Versión 01. ESTADO: Preparación Revisión Aprobación Aprobado Efectivo

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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES Elaborado 04/09/20 Vigencia (a partir de) 12/10/20 Pág. 1 de 6 ESTADO: Preparación Revisión Aprobación Aprobado Efectivo TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO 1 2. ALCANCE 1 3. RESPONSABILIDAD 1 4. REFERENCIAS 1 5. TERMINOLOGÍA 2 6. INSTRUCTIVO 3 7. MODIFICACIONES 6 1. OBJETO Identificar las diferentes Señales de Alerta que realizan los Clientes / Usuarios de los servicios que brinda COLVANES S.A.S. en sus Puntos de Venta a nivel Nacional, para establecer el tipo de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas e implementar las medidas preventivas para la materialización del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en la Compañía y realizar los respectivos reportes a la UIAF. 2. ALCANCE Aplica a todos los Coordinadores Regionales y Nacional de Giros, Coordinadores Zonales, Regionales, Nacionales y Promotores de Punto de Venta Directos e Indirectos a nivel Nacional. 3. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, Dirección Puntos de Venta, Coordinadores Nacionales, Coordinadores Regionales de Punto de Venta, Coordinadores Regionales de Giros, Coordinador Nacional de Giros, Oficial de Cumplimiento y Promotores de Punto de Venta Directos e Indirectos, la aplicación del presente instructivo. 4. REFERENCIAS. A. INSTRUCTIVO IGIRO 04 Instructivo de Identificación, Recibo y Pago de Giros. B. INSTRUCTIVO ISARLAFT Instructivo SARLAFT para la Identificación de Cédulas de Ciudadanía. C. INSTRUCTIVO ISARLAFT02 Instructivo SARLAFT para identificación de Billetes Falsos. D. INSTRUCTIVO ISARLAFT03 Instructivo SARLAFT Tipologías para el Lavado de Activos. E. MANUAL MSARLAFT Manual SARLAFT para el Servicio de Giros Postales Nacionales de Colvanes S.A.S. pág. 58. Emitido por: Dir. Admón. y Financiera María Helena Burbano Revisado por: Dir. Normalización y Servicio Veny Esperanza Villamil Aprobado por: Gerencia General Eduardo Giraldo M.

2 2 DE 6 5. TERMINOLOGÍA LISTA OFAC Es la Lista Restrictiva a nivel internacional del departamento del Tesoro de Estados Unidos que traduce Office of Foreign Assets Control (Oficina De Control De Activos Exteriores o Extranjeros); Es Un departamento del Tesoro de los EE.UU. que impone sanciones económicas y comerciales contra los países y grupos de individuos involucrados en el terrorismo, los narcóticos y otras actividades de dudosa reputación. OPERACIÓN INUSUAL Es toda aquella operación que no guarda relación con la actividad económica o se sale de los parámetros fijados por la entidad y respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable. Ejm: Una estudiante que envíe o reciba grandes sumas de dinero. OPERACIÓN SOSPECHOSA Es aquella operación inusual que de acuerdo con razones objetivas y tipologías establecidas por la Compañía, es identificada como sospechosa, la cual deberá ser reportada a la UIAF. Ejm: Una estudiante que envíe grandes sumas de dinero en periodos cortos de tiempo a diferentes partes del país, que son zonas de influencia guerrillera o paramilitar; adicionalmente no tiene como soportar estas transacciones. SEÑALES DE ALERTA Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores financieros y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal. SEÑALES DE ALERTA O ALERTAS TEMPRANAS Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad. TRANSFERENCIAS UIAF Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada remitente, a través de un canal autorizado para realizar movimientos o traslados, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otro Punto de Venta autorizado para realizar este tipo de operaciones. La Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tiene como objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 6. INSTRUCTIVO SEÑALES DE ALERTA

3 3 DE 6 Dando cumplimiento a las buenas prácticas de la Compañía para tener una adecuada Política de Conocimiento del Cliente, se ha establecido que para identificar las Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas es importante antes identificar las Señales de Alerta, que para el tema de Lavado de Activos son aquellos comportamientos de Clientes o las características de ciertas operaciones de dinero que nos podrían conducir a detectar una Operación Inusual o Sospechosa de Lavado de Activos. La Señal de Alerta se origina a partir de una suposición y será por tanto, principalmente, particular y subjetiva y generará sospecha en relación a las personas que se encuentren haciendo la respectiva operación o transferencia de dinero. Las Señales de Alerta deben ser observadas principalmente por los Promotores del Punto de Venta, debido a que se debe identificar la forma de actuar y las operaciones o transacciones que se pueden realizar o intentar realizar por un Cliente / Usuario TIPOLOGÍAS DE SEÑALES DE ALERTA RELACIONADAS CON EL COMPORTAMIENTO DEL CLIENTE Clientes que presentan documentos o identificación inusuales, de mala calidad o falsos. Clientes / Usuarios que intentan realizar operaciones con dinero falso. Cliente / Usuario que no está de acuerdo o se manifiesta preocupado por los controles y procedimientos que debe realizar para su transacción. Cliente que se rehúsa o suspende una transacción cuando se le solicita información respecto al origen de los fondos involucrados. Persona que al momento de solicitarle información personal y del beneficiario de la transacción tiene una actitud nerviosa, indecisa, agresiva o no sabe dar información. Cliente / Usuario que al efectuar la operación se rehúsa a describir su actividad económica y el origen y destino de sus fondos. Cliente / Usuario que al momento de solicitar firmar el Formato de Vinculación, factura de Pago u Orden de Pago se niega y argumenta no saber firmar. (Se debe validar la veracidad de este hecho). IGIRO04 Cliente / Usuario que realiza un alto número de depósitos, en el mismo día, en distintos Puntos de Venta. Cliente / Usuario que realiza operaciones de elevado monto y no declara un empleo remunerado o actividad económica acorde al monto transado. Incremento injustificado de las operaciones o transacciones de un momento a otro sin respaldo documental que acredite dichos movimientos. Persona que insiste que una operación se realice con extrema rapidez, evitando cualquier trámite implementado por la Compañía. Persona que se rehúsa a realizar las operaciones directamente intermediarios en cargados de realizar esas transacciones. y nombra representantes o

4 4 DE 6 Persona que se identifica que realiza reiteradas operaciones a nombre de terceras personas. Clientes / Usuarios que realizan operaciones continuamente a municipio con un nivel de riesgo Alto. Operaciones que no coinciden con la capacidad económica y perfil del Cliente. Clientes que sin justificación, reciben en un periodo corto de tiempo transferencias por montos elevados y repetitivos. Cliente / Usuario que se rehúsa o evita entregar información actual o histórica relacionada con su actividad, capacidad financiera, acreencias, al momento de realizar una operación o transacción. Clientes que entregan documentación inusual o incompleta o usa términos que no se ajustan al lenguaje común o se identifican con nombres muy similares a empresas reconocidas. Cualquier persona que presione o intente presionar para no presentar los antecedentes requeridos para realizar una transacción. Transferencias solicitadas por un cliente y remitidas así mismo reiteradas veces en un corto periodo de tiempo. Transferencias cuando es evidente que quien aparece finalmente como remisor o beneficiario está siendo dirigido o esperado por un tercero no identificado. Entidades sin ánimo de lucro con múltiples operaciones a diferentes partes del país sin justificación o documentación que la soporte. SEÑALES RELACIONADAS CON VINCULACIÓN DE TERCEROS Clientes o posibles clientes cuyas sociedades tienen como directivos a personas que no se ajustan al perfil de los cargos. Clientes o posibles clientes cuyas sociedades han sido constituidas con capitales bajos y que prontamente reciben altas sumas de dinero. Clientes o posibles clientes cuyas sociedades presentan ingresos no operacionales superiores a los ingresos operacionales. Clientes o posibles clientes cuyos estados financieros reflejan resultados muy diferentes frente a las otras empresas del mismo sector con actividad económica similar. Clientes o posibles clientes cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico Al momento de efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información inicialmente suministrada. Clientes o posibles clientes que incluyen referencias laborales sobre trabajos pasados o presentes, y a la vez realizan abultadas transacciones que no concuerdan con el tipo de trabajo que supuestamente realizan.

5 5 DE 6 Clientes o posibles clientes que incluyen referencias comerciales o personales que no se pueden validar o presentan inconsistencias de coherencia en la confirmación de datos SEÑALES DE ALERTA RELACIONADAS CON LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO Cambio de grandes cantidades de dinero en billetes de baja denominación por billetes de alta denominación. Transacciones realizadas con billetes falsos, sucios, mohosos o alterados. Uso de grandes volúmenes de efectivo en billetes de baja denominación. Fraccionamiento de los giros de una persona a varias personas en diferentes partes del país y no sustente transacción. Giros realizados de diferentes partes del país o localidad a nombre de un solo beneficiario sin justificación. Transferencias realizadas a varias personas de las cuales se detectan datos en común. Recepción de fondos provenientes de distintos destinatarios, de los cuales se detectan datos en común (Dirección, Teléfono) SEÑALES RELACIONADAS CON SEGUROS Compra de pólizas de seguro con pago de altas primas, que son inconsistentes con el perfil y situación económica del cliente. Compra de pólizas en las que sospechosamente el valor asegurado se incrementa incluyendo costosos accesorios dentro de la póliza. Cambio de beneficiario para una póliza, sin que se pueda identificar ninguna relación entre el contratante y los nuevos beneficiarios. Suplantación del cliente, asegurado o beneficiario. Adquisición de múltiples pólizas, pagando las primas con cheques de terceros desconocidos o con cheques con múltiples endosos. Pago o liquidación, en un corto periodo de tiempo, de varias pólizas, contratadas por distintas personas, a un mismo beneficiario OPERACIÓN INUSUAL Cuando se ha identificado algunas de las Señales de Alerta descritas en el ítem 5.1., se debe determinar por parte del Promotor del Punto de Venta si estas actitudes se

6 6 DE 6 consideran como una operación Inusual ya que se salen de los comportamientos normales de la operación y no se ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable, pero sin embargo se puede seguir con dicha transacción. Se debe identificar la SEÑAL DE ALERTA y posteriormente calificar la operación como INUSUAL al terminar la transacción. (Lista Desplegable) OPERACIÓN SOSPECHOSA El carácter Sospechoso proviene de identificar las malas intenciones o actitudes de ser ilegal en la identificación de la operación inusual que se realiza en relación a un comportamiento habitual o de las características propias de la operación; se identifica un comportamiento sospechoso. Se debe identificar la SEÑAL DE ALERTA y posteriormente debe calificar la operación como SOSPECHOSA al terminar la transacción. (Lista Desplegable). SEÑALES DE ALERTA EN LA OPERACIÓN LISTA DESPLEGABLE RECIBO DE GIRO PAGO DE GIRO 7. MODIFICACIONES VERSIÓN No. FECHA CAMBIO SOLICITÓ EFECTIVO DESDE 04/09/20 Elaboración No aplica 12/10/20