Bureau Veritas Certification. Informe Auditoría de Re Certificación Cadena de Custodia CdC MADERAS ANCHILE LTDA.

Transcripción

1 Bureau Veritas Certification Informe Auditoría de Re Certificación Cadena de Custodia CdC MADERAS ANCHILE LTDA. 27, 28, 29 y 30 de agosto de 2013

2 REPORTE DE RE CERTIFICACIÓN DE COC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Maderas Anchile Ltda. Persona de contacto: César Villegas Teléfono: Ámbito del certificado: Cancha Arica (Dirección: Arica 2691, Valdivia. Prestador de servicios de astillado Coala industrial Ltda. Frutillar (Km. 980 Ruta 5) Promesa (Km. 0.66, Ruta T-60, camino Corral Valdivia) Cancha Guacamayo (Dirección: Av. Guacamayo S/N, Valdivia. Prestador de servicios de astillado: Fulghum Fibres Chile S.A. Cancha La Unión, (Km. 5 ruta cruce los Tambores La Unión) Cancha Froward (Dirección: San José, isla Quihua Km. 5, Calbuco) Cancha Gorbea Instalaciones portuarias Reloncaví en la ciudad de Corral. En el proceso de compra de vuelo, el alcance cubrirá las actividades de astillado en predio y su posterior transporte. En el proceso de compra de astillas, el alcance cubrirá desde el despacho en el lugar de la compra, o en la recepción de la cancha, según corresponda. Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el Casa Matriz ubicada en Avenida Juan Mackenna 1673 Osorno certificado: Región: Región de Los Lagos Provincia(s): Osorno Comuna: Osorno Alcance del certificado: COMPRA, PRODUCCIÓN, TRASLADO, ALMACENAMIENTO Y VENTA DE ASTILLAS DE EUCALYPTUS NITENS Y GLOBULUS DESDE EL ORIGEN HASTA ENTREGA AL CLIENTE El certificado cubre los siguientes productos: Astillas de madera de las especies Eucalyptus nitens y Eucalyptus globulus. Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado: E-010

3 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 27, 28, 29 y 30 de agosto de 2013 Equipo de evaluación: El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: Felipe Campos R. 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Felipe Campos R. Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification Proceso de Evaluación: La auditoría de re certificación realizada a la empresa Maderas Anchile. Se llevó a cabo entre los días 27 y 30 de agosto de 2013, en Casa Matriz y canchas Froward (Calbuco), Arica y Guacamayo (Valdivia), Frutillar y faena de astillado de predio Chamil (A). La reunión inicial se llevó a cabo en casa matriz, en la ciudad de Osorno y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la re certificación de Maderas Anchile, bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia. Solamente se registraron 05 Observaciones, las cuales son potenciales no conformidades y deben ser tratadas preventivamente para que no deriven en no conformidades reales. Las Observaciones registradas en la auditoría anterior han sido tratadas y se dan por cerradas. Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Cancha Arica: Arica 2691, Valdivia. Prestador de servicios de astillado Coala Industrial Ltda. Cancha Frutillar, Km. 980 Ruta 5 sur. Cancha Guacamayo, Av. Guacamayo S/N, Valdivia. Prestador de servicios de astillado Fulghum Fibres Chle S. A. Cancha Froward, San José, Isla Quihua Km.5, Calbuco. Faena de astillado de predio Chamil (A). Fueron visitados los sitios anteriormente visitados dado que en ellos se estaban realizando actividades incluidas en el alcance de la certificación. Han sido visitados en auditorías de vigilancia anterior los siguientes sitios: Cancha Promesa, Km.66, Ruta T-60, camino Corral-Valdivia e Instalaciones Portuarias Reloncaví, Corral. Estos sitios no presentaron actividad al momento de la auditoría.

4 Estándar: Estándar vigente de Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: Entidad Certificada: Nombre: Maderas Anchile Limitada RUT: Representante Legal: Jun Sato Dirección: Av. Juan Mackenna 1673, Osorno, Chile. Responsable de Cadena de Custodia: Sr. César Villegas H. La materia prima, con la cual la empresa abastece a sus clientes, proviene tanto de maderas de producción de Forestal Anchile Limitada (Estas, cubiertas por el certificado de MFS) como de maderas de compras de terceros. La madera de producción de Forestal Anchile Ltda, es despachada directamente en trozos del predio de origen a los centros de acopio de Maderas Anchile Ltda., para su posterior procesamiento. También existe la modalidad de compra de vuelo, en la cual el proceso de astillado es efectuado en terreno, y el despacho corresponde a camiones con astillas. (Flujograma Transferencia de Bosques Forestal Anchile Ltda a Maderas Anchile Ltda). En el caso de las maderas de terceros, la recepción se puede efectuar en los centros de de acopio y procesamiento, tanto para trozas como para astillas, como también en la modalidad antes especificada de compras de vuelo, o compras en plantas productivas de otras empresas. En el proceso de compra de vuelos, el ingreso está determinado en el bosque, por lo que la CdC cubrirá las actividades d eastillado en predio y su posterior transporte. En el proceso de compra de astillas, el ingreso estará determinado en la recepción de canchas, o en la puerta de la industria vendedora. La salida de la cadena queda definida con el cambio de propiedad en el momento que toma el control el cliente.

5 Alcance de la Cadena de Custodia: COMPRA, PRODUCCIÓN, TRASLADO, ALMACENAMIENTO Y VENTA DE ASTILLAS DE EUCALYPTUS NITENS Y GLOBULUS DESDE EL ORIGEN HASTA ENTREGA AL CLIENTE Este alcance fue revisado y reformulado respecto del alcance anterior y fue validado por la empresa. Productos cubiertos por la Cadena: Astillas de madera de las especies Eucalyptus nitens y Eucalyptus globulus. 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: Maderas Anchile Ltda. Se basa en el Procedimiento de Forestal Anchile Ltda. Para la actualización permanente de las normativas legales aplicables a sus actividades operativas y de administración. 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: El Sistema adoptado por Maderas Anchile Ltda. Es el método de CRÉDITOS DE VOLUMEN. Esto debido a la imposibilidad práctica de poder realizar una separación física de la materia prima. 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se ha elegido la presente modalidad debido a que la empresa no tiene la posibilidad, de separar físicamente el material certificado del no certificado.

6 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Comentarios: -Se ha definido como representante legal de Maderas Anchile Limitada al Sr. Jun Sato con dirección Av. Mackenna 1673, Osorno El responsable de la mantención de la cadena de custodia al Sr. César Villegas H. -El documento que describe el sistema es el Manual de Operaciones CoC ver.05 del mes de julio El manual de operaciones hace referencia a los procedimientos documentados del sistema haciendo mención de las responsabilidades en la aplicación de cada procedimiento en el punto 8.7 del manual. -Se cuenta con el listado Registros de Información -El punto 8.15 del Manual de Operaciones considera las situaciones de emergencia o imprevistos en el funcionamiento de la CoC. -Se cuenta con diagramas de flujo de los diferentes procesos de la cadena. -Se cuenta con un Plan de Capacitación para el año Se cubren distintos temas como: Ley bases del medioambiente, procedimientos operativos, impacto ambiental de las operaciones, altos valores de conservación, comunicación efectiva, etc. Fortalezas: Hay un buen nivel de compromiso de la compañía en mantener el sistema de cadena de custodia. Se ha evidencia preocupación por entregar documentación actualizada en los puntos de trabajo. En general el personal conoce los conceptos involucrados en la cadena de custodia. Debilidades: Debe ser reforzado el sistema de de monitoreo y control establecido en el manual de operaciones de cadena de custodia. En general se lleva a cabo, pero no de una manera orgánica y estructurada. Puede ser necesario procedimentar un proceso de auditoría interna y de tratamiento de no conformidades y acciones correctivas. No Conformidades: No se reportan Observaciones: 02 OBS 01/FCR: En el punto 3 del alcance del Manual de Operaciones ver.05 se hace la siguiente mención: el alcance se extiende a las actividades de compra, almacenamiento, procesamiento y venta de trozos. Debiera clarificarse respecto del alcance certificado que cubre la venta de astillas. OBS 02/FCR: El punto 8.16 Monitoreo y control indica que se aplicarán mecanismos de control tales como auditorías internas. Si bien se realizan actividades de monitoreo, éstas no se oficializan a través de registros formales de auditoría interna. Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas: La madera certificada proviene de Forestal Anchile, siendo esta un proveedor único y conocido.

7 Además se han tomado medidas para minimizar la posibilidad de ingreso de madera controversial a la cadena. El personal operativo presenta nociones respecto de la importancia del resguardo de la cadena y el aseguramiento del origen de las materias primas. En el contrato de compra de madera se establecen cláusulas relativas a los estándares certificados por Maderas Anchile. En las cuales se establecen compromisos a cumplir por los proveedores en ese sentido. Debilidades: No se registran por el momento. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan OBS 03/FCR: Las facturas N 7030, 7033, 7042, 7043 de Forestal Anchile, no hacen referencia precisa a la certificación CERTFOR de manejo forestal solamente indican el código del certificado válido. OBS 04/FCR: No obstante no hay proveedores clasificados como de riesgo alto, no existe en el sistema de cadena de custodia, un procedimiento documentado para la toma de medidas correctivas/preventivas relacionadas a proveedores de alto riesgo, según lo indicado en la Guía Madera de Fuentes controversiales DN OBS 05/FCR: en Predio Chamil (A), el acta de entrega de faena se encontraba sin fecha al momento de la auditoría. Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Fortalezas: La empresa cuenta con información detallada y trazable de los créditos ingresados al sistema de cadena de custodia. Se ha podido verificar el ingreso oportuno y adecuado de la información de recepción de maderas (astillas o trozos) en las planillas definidas para tal efecto en las diferentes canchas de acopio y el envío de dicha información al responsable de la cadena de custodia. Debilidades: No se registran. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas: En general se lleva un buen control del despacho de materias primas y productos que forman parte de la cadena. El personal operativo presenta noción adecuada de la documentación y la información contenida en ella, que debe acompañar al material y que asegura la trazabilidad del mismo. Debilidades: No se registran. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan

8 Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Comentarios: -Se cuenta con procedimiento actualización de leyes. -Existe una matriz de impactos ambientales Fortalezas: En términos generales se observa un cuidado por parte de la empresa por disponer de medidas para evitar impactos ambientales. Se evidencia que en términos laborales y de prevención de riesgos, los contratistas tienen a su disposición la documentación de sus operarios pudiendo comprobarse la existencia de contratos de trabajo, registros de entrega de EPP, registros de entrega del Reglamento Interno y DAS, etc. Debilidades: Es necesario reforzar aspectos relativos a la obligación de informar los riesgos presentes en las instalaciones a los visitantes. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan 7. PERSONAL AUDITADO César Villegas, Responsable de Cadena de custodia Luis Rosas, Despachador (Faena Chamil A) Felipe Muñoz, Supervisor Despacho y Recepción Graciela Barrientos, Recepción Cancha Arica. Víctor Espinoza, Recepcionista Cancha Guacamayo Erwin Andrade, Recepcionista Cancha Guacamayo Nelson Ríos, Recepción Froward Nelson Zúñiga, Recepción Froward Sebastián Soto, Recepción Froward Hugo Cárcamo, Recepción/Despacho Frutillar Misael Espinoza, Recepción/Despacho Frutillar Cristian Coronado, Recepción/Despacho Frutillar

9 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de Operaciones Cadena de Custodia Maderas Anchile Ltda. Versión 05 Procedimiento Actualización de Leyes Procedimiento Verificación Validez Certificados CERTFOR Proveedores Maderas Anchile Ltda. Ver.05 Procedimiento de Evaluación de Riesgos de compra de Maderas No Certificadas Procedimiento Despacho Camiones de Astillas ver.05 Procedimiento Recepción Trozos en Canchas Acopio ver.05 Procedimiento Despacho Astillas en Barcaza o Gabarra ver.05 Procedimiento Formalización Reclamos de Terceros ver.05 Muestra/Documentos: Flujo de trabajo y control de volúmenes compra de maderas certificadas y no certificadas/compras de astillas ver.05 Flujo de trabajo y control de volúmenes compra de maderas certificadas y no certificadas/compra de trozos ver.05 Flujo de trabajo y control de volúmenes compra de maderas certificadas y no certificadas/compra de bosques en pié ver.05 Plan de Capacitación año 2013 CoC Maderas Anchile Ltda. Formularios de registro capacitación año 2013 Anexo 4 Registro de Requerimientos Legales Aplicables a la Actividad. Matriz Base de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales Programa de Gestión en Prevención de riesgos Ocupacionales CPHS 2013 Encuesta Sobre Características de los Puestos de Trabajo. Correo electrónico evidencia envío información de acuerdo a Procedimiento Registro Madera Certificada PS-02-08, enviado 29 de enero y 21 de agosto de Registros Detalle Ingresos CERTFOR Sur Nitens, Norte Nitens, Norte Globulus Formato chequeo básico en faena Predio San Pedro Llascahue. Solicitud Autorización compra Vuelo/sociedad Agrícola Picarquín, Registro Requerimientos Básicos para Proveedores Maderas Anchile. Certificado Avalúo fiscal Rol Factura de Forestal Anchile, 7042 y 7043 de mayo 31 de Evaluación de Riesgos Proveedores CERTFOR año Factura de Exportación 356 junio 14, 2013 Commercial Invoice 357 agosto 13, 2013 Balance de Créditos CERTFOR Sector Norte Puerto de corral Registros Ingresos CERTFOR Año Registros Astillado CERTFOR Año 2012

10 Registros Ventas CERTFOR Año 2012 Contrato de arriendo camino acceso provisorio a cancha de acopio Frutillar, enero 2009 Contrato de comodato Forestal Anchile a Maderas Anchile por terreno cancha acopio Frutillar, abril 2009 Certificado Avalúo fiscal Predio , comuna de Fresia Solicitud Autorización compra MR 27 mayo de Contrato compra-venta Madera entre M. Anchile y Forestal Huempeleo. Pauta de Terreno de Verificación Proveedores Madera Controlada Parcela 11 Colonia Huempeleo, julio Auditoría Verificación Proveedores Maderas controladas para Agrícola y Forestal Huempeleo Ltda. Del Acciones Correctivas y compromiso del Proveedor de auditorías de Verificación de Campo Planilla de revisión de camiones. Guías de despacho N : 90981, 90982, 90983, 90984, 90985, 90986, 90978, 90977, Documentación Despachador Chamil (A): Contrato de trabajo, recepción reglamento interno, registro DAS, registro entrega EPP, certificado pago Cotizaciones, liquidaciones de sueldo. Registro lectura información de certificación CERTFOR en recepción canchas acopio. Registro envío residuos peligrosos del Guías de recepción astillas N : 29545, 29546, 29547, 29548, Planilla recepción astillas Cancha Arica. Planilla recepción trozos Cancha Arica Guía recepción de trozos Sta. Martina N Listado Proveedores Autorizados Cancha Arica Guías Despacho N : 90665, Registro lectura información CERTFOR y Cancha Arica. Documentación recepcionista Cancha Arica: Contrato de Trabajo, registro DAS, entrega EPP, nomina charla inicio faena. Guía recepción de trozos N Guía N Planilla recepción trozos Cancha Guacamayo Registro cierre mes agosto 2013 Guía despacho gabarra N : 81408, Planilla despacho gabarra agosto Guía despacho Guías de despacho N : 95666, 91189, 95667, Registro lectura información certificación CERTFOR Cancha Froward Planilla recepción trozos y astillas Cancha Froward Registro entrega camiones para astillado #8811, 8895 Listado proveedores Cancha Frutillar Guía despacho 91202

11 Guía recepción Planilla recepción trozos Cancha Frutillar 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la Re certificación de MADERAS ANCHILE LTDA. bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: Nombre: SANDRA PINTO O. Firma: Auditor Líder: Firma: Felipe Campos R.( ) Fecha: 04 de septiembre de 2013