Cc: Compras, Ingeniería, Logística, Planeación, Contraloría, Recursos Humanos.

Transcripción

1 To: Proveedores Cc: Compras, Ingeniería, Logística, Planeación, Contraloría, Recursos Humanos. Asunto: Requerimientos de facturas de proveedores e información obligatoria que debe ser incluida en el cuerpo de la Factura Estimado Proveedor, A fin de proporcionarle un mejor servicio y procesar sus facturas para pago solicitamos apegarse a los requerimientos de Continental los cuales se incluyen en las páginas siguientes: INDICE PAG. I. Requisitos para procesar las facturas.. 2 II. Detalle de aceptación y no aceptación de las facturas 3 III. Envío de factura para procesamiento y pago.. 4 IV. Portal Cuentas por Pagar para consultar status de Facturas 5 V. Cambios en la información general de los proveedores 6

2 I. Requisitos para procesar las facturas Cuentas por Pagar Automotive Norteamérica La factura debe incluir el número de orden de compra o scheduling agreement que cuente con los suficientes fondos para cubrir la factura. Toda factura debe tener un folio o referencia. La factura debe incluir el número de empaque, número de entrega, o número ASN. La factura debe cumplir con los requisitos fiscales de cualquier comprobante La factura debe coincidir con las condiciones que se muestran en la orden de compra (precio, moneda, cantidad, descripción, incoterm, cargos adicionales y términos de pago) En caso de que la entrega la efectúe un tercero, la factura debe incluir el número de em paque generado por el tercero. Los estados de cuenta deben referenciar el nombre de la entidad legal (Razón Social) y orden de compra /scheduling agreement. Cargos adicionales (ej. extra fletes, maniobras, retrabajos) no incluidos en la orden de compra deben de ser pre-aprobados por compras. Para los proveedores de material productivo, la factura debe considerar sólo el material (número de parte de Continental), cualquier otro concepto como costo de flete, recargos, maniobras, retrabajos, etc., debe ser facturada mensualmente y de acuerdo a las instrucciones de compras. Enviar a su analista periódicamente estados de cuenta detallado por nombre de la Entidad legal, Número de Factura y Orden de Compra Es mandatorio enviar un archivo por factura en formato PDF o TIF. El documento no debe ser mayor a 3 MB Asunto no más grande de 255 caracteres. No se aceptan facturas con información escrita a mano. El nombre del archivo no debe contene r, o. De preferencia evitar cualquier caracter especial. Los archivos incluidos en un mismo correo, pertenecientes a distintas facturas, deben tener nombres diferentes. Para archivos XML y PDF, ambos archivos deberán llamarse igual. No se aceptarán facturas de proveedores mexicanos en papel. Las facturas que no cubran los requerimientos listados serán rechazadas para pago

3 Para las órdenes que estén identificadas como ERS o Consignación, favor de enviar sus factures a la siguiente dirección de correo electrónico: ERS y Consignación que embarcan a las siguiente locaciones: Allentown, Auburn Hills (Executive Hills Blvd), Dearborn (Commerce Dr & Mercantile Dr). Newport News, Santa Teresa, Troy, Chatham (Canada) apcasus.ersinvoices@continental-corporation.com ERS y Consignación que embarcan a las siguiente locaciones: (Morganton, Culpeper, Henderson, Auburn Hills(Continental Dr), Detroit, Ridgetown- Canada, Deer Park, Elma, Nogales, Seguin, Northbrook, Auburn Hills (Harmon RD) Dearborn (Mercantile Dr.) apcas.ersinvoices@continental-corporation.com Facturas de Consignación para localidades de México (Excepto Guadalajara) apcam_consignment@continental-corporation.com Las factures de Consignación deben incluir el número de consumo y el número del reporte de consignment stock accounting-self invoice que reciben. Los proveedores mexicanos que embarcan a locaciones mexicanas, deben incluir el XML también. II. Ejemplo de factura con la calidad requerida Factura con buena calidad Factura sin buena calidad

4 III. Presentación de facturas para pagar (Excluir facturas ERS o de Consignación) Todas las facturas no ERS ni Consignación para pago deben de ser enviadas directamente a la dirección: Entidad Legal y Planta de Embarque: Continental Automotive Systems, Inc. Allentown, Auburn Hills (Executive Hills Blvd), Dearborn (Commerce Dr & Mercantile Dr). Newport News, Santa Teresa, Troy, Chatham (Canada) Continental Automotive Systems, Inc. (Morganton, Culpeper, Henderson, Auburn Hills(Continental Dr), Detroit, Ridge town- Canada, Deer Park, Elma, Nogales, Seguin, Northbrook, Auburn Hills (Harmon RD) Dearborn (Mercantile Dr.) Dirección de correo 07ANFMAPSCInvoices@continental-corporation.com cas.apinvoices@continental-corporation.com Continental Automotive Mexicana S. A. de C.V. (Colinas, Silao, Fipasi Cuautla-Morelos,Nogales,) Temic Servicios S. A. de C. V. Teves Servicios S. A. de C. V. Nogales Servicios S. A. de C. V. Conti Automotive Servicios S. A. de C. V Proveedores Internacionales: ap_cam.invoices@continental-corporation.com Proveedores Mexicanos (XML + PDF)* ap_cam.invoices@continental-corporation.com PLANTA 1 JUAREZ Continental Automotive Guadalajara México, S.A. de C.V. Continental Guadalajara Services Mexico, S.A. de C.V. ap_invoicesjrz1@continental-corporation.com Luis Bleriot No Parque Ind. Panamericano Cd. Juarez, Chih PLANTA 2 JUAREZ Continental Automotive Guadalajara México, S.A. de C.V. Continental Guadalajara Services Mexico, S.A. de C.V. ap_invoicesjrz1@continental-corporation.com Chimeneas No Parque Industrial Juarez Cd. Juarez, Chih. C.P IMPORTANTE: Para proveedores Internacionales (Excepto México), que envían material a las plantas de Estados Unidos, tenemos disponible la recepción de facturas mediante mensajes EDI. *Debido a la Ley Mexicana las factures de proveedores mexicanos que envían a plantas mexicanas, deben ser recibidas en formato XML. Para proveedores mexicanos que embarcan a plantas de México, incluyendo a Guadalajara, tenemos la opción de recibir sus XML en un portal web, lo cual permite un mejor manejo de datos y proceso de pago. Para más detalles acerca de estos beneficios, por favor contacte a su analista de Cuentas por Pagar:

5 IV. Portal de cuentas por pagar El portal de A/P es una herramienta que da un fácil acceso a los proveedores para que conozcan el status de las facturas abiertas y pagos programados, así como el detalle de pagos anteriores. Esta herramienta da una gran visibilidad y permite la proactividad para que los pagos sean hechos correctam ente y en tiempo. El portal provee: Acceso a visualizar el status de las facturas abiertas Acceso a verificar la fecha de vencimiento del pago Acceso a visualizar los detalles de pago de los últimos 12 m eses Acceso a buscar el status de una facture en específico Actualización nocturna de las facturas abiertas y los detalles de pago Verificación de los datos del proveedor incluyendo domicilio e información bancaria Detalles de contacto (Nombre. , teléfono) por entidad legal Información segura, contraseña protegida por una aplicación web Liga de acceso al portal de AP: A continuación mostramos un ejemplo de la información a la que puedes acceder con el portal

6 V. Cambios en la información general de los proveedores Toda solicitud de cambio en la información general de los proveedores tal como: nombre - razón Social, domicilio, persona de contacto, correo electrónico e información bancaria (Incluyendo carta m embretada) debe ser enviada al departamento de Compras para su autorización y a su contacto de Cuentas por pagar. Los teléfonos y correos electrónicos están disponibles en el siguiente portal: ATENTAMENTE CONTINENTAL FINANCE CENTER Cuentas por Pagar