LICITACIONES Y CONTRATACIONES. Santiago de Chile

Transcripción

1 CURSO DE GESTION DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS LICITACIONES Y CONTRATACIONES Santiago de Chile (Basado en documentos y presentaciones del Banco Mundial, del Sr. Fadrique Otero y de portales de compras de diversos países latinoamericanos) 1

2 PRINCIPIOS BASICOS Publicidad Transparencia Competitividad Debido Proceso 2

3 PUBLICIDAD Como principio general: la divulgación más amplia posible: Nivel nacional o internacional Leyes y normas de financiadores estipulan claramente: Tipos de publicaciones Diarios donde se publican Número de veces 3

4 TRANSPARENCIA Definición clara e inequívoca de las reglas del juego Se logra cuando los Pliegos (Precalificación y Licitación): No contienen exigencias innecesarias o desproporcionadas No hay limitaciones a participación de oferentes, excepto por razones comprobables de calidad o desempeño No hay sesgos en especificaciones o requerimientos específicos 4

5 TRANSPARENCIA (CONT) Expresan los criterios de evaluación de ofertas de manera no manipulable: Objetivos Mensurables, y No arbitrarios Mecanismos para apoyar Transparencia: Publicar adjudicaciones Estandarización de documentos de adquisiciones Capacitación personal encargado de licitaciones 5

6 COMPETITIVIDAD Se logra cuando: Se cumplió con divulgación para lograr amplia participación Hubo un mínimo de ofertas para seleccionar la adjudicataria La oferta adjudicataria correspondió al menor costo evaluado No necesariamente significa la oferta más barata 6

7 DEBIDO PROCESO Jurídicamente: proceso cumple cabalmente estipulaciones que lo rigen Incluye derecho a disentir con decisiones de contratantes En proyectos financiados por donantes multilaterales: Solo el derecho a expresar desacuerdo con decisión del contratante, En ambas situaciones, la manera de resolverlo 7

8 TIPOS DE ADQUISICIONES Obras Bienes Servicios Consultorías 8

9 MODALIDADES DE ADQUISICIONES Pública Internacional Pública Nacional Privada Invitaciones a Cotizar Llave en Mano 9

10 MODALIDADES DE ADQUISICIONES (CONT) Licitación Privada: Financiación con Recursos de Presupuesto Nacional o con Recursos de Donantes: Bienes y servicios existentes en el país y en el extranjero Pocas empresas pueden proveer bienes o servicios Estandarización de equipos 10

11 MODALIDADES DE ADQUISICIONES (CONT) Invitaciones a Cotizar: Financiación con Recursos de Presupuesto Nacional o con Recursos de Donantes: Obras, bienes o servicios de poco monto Bienes: productos en bodega Entrega(as) a muy corto plazo Asegurar condiciones de competitividad Número mínimo de invitaciones 11

12 MODALIDADES DE ADQUISICIONES (CONT) Licitación Llave en Mano : Proyectos complejos que exigen procesos especiales Equipos con métodos de fabricación integrados En un solo contrato, la empresa adjudicataria proporciona: Los diseños técnicos La construcción de la obra Los montajes de los equipos 12

13 TIPOS DE CONVOCATORIAS Precalificación de Contratistas Precalificación-Registro de Contratistas Licitación de Obras sin Precalificación Licitación de Obras entre Empresas Precalificadas Licitación de Bienes 13

14 TIPOS DE CONVOCATORIAS (CONT) Precalificación de Empresas Consultoras Precalificación-Registro de Empresas Consultoras Precalificación-Registro de Empresas de Servicios Licitación de Trabajos de Consultoría Licitación de Servicios 14

15 PROCESO PRECALIFICACIÓN Consorcios: Asociación no permanente de empresas Permitida por mayoría de sistemas legales No deben ser obligatorios No deben estar formados jurídicamente para participar Sí deben estar formados jurídicamente para firmar contratos 15

16 CRITERIOS EVALUACIÓN (CONT) Necesidad de Guías: Definan criterios objetivos, mensurables y no arbitrarios Indiquen cómo utilizarlos Sugieran parámetros comunes en el ámbito del programa Indiquen criterios que no se deban utilizar 16

17 PRECALIFICACIÓN: CRITERIOS EVALUACIÓN Documentación jurídica Litigios pendientes Incumplimiento contratos Capacidad financiera Experiencia empresa Experiencia personal de planta Capacidad empresa 17

18 PRECALIFICACIÓN: LITIGIOS PENDIENTES Cada empresa lista bajo declaración jurada: Número y monto de los litigios pendientes en su contra Si monto total de litigios es igual o mayor al 50% de los activos totales de la empresa: La propuesta es de riesgo Deberá descalificarse 18

19 PRECALIFICACIÓN: INCUMPLIMIENTO CONTRATOS Pliegos deben especificar tiempo de cobertura y montos: Cada empresa deberá listar bajo declaración jurada: Número y monto de contratos incumplidos Si incumplimientos exceden límites Pliegos: Firma debe descalificarse 19

20 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA Objetivos: a) Limitar riesgos al Contratante por situaciones de iliquidez de la empresa (consorcio) b) Percibir solidez financiera de la empresa (consorcio) Capacidad Financiera: Suficiente para garantizar operatividad de la empresa (consorcio) por un período sin depender de los pagos del Contratante Período: generalmente 1-3 meses 20

21 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA REQUERIDA (CONT) Definición: Debe ser suficiente para garantizar sin problemas la ejecución del siguiente: a) El contrato para el cual se está concursando b) Los contratos ya adjudicados pendientes de firma, y c) Los contratos en ejecución 21

22 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA REQUERIDA (CONT) Flujo Fondos Mensual de Contratos Futuros y en Ejecución por Unidad de Tiempo (US$/mes) multiplicados por los Períodos de Tramitación de Pagos de los Contratantes, multiplicados por un Factor de Seguridad variable entre 1.5 y 2.5 = US$/Mes x Número Meses Tramitación Pagos x (1.5 a 2.5) 22

23 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA (CONSORCIO) Definición: La suma del Capital de Trabajo y la Capacidad de Crédito de la Empresa (Consorcio) para operar sin interrupciones e independientemente de los pagos de los Contratantes: El contrato de la convocatoria Los contratos aprobados en proceso de firma, y Los contratos en ejecución 23

24 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA Puede evaluarse por medio de: Estados financieros de las empresas Capacidad de crédito de las empresas Niveles de facturación durante tiempo de cobertura Definir si: Decisión corresponderá a pasa/no pasa, o Si se dará puntaje por desempeño 24

25 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA (CONT) Estados Financieros de las Empresas (Cont): Ejemplos de Índices: Índice Liquidez: Índice Endeudamiento: Índice Rentabilidad: Activos Corrientes Pasivos Corrientes Deudas Totales Activos Totales >Cero (antes de Impuestos) 25

26 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA (CONT) Niveles de Facturación: Definir: Años de cobertura Niveles mínimos aceptables Puntajes por desempeños (optativos) 26

27 PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA DE LA EMPRESA Definir: Tiempo de cobertura Tipo de experiencia (específica, regional) Forma de medirla: Por tiempo y facturación ( turn-over ) Por contratos terminados Por niveles de facturación Mínimos aceptables Comprobación de información 27

28 PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA PERSONAL DE PLANTA Personal Gerencial (Administrativo) y Técnico: Definir: Personal de planta (significado) Personal gerencial administrativo Personal gerencial técnico 28

29 PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA PERSONAL DE PLANTA (CONT) Personal Gerencial (Administrativo) y Técnico (Cont): Definir: Unidades de medida Currícula Vitae (administrativos) Contratos dirigidos (técnicos) Definir mínimos aceptables (valor contrato/facturación/ CV Comprobación de información 29

30 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD DE LA EMPRESA Contratistas: Equipos e Instalaciones Mínimos Definir: Tipos de maquinaria y equipos Capacidades de producción Estado de equipos (año de adquisición) Puntajes por tipos de equipos (optativo) 30

31 PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD DE LA EMPRESA (CONT) Consultorías: Preparación académica mismo personal de planta que se evalúa la experiencia Puntajes función méritos académicos Pliegos deberán definir: Ponderación máxima del criterio en el total general, y Capacidad mínima aceptable 31

32 LICITACIÓN: CRITERIOS BIENES Existencia legal de la empresa Autoridad para firma la oferta Instalaciones y servicios en plaza Experiencia (ocasionalmente) Precio de los bienes 32

33 LICITACIÓN: CRITERIOS OBRAS A. Sin Precalificación: Incluír parte criterios precalificación Propuesta técnica (evaluación binaria) Precio B. Con Precalificación: Propuesta técnica (evaluación binaria) Precio 33

34 LICITACIÓN: CRITERIOS CONSULTORIAS Criterios Usuales: Experiencia personal propuesto Capacidad académica personal propuesto Metodología (evaluación binaria) Plan ejecución (evaluación binaria) Precio (como criterio o para negociación) 34

35 CRITERIOS SUBJETIVOS, INMEDIBLES Y ARBITRARIOS Organigrama estructural empresas Apoyo gerencial Capacidad organizativa de empresas Apoyo control calidad Metodología y Programa de Trabajo (con puntajes diferenciales) Transferencia Tecnología (si no se define) Comentarios a Especificaciones/Términos de Referencia 35

36 PRECALIFICACIÓN Y LICITACIÓN Diferencia entre los Procesos: Precalificación: Se evalúan las empresas o consorcios Licitación: Se evalúan las ofertas 36

37 LICITACIÓN: DOCUMENTOS DE LA OFERTA 37

38 DEL CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN EJECUTORA AL CONTEXTO DEL SECTOR PÚBLICO: PLANIFICACIÓN DE COMPRAS 38

39 VISIÓN DEL GOBIERNO Hacer más transparente el mercado de las compras públicas Reducir asimetrías de información Facilitar la planificación comercial de los proveedores del estado Fortalecer el modelo de contratos marco como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público Transparencia Eficiencia Descuentos por volumen Menores costos de proceso Control 39

40 Resultados para los Servicios Planificar las compras permite: Generar contratos de suministro Obtener descuentos por volumen Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración Reducir el fraccionamiento de las compras Mejorar la programación de actividades Mejorar la planificación financiera 40

41 ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Planificación y programación Análisis de información histórica Solicitudes de información a los usuarios Elaboración de información por usuario Consolidación del plan Planificación estratégica de abastecimiento Análisis de factibilidad presupuestaria Formalización y publicación 41

42 EJECUCIÓN, EVALUACIÓN Y AJUSTE Programación de las actividades Programación de las licitaciones Ejecutar Ajustar Evaluar Modificar el plan de compras Identificar desviaciones Analizar causas Problemas de planificación Problemas de ejecución Proponer mejoras y/o medidas correctivas 42

43 QUÉ SIGNIFICA PLANIFICAR LAS COMPRAS? Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega y calidad. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento. 43

44 PLAN ANUAL DE COMPRAS Contenido Mínimo del Plan Anual de Compras Descripción o especificación del bien o servicio Cantidad del bien o servicio Monto estimado Modalidad de adquisición (ej. Catálogo Electrónico, licitación pública, etc.) Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar El Plan Anual de Compras debe publicarse 44

45 PLAN ANUAL DE COMPRAS El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando: Compras realizadas de acuerdo al plan. Compras no realizadas de acuerdo al plan. Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado). Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan. 45

46 VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Precios más competitivos y mejor calidad, debido a que una adecuada programación nos permite: Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). Facilitar a la Dirección de Compras la suscripción de Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios. Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor. 46

47 VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Menores costos administrativos Al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio. Menores costos de inventario Una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. 47

48 VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Compras oportunas Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente da satisfacción. Adecuada distribución de la carga de trabajo De los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos. 48

49 VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes La planificación permitirá dotar de los recursos adecuados a los procesos de licitación. De esta manera, será posible establecer plazos apropiados y redactar buenas bases, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia. Una buena planificación permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro. 49

50 VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Para que todo esto se concrete es clave la planificación, sin ella lo más probable es que la unidad de abastecimientos se encuentre ahogada por urgencias que deberán ser resueltas de formas que comprometerán nuestras posibilidades de aprovechar las ventajas de usar el sistema. 50

51 CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS? Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva de la unidad de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a la mayor parte de las instituciones públicas y de los departamentos y unidades de cada organización. 51

52 ASPECTOS METODOLÓGICOS Métodos de pronóstico Planificación estratégica Programación de compras Evaluación y mejoramiento continuo 52

53 PRONÓSTICO DE DEMANDA Métodos estadísticos Se basan en la historia para predecir los consumos futuros Ejemplos Consumo promedio mensual Cuándo se usan Cuando se dispone de información confiable Productos de consumo frecuente, que se mantienen en stock Métodos determinísticos Se basan en una definición humana Ejemplos Planificación de actividades Planificación de gastos Cuándo se usan Actividades planificadas (ej. plan de capacitación) Presupuesto de gasto directo programado (ej. muebles) 53

54 TIPOS DE COMPRA Y MÉTODOS Materiales de stock Estadístico En base a comportamiento histórico A partir de las salidas de bodega, no en las compras Proyectos Determinístico Basado en la programación del proyecto (Gantt) A partir de la utilización de listas de materiales o recetas DE PRONÓSTICO Contratos Determinístico A partir del programa de renovaciones de contratos Capacitación Determinístico A partir del plan de capacitación Utilizar listas de materiales Cargo directo Estadístico o Determinístico basado en la planificación financiera 54

55 COMPROMISO INSTITUCIONAL Una correcta ejecución del plan de compras pasa necesariamente por el compromiso de los usuarios. Un error frecuente es entregar exclusivamente la responsabilidad por la ejecución del plan a la unidad de abastecimiento. Es necesario generar mecanismos que establezcan la responsabilidad de los usuarios en los ámbitos que le competen. Hay que diseñar una estrategia para sensibilizar a los directivos de la institución Aliados naturales: administración y finanzas, auditoría interna 55

56 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Es imposible realizar y controlar una buena planificación de compras si no se cuenta con información consistente y oportuna La única forma de lograr este objetivo es a través de la utilización de tecnologías de información Los sistemas contables suelen entregar información incompleta Comprometido v/s Devengado Inadecuados niveles de agregación de cuentas contables» REDISEÑAR SISTEMAS CONTABLES 56

57 Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas 57

58 Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas: México 50.00% 45.00% 40.00% 35.00% 30.00% 25.00% 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre PROMEDIO ESTIMACION

59 Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas: 59