Publicaciones Seriadas. Sistemas Lógicos Chile S.A

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1 Publicaciones Seriadas Sistemas Lógicos Chile S.A

2 Agenda de la sesión Etapa 0: Etapa 1: Etapa 2: Etapa 3: Etapa 4: Etapa 5: Etapa 6: Etapa 7: Etapa 8: seriadas Introducción Catalogación Suscripciones Predicción Recepción Ruta Reclamos Encuadernación Finanzas en las publicaciones 2

3 Etapa 0: Introducción 3

4 Resumen Adquisiciones/Seriadas Existen seis secciones, las dos últimas directamente relevantes para el control de publicaciones seriadas: Orden Factura Administración Indice Seriadas Búsqueda Acceso directo a títulos de seriadas Acceso directo a órdenes y facturas Puede utilizar las opciones de acceso directo para ir a los títulos que ya se han administrado a través de este módulo (es decir, para aquellos cuyas órdenes fueron creadas). 4

5 Resumen Adquisiciones/Seriadas Desde que el título de la publicación se abre en Adquisiciones, todos sus procesos, desde la orden hasta la recepción, están disponibles bajo las diferentes secciones. Orden/presupuesto/administración de la suscripción sección Orden Administración de facturas sección Factura Presupuesto/proveedor/monedas sección Admin Suscripción/predicción/recepción/ruta/reclamos Seriadas 5 sección

6 Resumen Adquisiciones/Seriadas Utilice la opción Revisar para ver, en forma de árbol, todos los registros relacionados al registro BIB (ADM, HOL, items, suscripciones, órdenes y préstamos). Pulse en cualquier rama para ver sus detalles completos en la sección derecha. 6

7 La barra de operaciones (Bandeja inferior) Parte izquierda: muestra la comunicación con el servidor. Cuando el cliente se comunica con el servidor, se despliega una secuencia roja. Parte derecha (click) Registro, cambio de contraseña y privilegios Definir idioma del Menu Conectar a una base diferente Opciones de impresión Salir de todas las aplicaciones ALEPH! Abrir otros módulos: Circulación, Catalogación, PIB y Alephadm 7

8 Seleccionar base Para conectarse a una base administrativa seleccione Menú ALEPH / Conectar a También puede conectarse pulsando el botón derecho del ratón sobre el icono de la base en la barra de operaciones. Vea en la barra de título (Windows) la base (y servidor) al que está actualmente conectado. 8

9 Importando tablas Cuando se conecta a la base solicitada, el sistema verifica que el módulo está utilizando la versión más reciente de los archivos de impresión. Si los archivos han sido modificados, serán transmitidos a la pc (dependiendo de la configuración). Esto explica la ventana Transferir archivo que aparece en la conexión inicial. 9

10 Funcionalidad de Seriadas Suscripción Predicción Recepción Rutas Reclamos Control de Holdings Catalogación rápida Qué se realiza en otra parte Catalogación del título de la seriada Catalogación del registro HOL Pedido y finanzas de Seriadas Definir Proveedor/Presupuesto/Monedas 10 Dónde? Módulo Catalogación Módulo Catalogación Sección Orden en Adq Función Admin en Adq

11 Definiciones: Suscripciones e Items Fascículo en mano: Time, Vol. 144, no. 26. La biblioteca tiene tres SUSCRIPCIONES de Time (tal vez una por cada sub-biblioteca). Tres ITEMS: cada copia física de este fascículo recibido por la biblioteca. 11

12 Definiciones: Órdenes y Suscripciones Orden: Asumiendo que tenemos una sóla orden con el proveedor para 3 copias - en el Formato de Orden ingresamos: 3 Unidades. Suscripción: Cada copia recibida del proveedor debe tener una suscripción en ALEPH. Por lo tanto, en Seriadas, deben crearse 3 Suscripciones. 12

13 Relaciones entre registros de Seriadas Registro bibliográfico (BIB) Registro Holdings (Predicción*) a Lig Registro administrativo (ADM) Ite LHO m Lista de ruta *La predicción también puede estar en el registro ADM (no recomendado). Suscripción Suscripción Items Items 13 Lista de ruta

14 Principios del control de Seriadas en ALEPH Predicción + Suscripción => Items El Patrón de predicción (campos 853) en el registro Holdings, ligado al registro de Suscripción, crea items esperados para recibir y desplegar (y consecuentemente, para las actividades de ruta y circulación) 14

15 Principios del control de Seriadas en ALEPH Los registros de Suscripción contienen información relativa a suscripciones individuales (copias) de las publicaciones seriadas que posee la biblioteca. El registro de suscripción define parámetros del item, como información de la ubicación y reclamo, que serán transferidos a cada item de publicación seriada ligada a ese registro. El patrón de publicación en el registro Holdings (HOL), asociado a la suscripción, define cuantos items deben crearse para cada ciclo de publicación y cual debe ser la descripción de cada item. 15

16 Requisitos para el control de Seriadas Un registro bibliográfico (BIB) Adq/Seriadas o Catalogación) (módulo Un registro holdings (HOL) con un Patrón de predicción (módulo Catalogación) [Nota: método recomendado por Ex Libris] Proveedores definidos Adquisiciones) (Función Admin en Presupuestos y monedas definidas, requerido para el proceso de adquisiciones (función Admin en Adquisiciones) 16

17 Flujo de trabajo sugerido: Definiendo una nueva publicación seriada Catalogar/importar el registro bibliográfico (módulo Cat). LLEVAR al módulo Adquisiciones. Crear una ORDEN y una SUSCRIPCION. Crear un registro Holdings y asociarlo a la suscripción (pulsando un botón! pulse Crear Nuevo desde la sección regs. HOL). LLEVAR al módulo Catalogación (pulsando Editar desde la sección Regs. HOL) Crear una predicción (agregar campos 853/853X al registro HOL). Abrir items esperados (Abrir todo en la Lista de suscripciones) ahora está listo para iniciar la recepción. Opcionalmente, crear LISTAS DE RUTAS. 17

18 Buscando títulos de Seriadas Existen dos métodos principales para encontrar títulos de publicaciones seriadas: Búsqueda directa para un título específico por diversos índices como Título, ISSN o código SICI. Se permite utilizar truncadores. La sección Búsqueda búsqueda de títulos por palabras clave o índices. 18

19 Buscando títulos de Seriadas Después de encontrar el registro deseado en la sección Búsqueda, selecciónelo, para un despliegue completo en el panel inferior. Pulse el botón Seriadas para cambiarse a la sección Seriadas. Una vez que esté en Seriadas, se despliega un árbol de navegación con todos los nodos relevantes. 19

20 Etapa 1: Catalogación 20

21 Catalogando el título de la Seriada Utilizando la opción Catalogar orden de este módulo, catalogue el siguiente título, basándose en su posición en la clase (Journal of Academic 1 para la posición 1 etc.): Journal of Academic Librarianship x ISSN: Pie de imprenta: New York : Elsevier Science Inc. Frecuencia: quincenal 21

22 Catalogación rápida Esta opción permite catalogar brevemente un registro con información mínima. Algunos campos pueden definirse como obligatorios por el adminsitrador del sistema. Encuentre esta opción bajo Menú Órdenes/Catalogar Orden. Primero, seleccione la base BIB en que desea catalogar el nuevo registro. 22

23 Catalogación rápida Una vez que llene este formato y pulse Aceptar, se despliega la Lista de órdenes para el nuevo título, permitiéndole crear una orden para este nuevo registro. 23

24 Opción en el módulo Catalogación Además, puede catalogar un nuevo registro en el módulo Catalogación (o importarlo), y luego llevarlo a Adquisiciones/Seriadas para procesamiento posterior. Después de guardar el nuevo registro en el servidor, pulse en Menú Catalogar/Administración de Seriadas para llevar el nuevo título a la sección Seriadas en Adquisiciones. 24

25 Etapa 2: Suscripciones 25

26 Notas sobre Suscripciones La Suscripción en el módulo Adquisiciones/Seriadas es sólo un mecanismo interno en ALEPH. El periodo de Suscripción especificado en el formato de Orden es el significativo para el proveedor. Las suscripciones pasan los parámetros como estatus de item, ubicación (sub-biblioteca/colección/clasificación), definición de reclamos etc. a los itemes creados 26

27 Creando la Suscripción Queremos crear una suscripción para nuestro nuevo título de publicación seriada: Para hacerlo: Crear una suscripción de principio a fin (finalizando en 31/12/2099). 27

28 La lista de Suscripciones Para agregar una nueva suscripción, pulse Agregar en la Lista de Suscripciones. Puede crear la suscripción en la sección Orden abra el nodo Items/Suscripciones y pulse Nuevo. De esta manera, la suscripción esta ligada a la orden y de ella trae algunos valores predeterminados (periodo, no. de orden, proveedor, etc.). 28

29 El formato Información de la Suscripción Necesarios para este ejercicio 29

30 La conexión con Holdings Pueden asociarse uno o más registros Holdings (HOL) al registro BIB. Entonces, las suscripciones pueden estar ligadas a los registros HOL. Es recomendable que el registro HOL contenga los campos de predicción. Esta liga se hace rápidamente desde el panel de Suscripción. 30

31 La conexión con Holdings Abra la sección 4. Registros HOL. Pulse Crear nuevo para crear un registro HOL y ligarlo a la suscripción seleccionada en la Lista de Suscripciones. Pulse Liga para ligar a un registro HOL existente. Pulse Editar para llevar el registro Holdings al módulo Catalogación. 31

32 La conexión con Holdings BIB Cambie aqui información de holdings Y vea aqui el cambio... y aqui Item Item HOL Suscripción Item Item HOL Suscripción HOL Suscripción 32

33 La Bitácora de la Suscripción Para ver, pulse el botón Bitácora de la Suscripción en la Lista de Suscripciones: Transacciones relacionadas con la Orden Transacciones relacionadas con la Suscripción Si la suscripción está ligada a una orden, también se desplegarán las transacciones relacionadas a la orden. 33

34 La Bitácora de la Suscripción Transacciones agregadas automáticamente: Suscripción creada Suscripción modificada Cambio en la fecha de recepción de fascículo Fascículo modificado (Item de un fascículo) Transacciones que pueden agregarse manualmente: Nota histórica de la Suscripción Correspondencia con el Proveedor 34

35 Renovación de la Suscripción Dependiendo de la Fecha de renovación especificada en el Formato de Orden (sección Proveedor), es posible enviar cartas de renovación al proveedor utilizando un servicio en lote (acq-23). La fecha de renovación se incrementa automáticamente por un año cuando envía las cartas. 35

36 Etapa 3: Predicción 36

37 Teoría de la predicción La predicción de publicaciones seriadas está basada en información tanto del patrón de publicación (por ejemplo, patrón de frecuencia y numeración) y en la colección de la biblioteca (es decir, en el primer número de volumen controlado y año). Este método involucra dos campos, 853 y 853X (basado en el formato MARC 21 Holdings). Nosotros catalogamos estos campos en el registro HOL en un modo tal que, junto con una suscripción válida, producirá items listos para recibir. 37

38 Predicción con campos 853/853X 853 contiene la información general de predicción de la publicación seriada y descripción del fascículo 853X contiene información sobre esa seriada en la colección de su biblioteca y la asocia a la suscripción. Ejemplo: 853 define el título como mensual, con fascículos descritos en el formato v.1:no.1(2004:jan.). 853X define su colección controlada en la biblioteca. Por ejemplo, comienza con el v.5:no.6(2004:jun.), y las fechas de publicación de los fascículos son el 10 de cada mes. 38

39 Calendario o Patrón? Están disponibles dos métodos de predicción: Calendario o Patrón (en el registro HOL). Patrón (campos) El "Patrón" utiliza los campos de Designación de rótulos y Patrón de publicación (Caption and Pattern fields) de MARC 21 (853/4/5), y apropiadamente los campos de numeración y cronología (853X/4X/5X). Ellos deben existir en el registro HOL ligados al registro BIB. 39

40 Calendario o Patrón? Calendario (Formato) El Calendario es un formato específico del sistema ALEPH. De manera práctica, el formato Calendario de Publicación de ALEPH puede utilizarse para patrones simples. 40

41 Método de predicción con el formato Calendario Usted puede utilizar el método Calendario para los patrones más simples. No lo utilice si: la política de su biblioteca es utilizar el método de Patrón; existen excepciones (por ejemplo No publicado en julio ); el título tiene más de dos niveles de numeración (por ejemplo partes); usted necesita tener elementos cronológicos de segundo nivel en la descripción de fascículos (por ejemplo meses o estaciones); desea importar patrones de otras bases. 41

42 Método de predicción con el formato Calendario Abra el formato Calendario desde el nodo Calendario bajo la sección Control. Llene el formato y pulse Agregar. El calendario resultante se desplegará en la sección Expandir Calendario en el panel inferior. Pulse Abrir Items para crear los items que se van a recibir. 42

43 Método de Patrón: una nota Legal! Aunque se utilizan los términos 853 u 853X, también se refieren a 854 u 854X, y 855 u 855X. 853 y 853X: para el patrón básico de un título 854 y 854X: para suplementos 855 y 855X: para índices. Ejemplo: Una publicación mensual con 2 suplementos y un índice anual producirá 15 fascículos por ciclo. 43

44 Ejemplo de un patrón 853/853X Ejemplo de un registro creado para una publicación bimestral (en el módulo Catalogación): 44

45 Campos del Patrón de Predicción $$a - f Numeración (6 niveles) $$g - h Numeración alternativa (2 niveles) $$i - l Cronología (4 niveles) $$mcronología alternativa $$o Tipo de material complementario (sólo en 854/855) $$u Número de unidades bibliográficas contenidas en el nivel anterior (nuevo volumen cada) 45

46 Campos del Patrón de Predicción $$v Continuidad de numeración $$w Código de Frecuencia (de MARC21) $$x Cambio de calendario $$y Pauta de regularidad (para definir excepciones) $$3 (ALEPH) Fecha de publicación del primer fascículo controlado $$8 (ALEPH) Liga un par 853/853X cuando existe más de un patrón para un título $$9 (ALEPH) Liga un patrón a una suscripción 46

47 Patrones de predicción Se puede ingresar un nuevo patrón en otro de dos maneras: En el módulo Catalogación después de crear una suscripción Crear desde una plantilla de patrón (recomendado), o Crear desde scratch En el módulo Adq/Seriadas utilizando formatos especiales. 47

48 Creación del Patrón en Catalogación Cuando se abre el registro HOL (en Catalogación), pulse Menú Editar/Expandir la plantilla (o Ctrl+E) para una lista de plantillas de patrones pre-catalogados. 48

49 Creación del Patrón en Catalogación Seleccione la plantilla que se ajusta mejor al patrón requerido y pulse Abrir. Se abrirá el editor de Catalogación, mostrando los campos 853/853X que fueron precatalogados para este patrón. Tal vez sea necesario modificar algunos subcampos para reflejar la colección de su biblioteca, especialmente en el campo 853X. Para tener una vista previa de un ciclo de items que se crearán con el nuevo patrón, pulse Editar/Vista previa del calendario de Publicación (mientras el cursor esté sobre el campo 853X). 49

50 Elaboración de patrones en Seriadas-Formatos En lugar de utilizar las plantillas de catalogación, puede utilizar los formatos y plantillas 853/853X en Adq/Seriadas : 50

51 Elaboración de patrones en Seriadas Para crear el patrón en el módulo Adq/Seriadas, primero debe definir un registro de Suscripción y ligarlo a un registro HOL. Los patrones de predicción creados en Seriadas serán creados por omisión en el registro ADM, a menos que ya exista una suscripción ligada al registro HOL. En ese caso, se despliega una ventana para que seleccione entre registros ADM o HOL existentes que estan ligados al registro BIB. 51

52 Flujo de trabajo al elaborar patrones en el módulo Adq/Seriadas Catalogar el registro BIB en Catalogación (opcionalmente crear también un registro HOL) Llevarlo a Seriadas (Menú Catalogar/Administración de Seriadas) Crear una suscripción y ligar, o crear, un registro Holdings, luego pulsar Patrones en el panel de navegación (bajo el nodo Control). Pulse Agregar en el panel superior se abre la sección 3.Patrón del panel inferior. Pulse Plantilla y seleccione una Pulse Agregar en el panel inferior. Seleccione la sección 2.Nivel-X en el panel superior. Pulse Agregar se abre la sección 4.Nivel-X del panel inferior. Pulse Plantilla y seleccione una plantilla. Edite fechas/números de 853X para que se ajuste a los datos de la colección de su biblioteca. Pulse Agregar en el panel inferior. 52

53 Flujo de trabajo al elaborar patrones en el módulo Adq/Seriadas Para la vista previa de un ciclo completo de items que se crearán desde ese patrón, abra la sección Nivel-X del panel superior, y luego Calendario esperado del panel inferior. 53

54 Subcampo y Pauta de regularidad Utilizado para indicar excepciones. Por ejemplo, fascículos publicados o no publicados en días/fechas/meses/estaciones específicas o fascículos combinados regularmente. $y om06,07 no publicado en junio y julio $y odsu no publicado en domingo $y od1225,1231 no publicado el 25 y 31 de diciembre $y ps21,22,23/24 publicado en primavera, verano y combinado en otoño/invierno 54

55 Combinando fascículos con 853/853X Dos ejemplos de cómo combinar regularmente una publicación trimestral: 1.Combinación usando 853X $j: 2.Usando 853 $y: 55

56 Calendario multi-patrón El subcampo $8, catalogado en los campos 853 y 853X, hace posible crear pares codificados, permitiendo los patrones de predicción múltiple para un sólo título. Ambos subcampos $8 deben contener el mismo número. Pueden agregarse automáticamente donde sólo existe una suscripción. 56

57 Patrones para múltiples suscripciones El subcampo $9 en el campo 853X lo liga a una suscripción específica. Si sólo existe una suscripción y un par 853/853X, el subcampo $9 se agrega automáticamente al 853X, con el valor 1, después de guardar en el servidor. 57

58 Patrones para múltiples suscripciones Lista de Suscripciones 58

59 Importando y exportando patrones Los servicios en lote serial-51 (para exportar) y serial-52 (para importar), pueden utilizarse por bibliotecas con acervos de publicaciones seriadas similares para intercambiar patrones de predicción para esos títulos. 59

60 Etapa 4: Recepción 60

61 Teoría de la recepción En ALEPH, la suscripción es una entidad virtual utilizada para la predicción. El item es un fascículo físico, para recibir, enrutar y circular. Cuando usted abre items, en realidad crea items esperados para ser recibidos (con la fecha de recepción vacía en ese momento). Cuando usted recibe un item, se le agrega la fecha de recepción. 61

62 Abrir Items dos métodos Método 1 (recomendado) Regularmente utilice el servicio serial-13 (Abrir fascículos esperados) Método 2 (manualmente por suscripción) 1. Con el botón Abrir todo en la Lista de Suscripciones. 2. Si trabaja con un formato de Calendario para la predicción, pulse el botón Abrir items en la sección Expandir calendario del panel inferior. 62

63 Abriendo Items Método 1 El servicio serial-13 abrirá todos los items de publicaciones seriadas hasta el final del ciclo actual (es decir, crea items y los coloca como esperados ). Una vez que se abre el ciclo, el campo 853X se actualiza en el registro HOL (es decir salta al siguiente número de volumen, año y fecha de fascículo). 63

64 Flujo de trabajo para la recepción La recepción de publicaciones seriadas puede manejarse en una acción para un grupo de copias ( como items), o individualmente para cada item. 1.Seleccione las sub-bibliotecas en que desea recibir items en la sección Definir control del nodo Control. 64

65 Flujo de trabajo para la recepción 2. Busque el primer título cuyo/s fasciculo/s desea recibir utilice el indice de título, ISSN, código SICI o cualquier otro índice predefinido. 65

66 Recepción SICI SICI está disponible como una de las búsquedas por palabras clave para ser escáneado cuando intente encontrar el fascículo correcto para recibir. El sistema intentará encontrar el código de barras SICI escaneado con información de los registros de item. Si existe una coincidencia, se realiza la recepción. SISAC NEWS VOL. 12 NO. 1 (JAN. 1992) ISSN Cronología 66 Numeración

67 Flujo de trabajo para la recepción 3. Una vez que encuentra el título, seleccione los items esperados desde la sección Esperado/No recibido y pulse el botón Llegada. La sección Formato de recepción se abrirá en el panel inferior. En ese formato usted puede corregir el código de barras generado por el sistema, agregar el número de páginas o agregar una nota para el OPAC. 67

68 Flujo de trabajo para la recepción Recibir en grupo Para múltiples suscripciones de títulos, puede utilizar el nodo Grupo, donde un grupo de items pueden recibirse juntos. (Los items comparten la misma numeración y cronología). Puede filtrar por sub-biblioteca, o por sub- biblioteca/colección. Seleccione alguna línea y pulse Llegada para recibir todos los items similares. 68

69 Flujo de trabajo para la recepción Recibir en grupo El panel inferior despliega información relacionada con los fascículos. Si usted agrega/corrige información para todos estos items, asegúrese de marcar los espacio a la izquierda de los campos actualizados, de manera que los registros de item actuales sean actualizados. 69

70 Reportes de fascículos recibidos Imprimir reporte de Fascículos recibidos (serial-06) todos los fascículos recibidos durante un rango de fechas dado. Reporte de títulos y número de fascículos (serial-16) para un rango de fechas dado: 70

71 Items fusionados (Combinados) Dos o más fascículos pueden ser fácilmente fusionados (combinados). En el nodo Grupo, haga una selección múltiple de los items fusionados (o los grupos de items similares), y pulse Fusionar. El registro del fascículo de la última línea seleccionada es retenido, y se eliminan las otras líneas. Corriga los campos en el registro desplegado en el panel inferior para ajustarlo a el fascículo en mano. El contenido del campo Descripción puede borrarse para construirlo con nuevos datos. 71

72 Items adicionales Se pueden agregar items impredecibles a la lista de Items utilizando el botón Duplicar del panel superior mientras se encuentre en el nodo Recepción. Llene la información relevante en la sección Formato de recepción del panel inferior y luego pulse Actualizar. Para un correcto orden, asegúrese de que son correctos los datos de numeración y cronología de los nuevos items. Este flujo de trabajo es útil para fascículos duplicados y fasciculos extra impredecibles. 72

73 Títulos irregulares Existen títulos que son impredecibles, donde no se puede idear ningun patrón. Dos métodos: El método de Construir bloques utilizando el botón Agregar para agregar nuevos items conforma se reciban. Predecir un patrón aproximado y corregir los items conforme se reciban. Después de recibir un ciclo completo, tal vez puede crearse un patrón más preciso. 73

74 Etapa 5: Ruta 74

75 Teoría del enrutamiento Enrutar significa prestar los items recien recibidos de un título específico a un grupo de usuarios o personal staff. El sistema presta automáticamente cualquier nuevo fascículo a un Líder de grupo definido, (o a uno de los miembros del grupo, o una entidad como Grupo de Biotecnología con un registro de usuario). La fecha de vencimiento se calcula multiplicando el número de miembros de grupo por el número de días que permitimos a cada miembro conservar un fascículo. Las listas de ruta o circulación estás ligadas a las suscripciones pueden crearse múltiples listas por cada suscripción. 75

76 Definiendo un Grupo de ruta o circulación Para agregar un nuevo grupo, abra el nodo Listas de Circulación bajo el nodo de una suscripción específica y pulse Nuevo. Complete la sección Inf de la Ruta de Circulación en el panel inferior y pulse Agregar. Necesarios para este ejercicio Utilice Duplicar del panel superior para copiar un grupo existente. 76

77 Agregando miembros al Grupo Para agregar miembros, pulse sobre la sección Miembros del panel inferior. Pulse Nuevo para ir agregando nuevos miembros y luego pulse Actualizar una vez que agregó alguno de la Lista de usuarios. Utilice las flechas para cambiar los miembros hacia arriba o abajo en la lista. Recuerde: 1. Un usuario sólo puede estar en una lista por título. 2. Un líder de grupo puede dirigir más de un grupo por título. 77

78 Enrutamiento como Circulación Cada fascículo será prestado automáticamente al líder de grupo del primer Grupo de ruta. Después de completar las rondas entre los miembros del grupo, una vez que se ha devuelto a la biblioteca, será prestado automáticamente al siguiente grupo, si existiera. La circulación de fascículos enrutados puede rastrearse en la pantalla Lista de Circulación e Item en Adquisiciones/Seriadas, así como en el OPAC Web y en Circulación. 78

79 Enrutamiento como Circulación Las verificaciones de circulación definidas en tablas se aplican para los préstamos enrutados, pero no detienen el enrutamiento. En su lugar, se despliega un mensaje de error cuando hay problemas durante un préstamo de ruta. 79

80 Reportes e impresiones de Listas de rutas Impresiones Con la recepción de un item cuya suscripción tiene una lista de circulación, está disponible la siguiente impresión: Lista de rutas de la publicación seriada (para colocarse dentro del item enrutado) Reportes de rutas Reporte de listas de rutas (serial-07) Cartas para los miembros de listas de rutas (serial- 08) 80

81 Etapa 6: Reclamos 81

82 Reclamo de uno solo y en lote Reclamo manual de uno solo Esto puede ejecutarse por item. La Lista de reclamos mostrará sus reclamos justo al lado de las respuestas del proveeedor. Reclamo en lote Si marca el espacio Si en la sección Inf de la Suscripción 2 (sección de enviar reclamos), los reclamos se enviarán si: no se ha recibido un fascículo por su Fecha esperada de llegada y se ejecutó el servicio Imprimir cartas de reclamo (serial-44). 82

83 Reclamo de uno solo Para enviar un reclamo manualmente, pulse el botón Reclamo del nodo Recepción, y Nuevo para abrir un formato de reclamo predefinido, luego Agregar. Puede encontrarse una lista de reclamos por suscripción bajo el nodo Reclamos. 83

84 Reclamo de uno solo Texto del reclamo Texto libre adicional al texto de reclamo estándar pre-definido. Respuesta del reclamo Resuma aquí la respuesta del Proveedor a su reclamo. Fecha esperada de llegada Corrija la fecha estimada de llegada basándose en la respuesta del proveedor. Formato Seleccione desde un formato de carta predefinido (por ejemplo un reclamo estándar, material dañado o copia duplicada). 84

85 Servicios de reclamo en lote Imprimir reporte de reclamos (serial-04) Imprimir Cartas de reclamo (serial-44): 85

86 Reclamos de órdenes de publicaciones seriadas También es posible reportar las órdenes de tipo seriadas cuyos items no fueron recibidos completos, utilizando el servicio acq-19: 86

87 Etapa 7: Encuadernación 87

88 Teoría de la encuadernación La encuadernación se hace desde el nodo Lista de items. El proceso involucra seleccionar los items listos para encuadernación*, recolectándolos (basándose en un filtro de sub-biblioteca) y crear un nuevo item que represente el volumen encuadernado. Los items encuadernados dejan de existir en el sistema, pero se mantiene un registro histórico de cada uno. El proceso actual de encuadernación también puede ser monitoreado (enviando a un encuadernador etc.). *Los ejemplares no recibidos y aquellos en préstamo, no pueden ser encuadernados. 88

89 Encuadernación En la Lista de items seleccione cualquier item de los que desea encuadernar, y pulse Encuadernar/Cambios. Se despliega la ventana Lista de items para encuadernar. Seleccione todos los items que forman un volumen, cámbielos con la flecha al panel derecho y pulse Encuadernar. 89

90 Encuadernación En el panel inferior se desplegará un formato de Item para el nuevo volumen encuadernado complete con detalles del nuevo volumen (por ejemplo, ingrese una nueva descripción del item). Después de guardarlo, el tipo de material cambiará automáticamente a ISSBD (para fascículo encuadernado ), y se le asignará un estatus de proceso del item adecuado (por ejemplo BD, configurado en una tabla). 90

91 Encuadernando como Circulación El volumen encuadernado puede ser prestado al encuadernador (definido como usuario) para la duración del proceso de encuadernación. La configuración en tablas del sistema determina si los usuarios pueden ver el volumen encuadernado en el OPAC, y colocar solicitudes de reserva/fotocopias mientras esté con el encuadernador. Estatus de proceso del item Ver en el OPAC web Préstamo/renovación/reserva/fotocopias 15A ## BD L En encuadernación 91 N N N N Y

92 Etapa 8: Finanzas en las publicaciones seriadas 92

93 Renovar compromiso Los compromisos de las publicaciones seriadas (y órdenes abiertas) se renuevan mediante un servicio (acq-06-b), con una opción para especificar también un incremento anual). A diferencia de los compromisos de monografías, que se mueven de un año al siguiente, las publicaciones seriadas son re-creados cada año. 93

94 Lista de compromisos Todos los compromisos anuales para una orden se depliegan en la Lista de Presupuestos de la orden (panel superior, del nodo Comprometer en la sección Orden). Nuevo compromiso con un 10% de incremento 94

95 Historial de Facturas de la Publicación Seriada Las facturas periódicas (Lineas de Item) para títulos de publiaciones seriadas se muestran en la sección Facturas de la Orden en el panel superior (desde el nodo Facturar en la sección Orden). También puede verse el historial de facturas del titulo. 95

96 Ligando Facturas a Presupuestos Si más de un presupuesto es válido para una fecha de factura dado, se debe seleccionar primero el año presupuestal correcto antes de cerrar el formato de Línea de item: Si existe algún problema con un presupuesto seleccionado, se despliega una ventana con el error: 96

97 Periodo de facturación de Publicaciones Seriadas Puede registrar el período de facturación para publicaciones seriadas en el formato de línea de items. También es posible especificar si se permitirá traslape entre dos facturas utilizando este espacio. 97