la Empresa 1 Bajo 2 Medio 3 Alto

14 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación del Stakeholder (Interés del Stakeholder) VISIÓN - MISIÓN 1.1 El proyecto está alineado a la visión que desea lograr a largo plazo el grupo de interés objetivo? 0: No 3: Sí Preguntas Peso Puntuación 1.2 Los trabajos que se realizarán están alineados a la misión de los grupos de interés afectados por la realización del proyecto? 0: No 3: Sí 25% 25% 1.3 Se tiene una línea base social de los grupo de interés afectados por el proyecto? 0: No 3: Sí 1.4 Los grupos de interés han sido comunicados oportunamente del real impacto del proyecto? 1: No han sido comunicados 2: Han sido comunicados informalmente 3: Han sido comunicados formalmente 1.5 Qué expectativa tiene el grupo de interés sobre el Proyecto y si está alineado a sus creencias y valores? 0. No hay alineamiento 1. Bajo 2. Medio 3 Muy Alto 20% 20% 10% Puntuación de Visión-Misión 0

15 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación del Stakeholder (Interés del Stakeholder) NECESIDAD Preguntas Peso Puntuación Dimensión Social 2.1 La ubicación del proyecto corresponde mayoritariamente a una zona rural o urbana? 0: Urbana 15.0% 3: Rural 2.2 Cuántos beneficiarios directos genera el proyecto? 1: menos de 100 personas 15.0% 2: menos de 500 personas 3: más de 500 personas 2.3 Cuál es el nivel socioeconómico de los beneficiarios del proyecto? 1: General 15.0% 2: Pobreza 3: Pobreza extrema 2.4 El proyecto genera empleo local en la fase de desarrollo? 0: No genera puestos empleo local. 1: Genera hasta 5 puestos de empleo local. 7.5% 2: Genera hasta 10 puestos de empleo local. 3: Genera más de 10 puestos de empleo local. 2.5 El proyecto genera empleo local en la fase de operación? 0: No genera puestos empleo local. 1: Genera hasta 25 puestos de empleo local. 12.5% 2: Genera hasta 50 puestos de empleo local. 3: Genera más de 50 puestos de empleo local. 2.6 El proyecto atiende alguna necesidad básica insatisfecha (NBI)? (NBI: Acceso a la vivienda, Acceso a servicios sanitarios, Acceso a educación, Capacidad económica) 0: Ninguna NBI 10.0% 1: una NBI 2: dos NBI 3: tres o cuatro NBI 2.7 El proyecto atiende a algún grupo o población en riesgo (GR)? Grupo o población en riesgo: Niños menores de 5 años, embarazadas, mujeres en período de lactancia, ancianos, etc. 0: Ningún GR 10.0% 1: un GR 2: dos GR 3: tres o cuatro GR 2.8 El proyecto tiene alguna vinculación con otros proyectos en ejecución o que se ha previsto ejecutar y que contribuyan con la misma meta u objetivo? 0: Ningún proyecto 15.0% 1: Al menos un proyecto 2: Dos proyectos 3: Tres o más proyectos Puntuación de Dimensión Social 0.00

16 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación del Stakeholder (Interés del Stakeholder) INTERÉS Preguntas Peso Puntuación 3.1 Considera importante el grupo de interés este proyecto?* 0: Poco importante 1: Medianamente importante 2: Importante 3: Muy importante *Criterio altamente relevante ya que implica la valoración y prioridad que la misma comunidad le otorga a uno u otro problema o situación, es decir, si estos son o no percibidos por la comunidad como reales necesidades. 60% 3.2 El grupo de interés objetivo manifiesta alguna sugerencia, queja o reclamo que manifieste el interés para la ejecución del proyecto? 0: No 3: Sí 40%

17 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación del Stakeholder (Interés del Stakeholder) PODER Preguntas Peso Puntuación 4.1 El proyecto es apoyado/promovido por alguna autoridad formal del grupo de interés objetivo? 0: ni apoyado ni promovido 1: es apoyado 15% 2: es promovido en forma secundaria por dicha autoridad 3: es promovido principalmente por dicha autoridad 4.2 El proyecto es apoyado/promovido por el grupo de interés objetivo? 0: ni apoyado ni promovido 1: es apoyado 15% 2: es promovido en forma secundaria 3: es promovido principalmente 4.3 El grupo de interés objetivo del proyecto está relacionada con algún líder(es) o persona(s) de influencia? 0: no cuenta con algún(as) persona(s) influyente. 5% 2: está vinculada indirectamente con algún(as) persona(s) influyente. 3: está vinculada directamente con algún(as) persona(s) influyente. 4.4 Si el grupo de interés objetivo cuenta con una persona de influencia, Dicha persona está a favor o en contra de las operaciones de la Empresa? 0: Oposición radical 15% 1: Oposición moderada 2: Neutral 3: Apoyo Moderado o Total 4.5 Cuál es la posición mayoritaria del grupo de interés objetivo respecto a las operaciones de la Empresa? 0: Oposición radical 1: Oposición moderada 25% 2: Neutral 3: Apoyo Moderado o Total 4.6 El grupo de interés objetivo tiene capacidad (según tamaño de la población) para detener las operaciones de la Empresa: 0: No tiene capacidad 25% 1: Tiene poca capacidad 2. Tiene mediana capacidad 3: Tiene suficiente capacidad Puntuación de Poder 0.00

18 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 2: Cuestionario de Evaluación del Stakeholder (Interés del Stakeholder) Eje de intervención Peso de Eje de intervención Puntuación del Eje de Intervención VISIÓN - MISIÓN 40% 0.00 NECESIDAD 30% 0.00 INTERÉS 10% 0.00 PODER 20% 0.00 Puntuación Total 0.00 Nivel de Visión-Misión-Necesidad- Interés-Poder Bajo Evaluación del Stakeholder 1 Bajo 2 Medio 3 Alto

19 2. Modelo de Gestión Efectiva de Stakeholders Paso 3: PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) PMO Metodología y Soporte Entrenamiento y Mentoría Revisión (QA), Auditoría y Consultoría Portafolio de Proyectos Gestión del Conocimiento Recursos de Gestión de Proyectos Paso 4: PMO Comité de revisión del portafolio Sponsor Sponsor del portafolio Gerentes Ejecutivos Portafolio Manager

20 3. Integración de los Stakeholders al Proyecto Organigrama del Proyecto Integrado con los Grupos de Interés ORGANIGRAMA DEL PROYECTO INTEGRADO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS Grupos de Interés Empresa Empresa Comité de Grupo de Interés Responsabilidad Social Comité de Proyecto LEYENDA: Entidad Empresa Rol Entregable EMPRESA Sponsor PROYECTO LEGÍTIMO Proyecto Gerente de Proyecto GRUPO DE INTERÉS 1 Área 1 Lider del Área 1 Área 2 Lider del Área 2 Área 3 Lider del Área 3 Área 4 Lider del Área 4 Medio Ambiente Líder de Medio Ambiente GRUPO DE INTERÉS 2 GRUPO DE INTERÉS 3 Entregables Entregables Entregables Entregables Entregables E1 E4 E1 E1 E1 E2 E5 E2 E2 E2 E3 E3 E3 E3 E3

21 3. Integración de los Stakeholders al Proyecto Gestión de Stakeholders durante el Ciclo de Vida del Proyecto y la Operación Ciclo de Vida del Proyecto GOBIERNO Legitimidad MEDIO AMBIENTE IDEA INICIO FASE 1 FASE 2 FASE 3 DESARROLLO DEL PROYECTO OPERACIÓN Plan Estratégico RESPONSABILIDAD SOCIAL Legitimidad GRUPO DE INTERÉS

22 3. Integración de los Stakeholders al Proyecto Plan de Gestión de los Stakeholders Matriz de Interés Empresa Stakeholder Matriz de Relacionamiento PLAN DE GESTIÓN DE STAKEHOLDERS DATOS DEL STAKEHOLDER VALOR INTERÉS DESCRIPCIÓN Posición con la Empresa Poder Estrategia Responsable Posición con la Empresa Poder A Favor Neutral En Contra Alto Medio Bajo

23 3. Integración de los Stakeholders al Proyecto Informe Avance integrado con los Stakeholders INFORME DE AVANCE INTEGRADO CON LOS STAKEHOLDERS PROYECTO : [ Nombre del Proyecto ] Empresa: Grupo de Interés: Sponsor: Gerente de Proyecto: Alcance Tiempo Costo Calidad Verde Amarillo Rojo Verde Amarillo Rojo Verde Amarillo Rojo X Grupo de Interés 1 = Grupo de Interés 2 Grupo de Interés 3 Salud del Proyecto Relación con los Interesados Métricas de Calidad Salud General Relación con los Interesados Métrica RR: Relación Real Proyección RP: Relación Planificada Tiempo Grupo de Interés 1

24 3. Perfil necesario para la Gestión de Stakeholders COMPETENCIAS INTERPERSONALES Carisma, trato amable, sinceridad y empatía. Buena Comunicador, negociador, facilitador, saber escuchar. Hacer relacionamiento día a día, sensibilidad cultural y respeto profundo por las comunidades. Tener paciencia, tolerancia y ser participativo. Debe saber controlar sus emociones, tener facilidad de palabra. Debe contar con una aptitud de convivencia con las personas, de esa forma lograr confianza y aceptación. Habilidad de Prospección respecto a los impactos del proyecto. Responsable de cumplir los compromisos y de asumir las consecuencias de un error. Honrado y siempre debe decir la verdad de los hechos. PROFESION (Adicionales a la especialidad del Proyecto) Sociólogo. Antropólogo. Comunicador Social.

25 3. Perfil necesario para la Gestión de Stakeholders COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS Proponer proyectos sociales productivos, realistas de acuerdo a las necesidades de la zona y con alineamiento estratégico. Conocer la historia, cultura y costumbres para entender la dinámica social. Revertir las debilidades y fortalecer los avances y acuerdos. Promover climas sociales favorables. Gestionar las expectativas de los grupos de interés, se tiene que tener presente lo ofrecido verbalmente incluso por otras personas de la empresa. Debe tener conocimientos técnicos de los temas que se tratan. Conocimiento de herramientas modernas de gestión. OTRAS COMPETENCIAS Hablar lenguaje de los grupos de interés.

26 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders Caso de una empresa Fisher, el Proyecto es Mejoramiento de las Vías de Comunicación en la Región de Pativilca. MATRIZ DE RELACIONAMIENTO EMPRESA - GRUPOS DE INETRÉS Empresa: Área: Responsable: Estados: RB Relación buena RR Relación regular RM Relación mala No existe relación Grupos de Interés Grupos de Interés 1 Grupos de Interés 2 Grupos de Interés 3 Grupos de Interés 4 Roles y nombres Rol: Alcalde de la Municipalidad de Pativilca Rol: Teniente Gobernador de Aymaray Rol: Presidente de Ronda Casma Rol: 2 Teniente Gobernador de Quebrada Blanca Nombre: José Reynoso Nombre: Jaime Sánchez Nombre: Liliana Bruce Nombre: Yovani Ruiz Empresa Roles y nombres Estado: Causa: Estado: Causa: Estado: Causa: Estado: Causa: Rol: Nombre: Rol: Nombre: Empresa Fisher Rol: Nombre: Gerente de Medio Ambiente Alfonso Mendoza RB Mantiene una buena relacion con empresa. Su disposicion es de apoyo y beneficio mutuo. RB Mantiene una buena relacion con empresa. Su disposicion es de apoyo y beneficio mutuo. RB Existe adecuada relacion el apoyo es reciproco, RB Existe una buena disposicion con la operación de la empresa. Rol: Nombre: Rol: Nombre:

27 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders MATRIZ DE INTERÉS EMPRESA VS. INTERÉS DEL STAKEHOLDER Interés de la Empresa Interés del Stakeholder Bajo (0 a 1.5) Medio (1.5 a 2.0) Alto (2.0 a 3.0) Alto (2.0 a 3.0) Medio (1.5 a 2.0) Bajo (0 a 1.5) Negociar Aprobar Requerimiento Aprobar Requerimiento Rechazar Requerimiento Negociar Aprobar Requerimiento Rechazar Requerimiento Rechazar Requerimiento Negociar Estados: Aprobar Requerimiento Negociar Rechazar Requerimiento RESULTADOS DE LOS CUESTIONARIOS Interés de la Empresa Interés del Stakeholder Decisión según Matriz Importancia del Proyecto Puntuación Nivel 2,50 Alto 2,75 Alto Aprobar Requerimiento 2,29 Alta Nivel de Importancia del Proyecto 1 Bajo 2 Medio 3 Alto

28 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders ORGANIGRAMA DEL PROYECTO INTEGRADO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS Grupos de Interés Comité de Grupo de Interés Empresa FISHER Líder de Responsabilidad Social Empresa FISHER Comité de Proyecto Frank Llanos Miguel Castell LEYENDA: Entidad EMPRESA Empresa FISHER Sponsor Miguel Castell Rol Entregable GRUPO DE INTERÉS 1 PROYECTO LEGÍTIMO Proyecto Gerente de Proyecto Pedro Salas GRUPO DE INTERÉS 2 Estudios Ingeniería Construcción Administración Medio Ambiente GRUPO DE INTERÉS 3 Lider de Estudios Lider de Ingeniería Lider de Construcción Líder de Administración Líder de Medio Ambiente Andrés Pacora Franco Terrón Max Huerta Román Ferreyros Tania Yepez Entregables Entregables Entregables Entregables Entregables E1 E4 E1 E1 E1 E2 E5 E2 E2 E2 E3 E3 E3 E3 E3

29 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders PLAN DE GESTIÓN DE STAKEHOLDERS DATOS DEL STAKEHOLDER VALOR INTERÉS DESCRIPCIÓN Posición con la Empresa Poder Estrategia Responsable Alcalde de la Municipalidad de Relacionamie Pativilca Alta A Favor Alto nto Pedro Salas

30 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders INFORME DE AVANCE INTEGRADO CON LOS STAKEHOLDERS PROYECTO : [ Nombre del Proyecto ] Empresa: Grupo de Interés: Sponsor: Gerente de Proyecto: Verde Alcance Tiempo Costo Calidad Amarillo Fisher Grupo de Centro Poblado de Pativilca Miguel Castell Pedro Salas Rojo Verde Amarillo Rojo Verde Amarillo Rojo X Grupo de Interés 1 = Grupo de Interés 2 Grupo de Interés 3 Salud del Proyecto Relación con los Interesados Métricas de Calidad Salud General Relación con los Interesados Métrica RR: Relación Real Proyección RP: Relación Planificada Tiempo Grupo de Centro Poblado de Pativilca

31 4. Caso práctico de aplicación de las herramientas de Gestión de Stakeholders Competencias Muy Bajo (1) Bajo (2) Medio (3) Alto (4) Muy Alto (5) Porcentaje Competencias Interpersonales 50% Profesión 20% Competencias Administrativas 20% Otras Competencias (idioma) 10% Resultado de evaluación = 4*.5+2*.2+5*.2+2*.1 = 3.6 (Medio) En este ejemplo la evaluación de la persona es 3.6 (medio) en gestión de stakeholder, lo que implica que debe mejorar en los aspectos de la profesión (sociología, antropología, comunicador social) y en el idioma de las personas de los grupos de interés del proyecto.

32 Empresa: Grupo de Interés: Sponsor: Gerente de Proyecto: Alcance Tiempo Costo Calidad Verde Métrica Amarillo Fisher Salud del Proyecto Relación con los Interesados Salud General Rojo Verde Amarillo Rojo Verde Amarillo Rojo X Grupo de Interés 1 = Grupo de Interés 2 Grupo de Interés 3 Relación con los Interesados REPORTE DE CONTROL CON LOS STAKEHOLDERS Grupo de Centro Poblado de Pativilca Miguel Castell Pedro Salas RR: Relación Real Grupo de Centro Poblado de Pativilca PROYECTO : [ Nombre del Proyecto ] Proyección RP: Relación Planificada Métricas de Calidad Tiempo 5. Lecciones Aprendidas La gestión de stakeholder es un trabajo permanente durante la Operación de la Empresa y debe mantenerse la legitimidad para que sea sostenible (económica, social y medioambiental) en el tiempo. Las demandas de los Stakeholder más relevantes deben incorporarse en el Plan estratégico de la Empresa generándose una ventaja competitiva mitigando riesgos de rechazo en el futuro. Los informes de avance, en la Salud del Proyecto debe considerar la relación con los stakeholder como una quinta variable aparte de alcance, tiempo, costo y calidad. Aplicar herramientas de gestión de stakeholder como la matriz de relacionamiento y la matriz de Intereses entre la empresa y sus grupos de interés, es importante para buscar legitimidad del Proyecto. La Empresa debe entender la Visión y Misión de los grupos de interés que afecta cuando realiza un proyecto de tal manera de buscar el alineamiento estratégico integral. La negociación con los grupos de interés debe tener en cuenta la legitimidad y la ética para tomar la mejor decisión.

33 5. Lecciones Aprendidas La Empresa debe estar en constante estudio de su entorno para conocer las costumbres, los valores y creencias de los grupos de interés que afecta, identificando cambios del entorno y adaptando su estrategia. Recursos Humanos debe incorporar el perfil recomendado para el relacionamiento con los stakeholder externos e incorporarlos en sus capacitaciones. La Responsabilidad social debe estar en cada una de los empleados de la empresa para mantener una comunicación consistente dentro y fuera de la organización. Evaluar la efectividad de la gestión de stakeholder Post proyecto e incorporarlo a la base de datos de conocimiento, de esa manera mejorar el planeamiento estratégico y los procesos de portafolio de proyectos. En cada fase del ciclo de vida del proyecto se debe incorporar al caso de negocio los resultados de la gestión de stakeholder y debe ser parte de los criterios de decisión para continuar o no a la siguiente fase.

34 5. Lecciones Aprendidas PARTICIPEMOS EN LA GESTIÓN DE STAKEHOLDERS HACIENDO PREDECIBLE LOS RESULTADOS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS, LA EMPRESA Y EL PROYECTO

35 Información de contacto Nombre: Ing., Felipe Meléndez, MBA, PMP, RMP, Scrum Master, PMI LEADERSHIP INSTITUTE MASTER CLASS 2013 PMB Consulting Group Perú, Chile, República Dominicana, Bolivia, Florida - USA, Australia y Canadá. Teléfono: RPC , RPM # fmelendez@pmbcg.com, felipe.melendez@hotmail.com Sesión:

36 Preguntas y respuestas